Word 2007教程：处理文档的修订与批注

Word 2007教程：处理文档的修订与批注 Word文档初步完成以后，需要进一步进行批注、修订等工作。Word 2007提供了更高级的修订和批注功能。用好这些功能，您将制作出 更人性化、更准确的Word文档来。 本专题中提及的方法主要在Word 2007中使用，但对具有同样功 能模块的旧版本Word，这些方法也是可用的。 Word文档批注的插入、修改与删除方法 您可将批注 (批注：作者或审阅者为文档添加的注释或批注。 Microsoft Word 在文档的页边距或“审阅窗格”中的气球上显示批 注。)插入到文档的页边距处出现的批注框 (批注框：在页面视图或 Web 版式视图中，在文档的页边距中标记批注框将显示标记元素，例 如批注和所做修订。使用这些批注框可以方便地查看审阅者的修订和 批注，并对其做出反应。)中。也可从视图中隐藏批注。 如果不希望在审阅文档时显示批注，必须通过删除文档中的批注 来清除它们。要了解文档中是否仍有批注，请单击“审阅”选项卡上 “修订”组中的“显示标记”。 插入批注 您可键入批注。在 Tablet PC (Tablet PC：运行 Microsoft Windows XP Tablet PC Edition 的计算机。使用 Tablet 笔，您可以直接在屏幕上写字，还可以执行鼠标的功能。也称为 Tablet 计算机。) 上，可插入声音批注或手写批注。 键入批注 1、选择要对其进行批注的文本或项目，或单击文本的末尾处。 2、在“审阅”选项卡上的“批注”组中，单击“新建批注”。 3、在批注框中或在“审阅窗格”中键入批注文本。 注释 要响应批注，请单击其批注框，然后单击“批注”组中的 “新建批注”。在新批注框中键入响应。 插入声音批注 如果您的计算机是 Tablet PC，则可以录制声音批注。声音批注 作为声音对象添加到批注框中。 在首次添加声音批注前，您需要将“插入声音”命令添加到“快 速访问工具栏”。 1、单击“Microsoft Office 按钮”，然后单击“Word 选 项”。 2、单击“自定义”。 3、在“从下列位置选择命令”下的列表中，选择“所有命令”。 4、在命令列表中，单击“插入声音”，然后单击“添加”。 要将声音批注添加到文档中，请执行下列操作： 1、在“快速访问工具栏”上，单击“插入声音”。 2、在打开的对话框中，单击开始按钮并录制声音批注。 3、当录制批注完成时，按停止按钮并关闭对话框。 4、如果 Microsoft Office Word 显示一条消息，询问是否要更 新声音对象，请单击“是”。 要收听录制的批注，请右键单击批注框，指向“‘录制机文档’ 对象”，然后单击“播放”。 注释 有关录制和编辑声音对象的其他信息，请参阅您的声卡和 麦克风的文档。 插入手写批注 如果您的计算机是 Tablet PC，则可在文档中插入手写批注。墨迹将添加并显示在批注框中。 1、在“审阅”选项卡上的“批注”组中，单击“新建批注”。 2、在批注气泡中撰写批注。 删除批注 ?要快速删除单个批注，请右键单击该批注，然后单击“删除批 注”。 ?要快速删除文档中的所有批注，请单击文档中的一个批注。在 “审阅”选项卡上的“批注”组中，单击“删除”下的箭头，然后单 击“删除文档中的所有批注”。 删除特定审阅者的批注 1、在“审阅”选项卡上的“跟踪”组中，单击“显示标记”旁 边的箭头。 2、要清除所有审阅者的复选框，请指向“审阅者”，然后单击 “所有审阅者”。 3、再次单击“显示标记”旁的箭头，指向“审阅者”，然后单 击要删除其批注的审阅者的姓名。 在“批注”组中，单击“删除” 下的箭头，然后单击“删除 所有的显示批注”。 注释 此过程会删除您选择的审阅者的所有批注，包括整篇文档 中的批注。 提示 您也可通过使用审阅窗格审阅和删除批注。要显示或隐藏 审阅窗格，请单击“修订”组中的“审阅窗格”。要将审阅窗格移动 到屏幕底部，请单击“审阅窗格”旁的箭头，然后单击“水平审阅窗 格”。 更改批注 如果批注在屏幕上不可见，请单击“审阅”选项卡上“修订”组 中的单击“显示标记”。 1、单击要编辑的批注框的内部。 2、进行所需的更改。 注释 ?如果批注框处于隐藏状态或只显示部分批注，您可以在审阅窗 格中更改批注。要显示审阅窗格，请在“修订”组中，单击“审阅窗 格”。要使审阅窗格在屏幕底部水平显示而不是在屏幕侧边垂直显 示，请单击“审阅窗格”旁的箭头，然后单击“水平审阅窗格”。 ?要响应批注，请单击其批注框，然后单击“批注”组中的“新 建批注”。在新批注框中键入响应。 