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上传者: 马明星 2012-06-07 评分1 评论0 下载30 收藏0 阅读量565 暂无简介 简介 举报

简介:本文档为《《会议管理》pdf》,可适用于项目管理领域,主题内容包含目录引言第章有效利用会议你需要开会吗?明确会议的目的非正式会议正式会议革新中的交流方式会议类型不要离题第章准备会议邀请与会者准备议程确定地点安排座位符等。

目录引言第章有效利用会议你需要开会吗?明确会议的目的非正式会议正式会议革新中的交流方式会议类型不要离题第章准备会议邀请与会者准备议程确定地点安排座位准备会议用品第章出席会议积极参与外表与讲话倾听发言处理问题做备忘录评估与会技巧第章主持会议了解职责研究出席者掌握会议节奏控制会议维持秩序结束会议file:C|DocumentsandSettingsAdministrator桌面电子商务txt::“你是否有一个想实现……却一直没有实现的梦想……你是否渴望成功?你是否对现状持续不满?你是否对未来依然迷茫?你是否一直找不到方法而困惑?你是否感觉到可用资源有限?你是否时常捉襟见肘?你是否渴望拥有幸福的人生?你是否想尽早财务自由?不再被金钱所困惑?如果你的回答有一项是肯定的那么接下来请集中你全部的精神往下看将帮助你实现不可思议的梦想……不做电子商务年你会后悔。阿里巴巴淘宝网创始人马云进入世纪要么电子商务要么无商可务。世界首富比尔盖茨电子商务是一次新的商机每一次新的商机到来都会造就一批富翁。华人首富李嘉诚或许你已经知道电子商务是一个很好的商机但是你不知道怎么做?如何下手现在你的机会来了。他是一个华人亿万富翁!他是世界在互联网上面做生意最成功的人之一。他是世界互联网峰会创办人!他是病毒式营销的真正开拓者!他可以当着大家的面帮任何人赚到上万美金!他可以让任何人都成为百万富翁!千万富翁!亿万富翁!他就是TomHua世界互联网华人第一宗师和美国前总统、英国前首相、安东尼罗宾罗伯特T清崎同台演讲的才是真正的大师!人生很多时候需要一个机会需要一个选择需要一个成功的导师来教你这样才能造就出不平凡的你。互联网成就你的财富梦想!网赚的秘密世界级营销大师为您揭晓!您与成功只差一个点击运用正规程序解决正式会议上的问题主持能力自测会议管理若想成功地管理会议你要学习这些技巧:从构划和准备议程到建立正式程序以及处理易爆局面。《会议管理》不仅教你全面主持会议以及充分参与会议而且为你提供实用方法使会议达到预定目的。生动有力的提示帮助你处理实际工作中发生的情况并掌握一流的会议管理技巧从而使你大大提高管理会议的效率及果断性。蒂姆欣德尔(TimHindle)是伦敦商业语言咨询机构“WorkingWords”的创建人。作为编辑顾问和作者他完成了许多著作其中包括《袖珍经理手册》、《袖珍MBA》和《袖珍金融手册》、年以来一直是《经济学家》杂志的撰稿人年任《欧洲商务》杂志的编辑。引言会议商务的一个重要部分全球每天要举行数百万次会议《会议管理》会帮助你不论是作为出席会议的与会者或者是会议的主席提高这些会议的效果和效率。不论是正式会议还是非正式会议本书将提供给你相关的各种实用建议例如如何作好基本的准备如何进行恰当的座位安排如何保持预定计划如何结束仁义等。散见于全书的个简明的提示将进一步为你达到目的提供重要信息。自我评估练习使你能系统地评估你的进步及明确以后的努力方向。如果你能不断地应用本书所提供的宝贵建议你就可以非常自信并且成功地管理会议。第章有效利用会议开会要花费宝贵的时间和金钱因此只有在必要时才召开会议并确保会议简短而富有建设性。你需要开会吗?大多数经理人员对花费在开会上的时间之多感到有压力。可是究竟有多少会议能真正解决问题?如果你考虑过会议真正的代价你安排和出席的会议就会少得多。定义会议商业会议由若干人参加他们聚到一起是为了解决问题或做出决定。几个同事在走廊里偶然相遇也可以说是一个会议。然而大多数工作会议比较正式有预先确定的时间和地点。这些会议可以是与高级经理、同事或客户一对一的会议但通常有两人以上参加。典型的会议有一个明确的目标并概括于方程(一张议事清单)上议程预先在与会者中传阅。考虑成本成功的会议通过将合适的人聚集在一起使其共同为某个目标贡献他们的才智因此能够节约大量的时间和金钱。