“档案”定义与档案信息资源的开发

“档案”定义与档案信息资源的开发 “档案”定义与档案信息资源的开发 21作告壕宝 口堑至墨 深入开发挡案信息资源对于 我国社告主义现代化建设的各 个方面都有着重要的作用和意 义,是我国挂告主义建设各个方 面的共同需要尽管多年来档案 部门在这一领域做了许多有益 矗2]2?2 的工作和探索,但是开发的深度 和广度都很不够,或者说离"深 ^"二字还有相当的差距.笔者 认为对档案定义的狭义理解 是一个重要原因. 《中华人民共和国档案法》 业务天地 第二条指出:"本法所称的档案. 是指过去和现在的国家机构,社 军 会组织以及个人从事政浩,事,经济,科学,技求,文化,宗教 等活动直接形成的对国家和社 会有保存价值的各种文字,图 表 关于同志近三年现实表现材料材料类招标技术评分表图表与交易pdf视力表打印pdf用图表说话 pdf ,声像等不同形式的历史记 录."由于对这段叙述存在着不 同的理解,导致了档案收集工作 中存在着下述的几重几轻现象: 一 是片面理解条文中的"直 接形成,因而重本单位直接形 成的档案,轻非本单位直接形成 管理效率加以衡量".行政管理信息网络化就是包 括文件和档案管理在内的行政信息系统的改革,咀 系统管理为基础,咀信息共享为目标,以发挥信息 系统整体效益为衡量标志的文档一体化,正是这种 改革晟有效的途径和方式.它在机关行政信息网络 化中具有举足轻重的地位. 其次,通过文档一体化,可以充分发挥文件和 档案管理系统的整体作用,为行政管理水平提高和 机关效能建设提供良好的信息服务和支持环境 1,一体化为机关行政管理提供系统,全面的 信息服务 一 体化使得机关文件,档案信息的产生,传递, 存贮与利用形成一个全面,完整,台理的网络信息 系统.便于对文件,档案信息进行筛选,综台,归纳 和提炼,从而及时地为领导决镱和各项公务活动提 供信息,扩大信息流通渠道,充分发挥文件,档案的 信息综合效用,为机关的科学决镱,民主监督和各 项公务活动提供及时,完整,准确的信息服务. 2,一体化促进机关行政效能建设水平的提高 一 体化的最大优点在于能够发挥文件和档案 系统的整体功能和作用,以往机关文件工作和档案 工作各自为政,互相脱节,造成文件分散在各个部 门甚至个人保管现象,严重破坏了信息的完整性和 准确性,影响了机关工作效率的提高.一体化可促 使现行的文件信息和各种历史档案信息,数据实现 链接,在办公信息网络上运行和共享,形成一个网 上的行政管理信息中心,实现网上办公,提高机关 办事效率,提高行政管理效能. 三,实现机关文档一体化的途径 机关行政管理信息网络化为文档一体化提供 了重要的发展环境和客观条件,如何把握好这一发 展机遇,实现机关文档一体化是21世纪机关文件 '北京档案)2ooo年尊l2期 和档案工作改革的一项重要课题. 一 要积极参与行政管理信息网络化建设.行政 管理信息网络化的核心是政府"上网 工程 路基工程安全技术交底工程项目施工成本控制工程量增项单年度零星工程技术标正投影法基本原理 ,文档 一 体化应立足于政府"上网工程"实旖.目前许多 政府部门正在进行机关办公自动化系统(()A)的研 制,开发与应用,这其中容易出现重视文件管理而 忽视档案管理的专业特点和要求这一问题,档案部 门应主动参与,从文件与档案系统管理和一体化的 要求出发,根据文件和档案管理的有关标准,为网 络设计提供科学的用户需求和专业功能模块设计 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 ,蛆确保档案管理在机关行政管理信息系统中 的地位和作用. 二要加快机关文件与档案管理改革步伐.网络 化与一体化将改变传统的文件与档案管理模式,特 别是文档一体化,它要求文件与档案管理应用系统 管理理论,提高工作效率,实现信息共享,这就需要 对传统的文件与档案管理进行相应的改革,以适应 网络化,一体化的发展需要,如电子文件取代纸质 文件的归档,立卷整理与编目的简化,网络档案信 息的利用与安全保护等等问题,都要从网络化,一 体化的高度,重新进行研究和探讨,制定新的规范 和标准,加快机关文件与档案管理的改革,促进机 关文档一体化的发展. 三要加强文档一体化软件的推广应用工作.要 发挥档案行政管理部门的协调和监督作用,本着对 国家财产和档案事业负责的态度,做好文档一体化 的统筹 规划 污水管网监理规划下载职业规划大学生职业规划个人职业规划职业规划论文 与组织实旖,从社会信息共享与馆室一 体化角度,加快通用软件的推广与应用,统一软件, 统一标准,统一规划,避免人,财,物的重复与浪费, 确保档寨室与档案馆的档案信息共享,为建立网络 健全的虚拟化,数字化的现代档案馆打好基础. 