Office 2010基本操作技巧

Office 2010基本操作技巧 技巧18 4种方法启动Office 2010 Office 2010包含Access、Excel、InfoPath Designer、InfoPath Filler、OneNote、Outlook、PowerPoint、Publisher、SharePoint Workspace 和Word等组件它们在启动和退出的操作上基本一致。这里以Word 2010为例来介绍各组件的启动和退出操作。 1 使用“开始”按钮 选择“开始”?“所有程序”命令。 2 创建桌面快捷方式 当需要启动Microsoft Office软件时双击各个组件相对应的桌面快捷方式图标即可快速启动该软件。 如果在安装时没有创建桌面快捷方式可以自行创建其桌面快捷方式图标。 选择“开始”?“所有程序”?Microsoft Office命令。 专专题题二二 OOffffiiccee 22001100基基本本操操作作技技巧巧 Office 2010软件的组件很多其在操作上有一定的相似性。下面将以Word 2010为例简单介绍如何启动和退出Office 2010以及各组件的一些通用操作以便读者更好地认识Office 2010。 内 容 导 航 右击 选择 选择 单击 选择 快速启动和退出Office 2010 新建、打开、保存、打印文档 设置个性化配色 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 和工具栏命令按钮 使用Office 2010的宏和帮助系统 热 点 快 报 OOffffiiccee 22001100办办公公应应用用技技巧巧总总动动员员 3 鼠标右击 在桌面上右击在弹出的快捷菜单中选择需要启动的Office 2010组件可以快速将其打开。 在桌面空白区域单击鼠标右键。 4 打开已创建的Office文档 双击已经创建的Office文档也可以打开Office 2010软件。 技巧19 3种方法退出Office 2010 在学会如何启动Office 2010软件之后还要学会如何退出。退出的方法有以下几种。 单击窗口右上角的关闭按钮。 直接在键盘上按下AltF4组合键。 选 ”?“关闭”命令。 关闭Office 2010软件时如果对文档进行了修改系统将会提择“文件 醒是否保存该文档。在打开的对话框中单击“是”按钮即可保存。 技巧20 新建Office 2010文档 新建文档有直接新建空白文档、使用 模板 个人简介word模板免费下载关于员工迟到处罚通告模板康奈尔office模板下载康奈尔 笔记本 模板 下载软件方案模板免费下载 创建新文档和根据现有内容新建文档3种方式。 1 新建空白文档 在Word 2010中选择“文件”?“新建”命令。 直接单击快速访问工具栏中的新建图标也可以快速新建一个空白文档。 2 使用模板创建新文档 模板是一种由系统提供的或用户创建的特殊文档。通过模板创建的文档具有相同的格式。 在Word 2010中选择“文件”?“新建”命令。 新建文档时在“模板”栏中选择“我的模板”选项便可以使用该模板创建新文档。 双击 选择 选择 选择 单击 选择 单击 专专题题二二 OOffffiiccee 22001100基基本本操操作作技技巧巧 3 根据现有内容新建文档 如果需要新建的文档与之前创建过的文档格式类似可以通过“根据现有内容新建”的方法来创建新文档。 在Word 2010中选择“文件”?“新建”命令。 选择“根据现有内容新建”选项在打开的对话框中选择需要新建的文档单击“新建”按钮。 技巧21 打开Office 2010文档 在Word 2010中打开文档有多种方法下面介绍两种常见的打开文档的方法。 1 通过“打开”对话框打开文档 在“打开”对话框中按住Shift或Ctrl键的同时选择需要打开的文档单击“打开”按钮即可打开一个或多个文档。 在Word 2010中选择“文件”?“打开”命令。 在打开的对话框中选择需要的文档单击“打开”按钮。 2 打开最近使用的文档 在Word 2010中选择“文件”?“最近”命令。 打开文件还有多种方法。双击选中的文件在文件上右击在弹出的快捷菜单中选择打开文件的方式选中文件后在键盘上按下Enter键。 技巧22 保存Office 2010文档 完成某个文档的编辑后需要在Word 2010中将其保存。新建的文档需要指定保存的位置已经保存过的文档有直接保存和另存为两种方式。 1 保存新建文档 第一次保存文档时如果不为文档指定一个文件名Word 2010将会自动以文档中第一行的部分文字作为文件名。 在Word 2010中选择“文件”?“保存”命令。 在打开的对话框中选择保存路径单击“保存”按钮。 保存文件时其保存位置最好选择系统盘C盘之外的盘符。因为系统一旦遭到病毒侵扰或者其他原因导致系统崩溃时保存在系统盘中的资料将很难恢复。 2 另存为文档 在Word 2010中选择“文件”?“另存为”命令可以将保存过的文档另存为一个新的文档。 技巧23 撤销和恢复操作 用户在编辑文档时可能会出现误操作此时可以使用Office 2010提供的撤销功能。 