外国秘书工作概况学习册

外国秘书工作概况学习册 第一章绪论 1.国际秘书联合会对秘书的界定; 2.学习外国秘书工作概况的意义; 第一节 人类社会生活中的秘书 一、政治生活中的秘书 1.国家与秘书工作 从某种意义上说，人类历史上的所有国家，在其施行统治的过程中，都有秘书性机构和秘书性人员，作为施行统治的重要工具之一。 由此可见，在国家的组织体系中，秘书机构是各级各类国家机构中的组成部分;在国家施行统治的过程中，秘书工作是一个不可缺少的辅助环节;在国家公务人员队伍中，秘书是具有特殊辅助和服务职能的工作人员。 2.政党与秘书工作 从政党的特征和要素看，政纲的形成、修改及贯彻实施，都必须通过不同层次的党内会议，并形成当的文件传达到全体党员，这就需要党内秘书的办文、办会;特别是在党的各项活动中，秘书的办文、办会、办事及综合辅助活动，是传达党的政策方针，沟通党内外信息，协调党的活动，操办日常党务工作的不可缺少环节。 从政党的功能和作业看，各政党在发挥其功能作业的运行中，各政党的秘书工作，均是其开展党务活动的重要环节; 1 社会主义国家无产阶级政党在夺取政权的过程中，不管是党的领导机构，还是党的领导人物，在其教育党员，联系、发动、组织和领导人民群众的过程中，都要通过会议的形式，都要运用文件资料为工具，都需要党务秘书工作的辅助和服务。在取得政权后的社会主义建设发展中，秘书的办文、办会办事，以及收集处理信息，调查研究，综合协调，督促检查，提供参谋建议等职能活动，对执掌国家政权，对全社会施行政治，思想和组织领导，更能起到不可低估的作用。 一个成数的有影响力的政党，必然有一套完备的高效的秘书系统。 3.一般社会共众与秘书工作 二、经济生活中的秘书 1.经济决策中的秘书工作 在决策前，秘书要收集处理信息资料，开展调研活动，要筹备为决策服务的调查会、研讨会、论证会、咨询会和决策会议，要准备各种文件资料; 在决策中要作会议记录，要作决策中的服务工作，要把决策内容用文字准确系统地表达出来，并按法定的文件处理程序形成正式的公文; 在决策后的贯彻实施中，秘书要调查了解实施情况并向领导者反馈执行信息，征求有关方面的意见，收集执行反映，为补充、修正、完善决策提供依据。当某项决策实施结束后，还有大量的总结评估工作需要秘书的辅助。 2 可见，在各种经济决策的过程中，每一个环节都需要秘书工作的辅助和服务。为经济决策提供有效的辅助和服务，是经济领域里的秘书工作的首要任务。 2.经济运行中的秘书工作 3.经济变革调整中的秘书工作 在经济变革调整中，任何高明的领导人都必须具有精明干练的秘书充当其参谋助手，必须通过秘书的办文办会办事、收集处理信息、综合协调等职能活动，使领导意图传导到千百万执行者，得到人民群众的理解和支持，形成强大的推动力量。这样变革调整才有可能取得成功。如果说领导层是核心，群众是决定性基础的话，秘书和秘书工作是不可缺少的纽带和中介环节。大凡经济变革调整的关键时期，领导机关和领导人对秘书的辅助需要更为强烈，秘书工作的重要性体现得也更为充分。 三、科学文化领域中的秘书 1.科学技术文化组织中的秘书机构 任何国家的科技研究机构、管理机构、文化团体、学校，都有综合办公的秘书部门和秘书。秘书工作是这些机构维系日常公务有效运转的不可缺少的辅助环节。 实践表明，综合性的秘书辅助和办公服务有利于优化科技文化的管理。 2.科学技术文化发展中的秘书工作 3 秘书的近身辅助和服务，不仅对科技文化管理是必不可少的，对科技文化活动主体(群体或个体)的积极辅助作业也是不可低估的。 四、国际交往中的秘书 在国际交往中，不仅大量会见、会谈、会商、签约需要秘书作筹备和辅助工作，而且在某种情况下秘书还可作为领导人的代表，从事国际交往活动。 特别在国际交往的前期准备，后续保持联系和交往过程中的大量具体事务工作，都需要秘书的服务。为此，世界各国的不少管理机关都设有外事秘书机构和配有负责处理涉外事务的专职或兼职秘书。 国际交往中充分发挥秘书工作的作用，有利于提高工作的质量和效率，有利于在事务安排、接待礼仪、文件准备、文字记录、宣传联系等方面，更加周密、归返，从而树立良好的形象。 第二节 一、领导的辅助者的产生 1.平等推举的领导者与其辅助者 2.世袭领导者及其辅助者 国家与文字的出现是国家秘书性工作产生的基础和条件。 这时期秘书性官僚与秘书性机构的辅助不同于前期，他是一种为少数统治阶级利益服务的，对权利主体——统治者的辅助;他与同一时期的一般官吏也有区别，他不是某个地域的统治或某个方面的管理，而是在国王和权臣身边辅助和参谋运筹，办理文书、操办日常政务方面的综合辅助;他与现代秘书辅助也有区别，他大多是以世袭制 4 为选择辅助者的首要条件，其职位、职权及职责也随辅助的对象的统治地位的高低有着严格的等级规定。 二、封建统治者及其辅助者 封建时代统治者的辅助者，除了出现非贵族出身不是凭借世袭制登上仕途的新特点外，还有以下特点。 1.辅助者的横向分工 2.辅助者纵向层次出现 3.私人秘书性辅助者的出现 三、近现代领导者及其辅助者 现代领导者指的是在领导活动中，具有一定职位、掌握一定职权、担负一定职责的个人或集团。 现代秘书是秘书性辅助人员发展成为领导者近身办理日常事务即办文、办会、办事、沟通信息、协调关系、发挥参谋助手作用的综合辅助者。 现代秘书特点:在位置上是近身辅助，不是相对分离的辅助;在范围上是对领导者行使履行职责的全面综合性辅助和服务，不是某一方面的专门职能的辅助;在过程上是对领导者各项领导活动全过程的跟踪辅助和服务，不是某一过程、某一阶段、某一环节的辅助和服务;在权利运用上是具有广泛的参与谋划和服务的职责，没有确定的某一方面的职能管理权。 1.官员秘书是指以秘书命名的官员。 官员秘书的特点: 5 一是其职位、职权、职责都是按法定程序确定的; 二是对其直接上司而言，他是辅助者，而对其下级而言，他是有确定管理权和指挥权的领导者; 三是都有程度不同的综合协调的职能; 四是在需要的情况下可以代表其领导受权处理其领导职权范围内的事务; 2.秘书部门负责人是指各级政府办公厅、办公室、总统府、总理府办公厅、企事业单位的办公厅办公室负责人，秘书处长、秘书科长、秘书股(组)长，以及办公厅(室)内设机构的负责人。 秘书部门负责人的素质要求:精明干练而又忠诚可靠，思维敏锐、善于组织协调。 3.领导人的专职秘书 领导人专职秘书的职责总体来说是对其领导人的领导工作全面提供辅助和服务，具体职责要根据具体领导人的具体需要而定。 领导人的专职秘书的特点: 一是更加贴近其领导者，往往要陪伴领导者参与一切公务活动，跟踪提供辅助和服务; 二是辅助和服务的主要对象单一，不是主要为群体的领导班子服务; 三是活动领域、影响力大小有一定的弹性，往往随特定领导个人的工作方式、习惯、工作中对其秘书的信任或授权程度的不同而不同; 第三节 6 一、初级秘书工作业务 1.初级秘书工作的业务内容是打字、速记、接待、应对电话等工作。 作用:不仅可以减轻领导者和其它工作人员的工作负担，而且可以避免在这些具体事务中出现疏漏，有利于维护机构的正常运转。 初级秘书工作的工作效率和工作质量对领导和管理工作的影响更是不可低估的，不仅影响各相关工作的进度和效果，而且影响到领导形象和组织形象。因此在选择和培养初级秘书人员时，对打字、速记的要求很高;对仪表、穿著、态度方面，都有一定的要求;在口头表达、礼仪等方面也要求很严格。 2.初级秘书工作的特点 一是工作内容一般是日常事务，是大量的、每天都要做的具体的工作; 二是工作性质大多是操作性工作，必须掌握一定的技术和具有熟练的技巧，如打字、速记，既要准确又要迅速，没有扎实的基本功是难以胜任的; 三是在人际交往中的服务性工作，既要通过打字、速记、应对电话、整理办公室等为领导和同事服务，更要在接待工作中热情有礼地为广大公众提供服务。 二、中级秘书工作业务 中级秘书工作是指既有操作性又有辅助管理性的秘书工作。 7 1.中级秘书工作的业务内容:主要是办文、办会、办事、沟通处理信息、综合协调等。这些工作都是推行管理、开展领导活动的基础工作。对于召开各种会议、发布和执行各种指示文件，进行组织内外的沟通，推动机构卓有成效地有序运转，均有着不可替代的重要作用。 2.中级秘书工作的特点: 一是操作性与管理性结合; 二是经常性与机变性结合; 三是普通的公务服务性与专门的公务辅助性相结合; 四是业务活动的综合性与工作技能要求的专业性相结合; 三、高级秘书工作业务 高级秘书工作是指秘书处长、办公室(厅)主任、助理、高级领导人的秘书以及官员秘书从事的工作。 1.高级秘书工作的业务内容: 在充当高级参谋方面，高级秘书要为领导者及时提供全面、真实、准确，有用的信息，并将这些信息进行综合加工，开发利用高层次管理信息，提出本质性、趋向性的意见和看法，并拟订参谋建议 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 ，供领导者参考。 在进行抉择时，这类高级秘书人员又是决策论证的参与者，在抉择中充分地表达自己的看法和提供有关信息资料; 在充当近身高级助手方面，高级秘书人员不仅要处理和管理重要的公务，而且经常独立一面地以领导人代表的身份或以领导成员的身份去处理重要的问 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 。 8 2.高级秘书的特点 一是在重要领导人身边充当具有一定职位的高级综合性参谋助手，这是其在地位上的特点; 二是在处理行政事务中主要职责是辅助管理，并承担一定范围的管理职责，这是在职责上的特点; 三是在决策过程中，能够参与决策或在一定范围内拥有相对独立的决策权，在决策实施中拥有一定的指挥、协调、监督、控制权，这是其在职权上的特点; 四是在个人素质上既要有较高的把握全局，洞察组织内外环境条件发展的趋势、判断准确果断、善于组织、长于指挥、协调理事等领导人素质，又要有反映机敏、理事周密、思维灵活、能够高效有序地处理具体事务，能够迅速合理地提出各种可行方案的优秀秘书的素质。这是其在业务素养上的特征。 五是其活动大多在决策、指挥、协调、控制等管理领域或独挡一面或充当高级参谋助手，一般承担具体的操作性事务较少，这是其在业务领域上的特点。 第二章 第一节 结绳记事:原始人用穿在绳子上的珠子或串着的贝壳以计数、记事、表意，成为当时人类最重要的记事方法。美洲印第安人易洛魁部落的“贝珠带”就是结绳记事的典型。 第二节 9 早期文字的出现使国家秘书性活动的产生具有了物资条件。具备了国家和文字这两个基础性条件，国家秘书性工作的产生成了历史发展的必然。 一、类的早期文字 当时秘书性人员用以记录政事和传达政令的文字工具，主要有两类: 一是古埃及、印度、中国、腓尼基使用的象形文字; 二是两河流域诸古国使用的楔行文字; 罗马人结合希腊字母的特点，创造出了拉丁字母和文字。 