作者单位:福t省档案局 一 二 业务天地 高档.学礞,撇啼硝.蝮. 随着我国高等教育体制改革的进一步深入,深 化教学改革,提高教育质量成为高等院校教学管理 工作的核心和重点,尤其是新一轮高等教育资源的 重组整合,以及社会主义市场经济对高素质人才的 迫切需求,对高校教学档案管理提出了新的要求和 学管理水平.因此,教学档案的规范化管理,实质上 是对高校各个阶段的教学管理工作,各个教学管理 岗位的职责的制约和规范,是有效开展高校教学管 理工作的重要前提. 2,教学档案的规范化管理是评估高校教学管 试谈高校教学 档案的规范化管鲤. 任务,教学档案工作必须主动适应新形势的发展, 积极争取实现教学档案的科学化,规范化,现代化 管理,为高校改革和高校师生做好服务. 一 ,教学档案规范化营理的现实意义 1,教学档案规范化管理,是有效开展高校教学 管理工作的基础.教学档案是高校师生在教学实践 与教务工作中形成的真实记录,同时也是衡量教学 管理工作成效高低的重要尺度.实现教学档案的规 范化管理,有利于高等院校良好教学秩序的建立, 有利于提高教学质量和工作效率,也有利于改善教 理工作的重要标准.教学档 案作为在高等院校教学活 动中产生的原始文件 材料 关于××同志的政审材料调查表环保先进个人材料国家普通话测试材料农民专业合作社注销四查四问剖析材料 , 对于评估教学管理工作有 着极其重要的作用.一所高 校的教学管理水平如何,在 评估的量化指标体系中,一 个重要的方面就是对其教学档案资料管理水平的 检查.在高校教学评估中,对教学档案管理的考察 主要表现在以下几个方面:一是教学档案收集得是 否齐全完备;二是教学档案管理是否有规可循:三 是教学档案整理是否规范科学;四是教学档案利用 是否富有成效.在高校教学评估中,以上四个方面 的规范化管理是衡量教学管理规范化程度的重要 标准. 3,教学档案的规范化管理是建立良好教学运 行机制的重要环节.教学档案内容履盖面较广,涉 的档案.包括轻他单位,他地区, 它部门乃至全国范围及散失海 外的档案; 二是片面理解条文中的"原 始记录".因而重《档案法>上所 称的严格意义上的档案原件,轻 重份档案,档案复印件和与档案 关系密切的资料以及二次加工 形成的资料; 三是片面理解条文中并列 词语的先后顺序,以为排列在 前,则需重视;排列在后,则可轻 视.因而在收集对象上重国家机 构形成的公务文书档案,轻社会 组织,如企业,事业,民间团体的 档案,特别是轻个人形成的私人 文书档案;因而在收集内容上重 以反映政治内容为主的文书档 案.轻反映经济,科技,文化,宗 教等其他方面内容的档案尤以 轻经营档案,科技档案和各类专 业档案为甚;因而在收集档案的 载体形式上重以纸张为文字载 28 体的档案,轻以金石竹木等实 体,以胶片等感光材料,以磁盘, 光盘,录音,录像带等磁性物质 为载体,以图画,符号,声音,影 像等作为表现形式的档案.甚至 对实物是否是档案都产生怀疑, 叉如何谈及对实物档案的收集 呢? 四是片面理解条文中的"保 存价值",许多权威的档案教科 书都把档案的"保存价值"概括 为是"历史的真凭实证",第一 手的参考材料,井体现在机关 工作的查考凭据",生产建设的 参考依据,"政治斗争的必要手 段",科学研究的可靠资料, "宣传教育的生动素材等五个 方面的作用上,却漏掉了收藏 价值".由此造成重视收集具有 凭证价值的档案,轻视收集具有 收藏价值的档案的倾向.尽管社 会上早已形成方方面面的收藏 热,其中多有档案馆(室)应当保 存的,但档案部门对此却不感兴 趣,或者没有引起足够的重视. 正是由于对档案"定义的狭义 理解,造成档案收集范围的制定 不尽台理,过于严格.尤其是《档 案法)第十条的规定:"国家规定 不得归档的材料.禁止擅自归 档,虽然是短短两句话,却令本 来就谨小慎微的档案^在收集 工作上更显得格外循规蹈距.不 敢超越雷池一步.由此致使馆 (室)藏内容不够丰富,结构不甚 合理,雷同性质的档案居多,有 特色的档案很少,即便存在个别 有价值的档案.因其孤零零地存 在,难以构成该类目的丰富的信 息集合,也不能得到顺畅的开发 利用.特别是本来应由档案馆收 集的档案资料却落到了文史馆, 博物馆,纪念馆,图书馆等部门. 直接影响了档案信息资源的深 人开发. (|t豪档案12ooo年第12期