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《会议管理》.pdf

《会议管理》.pdf

上传者: 马明星 2012-06-07 评分1 评论0 下载30 收藏10 阅读量564 暂无简介 简介 举报

简介:本文档为《《会议管理》pdf》,可适用于项目管理领域,主题内容包含目录引言第章有效利用会议你需要开会吗?明确会议的目的非正式会议正式会议革新中的交流方式会议类型不要离题第章准备会议邀请与会者准备议程确定地点安排座位符等。

1 目 录 引 言 ...................................................................... 3 第 1 章 有效利用会议......................................................... 3 1.1 你需要开会吗? ....................................................... 3 1.2 明确会议的目的 ....................................................... 5 1.3 非正式会议 ........................................................... 6 1.4 正式会议 ............................................................. 8 1.5 革新中的交流方式 .................................................... 10 1.6 会议类型 ............................................................ 11 1.7 不要离题 ............................................................ 12 第 2 章 准备会议............................................................ 14 2.1 邀请与会者 .......................................................... 14 2.2 准备议程 ............................................................ 16 2.3 确定地点 ............................................................ 18 2.4 安排座位 ............................................................ 22 2.5 准备会议用品 ........................................................ 25 第 3 章 出席会议............................................................ 27 3.1 积极参与 ............................................................ 27 3.2 外表与讲话 .......................................................... 28 3.3 倾听发言 ............................................................ 30 3.4 处理问题 ............................................................ 32 3.5 做备忘录 ............................................................ 33 评估与会技巧................................................................ 35 第 4 章 主持会议............................................................ 36 4.1 了解职责 ............................................................ 36 4.2 研究出席者 .......................................................... 38 4.3 掌握会议节奏 ........................................................ 39 4.4 控制会议 ............................................................ 41 4.5 维持秩序 ............................................................ 44 4.6 结束会议 ............................................................ 