二、代东方国家秘书性活动历史实证的发现 罗塞达碑:1808年法国学者商博良潜心研究罗塞达碑，经过14年呕心沥血刻苦钻研，1822年终于成功释读了碑文，他以该碑石发现的地点将其命名为罗塞达碑。商博良通过释读碑文，指出罗塞达碑是公元前196古埃及的秘书性人员祭司为埃及国王托勒密五世所做的歌功颂德碑。 法国考古学家在一个黑色岩石柱上，发现了巴比伦王汉穆拉比所立的著名的汉穆拉比法典。 东方早期奴隶制国家秘书性活动的历史实证的发现和释读对后世的价值如下: 一是为研究人类文明史增添了第一手实物材料; 二是为研究远古文化特别是古文字的源流提供了具体的实证; 10 三是为研究东方古代社会政治、军事、法律、文化及社会生产提供了丰富的历史资料等。 三、古代东方国家文书档案的载体 总体上有四种类型: 一是以石板、石柱、石壁或其它石质物为载体的石刻文书载体; 二是以粘性良好的泥土制成的泥板文书，两河流域的苏美尔人最早发现并使用这种文体; 三是以棕榈树叶为载体的棕桐树叶文书，棕桐树叶又称贝叶，所以又称贝叶文书。 四是纸草文书，是尼罗河流域古埃及人用当地产的纸莎草的茎杆加工成的文书的书写载体; 四、古代东方国家秘书性活动内容 1.宗教活动方面的内容 这是最常见、数量最丰富的文书 2.国王活动内容 最早的国王纪年文书是巴勒摩石 3.经济方面的内容 4.军事和外交方面的内容 5.法典方面的内容 古代东方国家的法典大多刻在石柱、石板、石壁上，所以有相当一部分保存比较完整。 11 现已发现的比较著名的法典有汉穆拉比法典、亚述法典、赫梯法典、苏美尔法典、俾拉拉玛法典等。 6.科学文化方面的内容 五、古代东方国家秘书性工作的地位 一是当时以办文辅政为主要内容的秘书性工作，已具有相当重要的地位; 二是秘书性工作是国家管理的重要环节，隶属于高级官衙，尚未形成专职的具有现代综合性辅助意义的秘书部门，承担秘书性工作的官吏大多是由重要官员兼任; 三是文书资料大多与重要财产、宝物存放在一起，一方面说明当时对文书的凭证、记载作用的高度重视，另一方面也说明秘书性工作尚未从其它管理工作中分离出来; 六、古代东方国家文书档案的保管和利用 泥板文书一般存放在国库、神庙内。 纸草文书大多收藏在箱内。 古代社会对文书档案的利用，大体包括以下方面: 一是国内事务中形成的文书; 主要用于巩固政权、为王室歌功颂德以及宗教仪式、法律诉讼和社会经济、社会管理事务。 二是用于古代国家与国家之间的外交事务; 三是在科学文化事业中发挥重要的作用; 第三章 古希腊古罗马的秘书性活动 12 第一节 古希腊文明史经历了新古器时代和青铜时代。 一、希腊秘书性活动的历史实证 1900年英国考古学家伊文斯主持发掘古城诺萨斯时，公元前12世纪的迈锡尼文化遗址即米诺斯王宫遗址被发掘出来。 古希腊已有了专门刻写泥板文书的人员——司书 古希腊文书有两种类型:一种是公元前17-前14世纪的古希腊文书，用的是A型线形文字;另一种泥板文书属公元前15-前12世纪的古希腊文书，刻有B型线形文书，字迹较清楚。 英国学者文特里斯于1952年破译了B型线形文字，为释读这些古希腊泥板文书创造了条件。 二、古希腊秘书性活动所涉及的领域 1.众神崇拜中的秘书性工作 当时秘书性工作的主要职能活动办文、办会、办事等。 题铭文书是当时秘书性人员根据当时的需要和文书载体的客观条件，选择容易得到且宣传效果较好的石质载体。这类题铭文书具有经久、耐磨损、公开性、宣传效果好等优点，符合希腊城邦社会的特点。但这类档案以铭文形式分散存放，不留原件、副本，难以保密，不便于保管和控制。 2.神庙秘书性活动 文书档案向神庙内集中保存标志着题铭文书档案时代被神庙文书时代取代。 13 3.王国秘书性活动 第二节 一、古罗马秘书性活动的发展 古罗马时期的秘书性活动的发展经历了王政时期、共和国时期、帝国时期。 二、古罗马秘书性活动 古罗马共和国时代的文书档案有宗教文书档案、国库文书档案和统一国家文书档案。 帝国时代有皇帝文书档案、宗教文书档案、贵族神庙文书档案和平民神庙文书档案。 1.贵族神庙秘书性活动 主要有以下四个方面的内容: 一是大鰶司团秘书性活动 二是占卜鰶司活动 三是军事外交鰶司秘书性活动 四是贞女鰶司秘书性活动 2.平民神庙秘书性活动 3.国库秘书性活动 可以说是欧洲历史上出现的最早的比较正规的文书档案馆 4.统一国家秘书性活动 14 平民和贵族联合形成了一个新阶段，即自由公民阶段。由此，平民再无单独保管文书档案的必要，出现了统一保存文书档案的历史要求。 统一国家文书档案管理中有两个显著的特点:一是文件按时间顺序等级，不分类，发文不留底稿，抄本就是正本。这种发文收文脱节的现象被称为文书档案管理上的二元主义。直到16世纪，文书档案处理二元主义现象才终止。二是秘书性工作人员的社会地位显著提高。 5.皇帝身边的秘书性活动 当时秘书性人员撰拟的文书材料有以下方面的内容: 一是皇诏和普通文件; 二是记事及奏折原件; 三是皇帝对下和对外往来的信件，归宫廷长官司负责统一管理，其地位比财政官更高，都设有专职负责的秘书性人员，还有注册管理人员。 6.新的文书档案载体 三、古罗马文书档案的开发利用 文书档案开发利用的发展，一是说明社会管理及办文辅政的秘书性活动中，已产生越来越丰富的有开发利用价值的文书档案材料;二是说明社会管理、政务活动及秘书性工作对开发利用文书档案的需要更为强烈;三是说明国务管理和秘书性工作在这一时期均取得了长足的发展。 15 古罗马与古代社会前一时期相比，其范围更为广泛和普遍。其具体体现在以下三个方面: 1.文书档案为政治斗争及巩固政权服务; 因此当时有人说文书档案馆是伪造文件的工厂，文件档案是断送执政官的文字依据和记录。这里可以看出，文书档案及秘书性工作已与古罗马的政治斗争，有了极为密切的联系。 2.文书档案是社会公务活动的凭证; 3.文书档案是科学研究和学术活动的重要资料; 塔西佗在他的《辩论家们的对话》一书中，对当时学者们利用文书档案的情况进行了许多具体的描述。 史料表明，古罗马的政务和社会管理活动中，秘书性工作特别是文书档案工作已经成为不可缺少的重要环节，已经成为实施政治统治，进行社会公务管理和开展科学研究的重要工具。 第四章 欧洲中世纪秘书性工作 第一节 欧洲封建制时代也称中世纪或中古时期。 初期为封建制形成时期，约为5-10世纪;中期为繁荣发展时期，经11-15世纪，末期指衰落时期，为16-17世纪。 一、社会政治经济发展的影响 1.宗教政治的影响 2.世俗封建统治的影响 3.城市工商业发展的影响 16 4.中央集权体制的影响 社会生产力的发展是推动秘书办文、办会及处理文书档案事业发展的根本动力。 但就秘书性工作特别是文书档案的物资条件而言，推动其发展的革命性因素，是造纸术印刷术的发明、传播和运用。 二、中国造纸术和印刷术传播的影响 1.中国造纸术的影响 公元3-6世纪，纸张已在全国广泛应用 1100年，造纸术传入摩洛哥，1150年由摩尔人传入西班牙登上欧洲大陆。西班牙是最早掌握造纸术的欧洲国家。其后向西传播到法国、意大利、德国等国家，并传入英格兰。17世纪，造纸术传入美洲大陆。 在造纸术传入欧洲之前，欧洲秘书性工作中的书写材料仍和前代一样，一纸草、腊板、羊皮纸为主。 中国造纸术西传欧洲，对欧洲秘书性工作的影响，大体有以下方面: 一是从书写方面讲，采用纸张减轻了秘书性人员的劳动强度，提高了工作效率; 二是从文书档案的管理来看，以轻、薄、小的纸张代替了大、厚、重的纸草和羊皮纸，改进了秘书性人员的工作的条件，便于传递、运输与保存; 17 三是从文书档案的开发利用来讲，纸张的采用，便于分类、编目和查找，为开发利用提供了方便; 四是从馆藏的丰富来讲，纸张的采用，使文书档案的生产效率大幅度提高，馆藏得到极大的丰富，从而推动了秘书性人员收集、整理、分类统计、编目及开发利用等理论与实践的研究，促使整个文书档案处理及秘书性工作的发展。 2.印刷术的发明与传播的影响 中国出现拓印技术，早在公元2世纪末。约到6世纪，中国已出现了木制雕刻印刷术。至北宋，毕生发明了胶泥活字印刷术。 印刷术和印刷机的广泛采用，对秘书性工作特别是文书档案工作的直接影响有两点:一是改变了抄写副本的传统方式，减轻了秘书性人员的劳动强度，又可避免人为的差错;二是改变了改变了文件档案孤本绝本的问题，能通过印刷获得较多副本，又可以较多副本拓宽传播面，为社会提供更多的服务。的问题，能通过印刷获得较多副本，又可以较多副本拓宽传播面，为社会提供更多的服务。 第二节 欧洲中世界秘书性工作 一、欧洲中世纪早期的秘书性工作 1.教会活动中的秘书性工作 由于教会活动的领域影响到当时整个欧洲社会。教会事务十分繁杂，而组织体系又十分严密，因此各级教会主持者必须借助办文、办会、办事等秘书性工作，维系教会活动的日常运转;必须运用各种会 18 议、文件、档案和处理各种事务。由此，教会秘书性工作，成为教会活动中不可缺少的环节。 教会文书档案大体上分为教皇文书档案、主教文书档案、休道院文书档案、教堂文书档案。 教皇英诸森时，教皇的秘书性工作内容更为丰富，包括草拟教会事务信件、处理教会领地信件和帐目、教会会议记录、教会命令和恩赐令等 2.封建领主的秘书性工作 二、欧洲中世纪中期的秘书性工作 1.城市秘书性工作 城市秘书性工作的内容包括: 一是管理国王对城市颁发的各种文件，如特许状法令、法规等; 二是组织操办城市与贵族之间为了协调某些矛盾召开的会议，并为会议草拟协议书; 三是草拟城市管理中产生的各种文件，如城市准则、城市商业法、管理和社会事务的有关条例; 四是操办议会会务，草拟议会文件; 五是办理城市自治组织或生产组织的日常行政公务。 2.公证活动中的秘书性工作 公证活动中的秘书性工作的内容十分广泛，如商谈和起草契约，办理遗嘱和有关财产手续，草拟公证事务文件，在法庭作记录。 3.中世纪中期国王的秘书性工作 19 诺曼底公爵称英王后，于1806年开始对全英土地、劳动力、财产状况等进行全面社会调查，产生了大量调查记录的文件材料。由于调查不够深入和教会、贵族、地方官吏趁机用多报土地财产的办法，侵占小农土地，造成大量农民破产，引起社会恐慌。史称这套调查记录为“末日审判书”，亦称最终税册。 从这套调查“末日审判书”的产生及影响来看:一是可见当时英国的秘书性工作已经具备全国统一进行大规模社会调查的能力;二是可见当时国王的秘书性工作特别是调查研究工作在体制和运作方式上的种种弊端;三是可见调查研究不深入、不彻底、不真实，所得的虚假材料，对社会的消极影响是十分严重的。 欧洲封建社会中期，国王的秘书性工作已成为其统治机器的重要组成部分。特别是在办文辅政中形成、保管和利用的文书档案，各国国王都十分重视。这一时期文书档案的特点如下:一是不可接触性;二是神秘性;三是权力的凭证性;四是财富的等同性; 三、欧洲中世纪晚期的秘书性工作 1.国家机关秘书性工作 到中世纪晚期，英国度支局发展成为财务部，与枢密院完全分开，各自有其管理职能和权力，各自有一套办文、办会、办事的日常公务系统。因此，国家机关秘书性工作由此产生。 