商务索赔信函的人际意义分析

商务索赔信函的人际意义分析 陈 霞 成都职业技术学院 成都 610041 ） 本文以系统功能语法中的人际功能理论为分析框架,以10篇 商务英语 商务英语精读第1册汉译英课后原题商务英语翻译课件商务英语王立非bec商务英语考试官网 索赔信函为语料,从语气、情态、评价三个方面进行分析。分析结果表明，索赔信函呈现出特定的语言特征，这些语言特征与语篇所传 递的人际意义密切相关。 商务英语索赔信函；人际意义；语气；情态；评价 在涉外商务活动中,当MATCH_ word word文档格式规范word作业纸小票打印word模板word简历模板免费word简历 _1713521574713_0的任何一方不能切实履行而给另一方带来经济损失时，受损的 一方有权根据合同规定向责任方索赔或是采取其他补救措施，为此而发生的商务信函即为商 务索赔信函[1]。在索赔信函这样的语篇中，交际双方的关系近乎对立，但由于写信人的最终 目的是促使对方付款赔偿而不仅仅是指责对方，所以必须谨慎选择，使用合适得体的句意和 语气，构建合乎逻辑的内容结构[2]。索赔类信函的人际功能因此显得尤为突出。 从近几年的文献来看，从系统功能语言学的角度分析商务英语索赔信函在国内还较少。本 文试运用系统功能语言学框架下的人际功能理论，通过对10篇商务英语索赔信函的语料分析 来揭示这类信函实现人际意义的语言手段，并探讨制约其语言特点的情景因素。 功能语法认为语言有三大元功能：概念功能、人际功能和语篇功能。人际功能是指人们用 语言表达自己对事物的看法和态度；用语言和他人交往，建立和保持人际关系，并用语言影 响他人态度和行为[3]。Halliday [4]指出,人际功能主要是通过语气系统和情态系统来实现的。 其中，语气系统所表达的是小句中的互动，涉及交际双方的角色关系；而情态系统则表达说 话者个人的判断或态度等。Martin [5]提出的评价系统理论进一步发展了系统功能语言学的人 际意义框架，更加注重词汇层的评价功能研究。汤普生[6]认为评价是所有语篇意义的核心,凡对语篇进行人际功能分析必须考虑评价。本文拟从语气、情态和评价系统这三个方面对商 务英语索赔信函的人际功能进行分析，旨在说明写信人是如何选择语言来表达自己的态度, 维护自身利益并尽力达到其交际目的的。 本文的语料为10篇商务英语索赔信函，主要针对数量与重量的短缺、质量与合同要求不符、 不良包装、延期交货、货物不能送达等情况而写。一封商务信函的主要组成部分包括信头、 编号、日期、信内地址、称呼语、标 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 、正文、结束语、签名。本文主要讨论信函正文部分 的人际功能。 （一）、语气 根据功能语法，在交际过程中,无论言语角色如何变化,基本任务只有两种：给予(giving) 和需求(demanding) 。交际中的交流物也分为两类：（1）物品和服务(goods & service)；（2） 信息(information) 。两种交流物和两个交际角色便构成四种言语功能: 陈述、提供、命令、和提问。与这四种言语功能紧密联系的是陈述语气、祈使语气和疑问语气。在交际过程中， 说话人通过对不同语气类型的选择，为自己选取了一个言语角色，同时也为听话人分配了一 个互补角色，双方共同完成交际任务。 语气由“主语” (subject)和“限定成分”(finite)构成。主语表示命题的叙述对象,由名词词组充 1 当。限定成分指表达时态或情态的助动词。限定成分的作用是限定命题使其成为实际存在， 可议论的概念。 本节主要讨论语气类型、主语和动词时态，而体现情态意义的情态助动词则在下节讨论。 1. 语气类型 根据统计，在10篇语料中，陈述语气使用最多。表示陈述语气的陈述句占小句总数的93 %, 而且有6篇信函的小句全是陈述语气。这与索赔信函的目的密切相关。这种信函的主要目的 是写信人向收信人告知问题所在，并详细报告损失，而陈述句的功能就是给予信息。所以索 赔信函大量使用陈述句来讲事实，说服收信人相信写信人的抱怨合情合理，使下面的索赔要 求有据可依。 相比之下，祈使语气出现的频率较低。10篇语料中，祈使句有7个，占7%，主要分布在索赔部分。其作用是提出希望的解决方式，并敦促收信人尽快采取行动，按自己的意愿解决 问题。如： (1) Please make arrangements to dispatch the missing items at once. (2) Please fax us to let us know what to do with it. 语料中还有少数含有if状语从句的陈述句，这些陈述句也具有祈使意义。