47 file:///C|/Documents and Settings/Administrator/桌面/电子商务.txt[2012/6/3 23:54:13] “你是否有一个想实现……却一直没有实现的梦想…… 你是否渴望成功?你是否对现状持续不满?你是否对未来依然迷茫?你是否一直找不到方法而困惑?你是否感 觉到可用资源有限?你是否时常捉襟见肘?你是否渴望拥有幸福的人生?你是否想尽早财务自由?不再被金钱 所困惑? 如果你的回答有一项是肯定的,那么,接下来请集中你全部的精神往下看,将帮助你实现不可思议的梦想…… 不做电子商务5年你会后悔。 阿里巴巴/淘宝网创始人—马云 进入21世纪要么电子商务,要么无商可务。 —世界首富比尔盖茨 电子商务是一次新的商机,每一次新的商机到来都会造就一批富翁。—华人首富李嘉诚 或许你已经知道电子商务是一个很好的商机,但是你不知道怎么做?如何下手,现在你的机会来了。 他是一个华人亿万富翁!他是世界在互联网上面做生意最成功的人之一。 他是世界互联网峰会创办人! 他是病毒式营销的真正开拓者! 他可以当着大家的面帮任何人赚到上万美金!他可以让任何人都成为百万富翁!千万富翁!亿万富翁! 他就是 Tom Hua 世界互联网华人第一宗师, 和美国前总统、英国前首相、安东尼罗宾,罗伯特T清崎 同台演讲的才是真正的大师! 人生很多时候需要一个机会,需要一个选择,需要一个成功的导师来教你,这样才能造就出不平凡的你。 互联网成就你的财富梦想! 网赚的秘密——世界级营销大师为您揭晓! 您与成功只差一个点击 2 4.7 运用正规程序 ........................................................ 49 4.8 解决正式会议上的问题 ................................................ 52 主持能力自测................................................................ 54 3 会议管理 若想成功地管理会议,你要学习这些技巧:从构划和准备议程,到建立正式程序,以及 处理易爆局面。《会议管理》不仅教你全面主持会议以及充分参与会议,而且为你提供实用 方法使会议达到预定目的。生动有力的提示帮助你处理实际工作中发生的情况,并掌握一流 的会议管理技巧,从而使你大大提高管理会议的效率及果断性。 蒂姆欣德尔(Tim Hindle)是伦敦商业语言咨询机构“Working Words”的创建人。作为 编辑顾问和作者,他完成了许多著作,其中包括《袖珍经理手册》、《袖珍 MBA》和《袖珍金 融手册》、1979 年以来一直是《经济学家》杂志的撰稿人,1994-1996 年任《欧洲商务》杂 志的编辑。 引 言 会议商务的一个重要部分,全球每天要举行数百万次会议,《会议管理》会帮助你—— 不论是作为出席会议的与会者,或者是会议的主席——提高这些会议的效果和效率。不论是 正式会议还是非正式会议,本书将提供给你相关的各种实用建议,例如如何作好基本的准备, 如何进行恰当的座位安排,如何保持预定计划,如何结束仁义等。散见于全书的 101 个简明 的提示将进一步为你达到目的提供重要信息。自我评估练习使你能系统地评估你的进步及明 确以后的努力方向。如果你能不断地应用本书所提供的宝贵建议,你就可以非常自信并且成 功地管理会议。 第 1 章 有效利用会议 开会要花费宝贵的时间和金钱,因此只有在必要时才召开会议,并确保会议简短而富 有建设性。 1.1 你需要开会吗? 大多数经理人员对花费在开会上的时间之多感到有压力。可是究竟有多少会议能真正 解决问题?如果你考虑过会议真正的代价,你安排和出席的会议就会少得多。 1.1.1 定义会议 商业会议由若干人参加,他们聚到一起是为了解决问题或做出决定。几个同事在走廊 4 里偶然相遇,也可以说是一个会议。然而,大多数工作会议比较正式,有预先确定的时间和 地点。这些会议可以是与高级经理、同事或客户一对一的会议,但通常有两人以上参加。典 型的会议有一个明确的目标,并概括于方程(一张议事清单)上,议程预先在与会者中传阅。 1.1.2 考虑成本 成功的会议通过将合适的人聚集在一起,使其共同为某个目标贡献他们的才智,因此 能够节约大量的时间和金钱。然而,有许多会议没有必要召开,例如小组会议。开始时小组 会议曾有一个明确的目标,然而后来成为一个惯例,或者被看成从各自的工作中解脱出来休 息一下的机会。殊不知这是一种代价昂贵的奢侈。任何会议最大的成本通常是与会者的时间 ——从阅读议程,准备材料,到出席会议。如果与会者还需长途施行,这个时间也必须计算 在内。最后还有“机会成本”,即这些与会者若不出席会议,他们能做些什么,为他们的公 司创造多少价值?召集会议之前,必须考虑所有这些成本。 1.1.3 把成本加起来 要计算出一个会议的总成本,首先计算全部出席人员的总薪金,加上他们每年在各自 单位的日常开支,然后将其和除以一年中的工作小数(每周工作时数乘以每年工作周数)。 另外还需计算召开会议每小时所需的杂项支出,如房租。两项之和是会议每小时的成本。会 议达成的最终结果是否真正值这么多钱?可能值得的,但你经常要考虑的是如何用尽量少的 成本,而事半功倍地达到同样的效果。 1.1.4 正在举行会议 一个部门的成员和董事总经理聚在一起开会,以解决一个问题。