然而有许多会议没有必要召开例如小组会议。开始时小组会议曾有一个明确的目标然而后来成为一个惯例或者被看成从各自的工作中解脱出来休息一下的机会。殊不知这是一种代价昂贵的奢侈。任何会议最大的成本通常是与会者的时间从阅读议程准备材料到出席会议。如果与会者还需长途施行这个时间也必须计算在内。最后还有“机会成本”即这些与会者若不出席会议他们能做些什么为他们的公司创造多少价值?召集会议之前必须考虑所有这些成本。把成本加起来要计算出一个会议的总成本首先计算全部出席人员的总薪金加上他们每年在各自单位的日常开支然后将其和除以一年中的工作小数(每周工作时数乘以每年工作周数)。另外还需计算召开会议每小时所需的杂项支出如房租。两项之和是会议每小时的成本。会议达成的最终结果是否真正值这么多钱?可能值得的但你经常要考虑的是如何用尽量少的成本而事半功倍地达到同样的效果。正在举行会议一个部门的成员和董事总经理聚在一起开会以解决一个问题。他们的年薪合计英镑年管理费合计英镑另外还有各种杂项费用。按此计算这个会议每小时的费用是英镑。销售经理联系各种情况提供补充信息销售代表提出报告董事总经理主持会议销售总监向销售团队提出问题秘书作记录明确会议的目的可以为许多不同的原因召开会议主席和与会者必须预先明了确切目的这样才能使会议取得成功。小提示:从一开始就要明确会议目的小提示:如果不开会也能解决问题就取消会议。考虑目的大多数会议的目的属于下列几种之一。要预先决定所要召开会议的目的属于其中的哪一种并确保全体与会者明了。透露住处信息或提供意见发布指示提出申诉和仲裁做出决定或贯彻决定激发创意提了建议进行讨论并做出最终决定考虑细节如果你已决定一个会议的主题就可开始考虑其他细节。想一下这个会议要开多长哪几个问题需要讲座以及必须分配给每个问题的时间是多少。注意留点时间用于委派任务也留点时间给予会间休息及会议总结。一定要安排好会议以确保恰恰相反当的、有必要权威性的与会者能够出席。如果他们不能来那就重新安排一个更合适的时间。对于例行会议应每隔一段时间检查一下这些会议是否仍符合一个实用目的而不是浪费时间。自我提问Q每个人都明确开会的目的吗?Q是否需要每个人都出席整个会议?Q是否有比开会更好的方法不提出问题?Q是否有其他人他通常不出席你的会议但可能会在这一次会议上提出有益的意见?Q使用各种视觉辅助手段是否有利于会议?评估个人的目的无论你主持会议或者只是出席会议应事先考虑会议规定的目标以及你的个人目标例如你可能对议程式上的某些项目特别感兴趣你要起清楚你愿意接受什么样的结果然后可以开始做相应的准备。另一个需要考虑的问题是你能否减少花费在会议上的时间。如果你不需要参加整个会议并已决定只出席其中的一部分则应预先通知会议主席。保密事宜如果会上要讲座保密事宜应让全体与会者在会议的开始阶段就知道因为这会影响与会者的态度。所有保密事项需要恰当地处理并且在会外出应获得足够的重视。如果议和内兼有机密和非机密的事项则应预先确保全体与会者明白每个项目相应的情况。小提示:仔细考虑什么能促进会议成功举行什么会使会议失败。强调目标如果你主持会议在会议开始时做饭就要概述这个会议的目的和目标这样就能使全体与会者在整个会议期间都能牢记不忘。提醒与会者何时必须做出何种决议以及需传递何种信息并且如果他们偏离这点提醒他们注意分配给每个问题的讨论时间。如果你仅是会议的参与者你要确保你已为详尽讨论淤泥特别有关的事项作好了充分的准备。小提示:考虑一下如果一个例行会议没有如期举行会有什么后果。你的重要途径目的未明确你就无法确定需要举行哪种会议。首先确定会议的目的及需花时间然后邀请与会者。确定会议目的决定会议需要多少时间保证有关人员出席非正式会议非正会议可以有多种不同的形式并且可以采取讨论会的形式。非正式会会议无论是偶然进行的或者是按通常的方式如口头方式召集起来的都提供了一些机会来简单地解决问题。小提示:记住高层经理的在场可能会妨碍讨论。小提示:要远离你的办公室召开会议这样你就可以轻易地离开会议。布置环境尽管性质比较随意非正式会议的成功仍然得益于精心挑选的环境如果与会者感觉不服或者要他们在开放式的办公室里讨论一项保密事宜那么就很难进行富有成效讨论。选择合适的环境可以帮助你得到所寻求的结果。解决问题利用一个临时的会面例如与同事在走廊里交谈立刻解决一个问题。