使用if 条件句能表达委婉礼貌的语气，不仅间接地向收信人提出要求或发出命令, 还保全了对方的面子, 避免过于直接而显得盛气凌人。如： (3) I would be grateful if you could come and inspect the damage and arrange for repairs within the next week. (4) I would be grateful if you could send my consignment as soon as possible, and collect the wrongly delivered goods. 此外，一般陈述句表示祈使语气的情况在语料中也有出现。虽然陈述句表示命令或要求显 得过于直接和僵硬，但因为写信人在信中处于主动地位，认为收信人有不可推卸的责任和义 务，所以会采用陈述句提出要求，给收信人施压，敦促其尽早赔偿损失。如： (5) I am writing to ask you to make up the shortfall immediately and to ensure that such errors do not happen again. (6) We ask you to conduct investigation at your end and reply to us. 疑问句在所选信函中没有出现。疑问句较陈述句和祈使句更更客气更委婉，给对方留有余 地，不会把自己的观点意见直露地提出来 [7]。而索赔信函的最终目的则是写信人明确提出具 体要求和解决办法，使对方做出回应。所以，索赔信函的这种特点决定了疑问句不会出现， 或出现的频率很低。 2. 主语 在主语选择方面，“we”出现的频率最高，占45%，而 “you”做主语的比例仅为9%。这是因为索赔信中写信人实施的是一种抱怨索赔行为，所谈话题不利于收信人。为了保全对方面 子，不影响双方的贸易往来，写信人必须避免直接指责对方。而以“we”做主语的方式，从写信人的立场出发看待和处理问题，强调写信人的行为和动作，可以缓和紧张气氛, 减弱矛盾冲突。 除了第一人称和第二人称外，索赔信函也频繁使用抱怨内容 ( the delivery, the boxes, the consignment, the goods, the error, the damage, the package, etc) 做主语。据统计，它们的比例是34%，仅次于第一人称“we”。这样一方面突出“抱怨内容”，使索赔原因更客观，把收信人置于无法推托的境地；另一方面，避免直接责怪收信人而带来的矛盾，“使全句的重点从对 人的责备转化为对事件的描述，即得体表达了自己的观点，又顾及了对方的面子，体现了礼 貌” [8]。例如：The goods we ordered from your company have not been supplied correctly. 这 2 个句子如果改成You have not supplied the goods we ordered from your company correctly, 就显得过于盛气凌人, 斥责的腔调让对方心理上难以接受。 3. 时态 写信人在陈诉出现的问题以及公司因此蒙受的损失时多使用一般过去时和现在进行时。一 般过去时常表示确定的过去时间, 用以描述过去的事态, 因此它给人们心理上留下“事过境 迁”的“遥远”感觉[9]。通过这种暗示，写信人间接委婉地指出对方的失误，表达自己的不 满，从而为对方挽回了面子，缓解了紧张气氛。如： (7) Because of the rummaging in the boxes, quite a few garments were crushed or stained. 而现在进行时仅表示“现时刻”、“现阶段”发生的动作,暗示“暂时性”和“不肯定性”[10]。因此写信人在强调收信人的失误对自己公司造成的不便时，语气比较柔和、委婉,便于收信人接受和定夺，以此减轻对对方面子的威胁。如： (8) This matter is causing us great inconvenience. （二）情态 Halliday把情态系统分为情态( modalization) 和意态( modulation) 。前者是说话人对命题的可能性(probability) 和通常性 (usuality) 做出的判断；而后者是说话人对命题涵盖的义务 (obligation) 和意愿(willingness/ inclination) 做出的判断。情态的实现方式通常有：情态动词、 表示概率和频率的情态副词(如possibly, probably, often, always )。意态的实现方式通常有：情态动词和表示被动语态的动词谓语(如allowed, supposed, required) 。 