Outlook2003教程

MS Outlook 2003 用户手册 第1页，共28页 MS Outlook 2003 Table of Content 单元 1: OUTLOOK 邮件2 1. 浏览 OUTLOOK2 2. 创建个人文件夹2 3. 撰写并发送电子邮件4 4． 添加联系人 5．回收邮件 6． 回复邮件5 7．附件的处理8 8．邮件的后续标志 9．使用视图和颜色 10．清理邮箱 11．代理 单元 2: OUTLOOK 日历 1. 使用日历视图 2. 安排约会 3. 发送会议要求 4. 安排全天事件 5. 用颜色来自定义日历视图 6. 改变日历设置和选项 7. 共享日历 单元 3: 联系人和任务 1. 添加联系人 2. 使用联系人列表 3. 管理联系人 4. 打印联系人信息 5． 共享联系人 6． 使用任务管理器 单元 4: OUTLOOK 工具 1. 发送 HTML 格式的电子邮件 2. 创建签名 3． 使用 OUTLOOK 便笺 4． 文件夹的创建 5． 创建并应用类别 单元 5: 管理 OUTLOOK 1. 使用外出时的助理程序 2. 外出时的规则 3. 收件箱规则 4. 垃圾邮件和图像的阻止 5． 公司外访问公司邮箱 MS Outlook 2003 用户手册 第2页，共28页 单元 1: Outlook 邮件 1、浏览 Outlook 1）点击视图Æ阅读窗格，调整预览窗格的位置。 2）点击视图Æ排列方式，调整预览窗格的邮件的排列方式。 3）在 Outlook 窗口的左侧: 2、创建个人文件夹 1）当你在服务器上的邮箱容量接近 200 兆时，就有必要在你的本地硬盘上创建一个个人文件夹，然后将位于 邮箱- 你 的名字下的收件箱里的邮件拖到你的个人文件夹里。 2）要创建个人文件夹, 参照如下步骤： a) 点击 File---New---Outlook Data File（如下图） 你最常用的文件夹。要创建新的收藏文件夹， 直接将其它所有文件夹下的文件夹拖拉到收藏 文件夹下即可。 显示所有的文件夹。 你在服务器上的邮箱。 个人文件夹 - 位于你的本地硬盘（ C:\ 或 D:\ ）。 个人文件夹起着非常重要的作用：当你在服务器 上的邮箱容量快耗尽的时候（服务器上的邮箱最 大容量为 200 兆，你会在邮箱达到 180 兆时收到 一封提醒电子邮件），你可将 邮箱-你的名字 下的 收件箱里的邮件手工拖到个人文件夹里。 MS Outlook 2003 用户手册 第3页，共28页 b) 确认之后，便可出现下列对话框： c) 点击 OK 确认，出现下列对话框： 根据提示，选择-文件名 -选择此数据文件保存地址（建议在 H 盘设置一个新的文件夹，用于保存此数据文件）。 MS Outlook 2003 用户手册 第4页，共28页 3、撰写并发送电子邮件 1）在收件箱，点击窗口左上方的 按钮创建一封新的邮件。 2）点击“收件人”按钮添加收件人。 3）被选为“密件抄送”的收件人地址是不会被其他收件人看到的。 MS Outlook 2003 用户手册 第5页，共28页 4）添加完收件人地址后，可点击在新邮件窗口的工具栏上的“选项”按钮: 5）邮件选项对话框弹出： i. 重要性: 包括高/中/低三个级别，意味着你发送出的邮件如何重要。 ii. 敏感度: 包括普通/个人/私有/机密四个级别，意味着收到此邮件的人将会如何看待或处理你的邮件内容。 iii. 使用投票按钮：当你想要举行投票选举或收集同事间的意见时，可用此按钮。 iv. 请在送达此邮件后/阅读此邮件后给出“送达”/“ 已读”回执：系统将会自动发送电子邮件告诉你对方是否已经收到 / 读取了你的邮件。 v. 使答复发送到：将这封邮件的答复发送给其他人，如经理助理等。 vi. 已发送的邮件保存于：将已发送的邮件副本保存到指定文件夹中。 vii. 