他们的年薪合计 180000 英镑,年管理费合计 100000 英镑,另外还有各种杂项费用。按此计算,这个会议每小时的 费用是 178 英镑。 销售经理联系各种情况提供补充信息 销售代表提出报告 董事总经理主持会议 销售总监向销售团队提出问题 秘书作记录 5 1.2 明确会议的目的 可以为许多不同的原因召开会议,主席和与会者必须预先明了确切目的,这样才能使 会议取得成功。 小提示 1:从一开始就要明确会议目的 小提示 2:如果不开会也能解决问题,就取消会议。 1.2.1 考虑目的 大多数会议的目的属于下列几种之一。要预先决定所要召开会议的目的属于其中的哪 一种,并确保全体与会者明了。 透露住处信息或提供意见; 发布指示; 提出申诉和仲裁; 做出决定或贯彻决定 激发创意; 提了建议,进行讨论,并做出最终决定; 1.2.2 考虑细节 如果你已决定一个会议的主题,就可开始考虑其他细节。想一下这个会议要开多长, 哪几个问题需要讲座以及必须分配给每个问题的时间是多少。注意留点时间用于委派任务, 也留点时间给予会间休息及会议总结。一定要安排好会议,以确保恰恰相反当的、有必要权 威性的与会者能够出席。如果他们不能来,那就重新安排一个更合适的时间。对于例行会议, 应每隔一段时间检查一下这些会议是否仍符合一个实用目的而不是浪费时间。 1.2.3 自我提问 Q 每个人都明确开会的目的吗? Q 是否需要每个人都出席整个会议? Q 是否有比开会更好的方法不提出问题? Q 是否有其他人,他通常不出席你的会议,但可能会在这一次会议上提出有益的意见? Q 使用各种视觉辅助手段是否有利于会议? 6 1.2.4 评估个人的目的 无论你主持会议或者只是出席会议,应事先考虑会议规定的目标以及你的个人目标, 例如,你可能对议程式上的某些项目特别感兴趣,你要起清楚你愿意接受什么样的结果,然 后可以开始做相应的准备。另一个需要考虑的问题是你能否减少花费在会议上的时间。如果 你不需要参加整个会议并已决定只出席其中的一部分,则应预先通知会议主席。 1.2.5 保密事宜 如果会上要讲座保密事宜,应让全体与会者在会议的开始阶段就知道,因为这会影响 与会者的态度。所有保密事项需要恰当地处理并且在会外出应获得足够的重视。如果议和内 兼有机密和非机密的事项,则应预先确保全体与会者明白每个项目相应的情况。 小提示 3:仔细考虑什么能促进会议成功举行,什么会使会议失败。 1.2.6 强调目标 如果你主持会议,在会议开始时做饭就要概述这个会议的目的和目标,这样就能使全体 与会者在整个会议期间都能牢记不忘。提醒与会者何时必须做出何种决议以及需传递何种信 息,并且——如果他们偏离这点——提醒他们注意分配给每个问题的讨论时间。如果你仅是 会议的参与者,你要确保你已为详尽讨论淤泥特别有关的事项作好了充分的准备。 小提示 4:考虑一下,如果一个例行会议没有如期举行,会有什么后果。 1.2.7 你的重要途径 目的未明确,你就无法确定需要举行哪种会议。首先确定会议的目的及需花时间,然后 邀请与会者。 确定会议目的 决定会议需要多少时间 保证有关人员出席 1.3 非正式会议 非正会议可以有多种不同的形式,并且可以采取讨论会的形式。非正式会会议无论是偶 然进行的,或者是按通常的方式如口头方式召集起来的,都提供了一些机会来简单地解决问 题。 小提示 5:记住,高层经理的在场可能会妨碍讨论。 7 小提示 6:要远离你的办公室召开会议,这样你就可以轻易地离开会议。 1.3.1 布置环境 尽管性质比较随意,非正式会议的成功仍然得益于精心挑选的环境,如果与会者感觉不 服,或者要他们在开放式的办公室里讨论一项保密事宜,那么就很难进行富有成效讨论。选 择合适的环境,可以帮助你得到所寻求的结果。 1.3.2 解决问题 利用一个临时的会面,例如与同事在走廊里交谈,立刻解决一个问题。 1.3.3 临时会议 只有简短的通知并且是顺便或立即召集的会议,称为“临时会议”。这些临时会议对于 坦诚地讨论问题以及不受大量其他人员的影响而迅速地做出决定是很理想的。不多于三至四 人参加的临时会议在解决一些小问题时具有最佳效果。另外,可以利用临界时会议发布紧急 通告。在同事之间,临时会议倾向于以非正式的语言风格和轻松的身体语言为特征。建立一 种非正式的气氛,有助于你在会议中理解其他人的反应。注意面部表情:因为与会者可能走 神,他们的面部表情会真实地告诉做你这一点。 1.3.4 小型非正式会议 策划小型非正式会议是为了通过讨论不解决问题,提供反馈,因此与临时会议不同,它 应该有准备的时间。即使举行一个只有二三个人参加的小型非正式会议,也要记住会议的目 的和时间限制。恰当地控制会议,你就能让主要的事情进行下去,并且能使与会者之间进行 坦诚的讨论。通过保持目光接触这种身体语言中具有表达性的方式,来鼓励与会者。 1.3.5 讨论争议 如果你在领导一次讨论,你一定要多多运用大量鼓励性的目光接触,来帮助你保持对会 议的控制。 1.3.6 交流思想 小型的头脑风暴会议是一个分享创意的良好论坛。如果你正在主持一个头脑风暴会议, 8 安排专人记下与会者提出的想法,这种书面记录常常能够启发出其他建议。 1.3.7 头脑风暴会议 利用非正式的头脑风暴会议来产生新的想法,或者得出灵活的创意,用于解决问题。为 了得到最好的效果,事先说明会议的目的和时间限制,以便与会者能有所准备。由一小群各 具特长的人参与的头脑风暴会议最为有效,所以必须要求每个人轮流发言。会议期间避免评 论或批评任何想法,因为这会妨碍提出建议;会后再判断这些想法的可行性。 