这一时期的欧洲国家机关秘书性工作具有相对独立性、专业性强、保密程度高等特征，所产生的文书档案被视为各自的独家财产， 20 其流传下来的文献资料，是研究中世纪国家政治体制、国家官僚机构演变的重要史料。 2.殖民扩张活动中的秘书性工作 第三节 欧洲中世纪的文书及文书管理 一、欧洲中世纪文书载体及文书保管 1.中世纪文书载体 中世纪书写证书多用纸草和羊皮纸，书写临时文件多刻写在腊板上。 2.中世纪文书保管 14世纪开始，英国开始在保管文书档案中用不同清册分类登记; 二、欧洲中世纪文书档案的利用 1.为政治斗争服务(最主要的领域) 2.为经济利益服务 除了为政治斗争和经济利益服务外，利用文书档案进行科学、历史、文学研究也十分普遍。 第五章 美国秘书工作(上) 美国位于北美洲中部 第一节 美国国家机关秘书机构 美国中央政府机关分五类: 一是总统办事机构:是总统的顾问和助手班子，主要有白宫办公厅、行政管理和预算局、经济顾问委员会、政策发展办公室和国家安全委员会等; 21 二是内阁部，亦称行政各部或大部，是联邦政府的主要行政机构; 三是独立管制机构，通称委员会 四是政府公司 五是其它独立机构 一、总统办公厅 职能具体包括:一是协助总统处理各种日常事务;二是负责总统与国会两院的联系;三是协助总统与政府各部、各独立机构、独立管理机构以及各社会团体进行联系、磋商、拟订有关政策。 该办公厅由总统顾问、总统助理、办公厅正副主任和新闻秘书等组成。 二、美国内阁的秘书工作 美国内阁只是总统的一个咨询的执行机构，不是联邦政府的一级组织，不实行集体负责制、无权作出决定，其职权、组织、成员间的关系等。 内阁成员由总统、副总统、各部部长、中央情报局长组成。 三、美国政府服务总局 第二节 美国秘书工作的地位与作用 国际秘书协会对秘书所下的定义是:秘书是具有熟练的办公室工作能力，不需上级督促即能主动负责，积极进取，干练果断，能在授权范围内作出正确决定的经理助手。 一、秘书在领导和管理中的地位 22 管理系统中配置秘书的目的，是为了减轻领导人繁忙而大量的工作，尤其是承担不必由领导人亲自操办的办公程序细节和其它事务。 二、不同秘书的作用 1.见习秘书:初当经理人秘书的人实际上只能做接待员或打字员工作，称之为见习秘书。 工作内容往往以人际交往为主，如接待来访者、处理电话、预约会谈等。 2.正式秘书:要掌握良好的速记技术，要具备妥善处理行政事务的能力。包括拆发信件、订货，制定日常案卷、接电话等。 3.行政秘书:是指那些授予有行政职权并起到这种作用的人。行政秘书通常是组织文字处理中枢系统的核心人物。 主要任务是处理业务信函、电话联络、资料归档等 4.通讯秘书:中心任务是从事所有的打印工作，机器眷写，键盘操作，以及其它各种特殊任务。 通讯秘书的任务:一是要给行政助理和文字处理机构准备、编辑和分发办公室文字处理稿件;二是独立地审改自己或他人的文稿;三是编辑和复制别人提供或打印好的文件;四是设计或安排下一步工作;五是了解或推荐办公室装备设施并代替办理付款手续; 5.法律秘书:必须掌握法律术语和法律程序，熟悉诸如诉讼状、契约、传票等法律事务，要负责草拟和打印法律文件，如辩护状、委托书、遗嘱、租约以及各种摘要。他们还必须有公证人资格，以便能够签署公证。 23 6.医务秘书 7.技术秘书 8.驻外国机构秘书 申请者必须具备以下条件: 一是申请者的年龄不得低于21岁; 二是申请者必须是美国公民，如果已婚，其配偶也必须是美国公民; 三是申请者必须是高等学校的毕业生或具有同等学历的人; 四是申请者及其随员必须通过体格检查; 五是申请者必须通过美国文职人员考察机关主持的文职人员能力，速记，打字的测验; 六是申请者必须具有一定的工作经验。 考察申请者是否称职的因素还有:申请者是否对外交事务感兴趣，是否能掌握一门外语，对已经掌握一门外语的要优先录用。 三、美国各级主管对其秘书的要求 1.准时 2.可靠 3.学习能力 4.遵守指示的自觉性 5.忠诚和保守机密 6.敏捷性 7.机智感 24 8.灵活性 9.工作责任感 10.谈吐举止 11.风度礼貌 四、美国秘书的发展 1.不断学习提高素质 2.在实践中提高技能水平 3.良好的人际关系 4.必须全面了解熟悉自己的企业 5.美国秘书面临的挑战和机遇 面对这类变化带来的危机，美国秘书一般的应对措施: 一是强化自己的应变能力; 二是平时留心本单位的运转状况，从其财务、生产、经营、管理、信誉等多方面，预测其生存发展的前景，若有破产倒闭的征兆，则要早作准备; 三是熟悉法律，借助律师服务，保护自己的合法权益; 四是熟悉应聘求职，应对面试的程序，在失业后随时准备谋求并尽快取得合适的新的职位; 第三节 美国秘书公务写作 一、美国秘书公务信函写作 1.写作准备 25 主要环节:一是与领导议定程序;二是确定来信的种类;三是搜集相关资料;四是做好旁注;五是在要事下划线，以区分信中事件的轻重缓急，回信时也就有条不济。六是勾勒出信件的内容;七是起草信函。 2.标准信函的组成 一是要整洁美观 二是要写好开头 三是使用得体、简明晓畅的语言，自然的表达方式最为适宜; 四是细心、准确地组织文章，安排结构，全文要有整体性和连续性; 五是 句子 关于阅读的唯美句子关于古风的唯美句子执行力的经典句子鼓励人努力奋斗的句子用沉默代替一切的句子 要准确，不在标点、字母、词组及主语与动词的搭配和使用上出现错误; 六是要提供准确的信息; 七是表达要准确; 八是要有针对性地明确答复对方提出的问题; 九是可将正反两方面的意见同时提出; 十是要设计一个友好的信函的结尾; 3.格式化信函的制作 4.特殊信函的写法 一是要对仅有领导人才确知详情的事情作正确的答复; 二是只有领导才知道怎样回复好; 三是最好由领导人回复的复杂的询问或问题; 26 四是对方是本单位领导人的知己，他非常熟悉本单位领导人的文风，他人的代笔可能会引起对方的不快。 5.美国业务通讯的主要信件格式 简式信件、块式信件、改良型块式信件、改良型小块式信件，次行缩进式信件五种最常用的摹写格式。 6.事务信件的具体组成部分:日期、收件人姓名、地址、正文、署名是必不可少的。 7.信件内容的撰拟 信件的主体部分要简结明了，直截了当应具有个别谈话般的轻松气氛; 信件的长短必须与其重要性相吻合; 信中正文的第一句话就要提出写信的目的; 使用语言要精确，尽可能做到自然，像同朋友谈话一样。 在公务信件中，不应轻易使用评语或俚语。 二、美国法律文书的撰拟 经法定程序形成的，得到有关部门确认并具有法定效用的文书为法律文书。 1.美国法律文书的一般要求 一是要用质量很高的公文纸，大小规格要求8.5英寸X13或14英寸，或标准函件尺度8.5英寸X11英寸; 二是页边宽度左页边大约1.25到1.5英寸，右页边大约1英寸; 三是标题，所有法律文书都含有一个用以区分公文类别的标题。 27 四是标题和副标题与第一段落之间要空四行，法律文书要隔行打印，以便于阅读; 五是段落设计要便于识别; 六是公文各页必须标记页码; 七是法律文书必须准确精密，一般不允许有涂抹痕迹; 八是法律文书中的专有名词一般要全部大写; 九是法律文书中的货币量要大写，而且要用数词和数字两种形式，数字放在括号里; 十是除引证和常用的词外，法律文书中要避免使用缩写语; 十一是法律文书中要避免一行末尾将词分开; 十二是法律文书上通常打印出一道直线作为签字用; 十三是盖章 十四是签字线不能单独打印在公文的最后一页上，要将签字线前的段落至少一行，最好两三行和签字线一起移到一页。 2.常用公证文书 3.遗嘱附录 4. 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 或协议 5.代理书的撰拟 代理是某人委托他人代替行使委托人权利的形式。 三、其它文字材料的撰拟 1.办公室备忘录:包括标题(送至、发自、主题、日期)和正文两个主要部分; 28 2.报告的撰拟 美国常用的报告:一是便笺体;二是书信体报告;三是简短报告;四是正式报告; 便笺体报告是组织内部使用的一种通讯形式，一般是非正式的例行公事; 书信体报告是以书信形式撰拟的报告; 简短报告是一般地处理一定范围内的和简单的议题报告; 正式报告有三个显著特点:(1)遵循传统的呈递报告的样式;(2)内容复杂，涉及面广;(3)一般篇幅长; 正式报告正文一般包括三个部分:引言、正文、结尾。 3.新闻稿的撰拟 新闻稿一般写成倒金字塔形。首先写主要内容，其次写和主要内容有关的主要细节的说明;结尾写次要细节或与主题有关的补充内容，次要内容和补充内容对于主题的解释和讨论都不起主要作用。 一篇好的新闻稿包括所有重要的内容:人物、事件、时间、地点、原因以及事件发生发展的重要情况。撰写新闻稿应该特别重视真实性、趣味性、知识性和准确性。 4.内部资料的编写 组织内部的通讯、报纸、杂志均为内部资料，是组织内部交流信息的重要工具，其内容包括组织成员的消息和一般情况，公司活动，各种事件的报道。其总的目的是在组织内的各层次中建立交流沟通的渠道，保持和发展人际间的良好关系和职工士气。 29 5.秘书写作资料的准备 秘书搜集资料一般使用两种方法:基本研究方法和辅助研究方法。 基本研究方法要求取得第一手资料，研究人员可以通过调查了解，利用档案材料，进行实验，统计有关数据，使用观察方法和开展采访活动，获得从实践中来的历史和现实的有关情况。 辅助研究方法是利用藏书、资料，如从图书馆馆藏的大量书籍、报刊和杂志中，得到所需要的资料。 第四节 美国秘书文件档案资料的处理 一、文字处理 文字处理是使用自动打印和文体编辑设备生产打印文件的系统。 二、数据库管理 数据库管理系统是能够存储和管理数据库中数据的计算器软件。 最常见的数据库有两种类型:(1)文件管理器;(2)关系数据库; 三、邮件处理 1.收来邮件的处理 一是进行初步分拣:大体分为五类(1)电报;(2)报纸、杂志;(3)信函、小册子、目录册和其它印刷品;(4)网内邮包和快件、航空邮包;(5)国际邮件和商业函件; 二是邮件拆封; 三是注明收件日期和钟点; 30 四是进一步分拣，按轻重缓急加以分类; 五是阅读来件; 六是在登记薄上登记来件; 2.寄发邮件的处理 一是查对地址、信笺上的地址与信封上的地址一致; 二是查对邮件标记; 三是查对签名; 四是查对附件; 五是查对副本标记; 六是信件的折叠和封装; 四、文书档案的处理 1.文书档案管理:指的是有计划地控制档案的制作、保持、保留、 保护和保管; 2.文书档案的分类 一是主题分类法; 二是按地区分类法; 三是与主题结合的分类方法，即“主题——数字”结合方法; 四是由主题要点派生出来的“十进制制”分类法; 五是按语音归档分类方法; 六是按年月日期归档分类法; 3.文件的保存归档 4.归档步骤 31 文件保存单是由档案管理员、最高管理部门的代理人，企业法律顾问和部门主管共同决定; 储存文件档案的准备工作:p125 5.