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管理信息系统.pdf

管理信息系统

FANYUYONG
2017-06-07 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《管理信息系统pdf》,可适用于IT/计算机领域

编者的话当今在竞争激烈的环境中信息已成为现代生产系统中最重要的投入。管理人员和决策者所面临的新课题是如何把信息看作一种有价值的基础性资源认识信息在物质社会活动中的先导作用充分发掘其潜力并卓有成效地加以利用。建立计算机信息系统是完成这个使命的重要途径也是实现管理现代化的主要步骤它已成为经营管理和决策部门的客观需要也是一项基础性的建设。计算机信息系统是一门学际性很强的学科领域它涉及经营学、管理学、组织学、系统论、信息论、控制论、计算机及通信学科等多学科领域。可见建立一个大的信息系统是一个相当复杂的系统工程不仅技术复杂、难度大工程的组织管理也非常复杂并要耗费大量人力、资金和时间不仅如此信息系统的建立、应用及其发展还要直接受社会、组织文化等多方面的影响。过去的几十年里在管理信息系统的发展中有很多成功的经验和失败的教训。最主要的一点是凡成功的信息系统用户管理人员和开发人员配合都很默契。其主要原因之一是用户管理人员掌握了计算机和信息资源管理方面的基础知识并能主动参与信息系统开发全过程。当前分布式信息处理系统迅速发展这种信息系统不仅要求用户参与系统的开发还要求用户负责管理系统运行所需要的软件、硬件设备和系统工作人员所以用户管理人员掌握这些方面的知识是非常必要的。本书是工商管理硕士MBA)的系列教材之一主要阐述了管理信息系统的基本知识主要内容有信息处理技术、组织中的信息系统、信息系统的改善等具有由浅入深、循序渐进、注重基础、兼顾广而新的特点。学生通过学习掌握计算机管理信息资源方面的基础知识结合所学的管理学、组织学、经济学、系统工程、统计学等方面的知识为有效地利用信息系统并参与信息系统的开发。担负信息系统的管理、维护及组织领导工作打下基础。本书也适合从事实际工作的管理人员用来了解信息管理和处理的基本原理和技术掌握信息系统的开发方法便于正确地运用信息系统科学地组织、管理和领导信息系统的开发、运行、维护充分发挥信息系统的潜在作用提高经营管理水平和决策的科学性。本书由朴顺玉教授主编并执笔编写了第二部分第一、三、四部分由陈禹教授执笔。加拿大麦吉尔大学管理学院MWybo教授和中国人民大学施礼明教授对本书编写大纲提出了主贵意见施礼明、王星明教授认真审校了全书借此向他们表示衷心的感谢。本书参考和引用了一些现成的资料在此对这些资料的作者一并表示深切的谢意。由于我们水平有限加上时间仓促错误和不妥之处在所难免恳请读者批评指正。编者年月加方序言本书是中国人民大学与麦吉尔大学合作出版管理学丛书之一。这套丛书是中加大学管理教育项目第二周期CCMEPⅡ)麦吉尔大学与中国人民大学交流项目里的一项活动内容由中国人民大学编写共计本。这套丛书的重要意义就在于它结合了中国的实际符合管理教育中十分强调的理论联系实际的要求。在本套丛书的研究、写作与编辑过程中中国的吉林大学、兰州大学与加拿大的卡尔顿大学和舍尔布鲁克大学也作出了重要的贡献。在此之际谨以这六所相互合作的院校的名义我愿向加拿大国际开发总署CIDA)和中国国家教育委员会的鼎力支持表示衷心地感谢。在他们的大力帮助下我们的校际交流项目经历了由年开始的加中大学管理教育项目第一周期的活动经历了由年开始的加中大学管理教育项目第二周期的活动最后在年月建立了中国的工商管理硕士学位MBA)以及本套丛书的出版。所有这些成就都表明中国的管理教育在不断发展变化。中国人民大学在工商管理硕士MBA)这一崭新学位的建设上花了很大的气力。他们派人到加拿大的大学里考察学习参与课堂实践撰写研究论文研究加拿大MBA的教育体制。当他们到中国之后大胆地革新教学的方法与手段不断地摸索中国工商管理硕士教育的道路。中国人民大学教授们的努力定会带来丰硕的成果为中国培养出更多的新型管理人才。中国人民大学强调教学与科研并重因此在这套丛书里反映出了作者们的研究成果使广大读者开卷有益。实际上中加大学管理教育项目中的一个主要目标就是在科研与培训中形成这种乘数效应。最后我真诚地希望所有的教授与学生们对此书提出批评与建议。这将对开拓管理学与管理教育极为有益。CCMPⅡ国家项目协调员麦吉尔大学管理学院院长W.B克劳斯顿博士中方序言为了适应社会主义市场经济条件下企业管理的需要培养德、智、体全面发展的务实型高级管理人才必须改革目前的管理专业设置和课程体系。管理专业的学生应认真研究中国经济建设与社会发展的方向和特点跟踪现代管理理论和实践的发展趋势学生们不仅在理论上要有所建树而且要有较强的实际工作能力。为此管理专业的学生在校期间要系统地学习经济学、财政金融、会计、生产管理、市场营销管理、信息系统管理、国际工商管理以及战略管理等相关管理学科的知识。改革开放的发展要求在实现管理现代化的过程中必须大胆吸收和借鉴当今世界各国的一切反映现代社会化生产规律的先进经营方式和管理方法。为此在中加大学管理教育项目进行第二周期活动的过程中中国人民大学工商管理学院与加拿大麦吉尔大学管理学院相互合作、共同编审出版这套既适合中国国情、又吸收外国先进经营方式和管理方法的管理学丛书以期推动并完善中国工商管理硕士课程的建设。在与加拿大麦吉尔大学管理学院友好合作的过程中我们衷心地感谢该管理学院院长wB克劳斯顿博士、副院长那格博士以及其他编委为本丛书的顺利出版所做出的贡献感谢该院其他朋友们在本丛书的编辑出版过程中给予的诚挚合作最后我们还要感谢加拿大国际开发总署通过麦吉尔大学为本丛书的出版所给予的财务资助。