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文秘工作内容.doc

文秘工作内容

一辈子为君放成痴_
2017-10-01 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《文秘工作内容doc》,可适用于高等教育领域

文秘工作内容、接听、转接电话接待来访人员。、负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作做好办公室档案收集、整理工作。、负责总经理办公室的清洁卫生。、做好会议纪要。、负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。、负责传真件的收发工作。、负责办公室仓库的保管工作做好物品出入库的登记。、做好公司宣传专栏的组稿。、按照公司印信管理规定保管使用公章并对其负责。、做好公司日常费用支出、流水帐登记对其做统计以及各种票据的收纳、保管。、每月环保报表的邮寄及社保的打表。、管理好员工人事档案材料,建立、完善员工人事档案的管理严格借档手续。、统计每月考勤并交财务做帐留底。、管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。、接受其他临时工作、协助直接领导处理日常事务完成领导交派的任务、做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作、策划组织公司各种活动负责网站管理和维护做好公司的宣传工作、负责公司办公用品的领用和分发工作、做好材料收集、档案管理、文书起草、公文制定、文件收发等工作、接待来访、接听来电、解答咨询及传递信息工作、协助领导做好公司各部门之间的协调工作。、在各种行政事务方面帮助和服务于公司员工例如负责订机(车)票联系各种培训事宜。、联系和管理公司交通班车服务食堂餐饮服务馆管理联系和协调各种集体活动例如集体外出旅游。负责公司年、晚会的筹备等工作。办公室是一个单位的行政指挥中心是一个单位的窗口是集行政、文字、信息、办公用品管理等工作的综合科室事情琐碎而繁杂担负着参与政务、管理事务、综合服务的任务。浅谈对办公室文秘工作内容的认识我在企业从事办公室秘书工作已有数载多年来的办公室工作使我深深认识到办公室是一个单位的行政指挥中心是一个单位的窗口是集行政、文字、信息、办公用品管理等工作的综合科室事情琐碎而繁杂担负着参与政务、管理事务、综合服务的任务。就我个人而言起草各种文字材料是我工作中的一项重要内容下面我想就这方面的工作谈几点自己的浅显认识。一、起草文字材料是一项艰苦的脑力劳动起草材料之前首先需要弄清领导的意图然后精心构思认真思考阅读大量的相关资料才能投入写作一份文字材料往往要经过多次修改才能完成。起草文字材料是一项艰苦的脑力劳动有时材料要得急为了赶写材料经常需要加班加点打通宵、“连轴转”都是家常事。当别人休息娱乐或已进入梦乡的时候往往是文字秘书伏案写作、紧张工作的时间。而且这种超负荷的劳动不息了明天再说吧明天很有可能就晚了。我就是举这样一个例子工作中我们遇到的类似情况很多。、事前有请示、事后有汇报。大家都说事前请示、事后汇报我为什么加了一个“有”字,因为我们文秘人员有时候忙起来或者自己认为自己很忙往往事前没请示、事后没汇报或者事前有请示、事后没汇报或者事前没请示、事后有汇报。领导同志是“丈二和尚摸不着头脑”不知道你在汇报什么。要事前有请示、事后有汇报善始善终。要注意把握“虚实”两个字特别把握好“实”字。文秘人员经常接受各个层面、各个方面的信息、动态一定要处理好虚和实的关系。举个例子领导同志安排你到基层写一个典型材料反映一位老同志在海上养殖中做出了巨大贡献造福百姓做了若干好事。你写了:这位老同志捋了捋一头花发笑呵呵地说没什么都是应该做的。领导同志用了你写的这个典型材料在会上讲了结果是与会的同志哄堂大笑。因为大家都知道这位老同志是个“光头”哪来的花发可捋,这就是反映情况不实你根本没和这位老同志见面是想当然地给领导同志提供了假情况。这不是文字功夫而是工作作风问题。同志们一定要把握好“实”字如果“虚”了向领导同志反映的情况、汇报的内容不实可以直接导致领导同志决策失误。我们担不起这个责任。、纵向会协调、横向善协调。要想当好枢纽必须学会协调。纵向协调就是上下协调不仅要会协调上级还要会协调下级。我们有些同志只善于协调上级关系有些同志只善于协调下级关系这都不行应该是善于协调上下级关系。只会协调上级关系不行上级领导、上级的工作人员来了我们问清诸如来客人数、人员组成、生活习惯等等都安排了。但我们基层的同志来了他明明看见领导同志的车子在楼下也看到领导同志下车上楼了他紧接着上楼后却被我们文秘人员拦下了说领导同志出差了这很不得体。上级领导同志是人基层同志、人民群众也是人~更应该拿得如衣食父母那样对待他们。文秘人员最优秀的品质就是不要对谁高看一眼也不要对谁低看一眼要公平看人、公平待人。或者是光协调上级交办的事情不协调下级反映的事情这也不行。横向要善于协调。部门和部门之间、单位和单位之间上升到市级层面就是市级各大班子办公室之间都有横向协调的问题。我们文秘人员都要事必躬行、亲手协调。横向协调的要害是:千万不要等别人找你协调而是应该学会主动协调、积极协调。横向协调里面有一个最大的学问就是“谁重要、谁不重要”的问题。如果你感觉你这个部门重要的话那么你就更应该先去协调如果你感觉你这个部门不重要的话也应该先去协调。因为本来你就不重要再不去主动出击先协调的话你就被边缘化了大家就不搭理你了这件事情也就没人帮你办了。大家要注意你觉得部门重要应该先去协调如果觉得部门不重要必须主动协调。另外在领导班子中班子成员之间的协调我们也会遇到这样情况:领导同志之间不说话要我们从中跑腿、传话而且传的话一般都是他们自己不好说的。这个时候非常较劲一定要把握好了千万不要只当跑腿的、说嘴的要有真本事、真功夫把事情协调下来。找别扭的表现:、知情不报。或者是谎报、乱报。明知有事就是不报等领导同志找再说这就是找别扭。