编制索引 在美国常用的分类标准:一是按个人的名称;二是按企业的名称;三是按政府和政治派别的名称; 6.文件档案移转的管理 五、文书档案资料的安全保密措施 1.美国的公文保密 2.美国档案的安全保密 3.数据信息系统的安全保密 来自外部的威胁:一是黑客;二是盗用瘾;三是破坏狂;四是销毁狂; 来自内部的威胁:一是满腹牢骚的雇员;二是竞争对手或最近离职或终止职务的雇员;三是计算器系统外部用户;四是计算器编程人员;五是计算器操作人员;六是计算器工程师; 为了保护信息不受到上述威胁:P131 第六章 美国秘书工作(下) 第一节 美国秘书的日常事务 一、办公环境的整理 1.领导办公室的整理 一是要了解和熟悉领导者的工作习惯和偏好; 32 二是在领导认可的前提下，为其整理办公桌，清理和叠放好需要办理或正在商议中的文件，将已经办理过的文件资料取出并送到应该存放或处理的地方去; 三是保持领导办公桌上放置文件的独特方式，要让领导人在需要某份文件时能够按习惯随手取来; 四是未经领导许可不要随便翻动领导极为重视的文件; 五是当领导人从外面打电话要秘书在他的办公桌上寻找某份文件时，必须在找出所需文件后，将其它文件材料放归原处。 六是在为领导安排会见或其它活动时，要在领导和自己的工作台历上都留下记录，并要提醒领导准时参加。 七是保持领导办公室的整洁、光照温度适当，确保领导有一个良好的办公环境; 妥善地处理电话和来访者，减少领导办公时意外的干扰等。 2.秘书办公室的整理 二、办公电话的使用 秘书应以令人愉快、礼貌得体的，能够传递尊严的，训练有素的语调、准确清晰地传递有关信息; 三、接待与人际交往 1.接待来访者 2.接待求职者和新职工 3.成功的秘书在人际交往中的要求:认真倾听、礼貌得体、举止文雅、友好相处、谦虚谨慎、良好的合作态度、考虑周到、正确对待 33 自己、宽容和体谅别人、忠实、敏锐、勇敢、诚实、自我控制、灵活性和适应性、注意小节、注意仪表和整洁、乐于培养接替者、认真负责、良好的性格。 第二节 领导旅行及会务安排 一、领导旅行安排 1.领导公务旅行的准备工作 秘书为领导安排旅行的主要目的是使其领导尽可能顺利地到达旅行的目的地和完成既定的工作任务;其次要考虑旅行的速度、方便和开支。 秘书为领导安排旅行作准备，要弄清以下基本问题;一是旅行的目的、二是领导希望起程和回程的时间和日期;三是旅行的具体安排;四是领导是单独旅行还是有其它成员或有家属成员陪同旅行;五是领导希望用怎样的交通工具，前往目的地的最佳交通方式是什么;六是最方便的住宿地点; 2.旅行安排 3.利用旅行社 4.旅行计划 美国公民出国或回国都需要一本护照，但去北美、南美、中美洲或临近岛屿(古巴除外)不需护照。 二、会务安排 1.会议的请柬和通知书 34 美国由秘书准备的公司内部高级会议需要发请柬的有四种:定期的经理会议请柬、特别的经理会议请柬、年度股东会议(和代理人会议)请柬、公司董事长会议以及其它会议和会谈的请柬。 2.会议、会谈的准备工作 秘书要着重确定会议地点和发言人，编排和准备会议材料，特殊的业务安排以及宣传事宜。 3.会议、会谈进行中的秘书性工作 仔细地检查、认真的执行、不折不扣地完成周密的会议安排计划，精心地贯彻会议的宗旨，提高会议或会谈的效率，这是秘书的责任。 4.各种会议后的工作 5.秘书作会议记录 美国公司秘书要为年度股东会议、理事会和其它特别会议提供以下全部或部分资料: 一是会议卷宗; 二是收到的委托书记录; 三是记录表或笔记薄; 四是公司的封条; 五是印有日期的会议通知副本; 六是被兼并单位所在的原单位的法规副本;兼并证书副本，包括修正案; 七是公司章程副本，包括修正案; 八是会议法规资料; 35 九是空白格式信笺，作签约或其它项目用; 会议记录中必须记录的基本情况:一是日期、地点、开会时间;二是主持人姓名;三是会议类型(如例会、特别会议);四是小型会议记出席者、缺席者名单;大型会议统计法定人数;五是写明工作程序;六是提出的提议被采纳或否决的情况，表决形式，是否一致通过，主要提议发起人的姓名等; 6.秘书主持会议 秘书主持会议时，一是要事先做好会议计划，提前酝酿议事日程;二是正确组织会议程序，要不偏不倚，尊重与会者发表意见的权利，一律平等地对待所有与会者。三是要当众演讲，秘书主持会议时，要介绍大会发言人，这就需要掌握发言人的背景材料，要了解发言人现在的头衔，正确无误地读出发言人的名字。 秘书在主持会议的当众演讲中，要注意以下方面:一是演讲资料一定要经过调查，要与事实相符，要为回答听众的提出收集一些必要的资料;二是事先要思考讲话的主题和内容，草拟一份演讲提纲;三是要注意面部表情、体态及手势的表达效果;四是使用的语言要易于理解，句子结构宁简勿繁;五是保持沉着自信，表情愉快轻松，目光看着观众;六是要控制演讲的时间，将要讲的内容控制在规定的时间内;七是要用标准的语言、声调抑扬顿挫，音量能让最后一排的听众听清楚;八是控制速度，不能太快或太慢;九是讲到适当之处，稍加停顿，让听众跟得上演讲者的思路，理解所讲的内容;十是要避免无意识的习惯动作，态度自然大方。 36 第三节 美国秘书财务辅助及设备管理 一、财务记录及资产管理辅助 1. 财务报表 财务报表免费下载29财务报表附注模板下载小企业财务报表下载关于企业财务报表分析excel财务报表下载 (1)办公预算 (2)损益表:一个公司确定其盈利或亏损的财务报表，是股东、债权人和贷款协会制定决策的关键性文件。 损益表的基本要素有两个:收入和费用 (3)资产负债表:反映公司特定时间的财务状况 资产负债表有三个基本要素:一是资产;二是负债;三是所有者权益; 2.公司的债券 股东依据所持有的股票数可分享以下权利:(1)股票选举;(2)分享各种收入的分配;(3)购买发行的新股票，以便保持原有的所有权(优先认股权);(4)如果公司破产，可获得股份内的资产。 优先股指在普通股之前收到股利(分配的)，如果公司清理(公司破产)时，他有在普通股之前优先分享财产的权利。 优先股通常没有表决权 股票价格受多方面因素影响，如公司收益、国民经济状况，政府政策、国际环境及其它因素。 股票信息包括:(1)每份美元分得年利润;(2)生产的百分率;(3)收益价格比率，销售价格的高低和一天中最好一次价格，还有每天净价费用; 37 债券是公司出具在一定期间按规定利率向债权人还本付息的书面承诺。 债券的种类有抵押债券(如证券担保债券、动产抵押债券和不动产抵押债券)和无担保债券(叫信誉债券) 二、对领导个人工作的财务辅助 1.差旅交际费:包括一是支出总额;二是每次出差的离还日期;三是业务;四是业务支出;五是出差地点或招待场所; 2.车旅费 3.领导(雇主)税务记录 4.备用基金管理 三、工资处理方面的辅助 1.报酬的种类 2.工薪总额和工薪净额 所赚取的薪金、工资和佣金称之为工薪总额。 3.工薪记录 4.工薪处理的辅助系统 同一笔迹(固定报)法:用手工填写工资单、使雇员的收入记录、工资注册和支票用同一笔迹写成。使用固定报表将以上三项记录排列整齐，然后夹上复写纸，三项就可以同时出现。 四、现代办公设备的管理 第七章 俄罗斯秘书工作 38 俄罗斯位于欧亚大陆的北部，是苏联解体前的一个加盟共和国，1991年12月成立为独立的主权国家。 第一节 俄国秘书工作的历史发展 一、沙俄时代国家机关秘书性工作 沙俄时代，已经形成了国家机关和秘书性工作 当时的秘书性工作主要是为统治者服务。特别是沙皇宫廷和各级政府的秘书性工作主要是为统治者实行阶级压迫，进行政治斗争，维护自身特权服务的。 沙皇及其官吏破坏文书档案的史实说明: 一是秘书工作办文办会办事中留下的文件材料，是历史的原始记录，要弄清历史真相，离不开这些文件材料; 二是说明沙皇及其官吏的活动及其历史是见不得人的充满罪恶的历史; 三是说明人民群众与统治者作斗争，必须揭露其罪恶历史，文书档案是揭露和打击统治者的重要武器; 四是要想科学、有效地保管、利用文书档案，必须建立科学、民主的社会制度。 二、沙俄资本主义发展中的秘书工作 沙俄时期改革方案实质上是代表资产阶级利益的，是要求改变沙皇和贵族对文书档案的封闭神秘管理和垄断，实行文书档案开放;而沙皇及俄国贵族从本阶级利益出发，不愿意放弃对文书档案的垄断 39 权，不愿意开放文书档案，更害怕自己的机密文件档案被资产阶级掌握利用。 第二节 十月革命后的秘书工作发展 一、列宁对秘书工作的指导 列宁要求秘书特别是秘书部门负责人，要协助领导对“全局性的问题”进行慎密思考，发挥参谋辅助作用;要协助处理具体事务以提高领导机关工作效率，不要让“鸡毛蒜皮”的琐事分散和耗费领导及领导机关的精力和时间。 列宁要求秘书人员“对全局性的问题”、“要慎密思考”、“不能让鸡毛蒜皮的问题”干扰领导工作，反对拖拉作风，疏忽怠慢、官僚主义、笨拙无能等现象，强调准确精细，认真负责、一丝不苟的工作作风，以及提高工作效率等，这对我国当今秘书工作仍有着十分重要的指导作用。 二、秘书工作在机关中的任务 苏联秘书的任务主要是为机关及机关领导人提供辅助性、事务性和信息性服务。 苏联秘书在机关所承担的任务:一是协助首长处理大量日常事务性工作，使首长从大量事务中解放出来，将其时间和精力用于更为重要的工作;二是充当机关管理信息情报沟通的枢纽，并保持各方面联系渠道的畅通;三是操办大量的公文事务，保证机关公文的运行等。 三、苏联机关秘书的职能 40 职能大体可分为两个方面:一是公文性事务;二是为机关及机关首长提供非公文性服务。 秘书的文书工作一般有三种方式即集中式、分布式、混合式。 四、苏联机关秘书机构 办公厅下设的秘书处由公文合理化组、监察组、统计组、信访组、收发室、档案室、打字室、校对室、速记室等平行机构组成。 秘书处的具体任务，一是以领导名义处理往来公文，为首长准备报告决议草案;二是为机关准备重要会议资料，并给各部门领导人提供决议草案报告材料;三是保证按时分送需给会议审核的材料和会议通知书。 苏联推行了秘书工作合理化活动，其内容大体有以下方面:一是机关各部门各单位秘书工作内容、职权、职责要明确而严格地固定下来;二是合理地进行秘书工作指导，建立秘书基本职责条例和细则，以及相应的岗位须知;三是合理地安排工作程序，采取先进的，最有效的工作方法和手段，根据工作性质正确分配工作时间;四是在秘书工作中利用技术组织的现代化手段，合理设置秘书工作的机构等。 概言之，苏联秘书工作合理化主要体现在两大方面:一是合理化的组织制度;二是科学工作方式; 五、苏联秘书的办公室环境 六、俄罗斯联邦政府秘书机构 联邦政府办公厅是联邦政府的日常办事机构，负责处理联邦政府综合协调、信息沟通以及办文、办会、办事等秘书性工作 41 俄罗斯实行总统共和政体。总统是最高元首，又是最高行政首脑，在国内国际事务中代表俄罗斯，拥有极大的权利。 第三节 秘书与首长的关系 苏联首长和秘书要建立完全信任的关系: 一是要在政治观点上一致，对共产主义事业的忠诚，对工作目的和任务的共同认识，对事业的共同热爱，对工作效率提高的共同追求等。 