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关于接待工作和会务工作的礼仪及规范.doc

关于接待工作和会务工作的礼仪及规范.doc

上传者: yanghui73 2012-07-19 评分 3 0 9 1 41 暂无简介 简介 举报

简介:本文档为《关于接待工作和会务工作的礼仪及规范doc》,可适用于求职/职场领域,主题内容包含关于接待工作和会务工作的礼仪及规范一、关于接待工作、如何迎接客人?一是确定迎送规格。通常遵循身份相当的原则即主要迎送人与主宾身份相当当不可能完全对等符等。

关于接待工作和会务工作的礼仪及规范一、关于接待工作、如何迎接客人?一是确定迎送规格。通常遵循身份相当的原则即主要迎送人与主宾身份相当当不可能完全对等时可灵活变通由职位相当的人或由副职出面。其他迎送人员不宜过多。二是掌握到达和离开的时间。准确掌握来宾到达和离开的时间及早通知全体迎送人员和有关单位。如有变化应及时通知有关人员。迎接人员应提前到达迎接地点不能太早更不能太迟甚至迟到。送行人员则应在客人离开之前到达送行地点。 三是适时献上鲜花。迎接普通来宾一般不需要献花。迎接十分重要的来宾可以献花。所献之花要用鲜花并保持花束整洁、鲜艳。忌用菊花、杜鹃花、石竹花、黄色花朵。献花的时间通常由儿童或女青年在参加迎送的主要领导与主宾握手之后将花献上。可以只献给主宾也可向所有来宾分别献花。 四是不同的客人按不同的方式迎接。对大批客人的迎接可事先准备特定的标志让客人从远处即可看清对首次前来又不认识的客人应主动打听并自我介绍而对比较熟悉的客人则不必介绍仅向前握手互致问候即可。 五是留下一定时间。客人抵达住处后不要马上安排活动要给对方留下一定的时间然后再安排活动。  、如何称呼、介绍和握手? 关于称呼。国际上,对男子通常称先生对女子通常称夫人、女士、小姐。其中对已婚女子称夫人对未婚女子称小姐而对不了解婚姻状况的女子可称小姐年纪稍大的可称女士。对地位高的官方人士还可直接称其职务、阁下。 迎接一批客人如何介绍呢?是先介绍客人还是先介绍主人?通常由礼宾工作人员或欢迎人员中身份最高者先将前来欢迎的人员按其身份从高到低依次介绍给来宾。在介绍两个人互相认识时怎么介绍呢?是先介绍男士还是先介绍女士?是先介绍年幼者还是先介绍年长者?是先介绍身份低者还是先介绍身份高者?是先介绍未婚女士还是先介绍已婚女士?西方是先卑后尊我国是先尊后卑,西方与我国正好相反。伴随介绍客人就是如何握手的问题?伸手次序:由尊者决定。公务场合职务高、身份高者先伸手非公务场合年长者、女姓先伸手。注意:握手忌用左手、忌戴手套、忌戴墨镜、忌手脏等等。  、如何陪车和引导? 客人抵达后如果需要陪车宾主双方如何上车如何就座呢? 乘坐轿车时通常有两种情况:当有专职司机开车时小轿车号座位在司机的右后边号座位在司机的正后边号座位在司机的旁边(如果后排乘坐三人则号座位在后排的中间)。                        如果是主人自己开车则要请主宾坐到主人的右侧即前排右侧的位置也就是副驾驶的位置。 中轿主座在司机后边的第一排号座位在临窗的位置。 乘坐中大型面包车时则前座高于后座右座高于左座距离前门越近座次越高。为客人关车门时要先看清客人是否已经坐好切忌过急关门损伤客人。 当宾主双方并排行进时引领者走在外侧让来宾走在内侧。单行行进时引导者应走在前来宾走在其后起到带路的作用。出入房门时引领者主动开门、关门。出入无人控制的电梯时引领者先入后出操纵电梯。、如何会见和会谈?  会见座位的安排。通常将客人安排在主人的右侧译员、记录员安排在主人和主宾的后面其他人员按礼宾次序在主宾一侧就座。主方陪见人员在主人一侧就座。座位不够可在后排加座。双方人员的排序由双方按照每个人的职务、地位、本次会见的内容等综合排定。 会谈座位的安排。