提醒大家有这种想法就开始失去做文秘工作的资格了。、有事不管。对待一些事情视而不见、充耳不闻消极应付或者是消极怠工。、顶牛不办。领导安排、布置、责成办一些事情有时候公开顶牛、有时候暗里顶牛就是不办。领导催催强调困难领导再催催强调客观软磨硬顶就是不办。到时候还能把自己豁出去说我没这个能力办没这个本事办。这种心态一点都不能有。二、办事理念。三句话头绪再乱也要有头绪节奏再快也要有节奏程序再多也要有程序(一)头绪再乱也要有头绪文秘工作的特点之一就是千头万绪一根针穿千根线。必须要有处理纷繁复杂问题的能力不管工作头绪有多乱也都能理出头绪来。、轻重缓急把得准。工作头绪再乱我们也得理出“轻重缓急”来哪些头绪轻、哪些头绪重、哪些头绪缓、哪些头绪急要把握得很准确才行要有这个本事。比如海上出了安全事故这个头绪就是重、急就不要再安排领导同志去开会、去陪客了。这时就得安排领导同志上一线去处理险情。能否把准轻重缓急是文秘人员思想功底深不深的标志。、主次内外分得开。不管什么工作、哪一级领导都要先主后次内外有别。比如安排领导同志的公务活动首先考虑主要领导的公务安排再安排其他领导同志安排外宾首先安排层次高的、外地的客人其次安排层次低的、本地的客人。这一点同志们要形成一种思维习惯每当遇到类似公务活动能迅速按照先主后次、内外有别的方式来安排、处理。尤其是内外有别还要注意有些话对内适合说对外不适合说有些事情对内适合办对外不适合办。比如上级领导想总结推广我们某项工作的经验、外地单位来参观那么我们汇报的时候就得把我们的亮点、特点、成功经验汇报上去、介绍出去。这时就不能把工作中存在哪些问题汇报上去、介绍出去。因为他们是来抓亮点的、来取经的不是来帮助我们解决问题的。如果我们想推进工作可以在送走上级领导、参观单位后关起门来检讨工作中存在什么问题怎么说都行。、多少大小摆得平。事情有多有少、有大有小但是文秘人员都要能“摆平”。不管遇到什么事情文秘人员都要象“千手观音”能接过来“长袖善舞”能派出去。所有的工作头绪到了我们手中要迅速根据领导分工、部门分工向领导提出意见和建议交办到分管领导、分管部门手中不要把工作积压在我们文秘手中那样工作将十分被动。(二)节奏再快也要有节奏计划不如变化是文秘工作的又一特点。如何应付,、应变能力要强。文秘人员需要有极强的应变能力主要表现为:见事快、反应快、动作快。原来的工作计划迅速调整了、领导的决策马上变化了、上级又来了新精神原来的计划不好使了就要迅速做出反应、调整工作计划马上跟踪落实。这个时候等不及你埋怨等不及你牢骚你必须见事快、反应快、动作快。、静气定力要足。文秘人员要每临小事有大气、每临大事有静气通俗说法就是“你急我不急、你躁我不躁”沉着应对冷静处置。我们经常会遇到这样的情况:原本好好的计划迅速变了安排好的方案马上调整了领导同志又非常着急我们有的同志在这个时候往往就庙里长草荒(慌)神了一慌神什么事情也办不了。就这个时候你要沉着应对冷静处置“你急我不急、你躁我不躁”才能做到节奏再快也有节奏。给领导同志、同事、基层有这样一种感觉:这位同志处理起事情来秃了毛的刷子有板有眼。、运筹心力要细。心力细到什么程度,就是过目不忘、过手不漏、过时不拖、过关不“糊弄”文秘工作就得有这样的功夫才行。对文秘人员而言没有没用的材料、没有没用的信息、没有没用的情况要做到过目不忘工作当中事情再多只要经过了文秘人员的手要过手不漏事情到了时候就办完要过时不拖因为明天就没有时间叫你再处理今天的事情在撰写文件、起草领导讲话、领导交办事情的时候“丑媳妇总要见公婆”过关的时候不“糊弄”。我们有些文秘人员有“绝招”写出材料后怕领导批评不敢马上交给领导看而是在明天要用的时候今天晚上交到领导同志手中让领导同志没空批评过关的时候“糊弄”。再比如特别是在镇街、部门工作性质都差不多没有多大区别什么季节、什么时节讲什么内容大体都有一个格式有个定式有的文秘人员就把去年的讲话稿改一改时间就交给了领导同志领导同志在会上讲了闹出了笑话因为讲的典型人物、事例今年都发生变化了。所以过关的时候不“糊弄”。(三)程序再多也要有程序我们经常会遇到这种情况办起事情来程序多得烦不胜烦特别是基层的同志来办事说你们怎么这么罗嗦这一关、那一关的这一步、那一步的。文秘人员千万不要听他们吆喝必须记住一句话:程序保护干部或者说程序保护秘书千万不要乱来。、该走的步骤一定得走一步也不能差。要按照既定的规章、制度办事。比如呈送一份请示先从分管领导开始再报主管领导最后报主要领导这些步骤一步也不能少研究重大问题首先请主管部门提出意见报分管领导审阅同意然后才能提报上会进行研究这些步骤一步都不能少。还有一条文秘人员一定要把好关就是会上没研究的事情、领导没签发的文件文秘人员不能办、不能发。、该分的层次一定得分一层也不能错。大家都知道领导集体、领导成员是有层次的这个层次是现实存在、也是起作用的应该得到文秘人员的尊重该分的层次一定得分。在请示报告、安排活动、会议座次、迎来送往等公务活动中都要分清层次。如果不分层次势必搞乱了工作的节奏搞乱了工作的头绪程序也就成了无用之物而且很有可能导致领导同志对你产生若干看法。比如上级主管部门下发了一份文件文秘人员没有经过分管领导、主管领导而是直接向主要领导汇报了当主要领导问分管领导、主管领导这件事情的时候两位领导还不知道怎么回事主要领导就要批评分管领导、主管领导。事后分管领导、主管领导肯定会批评文秘人员。所以该分的层次一定得分。、该立的规矩一定得立一条也不能少。文秘工作有若干环节、若干问题需要处理有些事情的处理没有规矩是不行的立起规矩来才好办事。比如公务活动中需要领导同志出席的时候哪几位领导出席,几位领导出席合适,要形成惯例。有了这个规矩工作就好办了到时就可以迅速按照惯例进行安排向外宾赠送礼品、纪念品的时候哪个层次的客人赠送什么标准的,要有规矩。否则文秘人员很难操作就得去请示来一次客人请示一次领导同志不胜其烦我们也没有那么多的精力要有规矩宾客就餐接待标准也要有规矩。诸如此类没有规矩的都要立起规矩来然后请领导同志决策、拍板以便于我们遵循。