宝迪易用档案管理系统在项目档案管理中的运用

宝迪易用档案管理系统在**项目档案管理中 的运用 **公司 *** **公司于2011年成立,负责投资建设**项目,静态投资约**亿元,是梧州市近期投资最大的一个工程项目。因此,**项目档案管理便是一项重要且复杂的工作,要做好此项工作,使用档案管理系统必不可少。经过约2年时间对宝迪易用档案管理系统的运用,深感其重要性, **项目档案管理已离不开宝迪易用档案管理系统。 一、根据实际需要,优选宝迪易用档案管理系统 公司成立早期没有使用档案管理系统对**项目进行档案管理,只是采用电子表格的形式对档案进行统记。随着工程增多、工程建设进展加快,档案 资料 新概念英语资料下载李居明饿命改运学pdf成本会计期末资料社会工作导论资料工程结算所需资料清单 日益增多,如今已包含160多个子项目,40多项临时工程,单纯用电子表格来管理繁多的档案会导致档案管理工作难以进行,档案难于管理、难于查找利用,更大大增加档案人员的工作量,从而影响将来整个**项目档案的竣工验收工作。经多次挑选和申请,我们于2013年9月正式开始使用宝迪易用档案管理系统。目前已录入工程档案300多卷、合同档案60多卷、文 书 关于书的成语关于读书的排比句社区图书漂流公约怎么写关于读书的小报汉书pdf 档案50多卷。工程建设还在不断开展,档案资料也在日益增多,宝迪易用档案管理系统扮演着不能取代的角色。 二、使用宝迪易用档案管理系统的优势 (一)录入数据方便快捷。宝迪易用档案管理系统设有连续录入选择复选框,可根据工作需要选择其中需连续录入的栏目,如项目代号、项目名称、分类号、案卷号、保管期限等,使其所选的内容自动 1 带到下一条新的 记录 混凝土 养护记录下载土方回填监理旁站记录免费下载集备记录下载集备记录下载集备记录下载 ,避免重复操作,加快数据录入的速度,大大减少录入的工作量。 (二)快速检索定位和修改。宝迪易用档案管理系统中,可以在所有的录入栏目中精确检索,只需将已知的信息输入检索的相应栏目中即可查找。若不太清楚录入栏目,甚至可以利用综合检索进行全系统查找。如果不能确切肯定输入的内容是否正确,可以只输入具代表性的个别词组进行查找。例如:需要查找“关于编制《**风貌规划》工作的报告”,可输入“风貌规划”进行查找,再根据检索出来的内容进行筛选。需要注意的是,输入的检索词组需具代表性、连贯性且尽可能少字。例如模糊记得是“**项目风貌规划”,如果输入“**项目风貌规划”进行检索,就检索不出来了,因为多了“项目”两个字。当然,如果很确定需检索文件的标题、文号、日期等内容,也可全部录入进行检索,这样就更为精确。 (三)自动统计和排序。使用宝迪易用档案管理系统,无需手工计算案卷中的页数、份数等统计项目,只需经过系统维护的数据管理,系统将会自动把**项目的统计结果自动反映出来。**项目包括那么多子项目工程,无需手工计算大大减少了档案人员的工作量,加快工作效率。 (四)打印表格方便灵活。使用宝迪易用档案管理系统进行打印时,可在页面设臵中设臵纸张大小、打印方向、页边距等,也可通过“检索打印”的“报表制作”可以自由设臵打印的页面,像设臵电子表格一样方便快捷。 (五)提高工作效率。使用宝迪易用档案管理系统后,节省了手 写案卷标题及内外两个封面、案卷排列、编制案卷目录等繁琐的主要环节,节省了一半以上立卷的时间。宝迪易用档案管理系统(网络版)还可以通过网络在多台计算机上使用,只要安装了该系统并连接了内部网便可。方便档案管理系统的操作,无论在办公室还是在档案室,都可以使用,大大提高了工作效率。 (六)导出数据方便快捷。只要双击需要导出的相关目录,便可进入目录管理,通过检索查找需要导出的数据,如需全选也可使用右键“选中”并单击“全部选中”,然后点“导出选中数据到EXCEL”便可导出所需数据表格。例如:投资部需要一份**项目所有 施工合同 综合布线施工合同下载隔墙施工合同工厂拆除工程施工合同工程地板砖施工合同协议书范本广场地砖施工合同 的明细表。