论现代秘书应具备的公关职能

论现代秘书应具备的公关职能 摘要:秘书工作与公关工作的进一步融合，使秘书具备一些公关职能成为一种必要。本文将阐述秘书应具备的公关职能，提出了秘书人员在工作中应注意的事项和应具备的基本素质能力，说明了秘书具备公关职能的意义。 关键词:秘书;秘书工作;公关职能 当今社会，信息、知识、技术的更新和发展不断加快，经济的全球化、政治的多极化、文化的多元化和信息的网络化成为这个社会的主要特征。人与人之间交往的频繁，社会组织和社会活动的开放化，已成为这个社会的趋势，这种新的变化在慢慢改变着秘书人员的工作模式。秘书不在仅仅是领导的参谋和办事人员，应成为领导全方位的助手，他们工作的范围和对象已经发生了变化，在不同情况下扮演着不同的较角色，从工作范围来看，由过去注重内部沟通转为现在注重外部沟通，从而使公共关系作为一种沟通手段走进秘书工作的范围。从工作对象来看，也发生了很大变化，在不同情况下扮演不同的角色。从工作对象来看，也发生了很大的变化。秘书人员的主要工作对象包括领导者和领导工作所指向的组织和公众。随着我国干部队伍的知识化、年轻化、专业化，许多领导干部从过去习惯于跟着文件转变为“议大事、懂全局、管本行”，更加注重组织的社会形象、知名度、美誉度。从过去习惯依赖上级到具有强烈的合作意、积极与外部组织建立发展各种横向联系，这就要求社会组织不断增强透明度，加强与公众的沟通。从秘书人员自身来看，也发生了变化。秘书角色已具有多重性，不在是单一的中文型、行政型秘书，而是向文理兼备、具备广博的知识、会多种现代化办公技能的、善于处理公共关系的人才型秘书转变。 一、秘书在工作中应具备的公关职能 (一) 沟通信息，为领导建立良好的威信。信息无论对组织还是对领导，其重要意义是不 言而喻的。对组织而言，组织的社会环境是不断变化的 ，社会组织要适应环境，就 必须和周围环境建立广泛的联系，观察预测了解环境的变化，从而及时合理的制定 或调整组织的政策目标，并适时准确的与自己的公众沟通信息，参与各种社会交往 活动，创造一个“天时、地利、人和”的社会环境。对领导而言，沟通信息是为领 导科学决策提供可靠依据，是领导与社会、群众等各种组织交流的前提，是为领导 创造良好形象打基础。秘书人员在工作中沟通信息要注意信息的广泛性，要注重领 导与组织内部信息的沟通，更要注重及时了解各类公众和领导机构的态度，以及行 为的变化，及时了解组织宣传的效果，这样及时发现存在的问 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 ，以便及时改进。 (二) 实施传播的职能，增强组织和领导的知名度和美誉度。对社会组织而言，组织之间 的竞争日趋激烈，要想在激烈的竞争中立于不败之地， 必须通过公关工作中的传播 与宣传，使本组织的优质产品、优良服务、优秀的组织形象得到公众的了解和支持。 秘书人员在不同时期，都要协助领导做好本组织的宣传工作，提高本组织的知名度 和美誉度。要把组织取得的新成绩、新成果、新工艺和服务的新方式等情况及时地 传播给公众，扩大社会影响力，就要适时地策划一些传播活动，比如会展、广告宣 传、庆典、座谈会、记者招待会等等。另外要为领导做好宣传工作，树立领导可信、 可敬、可亲的良好形象。秘书经常跟随领导资质出席各种会议，参加各种仪式，有 时代替领导出席，秘书的仪表、形象代表着领导机关的形象，展示着领导机关的做 风。所以，秘书本人应该具备热情的服务态度，良好的精神风貌，得体的言谈举止， 规范的 礼仪 关于商务司机的礼仪须知经典商务礼仪礼仪中的美术巫鸿教师职业形象与礼仪文明礼仪主题班会 装束。秘书要为领导做好宣传工作。因此，当领导已经做出了一定的贡 献却不为人所知时，秘书应当整的领导和各部门的同意后，组织一些必要的宣传活 动，这样工作就会对领导更加理解和支持。 (三) 协调关系的只能，市领导于组织内外形成良好的关系。现代组织是一个开放的系统， 它时刻面临众多的利益关系，影响和约束力。任何一个出色的公共关系人员，总是 非常注意广结人缘的工作。