华氏大药房门店管理系统的开发与分析

华氏大药房门店管理系统的开发与分析 华氏大药房门店管理系统的开发与分析案例三 华氏大药房门店管理系统的开发与分析 第一章 系统概述 1.1 华氏大药房概况及经营现状 上海华氏大药房有限公司成立于1998年4月是在原金龟、新特药、思强三个零售公司基础上组建而成注册资金9000万元。主要经营药品、保健品、医疗器械以及各类百货商品总数达18000多种。在本市医药零售企业重独占鳌头。 目前华氏在上海已拥有208家药房占到上海市药房总数的9.75按照上海医药商业协会2005年统计数据分析华氏大药房占市场近10的零售门店取得了大于15的零售销售市场份额。其中38家为医保定点药房。华氏与大型的超市卖场合作设立OTC专柜居上海卖场专柜首位。同时为了实现企业快速发展华氏实施了全国的战略布局先后在安徽黄山以及江苏南通等地建立控股的合资公司在各地方的零售市场份额中均处于领导地位。 华氏大药房成立至今已形成一套完整、严密的组织体系。组织架构严密部门分工明确。 图1-1 华氏大药房总部组织结构图 由于是医药连锁企业所以在成立之初华氏在管理上就一直坚持对所有门总经理室 General Manager 行政部 人力资源部 财务管理部 信息服务部 开发规划部 . 市场营销部 投资管理部 物流部 管理部门 营运部门 质量管理部 商品部 销售部 店实行统一管理加强终端的人员以及 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 的管理不断 培训 焊锡培训资料ppt免费下载焊接培训教程 ppt 下载特设培训下载班长管理培训下载培训时间表下载 、教育有效的杜绝门店的差异化执行从而也确保了公司执行力的控制。在门店的扩张方面华氏一直坚持直营店的发展路线尽量减少加盟店以规避不必要的风险虽然在发展速度上落后于其它公司但在管理上华氏确保了他的管理一致性。同时为规划华氏做为连锁企业的功能华氏建立“六统一”的管理模式以确保企业能有序、有效的发展。 1.2 华氏的信息化发展 华氏深知企业信息化地重要性成立至今一直致力于企业信息化地发展先后开发了总部ERP系统和门店管理系统。总部ERP系统从98年开始先后经历了三次升级在一般连锁企业信息管理系统的基础上添加药品经营特殊性的要求。完全按照药品经营企业的实际业务流程和管理需要系统将GSP的具体要求准确而完整地融合进企业日常的业务流程中解决了质量管理和业务管理中存在的问题。同时系统对各项操作适时进行符合GSP 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 的操作提示让使用者按照GSP的要求严格规范企业日常业务操作对药品经营企业GSP顺利达标和实现符合GSP的日常运作产生巨大的辅助作用。 随着门店数的与日俱增以及药品市场结构和经营模式地改变如开架式药房的兴起、药妆特色店的引入、经营品种结构的改变等。旧版的门店管理系统不仅不能满足经营管理的要求而且对于企业数据分析、高层经营决策也带来诸多不变故开发了新的门店管理系统目的是对华氏的门店进行全面的规划和管理已满足企业发展和经营决策的需要。 1.3 华氏大药房门店管理系统功能简介 新的门店管理系统包括门店进销存所有相关业务主要模块有基本信息、进货、销售、调拨、数据交换、业务查询主要实现了以下功能 1. POS机销售管理门店可以配备多台终端POS机与主服务器相连终端POS机可扫条形码实现实时销售。 2. 设立独立的医保台帐即一个商品可以同时存在于多在货架医保商品有独立的进销存台帐。 3. 及时上传销售明细实现与总部数据库交换的数据均为明细数据并确保数据的准确性和安全性。 系统具有良好的延展性和适应性前台界面操作简便便于使用对于重要操作和信息设立了不同的用户名和密码进行加密提高了数据的安全性。 第二章 系统开发理论与工具介绍 2.1 系统开发理论 本系统参考结构化生命周期法进行。结构化方法的基本思想是用系统的思想、系统工程的方法按用户至上的原则结构化、模块化、自顶向下地对信息系统进行分析与设计。