我们殷切地期望中加大学管理教育项目会顺利而持久地开展下去并在更广阔的领域里获得更大的成功。中方编辑委员会年月管理信息系统第一部分引论信息系统工程或称信息系统的分析与设计)是在信息技术包括电子计算机和现代通信技术等)迅速发展的基础上现代管理科学的一个新的分支。它的目的是运用现代化的信息技术手段从根本上改造与提高组织内部的信息管理体制与方式从而为提高管理工作的水平及效率创造条件。该学科的目标本身决定了它的交叉学科的特征。它涉及管理科学、计算机技术、通信技术等多个学科的概念与理论方法。为了便于后面的讲述在这一部分中明确若干基本概念mdashmdash信息、系统、管理信息系统、信息系统工程并介绍若干基础知识及背景资料为后面各部分提供基础。第一章基本概念本章介绍几个基本概念:信息、数据、系统、信息系统其重点是信息系统。全书的中心就是怎样认识、描述、改造和管理企业中的信息系统。第一节信息与数据信息一词目前在各个领域都得到广泛的应用然而其含义往往是不同的。在日常生活中人们常常把信息、讯息、消息、数据等名词互相混用。在通讯等专门领域中它们又有各自不同的含义。例如在信息论中信息有时被定义为不确定性的因素。在一些理论研究中它又被定义为实体、属性与值所构成的三元组等。众说纷坛莫衷一是。在信息系统工程中对于信息和数据我们采用以下适合我们的目的而又比较实际的定义。信息是对客观世界的现象通过直接观察或对讯息的语文解释而得的知识。需要说明的是讯息message)是通讯理论中的一个概念性的实体而信息information)如上定义所述是指人们对客观世界的认识即知识或严格地讲边际知识即新增加的知识)。讯息是人们通讯活动中的实体而信息可以说是讯息的含义或内容。数据是存储在一种媒介物上的非随机的记号或符号它通过有意识的组合来代表关于客观世界中某种实体具体对象、事件、状态或活动)的信息。从这个定义可知谈到数据必须考虑两点:)符号的问题)数据的媒介物问题。表示数据的符号是多种多样的可以是自然语言也可以是电报用的莫尔斯码也可以是计算机语言或其他由此引出种种编码及译码的方法。总之信息和数据两个概念是应该加以区分的尽管在日常生活中它们经常被混用。把二者加以区分对于信息系统工程来说是十分重要的。信息的概念十分广泛它的种类很多各种属性也互不相同。例如我们可以列举出以下一些最常见的不同的信息:middot定量信息与定性信息middot文字信息与数字信息middot确切信息与模糊信息middot简单信息与组合信息middot格式化信息与非格式化信息middot系统内部信息与外部环境信息middot自然信息与社会信息middot技术信息与经济信息middot重要信息与次要信息middot原始信息与派生信息middot固定信息与变动信息因此我们可以从各种不同的角度对信息这一概念进行不同的讨论。其中与信息系统工程有关的问题我们将在后面讨论。信息概念的重要性在于它在人类一切社会活动中都是基本条件之一。人们把它与物质、能量并列为最重要的概念是十分正确的。人们从事种种社会活动总是要交流思想记录情况分析问题这些都是在处理信息。自从人类进入文明社会以来就一直在以种种方式记录与处理信息。随着社会向前发展信息及其处理越来越重要工作量越来越大工作越来越复杂。特别是近几十年来这种情况已经引起了全社会的注意。越来越多的人认识到要有效地进行一项社会活动不仅需要考虑物质和能量条件而且要考虑与信息有关的各种问题。这就是为什么说当今世界已进入ldquo信息社会rdquo的发展阶段。第二节系统与信息系统对于系统一词目前学术界尚无统一的定义。我们可以从以下描述开始讨论:系统是若干个相互作用、相互依存的部分所组成的整体。系统与其说是一种具体对象还不如说是一种研究事物的方法。任何事物都可以分为若干部分所以可以说处处是系统事事是系统。事实上只有当我们把注意力集中于它们各部分及其相互关系时才明确地指出系统性。我们常讲:把企业当作一个系统看待把组织当作一个系统看待就表明了这一点。现实世界中系统可以分为自然系统如太阳系统、神经系统等等以及人为系统如教育系统、工业系统等等。系统工程所处理的对象都是人为系统。一个系统作为抽象模型来看有其共同的基本组成部分。)输入:由系统来处理的东西)处理过程简称处理):对输入按照一定的方式进行处理而产生输出在社会经济系统中更具体地指作出决定与采取行动这两类活动)输出:由系统操作而得到的结果。分析研究一个系统除了要了解各个组成部分在系统内部的相互关系和相互作用外还要看这些组成部分对于外界影响是如何反应的。用控制论的术语来讲。外界影响称之为环境环境对系统的影响称之为刺激或冲击而系统对环境的影响称之为反响。刺激或冲击相当于系统的输入而反响则相当于系统的输出。一个系统对于任何一个刺激是如何反响的在很大程度上决定于各个组成部分在系统内部是如何组成的。系统与环境之间的相互作用表现为外界系统的用户和设计者)提出的限制以及系统的反馈控制。限制包括两种:一是系统的目的即系统应得出的结果也就是系统的输出另一种是约束即对系统的目的输出)所加的限定条件。例如某一具体的计算机系统的目的是提供输出)某种具体的报表对这种报表所加的约束即为对表的格式的规定如共有多少栏每栏的标题共有多少行等等信息范围的规定如起迄日期表的内容等等使用规定如怎样使用该表和由谁使用使用该表得出的结论和由谁来采用这些结论等等。反馈是对系统的一种控制它把输出与预定的标准相比较看这个输出是否符合标准若有任何差异即采取纠正措施来进行控制。一个库存控制系统就可以是一个带反馈的系统:预先规定最低库存量当库存达到或低于它时就立即发出通知要求再订货。系统可从不同的角度来分类。就其与环境的关系而言系统可分为封闭系统与开放系统。)