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泉州湖心大酒店 规章
制度
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内容：采购管理制度
部门：财务部
岗位：
生效日期：
编号：2B005-01
目的；
制度：
采购管理制度
1、采购部的工作职责
采购部是保证酒店经营所需物资供应的职能部门。它的工作职责是以最佳的质量/
价格比，及时适量地为酒店经营管理提供适用的物资物品，并参与成本、费用、库存
的控制，负责进口物质的审批、报关手续。
2、采购部的组织机构
（1） 采购部设经理一名。负责制定本部门工作
计划
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、人员分工及工作安排， 主管采购部的一切日常工作，向总经理负责并负担管理责任。
（2） 采购部下设食品采购、物料采购、能源及维修件采购、文员各一名。各采购员有分工但不分家地完成采购部经理安排的工作，向采购部经理负责并承担工作责任。
3、 采购工作规定
（1） 各部门/仓库申请采购的物品一律须填制“请购单”，交采购部报价、财务部经理审批，总经理批准后方可执行。
（2） 未经批准有效的申请，采购部不予受理，验收部不予验收。
（3） 采购部接到请购单后，应按申请部门的要求，尽可能多的掌握 市场、供应商的资料后，根据以下必须考虑的因素择优推荐：
─ 货品的品质：达不到酒店的要求会降低酒店的服务规格，过高的品质供应可能会造成费用的超支，在价格相差不多的情况下，品质系数是最重要的；
─ 货品的价钱：在满足酒店品质要求的前提下，价钱是最重要的；
─ 供应商的生产能力、品质保证能力及经济实力、原材料来源等背景资料；
─ 售后服务与支持。
泉州湖心大酒店 规章制度
内容：采购管理制度
部门：财务部
岗位：
生效日期：
编号：2B005-02
（4） 所有向供应商的定货，尽可能用
合同
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/订单形式。采购部应设计、制定和完善酒店“订货单”，除常规内容外，应注意：
─ 货品的详细要求描述（材料、件重、规格、工艺、色标号码、图案图样、打样核准要求、较样/发货日期要求）；
· 外包装（外箱材料、内盒、箱 麦）
— 数量误差容忍程度。
所有要求，应量化、样板化，尽量避免“最好的”、“高级”、“进口”等无法核定或很难核实或可做多种不同解释的约定。
（5） 采购人员应不断提高自身的业务能力和职业素质水平，工作中避免个人感情办事，不得以权谋私。注意与供应商保持工作距离，不允许有过多的工作外交往。
（6） 采购人员应定期、不定期地参与市场、供应商的调查，及时掌握第一手市场变化信息及供应商情况资料，及时更换更符合酒店供货要求的供应商，以求最大限度地控制采购成本。
（7） 采购人员一般可以借用适量的备用金以作周转使用，特殊采购时，还允许临时借支部分需用的款额，该临时借款应于采购工作完成后及时与财务部结清，不得无故拖欠。
（8） 采购人员应注意日常采购工作完成后购入凭证（发票）、验收凭证（收货单）的催收、销帐工作，及时核销预付/借支的支票、款项等，以利财务清帐。
4、验收及付款
任何进入酒店的采购物资必须经过仓库验收，验收手续、要求、验收问题的解决及付款申请，按酒店采购、验收、付款的规定执行。
5、工作流程
（1） 请购
A、 各部门/仓库申请采购的物品一律须填制“请购单”一式四份，由部门经理签字后,交采购部询价,采购部一般应提供三个供应商的报价，且须在请购单上推荐供应商，并说明理由，由财务部经理审批后，报总经理批准执行。
B、 紧急采购申请时,由请购部门在“请购单”上盖“紧急” 章,并直接报财务部经理、总经理批准后, 交采购部办理。
泉州湖心大酒店 规章制度
内容：采购管理制度
部门：财务部
岗位：
生效日期：
编号：2B005-03
（2） 验收
A、采购货品到达酒店后，必须由采购部、使用部门、财务验收人员共同验收，各方验收的主要职责是；（附件一）
B、验收员应根据请购单上经批准的数量、品质
标准
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、价钱、供应商等要求，核对无误后，开出验收单一式五份，一份交采购部，一份交财务部应付帐会计，一份交成本部,一份交请购部门；所收货品，由请购部门及时接纳；
C、没有请购单的货品，不予验收。验收时发现有数量、品质、交货期等问题时，验收部应开出“验收问题联系单”，交采购部及使用部门，报财务部备案，并应于联系单所规定的时间内得到采购部/使用部门的处理意见，拖延解决的，报财务部经理处理；
（4）付款
A、采购/使用部门申请转帐付款时，须填制“用款申请单”，注明请购单号码，由部门经理签字后，先交应付帐会计作好
记录
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，核对请购单与验收单/发票内容无误后，在用款申请单上签字，并附发票、验收单交财务部经理审核后，报总经理批准付款。
B、采购/使用部门申请现金报销时，须填制“现金报销单”，其要求及报销手续同。
（5）商品采购
商品采购的所有请购、验收、付款手续及审批权限，按照以上规定办理，由商品部人员组织采购、验收入仓，并由商品部申请付款，报批手续相同。
附件一
验 收 人 员
验 收 的 主 要 职 责
采购部
合同的执行情况，品质，价钱，定货要求
使用部门
品质，使用和购买要求
验收员
请购条件，数量
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