多年来的文秘工作我有一个体会:规矩大家不要当成障碍我们手脚的东西遵守规矩的人才是最自由的人。三、修身理念。四句话亲而有礼和而不同让而不争勤而不怨修身养性是一门很深的做人功夫文秘人员也要讲究修身。一个人修身养性有若干东西可以作为理念为什么单独把这四句话提出来因为这是文秘人员特殊工作岗位应具备的理念。(一)亲而有礼文秘人员和领导同志距离近、感情深这是正常的也是应该的但必须要有分寸。亲近但要讲究礼节不能把思想感情庸俗化。、要亲的得体不能没大没小。文秘人员在领导同志身边工作亲近可以但要亲的得体不能没大没小。比如别人一提到某位领导同志的时候你马上说:“我是他的秘书铁哥们”你这么一说都捎带坏了这位领导同志的水平、形象。我们领导同志都是见了书记叫书记、见了市长叫市长从来没有见了书记、市长叫“铁哥们”。你为这位领导同志当秘书就叫领导同志“铁哥们”,不能没大没小。、要亲的合适不能没你没我。“没你没我”就是说:“我是某某领导的人。”你就是你领导就是领导你不能代表这位领导。文秘人员一定要注意千万不要跟人。跟人这是文秘人员的一个通病。谁跟人谁吃亏。“铁打的衙门流水的官”领导同志总有调走的一天而你不一定会调走你公开标榜自己是某某领导的人这位领导同志调走后你要难看的。跟谁,跟组织、跟工作、跟事业。无论为哪位领导服务都这样干不能“没你没我”。、要亲的有数不能没头没脑。文秘人员不能“领导同志做对了我跟做错了我也跟领导同志说对了我拥护说错了我还拥护”亲的“没头没脑”。(二)和而不同“和”的意思是与领导和睦相处和谐共事支持、理解、拥护领导的意图“不同”的意思是要有独立的思考、独到的见解、独特的风格。和而不同有“四忌”:、忌挑剔领导。特别忌讳挑剔领导同志的相貌、出身、家庭更不可以挑剔领导同志的水平。领导同志有若干优点只是你没有发现应该更多地去挖掘、学习领导同志的优点。如果你每跟一位领导同志学习一样本领你将来很有可能比你跟的所有领导同志都“厉害”如果你每跟一位领导同志挑一样毛病最后你是“集领导同志毛病之大成”把自己集成了“矮子”。、忌吹吹拍拍。个别文秘人员喜欢在领导面前、公开场合对领导吹吹拍拍轻来轻去偶尔为之也算正常如果把“吹吹拍拍”当饭吃、当活干就危险了。既有伤个人人格又有损领导威信。、忌离心离德。文秘人员和领导离心离德是不妥当的。文秘人员有风格不能出风头风头尤其不能盖过领导同志出风头比领导同志还高这是犯大忌。有见解不能没见识你认为有点见解就比领导同志见识高了这是错误的见解和见识不是一回事。更不能公开攻击领导同志背离领导同志意图自己背后私下来另搞一套。出风头、没见识都是和领导同志离心离德的表现。、忌没有主见。没有主见就没有资格从事文秘工作这是我对文秘人员的一个忠告。(三)让而不争”说的是对领导同志要谦让退让在领导同志面前要谦顺“不争”说的“让是与领导同志不争名、不争功、不争吵。和领导同志争名、争功、争吵都是文秘人员的大忌。、受到领导表扬个人表现要有度。特别是在领导同志表扬自己后当场就表现出比领导同志还高明的神情在群众面前炫示领导同志如何表扬自己、自己多么厉害都给人一种“王婆卖瓜自卖自夸”的感觉有伤文秘人员的形象。、受到领导批评个人进退要有步。文秘人员在领导同志身边工作经常和领导同志打交道工作的好坏经常得到领导同志的评价所以说干活多挨的批评也多这是文秘工作的职业特点。有时候领导同志的批评是对的也有时候领导同志的批评是不得体的但无论如何当领导同志批评的时候不可以争、不可以吵更不可以闹。大家应该有这样的理念:受到领导同志批评时感觉合理的把它当成对自己的训练感觉不合理的把它当成对自己的磨练总而言之都是必要的锻炼。文秘人员必须经过这样的锻炼。、看到领导得意个人不要忘形。比如你服务过的领导同志进步了、提拔了、立功了、受奖了领导同志非常得意但是你不可以忘形忘形到了什么程度,说这位领导同志的提拔全靠我那次给他写的讲话这位领导同志能立功是因为我某个时间为他处理了某件事情。如果这样会毁了你自己的。、看到领导失意个人不要势利。领导同志也有“走麦城”的时候、也有被降职的时候、也有犯错误受到批评的时候你作为身边的工作人员长期和睦相处、和谐共事在这个时候你就不能拿出“势利眼”了也去说:这位领导同志怎么不好、怎么不行。文秘人员不要当“势利眼”你应该千方百计地去宽容、谅解帮助领导解除思想包袱提供新的思想动力。这也是文秘人员从修身的角度的一项要求。(四)勤而不怨“勤”就是勤苦、勤恳、勤勉“不怨”就是没怨气、没怨言心甘情愿。既要任劳能吃苦更要任怨不诉苦。通常大家都能做到“任劳”做到“任怨”还有差距。说干了这么多活还不让发发牢骚,受了这么多累还不让埋怨几句,但是埋怨也好牢骚也好你自己心里要有数多了确实不行。你勤勤苦苦、勤勤恳恳、勤勤勉勉好不容易把“台子”扎起来了然后你一埋怨、一牢骚、一诉苦自己慢慢又把“台子”拆掉了。大家要记住这样三句话:、勤苦磨练意志、勤恳提升境界、勤勉成就人才。文秘工作人员应当具备的素质在全省审计机关文秘培训班的讲话郝志远(年月日根据录音整理)省厅举办这次文秘工作培训班我认为很有必要。借这个机会我讲三个问题。第一文秘工作在审计工作的重要地位及其现状第二文秘工作中应当解决的几个突出问题第三文秘工作人员应当具备的素质。一、文秘工作在审计工作中的重要地位及其现状对这个问题大家是有所了解的。在审计工作中文秘工作具有非常重要的地位和作用。文件、信息工作都属于文秘工作的范畴。在审计工作中审计报告、审计决定、审计意见、审计建议都是以文件的方式发给被审计单位报送上级领导机关。审计法赋予审计机关和审计人员的职责和权力都要通过文件来体现。一纸红头文件不是一般性的公文而是法律约束力的一种体现。审计工作中的一些失误、风险也往往是通过文件来体现的。多年来广大文秘工作人员、广大审计人员在文秘工作中付出了大量辛勤的劳动做出了显著的成绩文秘工作为保证审计工作的顺利开展为广大审计人员和各级审计机关依法履行职责开展审计工作为经济社会发展服务产生了良好的作用和效果。借这个机会我也向多年从事文秘工作的同志以及在文秘工作方面付出了大量艰辛劳动的审计人员表示衷心感谢向大家表示亲切的问候。