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企业管理-时间管理:哈佛时间管理法则.doc

企业管理-时间管理:哈佛时间管理法则

王蝶丫头
2018-12-29 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《企业管理-时间管理:哈佛时间管理法则doc》,可适用于项目管理领域

企业管理时间管理:哈佛时间管理法则无忧商务网(wwwucomcom)百万管理资料下载平台哈佛时间管理法则一、办公促效法促效法(将公司报表文件原稿与资料的纸张统一起来最近的办公自动化设备大多具备便捷的功能复印机自动送稿(ADF)即为功能之因此不必再费事地一张张换稿一次次按键。即使不在一旁看着也无所谓可以大大的节省人力与时间。可是这种精心设计出来的功能却出人意料的并未受到广泛的应用。其原因之一在于原稿的纸张大小不一。例如在公司内部报表文件上经常可以发现文章是用文书处理机打在A的纸上而图表资料纸是B大小。即使只有一张大小不一自动送稿功能(ADF)的威力也要大大减小了因此必须首先统一资料等所有文件的纸张大小不只是复印上在各方面都将大大提高效率。(单面使用活页纸从学生时代起我们就偏爱以活页纸来做笔记。当然有时也会使用一般的笔记本。不过从讲究效率的观点来说活页纸是最佳选择而且最好只使用活页纸的单面。或许这样会令人觉得太浪费但是以单面使用每一张只记一个项目即使随着思路起伏随手记下事后还是能分门别类自由地调整页码使笔记更加清楚易读。也就是说必要的时候活页纸可以插换。此外复印时只单面使用可以免去一张张翻页的麻烦得以顺利的进行作业。(把书架上大套书籍书背向下排置百科全书类的大套书籍可以称之为知识的宝库平常应经常翻阅利用才是。事实上这类书籍往往被束之高阁无人问津。把大套书籍排上书架时都要书背向下排置。大套书籍所以被人敬而远之的原因之一在于难以放在普通的书架上。只要向下排置就可以解决这个困扰。把书背向下排置时令书底朝外并在上面写上书名这么一来就可以随手抽取查阅不会再有笨重、不便的感觉了。(利用百科全书的硬纸盒来收藏可收一举两得之效把百科全书排上书架时应该一定先把硬纸盒取下来让它“赤裸裸”地排在书架无忧商务网(wwwucomcom)百万管理资料下载平台无忧商务网(wwwucomcom)百万管理资料下载平台上其理由是事先取下硬纸盒需要时即可迅速的抽取查阅所需资料。而且取下的硬纸盒另有妙用。百科全书或全集之类的大套书一套都有数十册之多利用这些硬纸盒做“整理盒”分门别类地收藏明信片、书信等信件资料实在非常方便盒子的容量又多大小又适合放置书信、明信片所以按类别或用途分别收藏是最理想不过了。以后检索找寻自是“手到擒来”。(将经常使用的工作用语记号化、简略化在处理的事务过程中只要在访客的名片上简单地写不看的书那就不妨使用这个方法然后再决定是否真的无法阅读。书内附上书签的话就能够有效率地读书对忙碌的上班族来说想抽出一些固定的时间读书可以说相当困难。所以只好使用上下班时间、休息时间、以及就寝前的时间。在坐车的时间内或者等人时即使只有三、五分钟也利用它们来读书。利用这种零碎时间读书时最叫人感到浪费时间的是必须寻找好几遍才能找到你想要阅读的部分。象小说一般从头到尾阅读下去或许不成问题。不过欲从实用的书籍找出自己想要阅读的部分的话那就得耗费时间翻看页码了。在这种情况下就使用自制的“绳子书签”。这种绳子书签被缝在书背不会掉下来。同时既然夹着它也不会妨碍你翻查别页如果你想参考很多地方的话使用这种绳子书签最方便。正因为有这些益处才说它比纸制的书签好用。关于制造绳子书签的材料试过很多的材料结果还是刺绣用的丝线最好。制作方法很简单只要把刺绣用的丝线穿过刺针、在刺入书背外侧再打一个结就行了。绣线一般手工艺材料行或文具店均有出售颜色有数十种之多。如果你嫌这样太麻烦的话那就不要使用刺绣针。以玻璃纸把绣线贴在书背表皮就行了。使用这种方式只要三十秒钟就足够了。购买六种不同颜色的刺绣用丝线使每一种颜色代表不同的意思。例如茶色是需要参阅很多次的部分黑色表示最重要的信息绿色表示正在阅读的部分。如此分开使用立刻就会知道自己现在想打无忧商务网(wwwucomcom)百万管理资料下载平台无忧商务网(wwwucomcom)百万管理资料下载平台开的页数且读书的效率也会跟着提高。去掉书本书套对封皮和宣传带子再阅读同样是文字媒体但是多数的人把书本过于神圣化而忽略了杂志和报纸。的确比起报纸跟杂志书本所使用的纸张比较好且售价也比较昂贵。但是以找出信息的观点来看书本跟报纸杂志并没有什么两样。管理者个人并不把书本神圣化而且把它当成报纸来使用。想阅读时躺在床上也捧着书本就是在看电视时心血来潮时也会拿出书本瞧瞧。遇到必要时甚至把书本解体取其中的一部分阅读。如要有效率地吸收的话如此的加工是不可缺少的。有很多人在阅读时舍不得拿下书套、外皮以及有些书商在封面加强宣传的书带子。书本受到了营销竞争的影响大多数附有印刷精美的外套以及醒目的书带子。其实这些东西只是装饰罢了或许为了招徕读者又或者是把书本当成装饰品这种做法或许有些功效。不过对于想活用书本的人来说那些装饰只会碍手碍脚而已。管理者时常在车厢里面看着一些人一面把快掉下来的书皮对好一面阅读。如此这般注意装饰品势必将不能全心全意的阅读真是何苦或许有人会说带上书皮书本才不会污损。然而书本是一种获得信息的道具在防止污损阅读书本这未免太“本末倒置”了。刚买回来的书本只是半成品在必须加工成容易阅读的书本以后才可以说是成品了。这种加工的第一步就是刚才所说的取掉书套、书带子以及书皮等装饰品。再取掉书本里面夹的纸制书签、广告以及回函卡之类。在这种形态下的书本最容易阅读也最为实用。按下来把一直到目录为止的书皮也就是翻开书本时手指会碰到的地方剪成半圆形。如此一来立刻就可以打开目录并缩短你寻找需要信息的时间。如果你是必须利用短时间阅读的上班族则这种加工将影响到你读书的效率。与其一面阅读、一面记笔记不如直接写在书上比较方便有很多人认为学习东西必须写笔记有些人甚至把物理考试的图描下来而且还利用彩色笔着色自鸣得意以为如此就非常完整了。