《企业档案管理》

《企业档案管理》 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 2006-08-02 16:47:33 来源: 自考365 网友评论 0 条 进入论坛 绪论 第一章 企业档案 第二章 企业档案工作 第三章 企业文件的形成与归档 第四章 企业档案整理 第五章 企业档案鉴定 第八章 企业档案利用服务 第九章 企业档案统计 第十章 企业特殊载体档案管理 1 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 绪 论 第一节 企业与现代企业制度 1.简:企业的概念: 企业——依法设立的集合生产要素，并在利润动机和承担风险的条件下，为社会提供产品和服务的基本经济单位。 2、简:企业的特征: 作为社会生产的基本单位，企业必须具备个特征: 6 ?直接为社会提供产品或服务 ?企业行为的直接目的是追求利润，即营利性机构 ?必须实行独立核算、自负盈亏 ?拥有经营自主权:产品决定及销售、人事、分配等权 ?是依法纳税单位:纳税是企业与国家之间的唯一关系 ?不能行使非企业的职能:如政府或其他的职能 3、简:企业制度, 企业制度——以产权制度为基础的企业组织制度和企业 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 。由国家特定的法令和条件所规范和约束，是企业处理内外关系的行为准则。 4、论:企业制度的涵义, 企业制度——以产权制度为基础的企业组织制度和企业管理制度。由国家特定的法令和条件所规范和约束的，是企业处理内外关系的行为准则。 主要涵义有3方面: ?从企业的形成历程看，企业制度同企业是相伴而生的。企业作为生产的基本经济组织形式，其产生本身就意味着一种社会生产基本制度的确立， ?从法律的角度看，企业制度属于企业经济形态的法律范畴。主要有三种法律形式:业主制企业、合伙制企业和公司制企业。 ?从社会资源配置方式看，企业制度是相对于市场制度和政府直接管理制度而言的，是被作为这2者之间的一个中间层次引入的。这有利于促使政府对社会资源配置的方式从直接管理转化为间接管理，从而降低配置社会资源的成本。是一种低成本的社会资源配备方式。 5、企业制度的类型可从2个角度划分: 1)企业资产所有者形式; 2)企业组成的方式。 自然人——能独立生活的 2 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 6.选:企业制度按资产所有者形式的不同，可分3种基本类型: 1)个人业主制 2)合伙制 3)公司制 7.简:个人业主制企业: 个人业主制企业是指由个人出资兴办、完全归个人所有和控制的企业，在法律上被称为自然人企业，即个人企业或独资企业。虽数量多，但非现代经济社会的主流企业形式。 合伙制企业:由?2个企业主共同出资、为了利润共同经营、并归若干企业主共同所有(所有股东,)?的企业，也属自然人企业。 8.论:公司制企业: 公司制企业是由许多人集资创办并且组成一个法人的企业形式。在法律上具有独立人格，这是区别于个人业主或合伙制的根本区别。公司制比他们有更多的优势，更适于现代大企业。: 公司制企业的5条优点: ?股东对债务只负有限责任:风险小。 ?公司可以通过发行股票和债券来筹资，因股票易于转让，有利于投资人转移风险; ?发行股票和有限责任制度使得公司具有很强的吸收游资并将其转化为资本的能力，使公司能筹集巨额资本，以发展公司的规模。 ?公司作为独立的法人，寿命不因股东或高级职员的变化而变化，寿命无限; ?公司制易于使企业的所有权和管理权相分离。从而吸引各方面的专家担任企业的经营管理职务，比股东强以适应市场竞争环境。 公司制企业的4点不足: ?创办手续复杂，组建费用较高。 ?为确保所有股东的权利，政府必须对公司制企业进行较多的限制和严格的管理。 ?由于公司要向政府报告经营状况，并需定期公布财务经营状况，以便对其进行监控和调查，所以在特定的情况下，难以对其内部状况进行严格的保密; ?公司制企业须向国家缴纳法人所得税和股东个人所得税。双重课税 9.简:现代企业制度的涵义,P6 现代企业制度是指在现代市场经济条件下，以规范和完善的法人制度为主体，以有限责任制度为核心，以股份有限公司为重点的产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学的一种新型企业制度。 10.简:现代企业制度的特征, 现代企业制度的特征有5点: ?产权关系明确:出资者所有权与法人财产权的分离。 ?保值增值:企业可以根据不同的情况进行经营，以达到保值增值的目的。 ?责权明确:出资者对企业拥有有限权力:资产受益、重大决策、选择经营管理者等3种权力。只承担有限责任。有限责任是现代企业制度的主要特征之一 ?效益特征:市场经济体制下，以提高劳动生产率和经济效益为企业发展的目标。 ?科学和规范的制度:合理、规范的组织制度及先进、科学的管理制度。 3 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 11.我国第一部《公司法》在93年12月通过。 第二节企业档案工作的改革 1.简:企业档案工作改革的原因, ?企业管理上等级:1986年7月，国务院关于企业管理问题的决定中提出“抓管理、上等级、全面提高素质”成为企业的中心任务。 ?企业内部经营机制的改革:从企业实行经营承包责任制，即90年代，国家对部分国营企业试行了租赁制和股份制改革，企业自主权得到不断的扩大，企业市场竞争意识逐步增强。发展方向:公司制、股份制。 ?新技术革命的浪潮。在70年代末以来的新技术革命的浪潮的推动下，企业认识到档案的本质是信息，了解到档案的重要性。 ?《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》的颁布，使企业的档案工作有法可依。对企档工作的改革有重大影响。 ?社会主义市场经济体制的确立和现代企业制度的建立是促使企档工作改革的根本原因。 93年3月，八届人大一次会在京召开，明确了社会主义市场经济体制是我国的基本经济制度，同年十四届三中全会提出了建立适应市场经济要求、产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学的现代企业制度。 2.在《国营企业档案管理暂行规定》中第一次提出企业档案和企档工作的概念。 86年12月国家档案局、计、经、科委联合组织召开了第三次全国科技档案工作会议。通过4个文件:《国营企业档案管理暂行规定》 《科学技术研究档案管理暂行规定》 《基本建设工程项目文件归档范围》 《开发利用科技档案信息资源暂行办法》 3.简:企业档案管理升级工作,P11 根据国务院关于“抓管理、上等级、全面提高企业素质”的统一部署，国家档案局于87至91年在全国范围内开展了企业档案管理升级活动，87年7月颁发《企档管理升级试行办法》 企业档案管理升级工作是以企业科技档案为主体，兼及企业管理、经营、财务、劳动人事等档案管理内容的综合性升级达标活动，目的是通过升级，强化企业档案工作的整体素质，使企业档案工作更有效地服务于企业的发展需求。 4.论:企业管理升级工作的主要成就, 1)强化了企业人员的档案意识，进一步明确了企业档案工作的领导关系，使企业的领导更加重视档案工作，并使之在企业发展规划和企业 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 中占据了一定的位置。 2)实现了企业档案的综合管理。对企业的各种档案资源实行集中统一管理和综合开发利用。 3)加强了企业档案工作的基础建设。 4)企业档案管理人员的素质得到普遍提高。 4 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 5)利用工作有了一定的深度。普遍开展了企业档案的编研工作，各企业档案管理部门还注意了对企业档案利用的反馈信息和利用效果的收集，为不断改善档案管理服务系统创造了条件，并因此相应地提高了档案利用工作的档次。 6)企业档案管理升级活动带动和促进了全国档案管理水平的提高。 总之，全国范围的企业档案管理升级工作积极地配合了国家加强企业管理和提高企业素质的统一部署，全面地增强了企业档案工作的实力，推动了整个国家档案事业的新发展。 选:91年底全国:国家一级档案管理企业649个，2级8191个。 5.论:全国首届企业档案工作会议的主要议题, 国家档案局和经贸委于95年7月在山东胜利油田联合召开了首届全国企业档案工作会议。在总结了我国企业档案工作的发展情况和现状的基础上，重点讨论了5个问题: ?关于企业档案工作管理体制问题 会议认为，当前国家对企业档案工作的管理体制是:企业档案工作在档案行政管理部门的宏观管理下，依靠现有的的企业主管部门，形成档案行政管理部门与企业管理部门密切配合、分级管理与属地管理相结合的管理体制。 ?关于开展企业档案工作目标管理的问题 会议决定，在当前的形势下，国家档案局应在全国开展企业档案工作目标管理活动，其目的是进一步提高企业档案工作的整体素质和水平，更好地为企业服务。 ?关于建设企业档案馆的问题 会议认为，对于企业档案馆的建设，应从建馆的条件和 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 等方面进行调控和引导，鼓励具备条件的企业建立档案馆，控制不具备条件的企业建馆。 ?关于做好档案业务基础工作和积极开发档案信息资源为企业提供利用的问题。 会议确定了企业档案业务基础工作和开发利用工作的内容范围，明确了企业档案工作人员做好这2方面工作的基本要求。 ?关于在新形势下几个值得研究的业务问题 如:企业档案与企业资产的关系; 兼并、破产等企业的档案归属流向; 企业集团和股份制企业档案工作的管理等问题。 简:我国对企业档案管理理论的研究和探索: 5 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 随着企业档案工作改革的不断深化，一些在改革中总结出来的新思想、新经验纷纷涌现。同时，由于企业档案工作的改革与我国现代企业制度的建设同步而行，改革所面临的理论问题与实践问题是同等艰巨而复杂的。我国的档案工作者和档案学者始终密切关注着企业档案工作改革的进程，对改革中遇到的理论问题和实践问题进行了深入的研究，取得了初步研究成果。 80年代中期，部分档案学者针对传统企业档案工作中存在的文书档案和科技档案分别管理的模式与企业在发展中需要综合利用信息资源相矛盾的问题，提出了应将企业中的全部档案视为一个整体，进行综合管理和综合利用的观点。 对企业档案管理理论的探讨，不仅是档案管理理论研究的重大课题，也是企业管理理论研究的一项重要内容:其研究对象不仅是占大多数的工业企业档案，还应包括数量越来越多的商业、金融、建筑、交通、高新技术和服务业等其他类型的企业档案;研究的重点范围应当的公司制企业的档案工作。与此同时，与企业档案管理相关的教学培训工作也相继开展。教学与科研相辅相成，理论成果与实际工作相得益彰，从而推动着我国企业档案工作改革的不断发展。 简:对企业档案管理总结: 我国企业档案工作的改革虽起步较晚，特别是伴随着我国现代企业制度的建设与发展，企业档案工作的改革与企业的改革融为一体，并发挥着重要的基础性作用。国家逐步把企业档案工作纳入法制化的轨道，进一步完善相关的法律法规体系，加强对企业档案工作的法律监控，弱化对企业档案工作的直接行政干预，充分尊重企业的自主权和档案管理特点，形成与社会主义市场经济体制相配套的企业档案管理机制。当然，企业档案工作的改革不可能一帆风顺，当前我国企业档案工作的改革只是个开始。 第三节企档管理学的研究对象、任务与方法 名:企档管理学:是研究企档和企档工作的运动规律及其组织管理的原则与方法的学科。 论:企档管理学的具体研究任务: 针对2个基本研究对象:企档和企档工作，企档管理学的具体研究任务包括7个方面的内容: 1、研究企档的形成过程肪其规律。这是保证企档的质量，实现其科学管理的依据和基础。 2、研究企档的本质属性认识、把握企档概念的内涵的理论依据 3、研究企档主要种类及其构成和特点便于开展针对性的管理工作 4、研究企吉林省功能的运动变化规律档案在各项活动中发挥作用的具体形式和特点…能动寺发挥其功能效用 5、研究企档工作的基本原则和性质确定企档工作在企业活动中的位置、在企业行为中的积极意义 6、研究企档工作的组织与建设企档管理是法定义务。