当前文秘工作的现状可以说既有应该充分肯定的一些好的方面有很多值得总结的好经验有很多值得继续发扬的优良作风同时也还存在许多薄弱环节有不少突出问题。对这些问题我在平时工作中也是十分关注的应当说看到的也比较多所以我今天要讲一讲。也用不着专门准备用不着罗列好多现象。我就凭印象举一些例子和大家讨论。文件的质量不高表现在各级审计机关、各级工作人员平时的工作中。我们平时见到的各类文件毛病太多有的毛病在各级领导审核的过程中逐步得到解决。还有一些文件是从一开始就带着问题出生在文件的整个运行过程中难以消除、难以发现最后带病出厂产生不好的影响和效果。有的文件报到审计署以后在各个环节的审查和评审中被指出被通报这也是常有的事。这些文件中表现出来的问题通常有这样几种类型:一是文字表述含糊。起草文件做文秘工作和文字打交道首先必须注意文字的准确性。而我们现在有许多审计人员、专职的文秘工作人员文字基本功不够对中国语言文字的基本含义和特点掌握不熟练所以在运用文字来表达一些事物的时候文字运用不准确表达不清有一些词句甚至整段的文字或者是整个文件词不达义言不达义甚至有的文字容易让人产生歧义的理解产生很不好的效果。二是一些文件里对某些法律、政治、政策的概念表述不准确。而法律、政治、政策上的语言和内容在一个文件里是最关键的最重要的地方如果在这方面出了问题就是大问题如果在这方面有毛病就是大毛病。有一些可能导致法律性的错误会导致一个文件或一个行政行为的违法或者会导致某一个行政行为的政治性错误、政策性错误。我们有不少文件这样的错误是司空见惯的。这暴露出我们相当一部分审计人员和文秘工作人员法律知识不足政治水平、政策水平不高。文件出去以后所反映不仅仅是工作人员的水平问题而是反映一个机关的工作水平、工作质量、法律观念、政策水平。文件出去以后人家就不再是说某一个工作人员而是说一个机关所以这方面问题导致的后果和影响也是严重的。三是很多文件出现的问题反映出工作人员的责任心不够强。有一些问题本来是可以避免的可是往往避免不了暴露出一些工作人员在工作中有马马虎虎的现象特别是在文字上下功夫不够不细心粗枝大叶。比如说错别字那是司空见惯。一个文件要注意错别字的话那就看不下去了这种文件太多太多可以说见不到错别字的文件是非常罕见的。错别字的问题有些错别字是工作人员用的习惯了他就不知道以错为对。还有一些不是不知道是工作粗心不负责任造成的。有些文件送上级审批的时候在要求签发之前显的很急说我们早就准备好了早就在等开会研究早就在等领导听汇报等领导签发好像一切准备工作都做好了万事俱备只欠东风结果送上来到了后边的环节一看还有那么多的错误。如果在自己手里的时候每个环节不要着急先送上去不要着急发先看看有没有应当解决的问题。着急什么呀有足够的时间有足够的条件把这些毛病解决了。但是很多同志不注意还是存在一个责任心的问题。我自己直到现在如果有一个重要的文件从手里出去的话都得反复看几遍有时候一份文件印出来了还要再看一遍这时发现问题还来得及纠正。现在这方面存在问题比较多。我们看到各级的文件都有这样的现象我讲的不仅仅是审计厅包括全省各级审计机关。四是从一些文件、文字所反映的内容可以看出一部分工作人员缺乏辩证唯物主义的分析问题的方法。有些文字、有些语言写的太绝把话说的太足有些话说的分量太重就是说缺乏一种余地。有些话是没有把意思充分表达出来。中国语言文字的不同的表达方式差异是很大的。一个意思有几种不同的表达方法这种差异里边体现了政策比如说“错误”、“严重错误”就有很大的不同。我们有的话往往说的很大大而不当表述一种错误的现象往往要把最严重的形容词搬出来渲染这种渲染的做法是不好的应该力求实事求是力求准确。是一种什么状态就把它表述为一种什么状态不要人为的拔高不要一说不好就说成最不好说好就说得天花乱坠。这种现象也是比较突出的。还有的总喜欢说“多数”、“一般”如果需要用数字来表述的东西就要用数字来说话尤其是审计机关的文书审计发现的问题更多的情况下应该用一定的时间、地点、数字来准确地表述。表述一种事实切记太多的滥用“一般”、“多数”、“可能”、“大概”等词语。五是文件的审核过程不严格。各级领导干部、各个环节对文件的审核没有尽到责任有许多人员在审核文件的时候停留在签一个字、画一个圈这是远远不够的。只要这个文件经过你的手审核无论你是一个什么级别的干部都要尽职尽责地解决应该解决的问题。签一个字就代表你要对这个文件全部内容负一定的责任。现在好多人是签字了事。从我们各级办公室的文秘人员这个环节上看就存在这个问题。你们的任务不仅仅是签字应该把文件里面的全部内容都吃透文字方面的问题法律、政治、政策方面的问题内容方面的问题事实方面的问题格式方面的问题都应当关注到。所有的问题该发现的都要发现该纠正的都要纠正。如果带病出去了在这些方面都是负有相应责任的。到了各级领导干部手里一般来说领导干部主要是关注文件的一些主要内容把握政策、法律方面的一些问题首先是要注意文件内容的合法性事实的完整性、准确性处理意见的正确性。但是现在留给领导干部的不仅仅是这些把一些基础环节上的文字方面的问题也留到后边甚至是最后审定的环节来解决这显然是一种错位该是哪一级的责任哪一级就要担负起来该由哪一级解决的问题哪一级就必须解决。如果每一环节都负起责任都发挥了应有的作用文件的质量就得到了提高。六是文件发送范围的混乱。有些重要的文件该往那里发不该往那里发这也是有规范的要求的。现在我们有些文件发送的范围不当有的是范围太大本来应该送到某一个特定机关的文件变成了传单满天飞。还有应该送达的地方没有送达。发文前就应当严格确定发文范围。七是文件的利用和检索比较困难。管理困难检索困难利用率不高有的文件发出以后工作人员就感到后边没事了目的就是发出文件。文件制作完成了、发出了仅仅是一个阶段的工作完成了还有一个运用的过程有的文件运用的过程可能是比较长的就要考虑到以后使用如何才能更方便一些。在制作文件的时候文件管理的过程中要考虑到使文件的检索更方便一些。现在我们的文件不仅仅是纸质文件还有电子文件。纸质文件和电子文件的归档、管理、检索规律基本上是一样的格式和要求基本上是一样的。纸质文件按分类、时间这些要素来检索电子文件和纸质文件在这些方面也一样电子文件应该是更方便了用电子计算机管理和检索文件效率应该更高。