传递不早于：在发件箱文件夹中，将邮件一直保留到指定的日期和时间。 viii. 过期时间：使邮件在指定的日期和时间后失效。 4、添加联系人 1）新建联系人 MS Outlook 2003 用户手册 第6页，共28页 2、设置联系人群组。 1）点击 File-New-Distribution List 2) 在对话窗口中输入联系人信息。保存。 1、点击 File-new-contact, 便可出现下列对话框。 2、在对话框内输入你所 需要添加的联系人。 3、所输入的联系 人将出 现在你的地址簿中。 MS Outlook 2003 用户手册 第7页，共28页 3）所输入的联系 人将出现在你的地址簿中。 5、回收邮件 当你所发出的邮件有误或错发，可采取下列操作：选中并打开已发送的邮件，然后点击 Actions-Recall This Message 即 可。 MS Outlook 2003 用户手册 第8页，共28页 6、回复邮件 1）单击或打开你想回复的邮件，然后点击“答复发件人”按钮回复发件人；点击“全部答复”按钮对所有包含在电子邮件里 的地址进行回复。 7、添加附件 8、已收邮件的后续标志 1）标记已收邮件以提醒自己对邮件内容进行跟踪后续。打开邮件后，点击邮件标题右端的 ，标记变为红色(颜色可 选) - 2）设置标志类型、到期日期和时间… 1、在新邮件中，点击插入Æ文件 2、使用类似回形针按钮 3、直接选中要添加的附件复制， 然后在新邮件中粘贴即可。 MS Outlook 2003 用户手册 第9页，共28页 9、使用视图和颜色 1）在收藏文件夹下: 点击 未读邮件 以查看还没有读取过的邮件；点击 后续标志 来查看已标记过的邮件；已发送邮件 去查看已经被成功发送出去的邮件。 2）在收件箱，点击位于高级工具栏上的邮件下拉箭头，选择不同的视图方式来查看你的邮件： 3）在菜单栏上，点击视图Æ排列方式，选择不同的分组选项来将你的邮件进行分类。 4）你可以通过工具Æ 组织…给你收件箱里的邮件标题着色，一个小窗口会在收件箱上方弹出： a)点击左边的 使用颜色。 b)输入 发件人名称 (或者最简单的方法就是，在收件箱里点击一封那个发件人发给你的邮件，发件人的名称就会自动显 示。). c)点击 颜色下拉箭头 选择颜色。 d)点击 应用颜色 按钮。 MS Outlook 2003 用户手册 第10页，共28页 e)要删除你已应用的颜色，可以点击组织窗格右上方的 自动设置格式 按钮， 高亮要删除的格式，点击 删除 按钮： 5)有时你希望把那些只发给你的邮件突出显示，可在 将只发送给我的邮件显示为 后选择一个颜色，然后点击“打开”按 钮。 10、清理邮箱 1）查看邮箱大小 a)右击 收件箱Æ属性： b)在收件箱属性对话框下方，点击 文件夹大小… 按钮以查看邮箱大小: 2)查找较旧和较大的邮件 方法一：在所有文件夹下展开搜索文件夹，点击大邮件 to 以查看大的邮件 方法二：点击常用工具栏上的“查找”按钮，然后点击选项Æ高级查找... MS Outlook 2003 用户手册 第11页，共28页 a)在高级查找对话框中，选择要查找的旧条目的接收或发送的时间范围： b)在其他选择选项卡下，指定要查找的较大条目的大小范围： c)然后点击 开始查找 按钮。 3)存档 MS Outlook 2003 用户手册 第12页，共28页 a)如果你要存档你的收件箱，确保你是在收件箱里，然后点击文件Æ存档... b)存档与个人文件夹比较 ： 你可能会发现，存档和个人文件夹的功能非常相似。他们所实现的功能实际上是一样的，就是释放你在服务器上的邮箱 空间到你的本地硬盘(C:\ 或 D:\)；它们只是将服务器上的数据本地化到你硬盘上的不同方式而已。你可以尝试任何一种 方法。 4) 清空已删除的邮件 右击 已删除的邮件 文件夹Æ选择 清空 “已删除邮件”文件夹。 