管理模式、组织机构形式、专业培养队伍…与社会外部环境的关系、业务交流 6 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 7、研究企档管理实务具体的工作， 主要包括企档的实体管理和信息管理，这是企档管理学的核心内容，具体的工作任务、要求、管理规则、方法，使之有序、科学化，信息交流的原则、方式、方法 通过对这7项具体研究任务的阐述，可将其总任务归纳职下:以辩证唯物论和历史唯物论为指导，以现代企业制度的基本涵义为基础，运用系统科学和相关学科的有关理论和方法，研究和总结我国企业档案工作的实践经验，参考、借鉴国外企业档案管理的有益经验，阐明企业档案运动和企档工作发展的客观规律，建设有中国特色的企档管理理论，为企档工作实践服务，为企业发展服务。 简:研究企档管理的总任务: 以辩证唯物论和历史唯物论为指导，以现代企业制度的基本涵义为基础，运用系统科学和相关学科的有关理论和方法，研究和总结我国企档工作的实践经验，参考、借鉴国外企档管理的经验，阐明企档运动和企档工作发展的客观规律，建设有中国特色的企档管理理论，为企档工作实践服务，为企业发展服务。 选:企档的本质是一种记录在特定载体之上的企业信息，它是整个档案资源的组成部分，既有一般档案的共同属性，也有区别于其他类型档案的特殊属性。 选:企档产生于企业活动之中，是企业活动的记录。 论:企档管理学的研究方法: 1、开展企档管理学研究，必须以辩证唯物论为指导，坚持理论联系实际的原则。 要善于从各种因素的关联中探讨和总结企档及其管理工作的具体特点和一般规律。 树立实践的观念:必须遵循实践——认识——再实践——再认识的马克思主义的认识路线，理论联系实际。 2、开展企档管理学的研究，要以现代企业活动的实际状况和行为规范为基础和出发点。 企档的科学管理必须以企业活动为依据，以反映企业活动的历史面貌、维护企业的佥权益和满足企业发展的利用需求为准则。 企业各项活动的实际状况及其规律性，既是实现企档科学管理的基本依据，也是进行企档管理学研究的基础和出发点。 现代企业制度的行为规范决定着企档的基本管理方式和工作原则，同样是企档管理学研究的基础和出发点。 3、开展企档管理学研究，应通过比较和试验，借鉴、吸收相关学科的理论与方法。 在企档管理学的研究中采用比较方法，就是要通过对相关学科的理论、技术、思维方法和原则进行比较分析，权衡优劣、取长补短，寻找其融合的切入点，探索其适用的可能性。试验研究法则是在有目的的严格控制的环境中或设定相应条件的环境中诱发研究对象的某些规律性行为，是比较研究的一种递进研究。 7 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 企档管理学具有综合性学科性质，对企档管理学进行深入的研究，就要关于吸收和借鉴多种学科知识。实践 证明，比较法和试验法是吸收和借鉴相关学科知识的有效研究方法。 第一章 企业档案 第一节企业档案的概念 1.与企档相对应的档案门类或与企业档案概念同属于一个分类体系的档案包括: 1)国家机关档案 2)党派团体… 3)事业单位… 4)军队… 5)名人… 名:企业档案:在企业的各项活动中直接形成并保存备查的各种文献载体形式的历史记录。 2.企业档案概念的涵义, 答:把握4要点: 1)企业档案是企业各项活动的历史记录。 ?企档的形成范围是具体的，即在特定的企业活动范围内形成的。 ?企档的内容构成是复杂的，这是由企业类型的多样性和企业活动内容的复杂性所决定的。 ?企档是企业活动的一种历史记录，这说明企档所反映的事物或活动已经完成或千一段落。 2)企业档案是企业活动的直接记录。 企档是在企业各项活动中直接形成的，还是事后回忆或事后编写的。这是企档区别于图书、报刊等其他企业 文献形式的重要特点，也是企档之所以具有凭证、依据等法律证据作用的关键所在。 3)企业档案是保存备查的企业活动的记录。 转化3条件: ?具有保存价值的最基本的转化前提条件; ?履行归档手续; ?相对集中地管理。 4)企业是各种文献载体形式的记录。 8 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 企档不是某一种具体的企业活动记录形式的专称，而是对记载企业活动内容的各种文献载体形式的泛指，是一个总和性概念。 选:转化成档案的3条件: 1)具有保存价值是最基本的转化前提条件; 2)履行归档手续; 3)相对集中地管理。 第二节企业档案的种类及其特点 选:人们往往将现代企业划分为: 1)制造业企业; 2)农业企业; 3)流通企业; 4)金融… 5)建筑安装… 6)交通运输… 7)邮电通讯… 名:制造业企档:在以机器体系作为劳动手段，采掘自然物质资源和对工业品及农产品原料进行加工的各种企业中形成的档案。 1.论:制造业企业档案的特点, 制造业企业档案是指在以机器体系作为劳动手段，采掘自然物质资源和对工业品及农产品原料进行加工的各种企业中形成的档案。 其档案的特点由企业的特点决定: 1)由于制造业企业是以大规模地采用机器或机器体系进行各种产品的生产，因此，在制造业企业档案中，科技档案的数量和作用占有绝对的优势。 2)由于劳动分工愈来愈精细，协作关系也愈来愈复杂和严密，因此，原本用于协调各种关系、明确各种职责的企业文件几乎绝大部分都必须转化成具有法律意义的企业档案，其对于维系企业的正常运行和保护企业的合法权益具有重要作用。 9 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 3)随着生产社会化程度的不断提高，制造业企业与外部有着广泛和密切的联系，从而使制造业企业档案的 成分更加复杂，企业档案的形成呈网状特点。 ?大部分制造业企业既是新技术成果和新管理经验的创造者，又是这些新成果、新经验的最早使用者。因此， 制造业企业档案具有典型意义，作用范围常常超出其形成的范围。 选:农业企业档案的特点: 1)分散性 2)综合性 3)情报性 名:流通企档:在从事商品交换和劳务、信息服务等企业活动中形成的档案。 2.简:商业企业档案的特点, 商业企业档案的主要特点有3个: 1)经营管理性档案是商业企业档案的主体。 2)绝大部分商业企业都拥有一定规模的基建档案和设备档案。 3)在商业企业档案的形成和管理中，时间性特征和项目性特征并存。 名:服务企业档案:在利用一定的设施、工具、信息资源等为社会生产和生活提供劳务、信息服务的企业中 形成的档案。 名:金融企业档案:在专门经营货币和信用业务的企业中所形成的档案。 3.金融企业档案的3特点: 1)档案内容相对单一 2)档案作用具有多功能性 3)档案价值的特殊性 名:交通运输企业档案:在利用运输工具从事运输生产或直接为运输生产服务的企业活动中形成的档案。 4.简:交通运输企业档案的特点, 交通运输企业档案的3特点: 1)档案形成面广。 10 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 2)基建与设备档案的数量较大。 3)档案的作用具有双向性。 名:邮电通讯企业:通过邮政和电信，传递信息、办理通信业务的企业，包括各级邮电总公司、邮电公司、 电信公司、微波总站、线路总站、邮电总站、无线电话公司等。邮电通讯企业档案指在这些企业的活动中形成的 档案。 5.简:邮电通讯企业档案的特点, 邮电通讯企业档案的主要特点有为: 1)文件的日生产量较大，但绝大部分的保存价值却较小 2)设备档案内容复杂而且存址分散 3)相当一部分档案是由多个企业共同形成的 4)档案的作用具有双向性，如发、收报。 6.简:建筑安装企业档案的特点: 建筑安装企业的活动有4个特点: 1)生产的流动性; 2)生产对象的单件性; 3)生产周期的长期性; 4)企业行为的法律制约性。 其档案具有相应的特点: 1)生产技术档案为主体且档案的形成时间较为分散; 2)档案以工程项目成套; 3)最终的生产成果档案即为产品所有者的竣工档案，成果档案具有双重性; 4)由于建筑物、构筑物等主要产品的使用时间较长， 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 类档案一般都具有长远的保存价值。 7.论:企业档案的共性及其意义, 由于行业特点和企业活动性质的不同，决定了不同种类的企业档案各有其特殊性，其特殊性对于企业档案的 管理具有重要的规定作用。 11 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 一般企业档案按所反映的企业活动的职能性质划分为五个基本类: 管理类、 业务类、 财务类、 人事类、 用户类。 1)管理类包括行政管理、物资管理、生活管理等企业活动内容; 2)业务类一般视具体情况而定: ?生产型企业多为科技生产活动和经营活动等 ?非生产型企业则专指以主要业务内容为中心的经营活动，主要 档案为经营管理性档案3)财会类和人事类档案则在各类企业中都有形成 4)用户类档案是由企业的服务性质决定产生的，也普遍存在于各种企业之中。 以上企业档案的共性，为研究企业档案的一般性管理理论与管理方法提供了可能性。有利于各企业之间既要针对自身的档案特点开展管理工作，又要善于吸取其他企业档案管理的好经验、好方法，开展不同企业档案管理的业务交流，同时也为国家档案行政管理机关依法对企业档案工作进行监督管理，确定管理的深度和广度提供必要的依据来源。 第三节企业档案的功能及其运动规律 1.企业档案的4个功能: 1)记录企业历史 2)著录企业资产 3)维系企业的正常运转 4)保护企业的合法权益 2.论:企业档案著录企业资产的功能, 企业资产是指企业拥有或控制的可用货币计量，能为企业获得效益的经济资源，包括有形实物资产和无形知识、权利资产等两大类。 企业档案与企业资产之间存在着一个基本的关系，即所有的企业资产都能够也必须著录在企业档案之中，企业档案是企业资产评估的必要媒介。其评估则只有通过核查企业档案的相关记录才能得以确认。企业档案这种著录企业资产的功能是其他任何企业资源所不能替代的。 12 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 企业的正常运转是通过人流、物流和信息流这三种要素的动态组合来维系的。 按照信息理论的说法，企业和各项活动是信源，企业的进一步活动是信宿，企业档案的保存，实质上就是企业信息传递的延迟。 3.企业档案功能的运动变化规律主要为: 1)企业档案功能范围的扩展律 2)企业档案功能时效性的递减律 3)企业档案功能发挥的权变律 企档功能运动变化规律的存在，说明了企档功能的最大化是必须通过完整、准确地保存企档来实现的，这种保存是长期的甚至是永久的。 简:企业档案功能范围的扩展律 1)企档的功能由企业内部向企业外部扩展。现代企业制度下的企业是独立的法人实体，企业档案被视为是企业内部的信息资源，企业档案各项功能的发挥首先着眼于企业内部各项活动的利用需求及其满足。另一方面企档也记录了社会的经济发展史，从而实现了企业档案记录历史功能的最大范围扩展。 2)企档的功能的单一性向多元性扩展。著录企业资产、维系企业的正常运转和保护企业的佥权益等其他企业档案功能则是由这个基本功能扩展出来的。一方面企业档案的功能可随着企业活动对档案不同需求的出现和企业对档案作用认识的不断深化而扩展;另一方面，同一种企档具有满足不同利用需求的可能性。 简:企业档案功能时效性的递减律 企档及时有效地满足企业的现实性需求即为企档功能的时效性。它的时效性也表明某些企档特定的时间范围内由于保存着与企业现实利益相关的内容而具有机密性。从企档的生命周期来看，企档功能的时效性随着时间的推移呈递减运动规律。 简:企业档案功能发挥的权变律 权变理论是现代管理学的一个基本理论，它指在管理活动中不存在一个适用于各种情况的固定模式，即任何管理模式均需要视具体情况而定。权变理论的动态性内涵恰好可以用来诠释企档功能发挥的不确定性。企档及其管理工作水平是影响企档功能改变的内在权变因素，其他则为外在权变因素。内在权变因素则决定着企档功能的能否发挥和怎样发挥。 企业档案功能运动变化规律的存在说明了企业档案功能的最大化是必须通过完整、准确地保存企业档案来实现的，这种保存是长期的甚至是永久的。 第二章 企业档案工作 第一节企业档案工作的内容与任务 13 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 选:企业档案业务管理工作带有业务性、微观性的特点。 