现在我们好多工作人员管理文件比较粗放计算机管理的文件比手工管理的还要落后检索还要困难。文件起名不当有的文件有名无姓有的有姓无名。就像我们坐下几十个人没有姓名、性别、年龄的区别都变成一种统一的符号能识别吗,文件也是这样有些文件名仅仅标注“审计报告”每年的审计报告都是一样的怎么区别,还有的用时间作为文件名年月日这一天产生了个文件如果仅仅用了时间内容不同的个文件又怎么区别,所谓检索的条件就是把能够体现文件特点的要素都列出来当然不能把文件的全部内容变成题目题目就是要更典型抓住这个文件的具有典型性的特点。还有主题词。我们现在的文件都要求标注主题词。主题词的设置是为了干什么我们好多人没有搞清楚以为文件就是为了好看在下边列了那么一行写几个不同的词每个文件下面都标注了关键词但是实践中往往都用不上。纸质文件印上了在电子文件的题目上没有体现出来。还有的没有搞清楚主题词应该怎么确定。有的为了省劲儿顺着文件题目把文件题目一分解就成了主题词没有抓住要害。所谓主题词就是为了和别的文件区别而且就是为了检索的时候区别。好多人没有搞懂这个概念拿上一些不好区别的词来做主题词。既要自己用起来方便又要以后查阅方便利用方便。八是文件格式的使用不规范。对文秘工作现状我就作这样一个简单的分析。当然这方面还涉及文秘工作人员的素质不够适应这也不仅仅是专业的、专职的文秘工作人员我们审计机关的广大工作人员、审计人员在文秘工作方面的素质整体上还是偏低的严重地不适应审计工作的要求。二、文秘工作中应当解决的几个突出问题刚才讲到的这些情况实际上也涉及到了应该解决的一些突出问题。一是每个审计人员特别是专职的文秘工作人员必须有较强的文字能力要下功夫提高文字的基本功。这是每个机关工作人员特别是公务员在进入公务员队伍时就应该向他们提出的一个首要的条件。现在每个机关招收公务员都要有笔试、面试就要把住这个关。但是在长期的历史过程中由于审计人员进入审计机关都是在不同的时期以不同的方式进来的再加上审计人员也是在过去不同的历史环境下成长起来的这些因素造成了不少审计人员知识结构不够合理知识的功底也不够扎实有的同志强一点有的同志弱一点。有的可以归咎于当时的教育质量不够高后来每个环节都没有来得及很好地补课到机关以后又忙于具体的事务性工作也没有时间好好学习。或者说好多机关多年以来就没有严格的要求一些同志还觉得自己水平已经很高了。客观地公正地说我们很多同志在这方面欠帐是很多的。不要说担负起草一个审计机关的审计文书这样的公文就是写私人信件也是需要比较强的文字功底的否则对方也不能准确把握你的意思甚至会发生歧义的理解发生误会。文字表达的不准确比起人们在日常的交往中语言表达的不准确产生的不良效果往往更严重。文字表达比语言表达的要求更高。语言表达不够准确还可以在交谈过程中补充但文字表达就不同了必须更精确更简练。文字的优点在于便于传播和保存。我们要正确把握语言和文字的区别。有些文件里有过多的口语把一些日常交谈的语言习惯带到了文件里使得一些文件看起来有些过于随意。文件的基本要素就是文字,我们的审计人员、文秘工作人员必须在文字功夫的锤炼上下大功夫。这是无止境的,不要以为经过几年的努力就完成了,活到老学到老,永无止境。到了八十岁了,不能说你就学得很好了,不需要再学了。不能说你已经是教授了是高级审计师了就不需要再学习了那是不对的。教授也有不懂的东西权威也有不懂的东西何况我们普通人呢,我们不能固步自封。不能说已经工作多少年了十年、二十年、三十年了很有经验了需要的就是更多的肯定和表扬了总结经验了而不是找找毛病了怎么学习了。我们必须提出学习的任务特别是要从基本功开始。我建议大家回去以后把过去自己写过的东西拿出来解剖上几个东西不好意思给别人看就自己解剖一句话一句话地解剖看看究竟有多少毛病。二是我们每个审计人员和文秘工作人员都要认真学习法律、法规和相关的政策。我们起草的文件必须是合法的不能在法律上出现问题不能出现违法的文件违法的表述也不能在政治上存在什么错误。政治性的错误、违法的问题往往也会不知不觉地出来法律规定不能做的事我们有的同志在写文件时写成可以这样也可以那样这就是违法了。法律禁止的你就不能写成允许。政治性的问题也要注意。中共十六大以后中央提出了许多新的思路新的方针十六大以后你要起草文件就不能用一些过时了的说法来表述。有些时事政治方面的常识我们要关注不要犯一些常识性的错误。再比如党委、人大、政府、政协这样一些机关的关系也应该搞清楚。中国共产党是执政党党委是居于领导地位的地方人大是地方的权力机关政府是行政机关在党委的领导下工作要接受人大的监督而政协是一个多党合作实行政治协商、民主监督的组织。不能把这些机关的性质混淆了。还有不同的法律法规有不同的层级不同的地位在我们国家宪法是国家的根本大法宪法之下就是法律法律之下是国家的行政法规然后是地方性法规还有部门的规章、政府的规章。国务院各部、省级人民政府、较大的市的人民政府可以发布规章。我们在平时起草文件有好多表述往往很混乱搞不清法律、法规、规章的关系和区别把一个部门的、基层政府的文件不适当地表述为法规。应该加强在法律、法规、政策方面的学习在写文件时应该准确地表述避免在这些方面发生混乱发生错误。三是起草审计文书一定要坚持实事求是的态度辩证唯物主义的态度。所谓实事求是用辩证唯物主义的态度来起草文件就是说我们所起草的文件在事实方面不能出问题不能出现不真实的现象我们在文件里反映的事实必须是准确的我们所得出的结论必须是建立在事实基础上的从一定的准确事实出发经过分析得出正确的全面的认识正确的结论我认为这就是实事求是。准确地全面地反映事实全面地看待问题得出正确的全面的结论这就是一种辩证唯物主义的态度。如果对事实的反映是残缺不全的讲了一部分事实而没有讲出全部的事实从部分的事实出发就可能得出片面的结论。建立在不全面的事实基础上得出片面的结论、片面的看法那就违背了实事求是违背了辩证唯物主义。我们审计中发现的问题怎么样反映怎么样表述都需要有一种正确的指导思想。