档案管理制度 文档

档案 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 一、总则 为加强公司档案文件管理，特制定本制度。 二、档案管理机构及其职责 (一) 公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司总裁办公室的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。 (二) 公司档案管理人员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案；各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门的档案资料。 (三) 文档管理员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。 (四) 公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督。每年对二级档案管理进行一次检查验收。 三、档案归档制度 （一）凡是能准确反映公司企业发展、生产经营、企业管理等活动的文件、材料、声像、报表，具有查考利用价值的文件资料，都必须及时归档，确保完整无缺。 （二）档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的 应归档的文件材料。 （三）凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。 （四）归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，总裁办公室保存复印件。 （五）凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。 （六）由公司对外签订的经济 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 ，应保留三份原件，主管经理保存一份，财务处及总裁办公室各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由财务处保存原件。 四、文书的档案立卷 （一）归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数，均应齐全完整。 （二）在归档的文件材料中，应当将每份文件的正本与副本、印件与定稿、请示与批复，分类一起排列，不得分开。 五、档案管理 (一) 公司办公室应有存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 (二) 归档资料要进行登记，编制归档目录。 (三) 科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 目录，完善检索工具，以便提供利用。 (四) 档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。 (五) 根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。 (六) 经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导审批后销毁。销毁的档案清单由档案员保存。 (七) 严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。 (八) 凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。 (九) 所有电子版文档均必须存有备份，统一保存。 六、归档时间 （一）公司经营管理活动中的各种合同及常规性报表，根据各自不同的时限要求及时上交总裁办公室和人力资源部； （二）其它各类档案如声像档案、活动档案、工程档案等由各部门暂时保管，根据工作量定期统一汇总到公司档案室，总裁办公室负责组织，会计档案由财务部自行保管。 七、档案的借阅及销毁 （一）借阅档案需按规定办理借阅手续，填写借阅表，在规定的范围内查阅。不得在档案上涂改、撕毁，并应及时归还。 （二）会计档案一律不准外借。内部调阅应经财务负责人同意。外单位因特殊需要，查阅有关会计档案时，应持正式公文，并经总裁同意查阅会计档案。 （三）定期对档案进行鉴定，准确地制定档案销毁清单，对失去保存价值的档案，登记造册，经总裁办公室负责人审核，报公司领导批准后方可销毁，销毁时需有两人以上参加，并在销毁清册上签字。 八、关于归档案卷的质量要求 总的质量要求: 遵循文件材料的形成的规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值, 便于保管和利用。