明眼人一看就知道他为了描这幅图耗费了很多时间。如果碰到考试的成绩不好就认为自己的运气太差。“书写”必然要耗费很多时间。并不是说记笔记是坏事不过为了这种工作耗费太多时间的话重要信息的收集将受到影响结果必然会使效率降低。在阅读或者学习时对于临时想到的事情或者是想做为参考的事情应直接地写在书本的空白部位如此就可以节省很多的时间。而且书与在书本上面的资料可以随着书本爱带到哪儿就带到哪儿对忙碌的上班族来说可说非常的方便。无忧商务网(wwwucomcom)百万管理资料下载平台无忧商务网(wwwucomcom)百万管理资料下载平台画线可利用四色笔标示重要的程度在阅读书本时千万别在重要的地方画线遇到这种情形往往因重要程度而更改圆珠笔的颜色。最重要的部分使用红笔画线次要者使用蓝笔画线参考程度则使用绿笔画线。有人认为画线使用不同颜色的笔很麻烦。不过如此做之后可以节省很多的时间。如果只使用红笔画线则每一页都是红线叫人分不清楚哪儿最重要哪儿比较不重要以致所有画线地方都要看当然会浪费很多时间。虽然比较麻烦些如果以不同颜色笔画线再阅读书本的话不管在头脑里面或书页上面内容都会被整理自然就能够成为提高效率的读书法。有一种四色笔对于这种分色作业很有帮助。有一只四色笔便于携带对于随时随地读书来说是一种不可缺少的必需品。书页上角打上“”、“”、“”等重要度标志以方便重读及检查在书本的各页上角都打上“”、“”、“”以及×等的记号。这仿佛是答案用纸的评分似的。事实上这些记号是表示该页的重要程度。在阅读时发现重要处都会打上“”认为尚重要者会打上“”如果只能做为参考资料则打上“”至于不必要者一律打上×书本是知识的宝库从那儿取出自己所需要的东西也正是所谓“读书”的作业。打上“×”的部分大体上都是难解的装饰语句。也可以说是作者卖弄玄虚的手段之一。只要把表示重要程度的记号打在书页上角重读或检查时就可以一目了然对读书效率当然会提高不少。不必要的书不妨陆续处理掉几乎每月都有很多新书发行。那么欲从这么多的书本里面挑出自己必要的书应该采取何种方法呢最确实的挑书方式是自己到书店寻找想阅读的书本。不过对以忙碌的上班族来说实在很难挪出这一段时间自己没有多余的时间上书店因此有两种信息来源可资利用。其中之一就是报纸的书籍广告。报纸的书籍广告比起一般的商品广告较不重视形象。因此一向简洁地记载着内容。像书名、作者、出版社的名称、定价等只要看报纸的广告就可以知道得一清二楚。另外一种是车厢内的广告。这种车厢广告以杂志占绝大的部分而且同一种广告能维持相当长的一段时间。因此在上下班的时间内看到中意的杂志时就会把它记载下来。无忧商务网(wwwucomcom)百万管理资料下载平台无忧商务网(wwwucomcom)百万管理资料下载平台通过这两条途径看中书籍或杂志时就可告诉办公室的职员叮咛他购买。利用这种方式能毫无遗漏地购买到书店容易售完的新书。剩下的问题是处理不断增多的藏书。以杂志来说把它阅读以后取得了必要的信息就已经算完成任务了。把它里面的重要信息复印下来或者把必要部分剪贴以后就没有阅读的必要了。有一些书籍刚购买时没有时间阅读到了有时间阅读时才发现它根本就没有用处。或许有人会大不以为然认为花费不少钱买回来的书籍怎舍得丢掉呢但是没用的书籍堆积如山又有什么用呢反而还得浪费宝贵的时间去整理它呢!具有抛弃不用之书的勇气方能有效地使用时间与空间。购买书本时看看作者的经历、介绍等再决定是否有阅读的价值通常人们仔细地浏览报纸上的新书广告。有时受到广告上的文字吸引买回来的书却毫无益处。为了防止这种失误在购买书本以前应检查以下几个重点。()先看作者介绍。作者介绍通常被在封套或封底的上面。包括作者的出生年月日、出身地、学历等所谓经历以及到目前为止的作者实绩。你必须特别注意的是一本书所包含的内容是否为作者的专长。就算是赫赫有名的作者如果他所撰写的内容并非他的专长一般来说并不太可靠。又如举出了很多似乎很有用的诀窍如果到目前为止作者不会以实际证明的话那也不能相信。例如以法律的专门书籍来说通常其可信度可由作者所专长的实绩来判断。著名的刑法学者一旦撰写刑法专门书的话由于根据他丰富的经验及知识所写成当然能成为一本有益的书籍。如果这位作者撰写有关民法的书籍那就不能跟一流民法学者的著作相比较。为了选择足以信赖的书籍原则上最好购买该专家所撰写的书籍。如果你想购买一本书却不认识该书的作者那就别忘了看看作者介绍那就比较容易理解该书的内容。只要把作者的大致经历、实绩放入脑海里就能够很容易地掌握该书的内容了。()必须看清楚的是书本的最后一页。这里记载该书的发行年月日只要看清楚这一点就知道该书有些过时的信息根本就无法派上用场。因此看清最后一页就不难知道这书是否已经过时信息是否已经失效。看看作者介绍及最后一页只要耗费一分钟就足够了。看起来似乎浪费了一些时间然而当你想到阅读无用之书所浪费的大好时光这一件事实应值得去做。无忧商务网(wwwucomcom)百万管理资料下载平台无忧商务网(wwwucomcom)百万管理资料下载平台“参考文献栏”能使你买到有益的书选购书籍的信息来源有报纸的书籍广告。可是那些几乎都属于新书广告。如果你想购买出版已久的书籍那只能到书店寻找吧!这个问题的解决方法之一就是利用有关书籍的“参考文献栏”。每逢找不到想要的书籍时虽然不直接地发生作用仍然应购买跟它有关连的书籍再利用它的参考文献。例如有一次管理者曾经调查某种股票的评价。市面上股票的专门书籍很多不过对那时的问题能够下评价者实在很难找到。于是只有选购有关的书籍再活用它的“参考文献”栏。那一位作者在该书上撰写的东西虽然对管理者没有帮助可是作者利用的参考书却有很多所要求的信息。“参考文献”几乎都被刊载于卷末。大体上还记着书名、作者以及出版社的名称。比较亲切的出版商甚至还附带发行年月日以及简单的内容介绍。有些出版社不在卷末介绍而在文中以及栏外介绍。把这些参考文献复印下来再根据需要向书店或者出版社购买。遇到这种情形虽然要逛好几家书店但是可以获得有益的书籍到头来还是可以节省不少时间。