比如说对一个领导干部的经济责任审计经济责任审计既要反映成绩又要反映工作中存在的问题在这个基础上做出对一个领导干部履行经济责任情况的评价如果仅仅依靠成绩来做出评价忽视了存在的问题事实不完整评价不全面。如果仅仅讲了问题而忽略工作的成绩不全面也不公正。这是就大的方面来说。再具体来讲我们讲一件事讲一个问题这一个问题的整个过程也是完整的如果我们只讲了问题的一个阶段一个情节而忽略了别的阶段、别的情节或者相关的背景对这个问题的表述可能就不完整了。对某些重要情节的忽略可能就会导致我们对这个问题的定性处理产生片面性有时候即使是一句话这一句话说不到就带来了片面性多一句话就带来了对问题认识的完整。还有时候在更小一些的细节上对一个环节或一个看法的表述其实就是一句话这一句话里也有一个实事求是的问题也有一个能不能体现辩证法的问题。这一句话该怎么说大家可以去琢磨去研究。一句话如果说的客观一些让人感觉很得当既准确反映了事物存在的状态又不是绝对化的。因为我们认识事物的能力是有限的我们对事物的了解也是有一定局限性的。我们在审计过程中发现的一些问题是不是掌握了事物的全部情况也不一定同时我们也没有能力掌握更多的情况我们对这个问题的认识是不是就能够十分全面了就没有一点认识不到的因素了,很难。那么在文字表述中要体现出这种状态就是我前面提到的不要把话说绝。同时又不能是模棱两可不能说这个问题可能存在也可能不存在。比如说我们在一些经济责任审计报告里经常会讲到通过审计没有发现某某同志违反廉政制度的行为或者说没有发现不廉洁的行为应该说这种表述还是比较客观的叫做没有发现。如果是另一种表述通过审计认为某某同志不存在不廉洁的行为。或者变成另一种说法说不知道廉洁不廉洁那行吗,你审计干什么去了难道你一点也不知道吗,你总是审计了一定的领域通过一些具体的方面具体的事情来了解连一点肯定的评价都没有不行说的太绝对了也不行。比如说有些单位存在损失浪费、挥霍浪费现象你用一个“大肆挥霍浪费”的说法好像表现了很大的义愤。但是什么叫大肆呀,浪费多少算大肆,到什么程度是大肆,我们不是写评论也不是在写散文。在这种情况下就要求我们不要多写形容词。损失浪费一百万就是一百万一千万就是一千万是大事或者不是大事看的人就会分析。四是起草文件、起草各类审计文书要注意逻辑性。现在不少文件逻辑上比较混乱。首先是有重复的现象前面一个问题已经讲过的事实到了后面的一个问题又讲把一件事分割成几块给人感觉比较混乱。我们有些同志理解我按照不同性质的问题来表述几个方面都能挂上所以在前面讲了到后面还要讲这样想有一定的道理但必须比较用什么样的表达方式更准确效果更好。一般来讲一件事主要放在一个地方讲应该说是比较清楚更完整一些。比如说审计一个单位讲一个工程项目的问题这个工程项目的问题既涉及到投资的管理又涉及到资金的管理、决策的程序放在几个方面讲都可以涉及到。但是一件事在几个地方都讲就不如放在一个地方讲更为集中和明确。一件事最典型的最主要的问题是什么在性质上要把握按其主要的方面来确定。克服逻辑混乱的现象关键是起草文件的过程中一定要明确你要说什么必须搞清楚不要你自己都搞不清要说什么说到那算那最后看的人也云里雾里的搞不清楚说了什么。有的文件反来复去的改就是这个问题。五是起草文件必须开门见山言之有物力戒空话套话太多。一句话能说清楚的不要用两句话一段话能说清楚的不要用两段话三段话不要离题万里。有的文件人为的把房子盖的越来越大本来是一间房子可以放下的内容盖了一栋楼盖了几排房子房子很多了里边是空的没有材料没有人住。有的把简单的问题复杂化没有必要。有的故意拉长文件本来一百字能说清楚的要变成一千字如果写的短了怕别人以为不会写这是一个误区文章并不是越长越好。六是重要文件起草要发挥集体的作用成为集体智慧的结晶。审计报告应该是集体的作品审计组成员都应该参与都应该贡献出自己的智慧提出自己的观点、建议该讨论的讨论该各自提供有关材料的提供有关材料该提出观点的提出观点同时每个环节上不同角度、不同的侧面该补充什么内容的就补充什么内容。有些重要的文件、审计报告、审计建议或者机关的一些重要公文不同的环节上究竟应该起什么样的作用有些环节上存在认识的误区。后边环节上不仅仅是对前边环节上起一个检验的作用。比如说工作人员写了一个材料到了处长那里、厅长局长那里不仅仅是是检验后边的环节要站在你那个高度上来审视文件应该表达的内容表达出来了没有还缺什么是不是正确。我们有些审核环节现在成了二传手不能每个环节都成二传手不是在打拍球。我们审计机关的各级工作人员、各级领导干部不是排球运动员不是在相互传球。我们更应该像是厨师不同的环节上都要经过加工通过这种加工要赋予作品新的形态给它添加新的材料使之更加完美。一个文件经过的环节很多每个环节都是参与者每个环节的聪明才智都体现在其中我们不能要求其中一个环节上就把所有的问题都解决了也不能要求某个环节上就尽善尽美。存在不完善也是一种客观的状态因为个人的能力和智慧是有限的所以才需要集体研究不同的环节来审核。每个环节都要发挥应有的作用。七是起草文件要妥善处理各方面的关系。要准确把握哪些问题是我们职责范围内应该讲的哪些问题是不应该讲的。不要在我们的文件里无端地损害别的部门、单位。不负责任的指责产生的效果是不好的会带来一些负面的影响。审计机关的审计文书大量的是讲被审计单位的要非常客观、准确而且要做好应对行政复议、行政诉讼的思想准备。在复议和诉讼的过程中要努力争取立于不败之地。还有一些相关的行政部门它不是我们的被审计单位可能是工作上有一定联系的部门单位我们的文件里涉及到相关的部门单位或者是上级机关时要注意用法制和文明来规范我们的文书。文件内容涉及到相关部门单位时表述上不要超越了法律的界限不要违反文明的规则避免不必要的麻烦。相关的部门单位看到我们的文件要增强工作的合力避免增加不必要的阻力。比如说经济责任审计是由好几个部门合作的有纪检委、组织部、监察机关有企业管理部门这些部门各自有各自的职责我们的文件里怎么样恰当地、准确地表述每个部门的职责表述一件事的时候怎么样恰当地体现各部门之间的这种恰当的关系必须正确把握。通过一份高质量的文件能够把外部的、内部的积极的因素更好地整合起来为我们更好地开展工作营造一种良好的环境。