添加或更改批注中使用的姓名 1、在“审阅”选项卡上的“跟踪”组中，单击“修订”旁边的 箭头，然后单击“更改用户名”。 2、单击“个性化”。 3、在“对 Office 副本进行个性化设置”下，更改您要在自己 的批注中使用的姓名或缩写。 注释 ?您键入的姓名和缩写将由所有 Microsoft Office 程序使用。 对这些设置所做的任何更改会影响其他 Office 程序。 ?当对要用于您自己的批注的姓名或缩写进行更改时，仅会对更 改之后的批注产生影响。不会对在更改姓名或缩写之前文档中已存在 的批注进行更新。 审阅Word 2007文档中的各修订和批注 在 Microsoft Office Word 中，可以跟踪每个插入、删除、移动、 格式更改或批注操作，以便在以后审阅所有这些更改。 为了防止您不经意地分发包含修订和批注的文档，在默认情况 下，Word 显示修订和批注。“显示标记的最终状态”是“显示以供 审阅”框中的默认选项。 “审阅窗格”中显示了文档中当前出现的所有更改、更改的总数 以及每类更改的数目。 当审阅修订和批注时，可以接受或拒绝每一项更改。在接受或拒 绝文档中的所有修订和批注之前，即使是您发送或显示的文档中的隐 藏更改，审阅者也能够看到。 审阅修订摘要 “审阅窗格”是一个方便实用的工具，借助它可以确认已经从您 的文档中删除了所有修订，使得这些修订不会显示给可能查看该文档 的其他人。“审阅窗格”顶部的摘要部分显示了文档中仍然存在的可 见修订和批注的确切数目。 ?在“审阅”选项卡上的“修订”组中单击“审阅窗格”，在屏 幕侧边查看摘要。若要在屏幕底部而不是侧边查看摘要，请单击“审 阅窗格”旁的箭头，然后单击“水平审阅窗格”。 若要查看每类更改的数目，请单击“显示详细汇总”。 按顺序审阅每一项修订和批注 1、在“审阅”选项卡上的“修订”组中，单击“后一处”或“前 一处”。 2、请执行下列操作之一： ?在“修订”组中，单击“接受”。 ?在“修订”组中，单击“拒绝”。 ?在“批注”组中，单击“删除”。 3、接受或拒绝更改并删除批注，直到文档中不再有修订和批注。 为了确保所有的修订被接受或拒绝以及所有的批注被删除，请在 “审阅”选项卡的“修订”组中单击“审阅窗格”。“审阅窗格”顶 部的摘要部分显示了文档中仍然存在的修订和批注的确切数目。 一次接受所有更改 1、在“审阅”选项卡上的“修订”组中，单击“后一处”或“前 一处”。 2、单击“接受”下方的箭头，然后单击“接受对文档的所有修 订”。 一次拒绝所有更改 1、在“审阅”选项卡上的“修订”组中，单击“后一处”或“前 一处”。 2、单击“拒绝”下方的箭头，然后单击“拒绝对文档的所有修 订”。 按编辑类型或特定审阅者审阅更改 1、请执行下列操作之一： ?在“审阅”选项卡上的“跟踪”组中，单击“显示标记”旁边 的箭头。 清除除了您要审阅的更改类型旁边的复选框以外的所有复选框。 ?在“审阅”选项卡上的“跟踪”组中，单击“显示标记”旁边 的箭头。 指向“审阅者”，找到您要审阅其做出的更改的审阅者，清除除 了这些审阅者名称旁边的复选框以外的所有复选框。 若要选择或清除列表中所有审阅者的复选框，请单击“所有审阅 者”。 2、在“审阅”选项卡上的“修订”组中，单击“后一处”或“前 一处”。 3、请执行下列操作之一： ?在“修订”组中，单击“接受”。 ?在“修订”组中，单击“拒绝”。 在编辑Word文档时进行修订、管理批注 用Word编辑文档时，可以轻松地做出修订和批注并查看它们。默认 情况下， Microsoft Office Word 2007 使用批注框显示删除 内容 财务内部控制制度的内容财务内部控制制度的内容人员招聘与配置的内容项目成本控制的内容消防安全演练内容 、 批注、格式更改和已移动的内容。如果要查看所有嵌入式修订，可以 更改设置以便按需要的方式显示修订和批注。 批注框显示格式更改、批注和删除内容。 注释 为了防止您不经意地分发包含修订和批注的文档，在默认 情况下，Word 显示修订和批注。“显示标记的最终状态”是“显示 以供审阅”框中的默认选项。 在编辑时进行修订 1、打开要修订的文档。 2、在“审阅”选项卡上的“跟踪”组中，单击“修订”图像。 若要向状态栏添加修订指示器，请右击该状态栏，然后单击“修 订”。单击状态栏上的“修订”指示器可以打开或关闭修订。 3、通过插入、删除、移动或格式化文本或图形进行所需的修订。 您也可以添加批注。 注释 如果您使用修订，然后将文档另存为网页(.htm 或 .html)，则修订会出现在网页上。 关闭修订 ?