具体应做到以下几点: （一）归档文件必须齐全完整。凡是在职能活动中形成的对今后有查考利用价值的文件材料, 均应收集归档。归档文件材料种类、份数及每份文件的页数, 均应齐全完整。 （二）遵循文件的形成规律和特点, 层次分明。在归档的文材料中,应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件分别组在一起, 不得分开；一个项目的材料, 要把项目从立项到结束形成的材料组在一起, 准确地反映企业生产、研发和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程,尽量做到一事一卷。 （三）卷内文件的排列: 卷内文件材料应保持文件之间的有机联系,区别不同情况进行排列, 密不可分的文件材料应依序排列在一起, 即:批复在前, 请示在后； 正件在前, 附件在后； 印件在前, 定稿在后； 会议纪要依会议时间顺序排列, 会议文件要按文件的重要程度顺序排列, 重要的在前；一般工作形成的材料, 结论性的文件在前,依据性的文件在后； 产品销售合同应按销售产品种类组卷, 再按供货时间依序排列；上级政策性规定的普发文件按问题单独组卷, 卷内文件依其重要程度排列。科技文件的排列执行GB/T11822-89国家标准。 （四）区分不同价值: 各类文件根据其不同的内容都有不同的保存价值。组卷过程中尽量根据不同的保管期限分别组卷。文件数量很少或一件事密不可分的文件，可不必因价值不同而拆开组卷。 （五）跨年度材料的处理: 除产品、项目、设备、基建项目档案外,不同年度的文件不能放在一起立卷, 但跨年度的请示与批复, 放在批复年立卷； 没有批复放在请示年立卷, 跨年度的规划放在针对的第一年立卷, 跨年度的总结放在针对的最后一年立卷； 跨年度的会议放在开幕年立卷。 （六）具有长期保存的案卷, 卷内文件有圆笔和铅笔字迹, 要用蓝黑墨水或碳素墨水笔重抄或复印, 连同原件一同归档。 （七）卷内文件的编号：每一本案卷的卷内文件按“件”编号，每件文件用铅笔编写页号，在文件首页的右上角盖“件号章”, 并将件号和每件文件的页数填写清楚。（“件号章”的其它项，由总裁办档案人员填写）。图纸在右下角编写页号。 （八）装订与装盒：卷内文件以“件”为单位，采取三孔一线的方式进行装订。然后，按“件”号顺序排列装盒，一盒为一卷。 （九）卷内目录的填写: 凡是组成的案卷, 都应填写卷内目录。卷内目录表的各项要填写齐全。 1、序号：填写文件的件号。 2、文号：填写文件制发机关的发文字号,合同可填写合同号。 3、责任者：应填写文件形成的部门或以印章为准。 4、题名：填写文件标题，一般应照实抄录，不要随意更改和简化；没有标题或不能说明文件内容的标题，应根据文件内容自拟标题，外加〔〕；会议记录应在卷内目录的文件题名下写明会议的主要内容。合同、协议在此栏内填写合同内容及对方单位。 5、日期：填写文件形成的时间，填写时可省略“年”、“月”、“日”，用“.”表示。没有责任者、年、月、日的文件要考证清楚责任者和年、月、日。 6、页号：填写每份文件的页数。 （十） 备考表的填写: 每个案卷必须附有备考表。卷内文件的情况说明, 都应填在备考表内, 若无情况可说明,也应将立卷人姓名填上, 检查人由单位领导或案卷质量审核者签名。 （十一）案卷题名的拟写：每份案卷都应根据卷内文件内容拟写题名。题名主要由三个部分组成：文件的主要制发机关、案卷内文件主题（文件中心内容）和文种。也可突出年代特征，即：在制发机关后加文件形成的年代。 （十二）归档照片、录像片、录音带要写清载体的摄制时间、地点、所反映事情的内容, 摄制人。照片要连同底片一起归档。 （十三）归档的电子文档要附有标签，标签内应填写编号、套别、名称、密级、保管期限和软、硬平台等。 九、文书归档工作程序 十、兄弟公司档案实体体系图 十一、档案实体分类编号办法 （一） 说明 1、为了贯彻执行国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》和《生产性企业档案实体分类编号办法》,提高档案管理的科学化、规范化和标准化水平, 更好地为企业经营生产、管理工作服务、特制定本办法。 2、档案分类原则, 是以公司全部档案为对象, 根据管理职能,结合档案内容和形成特点, 保持档案之间的有机联系,便于科学管理和开发利用。 （二）档案类别的设置 1、档案的类别共设置十个大类, 即: 公司成长类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类。 2、根据职能活动和档案形成的特点, 每个大类下设置若干个二级类目( 属类 ), 不设置三级类目( 详见附表 )。 3、录音、录像、照片、计算机光盘和其它非纸质载体形式的档案, 其形成和反映的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的联系, 不单独设置类目, 视其内容特征同纸质载体档案对应分类编号。 