公共关系的目的就在于内求团结，外求发展。因此，协 调组织与公众之间的关系，争取工作队组织的谅解和支持，使组织与公众之间的关 系处于一种和谐的状态，为组织创造一个“人和”的坏境，这是公共关系的又一项 重要职能。参与公共决策，有效的处理突发事件，强化领导能力。现代决策时集体 决策，领导者要依赖大批咨询人员做参谋，秘书在领导的决策中，应该发挥自己的 聪明才智，为领导提供满意的或最优化的 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 、策略，尤其在组织遇到突发性事件 时，秘书就应该充分发挥其参谋作用。要认真分析事件发生的原因，尽快将危机的 前因后果、公众的反应、媒体的报道传达给领导，提出解决危机的办法供领导参考， 并做好善后工作。 (四) 建立良好的信誉，良好的信誉是组织的生命。良好的信誉是建立在组织健全的管理 和对社会的 责任 安全质量包保责任状安全管理目标责任状8安全事故责任追究制幼儿园安全责任状占有损害赔偿请求权 感的基础之上。同时，还要大力向外宣传本组织的情况和善行，塑 造本组织良好的信誉和形象。一个组织的信誉有该组织的知名度和美誉度两部分组 成。知名度是衡量一个组织名气大小的，美誉度则关系到组织名声的好坏。公共关 系活动。可以帮助组织扩大知名度，提高美誉度，从而吸引更多的支持者和合作者。 二、存在的一些问题 三、怎样解决 (一) 秘书人员在沟通时应注意的技巧1.说服的技巧;秘书在协调沟通的工作中经常会处 于说服的角色之中，说服工作中的沟通也是有讲究的，基本要求是耐心。在耐心的 鸡翅上应该遵循4个相互联系的步骤:(1)进行说服前要仔细揣摩对方的需要和目 的。这个过程时:巧妙地提问引导对方自己去发现问题的症结。 (2)提出并帮助对于选择解决的办法。和被说服者一同分析多种解决办法的利弊—在分析中建立相互信任与尊重的关系，让对方明白事关他的厉害。 (3)为需要说服者构建一个实施方案。(4)帮助对方反复衡量每个环节的付出、利益。在经常的接触、了解对方真实需求基础上实现说服目标。 2.建议的技巧;建言献策时秘书沟通工作的重要部分。被采纳的建议不仅仅是因为内容良好，还需要有好地表达方式和修养才易于受到重视。因此秘书要掌握适度的建言技巧。主要包括: (1)不争抢话头，耐心倾听，见隙发话，使用较为中性的语言。比如“我个人认为„„”“我这可能是一个不够成熟的想法„„”“有可能的话„„” (2)不随便在自己的建议中否定他人的意见，总重为先。 (3)把握好表达的分寸，定准内容基调，言语谦逊。 (4)注意语德，不可话中有话，含沙射影。 (5)以宽容的心态听取别人对自己建议的评论。 (二)协调工作的内容主要包括内部关系和外部关系两方面。 (1)协调组织内部关系。协调的组织内部关系，妥善处理利益和机会、冲突与矛盾，使员工之间充满爱心，创造一种和谐，融洽、友爱、宽厚的热人际关系，以激发员工的士气和工作热情。另一方面，要努力协调好组织内领导与群众的关系，上情下达、下情上达，承上启下，互相沟通，增强彼此的信任，以调动员工的积极性、主动性和创造性，增强凝聚力和向心力。此外，还应注意协调组织个管理聚能部门，管理层之间的关系，以形成相互配合，彼此默契、互相支持、互相信任的合作气氛，以提高管理绩效，实现管理目标。 (2)协调组织与外部的公共关系，外部关系是多种多样的，因此，组织所面临的各种关系是十分复杂而又经常变动的。由于组织与公众在地位、利益等方面存在着差异，组织与公众之间常常会出现一些矛盾和冲突。公共关系对此必须高度重视，以帮助组织领导做好协调工作，妥善解决矛盾。当然，在组织与外部公众没产生矛盾之前，主动交往沟通，将有助于组织赢得公众信任，并能避免或减少组织与坏境的摩擦和冲突。 四、秘书具备公关职能的要求及意义 秘书人员在工作中首先要明白秘书工作与公关工作的关系。公关工作是管理的一个组成部分而不是管理的全部内容，更不是秘书工作的全部内容。其次，明确公共关系的作用。