结构生命周期法强调将整个开发过程分为若干个阶段 每个阶段都有明确的任务和目标以及预期要达到的阶段性效果。本系统开发过程主要划分为6个阶段系统可行性分析、系统规划、系统分析、系统设计、系统实施和系统运行评价阶段。 系统分析是信息同的逻辑设计阶段是系统开发中非常重要的一个阶段。主要任务是对系统组织机构、业务流程进行详细的调查绘制业务流程图确立新系统的逻辑结构进行功能分析用数据流程图、数据字典、判定树等将分析结果描述出来。本门店管理系统的系统分析详见第三章。 系统设计是信息系统开发过程中的第二个重要阶段。系统设计的主要任务是根据新系统的逻辑模型完成对系统总体结构和基本框架的设计系统设计的关键是模块化设计工作中强调采用结构化设计方法。主要包括系统结构模块设计、代码设计、输入输出界面设计、数据库设计ER图及表结构。本门店管理系统的系统分析详见第四章。 系统实施阶段是将设计的系统付诸实施的阶段。这一阶段的任务包括程序的编写和调试人员培训数据文件转换计算机等设备的购置、安装和调试系统调试与转换等。本阶段的成果为大量的程序清单、测试报告以及系统使用 说明 关于失联党员情况说明岗位说明总经理岗位说明书会计岗位说明书行政主管岗位说明书 书。本门店管理系统的系统实施详见第五章。 22系统开发工具介绍 本门店管理系统开发软件为PowerBuilder8.0数据库为Sybase。 随着数据库技术在各行各业的广泛应用作为企业级数据库前端开发工具的PowerBuilder日益成为开发人员的得力助手。PowerBuilder以其开放的体系结构、简洁高效的集成开发环境、强大的数据窗口技术、几乎无所不能的数据库访问能力和友好的用户界面越来越受到开发人员的青睐。目前PowerBuilder已经广泛地应用于世界各地地银行、电信、医疗保健、保险等行业中为这些行业地网上应用提供了强大的开发功能。从1991年1.0版本的问世到8.0版本的发行PowerBuilder不断发展推陈出新历经了十多年的辉煌已成为Client/Server模式应用和基于Internet模式应用最优秀的开发工具之一。PowerBuilder8.0通过诸多强大功能、创新特性以及应用服务器的无缝集成提供了基于客户机/服务器、Web及多层结构的快速开发环境。 PowerBuilder8.0是Sybase公司推出的专业数据库开发工具与前几个版本相比PowerBuilder8.0在用户界面、应用开发方法等方面都有了明显的变化。例如引入了工作区WorkSpace以及目标Target的概念使得开发效率显着提高大大加强了开发Web应用以及分布式应用方面的功能并与企业应用服务器紧密集成。在开发传统的客户机/服务器应用方面PowerBuilder8.0更是有着其它开发工具无可比拟的优越性。PowerBuilder已经成为RAD快速应用开发的最优秀的4GL编程工具之一。 语言是编程的基础PowerBuilder采用的是结构化的、面向对象的高级编程语言——PowerScript。PowerScript语言简洁高效容易上手并且提供了众多的处理函数能完成各种复杂功能。PB8新增的函数文件系统函数、打印函数、系统函数、数学函数、字符函数并提供了源代码编辑器可以以全代码方式编辑窗口、菜单、函数、用户对象和数据窗口对象等的源代码和更改定义可以非常方便的完成一些其它方法难以完成的工作如查看、修改数据窗口对象的语法、更改窗口的继承。丰富的数据类型和众多的函数进一步提高了PowerBuilder8.0的适应性和灵活性。PowerScript不仅支持常规的数据类型还支持用于处理多媒体数据的二进制大对象当然它也完全支持对象类型。而众多的函数为开发人员提供强大功能的同时也避免和减少了不必要的重复编程提高了开发效率。 数据库是数据库信息管理系统地核心部分PowerBuilder作为数据库前端开发工具在世纪应用中必须与数据库管理系统配合起来才能成为开发地一个整体。PowerBuilder支持各种常见的数据库与数据库的连接建立在驱动程 序之上。