如果文件写不好看了这个文件就感到是一个矛盾的集合体就像一个传染病人一样到处散发出一种不利的、影响团结的、会带来矛盾的因素。比如一个文件如果指责这个部门指责那个部门怨天尤人上级不支持横向的那个部门不合作就不会产生好的效果。还有报送上级的一些报告也不能随意指责一通。什么上级机关指导不力了领导不够了。专门让你批评的时候你可以批评不是专门让你批评的时候就不能不适当地批评。比如说我们给审计署写一份报告我们自己工作没做好却把责任推到了审计署推到了国务院说国务院没有给我们好的政策审计署没有给我们解决什么问题省政府没有给我们解决什么问题到处放炮那好吗,类似这样的东西我们在起草文件的各个环节上从各级工作人员到各级领导都要认真把关处理好相关的关系。说到更深一点我们的文秘工作各级审计机关的文书都要符合构建和谐社会的目标要求。八是所有的公文、审计文书都要体现科学发展观。科学发展观是我们党在新的时期提出的一个重要指导思想它体现在我们各级审计机关的工作中也是审计工作的根本指导思想。科学发展观是审计工作的灵魂。我们审计机关的各种公文、审计文书一定要以科学的发展观为指导。一个审计报告讲那么多的事下那么多的结论都要注意是不是符合科学发展观。科学发展观有很多具体的内容有很多判断是非的标准我们的同志要认真学习和领会科学发展观。在文秘工作中也要做到以科学发展观为指导提高公文质量。三、文秘工作人员应当具备的素质在审计机关我们所讲的文秘人员应该是两部分一部分是专职的文秘工作人员另一部分应该说我们每个审计人员同时也是文秘工作人员。一个合格的审计人员必须具备制作审计底稿、审计日记起草审计报告的能力而且这也是我们经常性的工作。所以在审计机关文秘工作人员和审计人员的界限不是十分严格我们现在讲文秘工作的一些基本要求应该是针对这两方面人员的既包括专职的文秘工作人员也包括广大的审计人员。文秘工作人员应当具备的素质我想主要有以下几个方面。一是必须牢固树立马克思主义的世界观、人生观、价值观。牢固地掌握辩证唯物主义的思想方法。只有我们具备了马克思主义的世界观、人生观、价值观和辩证唯物主义的思想方法在起草公文和审计文书的时候才能自觉地运用马克思主义的世界观、人生观、价值观和方法论来表述事物提出观点才能起草高质量的公文我们起草的公文才能具有较强的思想性才能具有正确的政治观点。二是必须具有广博的知识。从审计机关的实际情况来讲我们的文秘工作人员和审计人员必须具有审计的专业知识、财务、经济、法律方面的知识运用计算机的能力同时还应当具备社会科学和自然科学方面的一般知识根据不同的专业特点还应当熟练地掌握日常工作中接触较多的专业知识。在起草审计文书和审计公文的时候能够正确地表述某些事实做出符合各门科学本质和规律的正确结论避免审计文书和公文发生违反科学常识违背客观规律的论断的现象。三是文秘工作人员和审计人员要敢讲真话要具有敢讲真话、坚持原则、坚持真理的优秀品质。在审计机关写一份公文或者起草一个审计文书讲的都是一些和审计有关的具体事情审计人员必须敢于坚持原则该写什么写什么。该写的就要写不该写的就不能乱写。具备这样的素质才能防止写假报告、说假话的现象。如果不具备这种敢讲真话、坚持原则、坚持真理的品质有关的、有特殊利益的人员出于特殊的需要要求你说假话要求你编造事实要求你写假报告你就可能答应就可能经受不住考验。对一个合格的文秘工作人员和审计人员来说无论是什么人以什么条件要求我们说假话、写假报告、编造事实我们都不能接受无论给予我们什么好处我们都必须拒绝。要忠于事实忠于法律忠于真理敢于抵制任何形式的威逼利诱。以个人利益无条件地服从国家利益和人民利益。四是必须保持强烈的学习精神。我们处在一个知识爆炸、信息爆炸的时代原有的知识和经验远远满足不了审计工作不断进步的要求。我们必须坚持不断地学习使自己的知识和认识水平跟上飞速发展的时代适应审计工作不断提出的新的要求不断地调整我们的知识结构、专业结构不断地扩充我们的知识。一个优秀的文秘工作人员和审计人员应该像海绵吸收水分一样利用各种方式利用各种可能利用的时机来学习不断吸取各方面的知识不断地完善自己。五是应当具有谦虚谨慎的优良作风具有善于与人合作的高尚风格要乐于奉献甘当无名英雄。文秘工作、审计工作特别是文字工作是一种吃苦的工作。我们必须具有高度的奉献精神不要希望写一个文件、写一个报告就能得到什么得到什么可能是一个较长的阶段性的成果绝对不是一项工作结束马上就能得到什么就像给报社投稿写一个报告就像投稿马上就会有稿费寄来。何况我们审计机关写一个报告连稿费都没有就是这样清苦我们不能计较得失要乐于奉献。同时我们和大家在一起工作与大家相处一定要有谦虚谨慎的作风要克服骄傲自满的情绪写出一个文件、报告来要接受很多人的挑剔很多人的审核、把关大家都会从不同的角度提出不同的意见挑出毛病。要欢迎各方面的人员为我们挑毛病不能有爱面子的思想。不能有委屈感觉得我已经下很大功夫了我感觉这个报告不错了你们怎么还挑这么多毛病我面子不好看必须破除这种认识。不仅普通的工作人员不应该有这样的认识就是一个相当高级的干部也要破除这种认识。任何人写出的东西只要不是按照法律规定任何人不得改动的东西你就得接受各方面的挑剔使之不断完善。中央的重要文件都是要经过讨论的总书记的报告也是要经过大家讨论的我们普通的工作人员还要计较这些吗,比如你的经验没有我多你的资历没有我老你就不能给我提意见我已经很辛苦了很负责了你也不应该再给我提意见不能这样看。你多称赞我几句我就很高兴觉得这个人对我很支持表扬我了。多批评我几句给我挑毛病多了点就觉得这个人尽挑我毛病千万不能这样看。我们写出来的东西别人给我们挑毛病是对我们的爱护对我们的帮助要这样看。如果谁也不给你挑毛病就像皇帝的新衣大家都说你好你就真的好了吗,你还是很难发现存在的问题很难得到提高。对我们写出的东西无论是谁提出一个字的毛病他就是我们的老师就是一字师。要有这样宽阔的胸襟这样才有利于我们的进步也有利于我们的工作。一定要具有良好的合作精神大家在一起工作是一个集体必须互相帮助以集体的智慧弥补个人智慧的不足。一个报告有时候需要几个人共同起草一个人为主起草出来的报告也需要其它人补充。