浅谈如何强化公司内部稽核的沟通
随着公司经营战略和方针的转变,公司内部稽核也由传统的财务监督为主向深入公司经营、管理各个环节的风险导向型稽核转换。公司开展的融资租赁业务所走的业务
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,可以形象地比喻成一根项链,各部门头尾衔接以终为始,各个操作环节几乎涉及到公司的所有部门。而内部稽核又是以公司的主营业务为着眼点的,所以内部稽核沟通的面也具有相当广泛性。我认为内部稽核工作要充分发挥其基本功能,在公司各部门之间能否进行有效的沟通已成为关键因素。下面我着重就如何强化公司内部稽核的沟通,谈几点个人的看法。
一、内部稽核的特殊环境决定了内部稽核沟通的特殊性
相对于公司内部其他部门及岗位的沟通而言,内部稽核的特殊环境使得其与公司内部各部门及人员的沟通面临着更为突出的潜在冲突,使得内部稽核沟通的难度也更大,由此而来稽核沟通也产生多方面的特殊性。其特殊性主要
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现在:
1、内部稽核的特殊地位。与大多数部门之间分工协作的关系不同,内部稽核相对独立于公司内部其他各职能管理部门,一般不直接参与公司经营及管理的具体活动,主要职能是监督服务。但不可否认,内部稽核对被稽核对象业务开展及内部管理方面的意见和建议往往就是其工作中的错误、失误和不足,而稽核
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又直接面向公司经营班子、公司监事会等。因此被稽核对象往往口头上说欢迎监督指导,实际上是希望本部门尽可能地少暴露问题,就本部门而言,希望通过
内部稽核促进公司经营及管理的潜意识是有偏差的。
2、内部稽核的相对独立性。相对于国家审计和社会审计的独立性而言,内部稽核只具有相对的独立性,其开展工作要受多方面的制约,加之公司内部有某些人对内部稽核工作的重视程度不够,内部稽核权威有相对缺失的地方,也使被稽核部门对内部稽核工作认识不足,给双方的沟通工作带来一些不良影响。
3、内部稽核人员自身素质的限制。若内部稽核人员的专业知识及综合业务能力欠佳,对公司运营环境不熟悉,知识面不够等,也会制约内部稽核监督服务职能的发挥,自然的内部稽核工作也就无法得到被稽核对象的支持和理解。
二、内部稽核不同阶段沟通的侧重点
1、准备阶段。充分的稽核前准备和良好的稽核前沟通能够起到事半功倍的效果,也易于拉近内部稽核人员和被稽核部门及人员的关系。
(1)稽核人员在准备阶段应广泛收集被稽核对象的基础资料,了解被稽核对象的基本概况,做到心中有数。一个对被稽核对象一无所知的内部稽核人能够与对方进行良好的沟通是不可想象的。
(2)召集被稽核部门及相关人员开个稽核前期碰头会是很有必要的。不应将这样的碰头会仅看做是实施稽核前的走走形式,我认为通过此会可以使被稽核对象详细了解本次稽核的目的、性质和具体安排,能直接有利于推动稽核实施阶段的沟通。
2、实施阶段。稽核实施阶段的沟通环节主要体现在稽核访谈上,即稽核人员就具体稽核事项与相关人员进行交流、查询。
(1)做好充分的访谈准备是实现良好沟通的关键。稽核人员在访谈前准备好相关的材料,分析具体稽核事项形成的主客观因素,预见访谈中可能出现的问题及被访者可能出现的反应,组织好谈话的层次和架构。
(2)充分听取意见。内部稽核人员在保持稽核访谈的主动和控制地位的同时,应给予被访谈者充分的表达空间,在访谈结束前要给被访谈者充裕的时间进行补充。重要稽核事项应向不同部门、不同环节的人员进行调查,做好访谈记录,同时根据访谈结果调整下一阶段的访谈安排,确保掌握所稽核事项的全部信息,避免因信息不完全、不对称而造成的结论失误。