二是秘书要有高度的业务修养，工作上勤勉可靠; 三是秘书必须掌握首长个人的工作习惯、工作思路、工作作风，理解和把握首长思考问题的过程和方式; 四是首长和秘书要相互尊重、加强沟通，进行同志式的帮助和支持; 五是秘书要在职责范围内加强主动性和责任感，要迅速而周密地处理好行政事务。 苏联秘书性人员要处理好与首长的关系，主要注重以下几个方面: 一、减轻首长的公务负担; 1.科学有序地安排工作日程; 2.协助首长处理各种文字材料; 3.分担首长的琐细事务; 二、与领导活动保持协调一致; 42 秘书工作与首长的领导工作保持协调一致，才能真正做到两者目标一致、通力合作，秘书工作也就真正发挥其职能作用，形成与首长密切配合的良好关系。 苏联秘书工作的基本任务和性质，决定了由首长的工作计划规定秘书工作的运行步骤。 秘书要与首长的领导活动保持协调一致，主要要主意以下几个方面: 1.明确工作目的 2.工作节奏与首长合拍 3.心理状态与首长协调 4.适应首长活动的变化 三、秘书管理协调事务为首长服务; 秘书的影响力取决于他对事业的忠诚、办事的原则性、业务水平、和协调能力。 秘书与其首长要建立和保持良好的工作关系，要注重以下方面: 1.计划安排的适应性 2.时间调度的精确性 3.信息资料服务的有效性 送交首长的文件分三类:一是定期性文件材料;二是首长在固定的时间内每天批阅一次的文件材料;三是首长需与有关主管负责人一同商议决定的文件材料。 第四节 秘书工作实务及素质要求 43 一、公文撰拟和处理 公文是机关行使权利、实施管理、联系工作、记载公务活动的重要工具。 1.参与草拟文件 苏联秘书参与起草文件，一般按“记、译、理”三个步骤进行。 记即速记; 译就是把速记符号译成文字语言，或把录音整理成书面文字材料; 理就是要通顺，要符合公文体制和格式的要求。 2.文件材料的收发 一是要清点有无错漏; 二是要分拣，并及时送交收信人; 三是私人信件不能拆开，公务文件用小刀仔细拆开，并进行核对; 四是对必须注册的公文进行收文登记，不需注册的公文立即交给执行人; 五是对注有“急”、“特急”、“急转”字样的公文，要立即转送; 六是对上级的命令、决定、函询等必须注册登记并立即转呈领导人批阅，要按文件内容和领导分工，首先送给主管领导。 3.公文登记 4.公文执行情况检查 44 公文执行检查包括三个方面;一是检查公文执行和交办任务，帮助领导进行监督;二是检查文件执行的指定期限;三是检查公文格式或样式是否合乎国家规定的行文标准。 在公文执行检查过程中，负责检查的秘书要了解以下情况:一是必须检查什么;二是谁负责公文的执行;三是如何借助某种组织技术手段执行;四是何时应该检查;五是怎样组织机关的检查工作; 苏联机关对公文的执行进行检查，其任务主要有:一是每天查阅检查性卡片;二是提醒执行者按期完成任务;三是系统向领导汇报检查情况并定期写出公文执行过程的总结;四是将检查性公文转交给本部另一个执行人时，要及时记载转交日期和继续执行者的姓名; 5.公文整理和保存 要做好立卷归档工作，秘书要进行一系列文件处理:一是编制一套公文分类表即案卷名词汇编;二是依据案卷名词汇编和内部公文分类法，把执行完毕的文件分类整理;三是装订已经办理完毕的公文;四是在存入机关档案室之前，装订好移交的公文，并将固定的有永久性保存价值的公文单独封存，准备移交。 公文归类时要遵循实用性、可靠性、紧凑性的原则; 公文立卷应体现四个特征，即问题特征、时间特征、作者特征、案卷号码顺序特征。 6.文件材料的利用 二、会议筹备和服务 45 在会议组织过程中，秘书最重要的工作是做好会前准备，保证所有与会者按时出席;会议的文字工作;会议的服务工作。 1.会议筹备工作 2.会议的文字工作 主要包括准备会议文件、做好会议记录、编印会议演示文稿、草拟会议纪要或决议等。 会议记录的主要目的是为了便于会后分析研究问题和执行传达，并为上报会议内容、撰拟其它会议文件、撰拟其它会议文件、检查会议精神执行情况提供可靠的依据。 会议记录的基本要求是完整、真实、准确。 会议记录一般由两部分组成:第一部分会议的基本情况;第二部分会议的内容。 3.会议的服务工作 主要包括生活服务、保健服务、交通服务、娱乐服务、安全保卫服务、办公服务等。 三、机关办公事务 四、苏联秘书人员的素质要求 1.业务素质 一是要有良好的职业习惯，在速记、打字和完成秘书职责及组织联系方面具有很高的技能; 二是要善于作组织工作，具有高水平独立组织能力，善于安排每天重复性的办公事务，并保证可靠性和经常地获得良好效果; 46 三是工作讲究效率，具有可靠性和责任心，能够承担首长交办的各项工作，并能按时、按质、按量地完成; 四是具有独立工作能力和工作的主动性，善于独立地思考问题和解决问题，不是被动地等待首长的指示，工作中具有创造性。 五是知轻重、善交际，不答复申诉、电话交涉以及同来访者交谈中知轻重、善言辞、注重保密，善于同不同精力、不同个性、不同水平的人打交道，并能说服对方，使之按组织意向行事; 六是严于律己，循规蹈矩，在办理公文、安排会见和出席会议的公文活动中，都要甘居幕后，遵守纪律，按规章制度办事。 七是对工作忠诚、热忱。 2.品德要求 一是要注意仪表，要穿戴整齐、美观，举止庄重、大方; 二是要有开朗的性格，无论打电话还是会见来访者，都说话和气，谈吐高雅，风趣而幽默; 三是要富有同情心，适应性强，在任何情况下，特别在紧急情况下，都能帮助他人，在变换工作类型时能够尽快转移注意力，善于正确估计繁重任务的必要工作时间; 四是有广泛的兴趣，能够不断追求补充知识，爱读书看报，对自己首长活动范围内的专门知识有浓厚兴趣，能不断丰富和更新自己的知识和技能; 五是待人礼貌，能取得大家的同情和支持。 第五节 秘书个人工作安排及效率追求 47 一、秘书个人工作的科学安排 必须遵循的原则: 一是对工作时间要留有余地，以便自如地处理预料之外出现的问题或完成事先没有料到的任务; 二是一切工作应以最小的耗费在限定的时间内完成; 三是在个人工作安排上要有灵活性和适应性，不应照计划机械照办; 四是秘书工作安排要与相关部门保持协调。 二、秘书工作效率提高的途径 把工作行为的科学安排、工作过程的有效性合理性研究，作为提高秘书工作效率的正确途径，作为提高秘书工作效率的正确途径，作为克服墨守成规，避免重复性事务中可能出现的枯燥乏味，进行创造性劳动的有效手段。 1.电话铃声 2.意外来客 3.额外任务 额外的任务和请求，只能在不干扰本职主要任务——从业务上和组织上保证首长的工作，及时而正确地撰写文件和完成机关工作的非公文性服务的前提下才能接受。 4.时间调度 一是要挖掘潜力和改进工作方式，反复思考如何提高自己的工作效率，向首长和有经验的同事与专家请教，以求提高工作水平; 48 二是要立即采取可行的措施完成任务，想法变换工作时间和谋求合作; 三是要熟悉自己的日程计划，把握任务期限，把工作均匀分配到各周各月，不致使有时工作负担过重，有时又过于空闲，较容易完成的工作不要往后拖; 四是当大量任务来临时，应通过领导把任务分配给同事或其它部门去完成。 5.改善工作的方法和手段 一是加强预测和应变能力; 二是要善于区分轻重缓急; 三是该今天办的事情决不能拖到明天去办; 四是秘书看问题要全面，处理问题要持重，思考问题不可绝对化、走极端; 五是秘书要坚持原则，出了问题要敢于承担责任; 六是秘书在工作中要大量采用现代化办公设备和办公手段，要学会使用计算器、录音机、电子复印机、照像机等。 七是要不断提高业务水平，要和同事交流经验，并同其它秘书性人员加强联系，善于向别人学习。 第八章 英国秘书工作 第一节 英国秘书工作的历史发展与国家秘书机构 一、英国秘书工作的历史发展 49 伊丽莎白女王于公元1578年正式设立国家公文馆，用来保存王朝的重要文件，包括对外政策和殖民活动的文件档案。 公元1838年8月14日，英国议会通过了一个公共档案法，从此英国文件档案管理纳入法制管理。 二、英国中央国家机关秘书机构 1.英国内阁办公厅(由内阁秘书处发展演变而来) 下设机构: 一是内阁秘书处; 二是中央统计局，负责收集和分析统计资料，供制定政策使用，并对政府的统计工作进行协调; 三是史料组，负责编写官方史料; 四是政府的主管科学的官员，负责对科学政策提供意见; 五是管理和人事局，负责文官的管理、培训、录用等工作; 2.英国枢密院秘书机构 英国枢密院是其法律上的最高政府机构 英王为了加强统治，设立了御前会议(亦称咨政院)供其咨询，并协助办理一切立法、司法和行政事务。 枢密院的主要活动是颁发公告和发布命令。 3.英联邦及其秘书机构 第二节 英国秘书在管理中的地位及职能 一、英国秘书在管理机构中的地位 1.制造业贸易业盈利机构中的秘书 50 2.服务业盈利机构中的秘书 3.非盈利机构中的秘书 4.秘书在管理机构中的地位 二、英国秘书的职能 总体来说，英国秘书的基本职能是充当各级各类机构的领导者或 主事者身边的助手，为领导者和主事者提供沟通联络、处理文书会务 和办理日常事务方面的服务。 1.信息沟通 一是负责处理邮政业务 二是负责通讯业务 三是负责掌握利用各种信息源，善于运用各种工具获取领导者和 主事者所需要的信息; 四是负责办理通信事务 2.处理文件资料 一是负责信件的处理 二是负责文书撰拟 三是负责处理和保管档案资料 四是统计和整理各种情况、资料、数据并绘制成各种图表。 3.办理日常公务 一是来客接待 二是领导者和主事者外出旅行安排 三是操办会议事务 51 四是管理和使用办公设备和用品 五是处理有关办公室雇员的健康、安全、保卫事宜; 4.财务辅助 一是处理商业单据 二是受领导者和主事者委托，海外邮政及国际支付、转帐结算、开据支票、信用汇总，信用卡支付等手续; 三是代理领导者和主事者办理个人所得税手续和有关保险手续; 四是代领导者和主事者保管出差、公务活动的现金及代领工资等事宜。 三、英国秘书的作用 执行秘书的作用:秘书对其上司的活动和工作范围有足够的了解，他能够替上司分担很多工作，他能作出决定，发出指示并在作生意的场合代表他的上司。 要发挥这样的作用，一是要上司的充分信任;二是要秘书的忠诚可靠;三是要在上司授权的范围内行事; 秘书是联络员、协调人、事务组织者、上司的代表者的作用。 四、英国秘书与上司的关系 英国秘书要与其上司建立和保持这种融洽的合作伙伴关系，必须注重以下方面: 一是必须保证所有的公共事务都处理的没有差错，使上司放心，使上司相信他的工作主动性和工作能力; 52 二是必须能圆满地处理各种询问电话，使上司相信其在办公室内处理的所有问题都能保密; 三是必须向上司传达报表、流水帐等重要数据，使上司不用费力查询就能把握全局情况; 四是必须坚守岗位，能够妥善处理紧急情况和突然发生的事件，使上司对其负责精神和应变能力感到满意; 五是必须在上司外出期间自觉、主动地尽职尽责，使上司不在时对日常公务和有关管理问题放心; 六是必须在言行举止和工作效率上高标准地严格要求自己，是上司以有此精明干练、文明、高雅的秘书为荣; 七是必须细心周密地办好上司需要办理的一切琐事，包括上司应赠送给别人的鲜花和贺卡，秘书都要做好准备，使上司在作中避免疏漏等。 