选购书籍时必须从标题去掉装饰的言词再考虑是否购买相信你有过如下的经验当你为了购买需要的书籍到书店时方才发现同类的书籍太多以致叫你不知购买哪一种比较妥当。广告标题能大幅度地影响销路。正因如此最近出了很多夸大的广告。例如“绝无仅有”、“第一家”等等。的确广告标题能决定读者对一本书的印象。换言之它正是一本书的“面孔”。如果每一本书都使用华丽的广告词藻以及浓重的修饰的话有不少读者很可能会被蒙骗。每逢到书店购买书籍时就会很习惯地把夸大的标语以及浓重的修饰语除去。例如你一向无视于所谓“看了书能使你的,,程度一日千里”或者“此书是,,的权威”、“此书会带你进入惊人的世界”等等。只要去掉这些广告词儿书本的主题就会变得特别鲜明自然可以节约时间就算是有类似“谁都不知道的法”以为“能增加乐趣十倍的,,术”的广告词儿你也不必相信它只要注意“,,”的关键字就可以了。一旦被修饰过度的广告词所迷惑购回无用书本的话势必造成时间与金钱的浪无忧商务网(wwwucomcom)百万管理资料下载平台无忧商务网(wwwucomcom)百万管理资料下载平台费。因为书籍一旦买下就不能退还选购时务必特别注意。从“入门书”学习新事物反而会使效率转坏每逢学习新的事物一般人都喜欢从入门书开始。然而这是否是很正确的做法呢实在叫人感到怀疑一般说来所谓的入门书是为了使初学者容易了解起见内容都经过精选而且又整理成简洁的叙述方式。就是因为“入门书”被整理成简洁的文件只列出一般的要点且解说往往不够充分因此显得枯燥乏味同时又比较难以理解。如此一来对于满腔热血想学习新事物的人无疑是当头泼他一盆冷水。满腔热血换来一盆冷水方才萌出不久的学习欲望立刻又烟消云散。尤其是碰到看不懂的专门用语以及学说以后才萌出的兴趣炎焰往往被泼灭。这样与其阅读所谓的“入门书”不如阅读以这个问题为重点的小说或者有关某人在这方面的传记如此这般扩充你兴趣的范围效果将更为良好。因为当一个人开始学习某种东西时“咦”、“为什么”等对未知的兴趣将成为一股很巨大的力量。使兴趣扩大以后再以更富于体系的方式从有关的书籍上涉猎相关知识的话你所获得的知识将远超过“入门书”的知识。阅读原文书时尽量避免频繁地翻字典在学生时代老师都再三叮咛管理者在阅读英文教科书时“手中最好牢抓着字典”。字典必须经常翻动“字典越污损外语能力越能提高”这句话完全正确。学生是没有话说。如果是为了工作方面的需要必须阅读外国文献则实在不宜忠实的遵守这种“教导”。利用字典找一个单字需耗费相当的时间及精神。而且一旦翻查字典就非中断本来“读书”的事情不可思考也会跟着半途中断。如此一来不容易抓到连贯之处吸收信息的效率将转低。如果你具有英文一级考试鉴定及格以及口释英语的资格但是遭到阅读原文以及外文资料时仍时常会碰到一些不懂的单词。即使是这种场合原则上你还是会继续阅读到最后。纵然有好几个单词从前后文章之间的关联也可以做某种程度的推测。对于那些不懂的单字如属重要的话事后会整理起来一块查字典。总而言之站在效率的立场来说能够把握全体文章的意思才是最重要的。只要无忧商务网(wwwucomcom)百万管理资料下载平台无忧商务网(wwwucomcom)百万管理资料下载平台能够把握全体内容即使看完整篇文章后再查字典也可以从单句所具有的复数含义中找出更适切的意思当然就能够更为精确地把握内容。把书店的电话号码、营业时间、公休日记录下来自己渴望能够买到的书籍竟然无法在公司附近找到或者在你上下班的路程中也买不到这实在是一件非常扫兴的事情。就算是你渴望需要的书籍无法在书店找到除非它已经绝版否则仍然可以利用订购的方式获得。不过必须耗费一、两个星期。如果是消遣性的书籍还无所谓假如是工作方面所需要的消息那就不能漫长地空耗下去。遇到这种情形自制的书店名单就可以派上用场了。为了有效率地购买到书籍最好巧妙地利用书店。你自制了一份目录上面记载着时常利用的书店名称、电话号码、营业时间及公休日。你不但要把这一份目录留在办公室里还要时时带在身上。如此的话一发现有自己需要的书本即可立刻打电话到书店先问他们有没有存货以后再前往购买。如此就不至于白跑一趟了。以这个问题来说最重要的一点是应该把哪一家书店列入目录首先必须优先考虑到货色丰富的大型书店。纽约的中心地带有好多家大型的书店陈列有一百万种以上的书籍。像这种书店只要你能够说出书名来可说应有尽有而且很少有断货的情形发生。同时就算断了货从订购到书籍到手的期间也比较短。最近他们又导入了电脑寻找系统很快地就能够打电话告诉询问者是否还有存货、进货日期以及是否绝版。除此以外还得检查一下工作场所附近的书店以及住宅附近的书店。如果能够不必长途跋涉地到大书店购买而到附近的书店就能够买到的话那是最好不过了。专门性的书店也不要漏过像外文书中心、杂志中心、法律书中心等具有专业特色的书店。因为可以购买到一般书店所没有的东西可说是十分难得。以律师会馆的书店来说店铺的面积虽然不大但是一切所需要的书籍几乎可以在那儿购买到。利用录音带以“耳朵”读书就算是在行走甚至躺在床上关掉所有的灯仍然可以读书。换句话说只要利用录音带以“耳朵”读书就行了。最近不但有朗读诗词以及小说的录音带甚至有演讲以及授课的录音带出售。无忧商务网(wwwucomcom)百万管理资料下载平台无忧商务网(wwwucomcom)百万管理资料下载平台在刚开始的时期这种方式的录音带是专门提供盲人使用的。想不到这几年来一般人对利用眼睛读铅字似乎已经感到不新鲜了。于是利用耳朵听的读书方式逐渐受到多数人的青睐。利用“耳朵读书”的好处在于不必使用眼睛和手不必选择时间及地点就算在刷牙、走路时都能够读书。同时因为不必使用眼睛看铅字在黑漆一片的床上也能够读书。尤其是对白天眼睛感到疲劳不想再使用眼睛的人来说这种用“耳朵”的读书方式可说是最理想不过的。只要你能够抛弃“读书必须使用眼睛”的老观念读书的机会是很多的。令人感到最遗憾的事情莫过于“录音书籍”的数目只占书籍总发行的极少部分而已。尤其是专门性的书籍几乎尚未发行过。你不妨请周围的人(例如妻子)为你录下你所喜欢的书籍内容。如此一来你随时随地都可以阅读到自己必要的信息。