封闭系统即环境对系统无影响。完全的封闭系统是罕见的而常见的是相对的封闭系统即其输入受到控制因而可免受环境的干扰。例如一个计算机程序以预先规定的方式处理预先规定的输入就是一个相对封闭系统。)开放系统即环境总是对系统有影响的。这种系统有能力接受未预料的输入而且常具有适应性即能随环境而变以维持其存在。例如一个企业对市场需求反映敏感能改变其销售方式、调整价格、更改产品及其他等等即具有适应性。信息系统工程中通常都是研讨具有适应性的开放系统而且力求改变系统使之更具适应性。从系统的结果来看系统又可有下列分类。)肯定型系统即系统的行为可以完全预料到数控机床即为一例。)非肯定型系统即系统的行为不能完全预料。非肯定型系统一般都是开放系统即输入输出都相当或很复杂因而不能完全预料到系统的行为。例如一个企业的销售系统就是一个开放的、非肯定型系统市场需求的商品的品种及其数量以及商品供应来源等等都是不能完全预料到的。系统又有简单和复杂之分。这种区别主要是决定于系统内各个组成部分之间关系的多少以及在一定程度上决定于系统所包含的组成部分的个数。例如一台电动洗衣机就是一个简单系统因为其中部件不多且部件之间的关系也不复杂。一个企业就是一个复杂系统而一个大企业则是一个很复杂的系统。分析研究一个大型复杂的系统时要详尽而具体地了解系统的运行状态就有必要把这种系统分解为若干部分即子系统而且可逐层分解下去并且还能反过来逐级集成最后到原来系统的整体。综上所述信息系统工程中所研究的系统是人为的一般是大型复杂的、非肯定型的、开放的系统。分析研究一个系统要从以下几个方面着手。)明确系统的目的即系统是干什么的或完成什么任务的也就是系统的输出是什么。)分析系统的目的是如何达到的即系统运行经过输入、处理与输出的流程。)区分系统与环境确定系统的界限或范围。系统与环境的关系是通过输入与输出实现的环境对系统所加的限制也是通过输入与输出来实现的。分析输入与输出、划清系统的界限有助于对系统的深入了解:环境因素是不可控制的而系统内部的运行状态一般是可以控制和自动调节的。系统外部因素的作用则是对系统的约束系统必须顺应它而被动调节。)系统的分合性即可将系统分割为若干个子系统井可反过来再合并为一个整体。上述)))均适用于子系统的分析。)系统的自顶向下层次结构。复杂系统是很难一下子了解清楚的按上述第)条把系统分解为若干个子系统后仍有可能难以掌握和不易了解清楚因此有必要再进一步把子系统分解为若干子子系统子子系统又可再分解为若干个子子子系统如此类推一直分解到便于掌握和易于了解为止。)注意系统的因变性与适应性特别是在信息系统的分析研究中更不容忽视。因为信息系统作为一种人为系统随环境与情况的改变需作相应的改变。对于上述六个方面这里只作概括性的介绍至于如何具体地运用这些原则以及实现这些原则的方法与技术将在以下有关章节中详细叙述。信息流始终存在于一个组织之中而且是对其他流进行控制的根据。一个组织及其各职能子系统要充分有效地进行工作就必须利用信息而上下级间以及平行各级之间能在统一领导下彼此协调地进行有效的工作关键就在于它们之间的信息流被很好地组织了起来。在企业生产经营活动中伴随物资流、事务流及其他流的产生总同时产生一个相应的信息流。这就表明在一个组织的全部活动中存在着各式各样的信息流而且不同的信息流用于控制不同的业务活动。若几个信息流联系组织在一起服务于同类的控制和管理目的就形成信息流的网称之为信息系统。从人作为认识的主体来看信息的形成、表达和传输要经过几个过程。人们在接触客观世界中的现象时就会产生感觉和知觉而在人的意识中形成外界现象的一个概念即称之为知识或信息。这一信息形成的内部过程就叫做感知过程。当人们要把他们所得到的知识或信息告诉别人时就得用信号或符号语言)来表达。把概念用信号或符号变为外部表达的转换就叫作表达过程。这种外部表达的符号即称之为数据。由此即引出上节中信息和数据的定义从而可知信息是抽象的实体而数据则为物理的实体。于是数据即可用人们意识以外的设备来处理。电子计算机就是一种数据处理设备用它可以收集、存储、处置和传送数据。第三节信息系统的功能为了满足管理者的信息需求信息系统需要完成大量的信息处理工作。虽然各种类型的信息系统在具体内容与侧重点上有很大差别但是其基本功能均可以概括为五个基本方面:数据和信息的收集、存储、加工、传递和提供。一、数据和信息的收集任何信息系统如果没有实际的信息那么它理论上的功能再强也是没有任何实用价值的。根据数据和信息的来源不同可以把信息收集工作分为原始信息收集和二次信息收集两种。原始信息收集是指在信息或数据发生的当时当地从信息或数据所描述的实体上直接把信息或数据取出并用某种技术手段在某种介质上记录下来。二次信息收集则是指收集已记录在某种介质上与所描述的实体在时间与空间上已分离开的信息或数据。这两种收集在许多问题上是有原则区别的。原始信息收集的关键问题是完整、准确、及时地把所需要的信息收集起来记录下来做到不漏、不错、不误时。因此它要求时间性强、校验功能强、系统稳定可靠。由于它是信息系统与信息源直接联系而信息源又具有本身业务的特殊属性因此在技术手段与实现机制上常常具有很大的特殊性。二次信息收集则是在不同的信息系统之间进行的其实质是从别的信息系统得到本信息系统所需要的关于某种实体的信息实际上往往不是两次传递而是经过多次传递)它的关键问题在于两个方面:有目的地选取或抽取所需信息和正确地解释所得到的信息。由于这时所得的信息从时间上和空间上已经离开了所描述的实体从严格的意义上讲已无法进行校验。所谓正确解释是指不同的信息系统之间在指标含义、统一口径等方面的统一认识以防止误解。在实际工作中业务信息系统常常涉及原始信息收集而其他几种信息系统主要涉及二次信息收集。当然这两者的区分是相对的。