临时会议只有简短的通知并且是顺便或立即召集的会议称为“临时会议”。这些临时会议对于坦诚地讨论问题以及不受大量其他人员的影响而迅速地做出决定是很理想的。不多于三至四人参加的临时会议在解决一些小问题时具有最佳效果。另外可以利用临界时会议发布紧急通告。在同事之间临时会议倾向于以非正式的语言风格和轻松的身体语言为特征。建立一种非正式的气氛有助于你在会议中理解其他人的反应。注意面部表情:因为与会者可能走神他们的面部表情会真实地告诉做你这一点。小型非正式会议策划小型非正式会议是为了通过讨论不解决问题提供反馈因此与临时会议不同它应该有准备的时间。即使举行一个只有二三个人参加的小型非正式会议也要记住会议的目的和时间限制。恰当地控制会议你就能让主要的事情进行下去并且能使与会者之间进行坦诚的讨论。通过保持目光接触这种身体语言中具有表达性的方式来鼓励与会者。讨论争议如果你在领导一次讨论你一定要多多运用大量鼓励性的目光接触来帮助你保持对会议的控制。交流思想小型的头脑风暴会议是一个分享创意的良好论坛。如果你正在主持一个头脑风暴会议安排专人记下与会者提出的想法这种书面记录常常能够启发出其他建议。头脑风暴会议利用非正式的头脑风暴会议来产生新的想法或者得出灵活的创意用于解决问题。为了得到最好的效果事先说明会议的目的和时间限制以便与会者能有所准备。由一小群各具特长的人参与的头脑风暴会议最为有效所以必须要求每个人轮流发言。会议期间避免评论或批评任何想法因为这会妨碍提出建议会后再判断这些想法的可行性。正式会议不同类型的正式会议都有不同的程序规则。一些会议如年度全休会议必须依法召开其他的会议则是自定的是为了做出一个特殊的决定或讨论一个问题而召开。小提示:让自己熟悉各种正式会议的程序。正式会议会议类型特点会议类型特点董事会会议由公司的董事们参加董事会通常由董事组成。有些国家的法律规定董事会必须共同行使权力。董事会通常定期召开会议也许一个月一次来讨论公司事务。会议通常在董事会的会议室举行这是一个设有一张大桌子的正式场合。董事会会议由董事会主席主持他是根据公司章程被选举出来的大会在大会上通常就一个主题作几个报告。有些大会对公众开放另一些只限某些人参加如公司雇员。这类会议适用于大量人员在短时期内交流信息虽然有时发言人会留有“回答提问”这一段时间借鉴于大会的规模计论和听众参与是很有限的。常务委员会会议常务委员会是公司董事会下属的一个小组它可能是对经常性的事情负责如一位总经理的薪金和业常务委员会定期召开会议来履行授权给它的任务。公司董事会可以授权常务委员会代为采取行动。常务委员会要先向公外部会议一个外部会议包括某个组织内的一群人和组织外的另一群人例如来访的行业工会谈判代表。在外部会议上保守机密是一个重要问题。与会者应仔细思考哪些信息必须保密为了达到目的哪些信息可以在会上绩的年度评审。司董事会报告然后采取必要的行动。披露。外部会议可以在中立地点进行。专门委员会会议公司董事会可以建立一个专门委员会研究一个需要特别注意的问题。与整个董事会相比这个小组会更加频繁地召开会议。必要时专门委员会可以开会讨论专业性特别强的特殊问题或详细分析复杂问题。许多公司董事会发现难以在一个月内召开一次以上的会议而专门委员会可以定期召开会议而且只涉及必要的人员。年会(AGM)年会一年一次常常是规定的召集公司董事与股东讨论过去一年的事务和未来的计划。年会允许股东向公司董事提问并要求他们京公司的业绩做出解释。董事们利用这个机会寻求年度决算的批准重新任命审计师并讨论未来的计划和策略。公众会议公众会议对任何人都开放。这种讨论的形式可被地方政府或私人活动小组所采用用来与公众讨论各类事项或为公司所采用以讨论未来的发展。所有的成员被邀请出席公众会议。通常事先在当地社交中心、公共图书馆及地方报纸或杂志上通告。公众会议的议程通常只有一项供讨论的主要议题。临时股东大会(EGM)如果为了立该采取行动而需获得股东的批准则可召开临时股东大会。临时股东大会可以在两次年会之间的任何时候召开。应提前一些时间向股东们发出临时股东大会的通知提前多少时间则随国家而异。临时股东大会的操作规则通常与年会一样。遵守规则管理正式会议的规则可能是复杂的并且随国家和组织的不同而异。规则能决定会前必须发了通知的数量与会者的权利表决工作应当遵循的程序。如你参加一个正式会议应事先了解应当遵循的一些规则。