而且当你在从事别的工作时可以巧妙利用他人的时间。你不仅可以录下新书的内容就是旧书内容也照样可以录下来如此一来当你想查阅一度读过的书本内容时也会感到非常地方便。录音机的体积越来越小携带起来非常方便比起携带厚重的书籍更为方便。碰到想利用的零碎时间与其翻开书本东找西寻不如使用录音机比较方便效率当然就更为良好。奉劝忙碌而无暇读书的各位不妨多多利用这一招。躺在床上看书一感到困倦立刻停止效果比较好你一向配合TPO而阅读书籍。当然啦其中也有就寝前阅读的书籍。不过有时一躺到床上翻开书本就开始打盹。通常一旦感到困倦立刻就会放下书睡觉。在黑暗的环境里读书会伤害眼睛且疲劳的头脑也无法吸收信息。跟睡魔周旋的结果并不能带来明显的效果第二天反而陷入睡眠不足的苦恼只能浪费时间了。不如在疲劳时好好地睡上一觉第二天早晨再以清新的头脑向工作挑战。如此一来效率将会提高很多。但是在不适当的时间里用尽力气则危害健康。如此一来将什么都不会剩下来。最重要的就是要看清某一件事是否值得你去努力。就寝时间的使用法无忧商务网(wwwucomcom)百万管理资料下载平台无忧商务网(wwwucomcom)百万管理资料下载平台不管如何忙碌也不宜削减睡眠时间有些人时常自豪地说“熬一、两夜对我来说完全没有影响。”对于这种说法管理者一向表示怀疑。当然并非怀疑这些人是否真的能够熬夜而是对他们所说的“完全没有影响”表示怀疑。熬过夜的人不在少数但是在第二天能够以平常的进度工作的人又有几个呢毫无疑问效率一定降低了很多。曾经有类似的经验。在高中二年级时有一天削减了自己的睡眠时间。如此一来到了原来的学习时间头脑再也无法灵活思考起来非常地费劲。结果呢平常耗费四小时就能够完成的数学问题竟然耗费了整整个小时。而且第二天还感到困倦异常工作效率极差结果反而浪费了时间。长跑者尤其是对马拉松选手来说速度的配合显得特别重要。想在理想的时间内跑完长距离的话那就不能一味地奔跑必须适度控制自己遵守匀速跑步的原则如此方能成为最后的胜利者。以人们每天进行的工作来说很少在近距离内有着眼睛能看到的目标。最重要的是以自己的速度继续地跑下去。如果因为焦虑而快跑的话反而会损及健康到头来只能后退。到现在为止尽管碰到什么事情你都不会削减睡眠时间。以长远的眼光来看这才是最有效率的方法。对于不愉快的事情可利用记录的方式把它驱出脑外夜晚到了睡眠的时间关掉电灯时种种的思维立刻会占满脑际。尤其是在白天碰到不如意事时这件事将反复地在脑际出现以致迟迟不能入睡。例如白天被上司“批”了一顿这件事叫你久久不能释怀或者对明天的开会程序耿耿于怀……诸如这种经验相信每一个人都有过。这种思维一旦占满了脑际想把它们驱逐出境绝对不是那么简单的一件事。碰到这种情形最好把你耿耿于怀的问题整理一下。例如你被什么问题所困扰上司责骂你的原因在哪里对明天的会议感到惴惴不安原因在何处你就把问题点以及理由写在便条纸上。就算在当时不能找到解决的办法然而只将问题症结点客观化内心就会大致安定。这以后你就可以把解决的责任委托在潜意识。如果因而发现了具体的理由那就更为理想。假如你认为对上司提出书面建议方法不妥的话今后多加注意就无忧商务网(wwwucomcom)百万管理资料下载平台无忧商务网(wwwucomcom)百万管理资料下载平台可以了。如果你担心委托属下准备的会议用资料不妥的话明天早晨上班就立刻检查看看……总而言之你一定可以找到适切的解决良策。不过只知道方法而不实施的话很可能会重蹈覆辙。因此必须当场把这种想法记录下来记录的工作除了能够使记忆确实之外还能够消除内心的担忧。一旦产生圆满处理的安心感就再也不会有任何扰乱睡眠的原因了。因此你能一睡到天亮第二天也有充分的精神去冲刺。从对个人来说不仅是把令人担心的事项记录下来遇到萌出绝妙构思时也会马上把它记录下来。就寝前的状态是最有利于产生灵感的状态。有很多科学家埋头于研究工作进入恍惚的状态时往往能得到瞬间的启示而获得研究的某种成果。这也是作用之一。好不容易萌出了构思如果混杂于梦境而被忘记的话那未免太可惜了。最好在忘记以前把它记录下来。一旦记录完毕就不妨使脑筋变成真空安详地进入睡乡充分地休息这样才是最有效率的方法。只要有“枕头扩音机”就可以躺着学习一提起了学习外语大家通常会产生两种概念。一种是到英语会话班学习另外一种则是面对桌子制作单词卡片。“人们的工作很忙碌实在没有时间上英语补习班。”、“下班回到家已疲惫不堪根本就不想看那些外文教科书。”有不少人对学习语言这件事拿不定主意。既有学习的欲望那就把它付之实现吧!学习语言这件事只要真的有心就是躺在床上也可以学习。有一种叫“枕头扩音机”(PillowSpeaker)的东西只要把它放入枕头底下就可以躺在床上听取音乐或者语言卡带。当一面在会计事务所服务一面学习英语时经常利用这种“枕头扩音机”。通常学习语言者多数喜欢使用新编通用教材。不过对我们来说量方面稍嫌少了一些。因此时常使用一百二十五卷的ICE卡带。无论是上下班时间休假日都听这种卡带但是由于“量”方面很庞大那些时间还不够派上用场。于是连躺在床上的时间都利用耳朵继续学习。“枕头扩音机”对自修的人来说是一种非常有力的“秘密武器”。这是因为可以在很轻松的气氛下学习语言的缘故。学习语言最重要的一件事不外是要有恒心。为了要有恒心地继续学习必须在舒适的状态下进行这种“枕头扩音机”就拥有这种条件。纵然身体与眼睛感到疲劳也不至于妨碍到耳朵的学习。甚至因为做其他的事情感无忧商务网(wwwucomcom)百万管理资料下载平台无忧商务网(wwwucomcom)百万管理资料下载平台到疲劳也可以利用“它”来轻松一下。如此一来就可以利用休息的时间学习效率也会变得很好。长期休假的时间使用法长期休假应以游乐为先最好从事“积极休养”。如果平常的工作非常忙碌到长期休假时总是会想到“趁此将不能做完的工作解决掉”或者“不如把拖延的研究工作提早进行”等等。这种心情能够体会出来。然而那是真正有效的度假方法吗所谓的休假是要脱离平常的心使疲惫的身心放松下来。为此不宜躲在家里继续读书或者工作应该到各处旅行借此充分地享受休假。