11、代理 由于工作需要，你可能需要将处理你的 Outlook 文件夹（收件箱、日历、联系人、任务等等）的权限支配给你的同事， 就好比有一个助手在帮你管理你的邮件和日程安排等等。这个授权给他人来打开你的文件夹、阅读和创建条目，并代表 你回复邀请的过程就叫代理。操作过程如下： 1）菜单栏上，工具Æ选项…，点击代理选项卡。 2）点击添加按钮，从全球通讯簿中选择一个用户，然后点击确定。 3）代理权限对话框 弹开，为不同的文件夹选择不同的权限： 4）代理权限有： a)作者 作为代理，你可以读取、创建条目，并修改和删除你创建的条目。 b)编辑 作为代理，你拥有所有作者的权限，并且可以修改和删除经理人创建的条目。 c)校对员 作为代理，你可以读取条目。 选择要存档的文件夹。 选择日期。 选择存档到硬盘上的那个 位置。 MS Outlook 2003 用户手册 第13页，共28页 d)你的代理怎样打开你的文件夹？例如，你授权的用户要打开你的收件箱，他/她可以点击文件Æ打开Æ其他用户的文件 夹… MS Outlook 2003 用户手册 第14页，共28页 单元 2: Outlook 日历 1、使用日历视图 1）在工具栏上， 按钮将把你带到当前的日期；要在天/周/月视图之间切换，可点击 按钮 2）改变天/周/月视图 & 在日历，在菜单兰，视图Æ排列方式Æ当前视图，点击自定义当前视图。 & 点击 其他设置… 按钮。 & 尝试以下任何一项: „ 改变天视图的显示，改变 时间字体 和 时间刻度。 „ 要将周末在同一格内显示，选择 压缩周末 复选框。 „ 若要用微型时钟显示约会时间，在周或月视图，选择 以钟表方式显示 复选框。 2、安排约会 „ 在日历，点击工具栏上的“新建”按钮， 或点击文件Æ新建Æ约会。 „ 在 主题 框内输入约会主题。 „ 在 地点 框内输入约会地点。 „ 输入 开始 和 结束时间 。 „ 选择其它你需要的选项。 „ 要使此约会周期性地循环，点击“重复周期”。 „ 点击 确定 。 „ 点击 保存并关闭 。 提示: 在日历，你也可以通过选择一个时间段来新建约会，右击，然后在弹出的快捷菜单里点击 新建约会 或 新定期约会 。 & 提醒窗口: i. 所有的提醒条目都列在一个对话框中。 ii. 提醒日期会弹出。 iii. 提醒可以被消除。 MS Outlook 2003 用户手册 第15页，共28页 3、发送会议要求 a) 在日历，菜单栏上，动作Æ新会议要求 . b) 点击收件人…. c) 输入或从全球通讯簿中选择与会者名称。 d) 对每一个输入的名称，点击必选, 可选, 或资源. (必选和可选与会者会显示在约会选项卡下收件人框内， 资源 则显示在 地点 框内.也可右击资源，以查看其属性。)， 然后点击确定。 e) 点击 计划; 选择一个所有与会者都可行的时间。你可以用 自动选取 按钮来查找下一个所有与会者的可 行时间。 MS Outlook 2003 用户手册 第16页，共28页 f) 点击 约会 选项卡。 g) 输入 主题。 h) 若还未安排会议室的话，就输入 地点。 i) 若要会要周期性循环，点击 重复周期 按钮。 j) 选择其它必要的选项。 k) 点击 发送。 4、安排全天事件 & 事件是一个持续 24 小时甚至更长的活动。 i. 在日历, 在菜单栏，动作Æ新建全天事件。 ii. 输入主题。 iii. 输入地点。 iv. 选择其它必要的选项。 v. 向其他查看你日历的人表示你是外出的，而不是空闲，在 时间显示为 列表里，点击外出。 vi. 指定开始和结束时间；如果需要的话，点击 重复周期 。. vii. 点击 保存并关闭。 提示: 在天/周/月视图，你可以快速的通过双击日期标题来新建全天事件。 5、用颜色来自定义日历视图 & 给约会和会议条目着色 i. 