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文件存档方法.doc

文件存档方法

论语之王子牛仔
2017-08-31 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《文件存档方法doc》,可适用于项目管理领域

文件存档方法、分类各部门在做好平时文书材料收集、分类工作的基础上将属于归档范围的文书材料按以下特征逐项分开:()分年度:将文书材料按其形成或针对的年度分开。()分类别:将文书材料按其内容所反映的问题分开。、编目()卷内文书材料排列卷内文书材料排列前要对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边对大小不一、长短不齐的文件要折叠理齐。排列时根据文书材料的形成时间和彼此联系进行排列。排列时批复在前请示在后正件在前附件在后。()编页号卷内文书材料排列完毕后要在文书材料中有字迹和图表的页面一页编一个号即页号。页号的位置正面在右上角反面在左上角。()编卷内文件目录卷内首页为文件目录表以便查询相关文件卷内文件目录的式样如图所示:卷内文件目录序号文号题名日期份数备注学生申诉制度实施办法信封投诉案件处理通知书填写方法是:序号:卷内文书材料依其排列先后填写序号,其卷内文书材料的件号应与序号一致。文号:填写卷内文书材料上标注的发文字号。题名:即文件标题一般照实抄录。日期:填写形成文书材料的年、月、日。份数:卷内每份文书材料的保存份。备注:对卷内文书材料作必要说明。()编制卷内备考表卷内备考表的式样如图所示:卷内备考表本卷情况说明:立卷人:立卷时间:填写方法是:本卷情况说明:填写卷内文书材料缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。立卷人:完成立卷后由责任立卷者签名。立卷时间:填写立卷完成时间。()填写档案盒封面填写方法是:档号:各处室根据现有文件自行编号。档案馆(室)号:各部门的档案在整个学院的编排序号。缩微号:一般不填。案卷题名:准确概括本卷文书材料主要内容和文种。标示主要内容时要准确、简明文种即卷内文书材料的名称。编制单位:制作本档案部门的全称。编制时间:填写卷内最早一份和最迟一份文书材料的形成日期。保管期限:长期。密级:()填写档案盒书脊填写方法是:为了使字体清晰便于查找加强统一性书脊的所有填写字样一律为打印不得手写。档号:各处室根据现有文件自行编号要与档案盒封皮的档号、卷内文件目录的编号相一致。(打印字体为黑体小一)案卷题名:标示主要内容时与档案盒封皮的案卷题名相一致。(打印字体为黑体一号且用矩形框包围矩形框的大小为长厘米宽厘米)

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