沟通从细节做起
很多人都认为沟通是一件非常简单的事情,甚至没有人承认自己不会沟通。但是,在一个企业里,各部门人员要想把沟通做到位,并没有想象的那么简单,只是我们很多人意识不到沟通的复杂性而已。比如经常出现这样的问题:上司把任务交代给部下,部下说知道了,没问题。可是在执行环节出现了偏差,上司认为部下没有按照自己说的去做,而部下认为自己当初的理解就是这样,肯定是上司没说清楚,结果是互相埋怨,推卸责任,甚至产生矛盾。
为什么会这样?因为人的本性就是按照自己的理解去做事,如果双方在事先没有花时间详细地沟通,就很容易出问题。很多人理解的沟通就是告诉别人一件事,发个邮件,打个电话,留个言或者发个短信,这就算是沟通了。其实真正的沟通要复杂得多。
那么真正意义上的沟通意味着什么呢?
第一,要确定告诉别人的是什么信息,比如一件事;
第二,要确认对方是否收到了信息,即对方要做一个回应;
第三,就是对方理解了吗,清楚了吗?需要对方给出一个明确的理解信息,最好是让对方把理解的意思用不同的方式反馈回来,这样才知道对方是否确实理解了自己的意思;
第四,对方在理解了信息之后,是否认同,是否接受这个信息(比如一项工作任务),如果接受的话,需要给出一个
承诺
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,比如什么时间完成,让工作进展有一个相对的可控性;
第五,在接近任务完成日期的时候提醒对方,让对方知道完成任务的时间快到了;
第六,在完成日期那一天不管对方是否完成了任务,都要给相关人员一个
汇报
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或者回报。这就是一个完整的沟通过程。所以说,沟通一定是双向的,如同是握手关系,需要双方共同努力。大家对沟通都应该非常重视,以避免不必要的误会和麻烦,这些在很多细节上都能体现出来。比如,有客户乘坐客车到我们公司来,我们有没有就坐什么车、车次如何、如何乘车、费用多少,沿途有什么标志等与客户沟通;如果是客户自己开车过来,我们有没有将从哪条公路转到哪条公路都一一列举出来,给客户画一个简单的地图。之所以这样做,是基于这样一个前提,那就是:假定所有客人都是第一次到这个地方来的陌生人,所以尽量详细,即使有些人知道地址也同样对待,这是一种很简单的人性化的沟通方式。但是很多企业和机构,很少站在对方的立场上去考虑问题,地图是给知道路的人设计的,不知道路的人拿着地图也找不到,因为到目前为止我在国内没有见到过任何一份详细的地图,能把所有的道路都标示出来,都是一些“大概”式的地图。
总之,沟通是一个闭环,涉及到很多步骤,不像人们想象的那么简单,必须有来有往,形成互动,类似于“握手关系”。让我们一起努力,沟通从细节做起,工作从细节做起,人生从细节做起。
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