论人事档案内容分类和材料的归类

论人事档案内容分类和材料的归类论人事档案内容分类和材料的归类论人事档案内容分类和材料的归类 ?刘燕珍 (石家庄市第八人民医院) 【摘要】人事档案内容的分类,概括来说是对千差万别的人事档案全部内容,按照一定的规律和科学方法,从本质属性方面去发现它们的同一性和差异性特点,然后进行有机的组合和区分,划分为统一的,具有逻辑联系的各种类别,形成条理,系统,科学,完善的人事档案材料体系,从而达到有序的反映一个人的全面情况.这是人事档案管理的一项特殊工作,必须深刻理解其含义,以利于指导实际操作. 【关键词】人事档案材料...

论人事档案内容分类和材料的归类论人事档案内容分类和材料的归类 ?刘燕珍 (石家庄市第八人民医院) 【摘要】人事档案内容的分类,概括来说是对千差万别的人事档案全部内容,按照一定的规律和科学方法,从本质属性方面去发现它们的同一性和差异性特点,然后进行有机的组合和区分,划分为统一的,具有逻辑联系的各种类别,形成条理,系统,科学,完善的人事档案材料体系,从而达到有序的反映一个人的全面情况.这是人事档案管理的一项特殊工作,必须深刻理解其含义,以利于指导实际操作. 【关键词】人事档案材料归类要做好人事档案材料的归类,必须先了解人事档案内容的分类.人事档案材料来源广泛,名目繁多,内容各异,形式多样,要提高档案质量和管理水平,对档案内容进行科学分类,就具有十分重要的作用和意义.它有利于整理工作操作,如果对档案内容不进行分类,整理就无章可循,影响归类,排列,编目等工作环节的直接操作:它有利于提高档案质量,如果没有分类,材料散乱无序,人事档案内容达不到条理化,系统化和形成有条不紊的有机整体;它有利于档案查阅利用,如果不分类或分类错误,导致档案材料纲目不清,查阅利用极为不便,对人事档案内容进行分类,使之科学组合后,效果就大不一样,它能给人一种清晰明了, 规范方便的感觉,能极大地提高工作效率. 人事档案材料的归类,是指整理人事档案时,根据人事档案内容的规定和原则,把鉴别合格的档案材料,按照实际内容和类别属性”对号入座”,归入最恰当的类别. 人事档案内容的分类要保持统一和相对固定,各管档部门不得自行其事.人事档案内容分类的变化,应由中央人事档案主管部门根据组织人事工作的发展变化和对人事工作所提出的要求进行调整.此外,对一些内容比较单一的人事档案,如学生档案,也可以对其材料只进行排列顺序规定,而不进行分类.下面主要介绍一下现行的干部(包括职工)档案内容的分类的归类. 人事材料归类的含义: 1.材料归类是在整理档案时发生的工作.不整理人事档案,就不可能进行人事档案的归类工作. 2.材料归类必须按照材料分类的规定和原则进行.离开了分类规定,就无章可循,谈不上材料归类的问题. 3.材料归类是针对鉴别合格的归档材料而言,材料不合格,不需要进行归类工作. 4.材料归类是按照材料的本质属性确定归入类别.如果对材料的归类判断错误,归类工作就会出现偏差. 所以,必须正确看待人事档案材料的归类工作.不然就会造成对材料的归类错误或无效劳动,影响材料排列,目录登记等工作环节,影响档案整理质量,也影响档案的查阅利用. 人事档案材料的分类与归类,两者之间既有区别又有联系,区别是,一是定义不同,分类是指将全部人事档案内容按照一定的规律,划分成统一的若干类别,归类则是指将鉴别合格的档案材料, 根据分类规定和材料性质,确定提归属类别.而是对象不同.分类是针对整个人事档案全部内容而言;归类则是针对每一份具体材料的归宿而言.三是分工不同.分类起章法,依据,指导,规范作用, 而归类则是对分类规定和原理的具体运用,是对具体材料的实际操作过程,它们又是密切联系的,两者相互依存,不可分割.没有分类规则,归类就无章可循;没有归类工作,分类就没有知道对象,没有存在意义.他们是两个不同的概念. 在人事档案整理的实际工作中,应防止把人事档案材料的分类与归类两者混为一谈. 1.对待概念理解要准确.人事档案的内容的分类必须是科学的,有权威部门将其规律和特点概念化,明确化,固定化,不是瞎编乱造而成的.分类不科学,就会破坏档案内容的逻辑性,破坏材料之间的内在联系和带来其它问题,造成整个档案的混乱.归类如果不坚持按科学分类原则执行,随意处之,就会失去正确标准 ,导致归类错误,分类混乱,降低了档案质量. 2.实际操作掌握要准确.人事档案内容的分类必须是统一的, 有权威机关制定,以法的形式出现,全国的人事档案整理都必须遵守.对分类的规定掌握应准确,不应左右摇摆;对材料的性质判断掌握应准确,不应标准不一.如果用模棱两可的分类要求去处理材料归类,或者对材料的归属判断不能做出正确决策,必然难于操作,可能导致同样的材料在不同的档案中出现不同的类别,要尽可能缩小分类与归类之间的差距,达到统一,提高人事档案的整理质量. 做好人事档案归类工作,要求严格遵守分类的规定,准确掌握归类的方法,具体应坚持三条原则: 1.必须坚持性质判断的原则.按照性质特征确定材料归属,这是材料分类的总原则,归类必须坚持这一点.如第五类的性质是政审,只是为了对历史情况审查清楚:第八类的性质是处分,包括因政治历史问题受处分的,但两者性质不一样,因此归属不一样,不能只看到都有结论,都有证明.都有本人交代等材料,而不分清楚性质和归属. 2.必须坚持内容判断的原则.要弄清楚材料的性质,必须根据材料的内容而不是表面形式来判断材料的归属.如第一类和第九类材料,表面形式都是组织上制定的表格,都有个人基本情况,但是其结果和名称都不一样,一个是综合登记,一个是办理各种待遇和经历变更,使用手续的审批,其作用不一样.因此,必须区别归类.判断内容的时候还应注意看材料的全面内容,不能只看其中有某一点内容而确定归到哪一类.如有的登记表,有的鉴定表,有的政审表,都有学业成绩的记载,如果只因为有一点记录成绩的内容就归入第四类,忽视材料真正的本质属性,就会造成第四类的内容杂乱,其他类别不全的问题. 3.必须坚持同一标准的原则.判断材料归属哪一类,不能用多种标准,只能用一个标准.例如把应征入伍,复员退伍登记表与转业安置审批表,用性质和形式两种标准来判断,就造成了归入第一类和第九类的混乱局面. 总之,人事档案材料归类是人事档案整理工作的一个重要环节,必须认真对待做好.而人事档案内容的分类是人事档案管理的一项特殊工作,必须深刻理解其含义,它对人事档案材料的鉴别有着重要的意义.- 93镧?

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