031、预期抵达客人的传真及信件

031、预期抵达客人的传真及信件031、预期抵达客人的传真及信件西奇威仕顿酒店 XiQi West Hydden Hotel 政策及程序 Policies & Procedures 部门:前厅部/商务中心文号:BC--031 页数: 2 Dept. Initiated:FO/Business Center Ref. No.:BC--031 Page: 1 of 2 日期: 主题: 预期抵达客人的传真及信件 Subject:Incoming fax and mail for expected arrival guest D...

031、预期抵达客人的传真及信件西奇威仕顿酒店 XiQi West Hydden Hotel 政策及程序 Policies & Procedures 部门:前厅部/商务中心文号:BC--031 页数: 2 Dept. Initiated:FO/Business Center Ref. No.:BC--031 Page: 1 of 2 日期: 主题: 预期抵达客人的传真及信件 Subject:Incoming fax and mail for expected arrival guest Date: 批准: Approved by: 部门经理,总监Dept.Head 总经理 General Manager 生效日期 Effective Date 政策 Policy: 目的 Purpose: To ensure that the distribution of the guests’ correspondence to guests is maintained in a high standard. 确保将客人的传真及信件交给客人并保持高度的服务水准。步骤 Procedures: When receiving incoming fax and mail for expected arrival guest. 当收到预期抵达客人的传真或信件时 1) Check in against the computer whether the addressee has made the reservation with our Hotel. If yes, mark the expected arrival date on the envelope. 在电脑中检查预期抵达客人名单，确认客人已经在酒店做过预订，将预期抵达日期写在信封上。 2) Store the incoming fax and mail in the cabinet. 将传真和信件保存好 3) If the guest has already check out or cancelled the reservation, or no show, also store their incoming fax, mail or telex in the cabinet. 如果客人已经离店，取消预订或预订未到，仍应将他们的传真，信件保存好。 Daily Checking 每日检查 The on-duty receptionist should check all the addressee’s name against the computer twice a day and sign on the record. 当班接待员应至少每日两次在电脑中查寻收件客人的预订有无变化并在记录上签字。西奇威仕顿酒店 XiQi West Hydden Hotel 部门:前厅部/商务中心文号:BC--031 页数: 2 Dept. Initiated:FO/Business Center Ref. No.:BC--031 Page: 2 of 2 日期: 主题: 预期抵达客人的传真及信件 Subject:Incoming fax and mail for expected arrival guest Date: If the guest has already checked in, ask the bellboy send to the guest room. If the guest will check in that day, attach the mail or fax with registration card in order to pass them to the guest upon check in. 如果客人已经入住，有行李员将传真或信件送至客人房间。如果客人将于当日抵店，将传真或信件与登记卡附在一起，以便于客人入住登记时交给客人。 Cabinet Checking 档案检查 1) Every 10 days, verify the incoming fax, telex and mail in the cabinet. Clear all check-out, cancelled reservation or no show guests’ incoming fax, telex and mail and file in backup cabinet. 每十天检查一次保存的传真，电报电传及信件，将有所有离店，取消预订或预订未到客人的传真及信件进行清理并存档。 2) Keep the mails, incoming fax and telex in the backup cabinet for one month only. 存档的传真，信件保留一个月。 3) On the first day of every month, dispose all the mails, incoming fax and telex received 2 months ago. Return the letter to the Post Office. 每月的第一天应清理二个月以前收到的信件，传真或电传，将信件返回邮局。

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