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第二章 机关事务文书2.doc

第二章 机关事务文书2

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2012-05-31 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《第二章 机关事务文书2doc》,可适用于高等教育领域

第二章机关事务文书机关事务文书广泛用于党政部门和企事业单位的机关日常工作中。它不同于行政公文没有严格的办公程序和行政法规性也没有执行的强制性。这类文书产生于机关的具体事务中与机关日常工作和中心工作结合十分紧密写作目的十分明确针对性很强有特定的传播范围一般在本单位内部传阅或报送有关的上级机关。若有必要经过修改后也可在大众传播媒体公开发表。随着办公自动化的兴趣机关事务文书的写作有规范化和标准化的趋势。第一节计划一、特性和分类(一)计划的含义计划是机关内部的部门或个人为完成一定时期的特定工作事先所作的书面安排和打算。所谓计划是一个统称常见的“规划”、“部署”、“安排”、“设想”、“打算”、“方案”、“工作纲要”、“工作要点”、“工作意见”等等都属于计划。但规划、部署、安排、方案更加具体约束力较大规定性较强。(二)计划的特性计划具有前瞻性。它产生于某项具体工作开始之前具有主观预期、设想等前瞻因素。它既要预设这项工作的目的还要预设完成这项工作的步骤、措施等。但它的预期和设想必须从实际情况出发从现有条件和工作基础出发从计划实施的可行性出发。计划具有具体性。它不仅要提出工作思路而且要提出工作步骤、措施、方法以及工作目标。涉及到这些方面的内容凡是能够量化的在计划中都总是予以量化。在计划中越是具体的东西就越有规定性和依据性但计划毕竟产生于某项工作开始之前在执行过程中有时会遇到一些难以预见的制约因素所以一方面计划是具体的另一方面又是留有余地的。计划具有时效性。计划所针对的是某项具体工作这项工作有其开始和结束的时间因此计划具有时效性。计划的有效时限是明确的、具体的超出其有效时限计划的约束力就将消失。但实际工作中也有在时限内无法完成既定计划而工作又不能终止的情况这时往往会产生跨时段的补充计划或后续计划。计划具有指导性。这是计划的根本特性是由计划的写作目的决定的。指导性具有规定和约束的功能这一特性使有关人员在执行计划、开展工作时有所参照、有所依据以避免工作的随意性和盲目性。计划的指导性主要体现为计划中提出的科学、合理、具体、可行的工作目标、步骤、措施、方法。(二)计划的分类在机关事务中计划可以分为若干类型。按目的可分为工作计划、学习计划、经济计划等按内容可分为综合计划、单项计划按时效可分为长期计划、中期计划、短期计划。长期计划也叫长远规划或长期规划时效一般在五年以上属于宏观性、纲领性的计划如《×县“九五”计划暨年发展规划》中期计划的时效一般在三年以上、五年以下比长期计划更加具体常用于宏观管理和某些周期较长的工作安排如《××公司华中地区营销网络的建设发展计划》、《××县三年扶贫攻坚计划》短期计划又可分为年度计划、季度计划、月度计划是最常用的计划具有很强的规定性和操作性如《××厂年生产计划》、《××地税局今年第四季度税收计划》。二、写作方法及要求(一)计划的写作内容计划的内容主要包括三个方面:一是目的、任务、要求二是方法、措施三是时限、时序即要求写清在一定时期内要完成的主要任务是什么、有什么具体要求、采取什么措施、用什么方法、分几个阶段去达到既定的目的。(二)计划的写作格式计划的格式比较灵活常用的有条文式和表格式两种。条文式计划是用序数分条列项依次表述表格式计划多用于生产和经营部门所作的专项性、常规性短期计划将计划的基本项目特别是必需指标用表格列出便于统计和计算机处理。