4、各部门根据分类办法组织整理案卷, 以利于分类标识和管理。 （三）分类标识 方法 快递客服问题件处理详细方法山木方法pdf计算方法pdf华与华方法下载八字理论方法下载 1、企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序标识一级类目( 大类 )； 采用阿拉伯数字“ 双位制”标识二级类目( 属类 )。 2、档案实体排架和编号要反映十个基本大类, 从实际出发, 做到科学合理, 经济实用, 保证利用档案的系统性、有效性。 3、公司成长类（A）、行政管理类（B）、经营管理类（C）、生产技术管理类（D）的案卷排架, 按大类一年度一属类进行排列, 不区分保管期限特征(但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列 )，案卷顺序号按大类流水编号,流水号编制到“999”时, 重新从“1” 另行编号, 并用案卷目录号加以区别。 3.1档案编号( 档号 )由全宗号、目录号、分类号、案卷顺序号构成 (全宗号是档案馆给企业的编号，故企业暂不标识 )。 3.2档案编号( 档号 )标识举例示意: A1.  A12.  010 ┃  ┃┃  ┃ ┃  ┃┃  ┃ ┃  ┃┃  ┗━━━━案卷顺序号 ┃  ┃┃                              ┃  ┃┗━━━━━━━━分类二级类目( 属类代号 ) ┃  ┗━━━━━━━━━分类一级类目( 大类代号) ┗━━━━━━━━━━━━目录号（A类的第一本目录） 4、产品类（E）、科研类（F）、基本建设类（G）、设备仪器类（H）的案卷排架 4.1根据公司产品特点, 产品档案原则上按大类一属类一项目进行排列, 案卷顺序号按属类流水编号, 同样将顺序号编制到“999” 时重新从“1” 另行编号。对于项目少的产品,可以将多种属类混合流水编号, 用分类号加以区别，流水编号办法同前。 4.2设备仪器类，按设备类、仪器类分别排架, 各按技术性文件和管理性文件分别流水编号, 不同属类用分类号区别, 流水号编制办法同前类。 4.3产品、基建、设备仪器类档案的编号由目录号、分类号、项目( 型号 )代号、案卷顺序号构成。 举例示意: E1.  E21.  C2000. 001 ┃  ┃┃    ┃  ┃ ┃  ┃┃    ┃  ┗━━━━━案卷顺序号 ┃  ┃┃    ┗━━━━━━━产品型号( 项目代号 ) ┃  ┃┗━━━━━━━━━━━分类号二级类目( 属类 ) ┃  ┗━━━━━━━━━━━━分类号一级类目( 大类 ) ┗━━━━━━━━━━━━━━目录号（产品档案第一本目录） 4.4科学技术研究类按大类分科研课题排列, 案卷顺序号按大类流水编号, 流水编号办法同前四大类编制办法。 4.5档号( 档案编号 )由目录号, 分类号, 课题代号, 案卷顺序号构成。 5、 会计档案的排架编号, 按大类一属类一年度进行排列, 案卷顺序号按属类流水编号, 流水编制到“999” 时, 重新从“1” 另行编号,用目录号加以区别。 档号( 档案编号 )由目录号、分类号、案卷顺序号构成。 6、人事档案类, 按《人事档案工作条例》的有关规定，顺序编号。 7、特殊载体档案，按载体类别分别编号。即：按照片、录音带、录像片、软盘、光盘、实物分别编号，用特殊载体（TZ）? 类别[照片（Z）、录音带（Y）、录像带（X）、光盘（G）、实物（SW）]?顺序号标识。 示例：TZ?G?001；  TZ?Z?001……。 十二、档案实体分类编号表 档  案  实  体  分  类  编  号  表 一级 类目 名称 二 级 类 目 名 称 分 类 号 基 本 范 围 公 司 成 长 类 （A）   A11     A12     A13     A14     A15     A16     A17   行 政 管 理 类 （B） 组织架构 B11 综合性工作，总裁办公室工作，文秘机要保密工作，管理会议，信息工作，架构设置。 人事管理 B12 人事业务综合管理，管理层考核任免、聘用，职称评定、聘任，奖惩，退休管理工作等。 劳动管理 B13 劳资综合管理，定编定员、劳动调配，劳动工作 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 与统计，工资管理，劳动保护等。 学习成长 B14 员工的在职学习培训、科研项目、课题研究 法务工作 B15 法律事务、纠纷、诉讼案件、劳动合同争议         档  案  实  体  分  类  编  号  表 一级 类目 名称 二 级 类 目 名 称 分 类 号 基 本 范 围 行 政 管 理 类 （B） 安全保卫 B16 社会治安，消防、交通管理、车辆等 行政事务 B17 职工生活福利，房产管理，食堂，第三产业管理工作，   B18   经 营 管 理 类 （C） 综合管理 C11 企业改革，企业发展规划，经营战略决策，经营方针、目标管理，企业改制、投资管理，市场预测，经营法规，企业管理制度，工作标准等。 