对于撤销后的操作也可以使用恢复功能进行恢复操作。 1 撤销操作 操作出错时单击文档左上角的撤销按钮就可以回到上一步的操作状态。 单击撤销按钮右侧的下拉按钮可以选择具体撤销哪一步操作。 在Word 2010中单击文档左上角的撤销按钮。 选择 单击 选择 OOffffiiccee 22001100办办公公应应用用技技巧巧总总动动员员 2 恢复操作 如果要对撤销的操作进行恢复单击Word 2010文档左上角的恢复按钮即可恢复被撤销的操作。 技巧24 打印Office 2010文档 保存文档除了前面介绍的方法外对文档进行打印输出也是一种行之有效的保存方法。 1 设置打印页面 为了取得最佳打印效果在打印之前一般要根据不同的打印机和实际需要对页面进行 在Word 2010中选择“页面布局”命令。 在“始终在屏幕上显示这些格式标记”设置。 选项组中根据需要选中或取消相应选项的复选框即可对页面进行设置。 2 预览打印效果 在完成页面设置后通过预览的方式可以了解最终的打印效果。拖动显示比例滑动条可以放大或缩小预览图。 在已打开的Word 2010中选择“文件”命令。 3 快速打印文档 完成页面设置并且经过打印预览确定效果满意后就可以打印文档了。 在 ”?“打印”命令。 技巧25 发送Office 2010文档 副本 以电子Word 2010中选择“文件 邮件附件的方式可以发送文档、工作簿或演示文稿的副本。 这里介绍以电子邮件附件的方式发送文档副本的方法。 在Word 2010中选择“文件”命令。 选中 单击 单击 单击 单击 选择 单击 单击 输入 单击 专专题题二二 OOffffiiccee 22001100基基本本操操作作技技巧巧 技巧26 巧改Office 2010组件的配色方案 根据个人喜好可以巧妙更改Office组件的 配色方案使其更具个性化。 在Word 2010中选择“文件”?“选项”命令。 技巧27 为快速访问工具栏添加 命令按钮 默认情况下快速访问工具栏只提供少量的命令按钮根据需要可以自行添加新按钮。 在Word 2010中选择“文件”?“选项”命令。 技巧28 使用Office 2010中的宏 宏就是一串命令和操作的集合。通过宏可以快速且自动地完成操作。 1 录制宏 使用宏时必须先通过宏录制器录制宏然后才能运行宏。 在Word 2010中选择“视图”命令。 效果 单击 选择 输入 单击 单击 单击 选择 单击 单击 单击 单击 选择 单击 选择 效果 OOffffiiccee 22001100办办公公应应用用技技巧巧总总动动员员 选择“开始”命令将所选文字进行倾斜和加下划线处理。 2 运行宏 运行宏的方法有多种。 如果在“录制宏”对话框中已经将宏指定到按钮则单击该按钮就可以运行宏如果将宏指定到键盘只要按下相应的快捷键就可以运行宏。 这里介绍运行宏的一般方法。 选中需要运行宏的文字。 在Word 2010、Excel 2010和PowerPoint 2010中可以选择“视图”?“宏”命令。在Outlook 2010中需要选择“工具”?“宏”命令。 3 编辑宏 根据需要可以对录制好的宏进行编辑。 在Word 2010中选择“视图”?“宏”?“查看宏”命令。 在打开的宏编辑窗口中可以输入VBA语言进行编辑。 单击 选择 输入 单击 单击 单击 选择 单击 效果 选择 单击 单击 单击 选择 选择 专专题题二二 OOffffiiccee 22001100基基本本操操作作技技巧巧 按下AltF11组合键可以快速打开宏编辑窗口。 技巧29 使用Office 2010的帮助 为了能随时帮助用 户解决使用过程中的疑难问题Office 2010提供了完善的帮助系统。 1 使用联机帮助 Office 2010提供了丰富的联机帮助。用户可以在帮助系统中搜索相关主题或者单击帮助系统的目录浏览帮助内容。这里以搜索帮助主题为例。 在Word 2010中单击文档窗口右上角的帮助按钮。 2 使用脱机帮助 用户在联网状态下使用帮助系统Office 2010会自动加载来自Office Online的在线帮助。如果用户在未联网状态可以查看来自本机的脱机帮助。 用户可以在脱机帮助系统中搜索相关主题或者单击帮助系统的目录浏览帮助内容。这里以通过单击帮助目录来浏览帮助内容为例。 在Word 2010中单击文档窗口右上角的帮助按钮。 效果 输入 单击 单击 单击 单击 效果 OOffffiiccee 22001100办办公公应应用用技技巧巧总总动动员员 按下快捷键F1可以快速打开Office 2010的帮助系统。 技巧30 使用密码保护文档 Office 2010提供了完善的密码保护 措施 《全国民用建筑工程设计技术措施》规划•建筑•景观全国民用建筑工程设计技术措施》规划•建筑•景观软件质量保证措施下载工地伤害及预防措施下载关于贯彻落实的具体措施 能够有效保护用户的重要文件不被泄露以及不被他人随意修改。 在Word 2010中选择“文件”?“另存为”命令。 效果 单击 选择 输入 输入 输入 单击 单击 效果 效果 单击