良好的公共关系可以树立良好的组织形象，但这并不意味着仅仅靠几项公关活动就可以实现组织的整体目标。有效的公共关系不是一种“临时抱佛脚”的应急方法或临时性的活动，而是一种向公众解释争取到好感的、持续不断地努力。第三，明确秘书人员在公关活动中的地位。秘书人员虽然参与公共关系工作，但仍是“配角”，“主角”仍是领导者，秘书应以领导为中心。第四，要树立公关意识。公共关系不只是秘书部门，秘书人员的事，组织内的每一个部门，每一个成员，都承担者不分公共关系的 职责 岗位职责下载项目部各岗位职责下载项目部各岗位职责下载建筑公司岗位职责下载社工督导职责.docx 。在同外界的不同程度的接触中，任何一个人如果缺乏公关意识，都会给组织带来不利影响。 现代社会对秘书人员除了学历和技能等基本条件外，还强调以下素质和能力: (1) 良好的文化底蕴。它决定着秘书的胸怀、事业、气度和智慧，决定着他的思维 方式和行为方式，影响着他的事业和责任心，制约着他的应变创新和决断能力， 它是秘书素质修养的关键和根本。 (2) 较强的语言表达能力。信息的传播与沟通，各种宣传工作的展开，着都要求模 式要有很好的语言表达能力。秘书要根据不同的场合，恰到好处的表达自己的 意思。 (3) 自如的社交能力。与一般人相比，秘书的社交能力更为重要，因为他再公关工 作中，肩负着沟通内外、上下的重任，接触的人多，交际范围广。秘书应当了 解和掌握一些交际的艺术和技巧，广泛地与社会各界接触。 对秘书人员而言，提高了自身的素质和公关能力，这样在处理各种事物或面临困难时才能够游刃有余，在领导和公众面前才能树立良好的形象，得到领导的上市和重视，为自己的事业创造条件。秘书具备公关职能能促进秘书工作的进一步完善，扩大秘书工作的范围，也提高秘书工作的效率。对公关工作者而言，秘书承担了一部分公关工作，一定程度上减轻了公关工作者的压力，协调了公关部门与秘书部门的工作，促进了公关部门与秘书部门之间的交流。同时也是对公关人员的一个促进，他们可以学习和秘书人员的优秀品质和良好的工作方法，从而提高自身的素质和能力。 下面是赠送的几篇网络励志文章需要的便宜可以好好阅读下，不需要的朋友可以下载后编辑删除～～谢谢～～ 出路出路，走出去才有路 “出路出路，走出去才有路。”这是我妈常说的一句话，每当我面临困难及有畏难情绪的时候，我妈就用这句话来鼓励我。 很多人有一样的困惑和吐槽，比如在自己的小家乡多么压抑，感觉自己的一生不甘心这样度过，自己的工作多么不满意，不知道该离开还是拔地而起去反击。你问我，我也不知道你应该怎么选择，人生都是自己的，谁也无法代替你做怎样的选择。 有一个和我熟识的快递员，我之前与他合作了三年。最开始合作的时候，他负责收件和送件，我搬家的时候，他帮我安排过两次公司的面包车，有时候他送件会顺路把我塞在他的三蹦子里当货物送回我家。他时常跟我提起在老家农村种地的生活，以及进城之前父母的担忧及村里人为他描绘的可怕的城里人的世界。那时候的他，工资不高、工作辛苦、老婆怀孕、孩子马上就要出生了，住在北京很郊区的地方。 一定有很多人想说:“这还在北京混个什么劲儿啊～”但他每天都乐呵呵的，就算把快递送错了也乐呵呵的。某天，他突然递给我一堆其他公司的快递单跟我说:“我开了家快递公司，你看得上我就用我家的吧。”我有点惊愕，有一种“哎呦喂，张老板好，今天还能三蹦子顺我吗”的感慨。之后我却很少见他来，我以为是他孩子出生了休假去了。再然后，我就只能见到单子见不到他了。 某天，我问起他们公司的快递员，小伙子说老板去上海了，在上海开了家新公司。我很杞人忧天地问他:“那上海的市场不激烈吗,新快递怎么驻足啊～”小伙子嘿嘿一笑说:“我们老板肯定有办法呗～他都过去好几个月了，据说干得很不错呢～”“那老婆孩子呢,孩子不是刚生还很小吗,”“过去了，一起去上海了～” 那个瞬间，我回头看了一眼办公室里坐着的各种愁眉苦脸的同事，并且举起手机黑屏幕照了一下我自己的脸，一股“人生已经如此的艰难，有些事情就不要拆穿”的气息冉冉升起。