简:企业档案业务管理工作的内容, 企业档案业务管理工作带有业务性、微观性的特点。主要内容有7项: 1、对企业文件工作的协助、监督与指导。 2、企业档案的整理。 3、企业档案的鉴定。 4、企业档案的检索。 5、企业档案的编研。 6、企业档案的提供服务。 7、企业档案的统计。 选:企业档案行政管理工作带有政策性、综合性的特点。 选:企业行政管理的工作内容主要包括5项: 1、统筹规划; 2、组织协调; 3、统一制度; 4、实施监督; 5、业务指导。 简:企业档案工作的基本任务 认真贯彻《档案法》和有关企业档案工作的政策、法规和标准，科学地管理企业档案，积极地开发企业档案信息 资源，及时、准确地提供企业档案，为企业的现实工作和长远发展服务，为党和国家的各项工作服务。 简:完成企业档案工作基本任务的条件 1、建立、健全符合实际情况的行之有效的企业档案工作管理体制; 14 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 2、设置相应的企业档案机构; 3、建设企业档案工作队伍; 4、制定规章制度、标准与规范; 5、抓好各项业务建设工作; 6、配备必要的物质条件。完善的库房、设备及装具，提供比较充足的档案工作经费。 选:完成企业档案工作基本任务的5种手段: 1、行政手段; 2、法律手段; 3、经济手段; 4、宣传教育手段; 5、指导咨询手段。 第二节企业档案工作的性质的原则 选:企业档案工作的性质是 1、管理性 2、服务性 3、保密性 简:企业档案工作的管理性: 企业档案工作是企业管理的重要组成部分，具有管理性质。这种管理是现代意义上的或科学意义上的，不是简单 地指把企业的档案保管起来。企业档案工作主要属于管理活动的范畴。 企业管理又是一个复杂的系统，可分2类: 1、职能性管理; 2、基础性管理或企业管理基础工作。 企业档案工作是企业管理基础工作之一。作为企业管理的一部分，企业档案工作应充分地行使管理职能，直接参 15 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 与到企业各项管理工作之中。 简:企业档案工作的服务性: 1、企业档案工作从属于和服务于企业的生产经营和各项管理工作，具有服务性质。其本质是为企业的各项工作提供信息保障的服务。 2、从发挥作用的方式看，企业档案工作具有服务性。现在企业档案工作对知识成果和物质财富的创造往往带有间接性的特征，这种创造是寓于服务之中的。 3、从企业管理系统的结构看，企业档案工作具有服务性，使现在企业档案工作所参与的管理往往带有基础性、条件性的特征，这种管理是寓于服务之中的。 4、服务性揭示和体现了企业档案工作的基本方向和根本目的。 简:企业档案工作的保密性: 企业档案工作承担着严守企业秘密和国家机密的重要职责，具有保密性。企业档案的内容在不同程度上涉及的秘密事项比较复杂。对企业档案进行保密，既是为了维护国家的尊严和利益，也是为了保障企业自身的经济利益和合法权益。 在企业档案工作中，要始终注意正确处理保密性与利用目的的辩证关系。 简:企业档案工作的基本原则 企业档案工作基本原则的内容有3: 1、统一领导，分级管理。 2、维护企业档案的完整与安全。 3、便于企业和社会对企业档案的有效利用。 简:分析企业档案工作基本原则的内在关系 1、统一领导、分级管理是企业档案工作的组织原则，它决定了企业档案工作的具体组织管理形式。 2、维护企业档案的完整与安全是企业档案工作的基本要求，它反映了企业档案管理的质量标准。 3、便于企业和社会对企业档案的有效利用是企业档案工作的根本目标，它体现了企业档案工作的服务性质。 企业档案工作基本原则的内容，贯穿着一个核心——集中统一管理的思想。具有指导意义，维护档案的完整与安全是该原则的基础，它决定着档案有效利用的状况，实现档案有效利用是该原则的最终体现形式，是该原则内容的集中体现。 16 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 第三节企业档案工作管理体制 名:企业档案工作的宏观管理体制:国家对企业档案工作进行管理的行政体制，包括管理国家企业档案事务的行政机构的设置、职能分工、运行方式等方面的内容。它是整个国家行政体制的一个必要组成部分。 企业档案工作的微观管理体制:企业对其本身的档案工作进行管理的内部体制，包括企业档案工作的领导关系、企业档案工作机构的设置及其职责、企业档案工作人员的配备等方面的内容。 论:企业在档案工作建设和发展的职责, 企业在档案建设和发展负有以下职责: 1、把企业档案工作列入本企业发展规划和计划之中，统一组织制定本企业的档案工作发展规划和计划。 2、根据本企业发展的需要设置适宜的企业档案工作机构，建立、健全本企业内部的档案工作网络，配备精干高效、结构合理的企业档案工作队伍。 3、确定分管本企业档案工作的企业负责人，并明确其职责; 4、大力推进企业档案工作的制度化、规范化，认真组织对本企业档案工作的基本规章制度的审查和批准。 5、为本企业档案工作的正常运转提供物质基础，保证企业档案工作所必需的经费和库房、设备等基本条件。 选:我国企业档案综合管理的思想是85年提出来的。 简:企业档案综合管理的涵义 企业档案综合管理，从总体上讲，是指按照企业档案工作的集中统一管理原则，将一个企业形成的各种门类、各种形式的档案材料由专门设立的综合档案工作机构进行统一的归档保存、分类整理和开发利用。 具体包括以下3个方面的涵义: 1)在企业内部企业档案工作要实行归口管理，由专门设立的综合性的档案工作机构来对本企业的档案工作进行整体控制。 2)在本企业的档案工作中要统一制定规章制度。 3)在企业档案工作中，要牢固树立整体观念，把各种门类、各种形式的档案作为一个有机整体来看待和管理，在利用工作中要强调企业档案信息资源的全面开发和综合利用，发挥企业档案整体的功能和作用。 简:企业档案综合管理的实质 企业档案综合管理的实质就是:应用系统论的综合方法，揭示企业各种门类、各种形式的档案材料的共同属性和 17 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 内在联系，从而在企业档案工作中建立起全方位收集、统一分类整理和系统开发利用的工作方法与工作体系。 简:企业档案综合管理的优越性: 1、实行企业档案综合管理，有利于企业档案工作机构的稳定。 2、有利于企业档案工作职能的发挥。 3、有利于企业档案工作所需人力、物力和财力的保障。 4、有利于企业档案工作业务的开展。 第四节企业档案工作机构与企业档案工作者 简:企业档案工作机构的职责: 1、贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全本企业档案工作的各项规章制度; 2、负责统一管理本企业的档案和档案工作; 3、对本企业下属二级单位的档案工作进行监督和指导; 4、对本企业各业务职能部门文件材料的形成、积累和整理归档工作进行指导。 简:企业档案工作机构的设置原则 1.企业自身依法设立、自主决定的原则。 2.与企业和企业档案工作的现状与发展相适应的原则。 3.保证企业档案完整、安全和有效利用的原则。 4.节约档案管理成本的原则。 选:综合型企业档案工作机构可分: 1、档案处; 2、档案科; 3、档案馆; 4、档案室; 18 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 5、档案资料信息中心。 选:一个企业一般只需要采用其中的一种具体类型。 选:负责管理企业产品、基建、设备等方面档案的“科技档案室”，属于企业档案工作机构类型中的分立型企业档案工作机构 选:我国最早的企业档案馆是在60年代初成立的。 简:建设企业档案馆的必要性: 1、对企业的生产经营和长远发展比较有利。 2、给企业档案找到了最适当的归宿。 3、可以解决企业下属二级单位档案的集中管理问题。 简:企业档案馆的涵义性质: 企业档案馆是收藏和管理本企业的档案，并主要为本企业服务的档案馆。企业档案馆是档案馆的一种类型，具有档案馆的一般属性;企业档案馆在保管范围上与综合档案馆、专业档案馆有所不同，收藏和管理的是本企业的档案;企业档案馆在服务的方向和范围上主要是面向企业内部，同时又要在一定程度上向社会开放。 企业档案馆是保存企业档案的基地，是集中管理企业各类档案的业务机构，是企业档案信息存贮和开发利用的中心。 简:企业档案馆的特点: 特点表现为馆、室、处三位一体，一个机构，多种职能: 1、集中管理企业档案史料和开放与服务的职能，即档案馆的职能; 2、参与企业文件工作的管理，即档案室的职能。 简:企业档案馆的设置模式 企业档案馆的设置模式，主要涉及两个问题，一是馆级设置模式;二是内部机构设置模式。 1、馆级设置:关系到企业档案部门职能、作用的行使和发挥，关系到企业档案馆的地位，其核心问题是如何体现企业档案工作机构的行政管理职能，目前，在馆级设置上大体有三种模式: 1)馆、处合一:一套机构，两块牌子。 2)有馆无处:一套机构，两种职能。 19 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 3)处下设馆:把档案馆作为档案处下的科级单位，与档案处的其他科室平级。 2、企业档案馆的内部机构设置 关系到企业档案工作自身的运行方式和对外的联系方式，关系到对企业档案工作者业务素质的不同要求。主要有三种模式: 1)纵向制，即分别针对不同的档案大类，按照档案工作业务环节的纵向关系来设置内部机构。 2)横向制，即针对全部馆藏，按照档案工作业务环节的横向关系来设置内部机构。 3)纵向与横向结合制。即根据本企业的具体情况和某些业务环节的特殊要求，把纵向制和横向制结合起来设置内部机构。 简:企业档案馆的建立条件, 1、规模为国家统一标准确定的大型以上的企业和企业集团要设馆。 2、企业内部职能部门较多(15个以上)，下属单位较多(10个以上)应设馆。 3、企业本身的历史较长(建立25年以上)，形成的档案资料数量在3万卷、册以上(或排架长度600米以上)的企业。 根据有关规定，一个企业只要符合上述建馆条件中的任何一条，即允许建馆。 简:企业档案馆的申报登记 原则上按企业的隶属关系进行。国家计划单列企业、国家企业集团向国家档案局申报核准;部属企业向国务院专业主管部门申报登记后，报国家档案局核准;地方企业向所在省级档案局申报登记后，报国家档案局核准。 企业档案馆合并或更名时，应按程序重新申报登记。 简:企业档案工作队伍建设的主要内容 1、企业档案工作者群体结构的合理配备; 2、选好企业档案工作机构的负责人; 3、保持企业档案工作队伍的相对稳定; 4、加强对企业档案工作者的继续教育。 20 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 第三章 企业文件的形成与归档 名或简:企业文件:在企业生产建设、经营管理等各项活动中，按一定的程序和要求形成的原始记录。企业文件也是一个综合性的概念，它是企业一切科技、生产和管理实践活动形成的各种形式的原始记录，不是某一类企业文件的专指称谓。 选:企业文件管理工作包括企业文件的形成、积累、整理、归档等4方面的内容。 第一节企业文件的形成 简:企业创立时期文件的形成 企业的创立，就是通过法定的程序，组成一个具有独立主体地位的经济实体，并在该实体内部根据特定的需要，设置一整套组织管理系统，使其按既定的目标运行;一般而言，企业的设立主要包括筹备和申请登记两个阶段。 在企业创立时期主要形成的文件有: 1、创办机会的选择及其可行性研究过程中形成的文件。 2、企业章程及有关部门的批准文件。 3、企业基本建设活动中形成的文件。 4、注册申请报告、企业资信证明、营业执照。 5、人事材料。 6、财务和会计文件，主要是企业资金筹措过程和结果的记录文件，如借贷合同、募股申请文件、股东出资证明书、资产评估报告、财务审计报告、验资报告等。 7、企业成立文件。 8、商标注册文件。 9、其他一些原始材料。 简:企业调整阶段形成的文件 1.企业合并、分立时期形成的文件 合并是指两个或两个以上的企业，依照法律规定、行政命令或合同的约定，经过一定的法律程序，变为一个企业法人的行为。 一般的合并程序及其产生的文件包括: 21 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 1)调查论证 2)报批审查 3)清产核资 4)通知及公告 5)法律公证 6)工商变更登记 企业分立是指一个企业法人依据法律规定或企业自行决策，经过一定的法律程序，分解为两上或两个以上的企业法人的行为。 