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用Excel制作自动记录的考勤表.doc

用Excel制作自动记录的考勤表

kww7jjy
2012-06-13 0人阅读 举报 0 0 0 暂无简介

简介:本文档为《用Excel制作自动记录的考勤表doc》,可适用于高等教育领域

用Excel制作自动记录的考勤表    单位传统的考勤登记方式有工作量大、出错几率高、统计分析麻烦等特点现在已经进入了信息时代为何不用电脑来帮我们进行考勤呢?用Excel制作简单、快捷、准确的考勤表你就能切身体会到信息时代的方便与快捷。   一、基本框架设置  首先要进行的工作当然就是新建工作簿在工作表中输入姓名、日期制订考勤表的基本框架。  启动Excel新建一个工作簿命名为“年员工考勤表”在工作簿中建立个工作表。  在当月工作表的A、B单元格中分别输入“姓名”、“日期”在A单元格中输入第个员工的姓名接着选择A、A单元格然后单击“合并及居中”按钮将两个单元格合并为个单元格按照以上方法录入其他员工的姓名(如图)。图创建考勤表  在单元格C中输入“”程序将自动转成“月日”(这里假定考勤从月日开始)。用鼠标点选单元格C并移动鼠标到单元格的右下角待出现实心“十”字的填充柄后按住左键拖动到需要的位置这样在月日后便形成了一个日期序列。  单击日期序列最后的“自动填充选项”智能填充标记在弹出来的菜单中点选“以工作日填充”项程序便自动将星期六、日去掉不记入考勤日期。  选中整个日期行在“单元格格式”对话框中点选“日期”选项卡。在“分类”列表中点选“自定义”项在类型框中输入“d"日"”然后单击“确定”按钮。  二、录制宏  点选工作表中的任意一个单元格然后单击“工具→宏→录制新宏”菜单项进入“录制新宏”对话框。在“宏名”框中输入准备录制的宏的名称“返回当前时间”“确定”后即进入宏的录制阶段(如图)。图“录制新宏”对话框  输入公式“=now()”然后按回车键接着单击“停止录制”工具栏中的“停止录制”按钮结束录制。下一页三、制作宏按钮  单击“视图→工具栏→绘图”菜单项调出“绘图”工具栏接着选择“绘图”工具栏中的“绘图→对齐→对齐网格”项。  单击“视图→工具栏→窗体”菜单项调出“窗体”工具栏然后单击“窗体”工具栏上的“按钮”接着在单元格B中拖动鼠标绘制一个按钮Excel将自动打开“指定宏”对话框点选其中的“返回当前时间”宏并单击“确定”按钮(如图)。图选择“返回当前时间”宏  单击按钮将按钮上的文字更改为“上班”并对文字大小、字体进行设置。然后单击“绘图”工具栏上的“选择对象”按钮并按住“Ctrl”键用鼠标将刚才制作的按钮拖到B中即将制作好的按钮复制到B中并将按钮上的问题更改为“下班”。  确认“绘图”工具栏上的“选择对象”按钮被选中单击“下班”按钮然后按住“Shift”键再单击“上班”按钮将两个按钮同时选中。单击“Ctrl”键用鼠标将选中的两个按钮拖动复制到B列的其余单元格中。最后效果如图。图创建“上、下班”按钮宏 下一页四、记录出勤  选中待插入上下班时间的单元格单击同一行中的“上班”或“下班”按钮即可。在单击“上班”、“下班”按钮时会返回很长一串数字其实我们只需输入诸如“:”这样的时间即可。单击“格式→单元格”菜单项在弹出来的“单元格格式”对话框中点选“数字”选项卡在分类框中点选“时间”在“类型”框中点选“:”最后单击“确定”即可。  要把出勤记录由公式结果转换成具体的时间数值否则当公式被重新计算后其结果将更改。选中表中的所有数据单元格单击右键选择“复制”点选“编辑→选择性粘贴”菜单项在“选择性粘贴”对话框中选中“数值”项然后单击“确定”。  五、统计结果  在日期行之后的单元格中依次输入“迟到”、“早退”、“病假”、“事假”等需要统计的项目。并将这几列中的单元格上下两两合并使之对应于姓名行(如图)。图创建相关统计项目  单击单元格Y然后键入公式“=COUNTIF(C:X,">:")”(这里假设上班时间为:)并按回车键Z单元格中便会出现选中员工所有迟于:上班的工作日天数。同理在Z单元格中输入公式“=COUNTIF(C:X,">:")”(假设下班时间为:)并按回车键Z单元格中便会出现选中员工所有早于:下班的工作日天数。  单击AB单元格输入公式“=COUNTIF(C:X,"事假")”并按回车键确认AB单元格中便出现了选中员工本月的事假次数。  其他人的统计方法可以利用Excel的公式和相对引用功能来完成。  单击“工具→选项”菜单项在弹出的对话框中点选“重新计算”选项卡并单击“重算活动工作表”按钮。这样所有员工的考勤就全部统计出来了。

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