小提示:注意正式会议中的一切法律要求。革新中的交流方式计算机和通讯技术(统称为信息技术或IT)的快速发展使面对面的会议数量大大减少。你可利用这些高科技工具减少出席会议的时间。小提示:在会议前打电话给与会者让他集中到议题上来。小提示:对信息要有选择性地吸取避免信息超载。虚拟通讯数字技术正在革新交换信息的传统方法大大减少了旅行的必要性。电话会议、实时视频在线会议、电子邮件和因特网通讯这些数字技术正替代着面对面的会议。在召集各地人员开会之前考虑以上这些选择。视频会议现在利用实时音频和视频连接的视频会议是一种被广泛应用的、对用户友好程度正在提高的开会方法。假如你那里已具备这种技术你可以利用这类会议像电话会议联络在世界各地的人。视频会议的优点是能显示身体语言和面部表情这常常是有效沟通的关键因素。小提示:组织和举行电话会议时考虑世界各地的时差。出席视频会议将传统的和新的方法结合起来为你所用。例如让无法来会议现场的代表通过视频设备来出席会议。小提示:通过设定一个时间限制来优化在线会议。小提示:当你在电话会议中发表讲话时不断重复你的姓名。文化差异跨文化商务交流中的常见障碍包括语言的不同、时区差异和国与国之间旅行时间的不同以及文化期望的不同。然而信息技术正使得这些困难减小:电子邮件提供一种现成的通讯渠道而与地点和时区无关。英语的广泛使用会在正式交往中妨碍其母语不是英语的发言者在电子邮件中这就是一个小问题了因为发送的信息是相对简短并且是非正式的较少需要熟练的语言运用。电子邮件电子邮件(email)可使你以很快的速度与频率通过因特网发送和接收书面信息。这相当于另一种形式的会议延续几天甚至几星期因为与会者聚在一个“虚拟的”会议地点评论当前的议题和问题或者讨论一些事情。在组织之内,电子邮件能使来自不同部门和不同地点的大量雇员代表参加讨论而不会遇到真实会议中的麻烦和花费。然而非必要的信息会快速地积累。尽量保持全部信息简短扼要这将有助于限制“会议"的议程。有效的联系视频会议让你们充分交流即使在你们不能见面时。首先准备好设备包括书面材料和整套身体语言。会议类型有多种类型的会议正式的和非正式的每一种类型适合于一种特定的目的因此在你开始安排会议和通知与会者之前决定哪种类型的会议最能达到你和目的。小提示:仔细地思考你需要举行的会议的类型。小提示:使会议规模尽可能小些尽量避免分散注意力。需考虑的因素一旦你已经决定召开一次会议下一步就需要考虑一系列的因素例如会议的紧迫性即是否必须立即召开?谁参加?你想从会议中得到什么?牢记这些问题和你的主要目标然后选择最合适的会议类型。例如一对一的会议或正式的委员会会议通常最合适做出决定而头脑风暴会议对于交流想法是非常有益的。决定会议规模会议的目的会影响其理想的规模。大会或小会都有其优缺点:大群人可提出各种意见但是这些成员可能会分成派系小群人一起行动可能会更有效但是思路比较狭窄。通常的会议有六至九人参加。这样的规模既不太大也较容易控制也不太小可以激起辩论。这样规模的会议能鼓励人们出席会议因为与会者知道他们的意见能引起他与会者的注意。小提示:在一个显著的位置上放一块表或一只钟以便掌握时间。会议目的和类型相符合目的需要考虑的事项会议类型最多涉及三个人非正式的小及四个人以上或一个团队正式的要求反馈度讨论非正式或正式的让公司董事了解最新形势正式的涉及股东年会或临时股东大会要告知公司外尽可能多的人包括媒体。公开的处理信息例如听取报告发布指令宣布或解释程序上的变化涉及提供信息的发言人新闻发布会仅涉及一人一对一需要几个人或一个团队的投入专门委员会解决问题例如应付不满。涉及紧急问题临时的需要立即讨论或涉及非典型的商务问题监时的涉及反复出现的商务问题正式的要求一个组织的最高层进行讨论或授权董事会做出决定例如做出选择获得授权承诺采取行动要求公司的股东们授权年会或临时股大会需要讨论创新的想法非正式的需要迅速地产生全新思想头脑风暴激发创意例如形成创造性的解决方法需要对有关事宜的报告进行考虑、讨论或准备正式的不要离题会议未能达到目的可能有各种原因:与会者可能带有相互冲突的目的会议可能迷失了方向或者议题太多时间不够。事先商定会议目标有助于实现这些目标。小提示:传阅议程及所有的相关材料。小提示:会前争取来自可能的同盟者的支持。