例如某一地区的某些经济指标是由各县的数据加工而得的省计委可以视从地区收集信息为原始收集但是从另一方面来看所谓地区这一实体是虚的其属性值的计算是依据其下属单位所提供的数据加工而得的。因此省计委和地区计委之间的关系同样需要注意指标解释、口径统一等二次信息收集中所应考虑的问题。我们区分二者只是为了说明在各种情况下应该考虑的问题。二、信息的存储信息系统必须具有某种存储信息的功能否则它就无法突破时间与空间的限制发挥提供信息、支持决策的作用。即使以信息传递为主要功能的通信系统也要有一定的记忆装置否则就无法管理复杂的通信线路。无论哪一种信息系统在涉及信息的存储问题时都要考虑存储量、信息格式、存储方式、使用方式、存储时间、安全保密等问题。简单他说信息系统的存储功能就是保证已得到的信息能够不丢失、不走样、不外泄整理得当、随时可用。为了实现这些要求人们在逻辑组织与技术手段上都做了大量的工作取得了显著的成效。在各类信息系统中存储的要求是不同的。业务信息系统中需要存储的信息格式往往比较简单存储时间比较短但是数量则往往很大。管理信息系统与决策支持系统中的信息格式比较复杂要求存储比较灵活存储的时间也较长因此信息存储问题的难度较大。办公信息系统在数据存储上的特点是灵活性要求高而且往往是多种技术手段并用表现出结构上的复杂性。至于存储量由于办公信息系统一般都是以前三种系统为依托所以相对来说比较小。三、信息的加工除了极少数最简单的信息系统如简单的小型查询系统外一般来说系统总需要对已经收集到的信息进行某些处理以便得到某些更加符合需要或更加反映本质的信息或者使信息更适于用户使用这就是信息的加工。信息加工的种类很多。从加工本身来看可以分为数值运算和非数值处理两大类。数值运算包括简单的算术与代数运算数理统计中的各种统计量的计算及各种检验运筹学中的各种最优化算法以及模拟预测方法等等。非数值数据处理包括排序、归并、分类以及平常归入字处理wordprocessing)的各项工作。关于信息的加工有一点值得引起注意。一般认为信息经过加工后更加集中、更加精炼、更加反映本质。这在许多情况下是正确的。但是必须看到加工精炼过程是人们按照自己已有的认识去粗取精的过程必然舍弃了某些自己认为ldquo粗rdquo的、带偶然性的内容。这一取舍是否得当往往是需要事后验证的。特别是人们往往被数学方法的严密完整所镇慑迷信所得的加工结果。殊不知数学方法的运用总有若干明显的或隐含的先决条件这些条件是否具备并不是一个理论问题而是一个实践问题。因此对于信息加工的结果我们应该持比较谨慎的态度。在各类信息系统中决策支持系统对信息的要求是最高的这是由于管理决策常常要用到一些相当复杂的加工方法。管理信息系统也要用到各种类型的算法但是往往是以比较固定的方式使用的因此处理起来比较容易。业务信息系统与办公信息系统所使用的加工方法比较简单但是由于它们使用频繁要求加工速度快在制定具体算法时应认真考虑其效率问题。四、信息的传递当信息系统具有较大的规模在地理上有一定分布的时候信息的传递就成为信息系统必须具备的一项基本功能。系统越大地理分布越广这项功能所占的地位就越重要。信息的传递并不只是一个简单的传递问题。信息系统的管理者与计划者必须充分考虑所需要传递的信息种类、数量、频率、可靠性要求等因素。在实际工作中信息传递问题与信息的存储常常是联系在一起的。当信息分散存储在若干地点时信息的传送量可以减少但由于分散存储带来的存储管理上的一系列问题如安全性、一致性等就会变得难以解决。如果信息集中存储在同一个地点存储问题比较容易解决但信息传递的负担将大大加重。实际工作者常常面临这二者的权衡和合理选择。这正是我们要讨论的必须从全局综合考虑信息系统的具体例证。可以想象如果各种技术人员从各自的局部来考虑问题是不可能达到全局最优的。信息传递问题比较突出的是业务信息系统和办公信息系统。业务信息系统由于要尽可能地在信息源上收集原始数据需要尽可能将收集信息的ldquo触角rdquo伸到所有的信息发生点上而这些点在地理上往往是很分散的因此通讯就成了一个重要问题。办公信息系统面对的是许多办公室工作人员他们之间有大量的信息需要交流或共享因此信息的传递工作量也是很大的。一般来说二者区别在于业务信息系统中的信息传递距离比较远而办公信息系统中信息传递距离则比较近。目前阶段的管理信息系统与决策支持系统规模都还不是很大因此一般来说信息的传递还不很频繁任务不很繁重。当然随着系统范围的扩大这些系统中信息传递的任务也会逐步增加。五、信息的提供信息系统的服务对象是管理者因此它必须具备向管理者提供信息的手段或机制否则它就不能实现其自身的价值。提供信息的手段是信息系统与管理者的接口或界面它的情况应由双方的情况来定即需要向使用者提供的信息情况以及使用者自身的情况。从需要向用户提供的信息来看决策支持系统的复杂程度及灵活性要求是最高的因此对话式的用户接口是比较适宜的固定的例行服务方式往往难以满足要求。办公信息系统则是既有例行的任务又有随机的要求固定的例行信息服务固然不可缺少满足随机信息需求的服务途径同样也是需要的这正是办公信息系统需要认真考虑的一个重要问题。业务信息系统和管理信息系统一般倾向于提供固定的例行信息服务。对于这两种信息系统由于使用者主要是中下层的管理人员因此信息提供方式的简明易用是十分重要的系统的设什者应当利用各种方法避免误解提高清晰程度以便保证信息被正确地理解与使用。以上列举了信息系统的五项基本功能。在具体的信息系统中它们的实现机制是极不相同的在设计中考虑的优先次序也是因系统而异的。但是任何一个信息系统都必须设置必要的部分去完成这些功能任何一个环节上的疏漏都将使整个信息系统失调。现将以上的讨论用表格形式予以综合见表)。