2、企业整顿时期形成的文件 整顿是指企业因经营管理不善造成亏损，不能清偿到期债务时，为维持社会经济秩序，恢复企业生计，调整企业债务，改善企业经营管理的秩序，恢复正常的企业行为而采取的具体措施。 整顿中形成的文件有: 1)申请整顿 2)整顿方案 3)形成审议书 4)法院的裁定材料 5)整顿方案的实施文件 6)终止整顿程序的文件 简:企业破产文件的形成, 破产是指企业债务人不能清偿到期债务时，为保护多数债权人的利益，处理债务人而进行的一种诉讼程序。 破产过程中形成的文件有: 1、向债务人所在地法院提出破产申请 2、债权人向法院申报债权期满后，陆续召开若干次债权人会议。会议主要负责审查有关的债权记录和证明材料; 22 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 这一阶段形成的主要文件有:债权记录和证明材料、和解协议(未申请整顿的企业不产生该文件)、破产财产处理与分配方案、历次债权人会议文件等。 3、法院宣告破产的发布公告 4、法院指定组成清算组，进行破产清算 5、企业破产分配方案及其形成的一系列原始记录。 第二节企业文件形成工作的管理 简:企业文件形成的特点, 1、与企业各项活动同步进行。如针对科技文件的形成与企业科技、生产活动同步进行的特点，实行“4同步”的管理措施。 2、来源分散，种类、类型呈多样化趋势发展 3、不同种类的企业文件形成规律不同 4、标准化程度日益提高 简:4同步: 企业下达科技、生产计划与提出科技文件的形成、积累、整理、归档要求同步，检查科技、生产活动计划与检查文件的形成、积累情况同步，鉴定、验收科技、生产成果与鉴定、验收文件是否完整、准确、系统，是否符合归档要求同步;上级登记科技成果及成果申报获奖、科技人员提职考核与档案部门出具归档情况证明材料同步。 选:企业档案部门对企业文件形成工作进行协助、指导和监督的对象主要有3个: 1、企业文件标准执行情况; 2、企业文件形成与积累过程 3、企业科技文件的编号、更改、复制与发放。 选:同企业文件形成直接相关的标准有4个: 1、制图标准 2、关于机械产品文件的若干标准 3、公文行文标准 23 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 4、关于特殊载体材料的标准 选:对编制文件过程中执行标准情况进行审查和管理，这是企业标准管理部门的职责: 选:对企业文件形成、积累过程的协助、指导与监督，是企业企业档案部门的职责。 简:对企业文件形成、积累过程的协助、指导与监督 1、以企业各项工作程序和有关规章、制度为依据，监督、指导企业文件的形成、积累工作。 2、根据企业生产经营活动的性质和具体任务，协助、指导企业文件的形成、积累工作。 3、根据企业不同种类文件的形成特点，监督、指导企业文件的形成、积累工作。 4、抓住薄弱环节和难于形成的文件，协助做好企业文件形成、积累工作。 5、实行“3纳入”，将企业文件的形成和积累纳入企业管理制度。 6、恰当运用经济手段，加强对企业文件形成和积累的监督和指导。 “三纳入”:把企业文件的收集和归档纳入企业各项管理程序，纳入企业各项活动的工作计划，纳入有关部门职责 范围和有关人员的岗位责任制“ 第三节企业文件立卷 企业文件立卷:将企业文件系统整理，组成案卷并对案卷内文件进行排序的过程，实质上是一项把零散、无序的 文件进行有序化组织的工作。 简:企业文件立卷的要求: 案卷是一组具有有机联系、价值与密级相同的企业文件的最小集合体。组织企业文件案卷的要求: 1、企业文件的案卷必须方便保管和利用; 2、案卷必须符合一定的质量要求: 1)必须是一组具有有机联系的企业文件; 2)卷内文件数量适度; 3)卷内文件的保存价值与密级应基本一致; 4)案卷外形力求规范、整齐、美观、实用。 24 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 3、必须按照企业各种文件不同的形成规律，分别利用科学合理的立卷方法，及时组强案卷。 选:案卷的本质特征是有机联系。 简:确定经营管理文件的案卷 单元 初级会计实务单元训练题天津单元检测卷六年级下册数学单元教学设计框架单元教学设计的基本步骤主题单元教学设计 的方法, 1、按问题确定案卷单元。就是把反映同一问题或同一件事物的相关文件组成案卷，通常采用一事一卷、一事数卷、同事一卷等方法。 2、按作者确定案卷单元。就是将同一作者形成的文件组成案卷。 3、按时间确定案卷单元。就是将同一时间范围内形成的或内容针对同一时间的文件组成案卷。这种方法，适用于时间性强的文件，如计划、总结、统计材料等。 4、按名称确定案卷单元。就是把文件种类名称相同的文件组成案卷。这种方法，多应用于一些综合性文件，如综合性工作计划、总结报告、工作简报、会议记录等。 5、按地区确定案卷单元。就是把内容涉及同一地区的文件集中组卷。 确定科技文件案卷单元时应注意3点: 1、当机电基型产品发展成系列产品或变型产品时，相互之间的文件，特别是图样，会有重复的现象。 2、当产品、设备(非标准)和工程设计采用标准图、通用图和借用图时，不必复制这些图纸与新形成的文件一起立卷，只需在文件目录中注明这些图纸的名称、图号即可。 3、当产品、设备革新、改造，工程、设备使用、维修、改扩建时，新形成的文件应单独立卷，不必将原来相应的案卷拆重组，既减少劳动量，也能反映企业生产、技术发展的历史过程。 简:确定会计文件案卷单元的方法, 1、会计凭证，一般由经办会计将当月凭证按形成时间先后分别装订成册，案卷的厚度不超过3cm; 2、会计账本，基本上是一账一卷; 3、会计报表，年报、季报、月报分别组卷。 选:对于卷内文件，不需重新编页号的是成套图样、计算书 选:不属于卷内文件目录应当包括的内容有:密级、保管期限 选:备考表的主要内容包括: 立卷人; 25 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 检查人; 立卷时间; 案卷情况说明。 选:案卷题名是封面的核心内容，处于封面的中心突出位置。 简:什么是案卷, 案卷是一组具有有机联系、价值相同、密级相同的企业文件的最小集合体;按照国家有关规定的要求，组织企业文件的案卷是企业各职能部门的本职工作，企业档案工作者对这项工作负有协助、指导和监督的职责。 简:案卷必须符合一定的质量要求, 答:(1)案卷必须是一组具有有机联系的企业文件，而不是内容毫不相关的一堆文件的随意组合。 (2)案卷内企业文件的数量要适度。 (3)案卷内企业文件的保存价值和密级应基本一致。 (4)案卷外形应烽求规范、整齐、美观、实用。 简:确定科技文件案卷单元的方法, 1、按结构组卷。这种方法主要适用于机械产品和设备科技文件，特别是图样部分。 2、按子项组卷。这种方法，主要适用于基本建设工作文件。 3、按工序或阶段确定案卷单元。就是按相同的生产工艺过程或同一工作阶段进行组卷。 4、按专业组卷。就是按文件内容所反映的专业性质进行组卷。 确定科技文件案卷单元时，应处理好以下几个问题: (1)当机电基型产品发展成系列产品或变型产品时，相互之间的文件，应以基型产品为基础，保证其齐全成套;其他产品的文件，一般只保存本身专用的部分。 (2)当产品、设备(非标准)和工程设计采用标准图、通用图和借用图时，不必复制这些图纸与新形成的文件一起立卷。 (3)当产品、设备革新、改造，工程、设备使用、维修、改扩建时，新形成的文件应单独立卷。 26 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 简:案卷编目的涵义和内容 划分案卷的范围并予以排序之后，须以案卷为对象，通过一定的形式固定案卷整理的成果，揭示卷内文件的内容和成份。主要的内容有:编页号，编制卷内目录，填写备考表，填写案卷封面和脊背标签等，最终组成案卷。 1、编页号:若一卷文件形成时已编有页号，不必另行编制，如成套图样、计算书等。 2、编制卷内文件目录:项目有:每份文件的排列序号、题名、编号、责任者、编制日期、所在页号和备注等。 3、备考表:主要内容:案卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。 4、案卷封面和脊背标签，最终组成案卷:案卷题名是封面的核心内容。 第四节企来文件归档制度 选:归档是企业文件形成部门的职责，收集是企业档案部门的职责。 简:制定企业文件归档制度的要求, 答:1)符合国家有关法律法规的规定，同时具有一定的灵活性; 2)符合企业生产经营活动及其形成文件的实际; 3)与企业各项管理制度相衔接; 4)制度的条文必须明确、可操作性强。 选:企业文件的归档制度包括5项内容: 1、归档范围; 2、归档时间; 3、归档份数; 4、归档要求; 5、归档手续。 简:确定企业文件归档范围的基本方法, 答:1、研究和分析企业生产经营的范围和性质，从而掌握企业所形成文件的种类和成分，确定归档范围中应该包括哪些方面的文件; 27 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 2、掌握企业基本职能活动的内容和范围，把在这些活动中形成的文件作为归档范围的主体。 3、针对不同种类企业文件的形成特点和利用价值，分门别类地确定不同文件的归档范围。 4、站在历史的高度，确定企业文件的归档范围。 论:归档时间,(多选) 答:归档时间，是指应当归档的企业文件向档案部门移交的时间。正确规定归档时间，对维护企业文件的完整与 安全，确保有关职能部门和档案部门的日常工作秩序，都有实际意义。 1、管理文件:一般在形成和第二年上半年内向档案部门移交归档。 2、科技文件:根据形成的具体情况可按: 1)按项目结束时间归档; 2)按工作阶段归档; 3)按子项结束时间归档 4)按年度归档; 5)随时归档。 3、会计文件:在会计年度终了后，暂由企业财务会计部门保管一年，期满后移交给档案部门保管。 4、人事文件:一般应在办理完毕后的10天或半个月内向档案部门归档。 简:归档要求: 1、归档工作由企业各职能部门承担，企业档案部门要对归档工作进行协助、指导和监督。 2、归档文件要选用优质的制成材料。 3、归档文件须经系统整理。 4、对科技文件的归档，实行科技文件归档审批表制度。 第五节企业档案部门的接收归档及相关问题 简:企业档案的收集渠道: 1、本企业业务职能部门移交文件归档; 28 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 2、外单位转让或移交; 3、企业人员非职务活动中形成档案的寄存、捐赠或转让; 4、面向社会收集、征集相关材料。 选:目前，企业文件进馆工作有2方面内容: 1、企业文件现行期满，经系统整理后移交给企业档案馆; 2、企业档案馆(室)依法向国家有关档案馆移交有关档案。 简:企业档案进馆工作的要求: 1、以国家现有的政策、法律、法规为准绳，谋求企业档案信息资源整体效益的最佳化。 2、采取多种措施，实现对企业档案信息资源的控制。 3、明确进馆范围、进馆档案的质量要求和进馆手续，保证企业档案顺利进馆。 论:企业向国家有关档案馆移交档案的范围, 答:1、在大中城市规划区内进行建设的企业，按《城市建设档案归属与流向暂行规定》向城建档案馆移交有关档案。 2、处于资产和产权变动中的企业，按照或参考1998年3月5日国家档案局颁发的《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》，向有关的档案馆移交。 移交的档案包括两个方面: (1)企业资产与产权变动档案，主要包括党群档案、行政管理档案、生产技术管理档案和经营管理档案，这部分档案可移交给专业部门的档案馆，或寄存所在地的综合性档案馆; (2)企业资产与产权变动过程中形成的档案，包括向有关机关或单位的申请、请示及其批准、批复文件，终止财务决算报告及编制说明、财务清理报告、财产处置结果报告，以及协议书、合同等，这部分档案可向专业部门的档案馆(或上级主管单位其他形式的档案部门)移交，也可向本单位档案馆移交。 简:企业集团档案馆的进馆范围 答:1、集团总部形成的文件。 2、核心企业形成的文件。以上两部分是企业档案馆最主要的来源。 