1.4 正式会议 不同类型的正式会议都有不同的程序规则。一些会议,如年度全休会议,必须依法召开; 其他的会议则是自定的,是为了做出一个特殊的决定或讨论一个问题而召开。 小提示 7:让自己熟悉各种正式会议的程序。 1.4.1 正式会议 会议类型 特点 会议类型 特点 董事会会议由公 司的董事们参加 ——董事会通常 由董事组成。有些 国家的法律规定 董事会必须共同 行使权力。 董事会通常定期召开会 议,也许一个月一次,来 讨论公司事务。会议通常 在董事会的会议室举行 ——这是一个设有一张 大桌子的正式场合。 董事会会议由董事会主 席主持,他是根据公司章 程被选举出来的 大会 在大会上,通常就 一个主题作几个报 告。有些大会对公 众开放,另一些只 限某些人参加,如 公司雇员。 这类会议适用于 大量人员在短时 期内交流信息 虽然有时发言人 会留有“回答提 问”这一段时间, 借鉴于大会的规 模,计论和听众参 与是很有限的。 常务委员会会议 常务委员会是公 司董事会下属的 一个小组,它可能 是对经常性的事 情负责,如一位总 经理的薪金和业 常务委员会定期召开 会议来履行授权给它的 任务。 公司董事会可以授权 常务委员会代为采取行 动。 常务委员会要先向公 外部会议 一个外部会议包括 某个组织内的一群 人和组织外的另一 群人,例如来访的 行业工会谈判代 表。 在外部会议上, 保守机密是一个 重要问题。与会者 应仔细思考哪些 信息必须保密;为 了达到目的哪些 信息可以在会上 9 绩的年度评审。 司董事会报告,然后采取 必要的行动。 披露。 外部会议可以 在中立地点进行。 专门委员会会议 公司董事会可以 建立一个专门委 员会,研究一个需 要特别注意的问 题。与整个董事会 相比,这个小组会 更加频繁地召开 会议。 必要时,专门委员会可 以开会讨论专业性特别 强的特殊问题,或详细分 析复杂问题。 许多公司董事会发现 难以在一个月内召开一 次以上的会议,而专门委 员会可以定期召开会议, 而且只涉及必要的人员。 年会(AGM) 年会一年一次,常 常是规定的,召集 公司董事与股东讨 论过去一年的事务 和未来的计划。 年会允许股东 向公司董事提问, 并要求他们京公 司的业绩做出解 释。 董事们利用这 个机会寻求年度 决算的批准,重新 任命审计师,并讨 论未来的计划和 策略。 公众会议 公众会议对任何 人都开放。这种讨 论的形式可被地 方政府或私人活 动小组所采用,用 来与公众讨论各 类事项,或为公司 所采用,以讨论未 来的发展。 所有的成员被邀请出席 公众会议。通常事先在当 地社交中心、公共图书馆 及地方报纸或杂志上通 告。 公众会议的议程通常只 有一项供讨论的主要议 题。 临 时 股 东 大 会 (EGM)如果为了立 该采取行动而需获 得股东的批准,则 可召开临时股东大 会。临时股东大会 可以在两次年会之 间的任何时候召 开。 应提前一些时 间向股东们发出 临时股东大会的 通知,提前多少时 间则随国家而异。 临时股东大会 的操作规则通常 与年会一样。 1.4.2 遵守规则 管理正式会议的规则可能是复杂的,并且随国家和组织的不同而异。规则能决定会前必 须发了通知的数量,与会者的权利,表决工作应当遵循的程序。如你参加一个正式会议,应 事先了解应当遵循的一些规则。 小提示 8:注意正式会议中的一切法律要求。 10 1.5 革新中的交流方式 计算机和通讯技术(统称为信息技术,或 IT)的快速发展,使面对面的会议数量大大 减少。你可利用这些高科技工具减少出席会议的时间。 小提示 9:在会议前,打电话给与会者,让他集中到议题上来。 小提示 10:对信息要有选择性地吸取,避免信息超载。 1.5.1 虚拟通讯 数字技术正在革新交换信息的传统方法,大大减少了旅行的必要性。电话会议、实时视 频在线会议、电子邮件和因特网通讯这些数字技术正替代着面对面的会议。在召集各地人员 开会之前,考虑以上这些选择。 1.5.2 视频会议 现在,利用实时音频和视频连接的视频会议是一种被广泛应用的、对用户友好程度正在 提高的开会方法。假如你那里已具备这种技术,你可以利用这类会议,像电话会议,联络在 世界各地的人。视频会议的优点是能显示身体语言和面部表情,这常常是有效沟通的关键因 素。 小提示 11:组织和举行电话会议时,考虑世界各地的时差。 出席视频会议 将传统的和新的方法结合起来,为你所用。例如,让无法来会议现场的代表通过视频设 备来出席会议。 小提示 12:通过设定一个时间限制来优化在线会议。 小提示 13:当你在电话会议中发表讲话时,不断重复你的姓名。 1.5.3 文化差异 跨文化商务交流中的常见障碍包括语言的不同、时区差异和国与国之间旅行时间的不 同,以及文化期望的不同。然而信息技术正使得这些困难减小:电子邮件提供一种现成的通 讯渠道而与地点和时区无关。英语的广泛使用,会在正式交往中妨碍其母语不是英语的发言 者,在电子邮件中这就是一个小问题了,因为发送的信息是相对简短并且是非正式的,较少 11 需要熟练的语言运用。 1.5.4 电子邮件 电子邮件(e-mail)可使你以很快的速度与频率通过因特网发送和接收书面信息。这相 当于另一种形式的会议延续几天甚至几星期,因为与会者聚在一个“虚拟的”会议地点评论 当前的议题和问题,或者讨论一些事情。在组织之内,电子邮件能使来自不同部门和不同地 点的大量雇员代表参加讨论,而不会遇到真实会议中的麻烦和花费。然而非必要的信息会快 速地积累。尽量保持全部信息简短扼要_这将有助于限制“会议"的议程。 