思考在前会议之前考虑周到并详细计划是非常重要的这样可以保证会议顺利进行。首先传阅一份清晰的议程。确保会议有充足的时间避免匆匆掠过议程上的主要项目而结束会议。辨认出那些可能试图抢夺会议控制权的与会者并估计他们的论点。找出那些与你有同样观点的人并鼓励他们支持你的论点。避免陷阱通过良好的准备和全体与会者的参与会议上出现的大多数陷阱是可以避免的。必须确保:研究会前传阅的全部会议材料准时开始会议准时结束会议严格并认真地按照议程进行会议如果主持会议尽可能让更多的人提出问题和回答保证与会者充分了解已经做出的决定。当议程上最后一项(通常标以”其他事宜”)开始进行时与会者可能会在底下相互交谈提出一些小问题。如果你主持会议让每个人有秩序地获得发言机会。小提示:确保在会议之前就会议目的取得一致。小提示:当与会者偏离议程时提醒他们。举行会议积极的行为消极的行为会议开始一次讨论议程上的问题获得关于每个问题的意见果断而积极地开始与会者迟到把讨论控制在预定的时间内出现偏离议程的情况与会者有效地提出建议与会者之间出现分歧找到可行的解决办法第章准备会议花费在准备会议上的时间很少会浪费。确保会议在恰当的时间和地点举行由合适的人参加快捷且戏院有做出正确的决定。邀请与会者选择恰当的人出席会议可以决定会议是否能达到目的。每一个被邀请者都应当出席因为他们能提出各自特殊的意见否则会议就不能充分利用与会者们的时间。小提示:考虑与会者在一个小组环境中如何工作。小提示:排定会议时间表之前要考虑旅行时间。选择出席者当你考虑邀请谁时可能某些人是当然的出席对象。例如如果讨论一个贷款项目你应当邀请有权同意贷款数额的人参加。另一些人可以提供专门的技巧或建议。邀请那些有良好沟通技巧的人参加会议。他们能够帮助小组卓有成效地工作。并达到预定的目标。若某些与会者只需参加会议的某一部分应告诉他们有关事项的开始和结束时间这样可以节约这些与会者的时间并使会议易于控制。评估贡献当你列出了与会者的初步名单时依次确认每个人可能做出的贡献:他们是否有可供分享的信息?例如一位销售经理报告客户的反应。他们能否提供特殊的意见或信息?例如一位生产经理。他们的专业身份是否有用?例如处理合同争议的律师。他们能否实施已获得同意的行动?例如在一个预算会议上的一位财务主管。考虑参与者提供信息:邀请公司某一部门成员例如生产或销售部门成员为公司其他人员提供有关他们部门的进展情况。提供意见:某些人因为正在参与某一特定事件或者因为有经验因而有资格向其他成员提供有用的意见。提供特殊的专长:具有特殊技能的专家或是来自公司内部或者来自公司之处他们的出席都可能促进讨论。授权行动:尤其是财务方面的决定如签署或谈判一个新的合同可能要求一位财务主管在场授权这个行动。小提示:议程的每个项目旁列出发言者的姓名通知与会者组织会议最困难的部分之一是确定一个时间以适合你的全体与会者。有时确定会议时间的最简单的方法是。把会议安排在由同一批与会者参加的另一个会议之后否则电子邮件或电话要来来往往直到至确定会议日期。如果有人不能按所提出的时间出席会议在重新安排会议时间之前考虑下下如果没有他参加会议是否仍可举行。通常需要就会议的时间和地点作书面的确认。要点必须明确通知与会者关于会议的日期、时间、地点和会议的目的。与会者应当明白他们将对会议做出哪些贡献。会前向全体与会者提供书面的背景材料。会议场所必须有适当的设备会场大小适宜。准备议程使与会者明确会议目标的最好方法是预先发给他们一份明确的议程。准备议程有几种方法选用一个适合你目的的方法。小提示:避免在一天的情绪低落时段内开会例如紧接在午餐之后。编排议程会议议程是需要提出度讨论的问题或项目的清单。它应当简洁、一目了然。首先汇集所有的有关信息然后搜寻出哪些项目需要确定细致程度。你会发现与其他会者商计是有用的。若有许多的问题要讨论就给每一项目分配一个时间限度以保证你不会超过规定的时间。在会前多久开始准备议程决定于需要多少准备时间。小提示:保证将议程的任何改变都通知会议主席。编写议程在为类似会议编写议程时可把这份简单的议程作为模板。给每一项标出号码并给每一项分配一个开始时间以有利于那些不需参加整个会议的与会者。小提示:议程应尽可能简短。