29 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 3、其他成员企业形成的重要档案。 4、从外单位、个人等处收集来的对集团有重要参考价值的资料。 简:企业资产产权变动过程中档案的归属与流向 1、随实物走:适用于记载和反映有实体形态的科技对象的、并具一定的经济价值的档案，如设备仪器、基建档案。 2、收进(寄存)所在地的国家档案馆。适用于经济价值不大但具有重要历史查考价值的档案，特别是在地区范围内有代表意义的企业的档案。包括其党政群工作档案、行政管理档案等。 3、收进专业主管部门。适用于一些对本部门有查考价值的档案，如生产技术管理、经营管理、会计档案等。 4、其他走向。如:破产企业的人事档案可转交劳动局或人才交流中心;未有买主的设备、产品、建筑的档案材料可存放在产权交易中心等。 第四章 企业档案整理 第一节企业档案全宗的划分 简:企业是否成为一个立档单位的条件, 答:立档单位，又称全宗构成者，是指具有社会独立性的可以形成全宗的组织或个人。立档单位的构成条件一般包括: 1、可以独立行使职权，能以自己的名义单独对外行文; 2、是一个预算会计单位或独立的经济核算单位，可以自己编造预算或财务计划; 3、设有管理人事的机构和人员，并有一定的人事任免权。 具体对企业来说，能否成为一个立档单位，主要应看这个企业: 1、是否取得法人资格; 2、是否属于独立经营的经济核算实体。 企业法人的条件包括: (1)有完备的开业批准手续，在工商行政管理部门注册登记; (2)拥有相应的固定资产和流动资金。 30 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 (3)在银行开设有账户，实行独立经济核算。 (4)有基本的生产经营自主权，有权处理自身的债权、债务，能对国家和其他经济组织承担经济责任。 论:改革开放以来企业档案全宗的划分, 答:十一届三中全会以来，随着改革开放的逐步的深入，我国的经济体制发生了重大的变化，以公有制为主体、多种经济成分共同发展的格局已经形成。在这一变革中，立档单位在组织形式、管理职能等方面都出现了不同程度的变化，企业档案全宗的划分面临着新的问题，主要存在5种情况: (1)在企业兼并中，如果甲公司被并入乙公司，那么甲公司在新的阶段不再成为立档单位，其原有档案仍作为一个全宗保留;乙公司则继续作为立档单位，其档案全宗可在兼并前后保持不变，仍属同一个全宗。 (2)如果甲、乙两公司合并，成立丙公司，那么甲公司和乙公司在新的阶段都不再成为立档单位，其原有档案仍分别作为单独的全宗保留;丙公司则成为新的立档单位，建立新的全宗。 (3)在松散型的企业集团中，集团内各企业保持着独立的法人地位，所以其档案仍按所属企业来建立全宗。集团内有多少个具有法人资格的企业，就有多少个立档单位，就建立多少个全宗。 (4)在紧密型的企业集团中，如果仅有企业集团本身具备独立法人地位，就只构成一个立档单位，其档案就只形成一个全宗。如果集团内各成员单位还同时保留着原来的法人地位，则各个成员单位仍属于立档单位，其档案仍各自构成全宗。 (5)企业更换名称、变动领导关系、迁移地址、暂时停止生产经营活动、调整生产经营范围等情况，均属于非根本性的变动，所以不能构成新的立档单位，其档案仍应属于原来的同一个全宗。 第二节企业档案分类 简:企业档案分类的性质: 档案分类有2种情况: 1、档案信息的分类，又称检索分类:以档案所记录的信息为对象，目的是解决档案信息资源共享中的检索查询问题; 2、档案实体的分类，又称馆藏分类:以档案实体为对象，目的是解决档案实体在档案馆(室)中的秩序和位置问题。 企业档案分类，一般主要属于实体的分类。国家档案局91年7月颁发的《工业企业档案分类试行规则》，主要用来指导各类工业企业档案实体的分类整理和排架管理。 选:企业档案分类的过程:在一般情况下，人们研究、讨论企业档案分类问题，重点是围绕编制企业档案分类方案来进行的。 31 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 简:企业档案分类的原则, 答:(1)以企业的全部档案为对象; (2)依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点; (3)保持企业档案之间的有机联系; (4)便于企业档案的科学管理与开发利用。 简:企业档案分类的要求: 应具有较强的政策性、科学性和适用性。 1、企业档案分类的思想性: 1)以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导。 2)符合国家有关档案工作的法律、法规、政策和标准。 3)从实际出发。 4)反映新时期以来企业的工作职能和运行机制的新情况、新变化。 2企业档案分类的科学性 1)企业档案分类要遵循一定的逻辑规则。 2)能包容企业档案的实际内容。 3)保持相对的稳定。 3企业档案分类的适用性 1)符合特定企业的性质和特点。 2)留有一定的余地和弹性。 3)力求简单明了，易懂好记，便于掌握。 选:企业档案分类的9个标准: 1、职能; 32 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 2、问题; 3、组织机构; 4、年度; 5、型号; 6、课题; 7、工程项目; 8、专业性质; 9、档案形式。 论:企业档案分类的(标准)方法(九个简答题), 答:(1)职能分类标准: 是指按档案内容所反映的管理职能分工来划分企业档案的类目。职能分类是企业档案分类原则的重要内容，所以各类企业在档案分类中均将职能分类标准应用于一级类目的设置。职能分类标准与组织机构分类标准的不同之处在于:职能分类没有完全局限于同一组织机构所形成档案的不可分割性。 (2)问题分类标准: 是指按档案内容所反映的问题性质来划分企业档案的类目。按问题标准进行分类，可使相同问题性质的企业档案得到相对集中，避免反映同类问题的档案文件被分散。尤其值得肯定的是，按问题标准分类有助于企业档案的科学管理和企业档案信息资源的开发利用。 (3)组织机构分类标准: 是指按企业内部设置的组织机构来划分企业档案的类目。按组织机构标准进行分类，可以客观地反映企业各个内部机构的工作活动的历史面貌，保持企业中同一内部机构形成的档案材料的完整。 (4)年度分类标准: 是指按文件形成或处理的所属时间阶段来划分企业档案的类目。现行文书工作制度一般规定文件按年度进行立卷归档，所以分类亦可以年度为标准。按年度标准进行分类，符合管理类档案的形成规律和特点，能够反映企业有关管理工作的发展变化情况，便于掌握，简便易行。 (5)型号分类标准: 是指按产品或设备的种类与型号来划分企业的产品档案或设备档案的类目。按型号标准进行分类，可以将同一型 33 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 号的产品或设备的档案材料集中，反映一个型号的产品或设备的全貌及其内部的结构隶属关系，便于按型号成套地利用有关档案。 (6)课题分类标准 是指按独立的研究课题(或称专题)来划分企业的科研档案的类目。按课题标准进行分类，可以使同一个研究课题的档案材料成套地集中在一起，能够全面、系统地反映一个研究课题的全部活动与历史过程，便于按课题查找利用有关档案。 (7)工程项目分类标准: 是指按独立的基建工程来划分企业的基建档案的类目。按工程项目标准进行分类，可以将同一工程项目的档案材料集中，反映一个工程项目的全貌，便于按工程项目查找和利用有关档案。 (8)专业性质分类标准: 是指按档案内容所涉及和反映的专业性质来划分企业档案的类目。按专业性质标准进行分类，可以使具有同一专业性质的档案材料得到集中，便于从专业性质的角度查找、利用有关档案。 (9)档案形式分类标准: 是指按档案文件的外形、名称及制作载体等来划分企业档案的类目。按档案形式标准进行分类，可以使同一名称、同一形式、同一载体的档案材料得到集中，便于从档案形式的角度管理和利用有关档案。例如，会计档案就应当以文件名称为标准，划分为凭证、账簿和报表等类目。 简:企业档案分类标准的组合, 答:企业档案分类标准的组合，又可称为分类标准的综合运用。它是指当某类企业档案材料有两个或两个以上层次的类目划分，需要采用两种或两种以上的分类标准时，这些分类标准运用的先后次序。 简:企业档案分类层次的确定: 企业档案的分类层次不是固定的，没有一个绝对的模式。要根据企业性质、档案种类与数量等多种因素来具体确定。 1、不同性质的企业，档案的分类层次有差异。规模较小的应适当简化分类层次，可内设一级;规模大的层次应多一些，可分到三——四级。 2、同一企业的不同门类的档案材料，由于工作的性质与任务以及档案的数量与规模不同，分类层次可有区别。在同一个企业的档案分类体系中，只要条理清晰，标识规范，即使不同门类档案的分类层次有一些差异，也不会产生消极影响。 简:为什么说在一般情况下，企业档案的分类层次不宜过多, 34 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 答:从总体上看，企业档案的分类层次不宜过多。 1、分类层次太多，会在一定程度上割裂企业有关档案材料之间的内在联系，影响档案的完整成套。 2、导致类目汇集文献的能力降低，出现类多卷少甚至一类一卷、一类一文的情况。 3、给企业档案的分类排架造成困难，增加库房管理的工作量。 4、增加企业档案档号编制的复杂性，不便于记忆和查找。 论:企业档案一级类目的设置, 一级类目是分类的第一个层次——企业档案的基本大类。《工业企业档案分类试行规则》规定，工业企业档案的分 类设置十个一级类目: 1、党群工作类、 2、行政管理类、 3、经营管理类、 4、生产技术管理类、 5、产品类、 6、科学技术研究类、 7、基本建设类、 8、设备仪器类、 9、会计档案类、 10、干部职工档案类。 十大类的设置不是绝对的，可以根据实际情况进行调整，如: (1)增加一级类目:适于特大型的企业或生产程序特殊的工业企业; (2)减少或合并一级类目:适于规模较小的企业; (3)对一级类目既增加又合并:适于非生产性的企业如商业、金融等类。 选:规模特小的企业，党组织部分的二级类目可以全部合并，只设党务工作一类。 35 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 选:企业经营管理档案的7个二级类目: 1、经营决策; 2、计划工作; 3、统计工作; 4、财务管理; 5、物资管理; 6、产品销售; 7、企业管理。 选:企业生产技术管理档案的10个基本的二级类目: 1、生产调度; 2、质量管理; 3、劳动管理; 4、能源管理; 5、安全管理。 6、科技管理; 7、环境保护; 8、计量工作; 9、标准化工作; 10、档案和信息管理。 选:企业会计档案的4个二级类目: 大型企业可在二级类目下设三级类目: 1、会计凭证——原始、记帐、汇总等凭证; 36 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 2、会计帐簿——日记、明细、总帐;辅助账簿等; 3、会计报表——月(季度)、年度报表;财务快报等。 4、其他等。 选:企业干部职工档案的4个基本二级类目: 1、干部档案 2、工人档案 3、离退休职工档案; 4、死亡职工档案。 第三节企业档案编号 企业档案分类类目的标识:对企业档案分类体系中的各个类目给定类目代号。标识的结果形成企业档案类号或分 类号。 选:确定类号的工作一般是在编制分类方案时，与各级类目的确定同时完成的。 简:企业档案分类类目标识的4个作用: 1、体现企业档案的分类层次; 2、反映企业档案分类体系中各级类目的内容; 3、固定各个类目在分类层次中的位置和排列顺序; 4、标明企业档案在分类目录中的位置。 选:在同一个企业的范围内，有关档案的档号结构应当基本一致。 简:档号的编制规则: 档号作为特定的人工语言，在编制时应遵循一定的规则，符合一定的要求: 1、唯一性:档号结构中的每一部分标识符号都有特定含义，指代单一，不能重复。 2、合理性:档号结构应与分类体系相联系，主要成分同分类体系相对应。 37 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 3、稳定性。 4、扩充性。 5、简明性:简短明了，便于记忆。 