在日历，右击一个约会或会议，点击标签，然后在弹出的列表里选择颜色。 6、改变日历设置和选项 a) 在日历中查看多重日期 在日历左上方的日期浏览器中，高亮你想查看的多个日期。 b) 并排显示日历 你可同时在日历中最多并排显示 30 个日历。 i. 在日历窗口左侧，点击打开共享日历。 MS Outlook 2003 用户手册 第17页，共28页 ii. 点击姓名 按钮或直接输入要打开的那个日历的用户名称。 iii. 新的日历将会显示在视图中已有的日历的旁边。 7、共享日历 & 在 日历 窗口左侧，点击 . a) 允许任何人查看你的日历： i. 在名称框， 点击默认。 ii. 在 权限 选项卡下，在权限级别 列表里，点击你想要的级别。 b) 指定个别用户来访问你的日历列 i. 点击添加。 ii. 在 添加用户 对话框中，选择或输入你想指派权限来访问你日历的用户名称，点击添加 iii. 在名称框，点击你刚才添加的用户。 iv. 在 权限级别 列表里，点击你想要分配的权限级别。 MS Outlook 2003 用户手册 第18页，共28页 单元 3: 联系人和任务 1. 添加联系人 i. 文件Æ新建Æ联系人。 ii. 为联系人输入姓名。 iii. 输入联系人的相关信息。 i. 表示为：字段决定如何显示该联系人的姓名。 ii. 要在一个字段内输入多项，比如多个电子邮件地址，点击电子邮件字段旁边的下拉箭头 。 提示: 你可快速创建另一个有着相同公司信息的联系人。在当前联系人窗口，点击动作Æ来自相同单位的联系人. 注：显示西方人姓名时，名字在前、姓在后；显示中国人姓名时，姓在前，名字在后。 2. 使用联系人列表 a) 快速查找联系人 i. 在联系人视图，直接键入要查找的人的名字的首字母或首字。 b) 对于更进一步的查找，在工具栏上，在请输入要查找的联系人 框中输入要查找的联系人的名称，然后回车。. ii. 你可以输入部分姓名，比如 Judy L, 姓或名，一个电子邮件的别名，或姓名或公司名称。 c) 使用视图 ii. 在日历，点击窗口左侧的任何视图： 3. 管理联系人 a) 移动联系人到特定文件夹 i. 点击并拖动一个或多个联系人（可用 Ctrl 键选择不相邻的多个联系人，用 Shift 键选择相邻的多个联 系人）到另外一个文件夹（可右击联系人文件夹创建新的子文件夹），等到目标文件夹的名称高亮 时，便可松开鼠标。联系人的移动就完成了。 ii. 删除不好的联系人或者将其移到垃圾邮件列表里。 1) 在工具 菜单，点击 选项。 2) 在首选参数 选项卡下，点击电子邮件按钮，点击垃圾邮件。 3) 点击阻止发件人 选项卡。 MS Outlook 2003 用户手册 第19页，共28页 4) 点击 添加。 5) 输入你想阻止的电子邮件名称或地址，点击 确定。 6) 重复第 4 和第 5 步，添加更多的垃圾邮件地址。 4. 打印联系人信息 a) 文件菜单，点击打印。 b) 在打印样式框中，点击你需要的样式。 5. 共享联系人 a) 在联系人窗口的左侧的浏览窗格里，点击共享联系人。 b) 与共享日历的步骤一样。 注: 共享日历只在你使用交换服务器的电子邮件账户时才出现。 6. 使用任务管理器 a) 添加任务 i. 文件Æ新建Æ任务。 ii. 在主题框中，输入任务名称。 MS Outlook 2003 用户手册 第20页，共28页 iii. 完成对话框中的其它你需要 记录 混凝土 养护记录下载土方回填监理旁站记录免费下载集备记录下载集备记录下载集备记录下载 的任务信息。 iv. 若要使任务循环，点击重复周期，与日历中的定期约会或会议的操作过程一样。 b) 发送任务要求 i. 第一次分配任务 1) 文件Æ新建Æ任务要求。要分配已经存在的任务，在任务列表里，打开一个你想分配的任务， 点击分配任务 按钮。 