双边会谈通常用长方形、椭圆形或圆形桌子宾主相对而坐以正门为准主人坐背门一侧客人坐面门一侧。主谈人居中。我国习惯把译员安排在主谈人右侧。其他人员按礼宾次序左右排列。记录员可安排在后面当会谈人员较少时记录员也可安排在会谈桌上就座。双方人员的排序也由双方按照每个人的职务、地位、本次会见的内容等综合排定。 如会谈长桌一端向正门则以入门的方向为准右为客方左为主方。 如果有合影如何安排就座呢? 一般由主人居中按礼宾次序以主人右手为上主人的右手排第一位来宾主人的左手排第二位来宾主客双方间隔排列。第一排人员既要考虑人员身份也要考虑场地大小即能否都摄入镜头。一般来说两端均由主方人员把边。 如果是上级领导来视察安排合影时则要将所有合影人员排出次序每排再按开会时主席台上的就座次序排列。为了突出主要领导保证主要领导居中通常排单数就座号人员即身份最高者居中号人员在号人员左手位置号人员在号人员右手位置以此类推。长条桌 沙发室 与外宾会谈               注:A为主方B为客方  与上级领导座谈              注:A为上级领导B为主方领导、如何宴请? 主要有三个环节:排好菜单、定好形式、排定座次。 排好菜单。要体现民族特色、地方风味、节令时尚、饭店拿手和客人喜爱的菜肴少上昂贵菜肴不上禁忌菜。关于饮食禁忌如回民不吃猪肉犹太后裔不吃猪肉、兔子及禽类等印尼、马来西亚人也不吃猪肉(信奉伊斯兰教)阿拉伯人不吃猪、马、骡、驴肉有的还不吃兔肉。了解了这些习俗安排时就要特别注意千万不能上这些动物的肉。伊斯兰教还禁酒但也有例外就是伊拉克人可以喝酒。 定好就餐形式。宴请总是通过一定的宴请形式来完成的。宴请形式有宴会、招待会、茶会(又称茶话会是联络老朋友、结交新朋友的具有对外联络和进行招待性质的社交性集会重点不在“茶”而在“话”)、工作餐。宴会中的正式宴会和招待会中的冷餐(即自助餐)是目前接待来宾最常用的两种宴请形式。 正式宴会是仅次于国宴的一种宴会可安排席间乐宾主均按身份排位就座用地产白酒和其他饮料。正式宴会的现场应布置得严肃庄重大方不要用红绿灯、霓虹灯装饰可以少量点缀鲜花。正式宴会通常要挂“欢迎宴会”大字横幅有时还配以标语标语的内容可以根据宴会的主题来拟定。 排定座次。正式宴会桌次的排列:主桌位置圆厅居中为上横排以右为上纵排以远(距离门的位置)为上有讲台时临台为上。、、等其它桌的位置以离主桌位置远近而定近高远低右高左低。桌数较多时要摆桌次牌。 正式宴会座位的排列:通常安排每桌人来宾的位置以离主人座位的远近而定。我国习惯按各人本身职务排列以便于谈话。当只有一位主人时号来宾坐在主人右手的一侧号来宾坐主人左手的一侧、、、、、、号等来宾依次分别坐在两侧。当有两位主人时即有第一主人和第二主人时号来宾坐在第一主人右手的一侧号来宾坐在第一主人左手的一侧号来宾坐在第二主人右手的一侧号来宾坐在第二主人左手的一侧、号来宾分别坐在、号来宾的两侧、号来宾分别坐在、号来宾的两侧其他来宾依此排座。 冷餐会(又叫自助餐)常用于宴请人数众多的宾客。往往设主宾席座位其余各席不固定座位食品与饮料均事先放置桌上招待会开始后自动取食进餐。这种进餐形式越来越受到欢迎宾主双方感到轻松自由便于交流。  、如何观看节目? 观看文艺节目一般以第七、八排座位为最佳。观看电影则是第十五排前后为好。专场演出要把贵宾席留给主人和主要客人其他客人可排座位也可自由出入。 如举办舞会时间掌握在小时即尽量在晚上::。参加舞会的男女人数要相当。注意歌舞相间。男士要主动请女性跳舞女性可以婉拒女士请男士跳舞男士不可拒绝。舞会快结束时结尾曲要能让来宾感到舞会快要结束了。   、如何参观游览? 一是项目选定。结合来访目的、客人意愿和兴趣、来宾是否参观过进行安排。 二是安排布置。项目确定之后应做出详细计划先看什么、后看什么在哪儿停车、在哪儿介绍、在哪儿上卫生间、在哪儿上车以及中间如何引导、如何衔接、由何人介绍情况等等都要向接待单位交待得清清楚楚。 