情态和意态的程度有高、中、低三层级之分。情态值越高，发话人对命题所持的态度就越 是趋于肯定；相反，情态值越低，话语的语气就越委婉，受话人对是否顺从于发话人的意志 就有较大的选择余地[11]。 情态还可以分为主观取向和客观取向，而主/客观取向又可以进一步分为显性主/客观取向和隐形主/客观取向。显性的主观取向和显性的客观取向都是隐喻性的情态表达，即由小句 来表达[12]。 1. 情态动词 所选信函中，情态动词can, would, have to出现最多，分别占31%，27%，18%。其中can是低量值情态动词；would是中量值的情态动词；have to是高量值的情态动词。可以看出，写 信人在情态动词的选择方面以低量值和中量值情态动词为主，尽可能避免过于极端的情态表 达, 而更多地表达说话人对所传递信息的不确定性。 can表达不确定的可能性，一般在说话人对信息的真实程度或其结论的可靠性持有怀疑时 使用。索赔信函中写信人用can来陈述收信人的失误可能给自己造成的影响。这样可以避免 对不确定的事情做出肯定判断，语言表达更具安全性，以此表明一种谨慎态度，使对方信服； 同时也可以含蓄地指出对方过失, 从而缓和语气, 保全了对方的面子。如： (9) The matter is urgent as we can be sued if any of our customers are injured. Would多分布在写信人向收信人“求取服务”部分，向对方提出要求或发出命令，催促对 方马上行动。从语义角度看,would这种过去时形式的情态动词表达的是一种假设意义,与现 实有很大“距离”,似乎听者即使在理论上给予了肯定的答复后,也不必在现实世界中承担什 么责任,因此语气间接柔和, 试探性强，给会话者双方留有余地[13]。在这种情况下，收信人 感受不到写信人发出的强大压力，所以更容易接受对方提出的要求。如： (10) We would like you to refund the money we have paid you for these machines. 写信人在信函的结尾部分采用了高值情态词have to，明确告知收信人，如果要求得不到满 足，将采取什么行动。虽然写信人因其强势地位，在此使用情态词have to语气比较强硬坚决， 3 但由于have to 强调来自外部因素的客观的必要,隐藏了说话者的主观意愿，所以显出写信人 主动的行为是由被动的事态所逼，增加了索赔的合理性，使收信人不能推卸责任。如： (11) Otherwise, we may have to look elsewhere for our supplies. 2. 情态隐喻 情态的隐喻表达方式在索赔信语料中也有出现，如显性主观情态：we estimate that, we presume that, we found that; 显性客观情态：result shows that。显性主观情态指情态被隐喻性地编码在一个显性的主观从句中，突出说话人的主观观点，使其对所做的判断或评价负明确 责任。如：We can only assume that damage must be due to careless handling at some stage prior to packing。在这句话中，写信人由于对陈述的事实缺乏充分证据，所以采用情态隐喻的方式 表明自己的观点具有主观推测性，以此将结论模糊化。这样反而使语言表述不显得过分绝对 或武断，使话语更客观，更能为收信人所认可。 而显性客观情态则是写信人将自己的观点掩饰为客观现象，个人的观点已成为一个固有特 征或使人难以置疑的事实，从而突出内容的真实性。如： (12) The result shows that the damage was due to improper packing, for which the suppliers are definitely responsible. 3. 情态副词 写信人在抱怨出现的问题时,还使用了表示概率的高量值情态副词如:particularly, definitely, certainly，clearly, always来增强所要传达信息的真实性和可靠性, 证明 住所证明下载场所使用证明下载诊断证明下载住所证明下载爱问住所证明下载爱问 错在收信人，以此催促其采取措施弥补损失. （三）评价 根据汤普生 [14]的观点，评价表明说话人认为某事物是好还是不好。他认为许多评价是通 过词汇选择来表达的,很少有固定的语法结构。评价理论把评价性资源依语义分为卷入 （engagement）、态度（attitude）和分级（graduation）三个次系统 [15]。 