并不是说都跳槽出去开公司才厉害，在公司瞪着眼睛看屏幕就是没发展，我是想说，只有勇气才能让自己作出改变。 我们每个人都觉得自己越活越内向，越来越自闭，越长大越孤单，以至于滋生了“换个新环境，我这种性格估计也不会跟其他人相处融洽，所以还是待着忍忍凑合过算了”的思想感情。与其说自己自闭，其实就是懒，不想突破自己好不容易建立起来的安全区域。于是大家都活在了对别人的羡慕嫉妒恨与吐槽抱怨生活不得志中，搞得刚毕业的学生都活得跟30岁一样。 《拒绝平庸》里有一句话:很多时候我们为什么嫉妒别人的成功,正是因为知道做成一件事不容易又不愿意去做，然后又对自己的懒惰和无能产生愤怒，只能靠嫉妒和诋毁来平衡。 其实走出去不一定非要走到什么地方去，而是更强调改变自己不满意的现状。有人问我那你常说要坚持，天天跑出去怎么坚持,其实要坚持的是一种信仰，而不是一个地方，如果你觉得一个地方让你活得特别难受，工作得特别憋屈，除了吐槽和压抑没别的想法，那就要考虑走出去。就像歌词里说的:“梦想失败了，那就换一个梦想。”不能说外面都是大好前程，但肯定你会认识新的人，有新的机会，甚至改头换面重新做人。 很多人觉得在一个公司做不下去了，需要思考下是不是自己能力有问题。职场上的合适不合适，有很多可能性和干扰因素，不仅仅是能力的事，谁说他在这里干不好，去别的地方也不行呢,想想，真的是这样，职场上总能见到在一个地方呆不下去而在另一个地方就如鱼得水的人。有时候走出去不仅仅是找到新机会，更重要的是找到合适自己的位置，树立起人生新的自信与欢乐。 别在同一个地方折磨自己太久，别跟自己长时间过不去。出路出路，走出去了都是路。 说给昨天的今天的明天的我们自己 如果有来生，要做一棵树，站成永恒，没有悲欢的姿势。一半在尘土里安详，一半的风力飞扬，一半洒落阴凉，一半沐浴阳光。如果有来生，要做一只飞鸟，飞越永恒，没有迷途的苦恼。东方有火红的希望，南方有温暖的巢床，向西逐退残阳，向北唤醒芬芳。 __三毛?《说给自己听》 我们都已走过了昨天。如果，我们都希望有这样一个如果，能够让一切重新来过，回到最初，抛弃悲伤，丢掉包袱，去完成在心中蕴藏已久的梦想，带上年少时不羁的血性，独自一人乘坐火车去遥远陌生的地方遇见另一个自己。如果还有如果，一切是否还会走到现在的地步，37度的体温，身上的每一个的疤痕都是昨天的一个的一个故事。看着电影、电视或小说里某些情节和片段，我也幻想着抛弃现在的工作，义无返顾的背起行囊去远方。昨天，我真的这样想过，直到现在，这样的幻想不止一次的出现在脑海里，可是最终还是只在心中去了远方。 谁年轻的时候没有迷茫过，最终我们也没有缺胳膊少腿，就算带来了满身的伤痕，那又能怎样，就算是无理取闹，也要跟自己说句你是对的。这就是我们大致相似却又不相同的昨天。昨天，那场没有看完的电影，没有听完的歌曲，没有写完的日志，没有来一场说走就走的旅行…这些，都已风尘仆仆的定格在了我们的昨天。今天，还在依旧鲜活的闪亮登场。人生没有如果，也无法重来，人生就是每天都在上映着没有彩排的现场直播。努力投入到今天的角色中，全情搏一个无悔的我们的明天。哪怕明天，我知道会有悲伤，我也要积极面对。有时候坚强，是我们根本别无选择的选择。 明天，明天近在咫尺，也远在天涯。因为人生充满了变数，所以，于世人而言，明天永远是谜，是未知。时光从来都不会为任何人停留，不管今天你是春风得意，还是怀才不遇;不管今天你是一帆风顺，还是举步维艰;不管今天你是逍遥自在，还是身受束缚;不关今天你是富甲一方，还是一无所有，明天，已在路上，正向我们走来。 颓废者，会让幸福悄然远走;堕落者，会让美好戛然止步。成败不过一步之遥，同样的际遇，不一样的面对和处置，最后会有不一样的明天和结局。千里之行始于足下，明天是平淡还是出彩，是成功还是失败，都取决于你今天的选择和行动。你若盛开，清风自来。你若付出，必有收获。生活茶，品过才知甘苦;人生路，走过才知深浅，明天的一切都有待于我们的铺陈。毋庸置疑，唯有今天的耕耘才能换来明天的馈赠。 亲爱的朋友们，今天幸福不代表明天美好，今天失意不代表明天失败，人一定要经得起生活的考验，努力做事，从容做人，宠辱不惊。