以上班族的生活来说精神的紧张会不断地累积起来。因此最好找一个合适之地消除它。否则的话膨胀的气球总有破裂的一天。如果自己不察觉到紧张已经到了某种极限而把休假日当成平常日子使用的话纵然拼命地做效率也无法提高休假后也不能很愉快地恢复上班工作。必须充分地享受假期使身心都感到轻松以后工作的效率方才能够提高。由此可见“很会工作的人玩乐起来也蛮有劲的!”如果无论如何你也放不下工作的话那就把工作集中于休假的第一天完成再一心一意地去享受剩下来的休假日。因为你已经为自己准备了“成功报酬”待做完了这些事情就可以一心一意地享受假期效率自然就能够提高。五、其他促效法整理书橱的方法与其凭种类收集书本不如以联系性收集书本如此效率比较好以个人来说杂志在阅读一次之后留下必要的几页就可以把它丢弃。管理者就以这种方式保持书本的新陈代谢不过对于成为工作研究用的资料以及教材等书本应该是重复阅读做为参考之用。因此这一类的书本主人必须妥善保管。尤其是工作资料用的书本凭分类、整理的方式就能够明显地影响到工作的效率。或许是为了美观的目的吧人们看过很多依“全集新书”、“文库”等不同形式以及不同大小排列的书橱乍看之下这种书橱似乎整理得有条不紊。事实上各种书本成为“杂居”状态寻找起来相当耗费时间说不上实用。一般人都比较喜欢采用分类整理法。比起依大小的分类方法来此种方法比较富无忧商务网(wwwucomcom)百万管理资料下载平台无忧商务网(wwwucomcom)百万管理资料下载平台于机能性不过只把书橱的书本分成法律类及经济类的话一旦书籍增多以后用以寻找的时间也会跟着加长。虽然考虑到分类法但主要还是依工作的目的把书橱分成好几个区域。例如继承的区域以继承法为始再以民法的继承篇、户籍法、不动产登记等有关“继承”的内容为轴收集了很多种类的书本。管理者的书橱就设置有倾产处理、税务诉讼等不同内容的区域。采取这种方法方便于寻找有关的书本。因此找寻必要书本的时间可以节省很多充其量只要从书橱把书本抽出来就可以了。或许有人会如此的批评“唉!采取这种方式书本的状况大小显得不一民法跟税法混淆不清实在叫人头痛……。”但是对书本使用者的管理者来说这是最有效率的分类法。书本到底是给人“阅读”的东西。不管装饰得如何美仑美奂如果不会有效使用那才是最重要的一件事。百科辞典书背朝下排列便于取出百科辞典为知识的宝库是收集信息时不能缺少的书本之一。正因为如此家庭以及公司都备有一本百科辞典。话虽然如此说但能够有效活用的人似乎并不多。不会有效被活用的理由不外是多数的百科辞典放入封套里取出及放入不便信息虽然很多但是翻找起来很费时间又厚又重翻找不方便等等。管理者凭前述的书本加工法已经把及的问题解决了。封套管理者老早就取掉了关于翻找方面管理者上乘的活用索引也就是说利用英文字母在书页侧面写上索引。关于可凭保管的方式尽可能灵活性的使用它。在管理者的家里以及办公室辞典类都以书背部朝下被排列于书橱上面。如此一来辞典的页侧都会朝向天花板。因此一旦把辞典抽出来就可以立刻地翻找。比起放进封套纵向的放着的辞典又得打开封套又得改变方向又必须打开目录来可以节省很多的时间。不过把书背朝下放置的话将看不到书本的标题。于是管理者就利用颜色笔在书本底部的页侧书写其内容的标题。百科辞典的话写出该卷的项目区分。同时为了能够按照顺序放回去起见在书底部分管理者都画上粗线条。如此一来以正确的顺序排上几本书以后就会变成一条直线如果放错地方的话线条无忧商务网(wwwucomcom)百万管理资料下载平台无忧商务网(wwwucomcom)百万管理资料下载平台就会变得凹凸不平。因此可以立刻改成正确的顺序。把辞典类的书背朝下放置能够缩短翻找的时间只要把书本以“躺”的形态保管即可以跟普通的书本一般把它放置于书橱的隔板上面。一般说来百科辞典因为太大很难放入普通的书橱隔板上面以致往往会被放置于不便拿出的地方。这件事就阻碍了有效的利用法。如果能放置于容易取得之处则这个信息源的使用频率将增加不少。书本在复印必要的页数以后再把它放回书橱既然配合自己的目的把书橱划分区域如果不会放置应该有的书本那就无法有效地活用。由此可见从书橱取书固然重要把书本放回书橱也很重要。书橱陷入混乱的原因是不会把取出的书本放回之故。因为在翻查辞典时有时为了别的工作或者为了招呼客人不得不离开座席有时也同时在进行别的翻查工作。诸如这种事情一旦重复的发生的话拿出来翻查的书本甚至隔了几小时、几天都不能被放回书橱。因此管理者一旦从书橱取出书本时当场就找必要的页数复印再迅速的把书本放回原位。当成资料使用的书本毕竟跟研读的书本不同能当成资料使用者通常只有寥寥数页复印起来不会耗费很多时间再把复印的资料归档。如此一来再也不必携带那本书却可随时随地任意翻查。如此一来管理者的书本随时保持等待被使用的状态。而且寻找你必要的那几页可以很快速的被完成当可节省不少时间正好达到“一箭三雕”的效果。文具的使用法随时携带文具目录以便找出最合适的文具最近的文具多得叫人眼花缭乱。例如管理者所使用的活页纸根据不同的制造厂商、纸质、纸色、格线的颜色、粗细、间隔、打洞的位置、数目等都不一致。如果能够从这些里面找出最适合你自己的文具的话则你的工作效率将无形中提高。话虽然如此说小型文具店不可能有很多的“货色”甚至是大型专门店也不一定能找到称心如意的货色。因为一家店铺所出售的文具种类有限不过同一种货色有很多不同厂牌的制品。例如很普遍的公文夹子就有好几十种不同的厂牌有些小型文具店甚至只卖一家厂牌的制品。看了这种情形欲寻找适合于自己的文具似乎很困难。不过管理者可以告诉无忧商务网(wwwucomcom)百万管理资料下载平台无忧商务网(wwwucomcom)百万管理资料下载平台你实用而简单的方法。那就是你可以凭各厂商的文具目录订货。几乎所有的厂商都有自己制品的目录写着各制品的名称、货品号码、照片以及简要的机能说明。有些人认为买东西时非把该东西看清楚不可。其实对某些制品来说稍微看几眼仍然不知它具有何种机能。与其冒那种危险不如凭说明的目录决定如此比较确实。而且又可以指定制品的颜色以及外形结果将成为很有效果的购买方式。管理者的办公室收集了很多的文具目录再把其中最适合的制品号码抄录下来。