在“审阅”选项卡上的“跟踪”组中，单击“修订”图像。 如果自定义状态栏，使其包含修订指示器，则单击“修订”组中 的“修订”也将关闭状态栏中的指示器。 注释 关闭“修订”不会消除文档中的修订。要确保文档中不再 有修订，请确保所有修订都已显示，然后对文档中的每个修订使用 “接受”或“拒绝”命令。 更改标记显示方式 执行下列任意操作： ?您可以更改 Word 用来标记修订文本和图形的颜色和其他格 式，方法是单击“修订”旁的箭头，然后单击“修订选项”。 注释 尽管无法对不同审阅者做出的更改指定特定的颜色，但每 个审阅者的更改在文档中会以不同的颜色出现，以便您能够跟踪多个 审阅者。 ?您可以内嵌方式查看所有修订(包括删除内容)，而不是在文档 页边距中出现的批注框中查看。若要显示嵌入式修订，请在“修订” 组中，单击“批注框”，然后单击“以嵌入方式显示所有修订”。 当单击“以嵌入方式显示所有修订”时，将嵌入式显示文档中的 所有修订和批注。 ?要突出显示所有批注框所在的页边距区域，请单击“显示标 记”下的“标记区域突出显示”。 保护Word文档 防止不需要的修订和批注 您可使用Word文档保护来限制审阅者可对您的文档进行修订的类 型。 让审阅者插入批注和修订 1、在“审阅”选项卡上的“保护”组中，单击“保护文档”， 然后单击“限制格式和编辑”。 2、在“保护文档”任务窗格中，“格式设置限制”下，选中“限 制对选定的样式设置格式”复选框，然后单击“设置”来指定审阅者 可应用或更改哪些样式。 3、在“编辑限制”下，选中“仅允许在文档中进行此类编辑” 复选框。 4、在编辑限制列表中，单击“修订”。(这包括批注以及插入、删除和移动的文本。) 注释 对于不同的保护功能集，使用 Active Directory 目录服务，单击“限制权限”以使用信息权限管理。 5、在“启动强制保护”下，单击“是，启动强制保护”。 6、要为文档指定密码，以便只有知道该密码的审阅者能够取消 保护，请在“新密码(可选)”框中键入密码，然后确认此密码。 要点 如果您选择不使用密码，则所有审阅者均可以更改您的编 辑限制。 只让审阅者插入批注 1、在“审阅”选项卡上的“保护”组中，单击“保护文档”， 然后单击“限制格式和编辑”。 2、在“保护文档”任务窗格的“编辑限制”下，选中“仅允许 在文档中进行此类编辑”复选框。 3、在编辑限制列表中，单击“批注”。 4、如果您要授予某些人对特定文档部分的编辑选项，可以选中 文档的相应区域，然后选择哪些用户(一组或单个用户)可以编辑所选的文档区域。单击组或单个用户名旁边的下拉箭头可查找该组或单个 用户可以编辑的下一个区域或所有区域，或者删除该组或单个用户的 权限。 注释 对于不同的保护功能集，使用 Active Directory 目录服务，单击“限制权限”以使用信息权限管理。 5、在“启动强制保护”下，单击“是，启动强制保护”。 6、要为文档指定密码，以便只有知道该密码的审阅者能够取消 保护，请在“新密码(可选)”框中键入密码，然后确认此密码。 要点 如果您选择不使用密码，则所有审阅者均可以更改您的编 辑限制。 停止对批注和修订的保护 1、在“审阅”选项卡上的“保护”组中，单击“保护文档”， 然后单击“限制格式和编辑”。 2、在“保护文档”任务窗格中，单击“停止保护”。 注释 如果您使用密码对文档添加保护，则需要键入密码才能停 止保护。 Word文档修订内容的打开与关闭方法 Word 2007里可以自定义状态栏，向其添加一个用来告知您修订是打 开状态还是关闭状态的指示器。在打开修订功能的情况下，您可以查 看在文档中所做的所有更改。当您关闭修订功能时，您可以对文档进 行任何更改，而不会对更改的内容做出标记。 打开修订 ?在“审阅”选项卡上的“跟踪”组中，单击“修订”图像。 若要向状态栏添加修订指示器，请右击该状态栏，然后单击“修 订”。单击状态栏上的“修订”指示器可以打开或关闭修订。 注释 如果“修订”命令不可用，您可能必须关闭文档保护。在 “审阅”选项卡上的“保护”组中，单击“保护文档”，然后单击 “保护文档”任务窗格底部的“停止保护”。(您可能需要知道文档 密码。) 关闭修订 当关闭修订时，您可以修订文档而不会对更改的内容做出标记。 关闭修订功能不会删除任何已被跟踪的更改。 要点 要取消修订，请使用“审阅”选项卡上“修订”组中的 “接受”和“拒绝”命令。 ?在“审阅”选项卡上的“跟踪”组中，单击“修订”图像。 若要向状态栏添加修订指示器，请右击该状态栏，然后单击“修 订”。单击状态栏上的“修订”指示器可以打开或关闭修订。