2) 在收件人… 框中，输入你想要分配给任务人员名称，或点击收件人按钮，在列表里选择。 3) 根据需要，选择截至日期和状态。 4) 根据需要，选择或清除 复选框。 5) 如果你需要此任务重复，点击重复周期 按钮。 6) 在任务信息框的正文部分，输入任务的说明和相关信息。 7) 点击发送 。 注: 如果你分配了一个定期任务，此任务的副本会保留在你的任务列表里，但不会自动更新。如果你选择 了 复选框，你将会收到每个已完成的定期任务的状态 报告 软件系统测试报告下载sgs报告如何下载关于路面塌陷情况报告535n,sgs报告怎么下载竣工报告下载 。 ii. 在收件人拒绝了你的任务要求后重新分配任务。 1) 打开任务列表里被拒绝的任务。 2) 点击动作 菜单到分配任务。 3) 在收件人… 框中，输入你要分配任务的人员名称。 4) 点击发送 。 iii. 重新分配他人指派给你的任务 1) 打开包含此任务要求的邮件。 2) 点击动作 菜单到分配任务。 3) 在收件人…框中，输入你要分配任务的人员名称。 4) 根据需要，选择或清除 复选框。 5) 点击发送 。 c) 删除已完成的任务 & 在你的任务列表里选择已完成的任务，点击 按钮。 d) 管理任务 „ 在任务 窗口的左侧，选择任何一个当前视图 下的视图类型，便可按次视图将任务分组或排序： e) 给任务添加优先级 如果你需要将任务按优先级排序，首先要为每个任务指定优先级。默认状态下，所有任务的优先级都是普通； 不过，你可以改变优先级到低或高： i. 打开你要修改优先级的任务。 ii. 在优先级 下拉框中，选择优先级别。 优先级修改完之后，回到你的任务列表，然后点击任务 列表上方的优先级按钮 Æ ，便可按优先级高低排序。 MS Outlook 2003 用户手册 第21页，共28页 f) 共享任务 & 在任务窗口的左侧，点击 按钮，按照共享日历/联系人的方法操作。 MS Outlook 2003 用户手册 第22页，共28页 单元 4: Outlook 工具 1. 发送 HTML 格式的电子邮件 a) 工具Æ选项…Æ邮件格式。 b) 在以该邮件格式发送 列表里，选择 HTML 格式。. c) 选择了 HTML 格式后，你就可以为你的外发邮件选择信纸了：在邮件格式选项卡下，点击“信纸选取器”按 钮。 2. 创建签名 a) 点击 工具Æ选项Æ邮件格式Æ签名Æ新建。 b) 在输入新签名的名称 框中，输入一个名称。 c) 在选择创建签名的方法，选择你需要的选项。 d) 点击下一步。 MS Outlook 2003 用户手册 第23页，共28页 e) 在签名文本 框中，输入你要包含在此签名中的内容。 f) 你也可以将其他文档中的文字内容复制过来。 g) 选中签名文字，点击字体 或段落 以修改签名的字体和段落样式。如果你使用纯文本作为邮件的格式，这 些选项是不起作用的。 h) 若要在签名中添加一个电子电子名片（vCard）的话，在 vCard 选项中， 在列表里选择一个电子名片 （vCard），或点击联系人的新电子名片。 i) 完成编辑新签名后，点击完成 按钮。 j) 一旦你创建了一个签名，你就可以在新邮件里插入你的签名；或者在工具Æ选项Æ邮件格式Æ签名下，为 新邮件选择一个签名： 注: 1. 最好为你的邮件创建两个签名，一个工作上用，一个为个人用。2. 请按照以下模式创建签名 Your name PEM (China) Co., Ltd. Your title Phone number & extension (or direct line) www.pemnet.com 3. 使用 Outlook 便笺 a) 创建新便笺：点击文件Æ新建Æ便笺；或者点击窗口左下方的便笺按钮，再点击工具栏上的“新建”按 钮。 b) 输入便笺的文字内容。 c) 然后直接点击便笺右上方的关闭按钮。 