遇到订货时只使用制品号码就可以了。所谓的制品号码就是一种制品的正式名称只要正确的使用它订货厂商就会送来你所需要的制品。至于货品目录可遵循两种方式取得。一种方式也就是直接向厂商索取。有些厂商可能会收费如果事先声明“可能大量订购”的话则对方就会把目录免费的寄给你。另外一种方式就是拜托你时常光顾的文具店把一、两年前的货品目录送给你。如果是要今年度的货品目录很可能会妨碍该店的工作但是对于一、两年前的目录来说差不多都会很乐意的送给你。在一、两年之内商品不会有很大的改变因此它仍然很有用处。不仅要准备大厂商的货品目录就是小厂商的货品目录也要收集。因为在这种情况之下往往会有意外的发现。与其使用钢笔不如使用四色圆珠笔方便提起了社会各阶层人士必须携带的书写用具或许大半的人都会说“钢笔最理想”。实际上遇到考取大学或者考进公司时亲戚友人仍然会赠送钢笔。更有人为了表示身份特别使用外国制的高级金笔。然而钢笔的实用性果真有那么高吗管理者所以对钢笔的实用性表示置疑是基于以下的理由。第一:因为墨水属于液体。正因为如此不适合于在某种纸张上面书写或者书写以后渗透以致不能看清楚。同时墨水很可能会流出来结果会弄脏纸张、手指甚至衣服。第二:钢笔所装的墨水看不见。除非拔掉笔套否则的话不能知道墨水的储存无忧商务网(wwwucomcom)百万管理资料下载平台无忧商务网(wwwucomcom)百万管理资料下载平台量。因此不时常准备墨水的话到了紧急关头时往往不能书写。第三:管理者至今对钢笔仍然存着一种高级的观念。以致无法自由自在地使用它。管理者在工作场、私宅以及上下班时使用平常都准备三套书写用具。每逢发生毛病或者不能使用时都能随时换用。对有些人来说书写用具是消耗品之一用了就随时抛弃。然而对于别人赠送的高级钢笔管理者就无法做到上述的地步。因为担心损坏或者丢掉将对不起赠送者。如此一来便不能随意地使用它们工作效率当然就不可能提高。基于这种理由管理者一向不使用钢笔而习惯于使用四色圆珠笔。使用四色圆珠笔的好处在于只靠一支笔就能够把信息分类以及区别信息的重要度。而且几乎可以在任何纸上书写。因此可以广泛地使用于写稿写文书以及记录方面。如果使用红色笔在最重要的部分书写次要部分使用蓝色笔书写可作为参考的部分使用绿色笔书写的话那就可以对信息的重要程度一目了然。书写用具是为了提高工作效率而使用如果感到使用它可惜的话那就等于是浪费时间。使用适合于你的文具借此提高效率手艺高超的厨师很在乎他所使用的菜刀以及锅。著名的作家也很在乎他的书写用具以及所使用的稿纸。因为唯有那样方才能够提高工作效率使他们能够从事高质量的工作。自己的身边是否有习惯于使用的东西将大幅度地影响到工作的效率。关于这一点哪一种职业都一样。对管理者来说除了日常习惯于使用的文具之外还有几种不可缺少的用具。第一是橡皮擦。德国制的史脱拉牌制图用橡皮擦。外形像铅笔细细长长的用来擦抹小字非常方便。使用一般橡皮擦的话有时连不能擦掉的地方都会抹掉以致不得不重新书写。使用这种橡皮擦只会擦掉心中想抹掉的那些字。因此对于一向使用自动铅笔的人来说是一种非常需要的用具。第二个珍爱的文具就是号称“纵横”的钉书机。顾名思义它的把柄为回转式不仅能够钉横面也能够钉纵面。遇到必须在书本最后一页钉上补录时这种制品最为有效。又如回转式的塑胶带切割器也甚为方便。当你伸手取塑胶带时逢到切口背着你实在非常不方便而且塑胶带切割器很沉重如果每次使用都要改变无忧商务网(wwwucomcom)百万管理资料下载平台无忧商务网(wwwucomcom)百万管理资料下载平台它的方向将浪费很多时间。假如使用回转式的话不管几个人同时使用都可以自由自在地改变方向自然就不至于浪费时间。除此之外剪刀也是管理者使用的用具之一。不过管理者并不是说非使用外国制的高级货不可。最大的问题在于剪刀伸入手指的部分如果是金属制品的话长时间使用以后手指就会感到疼痛。因此宜选择把柄附有塑胶盖的剪刀。工作时感到兴趣盎然也是提高效率的一大要素。基于这个缘故注意日常所使用的文具跟节省时间有着密切的关系。活页纸的利用法从报纸、杂志剪下的信息使用B复印后再归档一旦看到报纸上有需要的信息应该当场就把它撕下来这就是拥有新鲜信息的诀窍。好不容易到手的信息除非上乘的给予加工否则的话很难以派上用场。实际上就有很多人把剪报放入抽屉里长久不去注意它甚至有一些人把剪报胡乱一塞待需要时则遍寻不得。为了防止时间及精力的浪费充分地使用信息必须多少下一些功夫以便确立日后方便寻找的归档法。不过后来的剪报收集法很难以满足这种条件。一般市面的剪贴簿都是把剪报直接贴上硬纸板。也有一种放入透明档夹的方式。以前者来说必须把剪报涂上浆糊再贴上去将使信息整理的工作耗时繁杂。后者虽可以省去涂抹浆糊的麻烦但是剪报很容易脱落甚至有遗失的危险而且一册能收集的剪报有限日后想补加也不可能信息自然会受到限制。这两种固定式的缺点在于无法取下簿页以及增减页数。既不能把必要的页数拆下来使用更不能在同一个主题中把项目细分化再重新编制。为了克服这种剪贴簿的缺点可以进行一番改进。其方法是把撕下来的报纸片断交给秘书修剪好再利用B大小的纸张复印。每逢遇到这种情形可根据报导的多少加以缩小或放大。如果B大小的纸容纳不下的话再分成几张复印。如果全部有三张的话那就写上三分之一、三分之二、三分之二的号码以便能够知道有多少张以及顺序。接下来在那些复印的两端使用二十六孔的打孔机打好洞再把它们放入二十六孔用的装订夹里分类、整理。剪贴作业的瓶颈之一就是报导的多少以及所占自动面的形状不一叫人难以着手。一旦采用了这种方法规格将被统一当然就没有使用透明纸以及硬纸板的必要。无忧商务网(wwwucomcom)百万管理资料下载平台无忧商务网(wwwucomcom)百万管理资料下载平台既然经过打洞的程序就可以有如活页纸一般地使用。如此一来可以任意补充、更换。如果把必要的部分抽出当成携带用的档案夹的话。稍微有时间时就可以过目。使用B的大小纸张复印再归入档案夹的作法不仅适用于一般剪报甚至对一般书类及资料的整理也有帮助。如果把A等不同规格的文书放入档案夹而使用的话很可能会有破损或者遗失之虑。