对于Sybase、Orcale、Informix这样大型数据库管理系统PowerBuilder提供了旨在提高数据库访问效率的专用数据库接口而对小型数据库如Xbase、Access、Excel和支持ODBC借口的数据库如IBM DB2PowerBuilder提供了ODBC接口。PowerBuilder几乎支持所有常见数据库的连接强大的数据窗口技术灵活的嵌入式SQL等使系统具有良好的可塑性与适应性。 第三章 门店管理系统系统分析 3.1 华氏大药房门店现状论述 本系统的操作人员为华氏各门店的店经理及门店工作人员将由他们录入门店的进货、销售等一系列数据同时该系统也是总部各管理部门和职能部门对门店进行考核和管理的数据来源和手段。因此该系统不止要满足操作人员的要求还要满足监督管理的要求。 遵循“用户参与”原则在开发之前详细征求门店经理及店员的意见详细了解他们的需要再将这些需求进行汇总分析。 由于药品经营的特殊性决定了该系统区别于其它连锁企业系统的区别 一药品数量、批号跟踪的特殊要求 药品流通过程中对商品数量统计要求也远比一般商品高它不是一般仓储管理中静态的帐、卡、物三相符而是要保证随时掌握所有药品购、存、销的准确数量和相应的批号、效期等以做到合理安排先产先销。 药品的管理强于其它商品主要表现在在各项业务流转管理中每个药品的批号为基本单位。即药品的批号、数量在企业进、销、存的资料都要能够跟踪一旦需要详细记录以备万一发生质量有疑义时能及时、最大范围查询该药品批号目前的库存状况及最终销售去向的明细清单把影响降低到最低限度。这对一个经营成千上万个品种、规格商品的药品连锁企业来说是很不容易的。 二异常情况处理的特殊要求 在药品流通过程中一旦发现有异常情况必须及时查明原因按规定妥善处理。如有假、劣药嫌疑的就地封存并最大限度地设法追回已发出的有疑问的药品同时报药监部门处理如发现有药品不良反应者如实记录并报有关部门一般质量问题可作退货处理或在企业质量管理部门监督下销毁处理。 以上各项对药品连锁企业的要求除严格按法规要求管理、处理外还要有详细的原始记录备查。各种原始记录至少保留至药品有效期过后一年但配送中心不得少于三年连锁门店不得少于二年。 三、药品效期、药品验收和养护的特殊要求 药品效期是指药品在一定的贮存条件下能够保持质量的期限。药品由于各自理化性质的不同具有不同的稳定性。通过一段时间药品渐渐地失去了效力。一些性质不稳定的药品如抗生素、生物制剂、脏器制剂等因其自身性质不稳定和不可避免的外界自然因素光线、湿度、温度等的影响即使在规定的贮存条件下保存其质量仍会随着时间的延长而逐渐变化。根据法律规定药品必须在到期之前使用。 效期在1个月以内的商品为准过效期商品准过效期商品门店一律下架。对已过期失效的药品除应按药品的报损处理方法处理外还应该注意将废品敲碎深埋不可随便抛弃防止混用或引起人畜接触过敏事故的发生。 药品连锁企业完成了其采购过程后药品真正流通到消费者手之前还有个入库和在库保养的过程。此期间企业要保证药品质量。为此药品经营企业购进药品必须建立并执行进货检查验收制度验明药品合格证明和其它标识不符合规定要求的不得购进。检查验收项目包括药品的通用名称、剂型、规格、批号、有效期、生产厂商、供货单位、数量、价格、日期等内容。验收合格者方可入库配送中心和连锁门店都是如此。药品入库后要根据药品的性质分类、分别放存于冷库2-8?阴凉库20?常温库030?。仓库相对湿度一般应保持在45-75。仓库养护员要对在库药品做好养护和“三三制”检查即每月检查在库商品的三分之一进行质量检查以确保每三个月能对在库药品检查一次。 结合以上药品经营管理的特性将系统按功能分为门店 管理子系统和商场日常传输子系统门店管理子系统包含基本信息管理、进货管理、销售管理、库存管理、调拨管理、报表查询和台帐管理商场日常传输主要是门店和总部信息的传递功能包括进货、销售、库存信息的信息传递以保证总部ERP系统有及时、正确的门店数据为公司决策层分析提供决策依据。 华氏大药房门店众多门店员工的年龄层次分布教广员工对计算机操作熟练程度不一。对于系统界面的第一个要求就是简单、快捷容易操作提高新系统的安全性和容错性。