有效的联系 视频会议让你们充分交流,即使在你们不能见面时。首先准备好设备,包括书面材料和 整套身体语言。 1.6 会议类型 有多种类型的会议-正式的和非正式的,每一种类型适合于一种特定的目的,因此在你 开始安排会议和通知与会者之前,决定哪种类型的会议最能达到你和目的。 小提示 14:仔细地思考你需要举行的会议的类型。 小提示 15:使会议规模尽可能小些,尽量避免分散注意力。 1.6.1 需考虑的因素 一旦你已经决定召开一次会议,下一步就需要考虑一系列的因素,例如会议的紧迫性, 即是否必须立即召开?谁参加?你想从会议中得到什么?牢记这些问题和你的主要目标,然 后选择最合适的会议类型。例如一对一的会议或正式的委员会会议通常最合适做出决定,而 头脑风暴会议对于交流想法是非常有益的。 1.6.2 决定会议规模 会议的目的会影响其理想的规模。大会或小会都有其优缺点:大群人可提出各种意见, 但是这些成员可能会分成派系;小群人一起行动可能会更有效,但是思路比较狭窄。通常的 会议有六至九人参加。这样的规模既不太大,也较容易控制;也不太小,可以激起辩论。这 12 样规模的会议能鼓励人们出席会议,因为与会者知道他们的意见能引起他与会者的注意。 小提示 16:在一个显著的位置上放一块表或一只钟,以便掌握时间。 1.6.3 会议目的和类型相符合 目的 需要考虑的事项 会议类型 最多涉及三个人 非正式的 小及四个人以上,或一个团队 正式的 要求反馈度讨论 非正式或正式的 让公司董事了解最新形势 正式的 涉及股东 年会或临时股东大会 要告知公司外尽可能多的人, 包括媒体。 公开的 处理信息 例如听取报告,发布指 令,宣布或解释程序上 的变化 涉及提供信息的发言人 新闻发布会 仅涉及一人 一对一 需要几个人或一个团队的投 入 专门委员会 解决问题 例如应付不满。 涉及紧急问题 临时的 需要立即讨论,或涉及非典型 的商务问题 监时的 涉及反复出现的商务问题 正式的 要求一个组织的最高层进行 讨论或授权 董事会 做出决定 例如做出选择,获得授 权,承诺采取行动 要求公司的股东们授权 年会或临时股大会 需要讨论创新的想法 非正式的 需要迅速地产生全新思想 头脑风暴 激发创意 例如形成创造性的解决 方法 需要对有关事宜的报告进行 考虑、讨论或准备 正式的 1.7 不要离题 会议未能达到目的可能有各种原因:与会者可能带有相互冲突的目的,会议可能迷失了 方向,或者议题太多,时间不够。事先商定会议目标有助于实现这些目标。 小提示 17:传阅议程及所有的相关材料。 13 小提示 18:会前争取来自可能的同盟者的支持。 1.7.1 思考在前 会议之前,考虑周到并详细计划是非常重要的,这样可以保证会议顺利进行。首先,传 阅一份清晰的议程。确保会议有充足的时间,避免匆匆掠过议程上的主要项目而结束会议。 辨认出那些可能试图抢夺会议控制权的与会者,并估计他们的论点。找出那些与你有同样观 点的人,并鼓励他们支持你的论点。 1.7.2 避免陷阱 通过良好的准备和全体与会者的参与,会议上出现的大多数陷阱是可以避免的。必须确 保: 研究会前传阅的全部会议材料; 准时开始会议,准时结束会议; 严格并认真地按照议程进行会议; 如果主持会议,尽可能让更多的人提出问题和回答; 保证与会者充分了解已经做出的决定。 当议程上最后一项(通常标以”其他事宜”)开始进行时,与会者可能会在底下相互交 谈,提出一些小问题。如果你主持会议,让每个人有秩序地获得发言机会。 小提示 19:确保在会议之前就会议目的取得一致。 小提示 20:当与会者偏离议程时提醒他们。 1.7.3 举行会议 积极的行为 消极的行为 会议开始 一次讨论议程上 的问题 获得关于每个问 题的意见 果断而积极地开始 与会者迟到 把讨论控制在预 定的时间内 出现偏离议程 的情况 与会者有效地 提出建议 与会者之间出 现分歧 找到可行的解 决办法 14 第 2 章 准备会议 花费在准备会议上的时间很少会浪费。确保会议在恰当的时间和地点举行,由合适的人 参加,快捷且戏院有做出正确的决定。 2.1 邀请与会者 选择恰当的人出席会议可以决定会议是否能达到目的。每一个被邀请者都应当出席, 因为他们能提出各自特殊的意见,否则会议就不能充分利用与会者们的时间。 小提示 21:考虑与会者在一个小组环境中如何工作。 小提示 22:排定会议时间表之前要考虑旅行时间。 15 2.1.1 选择出席者 当你考虑邀请谁时,可能某些人是当然的出席对象。例如,如果讨论一个贷款项目,你 应当邀请有权同意贷款数额的人参加。另一些人可以提供专门的技巧或建议。邀请那些有良 好沟通技巧的人参加会议。他们能够帮助小组卓有成效地工作。,并达到预定的目标。若某 些与会者只需参加会议的某一部分,应告诉他们有关事项的开始和结束时间,这样可以节约 这些与会者的时间,并使会议易于控制。 2.1.2 评估贡献 当你列出了与会者的初步名单时,依次确认每个人可能做出的贡献: 他们是否有可供分享的信息?例如,一位销售经理报告客户的反应。 他们能否提供特殊的意见或信息?例如,一位生产经理。 他们的专业身份是否有用?例如,处理合同争议的律师。 他们能否实施已获得同意的行动?例如,在一个预算会议上的一位财务主管。 2.1.3 考虑参与者 提供信息:邀请公司某一部门成员,例如生产或销售部门成员,为公司其他人员提供有 关他们部门的进展情况。 提供意见:某些人因为正在参与某一特定事件,或者因为有经验,因而有资格向其他成 员提供有用的意见。 