d) 右击便笺，可以转发 便笺给他人或者改变便笺颜色： 4. 文件夹的创建 & 新建文件夹 MS Outlook 2003 用户手册 第24页，共28页 a) 文件Æ新建Æ文件夹。 b) 在名称 框内输入文件夹的名称。 c) 在文件夹包含 框内，点击你想创建的文件夹类型。 d) 在选择放置文件夹的位置 列表里，点击 邮箱–你的名字 下面的文件夹，请不要在你的个人文件夹下 创建子文件夹。 5. 创建并应用类别 a) 在 Outlook 收件箱/日历/联系人/任务里，右击任何一个条目，就可以创建类别； 目的是为了更好的排序 和组织你的条目。 例如：在联系人里，右击任何一个联系人，点击类别，在列表里选择相应的类别或在上面的空白处输入 新的类别名称，然后点击确定: MS Outlook 2003 用户手册 第25页，共28页 单元 5: 管理 Outlook 1. 使用外出时的助理程序 此功能要求你使用 Microsoft Exchange Server 电子邮件账户。 a) 当你要出差时，可以启用外出助理程序，点击工具Æ外出时的助理程序。选择“我目前外出”，在第一个空 白处输入自动回复 的文本。 b) 当你出差回来后，别忘了选择“我目前在办公室”以禁用此功能。 2. 外出时的规则 a) 确保“我目前外出”是选中的，点击添加规则… 按钮来添加外出时的规则，服务器便会自动处理你添加的规 则。 例如：当你不在办公室时，你希望服务器能自动地将余珊珊发来的电子邮件转发给范云佳，你可以按照 以下的显示添加一条规则： 3. 收件箱规则 Æ 你联机（在办公室）时的规则。 Æ 一个或多个自动处理符合一定条件的电子邮件及会议要求的动作。规则也可被视为筛选器。 a) 使用规则对电子邮件进行筛选（组织病毒和垃圾邮件） 示例#1: 你想删除那些你不想收到的从某些发件人发来的邮件Æ i. 确保你是在收件箱，不是的话，点击 Outlook 窗口左下方的邮件按钮。 ii. 点击工具Æ规则和通知。 MS Outlook 2003 用户手册 第26页，共28页 iii. 在左上角点击新规则… 按钮。 iv. 选择由空白规则开始，然后点击下一步。 选择个人或通讯组列表，然后点击下面的个人或通讯组列表 以选择发件人或在发件人->后输入电 子邮件地址，然后点击下一步。 v. 选择删除或永久删除，然后点击完成。 Æ 示例#2: 你想要自动移动一些带有特定主题或关键字的电子邮件到其它文件夹。 i. 点击工具Æ规则和通知…Æ新建规则… MS Outlook 2003 用户手册 第27页，共28页 ii. 选择移动某人发来的邮件到文件夹（或将主题中包含特定词语的邮件机动到文件夹），点击下一 步。 iii. 点击个人或通讯组列表以指定发件人(或主题中含有的关键词)，点击指定文件夹 去选择你想把从那 个发件人发来的邮件移到哪里(如果你没有目标文件夹，点击新建，新建一个新文件夹)。 iv. 点击下一步，在点击完成按钮。 b) 重复以上的规则，指定不同的条件，可创建更多的规则。 c) 要禁用或删除规则，点击工具Æ规则和通知，去掉规则左边的复选框以禁用规则，或点击删除 按钮去删除规则。 4. 垃圾邮件和图像的阻止 注: 此小结仅作参考，垃圾邮件的阻止功能已在服务器端自动运行了，正常情况下无需自行设置。 a) 设置垃圾邮件筛选器: i. 点击工具菜单，点击选项。 ii. 在首选参数 选项卡，点击垃圾邮件。 iii. 在选项下选择不同的保护级别；或者在安全发件人, 安全收件人 或 阻止发件人下指定不同的发件人。 b) 快速添加电子邮件发件人到你的垃圾邮件列表中： i. 在收件箱，右击邮件标题，在弹出的快捷菜单内选择： MS Outlook 2003 用户手册 第28页，共28页 5． 公司外访问公司邮箱 可访问HTTP://asia.pemnet.com/owa