各类信息系统的功能特点功能业务信息系统管理信息系统决策支持系统收集以原始信息收集为主,注重检验功能以二次信息收集为主以二次信息收集为主以二次信息收集为主存储存储格式简单,存储量大,存储周期较短存储格式较复杂,存储量大,要求长期存储存储格式很复杂,存储量大,要求长期存储,包括大量外部及历史信息存储格式较复杂存储周期较短术手段加工加工方法简单要求稳定、可靠、加工速度快加工方法比较复杂要求稳定、可靠需要使用某些数学模型与方法使用方法固定加工方法复杂要求灵活易变需要使用许多数学模型方法使用方法不固定加工方法简单要求稳定、可靠加工速度快要求使用简便传递要求具有远程传递信息的功能目前阶段要求较低目前阶段要求较低要求具有局部地区传递提供以固定、例行的服务方式为主要求简明易用常用表格方式以固定、例行的服务方式为主要求简明易用常用表格方式以灵活的、随机的服务方式为主常用对话方式既要有固定的例行的服务又要有灵活的随机服务方式强调简明易用第四节信息系统的评价与改进研究和考虑一个社会经济系统中的信息系统根本目的在于改善它。谈到改善信息系统首先必须确立正确评价信息系统的标准。本节将从管理的需要出发讨论这些问题。信息系统是为管理服务的当然对它的评价也应该以管理服务的情况为准则。人们在这个问题上并不是从一开始就有足够的认识。HSimon指出:ldquo美国大公司中建立的第一代管理信息系统被证明基本上是失败的原因就在于这些系统的设计者们不是以保证管理者的注意力不被分散到无关紧要的方面为目标而是以提供更多的信息为出发点的。rdquo我国的实际情况中也常见到这样的片面认识有的单位把计算机用了多少时间生成了多少表格计算机的ldquo覆盖率rdquo的多少等作为考虑的标准而不是去认真分析究竟为管理提供了多少有用的信息。因此首先必须明确:对管理工作的信息需求满足到何种程度是信息系统评价的基本准则。根据这一总的原则我们可以从以下几个方面具体地对信息系统进行考核与比较。)系统的功能即信息系统能够为本系统的管理工作提供哪些信息服务这里所说的功能是指信息服务不是指某种具体设备如计算机)的功能。例如同为物资管理系统或部)有的能够利用运筹学的方法对物资调运工作提出最优方案有的则不能我们认为前者的功能就比较强。又如有的工厂的财务部门能够在八九月份根据已有资料作出后几个月的财务状况预测有的工厂的财务部门则无法向领导提供这样的信息显然后者的功能就弱得多了。不管是以计算机为主要手段的还是以手工处理为主的信息系统我们都可以列出其为管理提供的信息服务项目通过对比比较其优劣。)系统的效率即系统为完成信息处理任务而付出的人力、物力、财力、时间等情况。在比较时可以完成同一项数据处理任务所花费的资源作为尺度。例如完成年末结算工作和有关报表的生成某单位用了一个月的时间、十个人而另一个同一类型同一规模的单位用了半个月、八个人。我们就可以认为后一个系统的效率比前一个系统要高得多。谈到效率问题一般总是从经济和时间两方面来讨论。人力、物力、设备都可以折算成一定的经济价值来计算与比较但是时间则不容易折算一般都用某些定量指标来衡量与比较。常用的时间指标有三个:吞吐量、单位业务处理时间以及响应时间。吞吐量是指在单位时间如一天、一小时)之内所完成的某种典型的数据处理工作的数量。例如订货单处理系统中每小时所能处理的订货单的数量。单位业务处理时间与吞吐量是同一事实的两种表达方式例如生成某报表所需要的时间等等。这两个指标多用于处理例行业务的系统如财务系统、库存管理系统、销售业务管理系统等。响应时间一般用于查询系统、决策支持系统等要求实时处理的系统它是指从用户发出查询或处理要求到用户得到所需信息的时间间隔。例如飞机订票系统中响应时间就是十分重要的。影响经济上或时间上的效率并不只是设备还有管理体制上的因素不能以计算机显示或打印出来的结果为准而应以使用者得到信息为准。)信息服务的质量即系统向信息使用者提供的信息的可读性、适用性、准确性等。信息系统的作用与价值只有通过使用它所提供的信息切实改善了管理才能真正体现出来。因此。在比较信息系统时必须看其提供的信息服务的质量如何。例如有的系统提供的信息没有用汉字表达这就大大限制了它的使用范围如果通过技术上的改造提供了汉字功能则这个信息系统就得到了很大的改善。又如把用冗长的表格提供信息改变为用一目了然的图形来提供同一批信息这也是信息系统的一种改善。)系统的可靠性即系统在遇到外界有意或无意的干扰下保持自身正常工作的能力如何。处于千变万化的社会环境中的信息系统面临着许多不确定的随机因素各种各样的干扰是不可避免的。一个信息系统不管功能多强、效率多高如果不具有足够的可靠性外界稍有干扰就不能正常工作那么这个系统是无法真正发挥作用的。最常见的干扰是错误的信息输入信息系统应当能够识别、区分并分情况予以适当的处理。一些不成功的系统常常表现为在录入信息有错时会干扰整个系统的工作造成数据的混乱给管理工作造成损失。此外停电、通讯故障、恶劣的气候条件、火灾等自然因素的干扰有人故意破坏所造成的人为的干扰这些都需要能够抵御。这是信息系统很重要的评价指标。)系统的适应性即当环境发生变化时系统是否能比较容易地改变其结构与工作方式以便在新的情况下顺利有效地工作。环境的变化是无法避免的。社会经济条件的变化硬件软件技术的发展及更新换代使用者新的信息要求的提出都向信息系统提出了适应性的要求。有些信息系统由于适应性差、难于改动造成使用寿命很短甚至尚未研制出来就已经过时了。随着计算机应用的发展这个问题越来越突出因为软件的修改是一项十分困难的工作。如果不是事先有充分的准备不要说修改就是读懂别人写的软件也是非常困难的。因此适应性日益得到人们的重视成为评价信息系统的又一重要指标。以上所列的五个方面只是一般的讨论列举了最常见的几点。