五、英国秘书与同事的关系 一是必须知道并尊重每一个经理人员、每一个同事的作用，通过与所有同事全面有效的合作，为上司及其机构作出更大的贡献，合作与尊重是秘书与同事建立和保持良好关系的基础; 二是要创造愉快而和谐的工作环境; 三是要在与同事交谈中不要夸夸其谈、哗众取宠，要谦虚谨慎，严守机密，不加入闲聊和说是道非，避免浪费宝贵的办公时间; 四是在有个人抱怨和感到委屈时，秘书可向上司申诉和说明，但不能在同事中发泄不满情绪; 53 五是要热情帮助和指导刚参加工作的年轻同事，从思想方法、工作技能、业务知识、工作作风与态度等多方面促进青年同事迅速成长，并以身作则，为他们作出榜样; 第三节 英国文书档案工作 一、英国秘书的文书处理 1.公文撰拟 英国商务书信有两个主要作用:一是提供通讯双方交流途径;二是保存交往记录。 撰拟报告必须准确、清楚、简明而且符合逻辑，要没有废话或无关的细节。 2.公文处理 收到公文的处理P221 二、英国档案工作 19世纪60年代，英国政府开始把分散的档案集中管理，主要集中的是历史档案和公文档案。 英国秘书工作中开展档案工作的目的:一是为了整齐完整安全地保存往来函件和文件;二是为了能够迅速、简便地查询到所需的文件中所记载的有关内容。 1.档案处理方式的选择 选择档案处理方式，一是要使用简便;二是要存放有序;三是存放时必须考虑往来函件的大小、数量和性质，有序地排列;四是文件档案存放的空间要适当，不能多占空间。 54 文书档案可建立集中立档式或分部门立檔式。 2.立档分类的方法 (1)字母表顺序排列法 (2)分专题排列法 (3)按地区排列法 (4)数字排列法 (5)按日期排列法 3.档案存放系统 (1)立式存放 (2)侧式存放 (3)计划和图纸的存放 (4)箱盒式存放 (5)近期件的存放 (6)缩微摄影存放 4.电子存储系统 5.空位案卷 6.显露式存放法 (1)显露式卡片档案存放法 (2)显露式活页档案存放法 7.档案管理的基本原则 (1)要整洁而有条理地立卷 (2)要确保文件材料存放在正确的案卷里 55 (3)要将案卷中的文件按日期顺序正确排列 (4)要避免文件组成的案卷又厚又重 (5)不要从案卷夹中取出某一文件 (6)当某一方面的文件材料不足单独立卷时，将其归入“杂类”卷 (7)如果某一案卷被暂时取出使用，填写一张空位标签或卡片放在该案卷存放的位置 (8)在案卷封面或索引卡上写出适当的参照查阅的案卷标题等 8.文件分类 第四节 一、领导者公务服务 1.领导者公务旅行的安排 2.领导工作日程的安排 3.为领导提供财务辅助 (1)协助处理商业单据 (2)负责领导活动中的经费支付 (3)代理有关财务事务 4.办理领导人交办的事务 秘书办理其领导人交办的事务，一是要全面地，正确地领会领导的意图;二是要站在全局的高度，以领导者的视角来看问题;三是要客观公正，精细认真，一定要不折不扣地，圆满地完成领导交办的各项任务。 56 二、为日常办公服务 1.筹备会议 英国秘书筹办会议工作大体有以下内容: (1)根据领导指示拟订会务工作计划，全面、周密、有序地安排有关会务工作的细节 (2)发出会议通知 (3)与领导者商议会议议事日程 (4)要安排发言的顺序 (5)要收集整理有关修正案的提议，并及时提供给大会主席，通过提案附议，按惯例交会议讨论表决; (6)记录出席人数，记录有关表决时投票计票结果，并向大会公布; (7)要协助大会主席排除可能出现的干扰，以保证会议的正常进行。 对于不公开的秘密会议，秘书要协助领导者注重以下事项:P234 会议记录写法上的要求，一是要准确;二是要简洁;三是要清楚; 2.接待事务 3.公务沟通事务 (1)邮政业务处理 (2)电话业务处理 (3)电传机的使用 4.办公设备用品管理 57 第五节 英国秘书的品质要求及职业教育 一、英国秘书的品质要求 1.商业品质:指适应公司经营管理需要的秘书工作知识和技能 (1)秘书工作技巧，要有高标准的速记、打字技能，能够尽到秘书的职责，具有高明的社交技巧; (2)具有良好的组织才能; (3)讲究效率，具有强烈的责任感、工作可靠，随时准备承担责任，接受领导授权给他的工作，对日常的纷繁的公务能够仔细、周密、尽职尽责地完成; (4)能准确地把握工作权限，在其授权范围内，能够积极主动地完成各项工作任务，无需等待领导者的具体指示; (5)具有高明的交际艺术，在回答询问、接待来访者和接电话等工作中，善于同不同身份的人打交道，善于取得他们的理解、合作与好感，使人们对公司产生良好的印象; (6)具有保密意思，在工作和谈话中严守公司机密; (7)准时 (8)要有预见性 (9)要忠诚 2.个人品质:指秘书在职业活动中的行为和表现，要符合秘书职业要求; 一是上班时要穿著入时，整洁大方; 二是在接电话和接待客人时要举止文雅，平易近人，富有幽默感; 58 三是要适应性强，乐于助人; 四是要有广泛的兴趣，渴望从读书、看报中获取和增加知识，对领导者所从事的工作能主动积极地去学习和提供服务; 五是讲礼貌，彬彬有礼，富有同情心，能得到周围的人的理解，支持和合作。 二、英国秘书职业教育 1.职业和技师教育委员会 开展秘书专业的两年制专科教育。第一年主要学习人际交往，数字处理与会计，进行组织工作，文书技能，商业研究;第二年是数量与会计方法，商业管理，进行组织工作，秘书技能，秘书服务项目等。 2.伦敦商业和工业局 提供了三种不同水平的秘书考试: 一是秘书学习证书:信函往来，商业背景，办公室工作，速记，打字或整理录音; 二是私人秘书证书:通信往来，办公室组织机构和秘书工作程序，商业结构，速记，打字、整理录音、接受面世; 三是私人和执行秘书毕业证书 3.彼特门考试学院 一是私人秘书证书 二是高级秘书证书 4.皇家文科学会:每年开展秘书单科考试并颁发单科证书和总的证书; 59 考试内容:一是管理方面;二是通信联系; 5.职业秘书学会 6.谋求秘书职位应注意的事项 7.参加面试 8.准备上任 第九章 日本秘书工作 第一节 日本中央政府及其秘书机构 日本位于亚洲东部，实行议会内阁制 中央政府承担秘书工作的主要有以下机构 1.日本内阁官房 是内阁执行行政事务的主要助手，其主要职能是负责内阁日常事务，安排内阁会议的议程，收集重要情报，进行调查研究，向内阁提出制订重要政策的依据。 内阁官房下设内阁参事官室、内阁审议室、内阁调查室。 2.日本总理府本府 总理府本府下设总理大臣官房、赏勋局、恩给局、统计局、人事局等 总理大臣官房是总理大臣的办公厅，负责保管官印和文件、会见记者、编印有关文件; 总理府本府还设有青少年对策本部、老人对策室、北方对策本部、总理府广播室等专门机构; 3.日本行政管理厅 60 其主要任务是促进行政机关工作的效率化、简便化、审查政府各 机关的机构设置是否合理，官员职员是否适当，并提出行政改革的建 议和方案。 下设长官官房、行政管理局、行政监察局、行政监理委员会以及 地方分支机构; 第二节 日本秘书的素质要求 一、基本素质要求 1.积极进取精神 2.创造性地工作 3.严守秘密 4.对外接待热情诚实 5.与领导人融洽相处 6.能很好地配合同事工作 7.掌握交谈技巧 8.有比较强的写作能力 9.衣着打扮注意分寸 10.能熟悉地使用各种办公自动化设备 11.善于利用空闲时间 12.主动收集和保存工作所需的资料，为领导决策提供服务。 二、工作规范化要求 1.办公行为规范化 (1)研究工作的步骤 61 (2)测定所需要的时间 (3)养成计划的习惯 (4)认真负责、思考周密 2.办公环境规范化 3.办事程序规范化:计划?实行?检讨 4.成功秘书的标准 (1)责任心极强，无论做何工作都能达到正确与完美的境界，处理事务能迅速找到最合适的方法，在工作内容上能通盘考虑、全面理解、对所做工作的目的和要达到的标准都十分清楚; (2)沟通婉转 (3)行事机敏，面对工作任务，能迅速决定工作顺序;若无法分出优先顺序则先难后易;开展新工作时，能做好准备。 (4)形象良好 第三节 日本秘书公文撰拟及文件资料处理 一、公文撰拟 1.业务报告的撰拟 (1)撰拟业务报告的基本程序:要抓住三个特点:简洁性、明了性、具体性; (2)撰拟业务报告结论的方法:结论?理由?经过。 2.商务文件的撰拟 3.便条的书写和使用 二、文件资料的处理 62 1. 文件档案资料的处理 (1)要根据本单位经营管理需要，不适用的材料不用收集，要 讲究效率，当上司需要某种资料时，能够及时准确地提供; (2)要分清保管文件档案资料的类别 (3)要掌握处理的流程 (4)正确使用文件档案管理的有关工具 (5)掌握正确的分类方法 (6)要理解有关术语 (7)抓住要点 2.往来邮件的处理 (1)分清处理邮件的种类 (2)开封精细 (3)要妥善处理邮件的毁损情况 (4)注意必须回信的邮件处理，要赶紧回信 (5)要根据邮件提供的有关信息把要事计入行事表内 3.剪报的处理 第四节 日本秘书的日常办公事务 一、日本秘书会议筹备及服务工作 1.会务工作 (1)会前准备工作 确定会议目的 明确会议议题 63 确定主持者、参加者人选 确定会期 确定会议形式 筹备会议要很好地考虑各个环节和步骤 (2)会场布置 准备会场，首先要考虑三点:大小要和人数相适应;要在肃静、来往的人少的地方;要还与会议目的相称的会场。 会桌常见有如下四种类型:圆桌式、口字型、I字型、V字型、教室型 2.会前检查 二、日本秘书办公内务 第五节 日本秘书与上司的关系 日本秘书与上司的关系 一、遵从上司 日本秘书必须严格遵从上司，在工作安排上要适应上司的需要，在工作行为上要遵循上司的指令，在工作出发点上要以提高上司工作效率、减轻上司的负担为依据。 1.上司上班时的服务 2.上司外出的服务 3.上司下班之际秘书的要务 二、严格自律 1.清早行事 64 2.正确对待自己的过失 (1)要坦白地道歉 (2)要反省失败的原因 (3)要说明事实 (4)要等待上司的指示和处理 3.不断提高 首先要求秘书精读一些基本的专业书籍; 其次在精读几本基本的专业书的基础上，要通读几本书，这些通读的书，可以只选择其中的重要部分或关键章节，以拓展自己的知识面; 其三要学会收集和整理资料，记录收集有关资料，最好以一事一页为原则; 其四养成记笔记、记备忘录的习惯; 第十章 法国秘书工作概况 法国位于亚洲西部，信奉天主教 第一节 法国秘书工作的历史发展 15世纪末到16世纪，法国发展成为封建的中央集权国家。 一、法国秘书工作的历史发展 比利时、荷兰、意大利等许多国家，都受到了法国的影响。 二、法国国家机关秘书机构 1.法国中央政府中的国务秘书 法国中央政府由总理、国务部长、部长和国务秘书组成。 65 2.法国总统府及其秘书机构 法国总统府是协助总统工作的办事机构，法国政治决策的中心，政府活动的指导者和监督者。