对寻找方面来说统一规格是最有效的手段。周刊杂志等信息分解以后归档在所有的杂志类之中被上班族当成信息来源阅读机会最多者应该首推周刊类杂志。周刊几乎都属于B规格因此一旦管理者发现周刊有值得保存的信息时管理者就原封不动的把它归档。不过碰到这种情形如果把要保存的信息胡乱的撕下来的话可能会把信息的一部分破损或者没有地方打洞。因此要撕下周刊上面必要的部分时首先必须把整本杂志分解。通常B型的周刊采用所谓“中订”(编按:即国内俗称骑马钉方式)的方式也就是说采取在中央部分使用铁丝(钉书针)固定折成两部分的制本方式。只要把这个铁丝抽掉全页就会分散开来。你就从这里面取出你所需要的信息打洞以后把它收入档案夹里面。有时周刊刊登的信息或者特集之类也可以达到十页以上。其实并非全部存档不可。只要留下日后必要的资料以及有关重点的解说那也就足够了。如果把不必要的部分也归档的话剪报的量就会膨胀起来以后翻找起来将非常的浪费时间。必须使目标明确化再判断真正需要的信息是哪一些以作为取舍选择的准绳。这些步聚是剪报工作的重要过程。活页纸一张只能使用单面写一个项目交替自如又能够带着走的“活页纸式”信息管理有种种的好处。即使想整理自己的构想或者记下眼睛所看到的信息仍然以活页纸式的笔记本最好。爱用活页纸的上班族似乎越来越多更有人百分之百的活用它。下面就要介绍使用活页纸的方法供大家工作参考。关于活页纸一般只使用一面。而且坚持一张一个项目当写完一个项目准备再写另外一个项目时就算纸面还剩下很多空间一般也会使用另外的纸张。关于如何使用纸张的方式或许有人会认为太浪费。然而想到容易找到信息、无忧商务网(wwwucomcom)百万管理资料下载平台无忧商务网(wwwucomcom)百万管理资料下载平台容易使用这两点还是使用这种方式比较适合。如果要具体的说出一张活页纸使用法那么最上面那一段应该写大项目它的下面再写中项目在最下面则可以书写你自己的构想以及个别地列出小项目。这时如果一个主题在一张纸上写不完的话那就在新纸上再写大项目、中项目然后编好号码。如此处理以后就算纸张分散仍然可以判断是那一个主题的第几张。彻底地遵守一张纸写一个项目的话遇到要再度检查全体资料时也甚为方便。因为只有一面写着字因此只要把它们放在桌子上对于内容则可以一目了然。而且各项目占着一张纸因此可以自由更换顺序。如果在纸张两面都书写的话就不能如此做了。同时只在单面书写遇到复印时将非常方便。尤其是使用ADF(自动送稿装置)的场合其差距将更为明显。不必把稿子换面只要把活页纸放置于台上复印机就会自动地一张一张印好。而且纸页不会倒反过来甚至可以在这个期间内做别的工作。一想到有这么多的好处纸张的空白还是划得来。为了缩短工作时间这种投资是必要的。活页纸必须左右两侧打洞用活页纸的窍门还不止上述那一些市面上的活页纸只有在单侧打洞。于是在没有打洞那一侧使用二十六孔式的打洞器打洞。两侧都打洞的好处在于可以左右交替着“启闭”以及对于想同时看的两种资料随时都能够以图版页的形态参照。假如只有单侧打洞的话想在活页纸上书写时必须决定把它弄成右侧或者是左侧。诸如一般横写及纵写都存在的国家实在很难以下决定。如果两侧都打洞的话每页的左右都可以“启闭”应能够安心的提笔书写。在很久以前人们就等着两侧打孔的活页纸上市。但是等了很久仍然没有上市的迹象。于是一些上班族就自己制造出来了。利用上下班时间在车厢里构思下一部书的内容时此种两侧打洞的活页纸正可派上用场。一侧夹着参考资料的复印件一面看着它一面在另一侧书写原稿用的备忘事项。如果是单侧打洞的话则必须一面翻前页一面进行写作工作的效率自然会减半。时时以活页纸替代备忘用纸即使是资料也使用档案夹管理。因此使用打洞器无忧商务网(wwwucomcom)百万管理资料下载平台无忧商务网(wwwucomcom)百万管理资料下载平台打孔的纸张非常多。以前这种操作全部交给手动式的打洞机处理最近才改用电动式打洞机处理。使用这种机器一次能处理数十张纸操作时间可以缩短很多。档案夹依主题分成各种颜色可以缩短翻找的时间人们时常看到办公室的架子上放着颜色及形态完全一致的档案夹。在颜色及形状方面统一乍看之下或许能给人一种整齐划一的印象。但是站在整理信息的立场来说这并不是聪明的作法。因为不看档案夹上贴的字条的话根本就无法知道那是属于哪一种主题的资料。一旦档案夹不在所定的位置寻找起来就倍感困难了。基于这个理由办公室的档案夹都根据信息内容分类使用材质以及颜色不同的档案夹。例如外面贴塑胶布的档案夹表示它跟指南、形态有关茶色档案夹为“秘书指南”灰色为跟审判所有关系的“诉讼文书书类形式”……等等。外面贴一层布者为“资料档案夹”红色为“执笔之类绿色为“事件之簿”青色为“一般资料”……如此这般把档案夹分开使用的话只要看看架子的某一边就可以立刻找到自己需要的档案夹。就算跟其他同类别的档案夹混在一起也能够很快就找出来。现在管理者在办公室里除了利用颜色把档案夹分类以外还使用画线笔涂抹档案夹的字条使之更为细分化。能够记入字条空间的信息有限。不过只要利用颜色加上“意思”的话信息量就能够膨胀好几倍。而且将更为容易使用。就象管理一般使用颜色表示不相同意义的人似乎为数甚少。其实不仅是档案夹可利用颜色来识别用途其它的用具也可以如法炮制。只要动动脑筋就可以节省不少寻找的时间。杂记簿也不妨使用活页纸式如此比较方便到了最近上班族之间也流行活页纸式的杂记簿。活页纸最有利的一面就是交换起来甚为方便信息量也不会受到限制。如今正是所谓的信息化时代自然的这种杂记簿就受到了上班族的青睐。以个人来说人们很早以前就喜欢使用这种杂记簿。不过有一个美中不足的地方。那就是市场上的活页杂记簿一律属于A以上的纸张实在是太大了一点。杂记簿必须能放入西装口袋里如此才算理想。否则的话很难以派上用场。无忧商务网(wwwucomcom)百万管理资料下载平台无忧商务网(wwwucomcom)百万管理资料下载平台例如前往参加聚会时几乎所有的人都是两手空空。碰到这种情形如果不带杂记簿的话一旦跟友人碰面而对方提议一道去喝几杯的话则你也不能断定是否有其它的事情待办。