事实上能作为系统评价指标的还有许多诸如稳定性、敏感性、可测性等等对于某些特定的信息系统它们也起着十分重要的作用。按管理的要求来检查我们周围的各级各类信息系统我们可以见到大量的满足不了管理要求的情况。正是这些情况的存在迫使人们去认真考虑信息系统的改善问题。目前在各种社会经济组织中比较普遍存在的信息系统的弊病可以列举如下几点。)信息收集得不完整管理工作所需要的信息没有及时、准确、完整地记载下来在用的时候找不到。例如有的工厂在考虑某种新产品是否应该上马时找不到有关这种新产品的原料供应情况如有多少家工厂生产所需原料它们的质量情况如何、价格如何、订货方式、运输条件、到货时间等等缺少这些信息就难以判断生产这种新产品是否具备条件经济上是否合算原料能否保证等等因而也就无法有根据、有把握地作出是否上马的决策。缺少必要的信息造成决策失误带来巨大的经济损失这样的事例在许多部门都可以见到。)信息盲目地重复收集造成信息的不一致。为了校对或监督有计划地采用双轨制收集信息无疑是正确的。然而现在普遍存在的是无计划地盲目地重复收集信息。这种情况不仅造成各级工作人员重复的无效的劳动而且必然造成信息的不一致即同一指标多个数值。显然这种情况对于管理者来说不仅没有好处而且造成假象导致错误的决策带来巨大损失。许多机关和企事业单位报表成灾我们试分析一下其内容常常会发现这种无计划重复收集的现象。)信息的传输速度太慢以致失去了信息支持决策的作用。由于技术条件与体制问题在我们许多单位中信息的传递速度慢到今人难以容忍的程度给工作造成许多损失。例如某些外贸部门需要的信息不能及时得到以致造成对外经济交往中不应有的损失。又如有的部门的年度总结数字直到第二年的十月份才能得出对于制订计划、纠正偏差早已失去了作用。)信息在传递过程中严重失真。这种信息的失真包括无意造成的和有意造成的。手工处理信息难免发生错误如果在信息系统中不有意识地采取措施这种无意中发生的错误就会累加起来使信息歪曲到无法使用的程度。在我国这种情况更加突出。不能否认在目前情况下有意歪曲信息的现象还是相当普遍存在的从信息处理的角度来看这也是必须解决的。)信息的存储不合理。这是指已经得到的消息由于存储的问题而得不到有效的充分的利用。我国专业统计队伍是相当庞大的应该说基本数据多数还是收集起来的但是没有得到充分的利用。这里有两种情况一种是存储地点的不合理在甲地经常使用的信息存放在乙地距离远、手续繁琐以致造成信息无法使用。另一种是存储方式不合理即没有很好地按使用要求整理。例如图书馆中的书籍如果按到馆的先后次序顺序排列那么对于找书的人就很麻烦如果按某种科学的分类法分类存放找书的人就会节省大量的时间和精力。我们许多宝贵的数据正是处在缺乏整理的状况之中。在许多机关中文件柜多得不可胜数某机关平均每人管五个柜子除了主管者外别人都无法找出需用的资料。有的机关中存放的报表多得必须放到地下室去以致被老鼠咬坏与此同时需要信息的人员却苦于找不到所要的信息。这方面存在的问题是十分严重的。)对收集到的信息没有进行科学加工或者加工的方法不科学。从基层收集的大批信息带来了丰富的第一手资料但是要得到更本质的信息还要对它进行科学的加工处理。这方面许多部门与单位并没有做好大量的主贵的第一手材料没有得到有效的利用。数理统计、运筹学、模拟预测技术都为我们提供了加工处理信息的许多有效的科学方法这对于提高管理水平是十分有用的。由于管理体制与技术上的原因这些方法的普及与使用还刚刚开始。另一方面信息加工的方法不够科学不仅没有发挥信息辅助决策的作用反而起了不好的作用。例如随意抽取个别事例以点代面的使用方法使数据成为某一种片面观点辩护的工具。又如不加区别的汇总常常掩盖了各类实体的区别得出的总数并不反映事物的本质。总之对于信息加工这一环节存在的问题应给予充分的认识。)信息提供的方式不好。信息必须由人们使用之后其价值才能发挥出来。因此如果信息提供的方式不好信息得不到充分的利用那么前面的收集、存储、传递、加工就都成了没有意义的活动。目前在我国报表仍然是提供信息的主要手段。有的报表内容大多不得要领又不容易阅读事实上发挥的作用很小往往被塞到书架底下。在许多情况下高层领导需要了解的是大的趋势与动向而不是小数点以后多少位的精确数字因此图形往往能发挥更大的作用。而目前的不少信息系统井没有在这方面下决心去改进因而使得所提供信息的使用率很低。)许多信息系统只能满足例行的信息需求而不能满足随机的信息需求。目前在机关和科室工作的人员基本上都在从事信息服务工作。但是他们所做的工作主要是完成例行的日报、月报、年报之类的例行信息处理工作他们对领导或上级主要是提供例行的信息服务。但是随着经济体制的改革各级领导与管理人员越来越多地提出了许多临时性的郎随机的信息需求恰恰是这些信息需求在他们的管理工作与经营决策中起着决定性的作用。我们现行的信息系统往往不能迅速满足这些随机的信息需求。以上的各种弊病在各级各类信息系统中是相当普遍存在着的。各级领导在实际工作中已经越来越深切地体会到信息的重要性。掌握准确的信息是科学管理的前提正确地使用信息是做好决策的基础这一思想已经逐步为各级领导及管理人员所接受ldquo近年来在开放搞活的经济体制改革中面临着大量急需解决的新问题、新情况许多企业、部门的领导人都痛感信息不灵的严重危害明确地提出:ldquo信息系统是我国最薄弱的环节rdquo。这不是一个偶然的现象而是社会发展生产所导致的必然后果。改善各级各类信息系统确实已经成为一种迫切的社会需要。上面列举的种种问题是由多方面的原因造成的必须给予客观的实事求是的分析。首先许多问题的产生来源于信息管理体制的不合理。就目前情况来看多数社会经济系统中的信息管理体制并没有经过全面的考虑与有意识的规划而是在历史发展过程中自发地、无计划地形成的。其次技术手段的落后也是产生这些问题的重要原因。