无论何种计划在内容上都要回答为什么做、做什么、怎样做、何时完成。计划的格式一般由标题、正文、落款三部分组成。标题标题即计划的名称。可分为全称标题、简称标题和文章式标题三种。全称式标题包括制定计划和机关或单位名称、计划的适用时限、计划的内容及计划的种类四项如《武汉市市“十一五”期间经济和社会发展规划》。简称式标题包括计划的适用时期、计划的内容和计划的种类三项如《年局党组理论学习计划》。文章式标题一般按计划的主题或要达到的目的拟定多用于政府及主管部门作计划工作报告使用如《团结起来为实现我市“十一五”计划而奋斗》。未定稿的计划应在标题后或下一行用括号注明“草案”、“未定稿”、“讨论稿”、“送审稿”等字样。、正文正文是计划的主干和核心。一般包括目的和依据、目标和任务、措施和步骤、执行希望四个部分。()目的和依据这部分即计划的前言。一般不设小标题。这部分篇幅不宜太大要求用简明概括的语言说明制定计划的指导思想及目的、上级的有关指示和要求。同时可适当分析前期计划的执行情况及说明将要制定计划的条件和依据并扼要提出本计划总的任务和要求等。这部分实际上是写明“为什么做”、“依据什么做”、“能不能这样做”。这是计划的纲领。()目的和任务这部分实际上是明确“做什么”、“做到什么程度”。这是计划的核心。可设小标题也可用序数分条列项具体写明计划的目标、任务和各项主要指标。要求在行文上条理清楚、层次分明根据目标、任务、指标的地位和关系分出轻重、主次、详略。特别是常规性、综合性计划更要注意突出重点和特点。如某厂年度工作计划在这部分设计了几个小标题“一、扭亏增盈工作”、“二、技术改造任务”、“三、新产品开发工作”、“四、下岗职工再就业工程”、“五、其他工作”这就抓住了关键和本单位的实际情况突出了重点体现了特点避免了眉毛胡子一把抓的毛病。()措施和步骤这部分要求具体回答“怎么做”、“什么时候完成”。应详细说明实现计划的各种措施和步骤安排即如何执行计划、如何分工配合、如何检查考核等。可分条列项逐一表述。这部分要注重操作性措施要实在职责要分明安排要具体以便执行和检查。要坚决避免用原则和一般要求代替具体措施和步骤。例如某机关的学习计划中在提出措施和步骤时说:“领导干部要带头学党员和团员要主动学一般群众要认真学要克服学习上的形式主义讲求实效还要提倡联系本部门和本人的工作实际、思想实际。党组决定在适当时候组织一次检查以便发现学习中产生的好经验和存在的问题。”这段话句句都正确但没有一句是可操作的用以指导工作是很难落到实处的。()执行希望即计划的结语。一般用一个段落篇幅不宜太长。在这部分简明扼要地提出执行本计划的希望、要求和注意事项。要有针对性和鼓动性以激发执行者的热情和信心。有的计划没有结语目标任务、措施步骤写完就结束全文。、落款多数计划有落款。落款包括制定计划的单位名称或个人姓名、计划定稿的日期。需要上报的计划特别是经济计划通常还要加盖印章。有的计划没有落款而把署名和日期放在标题下。(三)计划写作的要求一是与计划有关的资料、图表如果在正文中不便表达可作为计划附件放在正文之后。二是某些单项计划、短期计划和机关内部计划或个人计划写法较为灵活不必拘泥于上述格式。如有的把目的任务合起来写有的在说明目的依据后分条列项把各项任务、措施、要求、安排穿插起来写等等。最简单的计划甚至可以直接列出几条依次表述清楚就行了。三是表格式计划除将主要内容用数字集中在表格中还应辅以简要的文字说明。以数字为指标的计划适宜于表格式但表格中所反映的仅是计划的任务和指标必须配合编表说明反映编制计划的主要依据、主要指标的计算方法、计划指标与上期差异的原因、实现计划的主要措施等。第二节总结一、特性和分类(一)总结的含义总结也叫总结报告是单位或个人对发生于某一时段的情况或问题进行概括和分析后撰写的文书。简要的总结也叫“小结”。(二)总结的特性总结具有回顾性。它所针对的是过去的情况因此它要回顾过去已经做过的工作和工作中存在的问题。