例如:委员会会议议程月日上午点格林•德雷饭店(议程开头为会议日期、时间与地点)(:)任命一位会议主席(:)为缺席致(:)批准上次会议备忘录(:)上次会议提出的事项(:)讨论联络司宜(每项编号、每项均有一个起绐时间)(:)会间休息(:)财务事项(:)特别事项(:)其他动议(:)其他事宜(:)下次会议细节(下次会议细节写在议程的未尾)小提示:试将议程限于一页纸要点议程包括会议日期、时间、地点和目的等细节。议程中关于会议的主要目的应尽量明确全体与会者需要确切知道会议对他们的要求分配给每一项的时间应体现出它们的优先次序时间。无人会介意提早结束会议但是会议超过预定时间是令人不快的。构想议程当你撰写会议议程时尽量按逻辑排列主题并把类似的议题放在一起这样可以避免同一领域谈了一遍又一遍的情况出现。你的议程可以从常规事情开始如指定一位会议主席为缺席致然后转入批准上次会议(若相关)备忘录并听取前次会议上接受任务者的报告。会议的下一个议程应当是就当前的问题例如最新的财务会计及销售情况进行大量的讨论。最后是其他事宜并计划确定下次会议的日期、时间和地点。小提示:早些讨论最重要的问题此时与会者最有精神。分发议程一旦你草拟了一份议程就将其发送给与会者供评论、补充或征求同意。如果你希望在一份已经正式批准的议程上增加或删除项目必须征得与会者的同意。与增加项目相比他们可能会更喜欢减少一些项目除非他们对你希望加上去的项目有特殊的趣。当与会者抵达会议时给他们一份修改的议程这种做法是不能接受的除非因临时事件而必须这样做例如主席生病或财务情况的突然变化。尽可能在会议之前预先分发最后决定的议程。要做的事决定需要在会上提出的问题。将议程初稿发给全体与会者征求他们关于其他项目的建议。将建议汇总到下一个草案中。重新在全体与会者中传阅议程征求他们的同意并定稿。确定地点选择会议地点对于会议的成功是极为重要的这不仅此是一个舒适的问题而且要使与会者感觉到这个场所是适合于这个会议的。对所有会议都这们无论小会或大会正式会议或非正式会议。小提示:为那些需作长途旅行者考虑所要花费的时间小提示:为残疾与会者提供必要的设备。认清你的需要会议地点应与会议目的相适合。若会议的目的之一是让两部分人进一步相互了解一种宽松的郊外气氛是合适的。同样的道理不要在一个乱糟糟的开放式办公室如开正式会议。对于你本部门的会议仍有一个选择问题你必须决定家中、中立处或外地哪个最适合你的需要。选择会议地点如果你在安排一个会议要租用会场及其他设备你应比较一下价格尤其在预算紧张的情况下更应该这种做。你可能发现你能谈成一个折扣。大城市中心地段可能适合于大多数与会者并且公共交通服务良好但是市中心地段肯定比稍不位于中心的地段要昂贵一些。城外会议场所对与会者吸引力较小但如果会议持续一天以上那是值得的。另一方面一个城市的愉快舒适可能有助于吸引人来参加持续几天的会议。衡量你的优先顺序挑选合适的会议地点。法律方面考虑根据法律必须邀请某些人参加某种会议如公司的股东年会虽然有一些不道德的公司找一个不合适地点或时间召开会议以通过不得人心的提议。给年会设定一个使股东无法投票的日期和地点这是不合法的。将公众会议放在难于接近的地点也是不合法的。评估环境在任何会议中物理因素起着重要的作用。不论什么场合注意使与会者足够舒适以集中精力开会但不要让他们舒服得想打瞌睡。检查并使外面噪声保持在最低小水平取暧和通风有益于工作但不要过分。大饭店里的房间常有很好的空调但缺少自然光而自然光对于维持一种活跃的气氛是重要的。小提示:确定电话已被移出会议室。考虑各种类型的会议场所会议场所考虑的因素你的办公室你的工作位置或一张会议桌外加几把椅子。你的全部参考资料在手边。你的权威性可能得到加强。可能会有电话干扰或者有人打扰。下级的办公室一位下级的工作处。可能提高一位下级的地位和士气如果工作处狭小可能会使双方都感不适单位会议室供员工使用的公司会议室避免由于使用个人办公室而引起的公司等级问题处人可能同与会者接触而打扰会议外面的会议室在你公司之外的一个中立的会议室。保证设有任何一方占地主优势。如果保密是重要的这类会议室很有用。可能昂贵并且每人个人都不熟悉。会议中心一个大的聚会场所例如在一所大学里。具有开大会的设备。需要时能够提供技术支持和安全保卫。可能缺少非正式的小规模聚会的机会。城外的会议场所异地的一间办公室、会议室或饭店。如果与会者来自全世界那是合适的。在某种场合增加几分的力。旅途、时间和食宿花费很多。避免陷阱有几个原因(有的明显有的不太明显)使会议场所选择得不好。