例如前面谈到的信息存储中的种种弊病如重复存储、难于使用等都是和文字纸张作为信息的主要载体分不开的。第三这些问题的产生还来源于人们的信息意识不强。所谓信息意识是指对信息的重要性对自身的信息需求对自己所承担的信息责任等问题的认识程度与自觉程度首先是各级领导干部的信息意识。如果担负决策任务的各级领导干部对信息的重要性认识不足对于自己所需要的信息不清楚就不可能对信息系统提出确切的要求更不可能对信息系统进行有效的组织与管理这样种种弊病的出现也就成为不可避免的了。因此对信息系统来说领导的信息意识是非常重要的决定性因素。因此信息系统的弊病是由多方面的原因造成的。对每一个具体的信息系统其程度与情况都是各不相同的不能泛泛地讨论在考虑信息系统的改善时必须首先对产生问题的原因有切实的了解。针对产生弊病的原因信息系统的改善也应该从下面三方面进行。首先也是最重要的是对信息管理体制的整顿与改造。任何一个社会经济组织首先必须对自身信息系统的状况进行分析。与研究切实抓住需要解决的薄弱环节与不合理现象。这项工作是管理现代化中的一项基础工作是一项具有重要意义的工作。如前所述现行的信息系统是在不自觉的、自发的历史发展过程中形成的有目的、有组织的调查研究本身就是一个进步就是一个新的开始。其次在上述调查研究和整顿的基础上有针对性地采用先进技术包括电子计算机、现代通讯设备、现代办公设备等等。这些技术的使用不仅能够使系统中的薄弱环节得到加强而且能够逐渐形成新的以前无法实现的系统结构实现许多以前无法做到的新的功能。这将是改造信息系统的关键一步。此外还应该从各方面努力提高各级各类人员的信息意识这对于信息系统的改善也起着很大的作用。具体的方法可以有多种多样如培训、宣传等等但是最有效果最有说服力的方法是本单位、本部门的实际事例即以发生在大家身边的具体事例说明忽视信息造成的损失同时说明注意改善信息系统有计划地采取措施就能带来效益。这三方面的工作是有内在联系的必须强调第一项是应最早进行的不把这项工作做好后两项工作就是无的放矢。不弄清系统中哪些环节需要用计算机就不知应该怎样使用以及使用什么类型的计算机。这会造成设备购置的盲目性导致浪费资源。而且这种失误还会带来消极的影响使人们对新技术的使用产生怀疑失去信心这种情况在许多地方确已发生。类似地对广大干部群众进行教育也必须以调查分析为基础。空洞地一般地宣传信息工作的重要性对于提高群众信息意识是不会有实际作用的只有用实际事例来宣传特别是用系统改善的实际成效来宣传才是真正有说服力的。第二章管理信息系统根据上章讨论的一般概念对管理的实际工作而言需要从管理的实际信息需求出发组织信息管理工作建设信息系统这就是有关管理信息系统的一系列概念与理论的由来。本章介绍MIS管理信息系统)的由来、发展、技术基础及社会因素。第一节信息在经济管理中的作用各个学派的管理学家不约而同地对信息及其处理给予极大的重视这是因为信息在社会经济系统中具有多方面的重要作用。信息的作用可以从以下这些不同的方面进行讨论。一、信息的认识作用人类知识的积累是信息收集与加工的结果。在管理工作中经验是十分重要的。经验实质上就是大量信息的累积、整理并从中抽象出规律性的东西。从历史上看管理学的发展是建立在大量实践经验基础上的。例如有名的霍桑试验就是一例。年至年一批学者在美国西屋电气公司所属的霍桑工厂进行了一系列实验从生产场所的照明、组织结构的变更、福利措施的采用直到对管理方法的讨论收集了大量的信息在此基础上对管理学提出了许多值得重视的观点与方法。这说明和其他一切科学一样管理学或一般的管理工作都应该从实际出发注重信息的积累与分析。信息的分析应该引起足够的重视不经过认真的分析规律性的东西是不会自然而然地表现出来的。分析的方法包括定性和定量两类。随着数学特别是数理统计方法的广泛运用定量分析的方法如归分析、参数估计等已为人们所熟悉和利用。当然不应把数学方法绝对化以致脱离实际的经济含义与管理背景。在许多问题上仍然应该或只能使用定性的分析方法。在我国的管理体制下许多方面的信息收集还是比较完整的但是往往没有得到充分利用没有为经济建设和科学管理发挥应有的作用这是十分可惜的。因此强调信息的作用开发信息资源是十分必要的。二、信息的心理作用在管理中信息还能发挥巨大的心理作用。在社会经济组织中除技术和社会的因素外心理的因素也是不可忽视的在某些情况下它还能起相当大的作用。有经验的管理者都知道职工的ldquo士气rdquo是能够产生巨大的实际力量的组织或集体内部的融洽关系对于提高工作效率是十分重要的。那种把工作人员当作机器看待的观点或者单纯干活拿工资的所谓ldquo经济人rdquo假设已被证明是不能做好管理工作的。信息对于社会经济组织的成员具有巨大的心理上的影响。例如有的工厂定期把企业的技术进步和经济增长情况向职工公布以鼓舞大家的工作热情有的企业把远期和近期的目标交全体人员讨论以统一认识增强主人翁的责任感。反之有些信息在不应扩散时就应该严格控制防止扰乱军心涣散斗志。有经验的管理者知道如何利用信息的积极的心理作用而防止信息的消极的心理作用。对此我们也应有足够的认识。三、信息的预测作用信息不仅反映过去的情况而且可以帮助我们预测未来这就是信息的预测作用。这一作用对于管理学来说是十分重要的。没有预见就没有正确的科学的管理管理者必须充分发挥信息的预测作用。用信息进行预测是建立在对于已有信息的深入分析的基础之上的。预测方法有多种包括根据数学公式外推的方法、建立模型模拟的方法、根据多种因素的相互关系定性分析的方法等等。各种方法有各自的侧重点和优点在实际工作中起着相互补充的作用。应当指出根据某一时段的部分信息总结出经验性的规律加以外推这种方法是带有一定的风险的。因此总结规律都是采用归纳法而且往往是不完全归纳法。