对于大型的、重要的、复杂的参观活动要特别注意以下几点:精心选择参观点反复预看路线计算好途中使用时间、参观使用时间和介绍使用时间确保用最少的时间看最多的参观点确定好联系人、联系电话以及介绍人安排好沿途解说人和解说词十分关注参观过程及时发现并解决问题适时根据临时突然变化做好适应性调整。  、如何签约? 一般在签字厅内设置长方桌一张作为签字桌。桌面覆盖深绿色台呢桌后放两把椅子为双方签字人的座位主左客右。座位前摆的是各自保存的文本上端分别放置签字文具如是与外方签字桌子中间还要摆一旗架分别悬挂签字国的国旗。 双方参加人员进入签字厅。签字人员入座时其他人员分主客各一方按身份顺序排列于各自的签字人员座位之后。双方助签人员分别站在各自签字人员的外侧协助翻揭文本指明签字处。在主方保存的文本上签毕后由助签人员互相传递文本再在对方保存的文本上签字然后由双方签字人员交换文本相互握手。有时签字后备有香槟或红酒共同举杯庆贺。 、如何保持良好的仪表形象? 这是做好接待工作的基础和开始也是涉及到个人乃至一个单位、一个国家形象的事情。 一是精神要饱满自然态度要和蔼端庄。面、手、衣、履要洁净。说话客气注意身份。在公共场所应保持安静遵守秩序不打搅、影响别人。遵时守约。 二是多用礼貌有语。如您好、请、谢谢、对不起再见。 三是尊重隐私。与人交往时做到五不问即不问年龄、不问婚否、不问去向、不问收入、不问住址。但日常交往中有的人最喜欢问的却是这些问题。这是要引起注意的。 四是体现女士第一。即时时处处做到女士优先、保护女士。男女同行时男士应走靠外的一侧不能并行时男士应让女士先行一步。在开门、下车、上楼或进入无人领路的场所、遇到障碍和危险时男士应走在女士前面为女士服务。就餐时进入餐厅入座的顺序是服务员引导女士随后男士“压阵”。 五是着装要得体。着装要体现整体性、个性、和谐性。男士衣着的颜色不能超过色否则就会显得杂乱不够庄重。袜子一般应穿与裤子、鞋子同类颜色或较深色的颜色。通常情况下男士均穿便服便服包括外衣、夹克、衬衣、T恤衫和各式西装。但出席正式、隆重、严肃的会议或特别意义的典礼则应穿深色西装或礼服。 这里要提醒一下穿西装的注意事项: 西装袖子长度以达到手腕为宜西装衬衫的袖长应比西装袖子长出厘米。凡是正式场合穿西装都要系领带西装要系扣。衬衫和领带要精心选择衬衫的领子要挺括领带颜色要与衣服、场合协调和谐不能太随意。系领带时衬衫的第一个纽扣要系好。衬衫的下摆要放在裤子里。衬衫里面一般不要穿棉衣天冷时衬衫外面可穿一件羊毛衫。穿着羊毛衫时领带应放在羊毛衫内。穿西装一定要穿皮鞋。一般是黑色或棕色皮鞋。皮鞋要上油擦亮不能蒙满灰尘。西装在日常穿着时可以敞开也可以扣上第一粒纽扣。西装的衣袋和裤袋里不宜放太多的东西以勉显得鼓鼓囊囊。穿西装不扎领带时衬衫的第一粒纽扣不要扣上。 打领带注意事项: 系领带不宜过长或过短领带一般在第四、五个纽扣之间。站立时其下端触及腰带为宜。如内穿背心时领带要放在背心内领带夹也不要露出背心。生活中有的人把领带夹夹在衬衣的第二个纽扣处显得十分显眼、难看。在宴会等喜庆的场合领带颜色可鲜艳一些参加吊唁活动一般系黑色或其它素色领带。在日常生活中只穿衬衣(包括短衬衣)也可系领带但衬衣下边要放在裤子里。穿茄克衫等翻领衣服内穿衬衫时也可系领带。小脸型、高身材的人不要打太窄的领带胖者不要打太宽的领带。  六是餐饮要规范。要坐得端正双腿靠拢两足平放。双手和手肘部要离开桌子不要放在、扒在桌上。主人示意开始时客人才能开始。进餐时要细嚼慢咽不要发出大的声响如喝汤时“咕噜咕噜”吃菜时嘴里“叭叭”作响都是不文雅的表现。若控制不住要打喷嚏或咳嗽时要用手帕捂住口鼻低头转向一旁尽量避免发出声响。敬酒时上身挺直双腿站稳。劝酒要适可而止切忌饮酒过量以控制在本人酒量的三分之一为宜。 用筷子时一旦夹上食物应立即放入口中不要停留时间过长。