当你寻找和预订会议场所时应预计避免下列常见的陷阱:参加会议的人比预计的要多房间不够大人们感到不舒服。出席人数比预计的少得多空荡荡的房间令人。空调不合适房间闷热或气温太高难以调节。会议室中的灯光开关或插头未作检查和标记出现技术问题。会议地点或附近缺少服务部门如咖啡厅或银行。小提示:把有潜在问题的会议安排在中立地点。要点会前对于不熟悉的会场至少访问一次。房间最好有窗可以打开或关上以调节温度。发言者需要知道空调器和灯光开关的位置。洗室及其他设备应清楚地标明。椅子应试坐十分钟检查是否舒适。小提示:要求你的助手检查当地公共交通运输的可利用情况时间表和季节性变化。案例研究随着公司的发展会计部门与销售人员合作时产生了问题所以会计经理在一个方便于销售部门的房间里召开一个会议讨论一起工作的方法。然而房间太小椅子不够有些人得站着挡住了别人的视线致使他们不能看到经理。正在翻动的图表。空调无效窗也未开所以室内闷热一扇门开着但这让办公室外面的噪声进入。财务经理被电话叫走然后有几个人生气地走了。经理回来询问建议但几没有什么响应结果未获得实际的解决办法。选择了错误的会议场所:这个事例指出尽管有完好的意图却选择了一个不好的会议场所实际上是损害而不是改善了两个部门之间的关系。在一个没有打扰且有足够空间容纳参加讨论的全部成员的中立处两部门的聚会可能会获得更积极的结果。关注音响效果一个构建良好的会议室并不保证能有一个好的会议但是它可显著增加这种机会。记住你的会议目标。大多数会议的主要目的是与别的与会者口头交谈来分享信息所以优良的音响效果是必需的。即使在一个小房间里只有少数人进行交流也会有这种问题而音响效果对于有众多与会者参加的会议尤其重要。如果运用视觉因素例如使用视觉辅助装置视听效果都必须良好所有椅子的安放位置都不能有碍视线。小提示:找一个肯定不会受到打扰的会议场所。在良好的氛围中开好会议好的设备有助于气氛如良好的音响装置、适宜的照明以及舒适的座位。如果听众注意力不分散就能集中在发言者身上。发言者会由此受到鼓励而讲得更好。案例研究一家广告公司安排会见一个潜在的客户讨论一项宣传活动。这个客户的工作场所相当远是一个小型的开放式办公室所以广告公司建议利用一家邻近客户且有会议设备的饭店。会前一周广告公司的一名成员来饭店检查会议室看到一套多媒体系统和一张大桌子。他要求把桌子搬走并要求安置一套标准的视听设备因为他知道自己公司的展示是使用这种设备来准备的。开会那天广告公司的执行人员提早到来测试影响强度并将座位安排成半圆形调整了窗帘和空调并定好了点心。会议进行得很顺利广告公司赢得了这个新的客户。提供完善的会议场所:正如这个事例所表明的每件事均须预先组织并有一个试运作过程这样这个广告公司能预先排除潜在的问题从而能集中在他的展示工作上。另外这里广告公司做了一个明智的决定拒绝了现代化硬件而使用较老式的但更恰当的设备。安排座位与会者座位的安排对会议的成功有很大的影响。预先考虑座位安排如果必要设计一个座位安排方案给会议创造一个良好机会来达到目的。小提示:考虑多个安排座位的方案然后选择其中最恰当的一个。一对一会议在一个一对一的会上两人的座位安排可决定会议的格调并影响讨论的进程。如果你正在主持会议可通过适当安排座位来影响会议的正式程度。一对一会议有三种座位安排:支持性的、合作性的和面对面的。为了解与会对方对会议气氛的感受可在桌子四周放四把椅子在他到会前你先坐下再看他坐在哪里。支持性的:如果你希望是支持性的可与另一个人在桌角两边就座这有助于消除障碍且可进行目光接触。合作性的:坐在另一个人旁边表示合作这种安排提示观点的相似性。面对面的:坐在桌子的对面使自己与另一人保持距离这个位置能使不一致的观点表达得更自在一些。小提示:在非正式的会议上用圆形会议桌。就座分组大型会议的目的决定会议安排。围绕一张桌子安排一群人就座时用两种形状的桌子有三种基本的选择。如有谈判或对抗的可能性选一张长方形的桌子“双方”可相对而坐在一边的中心安排一位中立的主席。要强调会议中的等级观念主席就座于长桌的顶端。对于较非正式、不分等级的会议选择一张圆桌每个人平等的围桌而坐。如果一个会议的参加人数众多、将在礼堂或大房间内举行就将座位安排成行且面对主席。文化差异等级在某些文化中显得特别重要。在亚洲许多地区年龄有很大的份量所以最年长者在会议上往往就座于地位最高的座位。