(3)根据访谈的具体事项控制好谈话节奏,要勇于结束谈话,不要让没有意义的谈话继续而扰乱正常的工作进度。
3、报告阶段。为了保证内部稽核结果的客观、公正,并取得被稽核部门和个人的理解,内部稽核人员应在稽核报告正式提交以前就报告中的稽核概况、稽核依据、稽核结论等与被稽核部门(个人)及其分管领导进行认真充分的沟通。应要求被稽核部门(个人)对稽核结论提出
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面意见,并将该意见作为稽核工作底稿归档保存,以避免今后出现异议。
4、后续稽核阶段。内部稽核人员应就稽核意见、建议的整改情况、存在的困难与被稽核部门及个人进行沟通,同时征求其对内部
稽核工作的反馈意见。
三、实现有效稽核沟通所必备的条件
(一)明确内部稽核定位,内部稽核人员与被稽核部门及个人要建立平等的工作关系。内部稽核应树立服务意识,避免单纯的“吹毛求疵”,在监督的同时,努力蕴造帮助被稽核部门及个人解决稽核中发现的问题的良好氛围。
(二)加强内部稽核队伍建设,提高内部稽核人员业务素质和人格素质。良好沟通的前提是相互的尊重、信任和理解。而要建立尊重、信任和理解,内部稽核人员必须具备良好的业务素质和人格素质。稽核部门内部若有个别稽核人员业务不熟悉,拟交流的资料漏洞百出,或者有高高在上、指手画脚、甚至借稽核之机吃拿卡要的现象发生,自然无法取得被稽核对象的尊重和理解,稽核沟通更无法谈起。
(三)强化稽核部门内部人员的沟通。对具体的稽核事项若部门内部有异议时,应开展稽核部门内部人员之间的沟通,同时要强化稽核部门和其分管领导之间的沟通。
(四)掌握适当的沟通技巧。内部稽核人员要接触的部门较多,接触的人员也形形色色,掌握适当的沟通技巧非常必要。主要表现在如下几方面:
1、选择适当的沟通方式。公司内部常用的稽核沟通方式有口头沟通(如电话、会议、面对面会谈)、文件沟通(如报告、签呈、公文、传真)和视听沟通(如录像带、投影仪等等)。每种沟通方式
各有利弊,在实际工作中通常要灵活选择,综合使用。
2、学会积极倾听。在稽核沟通时要倾听对方的全部信息,不要只听自己关心和感兴趣的信息。在倾听中还要有针对性地采用询问、回应、重述等手段,确保对问题的全面、正确理解。同时在听的过程中,稽核人员自己要学会思考,以获得更多的有效信息。
3、避免沟通中的禁忌。主要包括:避免过多地使用专业术语。稽核沟通中接触的不只是某项专业人员,过多的使用某些专业术语除了相互间沟通的效果要大打折扣外,对方还有可能会先入为主地认为无法与你沟通。对于必要的概念性问题,在交流意见时应首先向对方解释清楚,以避免双方对概念性的定义有歧义,导致后面的沟通失去意义。
(1)避免沟通方式及时机不合适。如内部稽核人员肢体语言运用不当,有高人一等的架势及选择沟通地点周围环境不当等问题。
(2)避免倾听意见不完全及过早评价。沟通中应确认对方理解自己的意思,不要只顾表达自己的看法,不倾听对方的意见而过早下稽核结论。同时应确认自己已全部明白对方的意思,不要只听自己想要听到的或出现因为不好意思而自己不懂装懂。
(3)避免沟通时使用威胁语言。在沟通过程中双方发生争执、意见产生分歧时,自身应尽量用引导的方式或选择式问句来让对方说出他的真实意见,或者可以选择暂时结束争议事项的讨论,以寻求更有效的稽核依据或其他沟通方式。
最后需要强调的是,所有的内部稽核沟通需建立在遵循公司内部
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