夹菜时筷子不要在盘子里乱搅也不要把筷子伸到太远的菜盘里。若偶尔掉下一些菜到菜外也不可重新放回盘内。扒在桌子上就着碗吃是被禁止的。(西餐时左手持叉右手持刀。上一道菜使用相对应的餐具。如临时离座刀叉在盘内摆成“八”字形表示尚未用完。如用餐完毕则将刀叉并排横斜放在盘内柄朝右。) 自助餐时要按顺序自动取食不要抢先取食后可换适当位置坐下慢慢进食第一次取食不必太多若需添食可再次或多次去取所取食物最好吃完不要剩余以免造成浪费。     二、关于会务工作 、如何制发会议通知? 通知发出后一定要确认参会人员有没有接到通知参不参加会议。对那些兼任多个职务的特殊人员一定要核实到人是不是本人参加以便正确摆放席卡。 、如何选定会场? 主要按照大小适中、条件具备、距离较近、经济实惠来选定。  、如何确定会标、回头标和宣传标语? 会标可以根据会议通知来确定。回头标和宣传标语要紧扣会议主题富有号召性、鼓动性。 、如何排列席卡? 主席台的排列。当主席台人数较多时可设立排以上的主席台领导分排就座。以面向台下来看当主席台人数为单数时号人员居中号人员在号人员左手位置号人员在号人员右手位置以此类推。当主席台人数为双数时号人员在中心点偏右的位置号人员在中心点偏左的位置即号、号人员之间的中心点即为主席台的中心点号人员在号人员右手位置号人员在号人员左手位置以此类推。 有发言的要准备“发言席”席卡会前摆放到位。发言前分钟要请发言人员到达主席台后面靠近发言台的一侧准备发言发言后回到自己的座位上。                     主席台人数为奇数时                    主席台人数为偶数时、如何保证话筒和音响良好?选择好的话筒。反复查看检修确保稳定运行。会议开始前分钟还要最后检查一次话筒确保使用良好。 、如何发奖? 将领奖人员安排靠前相对集中就座便于组织领奖。 对礼仪小姐进行彩排。礼仪小姐从主席台一侧手捧奖品依次上台前后两人距离相等走到第一排主席台前先自然转向台下展示奖品然后转向主席台将奖品交给发奖领导自然转身从另一侧离开主席台。 对领奖人员进行彩排。确定每批领奖人数。按照主席台上第一排所坐发奖领导的人数确定每批上台领奖的人数要注意领奖人数一般不要超过发奖领导人数尽量避免一位领导同时颁发个以上奖项减少失误的可能。 将发奖人姓名与领奖人姓名一一对应排列打印发到每一位领奖人员手中让其记住自己走到哪位领导面前领奖。 正式上台领奖前由礼仪小姐引导领奖人员走上主席台走到对应的发奖领导面前后所有领奖人先转向台下约停顿秒钟然后向后转向主席台面带微笑从对应的领导手中领奖领奖后再次向后转向台下约停顿秒钟展示奖品让摄影摄像记者摄影摄像。最后从另一侧回到座位上。   、如何签订责任状? 将签状人员安排靠前相对集中就座便于组织签状。 准备责任状、签状桌椅、“签状席”卡、签字笔。安排抬签状桌的人员并要统一服装。礼仪小姐要训练有素。参加签状人员要事先通知。签奖时乐曲配套音量适中。事前要多次彩排。   、如何做好会议的后勤保障(主要是车辆、秩序、电力)? 调配会议所需车辆特别是接送参加会议领导的车辆要座位充足车内整洁并准备台备用车辆。要有工作人员现场服务。 安排人员维持会场内外秩序保证车辆停放有序环境安静。开会之前要检查会场内外开会时也要关注会场内外以便及时处置突发情况。 准备电力保障车并有专业人员跟踪服务确保停电之后立即供电。   、如何做好节俭工作? 遵循必要、简单、方便的原则。 一是会场大小适中、设施设备够用不要过份追求高档豪华。会场距离较近方便多数人来往。 二是场内布置都有必要性以烘托气氛不能太复杂、太花哨。 三是会议材料要尽量减少。 四是食宿要就低不就高。住宿可安排普通标准间。 五是车辆以自接为主以借为主尽量不租用。

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