提供特殊的专长:具有特殊技能的专家,或是来自公司内部,或者来自公司之处,他们 的出席都可能促进讨论。 授权行动:尤其是财务方面的决定,如签署或谈判一个新的合同,可能要求一位财务主 管在场授权这个行动。 小提示 24:议程的每个项目旁列出发言者的姓名 2.1.4 通知与会者 组织会议最困难的部分之一是确定一个时间,以适合你的全体与会者。有时,确定会议 时间的最简单的方法是。把会议安排在由同一批与会者参加的另一个会议之后,否则电子邮 件或电话要来来往往直到至确定会议日期。如果有人不能按所提出的时间出席会议,在重新 安排会议时间之前,考虑下下如果没有他参加,会议是否仍可举行。通常需要就会议的时间 16 和地点作书面的确认。 要点 必须明确通知与会者关于会议的日期、时间、地点和会议的目的。 与会者应当明白他们将对会议做出哪些贡献。 会前向全体与会者提供书面的背景材料。 会议场所必须有适当的设备,会场大小适宜。 2.2 准备议程 使与会者明确会议目标的最好方法是,预先发给他们一份明确的议程。准备议程有几种 方法,选用一个适合你目的的方法。 小提示 25:避免在一天的情绪低落时段内开会,例如紧接在午餐之后。 2.2.1 编排议程 会议议程是需要提出度讨论的问题或项目的清单。它应当简洁、一目了然。首先汇集所 有的有关信息,然后搜寻出哪些项目需要确定细致程度。你会发现与其他会者商计是有用的。 若有许多的问题要讨论,就给每一项目分配一个时间限度,以保证你不会超过规定的时间。 在会前多久开始准备议程决定于需要多少准备时间。 小提示 26:保证将议程的任何改变都通知会议主席。 2.2.2 编写议程 在为类似会议编写议程时,可把这份简单的议程作为模板。给每一项标出号码,并给每 一项分配一个开始时间,以有利于那些不需参加整个会议的与会者。 小提示 27:议程应尽可能简短。 例如:委员会会议议程 7 月 6 日上午 11 点 格林• 德雷 饭店 (议程开头为会议日期、时间与地点) (11:00)任命一位会议主席 (11:10)为缺席致 17 (11:15)批准上次会议备忘录 (11:30)上次会议提出的事项 (11:45)讨论联络司宜 (每项编号、每项均有一个起绐时间) (12:00)会间休息 (12:15)财务事项 (12:45)特别事项 (13:00)其他动议 (13:15)其他事宜 (13:35)下次会议细节 (下次会议细节写在议程的未尾) 小提示 28:试将议程限于一页纸 要点 议程包括会议日期、时间、地点和目的等细节。 议程中关于会议的主要目的应尽量明确 全体与会者需要确切知道会议对他们的要求 分配给每一项的时间应体现出它们的优先次序 时间。无人会介意提早结束会议,但是会议超过预定时间是令人不快的。 2.2.3 构想议程 当你撰写会议议程时,尽量按逻辑排列主题,并把类似的议题放在一起,这样可以避 免同一领域谈了一遍又一遍的情况出现。你的议程可以从常规事情开始,如指定一位会议主 席,为缺席致 ,然后转入批准上次会议(若相关)备忘录并听取前次会议上接受任务者的 报告。会议的下一个议程应当是就当前的问题,例如最新的财务会计及销售情况,进行大量 的讨论。最后是其他事宜,并计划确定下次会议的日期、时间和地点。 小提示 29:早些讨论最重要的问题,此时与会者最有精神。 2.2.4 分发议程 一旦你草拟了一份议程,就将其发送给与会者,供评论、补充或征求同意。如果你希望 18 在一份已经正式批准的议程上增加或删除项目,必须征得与会者的同意。与增加项目相比, 他们可能会更喜欢减少一些项目,除非他们对你希望加上去的项目有特殊的趣。当与会者抵 达会议时给他们一份修改的议程,这种做法是不能接受的,除非因临时事件而必须这样做, 例如主席生病,或财务情况的突然变化。尽可能在会议之前预先分发最后决定的议程。 2.2.5 要做的事 决定需要在会上提出的问题。 将议程初稿发给全体与会者,征求他们关于其他项目的建议。 将建议汇总到下一个草案中。 重新在全体与会者中传阅议程,征求他们的同意并定稿。 2.3 确定地点 选择会议地点对于会议的成功是极为重要的,这不仅此是一个舒适的问题,而且要使 与会者感觉到这个场所是适合于这个会议的。对所有会议都这们,无论小会或大会,正式会 议或非正式会议。 小提示 30:为那些需作长途旅行者考虑所要花费的时间 小提示 31:为残疾与会者提供必要的设备。 2.3.1 认清你的需要 会议地点应与会议目的相适合。若会议的目的之一是让两部分人进一步相互了解,一 种宽松的郊外气氛是合适的。同样的道理,不要在一个乱糟糟的开放式办公室如开正式会议。 对于你本部门的会议,仍有一个选择问题,你必须决定家中、中立处或外地哪个最适合你的 需要。 2.3.2 选择会议地点 如果你在安排一个会议,要租用会场及其他设备,你应比较一下价格,尤其在预算紧 张的情况下更应该这种做。你可能发现你能谈成一个折扣。大城市中心地段可能适合于大多 数与会者,并且公共交通服务良好,但是市中心地段肯定比稍不位于中心的地段要昂贵一些。 城外会议场所对与会者吸引力较小,但如果会议持续一天以上那是值得的。另一方面,一个 19 城市的愉快舒适可能有助于吸引人来参加持续几天的会议。衡量你的优先顺序,挑选合适的 会议地点。 2.3.3 法律方面考虑 根据法律,必须邀请某些人参加某种会议,如公司的股东年会—虽然有一些不道德的 公司找一个不合适地点或时间召开会议以通过不得人心的提议。给年会设定一个使股东无法 投票的日期和地点,这是不合法的。将公众会议放在难于接近的地点也是不合法的。 