简:企业档案文件号的结构: 1、全宗号—案卷目录号—案卷号—件、页号 2、全宗号—类别号———案卷号—件、页号 3、类别号—项目号———案卷号—件、页号 根据企业档案的具体情况，综合上述结构的优点，企业档号结构可概括为: 全宗号—类号(分类号)—案卷号—件、页号 第五节库藏整序 选:常见的企业排架方法有2类: 1、分类排架法; 2、流水排架法。 分类排架法:在企业档案分类工作的基础上，严格按照分类体系排列企业档案案卷的方法。 名:流水排架法分大流水排架法和分类流水排架法2种。 大流水排架法:完全依照企业档案接收进库的先后顺序排列企业档案案卷的方法。 选:考虑到载体形式和保管要求不同，企业特殊载体档案应分库保管。 选:底图的保管存放方法主要有2种:平放和卷放。 选:蓝图通常实行折叠保管。有2种存放形式:装订式、散装式。 第五章 企业档案鉴定 选:企业档案鉴定一般是指对企业档案真伪和企业档案价值的鉴定，经常性的业务工作是指后者。 简:企业档案鉴定工作的内容, 38 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 答:企业档案鉴定，是指企业档案部门依据一定的原则、方法和标准，科学地判断企业档案历史与现实的价值，确定其保管期限;并通过价值核查和质量检查，对失去保存价值，或者内容失真和不完整的企业档案，按照规定的手续进行处理的企业档案业务管理活动。包括对企业档案的价值鉴定和质量鉴别两个方面。 选:企业档案鉴定工作包括档案的价值鉴定和质量鉴别2个方面。 选:企业档案鉴定工作的2个阶段: 1、保管期限的确定; 2、保管期限的复查。 简:保管期限的确定: 答:确定保管期限，是鉴定工作的第一个过程。它是在文件归档前，由文件形成部门在企业档案部门的协助下，对企业文件进行的鉴定工作。这一鉴定工作主要解决三个问题:一是鉴别、核查归档材料的完整性和准确性;二是鉴定文件的保存价值，从而决定其取舍;三是确定归档保存文件的保管期限。文件阶段的鉴定，一方面补齐了归档材料的短缺，纠正了内容的差误，另一方面对文件进行了筛选，确定了保管期限，从而奠定企业档案的质量基础。 简:对保管期限的复查: 这是在文件转化为档案后进行的第二个阶段的鉴定。一般文件阶段的鉴定是一次性的，档案阶段的鉴定则是多次、定期进行的。任务包括: 1、对超过保管期限的档案重新进行价值审查，失去保存价值者剔出销毁; 2、对原保管期限划定不当的企业档案，重新进行价值鉴定，调整保管期限; 3、审查档案的机密等级，根据实际情况解密或进行密级调整; 4、核查其中科技档案的内容，鉴别其准确性和完整性，做好相应的更改、补充工作。 保管期限的复查，通过对库藏档案进行筛选、调整和补充，进一步保证和提高了企业档案的质量。 简:企业档案鉴定的意义 1、是决定档案存亡的基本手段。 2、是提高档案管理效益的科学措施。 3、是提高档案质量的重要途径。 39 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 选:企业档案价值鉴定的原则: 1、整体性; 2、全面性; 3、历史性; 4、动态性。 简:鉴定工作的全面性原则: 1、全面分析文件的各方面特征，从档案的来源、内容、时间、文本、外形等方面综合判定档案价值; 2、全面把握被鉴定档案与其他档案的联系; 3、全面预测用户对档案的利用需求。 简:企业管理档案价值的鉴定标准: 1、管理类文件:主要从其内容、来源、时间、名称、稿本、外形以及完整性和有效性等方面来分析。 分析文件的内容:围绕其重要性、独特性和时效性三个方面进行。这是鉴定档案价值的基础。 2、科技文件:其价值量是由6种重要的相关因素规定或制约的: 1)技术因素。 2)功能因素。 3)时间因素。49年10月以前的一般不予销毁。 4)典型因素; 5)作者因素。 6)名称因素。 4、会计文件。会计档案的保管期限可分为永久、定期两种，会计文件主要包括: 1)会计凭证:涉及外事和对私营履行的应当永久保存。其他一般情况下不需要永久保存，保管期限在15年之内 基本上可以满足查找利用的需要。 2)会计帐簿;一般不需永久保存。15-25年 40 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 3)会计报表:年度(决算)报表永久保存。 选:文件的完整性指档案全宗中文件的完整程度。有效性指文件在一定时间内具有法律和行政的效力。 名:企业档案保管期限表:用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的指导性、标准性文件，它是企业档案机构鉴定档案价值，确定档案保管期限的依据。 选:企业档案保管期限表的类型: 1、通用档案保管期限表。 2、专门档案保管期限表。 3、专业系统档案保管期限表。 4、企业档案保管期限表。 论:企业档案保管期限表的类型: 1、通用档案保管期限表:由国家档案行政管理部门编制，供全国企业档案机构鉴定档案时通用的表。 2、专门档案保管期限表:由国家档案行政管理部门会同有关主管部门编制，供鉴定专门档案时使用的表。 3、专业系统档案保管期限表:由专业主管机关编制，供同一专业系统内企业单位鉴定档案价值时使用。 4、企业档案保管期限表:各企业单位根据上述3种保管期限表，结合本单位科技、生产、经营等活动的实际情况制定的。 简:企业档案保管期限表的4条编制要求: 1、要符合本企业档案的实际情况，内容全面，针对性强。 2、保管期限档次清楚，跨度适当。 3、便于查用。 4、与通用的、专门的、专业系统的档案保管期限表保持一致。 简:企业档案保管期限表的修订的原因: 答:企业档案保管期限表正式出台并执行一段时间后，一方面企业的科技、生产、经营等活动可能会有所变化或调整，另一方面人们对表中条款的内容和保管期限的认识也有可能会有所变化。所以，对其进行修改和完善是非常必要的。 41 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 鉴定企业档案的保存价值是对其可能被利用程度的一种估计和预测，很难完全准确。 简:企业档案从宽确定保管期限的弹性原则: 答:可采取一些灵活的方法处理，保持一定的“弹性”。具体分5种情况: 1、当鉴定人员对某一文件或案卷的保管期限划分没有很大把握时，应“从宽”处理。 2、保存从宽，销毁从严; 3、孤本从宽，复本从严; 4、本企业文件从宽，外单位文件从严; 5、介于相邻保管期限档次之间的则“就高不就低”。 简:企业档案质量鉴别的方法: 1、通过科技档案与有关目录之间的核对进行鉴别: 1)要保证文件目录和档案目录的质量; 2)要以目录为依据，逐项(套)、逐卷、逐张(件)地仔细鉴别科技档案的内容; 3)对鉴别中发现的短缺材料，要了解其是否具有保存价值。 2、通过科技档案材料之间的核对进行鉴别; 3、通过科技档案内容与科技对象之间的核对进行鉴别。 简:企业档案鉴定工作的制度的基本内容: 1、制发企业档案鉴定的标准文件; 2、企业档案鉴定工作的组织领导; 3、销毁档案的批准和监销制度。 第六章企业档案检索 简:建立企业档案检索体系的必要性: 1、为迅速准确地利用档案创造条件; 42 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 2、促进档案信息交流; 3、推动档案业务的规范化，促进企业档案工作的发展。 简:企业档案检索体系的科学和实用相结合的要求: 科学性的要求: 1、研制检索语言时，充分考虑到企业档案及企业档案工作的实际，保证检索标识能准确表达企业各项活动的基本 内容; 2、著录标引应标准、规范，其标准化与否直接影响到检索的质量和效率; 3、检索工具应合理、有效; 实用性的要求: 1、编制检索工具要注重实效; 2、从实际出发配置检索设备。 简:检索语言的构成: 由3个基本要素构成: 1、构成检索词汇要素单元的字符; 2、表达基本概念，并作为复杂概念的组配单元的基本词汇; 3、保证通过基本词汇的组配来表达复杂概念的语法和句法。 简:检索语言的特点: 以概念逻辑为基础，词汇与概念一一对应，一词一义，排除多词一义、一词多义和词义不符的情况，并能显示概念之间的相互关系，便于操作，可使标引和检索快捷、准确。 名:主题词表:是主题语言的表现形式，是概括某一领域或某一学科，由语义相关、族性相关的规范词汇组成的词典。 名:企业档案著录:在编制检索条目时，对企业档案的内容特征和形式特征进行分析、选择和记录的过程。 简:著录、标引的区别: 43 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 2者都是形成档案检索条目必须的步骤: 1、著录和标引虽然都从档案内容入手，但分析的内容范围不同。著录需对档案的内容与形式特征进行全面分析，以选出需揭示的全部特征，并把它们反映出来;标引则需准确、扼要地揭示档案的内容特征，为用户提供查找的线索，所以只需分析档案的基本内容。 2、表达方式不同。著录反它所揭示的内容特征和形式特征采用直录的方式，即用自然语言直接表述;标引则须语言的转换:用检索语言来表现档案的主题内容，这是2者最根本的区别。 案卷目录:以企业档案案卷为单位，依据企业档案整理结果和库藏排架顺序编制的目录。 选:4种基本的案卷目录: 1、案卷总目录; 2、案卷分类目录; 3、底图目录; 4、新型载体档案目录。 第七章企业档案编研工作 名:企业档案编研:以特定的题目为线索，通过对相关企业档案信息的分析、研究、整编和重组，形成各种二次、三次企业文献，从而满足企业各项实际需要的工作。 简:企业档案编研的性质 1、开发性 档案编研属于信息再加工、再创造的一项工作内容。编研的开展，可根据实际需要，使相关的档案信息进一步系统化，实现档案信息由分散和原始的状态向集约化状态的转移。 2、科学性 编研是以信息和信息编辑为主要内容的，2者都有较强的科学性。 1)对企业档案信息的研究; 2)对所选材料进行编辑加工; “研究”与“编辑”是关于科学性统一体的两个侧面，离开了科学的研究就谈不上科学的编辑加工;离开了科学的编辑加工，就无法体现科学研究的最终成果。科学性贯穿于档案编研的始终。 44 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 3、实用性 企业档案编研不同于公共档案馆的编研工作，后者的主要目的在于公布档案，而企业档案编研一般都是针对企业的某项具体需要而开展的。因此，企业档案编研的任何一个选题，均应以现实利用需求为前提。 4、条件性 开展企业档案编研，要受到一系列条件因素的影响和制约。 1)必须拥有特定的材料主体，即企业档案。 2)企业档案部门在开展编研的过程中，必须明确自己对企业档案信息处置和公布的权限，严格遵守有关保密、知识产权、专利权、技术市场等的法律、法规。 3)开展档案编研，要对编研人员的整体素质和编研工作技能进行有计划的培训，提高对档案信息的识别、加工能力和政策水平。 4)必须将这一工作内容列入企业档案部门的工作计划。 简:企业档案编研的意义 1、开展档案编研，有助于企业信息流的良性循环 信息流是企业生命线的重要组成部分，其运转状况直接影响到企业的生存与发展。 2、有助于企业档案管理系统的改善和加强 编研的开展须依赖于企业档案管理系统的基础和成果。这有助于企业档案管理系统的进一步完善。 3、有助于促进企业文化建设 编研不仅在企业物质文明建设中发挥重要作用，对精神文明建设也具有一定意义，主要体现在企业档案编研对企业文化建设的促进作用上。一方面为企业文化建设提供了依据和生动真实的教材，另一方面其本身也是企业文化建设的一种精神成果。 4、有助于丰富我国档案编研的理论与实践。 选:企业档案编研的要求: 1、存真性要求; 2、适用性要求; 3、优化性要求; 45 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 4、合法性要求。 简:企业档案编研的要求: 1、存真性要求: 企业档案编研工作要坚持辩证唯物主义和历史唯物主义观点，保证编研素材的真实性和客观性。 2、适用性要求: 企业档案编研成品必须适合企业各项活动的客观需要，具有较强的实用性。 3、优化性要求: 档案编研要对企业档案材料进行比较、筛选和精化，以保证编研成品的质量。 4、合法性要求: 编研必须遵守与处置、公布企业档案信息的行为相关的法律和法规，这是企业档案编研合法性要求的基本涵义。 第八章 企业档案利用服务 1.