另一些文化中重要性与职位相联系所以一个资力较低的副总裁决不会被安排在比总裁更重要的座位上。面对面就座:当你在讨论问题或试图做出决定时安排持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的两边。主席坐在团队成员之间。显示等级:如果你希望显示等级让主席坐在长方桌子的顶端其他与会者座位按资力递降顺序就座。主席坐在长桌的顶端资力最浅者坐在离主席最远处。自由讨论:如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注在会议中用一张圆桌。主席可坐在任何一个座位上小提示:确保任何与会者能互相看到。运用策略来排座主席坐的位置决定了其他座位的意义。习惯上主席位置在长桌的顶端其右手座位是最优先的位置。但并不一定要这样排座。策略性排座是以与会者会受其邻座的影响这个假设为基础的。明确你想从会议得到什么然后通过安排座位帮助你达到目的。对于有争议的问题通过座位安排把派系分散开避免让观点相反或观点十分相似的人相邻而坐这样做使观点泾渭分明并防止讨论离题。可根据你了解和分析的与会各人对所要讨论问题的观点来构划座位安排图。目光接触对于向自己团队的成员表示下一步将做什么是很重要的。想一想谁应该能够与谁进行目光接触相应地安排人们的座位。小提示:安排座位时使就座者相互间保持一臂间距。小提示:不要让与会者就座于直射的阳光下。分散对抗画一张座位安排表以与会者对即将讨论的最有争议的问题的观点为依据这会有助于分散与会者在这一事项上的对抗性。图例主席意见未定者支持者反对者视线意见未定者看着主席寻求引导反对者坐在主席对面在讨论中起很大作用意见未定的与会者可清楚地看到和听到全部观点动议的支持者坐在其他支持者的斜对面可以直接看到其他支持者动议的反对者被支持者的座位隔开支持者在这个位置上有利于把情况传给意见未定的出席者主席与大部分与会者尤其是意见未定者保持目光接触反对者坐在主席旁边以“平衡”会议桌支持者可以影响那些反对者观察座位安排如果会议没有正式排座可观察别的与会者坐的位置相应地选择你自己的座位。某人坐的位置可能显示他对所讨论的问题的感觉以及他想在会上起什么作用。强硬的反对者可能会选择靠近主席的位置向全体与会者发号施令。坐在中间可能提示希望充分参与或对会议桌那边的讨论起支配作用。如果你是主席尽力劝说声音最响、最直言不讳的人坐在你的正对面。小提示:要求与会者关闭移动电话或传呼机。解读就座模式会议桌周围的每一个座位你都能有所获这决定于你想得到什么。试着从其他与会者坐的位置“读”出他们的目的。坐这个位置有良好的视线可以看到全体与会者桌子中央位置能让与会者在会议上发挥积极作用没有什么意见的与会者选择这个位置希望不被卷入强有力而且自信的发言者取与主席正面相对的位置与自信心很强的发言者观点相同的与会者坐这个位置主席的右边是传统的优先位置主席或主要发言者为控制会议选择的强有力的位置小提示:不要用太舒适的椅子它们会使与会者感到懒洋洋。陈述你的理由你的情况介绍会受到你与听众之间座位安排的影响。巧妙地安排别人的座位可使你更容易达到目标。让听众坐在你的周围意味着合作性与非正式的讨论但它可能无助于你左右别人的观点。站在离你的听众有一段距离的位置坐在台上或坐在桌子后边会提高你的权威性和风度但可能阻挠双向讨论并且也较难评估他们的态度。准备会议用品大多数会议的成功在很大程度上依赖于事先的准备和组织包括为这些场合提供恰当的设备和材料其中有会议地点各种视听设备以及书写材料。小提示:会议开始之前检查全部视听设备是否都能工作。要做的事.检查是否预定了点心。.检查休息室的设备是否够用。.保证有足够的停车位置。.多准备一些书面背景材料以防有些与会者遗失了这些材料。.确定供电系统是否正常。组织会议场所在会议场所你可能只有有限的一点时间可以检查设备安排座位准备好视听设备如投影仪和屏幕以及分发议程和背景材料。如果真是这样考虑多找些人来帮忙作会前准备和会后的收拾整理。如果使用一个确定的会议室会前检查那一天的会议室是否被双重预定。预定的时间应比你所使用的时间更长一些以便准备好开会所需的设备和会后撤走设备。检查座位装

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