2.3.4 评估环境 在任何会议中,物理因素起着重要的作用。不论什么场合,注意使与会者足够舒适以 集中精力开会,但不要让他们舒服得想打瞌睡。检查并使外面噪声保持在最低小水平,取暧 和通风有益于工作,但不要过分。大饭店里的房间常有很好的空调但缺少自然光,而自然光 对于维持一种活跃的气氛是重要的。 小提示 32:确定电话已被移出会议室。 2.3.5 考虑各种类型的会议场所 会议场所 考虑的因素 你的办公室 你的工作位置或一张会议桌,外加几把椅 子。 你的全部参考资料在手边。 你的权威性可能得到加强。 可能会有电话干扰,或者有人打 扰。 下级的办公室 一位下级的工作处。 可能提高一位下级的地位和士气 如果工作处狭小,可能会使双方都 感不适 单位会议室 供员工使用的公司会议室 避免由于使用个人办公室而引起 的公司等级问题 处人可能同与会者接触而打扰会 议 外面的会议室 在你公司之外的一个中立的会议室。 保证设有任何一方占地主优势。 如果保密是重要的,这类会议室很 有用。 20 可能昂贵,并且每人个人都不熟 悉。 会议中心 一个大的聚会场所,例如在一所大学里。 具有开大会的设备。 需要时能够提供技术支持和安全 保卫。 可能缺少非正式的小规模聚会的机会。 城外的会议场所 异地的一间办公室、会议室或饭店。 如果与会者来自全世界,那是合适的。 在某种场合增加几分的力。 旅途、时间和食宿花费很多。 2.3.6 避免陷阱 有几个原因(有的明显,有的不太明显)使会议场所选择得不好。当你寻找和预订会议 场所时,应预计避免下列常见的陷阱: 参加会议的人比预计的要多——房间不够大,人们感到不舒服。 出席人数比预计的少得多,空荡荡的房间令人 。 空调不合适,房间闷热,或气温太高,难以调节。 会议室中的灯光开关或插头未作检查和标记,出现技术问题。 会议地点或附近缺少服务部门,如咖啡厅或银行。 小提示 33:把有潜在问题的会议安排在中立地点。 要点 会前对于不熟悉的会场至少访问一次。 房间最好有窗,可以打开或关上以调节温度。 发言者需要知道空调器和灯光开关的位置。 洗室及其他设备应清楚地标明。 椅子应试坐十分钟,检查是否舒适。 小提示 34:要求你的助手检查当地公共交通运输的可利用情况,时间表和季节性变化。 2.3.7 案例研究 随着公司的发展,会计部门与销售人员合作时产生了问题,所以会计经理在一个方便 于销售部门的房间里召开一个会议,讨论一起工作的方法。 21 然而,房间太小,椅子不够,有些人得站着,挡住了别人的视线,致使他们不能看到 经理。 正在翻动的图表。空调无效,窗也未开,所以室内闷热;一扇门开着,但这让办公室 外面的噪声进入。财务经理被电话叫走,然后有几个人生气地走了。经理回来询问建议,但 几 没有什么响应,结果未获得实际的解决办法。 选择了错误的会议场所:这个事例指出,尽管有完好的意图,却选择了一个不好的会 议场所,实际上是损害而不是改善了两个部门之间的关系。在一个没有打扰且有足够空间容 纳参加讨论的全部成员的中立处,两部门的聚会可能会获得更积极的结果。 2.3.8 关注音响效果 一个构建良好的会议室并不保证能有一个好的会议,但是它可显著增加这种机会。记 住你的会议目标。大多数会议的主要目的是与别的与会者口头交谈来分享信息,所以优良的 音响效果是必需的。即使在一个小房间里只有少数人进行交流也会有这种问题,而音响效果 对于有众多与会者参加的会议尤其重要。如果运用视觉因素,例如使用视觉辅助装置,视听 效果都必须良好,所有椅子的安放位置都不能有碍视线。 小提示 35:找一个肯定不会受到打扰的会议场所。 2.3.9 在良好的氛围中开好会议 好的设备有助于气氛,如良好的音响装置、适宜的照明以及舒适的座位。如果听众注 意力不分散,就能集中在发言者身上。发言者会由此受到鼓励而讲得更好。 2.3.10 案例研究 一家广告公司安排会见一个潜在的客户,讨论一项宣传活动。这个客户的工作场所相 当远,是一个小型的开放式办公室,所以广告公司建议利用一家邻近客户且有会议设备的饭 店。 会前一周,广告公司的一名成员来饭店检查会议室,看到一套多媒体系统和一张大桌 子。他要求把桌子搬走,并要求安置一套标准的视听设备,因为他知道自己公司的展示是使 用这种设备来准备的。开会那天,广告公司的执行人员提早到来测试影响强度,并将座位安 排成半圆形,调整了窗帘和空调,并定好了点心。会议进行得很顺利,广告公司赢得了这个 新的客户。 22 提供完善的会议场所:正如这个事例所表明的,每件事均须预先组织,并有一个试运 作过程,这样这个广告公司能预先排除潜在的问题,从而能集中在他的展示工作上。另外, 这里广告公司做了一个明智的决定,拒绝了现代化硬件,而使用较老式的但更恰当的设备。 2.4 安排座位 与会者座位的安排对会议的成功有很大的影响。预先考虑座位安排,如果必要,设计 一个座位安排方案,给会议创造一个良好机会来达到目的。 小提示 36:考虑多个安排座位的方案,然后选择其中最恰当的一个。 2.4.1 一对一会议 在一个一对一的会上,两人的座位安排可决定会议的格调,并影响讨论的进程。如果你 正在主持会议,可通过适当安排座位来影响会议的正式程度。一对一会议有三种座位安排: 支持性的、合作性的和面对面的。为了解与会对方对会议气氛的感受,可在桌子四周放四把 椅子,在他到会前你先坐下,再看他坐在哪里。 支持性的:如果你希望是支持性的,可与另一个人在桌角两边就座,这有助于消除障 碍且可进行目光接触。 合作性的:坐在另一个人旁边表示合作,这种安排提示观点的相似性。 