大家要把这样一些方式的合作看作是必不可少的绝不能回避它、拒绝他。这种集体主义的合作精神对于审计机关的文秘工作人员和审计人员来说是一种基本的素养要不断加强。六是要有高度的法制观念。我们是在一个法制社会里工作和生活我们审计机关必须坚持依法审计我们的审计质量也必须受到严格的控制。所以我们大家在平时的文书工作和审计工作中都要具备高度的法制观念要有一种互相制约的意识主动地把自己的工作置于外部环境的制约之下使我们每个人的行为更加符合法律的要求。我们每个人的日常工作、日常生活、日常学习方面都要体现一种高度的法制精神。学会用法律来规范我们的工作不断提高文秘工作的水平。在今后的审计工作中能够通过这种高质量的文书、高质量的审计文书更好地发挥审计工作在促进经济社会全面发展、构建和谐社会过程中重要作用。秘书工作熟悉接待工作的送别来宾的时候应该为来宾预定返程票安排好返程交通工具。(二)沟通与协作工作运用各种沟通方法和技巧协调领导之间的关系与领导、同事和客人有效沟通。组织和引导团队有效沟通提高团队的工作效率。及时解决沟通的冲突排除沟通中的障碍。(三)商务谈判掌握各种信息的搜集方法和渠道充分搜集商务谈判信息并参与制订商务谈判方案和组建商务谈判小组。布置商务谈判现场营造融洽的商务谈判气氛。做好上午谈判的辅助性工作协助主谈判人员处理谈判中的问题。二会务管理(一)会议筹备科学准确地拟定会议的议题、名称、规格、和标准合理地拟定会议议程、日程和预算经费。掌握选择会议场所的程序选择并预定合适的会议场所。掌握会场座位的排列方法和会场布置方式精心布置会议现场。及时通知与会人员准备会议文件和制作会议证件。安排电话会议和视频会议减少会议开支。(二)会议沟通与协调掌握多种会议签到的方法做好会议签到和会议服务工作运用高效的会议决策方式和达成会议决议的方法促成会议决议的尽快形成。做好会议保卫、保密工作。组织会议新闻报道使会议达到理想的传播效果。及时处理会议突发性事件确保会议的顺利进行(三)会议善后做好与会人员的返程安排检查清理会场和整理会议文件。传达会议决议撰写会议总结和结算会议经费。评估会议效果三商务活动管理(一)商务活动安排会见、会谈组织和协调大型商务活动以及安排与会人员参加文娱活动掌握组织信息发布会的程序成功举办信息发布会。安排剪彩仪式、签字仪式和庆典仪式。(二)商务旅行协助领导制订周密的出行计划为其准备旅行时携带的物品做好票务预定、旅行住宿的安排和办理出国商务旅行手续等事务。为大型团队商务旅行拟定旅行计划。四办公室的管理(一)办公环境管理合理设置办公室的布局布置和美化办公室环境以及合理摆放办公室设备。维护责任区整洁的工作环境应对办公中出现的紧急情况做好办公室的安全管理(二)办公资源管理采购、调配和利用各类办公资源做好办公资源库存的监督管理工作参与政府采购管理和招标工作(三)办公效率管理制订科学的办公室工作计划并合理的安排办公室工作任务。科学的为领导和自己编写工作日志提高工作效率进而推进各项目标的顺利完成。五、信息与档案管理(一)信息管理运用各种信息搜集的渠道和方法及时充分的手机领导所需要的各种信息。掌握各种信息整理和加工的方法对所搜集到的原始信息进行处理。运用各种方式把经过整理加工过的信息提供给领导和其他人使用做好信息的传递和利用工作。熟悉信息储存程序做好已用信息的保存工作熟悉执行反馈信息的个步骤组成反馈与再反馈链条实现反馈信息的良性循环。掌握信息开发的途径与方法对信息进行全面挖掘、综合分析和概括提炼。(二)档案管理掌握档案收集的途径和方法接收与征集应立卷归档的文件材料熟悉档案整理的程序对需要进一步条理化的档案惊喜分类、组合和编目使之系统化。了解影响档案价值的因素掌握各种档案保持价值的鉴定方法对档案进行科学的鉴定。掌握各种档案的保管措施维护档案的完整与安全掌握常用档案检索工具的编制方法编制多种类型的档案检索工具运用各种档案的利用方式和途径向档案使用者的提供各种服务。六(日常办公事务处理(一)文书处理熟悉处理手法文书的程序做好收发文书的处理工作科学做好文书的清退和传递工作掌握文书立卷的步骤提高文书立卷的质量进而提高档案的质量掌握文书归档知道和文书归档步骤做好文书归档工作掌握文书销毁的范围掌握文书销毁的程序和方法对已无保存价值的文书进行焚毁。掌握各种专用文书的管理步骤和方法有效的管理各种专用文书(二)其他事务运用印章的使用和报告方法加强对印章的管理。掌握接打电话的步骤和方法妥善处理好电话事务。掌握零用的管理方法和报销手续了解值班工作的内容加强值班工作的标准化管理。七(常用事务文书写作(一)行政事务文书写作掌握公告、通知、通报、请示、批复、命令、指示、计划、决议、总结类文书、记录、简报类文书和规章制度类文书等行政事务文书的书写格式与写作要求。(二)公关礼仪文书写作掌握各类演讲稿、致辞、请柬、聘书、感谢信、贺信和信息传播类文书等公关礼仪文书的书写格式与写作要求。(三)涉外经济类文书写作掌握经济于此报告、市场调查报告、业务合作意向书、产品说明书、广告、可行性研究报告、经济合同和招投标书的书写格式与写作要求八商务礼仪(一)个人礼仪掌握仪容仪表、交谈礼仪、服饰礼仪等个人礼仪要求(二)日常交际礼仪掌握称呼礼仪、致意礼仪、介绍礼仪、电话礼仪、办公室礼仪和异常情况下的礼仪等日常交际礼仪要求。(三)涉外商务礼仪掌握拜访礼仪、宴请礼仪、馈赠礼仪、公共场所礼仪、中国习俗礼仪和外国习俗礼仪等涉外商务礼仪要求。秘书人事工作內容說明制定、执行公司人力资源规划制定、执行、监督公司人事管理制度招聘:制定招聘计划、策划招聘程序、组织招聘工作安排面试、复试、综合素质测试绩效考评:制定考评政策、统计考评结果、管理考评文件、做好考评后的沟通工作、不合格员工的辞退激励与报酬:制定薪酬政策、晋升政策组织提薪评审、晋升评审公司福利:制定公司福利政策、办理社会保障福利人事关系:办理员工各种人事关系的转移教育培训:组织员工岗前培训、协助办理培训进修手续与员工进行积极沟通了解员工工作、生活情况
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