为了强调对方的失误及其造成的影响，写信人在信函中使用了很多消极词语，如形容词 dangerous, wrong, difficult, careless, improper等; 名词error, loss, fault, deterioration, hazard, inconvenience, shortfall等; 动词damage, break, crush, fail等和副词wrongly, badly, poorly, seriously等。这样在传达自己不满情绪的同时，间接地向收信人施加压力，催促对方马上行 动进行。 然而提出索赔的同时就意味着要损害对方的利益。为了减小对对方面子的威胁，写信人在 索赔信中也使用了appreciate, good, prompt, correct, satisfactory, grateful, glad等褒义词，对收信人所做的任何一点积极努力都给予肯定和感谢，缓和了因索赔而造成的尴尬气氛，有利于 双方纠纷的解决。 本文运用系统功能语言学中的人际功能理论，分别从语气、情态和评价这三个方面分析了 10篇商务英语索赔信函。结果表明，作为商务英语信函的一个类别，索赔信函有其突出的语 言特征。而这些语言特征由索赔信函的写作意图所决定,表现在语气方面，主要使用陈述语气和祈使语气，多采用第一人称代词we和信函主题作为主语，并且用过去时和现在进行时 来陈述问题；在情态方面，以低量值和中量值情态动词为主，使用情态的隐喻表述方式和情 态副词突出传递信息的客观真实性；在评价方面，索赔信函的性质决定了大量消极词汇的出 现，但也采用了褒义词来化解因索赔而产生的不悦。系统功能语法认为语境决定语言形式， 4 语言形式体现语境。这个观点在索赔信函语言形式的选择过程中得到了体现。 [1] 檀文茹、徐静珍.外贸函电[M].北京:中国人民大学出版社, 2004. [2] 陈冬纯.商务英语信函的体裁分析与撰写策略[J].国外外语教学, 2003(2). [3] 胡壮麟、朱永生、张德禄.系统功能语法概论[M].长沙：湖南教育出版社, 1989. [4] [12] Halliday, M.A.K. An Introduction to Functional Grammar [M].London: Edward Arnold, 1994. [5] J.R. Martin, English Text, System and Structure [M].Beijing: Peking University Press, 1992. [6] [14]Thompson, G. Introducing Functional Grammar[M].Beijing: Foreign Language Teaching and Research Press, 2000. [7] 李俊儒. 用“体裁分析”方法研究商务英语信函特点[J]. 南京财经大学学报, 2006(6). [8] 张慧清.商贸英语公函语篇特征分析[J]. 湖南文理学院学报 (哲学社科版), 2007(7). [9] [10] [13] 方文礼.论英语时体的人际功能[J]. 外语与外语教学, 1999(4). [11] 李杰、钟永平.论英语的情态系统及其功能[J]. 外语教学, 2002(1). [15] J.R. Martin, David Rose. Working with Discourse: Meaning beyond the Clause [M].Beijing: Peking University Press, 2003. Interpersonal Meaning of Business English Claim Letters Chen Xia Abstract: Based on the interpersonal metafunction within the framework of Systemic Functional Grammar, this paper analyzes 10 English claim letters from the perspective of mood, modality and evaluation. The finding reveals that these letters are characterized by distinctive features, which have a close link with interpersonal meanings conveyed by discourses. Key Words: Business English Claim Letters; Interpersonal Meaning; Mood; Modality; Appraisal 5 6