面对面的:坐在桌子的对面,使自己与另一人保持距离,这个位置能使不一致的观点 表达得更自在一些。 小提示 37:在非正式的会议上用圆形会议桌。 2.4.2 就座分组 大型会议的目的决定会议安排。围绕一张桌子安排一群人就座时,用两种形状的桌子有 三种基本的选择。如有谈判或对抗的可能性,选一张长方形的桌子,“双方”可相对而坐, 在一边的中心安排一位中立的主席。要强调会议中的等级观念,主席就座于长桌的顶端。对 于较非正式、不分等级的会议,选择一张圆桌,每个人平等的围桌而坐。如果一个会议的参 加人数众多、将在礼堂或大房间内举行,就将座位安排成行且面对主席。 2.4.5 文化差异 23 等级在某些文化中显得特别重要。在亚洲许多地区,年龄有很大的份量,所以最年长者 在会议上往往就座于地位最高的座位。另一些文化中,重要性与职位相联系,所以一个资力 较低的副总裁决不会被安排在比总裁更重要的座位上。 面对面就座:当你在讨论问题或试图做出决定时,安排持相反观点的两派成员坐在长桌 的相对的两边。主席坐在团队成员之间。 显示等级:如果你希望显示等级,让主席坐在长方桌子的顶端,其他与会者座位按资力 递降顺序就座。主席坐在长桌的顶端,资力最浅者坐在离主席最远处。 自由讨论:如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注,在会议中用一张圆桌。主席可 坐在任何一个座位上 小提示 38:确保任何与会者能互相看到。 2.4.6 运用策略来排座 主席坐的位置决定了其他座位的意义。习惯上主席位置在长桌的顶端,其右手座位是最 优先的位置。但并不一定要这样排座。 策略性排座是以与会者会受其邻座的影响这个假设为基础的。明确你想从会议得到什 么,然后通过安排座位帮助你达到目的。对于有争议的问题,通过座位安排把派系分散开, 避免让观点相反或观点十分相似的人相邻而坐,这样做,使观点泾渭分明,并防止讨论离题。 可根据你了解和分析的与会各人对所要讨论问题的观点,来构划座位安排图。目光接触对于 向自己团队的成员表示下一步将做什么是很重要的。想一想谁应该能够与谁进行目光接触, 相应地安排人们的座位。 小提示 39:安排座位时,使就座者相互间保持一臂间距。 小提示 40:不要让与会者就座于直射的阳光下。 2.4.7 分散对抗 画一张座位安排表,以与会者对即将讨论的最有争议的问题的观点为依据,这会有 助于分散与会者在这一事项上的对抗性。 图例 主席 意见未定者 支持者 24 反对者 视线 意见未定者看着主席寻求引导 反对者坐在主席对面,在讨论中起很大作用 意见未定的与会者可清楚地看到和听到全部观点 动议的支持者坐在其他支持者的斜对面,可以直接看到其他支持者 动议的反对者被支持者的座位隔开 支持者在这个位置上有利于把情况传给意见未定的出席者 主席与大部分与会者尤其是意见未定者保持目光接触 反对者坐在主席旁边以“平衡”会议桌 支持者可以影响那些反对者 2.4.8 观察座位安排 如果会议没有正式排座,可观察别的与会者坐的位置,相应地选择你自己的座位。某人 坐的位置可能显示他对所讨论的问题的感觉以及他想在会上起什么作用。强硬的反对者可能 会选择靠近主席的位置向全体与会者发号施令。坐在中间可能提示希望充分参与或对会议桌 那边的讨论起支配作用。如果你是主席,尽力劝说声音最响、最直言不讳的人坐在你的正对 面。 小提示 41:要求与会者关闭移动电话或传呼机。 2.4.9 解读就座模式 会议桌周围的每一个座位你都能有所获,这决定于你想得到什么。试着从其他与会者 坐的位置“读”出他们的目的。 坐这个位置有良好的视线,可以看到全体与会者 桌子中央位置能让与会者在会议上发挥积极作用 没有什么意见的与会者选择这个位置,希望不被卷入 强有力而且自信的发言者取与主席正面相对的位置 与自信心很强的发言者观点相同的与会者坐这个位置 主席的右边是传统的优先位置 主席或主要发言者为控制会议选择的强有力的位置 25 小提示 42:不要用太舒适的椅子,它们会使与会者感到懒洋洋。 2.4.10 陈述你的理由 你的情况介绍会受到你与听众之间座位安排的影响。巧妙地安排别人的座位,可使你 更容易达到目标。让听众坐在你的周围,意味着合作性与非正式的讨论,但它可能无助于你 左右别人的观点。站在离你的听众有一段距离的位置,坐在台上或坐在桌子后边,会提高你 的权威性和风度,但可能阻挠双向讨论,并且也较难评估他们的态度。 2.5 准备会议用品 大多数会议的成功在很大程度上依赖于事先的准备和组织,包括为这些场合提供恰当 的设备和材料——其中有会议地点,各种视听设备,以及书写材料。 小提示 43:会议开始之前检查全部视听设备是否都能工作。 2.5.1 要做的事 1. 检查是否预定了点心。 2. 检查休息室的设备是否够用。 3. 保证有足够的停车位置。 4. 多准备一些书面背景材料,以防有些与会者遗失了这些材料。 5. 确定供电系统是否正常。 2.5.2 组织会议场所 在会议场所,你可能只有有限的一点时间可以检查设备,安排座位,准备好视听设备 如投影仪和屏幕,以及分发议程和背景材料。如果真是这样,考虑多找些人来帮忙,作会前 准备和会后的收拾整理。 如果使用一个确定的会议室,会前检查那一天的会议室是否被双重预定。预定的时间 应比你所使用的时间更长一些,以便准备好开会所需的设备和会后撤走设备。检查座位装

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