双击合同档案目录,进入合同档案目录管理,点击检索输入“施工合同”便可查找出**项目所有施工合同,使用右键“选中”并单击“全部选中”,然后点“导出选中数据到EXCEL”便可导出投资部所需的**项目所有施工合同明细表。 (七)多项数据管理功能方便实用。宝迪易用档案管理系统的“数据管理”中有“数据备份”、“数据恢复”、“数据排序”、“数据批改”、“数据复制”等功能,实用性很强。例如:**项目各参建单位将其建设档案资料录入宝迪易用档案管理系统(单机版),使用“数据备份”、“数据恢复”功能通过“加密狗”便可导入我公司的宝迪易用档案管理系统(网络版)中。避免重复录入档案目录和导入电子扫描件的工作,大大减少了公司档案人员的工作量,并使各参建单位方便管理其建设档案。 (八)设臵界面更简便。通过“系统维护”中的“界面显示设定”可以自由设臵各个目录录入档案的界面。通过“界面排序”可以根据 使用情况自由排列目录顺序,方便使用。在目录显示界面中,可以任意拖拉条目排序。例如将“文件编号”拖到“文件题名”前面,将“责任者”拖到“文件题名”后面等,非常方便。这样,点击该目录后,相关重要内容便可呈现,一目了然。 (九)便于档案的管理和利用。使用宝迪易用档案管理系统最大、最重要的一个优点就是方便了档案的管理和利用。摒弃了传统的只靠在档案室查找实物的落后方式,使用此档案管理系统可以快速查找到档案。如只需复印件可立即调用档案管理系统的扫描件打印出来,如需查看原件也可通过档案管理系统查找出该档案的存放位臵,再到档案室取出。不但方便快捷,漏检率还很高,只要输入过就能查到,查全率查准率大大提高,方便了档案的利用和保密。 三、使用宝迪易用档案管理系统存在的问题 (一)宝迪易用档案管理系统不像广泛使用的GD2000档案管理系统的技术那样成熟,安装后不能马上使用。起初宝迪易用档案管理系统自带的格式不太符合公司档案管理要求,宝迪公司的客服根据我们提供的格式进行修改调整。按照我们要求,增加了综合收文目录、综合发文目录、项目建设卷内目录、项目建设案卷目录等。然而,增加的这些目录,内容都是空白的,所有录入界面、查看界面、打印格式都需要客服重新设臵,前期设臵工作比较耗时。虽然客服很敬业、专业,我们提出的问题都能修正好,但毕竟身在外地,遇到问题时只能通过网络或者电话进行沟通,远程操作比较麻烦。这点我认为是使用时存在的问题之一,然而,经过长期的使用,日渐发现问题并解决问题,目前还是挺好用的。 (二)宝迪易用档案管理系统的使用需要计算机和网络为载体,一是受外部条件影响,如停电、断网即无法操作,可以在计算机上连接一个供电蓄电池,防止突然的停电关机对档案管理系统服务器的损坏。二是受计算机和网络技术方面的不安全因素影响,如黑客、病毒入侵恶意破坏等,必须安装强劲的杀毒工具,设臵防火墙防范于未然。三是权限设臵。网络版档案管理系统可以在多台计算机使用,根据使用人的实际情况,必须设臵好操作权限,以防泄密。 四、使用档案管理系统录入时应该注意几点 (一)注意录入完整的题名。如文件题名不 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 的,在录入时要另拟题名反映其文件的基本大意,录入完整、规范的题名才能方便检索和查阅。例如:有一份名为“通知”的文件,其内容为“抓紧做好园博园开园相关工作”。那么,录入时应另拟题名为:通知(关于抓紧做好园博园开园相关工作),这样才能在检索时查找得到。 (二)注意文件的形成时间。为了方便归档和检索,文件形成的时间必不可少。如遇到个别没有具体落款时间的文件,应对其进行认定或考评,文件时间至少录入到年份。 (三)注意备份文件。年底要对电子档案管理系统数据进行备份,防止文件丢失。 随着计算机应用技术的不断创新和提高,档案管理与办公自动化已趋向同步。档案管理系统的使用,使档案管理由手工及单机管理发展到网络化。它易学易懂,录入方便、查找快捷、管理实用、保密性好,是**项目档案管理必不可少的工具之一。 2015年5月26日