最新办公室管理制度

2016年办公室 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 为规范办公室的日常办公管理,减少不必要的浪费,创造一个良好的办公环境,特制订本制度。 第一条:适用范围 本制度适用于公司全体员工并严格遵守 第二条:职责部门 行政部负责全面管理和监督公司电、暖、耗材的使用和维护以及6S的检视和评分。 第三条:电使用规定 1.员工均有义务留意办公设备的用电状况,不使用时将设备关闭,以避免长时间待机造成的电力损耗。 2.员工应关注办公电脑的用电状况,待机时应关闭显示器,长时间不使用时(如因故外出)应将电脑关闭。下班时应及时关闭电脑,不能使电脑开着过夜。 3.员工离开(含晨会时间)或下班时应做到随手关灯,人走灯灭。特别是最后离开公司的员工应仔细巡查,关闭办公场所和走廊电灯。白天室内光线够用时,尽可能不开灯而使用天然采光。 4.在没有会议举行的时候,会议室内的照明、空调和其他用电设施都应关闭,会议结束时应及时将各种用电设备关闭。 5.公司面试间在无人使用的情况下,其室内的照明、空调等应关闭。 第四条:复印机使用规定 1.复印时须本着节约原则,非重要文件应考虑使用二手纸复印或双面复印。 2.使用时应爱惜和掌握正确使用方法。不准损坏,禁止暴力锤击或 锐物刻划。 3.打印机等设备下班后必须切断电源。 4.打印机平时不放入纸张,需要打印时需按打印尺寸自备纸张。 5.员工打印文件、资料时,要认真校对,减少错误,避免浪费纸张。 6.要避免错误操作使本来只打印一份的资料却打印了多份,如发生此情况 应及时停止打印。 7.打印完毕后,把自备的纸张自行带走,保持打印机上无纸张状态。 8.复印完毕务必按待机键,使复印机进入待机状态。 9.除部门复印相关 报表 企业所得税申报表下载财务会计报表下载斯维尔报表下载外贸周报表下载关联申报表下载 外,禁止复印私人资料。严禁因私大量复印文件、小说、 书 关于书的成语关于读书的排比句社区图书漂流公约怎么写关于读书的小报汉书pdf 籍等非工作性文件。 10.除行政部以外任何伙伴不得随意更改答应印打印机内的设置,特殊情况可通知行政部知晓后方可操作。 11.打印机出现故障时,请及时通知行政部维修。 第五条电话机使用规定 1.公司电话未办公设备原则上只得用于办公。 2.禁止员工为私事打电话。违者除补交电话费外,给予10元一次的罚款处理,确有急事者,应先请示部门领导同意 3.非本公司工作人员不准使用本公司话机打电话 4.电话机的管理由行政部负责,使用则由各部门主管负责督导与控制。凡属本公司配置的电话机,必须妥善保管,如非正常损坏,则照价赔偿。 5.不得利用公司电话进行同事间聊天,占用电话。 6.禁止用公司电话拨打声讯或咨询台电话 7.不得用公司电话拨打骚扰电话,或公司内部拨打骚扰电话。 8.电话机申请流程,杭州区域店面区经写纷享销客审批(写清楚店名、联系人、电话以及详细地址),审批通过后行政部予以购买。职能部门申请电话机先从固定资产员处领取固定资产申请表,审批通过后行政部予以购买。 第六条:空调使用规定 1.空调作为办公设施,仅于办公期间使用,不允许在非办公时间使用空调,办公人员离开或房间无人的情况下应关闭空调,严禁室内无人空调机照常开机。 2.下班后,各空调区域最后一个离开的员工,应自觉关闭各自办公区域的空调,以杜绝浪费。 3.使用空调,应注意节约,夏天在28℃以上方可开启空调制冷,制冷温度设置不应低于25℃;冬天在12℃以下方可开启空调制热,制热温度设置不应高于30℃。 4.使用空调期间,要将办公室的门窗关闭,以确保空调的使用效果。 5.落实空调使用管理责任制。单间办公室以及会议室的空调以谁使用谁负责为原则,公共办公区域则由行政部负责管理。 6.空调有异常应速报知行政部,由行政部联系专业人员进行修理。 第七条:网络使用规定 7.1电脑管理 7.1.1电脑相关设备由公司统一配置并定位,任何部门和个人不得允许私自挪用、调换、外借和移动。 7.1.2电脑设备资产标签,不得随意撕毁;如发现标签脱落应及时告知网络管理员重新补贴。 7.1.3公司对内部系统、软件统一进行维护和改造,不允许私自安装盗版操作系统、软件、游戏等。