内设总统发言人、总统特派员、总统特别顾问若干人。 法国总统府由四个重要机构: 一是总秘书处:是总统指导监督政府各部事务的重要机构，总秘书处秘书长是总统的重要助手，协助总统决定重大政治性问题。 二是总统府办公厅:负责处理总统府日常工作事务，设有办公厅主任、副主任、新闻专员、财务处长、警察总监、爱丽舍宫军事司令、礼宾处长等职位。 三是总统私人秘书处:负责总统本人的日常事务; 四是总统私人军事参谋部:负责向总统提供军事情报，安排防务委员会的工作日程，起草总统的军事决定，由陆海空三军高级军官组成。 3.法国总理府及其秘书机构 总理府设总理府办公厅、总秘书处和军事办公室等重要机构。 总理府办公厅是总理的参谋部，负责同总统办公厅联系，监督中央各部的工作。 总理府总秘书处下设有行政和公职总局、政府公报局、文献局等机构。 4.法国部长会议:中央各部设立的协助部长工作的办事机构，是法国政府的部内层次中地位最重要的机构; 66 第二节 法国秘书公文撰拟 一、公务书信撰拟 一般公函要求用规格21厘米x29.5厘米的较大白色信笺，写信人可自写开头; 法国公务书信一般由三部分组成:信头、主体和结尾。 信头部分要写明写信日期，收信人姓名地址、函号、标题和信首称呼等内容。 公务书信主体部分的文字要表达清楚、语言要简练。 信尾部分包括礼节用语、签名、附言、附件等内容。 法国信封书写的格式要求:p298 二、电报稿的撰拟 法国电报稿的特点: (1)一般电报的电文可用省略形式，因而全用大写字母书写; (2)电报以字数计费，拟稿要尽量压缩字数; (3)电文中不用冠词和介词，有时也可省略人称代词主语; (4)常用套语或代用语。 三、专利说明书的撰拟 法国专利说明书是一种法律文书。 法国专利说明书由索引标头和正文两部分组成。 索引标头部分即专利着录项目代码，包括以下几项:一是文件类别;二是国内登记项;三是日期;四是技术项;五是人事项。 67 正文部分由四部分组成:一是序言和发明目的;二是详细阐述发明的内容;三是列举事例;四是专利权项; 法国专利说明书的特点:一是表述中出现的科技词汇，专业术语，缩略语和外来语较多，而且不同语种还常常通用或借用这些词语;二是专利说明书中的书面语言较多，一些法律文书书面用语也会用到，使专利说明书更具法律文书的特点;三是专利说明书具有客观性、条理性和逻辑性;四是语言严谨精炼，字句准确鲜明。 四、广告语的撰拟 特点:篇幅短小精悍，语言通俗明快，恢谐幽默，语气亲切诚恳，寥寥数语，具有感人的力量，迅速传播商务信息，达到招徕顾客之目的。 1945年10月担任法国临时政府主席的戴高乐将军签署了一项法令，筹办法国国立行政学院。 该校确立了颇具特色的办学模式: 一、严格挑选的招生制度P301 二、特殊的教学模式: 原则:实践——理论——实践 高起点、小批量的培养模式，是以专门培养高级秘书人才，进而择优培养中高级行政官员为目的。 秘书——文官——中高级官员一体化的培养模式 三、快速的成长环境 四、人才培养的客观效果 68 第十一章 德国秘书工作概况 德国位于欧洲中部，大多信封天主教或基督新教。 第一节 德国秘书工作的历史发展 德国文件档案的统一管理，先从军事文件开始。 德国是联邦制国家，联邦政府是最高国家行政机关。 德国总理、各部部长每届任期4年。 中央的秘书机构主要有以下几种: 1.联邦总理府 德国总理是行政领导中心和政府首脑，总理府是政府的政治和行政总参谋部，他通过协调、计划、组织和监督四大职能支持总理的工作，是联邦政府最有影响力、最具权威的机关。 2.联邦总统办公厅 德国总统是国家最高元首，作为国家权力的象征性代表，不掌握实权，但有一定的政治影响力。每届任期5年，只可连任一次。其日常事务主要是公开的、礼节性的工作和大量的社会活动。 3.国务秘书委员会:隶属德国部际协调机构。 部际协调机构包括部际协调委员会和国务秘书委员会。 国务秘书委员会是高级的部际协调机构，其任务是对即将提交内阁会议讨论的问题进行预备性磋商，或者讨论涉及某一部门的专门性问题。 第二节 德国公务文书撰拟 一、德国公务书信的写作 69 书信是按照习惯的格式把要说的内容写出来给对象阅知的文体。 公务书信指个人与单位或单位与单位之间，以至国际交往中交流情况、接洽工作、商讨问题而往来的信件。 德国公务书信由三大部分组成，即信头、正文、结尾组成。 信头部分包括收件人姓名地址、发信人姓名地址与日期、事由和称呼语等项目。 正文部分的内容要求简单明确，实事求是，语句要求谦虚礼貌，平易自然。 信尾部分包括致敬语、签名和附件等事项。 二、德国询盘信的撰拟 一般在商务往来中，买方向卖方发出，询问了解有关货物价格、商品样式、质量优劣、销售条件、在同类商品中的特点以及有关商品制造工艺水平等方面的情况等。 德国的询盘信由四部分组成，即称呼、正文、签署和日期。 正文要注重五个方面的内容: (1)获悉对方地址及商品来源; (2)发询盘的原因; (3)想要了解有关情况，包括商品、性能、价格、数量、供货、支付条件等; (4)证明人或单位。 (5)结束语 三、德国发盘信的撰拟 70 发盘又叫报盘，是卖方答复对方询问货物价格等情况的复函，或者是卖方愿按一定条件卖出某种货物或物资而主动发出的函件。 发盘有单项和完备两类。 单项发盘是针对买方的某一要求或询问而发的复函;完备的发盘包括多方细节，如商品种类、品质、规格等; 德国的发盘按是否主动，分请求发盘和非请求发盘。 卖方按买方的询盘而发出的叫请求发盘;卖方在未得到询盘的情况下而主动发出的叫非请求发盘。 发盘按是否有约束性，又分为实盘和虚盘。 德国发盘信件包括发盘日期、称呼、正文、签署四个部分。 发盘的正文内容: (1)发盘的原因 (2)价目表及详细说明，常用语有“货到付款”、“凭票交款”、“由买方承担关税”、“由收货方承担运费”等 (3)推荐商品，指出某些商品的优点，主动推荐适合对方需要和意图的商品; (4)欢迎订货 四、德国电报稿的撰拟 写法上的特点: 1.德国国际电报一般每个字母都大写; 2.电文中不要问候语，也不用标点符号，有时为了避免内容上的误解，可加上stop表示句号; 71 3.国内电报可以不大写，并以最简短的语言拟电文。 五、德国请柬格式要求 请柬的内容包括被邀请人或单位名称、邀请人或单位、正文、套语，有时还加上盼复、地址、电话，表明被邀请人是否出席应该打电话通知邀请人。 第三节 德国“欧洲秘书”的培养模式 一、职业教育思路的发展 随着德国经济、科技实力的迅速提高，其职业教育已从“工业型”、“技能型”向“科技脑力型”方向发展。 二、三段选拔的分类培养 德国欧洲秘书培训班在教学中引进了优胜劣汰的竞争机制。 第一阶段为半年，培养掌握一般秘书工作知识、技能，严加考核，不允许补考。 第二阶段是“欧洲秘书预备班”，时间为一年，强化训练英、法以及其它欧共体所用的语言，同事学习德语文书、信函处理技术、办公自动化设备使用技术等。 第三阶段欧洲秘书强化班，又称外语秘书班学习。主要课程学习欧共体各国的经贸用语，日常会话及历史、文化、民俗、世情方面的基本知识，同时以西班牙语作为第三外语强化训练，达到要求经考核合格者，发给国家认可和欧共体各国承认的“ 欧洲秘书证书”，可在欧共体各国顺利就业。 72 德国欧洲秘书培训班采取的是成批招收、分期择优筛选，分层次培养人才。 德国欧洲秘书培训班招生对象是重点中学有志于从事秘书工作的学生，而且是清一色的女学生。 第十二章 其他发达国家和东欧国家的秘书工作简介 第一节 加拿大及澳大利亚秘书工作 在经济和文化上加拿大和澳大利亚受英国的影响较大。 一、澳大利亚秘书工作 1.基本情况 澳大利亚位于南半球印度洋与南太平洋之间。大多数居民信封基督教。 澳大利亚是英联邦内地独立国家。 2.中央政府秘书机构 澳大利亚中央政府由联邦行政委员会、内阁和各部组成。 联邦行政委员会是澳大利亚名义上的最高行政机构。 澳大利亚内阁是联邦政府实际上的最高行政机构和决策机构，在法律上未曾规定，根据习惯存在。内阁由总理、副总理和高级部长(阁员部长)组成。 联邦总理虽在宪法中未见规定，但却是联邦政府实际上的首脑。 (1)澳大利亚总理与内阁府 是总理和内阁的办事机构，由总理府和内阁办公部合并而成。 73 1904年政府在外交部第一次设立总理办公室，作为总理的办事机构。随着总理事务的增加，1911年单独设立总理府。1949年工党领袖奇夫利执政时，在总理府设内阁秘书处。1968戈顿任联邦总理时，曾单独设立内阁办公部。1971年，麦克马洪执政，将总理府和内阁办公部合并定名为总理和内阁府。 总理和内阁府的主要职责是: 一是向总理提供政策性建议及管理工作的咨询意见; 二是为内阁及其下设委员会担任秘书性工作; 三是协调政府行政事务; 四是发展与评价政策与方案; 五是与洲政府建立关系，保持联系; 六是负责政府礼宾活动。 (2)澳大利亚总理会议及其秘书工作 澳大利亚总理会议是澳大利亚联邦政府与洲政府间的协调组织之一。 二、加拿大秘书工作 加拿大位于北美洲北半球，现为英联邦内的独立国家。 第二节 西欧富国的秘书工作走在世界前列的原因: (1)这一地区社会化机器生产，资本主义经济发展得比较早较快，成为近现代世界上经济科技文化最发达的国家之一; 74 (2)这一地区诸国长期以来相互联系和交往十分频繁，各国秘书工作理论和实践上交流很多互相促进形成了共同发展; (3)这一地区诸国在政治、经济及管理传统方面有不少相同或相近之处，在秘书工作方面相互借鉴也就十分方便; (4)这一地区诸国在历史上有着诸多的联系和关系，在中世纪贵族官僚秘书性工作、宗教秘书性工作均有着某些共同之处。 一、瑞士秘书工作 1.基本情况:位于中欧南部，主要信奉天主教和基督新教。瑞士采取联邦制 2.政府秘书机构 联邦委员会是瑞士中央政府，瑞士联邦委员会实行集体领导制，即集体议事、集体领导、集体负责。 联邦委员会各部长工作掉换的目的是以组织上保证联邦委员通晓情况，掌握全面，便于集体研究，共同负责。 联邦委员会协调部际合作，各部向联邦委员会通报情况，主要方式: (1)组织部际合作 (2)建立经常性的协调制度 (3)部际咨询 (4)各部互通情报，协调配合。 瑞士联邦办公厅是瑞士联邦委员会的常设办事机构和参谋本部。其主要职责是:协助联邦主席处理政府日常事务;负责联邦委员会与 75 议会的联络;沟通联邦委员会与各部的联系;协调联邦委员会对各级行政机构进行监督。 联邦办公厅主任和部长任期4年，可连选连任。 联邦办公厅下设秘书处、法律处、事务处、新闻处和中央图书馆。 瑞士联邦咨询机构负责向领导机关提供情况、提出建议和分担任务，对政府决策有一定的影响。主要有调研性机构，辅助联邦委员会或联邦各部进行调查研究，提出政策性建议。 (1)经济研究委员会是国民经济部的重要咨询机构; (2)战略决策性咨询机构是由军事部长直接主持的，吸收军界高级首脑参加的有关军事问题的重要咨询机构。 (3)磋商性机构 (4)专题咨询机构 二、奥地利秘书工作 奥地利位于欧洲中部，信奉天主教。 