应当增加快捷键如快速输入和快速查询功能便于用户操作还应配备简单的联机帮助功能当用户遇到操作失误和系统报错时可以查看这些帮助功能指导操作尽量使界面人性化增加快手功能多用键盘输入少用鼠标加快输入速度明确各界面的功能和要求在数据库方面通过增加数据库后台的触发功能和在程序中减少对数据库的存取次数来减少数据库的错误。 每个界面风格要求一致各个界面要有明显的区别信息录入界面和查询界面分开信息录入窗口界面要求有录入、修改、删除功能信息查询窗口不能更改数据只有查询、预览和打印功能要求有二种查询方式一种是简单查询主要用于用户输入时的快手功能上一种是复杂查询功能要求可以对每个字段进行查询也可以针对每个字段进行排序简单查询要求有快捷方式而复杂查询要求仅用于信息查询界面系统要求数据有过滤功能。 3.2 门店人员组织结构 华氏大药房在上海市共有208家门店遍布上海市各区县。门店员工占总公司人数的绝大部分。由于药品经营的特殊性可将员工按药学专业技能等级分为职业药师、从业药师、主管药师、药师、药士。经过8年经营 个华氏已建立了一套完善的门店运营制度和管理机制。华氏将门店按区域划分为10大区每个大区设立一名大 碛纱笄 砉芾砀么笄 诘厮 忻诺?0大区经理直接受销售部销售总监领导和管理。其人员组织结构如下 图3-1 华氏大药房门店组织结构图 3.3 业务流程分析 经过调查华氏门店在日常经营管理中开展的主要业务有 大区经理A 销售总监 大区经理B 。。。。。。 店经理A 店经理B 。。。。。。 副经理 质量员 柜组长1 柜组长2 营业员1 营业员2 。。。。。。 收银员1 收银员2 物价员 1点菜生成门店要货需求单向总部提出要货申请 2配送入架门店进货 3退货根据性质不同可分为质量回收、经营性回收、零星退货即门店将库存退给总部配送中心 4销售即零售 5调拨门店之间的商品借调 6台帐管理GSP规定的药品经营必须具备的台帐 7基本信息管理包括商品基本信息与部门基本信息等。 其门店高层业务流程图如图3-2 调拨单 调拨管 理 门店 缺货 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 单 点菜管 理 出库单 配送入架管 理 入库 单明细 台帐管 理 调拨 明细表 门店经理 售后服务 退货 通知单 退货管 理 退货 清单 供应商 物价员 调价 通知单 基本信息管 理 营业员 门店经理 销售管 理 财务 顾客 要货单 库存 商品 部门 信息 库存 商品 库存 商品 进货 信息 图3-2 华氏门店高层业务流程图 经过进一步调查分析基本信息管理要做的主要事情其业务流程图如图3-3所示。 图3-3 基本信息管理业务流程图 点菜管理要做的主要事情其业务流程图如图3-4所示。 物价员 调价 通知单 下载并执行调价 单 确定已调价品种库存 量 调价 清单 打印商品牌 价 牌价 营业员 制定调价损失分 析 调价损失分析 门店经理 门店 缺货 计划单 按货架汇总 货价 汇总单 确定点菜商 品 点菜信息上 传 商品基本信息 商品基本信息 库存 商品 部门 信息 点菜单 需求 单控制 图3-4 点菜管理业务流程图 配送入架管理要做的主要事情其业务流程图如图3-5所示。 图3-5 配送入架管理业务流程图 退货管理要做的主要事情其业务流程图如图3-6所示。 确定可发货的品 种 缺货 需求单 可发货 需求单 生成并打印配货 单 配货单 确认出库并修改库存 配送清单 出库单 物流部门 门店 出库单 出库信息下 载 配送 入架单 入库验收并修改库存 入库 单明细 质量员 售后服务 退货 通知单 确认退货品 种 待退 货清单 修改库 存 退货 清单 质量员 退货信息上 传 退总 部清单 核对退货数 量 正确 退货单 确认退货并修改库存 供应商 总部 库存 库存 商品 进货 信息 库存 商品 图3-6 退货管理业务流程图 销售管理要做的主要事情其业务流程图如图3-7所示。 图3-7 销售管理业务流程图 调拨管理要做的主要事情其业务流程图如图3-8所示。 