其中必然是保留了主要因素而舍弃了其他次要因素。这里主次的区分常常带有某一段时间的特殊性甚至带有加工者的主观性。所以对于预测的结果不能绝对化地过分依赖还要用实践来检验。我们这样讲并不是否认或轻视信息的预测作用而是表明这种作用在于帮助人们实现科学管理但是还具有相对性应使用得当。四、信息的控制作用作为人为系统社会经济系统总是围绕某一或某些设定的目标进行活动的。也就是说在有某种控制的作用下以保证目标的实现。这里的控制包括两种含义:其一是系统力图保持自身稳定于某种状态之中当发生偏离时系统首先应该能够及时觉察然后采取必要的措施即指挥某些部分执行某种任务使系统到所期望的状态其二是系统从某种现存状态过渡到某种期望的状态即采取一定的措施改变系统目前的运动状态逐步地稳定地达到期望的状态。在这两种情况下信息都起着十分重要的作用。首先对系统状态的感知即收集有关自身状态的信息其次把目前状态与期望状态进行比较再次依据测得的偏差与事先设定的原则和标准作出采取何种行动的决策最后把决策即决定采取什么行动的命令下达给执行部门。显然整个过程从实质上说是一个信息处理的过程。在控制过程中信息的作用常常通过前馈和反馈两种方式来体现。所谓前馈是指在系统目前状态的基础上预期或预先规定在未来某一时刻系统应处的状态在达到这一时刻时根据现实状态与预定状态的偏差采取调节措施。所谓反馈是指把测得的系统状态的信息作为输入信息去决定采取何种调节措施。前馈一般出现在不可逆的不可再现的开放系统中例如社会经济系统中的宏观经济政策问题反馈则常常出现在相对封闭的可以再现的系统中例如工程技术中的许多自动控制系统。从控制的类型看前馈用于改变系统的状态而反馈则用于维持系统的状态。在控制问题上人们经常考虑的问题包括:控制的灵敏性即控制作用的见效时间控制的可靠性即ldquo噪音rdquo的影响控制的稳定性即控制的负作用及其所引起的波动的大小。不难看出这些问题都和信息处理包括收集、处理、传递)紧密相联。五、信息处理不当的消极作用信息处理不当的消极作用表现在两个方面。一方面信息的误解、缺乏、延误会给管理工作带来巨大的损失有时会造成决策失误酿成严重的后果。另一方面信息的不合理的使用不适当的传播也会给管理工作带来不必要的麻烦和干扰。有时这两种情况可能混杂在一起例如用不恰当的方法对信息进行加工处理而造成了某种假象或误解即由正确的事实导出了错误的结论造成了决策失误。信息的消极作用并不是信息本身造成的而是由于信息处理工作的有意或无意的错误所造成的。在社会经济组织中以至整个社会中这种事例是屡见不鲜的。而且随着信息处理技术的发展这种消极作用的危害会更加严重。因此在讨论信息的作用时我们必须注意到问题的反面。作为社会经济系统的组织者和管理者应该充分注意到这个非常实际的问题。综上所述在社会经济系统中信息具有多方面的重要作用管理学者和各级管理人员对此十分重视这是完全必要的。第二节管理信息系统的简要历史计算机化的管理信息系统的发展可从两方面来看:一方面是从计算机系统的工艺来看即根据计算机的速度、内存容量、输入/输出的速度、高级语言的功效、数据通讯的范围与速度以及数据管理的功能等来划分系统的发展阶段即通常所谓计算机的分代。另一方面是从系统功能来看即根据现有工艺能完成什么所能执行的任务的种类数据库的性质所产生信息的种类提供信息所作用的决策模型以及信息系统服务于哪几层管理级别来看系统的发展。从系统功能来看信息系统可分为二大发展阶段或水平。一、电子数据处理系统EDP)阶段这阶段的系统用于业务处理、记录登载及业务报告的自动化或加快这类工作。目的在于改进组织内的操作与数据流。这一阶段还可再分为两个水平:初级系统阶段与综合系统阶段。在初级系统阶段计算机的使用是代替手工计算与例行人工操作承担的任务只属单一的和内容完备的数据处理任务如工资计算或库存登记。这时尚无公用的数据库每一计算任务程序)各有其单独的文件。信息系统的输出都是定期报表提供所处理的业务数据的汇总资料。这些报表供各层管理级所用但对高层及中层管理部门用处则很有限因这两级管理是决策作用。而初级系统的重点在于数据、数据流、数据的存储及其处理强调有效率的业务处理。进入综合系统阶段后有关的数据处理任务开始合并而成集成系统。许多计算任务不只使用一个数据文件而同样的输入数据处理工作几乎仍全部是属于业务数据的处理产生的报表主要是供基层管理决策之用。此时信息系统中已用到简单的决策模型如库存控制模型。二、管理信息系统MIS)阶段到了年代由于计算机用于业务处理已把工资计算、应收帐户、库存控制等自动化了企业内已积累了大量的资料其必然发展方向是把这些数据供管理之用。因此即有管理信息系统的出现它强调信息系统功能的集成和有一个集成的数据库。把若干数据处理任务按业务职能集成起来如生产管理信息系统、销售信息系统、人事管理信息系统等等。每一系统都有一个相应的集成数据库。系统除向中层及高层管理部门提供定期报表外尚可应主管人员的要求提供专题报表。决策模型已较普遍应用但通常都作为程序库的一部分而未完全作为此信息系统的一个集成部分。三、决策支持系统DSS)阶段年代到年代初是管理系统在西方盛行的时代。由于信息工艺发展较快加上热衷于管理信息系统的人们的渲染以及计算机制造厂商夸张的宣传广告把管理信息系统的所谓ldquo妙用rdquo说得过多和过分了甚至夸张到说它将改变经理人员的生活以及还会完全改变他们管理其公司的方式与方法而且还说什么按钮或键盘管理的时代即将来临了即经理人员每天早晨上班时凭其办公室内的显示屏和键盘就可以了解企业内营业和生产情况的数据从而作出决定指挥和安排当天的工作等等。可是当时盛行的管理信息系统所提供的数据

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