联邦政府实行部长会议合议制与各部部长分工负责制相结合。 奥地利中央政府的秘书机构主要有以下几个部门: 1.奥地利总统办公厅 总统只作为国家的象征，不掌握实权。每届任期6年，只可连选连任1次。 办公厅下设: 秘书处:负责总统办公时的文秘工作; 76 新闻处:沟通总统与议会、联邦政府及其它部门的联系，负责总统对外发布新闻的工作; 副官处:负责总统的礼宾工作，并在外事活动中担任总统的随身副官; 授勋办公室:负责总统授勋的具体事宜。 人事处 财务处 行政办公室 2.奥地利总理府 总理是联邦政府首脑，在联邦政府里处于实际上的领导地位。 总理府的主要任务为部长会议提供服务和协调各部的行政管理。 奥地利部长会议是联邦政府的最高决策机构。形成决议时要遵循协调一致、全体同意的原则。 奥地利总理府下设五个司: (1)总务司:又称一司，负责一般行政事务，协调各部的工作和府内各司的工作; (2)人事司:又称二司，负责除财政部主管范围以外的联邦人事工作，对公务员的录用、考试、编制、培训、进修等具体事务进行管理和领导。 (3)新闻和服务司，又称三司，对外是联邦政府的新闻局，主管新闻的发布;对内为部长会议和由总理担任主席的委员会提供服 77 务，并主管起草有关法律条款，规定国家执法和司法机关最高负责人的薪金和所得税。 (4)经济司，又称四司，负责制订国民经济发展的中长期政策。 (5)条法司，又称五司，起草联邦政府的法律提案，主管宪法法院和行政法院的行政事务，协调各部制订法规的工作。 三、西班牙秘书工作 西班牙位于欧洲西南部伊比利亚半岛上。 于1492年建立了欧洲最早的统一的中央王国。1931年西班牙建立共和国 西班牙、瑞典为君主立宪制政体。 公元5-8世纪，西哥特王朝时期，就有了国王办公厅充当其秘书性机构。 中国造纸术于1150年传入西班牙。 四、荷兰秘书工作 位于欧洲西部 五、瑞典秘书工作 位于欧洲北部斯勘的纳维亚半岛东部。 古斯塔夫一世从立国始，就设立了国王办公厅，为其综合处理日常政务的办公机构。 六、丹麦秘书工作:位于北欧日德兰半岛和丹麦群岛。 七、芬兰秘书工作:位于欧洲北部 自中世纪开始就有了秘书性工作。 78 第三节 东欧国家秘书工作 东欧国家地区的秘书性工作受苏联影响较大。 一、波兰秘书工作:位于欧洲大陆的中部 波兰部长会议办公厅是中央政府的办公机构，下设部长会议主席办公室，副主席办公室、信访局、主席团及其它有关机构等。其基本任务是处理中央政府的日常公务，在办文、办会办事、协调各部门的关系和沟通信息等方面，为中央政府提供综合性辅助和服务。 二、罗马尼亚秘书工作 在罗马尼亚中央政府内，设有秘书处，由一名国务秘书级的秘书长负责，并配有二名副秘书长和其它参事、行政干部等100多人组成。其职能为中央政府起草文件，各理各部委及地方政府呈报的公文，并提出意见供总理及副总理参考，该秘书处是中央政府的重要办事机构。 第十三章 发展中国家秘书工作简介 第一节 亚洲发展中国家秘书工作 一、越南秘书工作:位于亚洲中南半岛东侧 公元1808，统治越南的阮王朝就成立了侍书院、侍翰院、和内翰院等秘书性机构，负责草拟、执行和保管王朝的诏旨等文件。 1830年，阮王朝仿照中国的明王朝和清王朝的制度，把文书房移入内阁。内阁由四曹组成:即尚宝曹、记注曹、图书曹、表薄曹。 79 尚宝曹负责保管国王的印信和各种佩牌，保存文件草稿、加盖印信，把国王收到的官房文件抄送有关官员，把原本文件送表薄再装订和保管; 记注曹负责详细记载国王的活动，登记地方政府的奏折，保管命册以及教育王子的日记等。 图书曹负责抄写国王的诗文，保存同清朝外交关系的有关图书资料等。 表薄曹负责保存朱本及其它文件的副本。 二、菲律宾秘书工作: 菲律宾设有文件管理和档案局，负责制订、完善和协调政府部门的用以规定现行和非现行的文件以及具有历史意义、需永久保存的文件档案措施、政策和法令的国家机构，同时负责对政府职员进行文件档案的训练。 三、马来西亚秘书工作 马来西亚档案规定，国家文件资料只有整理成册(卷)并已保存在档案馆后，才能按照规定的手续向公众提供利用。处在承办过程中的公共文件不向公众开放。馆藏文件的复制和公布必须得到国家档案馆馆长的批准。 四、印度尼西亚秘书工作 印度尼西亚是个历史悠久的千岛之国。 五、印度秘书工作:位于亚洲南部 1.基本情况 80 早在公元7世纪以前，就有了国家秘书性工作。 2.印度国家机关秘书机构 印度中央政府由总统、总理为首的部长会议及各部部长组成。 印度部长会议是联邦最高行政机关。部长会议有总理、内阁部长、国务部长、副部长组成。集体向人民院负责。 (1)印度内阁秘书处:印度内阁的办事机构，负责处理内阁日常行政事务，撰拟和处理文件，筹备内阁会议，协调各部关系，负责内阁与总统及人民院的联系，收集各方面的信息，为总理和内阁成员提供公务服务，是印度内阁的辅助机构。 (2)印度总理办公厅 总理是印度部长会议主席，是联邦政府实际上的最高行政长官。每年任期5年，可以连选连任。 印度总理办公厅是总理的办事机构，直接受总理领导，向总理负责，充当总理全面领导内阁和全国行政事务的参谋助手。总理办公厅为总理开展各项行政活动准备信息资料和可行方案，负责总理与阁员和各部联系，负责总理与总统联系和与人民院本执政党及在野党联系，协调各方面关系，与地方政府沟通情况，与各选区分众联系，为总理施政提供综合服务。 六、巴基斯坦秘书工作 七、斯里兰卡秘书工作:从公元前3世纪就已经是一个独立的王国。 第二节 非洲发展中国家秘书工作 81 一、阿尔及利亚秘书工作:位于非洲西北部 为了有效地行使国家权力，发挥秘书工作的作用，他们对秘书工作极为重视，规定政府、地方机关、团体、国营公司、企业单位、政党和国家组织、都要按国家统一的要求，撰拟，收发和处理文件材料，并将形成的各类文件材料，构成国家全宗，实现了全国范围内文件档案材料的集中统一管理。 二、坦桑尼亚秘书工作 英国殖民政府形成的文件分两类:一是一般文件;二是机密文件。 三、尼日利亚秘书工作:位于非洲大陆西部 第三节 拉丁美洲发展中国家秘书工作 拉丁美洲指美国以南的美洲地区，包括墨西哥、中美地峡、西印度群岛和南美洲四部分。 拉丁美洲国家秘书工作的共同特征是受西班牙或葡萄牙文化影响较深，特别在公文语言、行文模式、文件保管、档案管理等诸方面。 一、阿根廷秘书工作 1.基本情况:位于南美洲东南部，信奉天主教 2.政府秘书机构 总统任期6年，不得连任。 总统是国家元首，政府首脑，行使以下职权:领导政府工作;任免政府各部部长、行政部门官员和职员;每年向议会报告工作，并提请审议有关措施，同时有权要求政府和各部门负责人向它汇报工作; 82 有权为国家法律的实施发布命令、制订规章条例;有权决定征税并依照法律确定税收的投资方向或确定国家的开支预算。 阿根廷总统府的职责是为总统开展各项工作提供服务，是总统的办事机构。内设: 一是计划秘书处，参与制订各部的政策，也是国家在教育、文化、经济、社会、科学、技术以及劳动方面进行国际合作的联络机构，同时还统一领导和管理全国的科学技术工作; 二是秘书处长处:主要负责有关法律技术，公职人员的管理等方面的工作; 三是军事办公室:主要负责总统的警卫和礼宾活动; 四是国家情报秘书处; 五是新闻秘书处; 六是文化秘书处; 阿根廷内政部是联邦政府最要害的部，主要负责协助总统主管国内政治、公共秩序、宪法保障等事务。还主管国家档案，主管全国的重大典礼活动等秘书性工作。 内政部设有3个副国务秘书处: 一是内政副国务秘书处:主要负责有关各省关系及国内安全的所有事务; 二是制度事务副国务秘书处:主要负责有关人口政策的事务，有关国籍、本国人和外国人的权力、义务问题，领导保障宪法权利的机构，主管国家重大典礼和国家档案; 83 三是技术和行政协调副国务秘书处。主要负责平衡和协调部署各机关的活动，集中处理部内的辅助性事务。 外交和宗教部内设:一是外交副国务秘书处，主要任务执行外交政策;二是国际经济关系副国务秘书处，主要任务是协助部长处理外交政策中经济方面的事务;三是技术和行政协调副国务秘书处，主要任务是负责部内各方面的平衡和协调工作以及各辅助性事务。 第十四章 国际秘书租住及国家交往文书 第一节 国际秘书组织 一、 国际职业秘书协会 国际职业秘书协会:是世界上最大的国家和地区交流秘书工作经 验的中心，30多个国家和地区的秘书组织成员汇集及互通信息的 国际性职位组织。 1、 简称PIS; 2、 成立于1942年; 3、 原名美国全国秘书协会，1981年改为“国际职业秘书协 会”。 4、 总部设立于美国密苏里州开普斯城。 二、 美洲秘书协会 1、 是世界上规模最大的国际性秘书团体; 2、 包括美国、加拿大、牙买加和多米尼加等国家的秘书组织; 3、 1981年更名为PSI; 4、 每年召开一次年会; 84 5、 开展全国性的“秘书周”活动; 6、 发行刊物《秘书月刊》，并出版秘书专业的书刊; 7、 举行一年一度的秘书合格考试，测验科目共六项。合格授 予“公认专业秘书”CPS资格证书。所测六个科目为: 1. 事务的环境关系 2. 事务和公共政策 3. 经济和管理 4. 财务分析和事务数学 5. 通讯和政策 6. 办公程序 三、 亚洲秘书协会 1、1974年有菲律宾秘书协会发起; 2、1976年成立 四、欧洲秘书协会 1、欧洲十二国秘书执委1974年组织成立。 第二节 国际组织的秘书机构 一、 联合国秘书处p358 二、 国际刑事警察组织中的秘书机构p359 第三节 国际交往文书 一、 国书 85 1、 是派遣国元首为了派遣或召回大使或公使向接受国元首发 出的正式文件 2、 是一种非常正式的和庄严的外交文件，篇幅不宜太长，内 容也不宜它复杂。 3、 国书的格式一般包括称谓、正文、签署等部分 二、 照会 1、 是国家间外交往来比较常用的一种公文，用作进行交涉时 表明立场、态度或通知事项等。 2、 分正式照会和普通照会，正式照会由外交部长或副部长、 外交代表出面用第一人称行文，并要署名。普通照会的发出照 会的机关出面用滴三人称行文、盖机关印章二不签名。 3、 英文照会由六个部分组成:发文地点日期、称谓、正文、 结束语。署名、收文人姓名地址 三、 护照 1、 是一国外交主管机关发给本国公民出国旅行或在国外距居 留的证件，用以证明其国籍和身份。 2、 一般分为四种:外交护照、公务护照、普通护照、团体护 照 四、 宣言和声明 1、 宣言是用于国家、政府、政党、团体或其领导人宣布政治 纲领或对重大问题表明基本立场和态度，或者规定双方或多方 共同遵守的行为准则，或宣布共同协商一致的若干原则的会议 86 决议的外交文件。 2、 宣言如果是两个或多个国家、政党、政府等共同发表的， 可称“联合宣言”或“共同宣言”。 3、 宣言大部分由标题、称呼、正文、落款四部分组成。 五、 议定书 1、 是在外交活动和国际贸易往来中经常使用的公文体。 2、 一般由标题、正文、各方签署三部分组成。 87