错误 退货单 生成出库单 出库单 物流部门 顾 客 要货单 确认顾客要 货 可发货要货单 开发货 单 销售 日报 财 务 发货单 修改库 存 缺货 要货单 生成缺货计划单 缺货 计划单 门店 确认调出品种并修改库存 调拨信息传 递 调拨 入库单 门店B 确认调入品种并修改库存 总部 库存 库存 商品 销售 明细 库存 商品 调出 清单 图3-8 调拨管理业务流程图 台帐管理要做的主要事情其业务流程图如图3-9所示。 图3-9 台帐管理业务流程图 3.1.3 数据流程图 根据对华氏大药房门店的详细调查可将门店的处理业务分解为基本信息管理、点菜管理、配送入架管理、退货管理、销售管理、调拨管理和台帐管理。 系统的顶层数据流程图如图3-10所示。 门店 调拨单 调拨 明细 质量员 质量员 台帐 明细 编制并打印各种台帐 门店经理 询问 效期 确认库存效 期 进效期催销表 制定促销计 划 促销 计划 点菜单 调拨 明细 入库 明细单 退货 清单 调入 清单 质量 台帐 库存 商品 图3-10 华氏大药房门店管理系 -11所示。 公 司统顶层数据流程图 华氏大药房门店管理系统一层数据流程图如图3总 部 退货通知单 调价通知单 门店管理系统 发货单 要货单 顾客 销售日报 出库单 门店 缺货计划单 4 退货管理 出库单 3 配送入架管理 调拨单 6 调拨管理 7 台帐管理 入库单明细 台帐明细 门店经 理 售 后服 务 退货通知单 2 点菜管理 退货清单 错误退货单 正确退货单 供应商 5 销售管理 库存商品 要货单 缺货要货单 1 基本信息管理 牌价 营业员 调价损失分析 部门信息 总部库存 调拨明细 进货信息 图3-11 门店管理系统一层数据流程图 在画出一层数据流程图厚再对其中的每一个处理功能进行扩展。也就是对基本信息管理、点菜管理、配送入架管理、退货管理、销售管理、调拨管理、台帐管理等进一步扩展。 图3-11中的处理功能基本信息管理进一步扩展如图3-12所示。 图3-12 基本信息管理数据流程图 顾客 发货单 销售日报 财务 物价员 调价通知单 商品基本信息 物价员 调价通知单 1.1 下载并执行调价单 D1商品基本信息 1.3 打印商品牌价 D2库存商品 调价清单 1.2 确定已调价品种库存量 牌价 营业员 1.4 编制调价损失分析 调价损失分析 门店经 理 图3-11中的处理功能点菜管理进一步扩展如图3-13所示。 D3部门信息 D4点菜单 D7配送清单 缺货需求单 可发货需求单 配货单 D5需求单控制表 出库单 配送入架管理 图3-13 点菜管理数据流程图 图3-11中的处理功能配送入架管理进一步扩展如图3-14所示。 图3-14 配送入架管理数据流程图 图3-11中的处理功能退货管理进一步扩展如图3-15所示。 门店 2.1 按货架汇总 缺货计划单 货架汇总单 2.2 确定点菜商品 2.3 点菜信息上传 2.4 确定可发货得品种 2.5 生成并打印配货单 D6总部库存 2.6 确认出库并修改库存 点菜管理 3.1 出库信息下载 出库单 配送入库单 3.2 入库验收并修改库存 D2库存商品 入库明细单 台帐管理 售后服务 4.1 确认退货品种 D2库存商品 退货通知单 待退货清单 4.2 修改库存 退货清单 台帐管理 4.3 退货信息上传 退总部清单 4.4 核对退货数量 正确退货单 4.5 确认 退货并修改库存 D6总部库存 供应商 错误退货单 4.6 生成出库单 出库单 配送入架管理 D8进货信息 图3-15 退货管理数据流程图 图3-11中的处理功能销售管理进一步扩展如图3-16所示。 顾客 5.1 确认顾客要货 D2库存商品 要货单 可发货要货单 5.2 开发货单并修改库存 发货单 D9销售明细 销售日报 财务 缺货要货单 5.3 生成缺货计划单 缺货计划单 点菜管理 图3-16 销售管理数据流程图 图3-11中的处理功能调拨管理进一步扩展如图3-17所示。 图3-17 调拨管理数据流程图 图3-11中的处理功能台帐管理进一步扩展如图3-18所示。 门店 6.1 确认调出品种并修改库存 D2库存商品 调拨单 D10调出清单 调拨明细 台帐管理 6.2 调拨信息传递 调拨入库单 6.3 确认调入品种并修改库存 门店B D11调入清单 调拨明细 D12 质量台帐 图3-18 台帐.