简答企业档案利用服务的内容, 答:企业档案利用服务的内容主要是:熟悉本企业档案资源的内容成分，了解企业的业务活动及业务流程，掌握 用户对企业档案信息的需求，通过档案咨询和接待等项服务工作，把经筛选鉴别、加工整序、编目汇纂出来的档 案信息提供给企业人员，满足其利用需要。 2.企业档案利用服务的要求,(也多选) 答:(1)主动服务 (1)有针对性地服务 (2)多元化服务 (3)及时服务 (4)社会化服务 (5)保证企业档案信息的安全 46 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 3.企业档案信息的安全，提供利用服务时，对下面两个因素，须采取分别对待原则，进行严格的控制:(也多选) ? (1)企业档案信息内容(2)企业档案用户 4.对于有机密性的企业档案的提供利用，应对用户的利用权限予以控制，主要措施是: A内外有别 B上下有别 5.企业档案价值是由企业档案自身和企业档案用户两方面的因素决定的。(A) A企业档案形成时间 B企业档案用户 C典型性 D企业档案管理 6.企业档案用户需求，决定着企业档案开发利用的活动规律。(C) A整理工作 B收集工作 C开发利用 D鉴定工作 7.企业档案工作者在熟悉馆(室)藏的基础上，还应了解企业档案用户的需求特点，以便提高服务的主动性、针对 性和及时性。 8.从利用行为发生与否看，企业档案用户分为潜在用户和现实用户。 9.从用户的范围看，企业档案用户分为内部用户和外部用户两种。 10.从利用频率看，企业档案用户分为基本用户和随机用户。 11.从用户的职能看，企业档案用户分为计划决策人员、基层管理人员、科研人员、工程技术人员等。 12.简:企业档案用户调研工作的特点,? 47 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 答:用户调研工作的特点，一方面，其研究范围相对固定，对一个企业来说，主要的档案用户是企业内部成员，且需求相对稳定;另一方面，与用户沟通更为方便。 13.在熟悉库藏的基础上，还要了解用户需求特点，以便提高(ACE)性。 A主动性 B严肃性 C针对性 D多功能性 E及时性 14.简答企业档案需求的层次, 答:对企业档案及其利用服务的需求包括显在需求和潜在需求两个层次。其中，显在需求在情报界中被称为“情报要求”，即需求者能明确表述其内容的需求;而潜在需求就是指用户尚未认识到的档案需求。 15.试分析影响企业档案用户需求的主要因素,(——为多选) 答:(1)企业活动的因素。档案利用需求，是用户在企业各项工作活动过程中产生的。企业活动的性质决定档案需求的具体内容，包括所需档案信息的内容、服务方式、服务时间等。 (2)用户工作职能的因素。同一活动过程中，企业工作人员的分工不同，即职能不同，档案需求的具体内容和程度也不相同。 (3)企业档案工作的因素，即企业档案部门及其工作人员的服务能力。 (4)用户个人的因素。用户的档案意识、知识水平、业务能力、工作经验等，都在一定程度上影响着档案需求的产生和实现;同时用户的特长、兴趣爱好也会对档案需求产生影响。 (5)社会因素。社会政治、经济、科学、文化等领域的巨大变化，往往会对企业的生产经营活动产生影响，对信息交流的方式产生影响，从而影响到企业档案需求的产生和实现。 16.从宏观角度分析企业档案用户需求规律, 答:(1)从宏观上看，企业档案用户需求总是根据国民经济发展的形势以及党和国家的有关方针、政策提出的。 其一般特点概括如下: (1)现代企业，要求获取综合性档案信息。 48 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 (2)参与科技成果的有偿转让成为现代企业档案利用的一个新需求。 (3)国内外企业档案信息的交流是现代企业档案利用需求的新特点。 (4)企业纷纷由“资产经营”向“资本经营”模式转变，开展有关的金融业务，包括证券、债券、投资等，使财务、会计档案成为新的利用热点。 (5)随着世界对环保问题的关注，企业的生产和经营须符合环境保护的要求，相应地，环保内容的档案也会成为企业档案利用的一个重点。 17.试从微观的角度分析企业档案用户需求的规律, 答:从微观上看，企业档案用户需求总是根据企业的工作计划、任务提出的。 (1)企业工作计划、任务是档案需求发生的直接原因。利用档案的根本动因在于企业工作活动的需要。企业档案中蕴涵的信息内容与生产力各要素相结合，转化为直接的生产力，可以提高企业的经济效益，创造一定的社会效益。企业工作计划、任务，表现为两个层次的内容:其一，不同工作活动的任务不同，档案需求不同，其二，根据同一任务开展的企业活动，在不同的阶段，档案利用需求也不同。 (2)企业的工作计划决定档案利用的时间要求。企业的工作计划是完成工作任务的时间进程表，因此用户对企业档案的利用需求，也具有较强的时间性。企业档案部门及其工作人员应针对有关工作计划的要求，及时向用户提供需要的信息材料。并据此制订出相应的利用工作计划，使服务工作也按计划进行。 在各个时期，企业的工作计划和任务是相对固定的，对档案利用的范围、目的都带有相当的明确性。这就要求企业档案部门及其工作人员深入研究本单位工作任务的特点，对企业档案进行具体的、有针对性的提供利用。 18.论:计划决策人员档案需求的特点,? 答:企业中从事计划决策的管理人员，其任务是做好调研计划和论证决策，既包括对特定的某个专题、某项任务或某条措施等具体经济技术问题的计划决策，也包括对综合性的、范围较为广泛的经营方向、方针和战略、策略的计划决策。 (1)从档案信息的性质和范围来讲，要求利用综合性的、可靠的、涉及面比较广泛的档案材料。 (2)从档案信息的内容来讲，有两方面的材料是所有计划决策人员共同关注的:其一，政策性文件和分析论证材料;其二，历史上处理类似问题所形成的材料。 (3)在档案信息的传递方向上，要求服务工作具有很强的针对性。 (4)在利用时间上，有特殊的要求。计划决策人员希望用较少时间了解到较多信息内容。 (5)在利用方式上，计划决策人员主动上门服务。 19.论:基层管理者档案需求的特点, 49 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 答:企业基层管理者主要从事具体的业务管理、事务工作。不同性质、不同规模的企业，其具体的基层管理工作存在着一定的差别，这种管理具有经常性和重复性，有一定的规律。其档案信息需求特点是: (1)从档案信息的性质来讲，往往需要具体、详尽、实用性强的信息，能对具体工作给予帮助。 (2)从档案信息的内容来讲，往往需要关于管理对象的有关信息，范围相对固定。 (3)从利用信息的范围来讲，主要利用企业内部信息。 20.企业档案利用服务的具体方式和方法有很多，根据收费与否，可 分为有偿服务和无偿服务;根据提供服务的作用方向，可分为主动服务和被动服务;根据提供服务的目的，可分为普及性服务和专题性服务;根据供需双方的比例关系，可分为点对点式服务和点对面式服务。 21.在企业档案利用工作中，对有些脆化易损和特别珍贵的档案(B)使用 A禁止使用 B提供复制件 C提供原件 D开架使用 22.论:阅览的功能特点,(看) 答:(1)能够使用户直接与档案原件见面，保证利用的质量。 (2)阅览空间、时间固定，便于控制信息的输出，保护档案载体及信息的安全;同时，在某种程度上，用户长时间利用档案受到限制。 (3)阅览手续简单，一方面，节约了用户的利用时间;另一方面，节约其他利用方式须消耗的人力、物力和财力，如不需要复制、专门借阅登记等。 (4)阅览的环境良好，可以提供一些必要的阅览设备和参考资料、工具书等，方便利用;特别是可以得到企业档案工作者的咨询服务，提高利用的效率。 23.简:对企业档案的内部用户，开展出借服务时要注意的事项, 答:对企业档案的内部用户，开展出借服务时要注意两点: 1)在同一时间内，对同一用户出借档案的数量应予以适当控制，不宜过多; 50 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 2)不向用户出借与其职能活动无关的企业档案。 24.在开展企业档案出借服务时，会计档案一般(C)出借。 A可以对外 B开架 C不对外 D闭架 25.论:出借服务的功能特点,(看) 答:(1)能够使用户将档案材料带在身边，随时查阅，增加了利用的灵活性。 (2)有利于用户深入研究档案材料的内容，更大地发挥企业档案的价值。 (3)出借和归还企业档案，有完整的登记记录，有利于统计利用情况和反馈利用效果。若借出档案有损坏、泄密情况，有利于调查责任者。 (4)相对阅览而言，在档案信息安全性方面，控制的难度有所增加。 26.论:复制供应的功能特点,(看) 答:(1)准确性高，能使用户利用到与原件相同的档案材料。 (2)有效地保护档案原件的安全，信息安全的保护能力相对较弱。 (3)允许多用户同一时间内共享同一份档案，提供利用的效率。 (4)能为企业复用已有的科技成果创造条件，从而节约企业资源的再投入。 (5)是企业科技成果进入市场的必要条件。 27.论:企业档案的技术市场交流,? 答:企业档案技术市场交流与复制供应密切相关的一种提供利用服务的方式。所谓技术市场交流，是指企业档案部门将企业的科技成果档案制成复制品后，推向市场，参与技术贸易，为企业创造更多的经济效益。这是企业档案部门实行有偿服务、搞活工作的一个契机。在为技术信息市场化服务的过程中，应注意保护企业技术秘密。 技术市场交流的功能特点: (1)有偿性。外单位购买科技信息时须交付一定的偿金，这些经济收益中也有档案部门的功劳。 51 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 (2)对时效性的要求高。由于技术进步的速度越来越快，科技成果只有及时进入市场，才有机会实现转让。企业档案部门应积极收集企业内最新的科技成果材料，关注市场动态，在允许的条件下，将技术成果适时推向市场。 (3)利用的都是复制件，原件由企业档案部门保管，不参加流通。 28.以下企业档案的利用形式哪些属于信息公布(ACDE) A展览、陈列 B阅览 C公开印刷出版 D媒体报道 E目录交流 29.论:信息公布的功能特点,? 答:(1)信息公布服务的用户范围广，扩展至全社会，具有开放性，是宣传功能最强的一种服务方式。 (2)公布的档案信息包括一次、二次、三次信息，能充分发挥企业各类档案信息的作用。其中，利用较多的是档案的加工信息，较原生信息系统性、概括性更强，信息量也更大，并缩短利用时间。 (3)企业档案部门采取信息公布方式，能根据企业计划和任务的要求，以及用户的需求规律和特点，选择和调整具体的服务方法，因而具有主动性、灵活性的特征。 (4)企业内部档案信息对外公布的同时，企业档案部门收集外部的相关信息，因此具有重要的互利功能。 30.企业档案咨询服务的内容包括(ACDE) A有关具体项目的技术性问题 B企业发展战略 C有关具体项目的细节问题 D档案存储及检索方面的问题 E有关具体项目、活动形成和利用档案的情况 31.论:咨询服务的功能特点,? 52 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 答:(1)对企业档案工作者的要求高，用户提出的问题是多角度、多层次的，咨询员凭借自身的知识为利用者服务，因此要求其具有较高的素质，至少须具备以下四个方面的素养: 1、熟知档案专业知识; 2、了解有关企业科技、管理的知识; 3、具备良好的表达、交流能力，包括口头表达能力和书面表达能力; 4、熟悉国家、企业有关的政策、法律、法规，正确处理开发利用企业档案和保护企业权益的关系。 (2)直接性。企业档案用户和咨询员是面对面的交流，一问一答，直接针对用户疑问进行解答，缩短检索时间，减少用户单独检索的结果与实际需求之间的差异，并能在一定程度上避免用户进一步查找原件，提高利用率。 (3)交互性。咨询服务过程中，用户与档案人员能够围绕某一问题共同探讨，是一个互相了解、互相影响的过程。通过探讨，咨询员能进一步理解用户的需求目标和特点，并据此为用户提供指导和帮助;用户也能进一步了解企业档案和企业档案工作。因此，交互性质的咨询服务能调动服务双方的积极性，既满足用户的利用需求，又扩大企业档案部门的影响。 32.论:制发档案证明服务要求,? 答:制发档案证明服务，应满足以下几点要求: 1.事先应审核用户的要求是否合理; 2.须根据企业档案原件、副本或抄本编写档案证明，若没有原件、副本、抄本，也可根据草稿、草案、草图来编写; 3.不应列入其他材料; 4.应注明有关材料的出处及编写方法; 5.