基于这个理由人们喜欢带口袋能装得下的小杂记簿而且必须是活页式。现在一般最好备有两本杂记簿。一本记载一年间的行事时间表、地址等另外一本以一天一页的篇幅记载当天必须做的事情甚至写下临时产生的构想。这两本杂记簿的内容可收录于一本里面也可依作用分化为二。由于工作的关系有时需要过去的记录(例如何时与某人见面等)即可一目了然再也不会忘记做某些事情。出外时只要携带必要的资料就可以了。如此说来对于杂记簿的使用已名符其实的到了杂记无章的地步。不过话又说回来所谓的杂记簿就是一个人用来把握信息的“备忘录”。所以一旦把主题过于细分化则反而不好使用。如果你想有效率地使用杂记簿的话则形式及内容应尽量使其简单。OA机器的使用法复印机不妨尽量使用如此才能节约时间及金钱不管任何人想复印文件图书类事前都必须获得责任者的允许。现在虽然获得了相当的改善但是仍旧有不少公司商号为了节省开支招呼从业人员尽量减少复印。以管理者的办公室来说每个月大约要复印五千件的文稿之类。其中也有一部分是为了整理资料方才复印以致给人一种“浪费”的印象不过管理者始终不曾有过此种念头。的确复印一张文件差不多要花十元日币或许有人认为这种代价太高了。不过你不妨冷静的想想看为了节省一张复印的费用而多耗费十分钟的话那么势必将耗费好几十倍的时间代价这实在是本未倒置的做法。有鉴于此为了提高工作的效率毫不惋惜地使用复印机。每遇到可方便作业的机器也就是说具备节省时间功能的机器时管理者都会积极的把它购入。现在办公室所使用的复印机虽然有些过时但是仍然具备缩小、放大以及自动送稿的功能。因此纵然要复印几十张文件时只要按下操作钮机器就会自动地展开复印的工作不必复印一张开一次盖子。对于节省时间、提高效率很有帮助。使用传真电话录音有效的活用“时差”无忧商务网(wwwucomcom)百万管理资料下载平台无忧商务网(wwwucomcom)百万管理资料下载平台为了跟隔一段距离的对方联络电话是最有力的武器。不过话说回来电话并非在各方面都是万能的。例如对方不在的话根本就无法把你想办的事情告诉他。又如不管对方是否方便叫他出来听电话可能会引起他的不快等等都是电话最大的缺点。同时这也是电话所具有的“同时通信性”唯一的弊病。对于这种电话具有的缺点只要利用传真、电话录音即可充分地克服。“你说这两件事呀!告诉你!咱们老早就实行了!”或许很多人会如此的说。不过一般人似乎还未能充分地活用其功能。以现在的办公室来说传真机已经相当的普及。只是它的用途只被限定于传递口头难以传达的复杂信息。的确这也是传真的最大功能之一。很遗憾的是另外一个有利之点也就是能够达到“时差通信”的事实似乎还不会充分地被活用。所谓的“时差通信”就是指对方不在场时也能够对他传递信息对方可以在他最方便时看信息然后再传回他的意见。如果你认为想办的事情可利用电话传递的话那么遇到对方不在时你就会感到束手无策。在这种情形之下你只好不断地打电话而且到联络上为止你的内心一直挂念那件事影响所及其它的工作将不能顺利地进行。与其一直感到惴惴不安不如利用传真机送出你所要办的事情待对方回来一定会看。这么一来既确实效率又好。国际贸易中这种“时差通信”一向扮演很重要的角色。除此之外像电话录音也在“时差通信”中担任举足轻重的角色。以一般人的办公室来说所谓的电话录音只不过发挥一种功能而已。那就是告诉下班后打电话过去的人“对不起……管理者已经下班了。”以有的办公室来说只使用一般家庭常用的那一种。只告诉对方“不在”不仅不知道对方的目的甚至连谁打来都浑然不知的电话录音实在没有什么意义。如果当事人不在但是说出目的的话想处理的事情就能够很快地被进行。实际上在很多情况之下受话方不直接跟对方交谈只靠电话录音进行想办的事情。除此以外有的还在不同的目的下使用电话录音。经常把自己办公室的电话录音当成“备忘录”使用。例如在下班的电车里看到了需要的书本广告遇到这种情形就会从公共电话里或者从家里打电话到没有人的办公室把想购买的书本名称录下来。在第二无忧商务网(wwwucomcom)百万管理资料下载平台无忧商务网(wwwucomcom)百万管理资料下载平台天早晨管理者抵达办公室时上班的秘书已经把该书本购买回来放在管理者的办公桌上这也是“时差通信”的一个例子。如此一来只要把传真跟电话录音活用将它们当成跟对方联络的“时差通信”工具如此就能够使信息的传达交换等工作又圆满又顺利地进行。只要把微不足道的工作自动化就能够节省时间有道是“积沙能成山”虽然是微不足道的工作如果重复十几次的话耗费的时间就不容忽视了。同时单纯的工作不断重复并非人类所得意的专长。因此继续一段时间以后效率必定会降低下来。有时还是交给机械处理比较适当。有鉴于此办公室除了复印机、传真机、电话录音、电动打字机外还活用几种实用的事务用具。在前面所介绍的电动打洞机就是其中之一。除此以外还使用“电动开信封机”。顾名思义这是用来打开信的器具只要把封套的边缘插入“沟”里面就能够很迅速地切开信封。办公室每天都收到数十封邮件如果每一封都使用剪刀剪开来再凭人工处理的话至少得耗费十分到二十分钟左右。如果使用这种“开封器”的话只要数分钟就完全处理完毕。而且这种器具绝对不会把封口连内容物都切掉。关于这点如果是叫人用剪刀去剪的话还可能会破坏内容呢!由此可见从工作方面来说还是采用这种方式比较适当。一般说来目前的人都有根深蒂固的观念。他们都一致认为既然人类能够胜任的工作何以要交给机械做呢那不是太懒惰了吗对于这问题适当的想法刚刚相反。凡是机械能够胜任的工作或者由它做起来效率比较好胜过人类两支手的话那就把工作陆续交给机械吧!或许有人会说如此成本会增高不管成本再高从来就不曾出现比人事费用更高的机械。到了最近不但有很多大规模的OA机械出现还有众多叫人感到眼花缭乱的所谓高性能的OA机械面市对于这些崭新的信息每天必须时时地注意。如果有一些你认为对处理业务有所助益的话不妨陆陆续续地引进如此才能有效率地进行工作。无忧商务网(wwwucomcom)百万管理资料下载平
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