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1. 总则
1.1. 制定目的
(1)将本公司内各种收发文之处理及保管予以标准化、系统化及效率化。
(2)促使本公司内之公文收发业务推行顺畅。
1.2. 适用范围
凡隶属本公司内各部门对内及对外之公文收发,悉依照本办法所
规范
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的体制管理。
1.3. 权责单位
(1)管理部(总务课)负责本办法制定、修改、废止之起草工作。
(2)总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。
(3)总务课置“总收发”人员,统筹并管理本公司公文之收发业务。
2. 对外收发文
2.1.收发文原则
对外之总收发置于管理部,原则上采取统一收发、分散保管的方式。
2.2.对外收发之启封
(1)收文者系公司名称者,由总务课收发员启封收文。
(2)收文者系部门名称者,由部门文书管理员启封收文。
(3)收文者系私人名称者,由部门文书管理员代收文后转交当事人启封收文。
2.3.对外发文
(1)对外发文原则上一律以公司名义行文,并由总务课总收发发送。
(2)如必须以部门名义行文时,须由总务课文书管理员签办并转呈总经理核准
后,再请总务课总收发发送。
2.4.对外发文编码原则如下:
对外发文计编八码,前两码为中文代字码,后六码为中式数码。
如:福X字第0-0-0-。
(1)第一码:代
表
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本公司
使用公司名称第一字“福”来代表“厦门福友企业管理顾问有限公司”。
(2)第二码:代表发文部门
总:代表总经理室。
管:代表管理部。
业:代表业务部。
(3)第三、四码代表发之公历元年度。
如:01代表公元2001年
(4)第五、六码代表发文之月份。
如:01代表1月
(5)第七、八月码代表发文之日期。
如:01代表1日
(6)如该日发文有两件以上时则可加一位流水码,并以“-”符号连结之。2.5.存档
(1)对外收发公文原则上由收发文单位自行存档,必要时可由收发文单位拷贝
予其他单位存档,作为凭证。
(2)管理部总务课收发人员须登记,并对每一件之对外收发文予以登记,以利
追踪查核。
3.对内收发文
3.1.收发文原则
(1)为简化作业程序起见,对内收发文除公告外,原则上一律使用《内部公文
单》作业。
(2)必要时须经总务课同意始可变更格式作业。
3.2.公告
(1)对内公告发文,由各单位文书管理员签办,总务课总收发,并由总务课呈
总经理核准后方可发文公告。
(2)公告除由总务课总收发存档外,必要时可由发文单位自行拷贝存档作为日
后追踪之凭证。
3.3.内部公文单
内部公文单签办、存档说明如下:
3.3.1.收发文原则
发文单位原则上不予限制,但如属
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或文且发文单位又不属主管部,该内部公
文单须先经由部门主管核示后,才可越部上呈或转他部(须照会他部时)会签后
上呈。
3.3.2.受文单位
为内部公文单核准、照会或执行权之最终归属单位。
3.3.3.编号原则
对内发文编号原则除第一码与对外发文编号原则不同外,余者均相同。
范例:福X字第010-0-。
(1)第一码:代表本公司。
如:使用公司名称第一字“福”来代表“厦门福友企业管理顾问有限公司”。
(2)其余代码编制原则与对外发文相同。
3.3.
4.内部公文单原则上由发文单位自行存档,介必要时可由受文单位拷贝
存档,作为凭证。
浙公网安备 33021202002483