“海纳百川，有容乃大，壁立千仞，无欲则 刚”。面对生活，不言弃，走过今天的崎岖，也许就能迎来明天的顺利;走过今天的风雨，也许就能迎来明天的晴朗;走过今天的挫败，也许就能迎来明天的辉煌。 人生里喜忧参半，生命中得失并存。纵然风沙肆虐，白杨依然选择挺立;纵然瞬间一现，昙花依然选择绽放。“虚心竹有低头叶，傲骨梅无仰面花”，为了明天，别在享福中丢了追求，别在落难时丢了自尊，别在迷茫中丢了自信。 明天是一片待垦的荒原，努力者会让它生机勃勃、美丽如画。明天，是没有尽头的时间隧道，若要明天会更好，今天的我们就必须全力以赴。哪怕自己只是尘埃里的一朵小花，也请选择做最美的绽放。不管身在何处，我们，都要把最美的诗篇写在今天留在明天，把潇洒的身影印在世界拉长在地平线。 这就是我想说给昨天的、今天的和明天的我自己的话，而且我也希望我的朋友们可以和我一起分享。然后我们一起卯足了劲儿，珍藏昨天、珍惜今天、珍重明天～我们风雨兼程、我们寒暑无休，我们且行且坚定且努力且珍惜～ 冰心在她的散文中说过“今生如果美好，我又何求来世，今生若不美好，我又何求来生。” 童年的我老是被重男轻女的爸爸严厉的指责和打骂，连住在我家的邻居看到我被打骂都看不下去，还有，就是我爸爸宠着我的弟弟，很冷淡的对待我。 到了成年了，父母下岗了，父亲没有工作，母亲偷渡到法国，给在法国的中国家庭当保姆，本来是条件好了点，不幸又降临到我身上。我因为恋爱原因，我竟然疯了。送到了精神病医院住了1个半月的院。 面对人生我绝望了，不知道未来的路如何行走，看着路人的嫌弃眼光，和无意中说的“神经病”三个字，我死的心都有了。天天在家吃了睡，睡了吃。有天我一个亲戚叫我去外地打工，我父亲叫我去了，结果，我又出了问题了。我神经病发作，从摩托车上摔下来，又送到医院去，住了半个月的院，又从外地拖回了家中。第二次病发了，我又在神经病院住了1个半月的医院。 出院后，我就在想自己人生的路应该怎么走了, 我依然参加了成人高考，考取了英文系，读了2年的英文，过了四，六级。母亲给的钱，自己读的书。那年我毕业才24岁，有了大专文凭了，自己找了份工作。有工作了谈恋爱应该可以吧。于是，我每谈恋爱都告诉他我有病的事，不是吓的手机关机，就是吓的人失踪，没人踪影。偶尔，有个对你的好的吧，自己又看不上。 一下都30了，工作换了N个，男朋友也谈了N个，有次在保险公司上班，碰到个单身的客户，和他在一起后，怀孕结婚了，本以为挺幸福的。谁知，天有不测风云，我结婚当天发疯了，在婚宴上，他脸面丢尽了，把小孩打掉了，和我离婚。于是，我又送进了神经病医院。 出院后，我任然是积极向上的，找了份工作，准备读法律课程。谁知，书读多了我又送到神经病医院去了，总共在医院住了4次院。 我任然没有向老天低头，在我一个亲戚的公司当文案。我原本没机会的，听说是她们可怜我，照顾我，我才进来的。没想到是叫我写写微信，写写公司的会议稿件。这么一写，他们都说我很有才情，就这样留在了公司。 是呀，每个人的人生都是一个故事，每一个人的故事都是独一无二的，我老是记得一句话，上帝给自己关了扇门，总会留扇开着的窗户。每当自己痛苦的时候就告诉自己，忍受住苍天的考验，发疯的时候告诉自己，我是在充电休息，工作压力逼的自己要辞职的时候，告诉自己下份工作会做的更好。每当自己被人家谩骂的时候，笑着告诉自己，有什么关系，有病我一样坚强。 能支撑我走到现在，没有走上绝路的，出了自己的自强自立。还有就是社会上的关爱。 在医院的时候，医生和护士的细心照顾，让我的病情好转的很快，她们说我病是病了，但是，人还是很清醒的，可以和他们正常沟通。在工作的时候，老板和同事都对我很关照，前辈的教导和老板的叮咛，每天都不绝于耳。在感情上，有很多男士主动追求，目前，就有一位对我很好。 我还年轻，没什么人生感悟，只是写出自己的经历，勉励自己，以后再有困难，再发病送医院，我也不害怕。未来的路还长着呢，我将继续坚强，用毅力战胜病魔，用笑容面对人生的不如意，用乐观的态度接受命运的挑战，用真心真意来对待爱自己的人。