如特殊需要,经部门经理同意后联系网络管理员安装相应的正版软件或绿色软件。 7.1.4电脑使用者应定期对自己使用的电脑查杀病毒,更新杀毒软件病毒库,以确保电脑系统安全、无病毒。 7.1.5所有公司网络系统用户的计算机必须设置操作系统登陆密码,密码长度不得少于6个字符且不能采用简单的弱口令,最好是由数字、字母、和其他有效字符组成;员工应每隔3个月或不定期修改一次密码。 7.1.6公司职员必须自觉遵守企业的有关保密法规,不得利用网络有意或无意泄漏公司的涉密文件、资料和数据;不得非法复制、转移和破坏公司的文件、资料和数据。 7.1.7公司重要文档、资料和数据应上传至文件服务器妥善保存;本机保存务必将资料存储在除操作系统外的硬盘空间,严禁将重要文件放置在桌面上。 7.1.8电脑使用者离职时必须由网络管理员确认其电脑硬件设备完好、移动存储设备归还、系统密码清除后方可离职。 7.2电脑操作规范管理 7.2.1电脑开机:遵循先开电源插座、显示器、打印机、外设、主机的顺序;每次的关、开机操作至少间隔1分钟,严禁连续进行多次的开关机操作。 7.2.2电脑关机:遵循先关主机、显示器、外设、电源插座的顺序;下班时,务必要将电源插座的开关关上,节假日应将插座拔下,彻底切断电源,以防止火灾隐患。 7.2.3打印机及外围设备的使用:打印机在使用时要注意电源线和打印线是否连接有效,当出现故障时注意检查有无卡纸;激光打印机注意硒鼓有无碳粉,喷墨水是否干涸,针式打印机看是否有断针;当打印机工作时,不要强行阻止,否则更容易损坏打印机。 7.2.4停电时,应尽快关闭电源插座或将插座拔下,以免引起短路和火灾。 7.2.5来电时,应等待5~10分钟待电路稳定后方可开机,开机时应遵循开机流程操作。 7.2.6电脑发生故障应尽快通知网络管理员,不允许私自打开电脑主机箱操作。 7.2.7电脑操作人员必须爱护电脑设备,保持电脑设备的清洁卫生。 7.2.8禁止在开机状态下使用湿物(湿毛巾、溶剂等)擦拭显示屏幕。 7.2.9禁止工作时间内玩游戏和做与工作无关的事宜。 7.2.10禁止在使用电脑设备时,关闭、删除、更换公司杀毒软件。 7.2.11严禁上班时间使用任何软件下载与公司无关的资料、程序等。 7.2.12严禁上班时间使用BT软件下载。 7.2.13严格遵守《中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定》,严禁利用计算机非法入侵他人或其他组织的计算机信息系统。 7.3、相关惩戒措施 7.3.1如发现上班时间内使用网际快车(Flashget)、迅雷、电驴及IE等相关软件下载非工作的资料,发现一次扣2分。 7.3.2如上班时间使用BT软件下载,发现一次扣5分。 7.3.3如发现上班时间内使用QQ直播、P2P、网络电视等在线视频软件,发现一次扣5分。 7.3.4如发现公司职员盗用、修改IP地址,发现一次扣5分。 7.3.5如电脑使用异常或已经中毒,不及时通知网络管理员而影响公司网络安全,扣2分。 第八条:办公环境6S管理制度 8.1 6S管理责任部门 行政部统一管理公司办公室6S的推动工作,有权对各部门6S开展情况进行指导、监督、检查、评比、奖罚和发布。 8.2 责任区 个人责任区是指个人的桌面、抽屉、电脑、文件柜以及个人办公桌周围一米之内的地面。每个人均有责任做好个人责任区的6S工作;⑵公共责任区是指前台、花草、等候区、公共通道、茶水间、会议室、洽谈室、和未分配到部门的办公区域。公共责任区的6S工作由行政部制定标准,并指定专人管理。 8.3 个人6S操作规范 员工每天下班离开办公室之前,均须整理个人桌面。桌面允许摆放的物品包括电脑、电话、文件框、计算器和茶杯,其它物品一律不得保留;⑵个人抽屉应每星期整理一次,对三个月内用不到的东西,应从抽屉里清理走,最下面一个抽屉用于存放私人物品;⑶文件柜要每半个月整理一次,并按大小、类别、使用频率等进行分类建档,贴上标签;若有变动,标签应及时更新;⑷对舍弃的文件、资料,应遵照安全、保密的原则进行销毁。 8.4吸烟规定 8.4.1 公司提倡禁烟,任何人不得在办公室内吸烟。