计划统计 C12 综合计划管理，企业中、长期经营计划，年（季）度计划，各项专业计划，各种计划、统计报表，综合性统计分析，各项计划管理工作等。 财务管理 C13 财会业务综合管理，资金固定资产产权管理，成本管理，价格管理，财务计划、会计管理，税务、外汇、关贸、信贷和优惠政策管理等，资产评估 物资管理 C14 物资综合业务管理，物资供应，仓库管理，废旧物资处理等。 产品销售 C15 市场分析，用户调查，商务洽谈，产品销售合同（包括出口合同） 生产 技术 管理 类 （D） 生产调度 D11 生产组织，调度指挥工作，外协加工等。 能源管理 D12 能源消耗定额管理，节能降耗工作等。 安全管理 D13 安全生产管理，工伤事故处理，职工安全教育等。 环境保护 D14 环境保护检测与控制，污染治理等。         案  实  体  分  类  编  号  表 一级 类目 名称 二 级 类 目 名 称 分 类 号 基 本 范 围 生 产 技 术 管 理 类 （D） 科技管理 D15 科技综合管理，新产品、新技术综合开发，科技成果管理，技术革新、技术改造、合理化建议，工艺管理，专利管理，技术体制，技术引进，技术转让、技术合作合同、协议等。 质量管理 D16 全面质量管理，贯彻iso9000标准体系管理、产品质量检测与控制工作等。   D17   标准化 工作 D18 企业技术标准化管理工作，各种技术标准档案等。 档案和信息管理 D19 企业档案管理工作，各类基本数据管理，计算机信息系统管理性工作，技术情报、图书、资料管理，各种专业会议的文件资料。 产 品 类 （E）     基本范围内每项产品（型号）应包括从产品立项开发、设计、试制、鉴定；工艺工装、加工制造生产、检验、包装、商标、广告、产品技术成果创优、奖励等全过程的文件材料。   E21       E22     E23     E24     E25             档  案  实  体  分  类  编  号  表 一级 类目 名称 二 级 类 目 名 称 分 类 号 基 本 范 围 产 品 类 （E）   E31     E32     E33     E34     E35     E36     E37     E38     E39     E41     E42     E43     E51           档  案  实  体  分  类  编  号  表 一级 类目 名称 二 级 类 目 名 称 分 类 号 基 本 范 围 产 品 类 （E）   E52     E53     E54     E61     E71     E81     E91     E92   科学 技术 研究 类 （F） 按科研课题（或科研课题代号） F11 每个科研课题应包括课题立项、研究准备、研究试验、总结鉴定、成果报奖、投产应用全过程的文件材料。         档  案  实  体  分  类  编  号  表 一级 类目 名称 二 级 类 目 名 称 分 类 号 基 本 范 围 基 本 建 设 类 （G）     每个单项工程项目应包括工程前期依据性文件工程勘探测绘，设计施工，竣工验收，工程创优全过程的文件材料。 基建综合管理 G11 基建综合管理，房地产凭证，红线图，总平面图，总管线网分布图等。 生产用房 G12 生产厂房，库房，动力用房，管理工作用房及生产辅助性用房和设施等。 生活用房 G13 生活住宅、生活福利建筑设施及其附属建筑设施等。   G14   设 备 仪 器 类 （H）     每台设备、仪器仪表应包括购置报批，购置合同，到货开箱验收，安装调试运行，维修及管理全过程的文件材料。 设备综合管理 H11 设备管理业务综合，工作计划、总结，指标考核，设备转让、报废，固定资产折旧等。   H12   专用设备 H13   动力设备 H14   通用配套设备 H15   非生产设备 H16 综合设备。 电子计算机 H17 各种计算机。         档  案  实  体  分  类  编  号  表 一级 类目 名称 二 级 类 目 名 称 分 类 号 基 本 范 围 设 备 仪 器 类 （H）   H21     H22     H23     H24   会计 档案 类 （I） 凭证 I11 各种会计凭证。 账簿 I12 各种财务账簿。 报表 I13 各种财务报表。 清册 I14 会计移交清册，会计档案清册，会计档案销毁清册等。 人事 档案 类 （J） 股东 J11 公司创始人 J12   管理层 J13   员工 J14           十三、附则 (一) 本制度从公布之日起开始执行。 (二) 本制度的解释权归总裁办公室。