文字准确、客观、明了，不得根据主观认识，擅自解释有关档案内容; 6.加盖印章后方可使用。 33.企业档案利用服务反馈信息包括(ACD) A用户的意见和建议 B档案案卷的质量 C利用效果 D用户对企业档案利用的需求及其发展趋势 53 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 E档案分类方案 34.反馈信息的收集方法，从收集手段的角度分，可分为口头收集、书面收集、电话收集、网络收集等等。从收集方式的角度分，可分为直接法、间接法。(看) 35.反馈信息普遍适用性的书面收集方法:(BCDE) A电话收集 B利用情况登记制度 C调查问卷方法 D用户意见箱制度 E用户座谈会制度 第九章 企业档案统计 1.论:企业档案统计的意义与任务,(看) 答:(一)企业档案统计的意义:(也可答) (1)企业档案统计是了解和掌握企业档案形成、管理及利用情况的重要手段。 (2)企业档案统计是提高企业档案管理水平，维护企业档案的完整与安全，执行集中统一原则的有力措施。 (3)企业档案统计可以帮助企业档案工作者研究档案利用规律，更好地开发企业档案信息资源。 (4)企业档案统计是企业管理决策的重要依据。 (5)企业档案统计可以充分调动广大企业档案工作者的积极性。 (二)企业档案统计的任务:(也可答) (1)组织各种形式的企业档案统计调查，收集有关企业档案工作现状与发展的统计资料。 (2)对收集来的统计资料进行以统计分组和统计汇总为主要内容的系统整理，使之系统化、有序化。 (3)对经过整理的统计资料进行统计分析，以便对企业档案工作的发展作出科学的、总体的评价。 (4)为档案行政管理部门、专业主管部门和国家统计部门提供统计资料，实行统计服务和统计监督。 54 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 (5)根据统计资料，对企业档案工作的发展进行预测，并提供预测材料。 2.企业档案微观统计包括(ABC) A档案数量统计 B档案利用统计和人员、设备、环境及财务等辅助统计 C档案管理统计 D档案利用统计 E各级档案行政管理部门进行的统计 3.企业档案统计调查方案的内容(ABCDE) A确定调查目的 B确定调查对象 C调查单位 D调查项目 E调查方式 4.专门调查包括(ABCE) A重点调查 B典型调查 C抽样调查 D案卷调查 5.企业档案统计整理包括(ABCD) A统计审核 B统计分组 C统计汇总 55 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 D编制统计表 E统计分析 6.简:企业档案统计分析的层次, 答:企业档案统计分析通常可分为三个层次:1)，计算符合分析内容所需要的资料; 2)，由量的分析过渡到质的认识，阐明企业档案工作发展的规律，分析影响企业档案工作的因素和原因; 3)，抓住当前亟需解决的问题，进一步分析产生和发展的主客观条件，提出解决矛盾、改进工作的切实建议。 7.论:企业档案统计指标,(第一次出可能性不大)看 答:(1)统计指标是表明统计总体数量特征的范畴。企业档案统计指标就是表明企业档案工作总体的某种属性与特征的概念和数值。 (2)一个统计指标只能反映统计总体的某个侧面，或某一侧面的某一特征。但在企业档案工作的实践中，涉及到很多方面，涉及到很多特征，而且相互联系着、彼此制约着。为此，要深入、全面地了解或认识企业档案工作，就必须采用多个、并具有密切联系的指标。 (3)这些处于有机联系之中的多个统计指标，就构成了统计指标体系。企业档案统计指标体系实际上是反映企业档案工作数量方面所包括的各项统计指标，以及这些统计指标间的相互关系。 8.企业档案数量统计由三方面构成:(ADE) A档案专题统计 B档案整理统计 C档案鉴定统计 D档案分类统计 E档案综合统计 9.论:档案综合统计,(可能出多选或名词) 答:(1)收进量。含义是指在统计期内，企业档案机构接收归档入库的档案数量。它属于时期指标。 (2)移出量。该指标是指在统计期内，档案除正常利用之外移出库外的数量。它也属时期指标，计量单位与收进量一致。 56 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 (3)销毁量。这是指在统计期内，经过企业领导批准销毁的档案数量。其性质为时期指标，计量单位与收进量一致。 (4)封存量。这是指在统计期内，经有关领导批准，执行封存期的档案数量。性质与计量单位同收进量。 (5)接转量。该指标是指在统计期初的库藏档案数量。它属时点指标，计量单位同前。 (6)库藏量。该指标是指在统计期末的库藏档案数量。性质与计量单位同接转量。 10.为什么要统一收进量的计量单位,?有可能出 答:收进量的计量单位，由于企业档案种类较多，实体形态差异较大，因此，有必要对收进量的计量单位进行统一。 (1)收进量的基本计量单位为“卷”。 (2)收进量的通用计量单位为“米”。它是指档案叠放排列的厚度之和。 (3)资料收进量的计量单位为“册”。 (4)图表型档案材料的计量单位为“自然张”与“标准张”。所谓自然张，就是图表型档案材料的实际张数;而标准张则是以4号图纸或A4型号的复印纸幅面大小为基本单位，称为1张，其他幅面的图表型档案均折算为这种标准的倍数或分数。 (5)新型档案的计量单位为:照片档案用“张”，录音、录像、影片档案用“盒”，电子档案用“片”。 11.档案专题统计通常它可分为(ACD) A状况 B封存量统计 C密级 D保管期限 E接转量统计 12.企业档案管理统计包括(BCE) A档案专题统计 B整理 57 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 C鉴定 D档案分类统计 E保管 13.企业档案利用统计(ACE) A档案用户统计 B档案整理统计 C利用档案统计 D档案分类统计 E利用服务统计 14.档案及其工作进行统计分析，往往涉及到三个基本的“部件”(ACE) A总量指标 B综合指标 C相对指标 D单一指标 E平均指标 15.总量指标计量单位一般有实物单位、劳动单位和货币单位三种形式。(选择) 16.实物单位有:卷、张、台、套、米、平方米等。 17.劳动时间有:天、小时 18.论:企业档案统计工作的相对指标, 答:相对指标就是在企业档案工作中，两个相互联系的指标数值之比，用来反映企业档案工作的质量。相对指标 常用百分数来表示。相对指标有:归档率、完整率、准确率、查全率、查准率。 (1)归档率。它是用来检查企业所形成文件归档齐全程度的，也是考核企业档案机构档案收集工作的一项重要指 标。即实际归档数与应当归档数的百分比。 58 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 (2)完整率。完整率的指标是检查已归档的文件是否齐全的一项指标。具体地说，就是已归档的文件份数与应归档的文件份数之比的百分数。 (3)准确率。准确率指标主要是用来考查企业所形成的准确的科技文件份数与应归档的科技文件份数的百分比。 (4)查全率。档案查全率是指用户利用的档案数量与库藏范围内相关档案数量的百分比。 (5)查准率。该指标是指在统计期内，用户利用档案数量与调卷数量之比。 第十章 企业特殊载体档案管理 1.论:企业特殊载体档案的特点, 答:企业特殊载体档案记录信息的载体不是纸张，而是现代新技术条件下产生的材料。由于载体性质、信息记录方式的不同，导致特殊载体档案形成了一些区别于纸质档案的特点。 (1)载体质地脆弱。特殊载体的成分比较复杂，易损坏、变质，保存年限低于纸张。因此，保管特殊载体的要求一般比纸张高，需要分库或分架管理。 (2)信息形式多样化。尤其是多媒体技术的出现，文字、数字、声音外各种信息媒体集成在同一文件中成为可能。 (3)信息一般不能直接利用。除了需要专门的技术知识外，还需借助于一定的中间工具。 (4)信息和载体的关系变得松散。特殊载体档案信息与载体结合的紧密程度远远不及纸质档案信息牢固，档案信息大多易于更改，且不留痕迹;易于复制、转移，难以区分原件和复制件。 (5)档案制作和信息传播费用比较高。 (6)信息记录技术之间相互依存，彼此渗透。 企业特殊载体档案的以上特性，对其日常的管理和利用都提出了一些特殊的要求。 2.依据载体类型和信息记录技术的不同，企业特殊载体档案可分为:(ACD) A机械录音档案 B声像档案 C磁记录档案 D光学记录档案 E特殊载体档案 59 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 3.实际工作中，人们根据企业特殊载体档案的形成领域、信息表现形式等特点，将其分为(BC) A机械录音档案 B声像档案 C电子档案 D光学记录档案 E特殊载体档案 4.论:企业照片档案的归档范围,(可能考)? 答:(～)与纸质档案内容有密切联系的照片，如会议照片: (2)本企业科研、生产、销售、宣传等活动中产生的具有凭证和参考价值的照片; (3)企业领导和著名人物参加重大公务活动的照片; (4)本企业向企业内部或社会提出内容和要求，组织拍摄或征集的照片，如企业向社会征集的宣传产品的广告照 片，企业组织职工开展的摄影比赛过程中形成的照片等; (5)外单位、个人形成的，但与本企业密切相关的照片，如:一些老字号企业常常征集散存在个人手中的珍贵的 历史照片，这些照片反映该企业早期的生产经营的景象。 5.企业声像档案开发利用的一般方式有:(ABD) A展览 B媒体宣传 C阅览咨询 D编研 6.企业电子文件的主要类型:(ABDE) A文书文件 B程序文件 C设备购置文件 60 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 D数据文件 E图形、图像文件 7.企业电子文件的存储介质:(ABCD) A磁带 B硬磁盘 C软磁盘 D光盘 8.企业电子文件的归档范围主要包括,(有可能出) 答:(1)企业主要生产经营活动及行政管理、业务管理中形成的文书文件;对需要保存原稿的文件，修改时应保存原稿，加版本号后积累，原稿、定稿一起归档。 (2)利用计算机辅助设计、辅助制造、检测等技术活动形成的具有查考利用价值的数据文件、图像文件、文书文件等。 (3)企业自行组织编制的程序文件、数据文件，档案部门已有的程序文件和数据文件不需要重复归档。 (4)以上各种文件的支持软件，包括操作系统、应用软件等。档案部门已有的无须重复归档。 (5)相关的纸质材料。包括形成文件的计算机的硬件说明文件，如说明书、图纸、操作手册等，以及电子文件形成过程中产生的纸质文件，如电子文件更改单、登记表、使用权限保护登记表等。 9.论:企业电子文档的归档要求, 答:(1)实行双套归档制。即对同一套归档的文件，采取电子和纸质两种形式归档。 (2)限定归档方式。电子文件归档方式一般有两种:介质归档和网络归档。在网络技术尚不太成熟的时候，建议采取介质归档的方式。 (3)明确归档电子文件的技术要求。主要包括:(也简答) ?统一规定归档文件的格式，包括介质的物理格式和数据的逻辑格式; ?归档盘不带引导程序，归档程序文件不带密钥，若加密，应将密钥同时归档; ?无病毒。 61 自学考试《企业档案管理》听课笔记 汇总 (4)明确归档文件的质量要求。 ?齐全完整，凡是在归档范围内的文件，均需归档; ?真实有效，文本文件应是最后定稿，图像、图形文件应与实物的最后状态保持一致，电子文件形成过程中的更改单应一并归档; ?规范有序，电子文件须经过形成部门的编辑整理，划分保管期限，将有关事项登记之后再行归档; ?无病毒; ?归档的介质，应附有标签，填写编号(档号)、套别(A套或B套)、名称、密级、保管期限及软、硬平台等。 (5)明确归档说明的主要内容。 10.简答企业电子档案的整理包括哪方面的内容, 答;企业电子档案的整理包括两方面的内容: 一，电子文件的整理工作，即在电子文件形成系统中，对文件分门别类，形成一个逻辑系统，这个逻辑系统与电子档案分类系统是统一的。这部分整理工作主要是由电子文件的形成部门承担，但需要企业档案部门的指导和协助。 二，对归档磁带、光盘等介质的整理，这部分工作由企业档案部门承担。 11.简:企业电子文件分类的步骤及方法, 答:(1)将企业电子文件按其形成规律及特点划分为几部分，分别整理。 (2)根据各业务活动形成文件的特点，为各部分文件编制分类方案。 (3)为目录和文件命名。 (4)编写“文件目录系统说明”。 62