如果说计划主要是提出“要做什么”和“如何去做”那么总结则主要应该说明“做了什么”和“做得怎样”。总结具有评价性。它除了回顾过去的情况外还要对已经做过的工作进行实事求是的评价说明取得的成绩指出存在的问题。一般不宜把总结写成纯客观的情况介绍和事实报道。总结具有时效性。它所涉及的是特定时期的情况及时总结这些情况是为了更好地开展下一时期的工作。如果下一时期的工作已经开始甚至已经进行到了一定阶段再去撰写前一时期的工作总结就显得滞后了。当然时效是相对的对某些重大的经验或教训往往有不断总结、不断认识的必要。总结具有全面性。这是总结类文书的基本特性。总结必须全面反映情况汇集事实、数据等客观材料使读者对特定时期的工作情况有总体的、概括的、清楚的印象。(三)总结的分类总结可以分为各种类型。根据目的可分为工作总结、经验总结等根据内容可分为综合总结和专题总结根据时段可分为年度总结、季度总结、月度总结等。工作总结是机关单位、部门、个人对特定时期的工作所作的总结如《××局近期工作小结》经验总结是对特定工作所取得的经验和概括、整理、介绍如《××厂工会帮助下岗职工生产自救的经验总结》。综合总结是对各项工作作出的全面汇总和介绍以全面性为主兼有侧重性。单位或个人的年度工作总结、政府机构或社会团体向其代表大会所作的工作报告就是典型的综合性总结如《××厂工会年工作总结》专题总结是对某项或某方面工作所作的专题性汇总强调主题的有限性和集中性。《暑假社会实践情况汇报》、《××厂试行车间、班组、岗位三级成本核算制的总结》等就属于典型的专题性总结。年度、季度、月度总结也叫定期总结大都属于常规性的情况汇总。一些机关、企事业单位的这类定期总结常常编制成报表上报。二、写作格式及方法(一)总结的格式总结常见的形式有条文式和表格式两种条文式总结是用序数分条列项依次表述多用于综合性的工作总结、经验总结和个人总结表格式总结通常为定期报表多用于生产和经营部门所作的专题性定期情况汇总。总结的格式一般包括标题、引言、正文、结尾四部分。、标题总结的标题分单行标题和双行标题两种。典型的标题由对象名称、时限、主题、文体种类四部分构成。单行标题如《武汉市文化局年工作总结》、《××公司近期市场布点工作小结》等。双行标题以总结报告的主题为正标题以对象名称、时限、文体种类构成副标题如《发展乡镇企业振兴山区经济×市××区乡镇企业局年工作总结》、《健全管理机制强化内部监督全市国有企业年度财务检查总结报告》等。有些经验总结、专题总结需要在更大范围交流其标题可以灵活处理使之适应传播媒体的特点如《日本对华投资的回顾与展望》、《拿出管理新招中国出口商品基地建设上海公司企业管理实践》等。、引言引言也叫前言或开头。常规性总结如年度工作总结对一项具体工作或一个阶段的一般性小结引言都很简单主要目的是引出正文。例如《××公司广告企划部年工作总结》的引言:年我部按既定计划和总经理的部署开展业务和日常工作现将有关情况总结如下。这类总结有时甚至可以不要引言。专题性总结则常常在引言中介绍某些背景材料或提出基本观点。例如《探索通畅的渠道广东与俄罗斯经济技术合作》(《国际贸易》年第期)的引言:俄罗斯资源丰富科技教育发达重化、原材料和军事工业基础雄厚。而广东是中国近年来经济发展最快、轻纺工业规模最大、实力最强的省份之一。双方经济和技术方面的互补性强有广阔的合作前景。但目前双方的合作仍处于最低的层次和水平有必要采取措施加快发展。、正文总结正文应占全文三分之二以上篇幅。典型的总结正文包括基本情况、取得的成绩、存在的问题、今后的打算等几个部分。()基本情况这部分要求全面、简要地说明某一时期所做的各项工作(综合总结)或某项工作的各个方面(专题总结)可分项逐条表述。但不能“记流水账”应该着眼于大事并要清楚反映出工作的开展过程。()取得的成绩这部分要对应基本情况有重点地概括介绍工作中取得的主要成绩或经验。这部分充分体现总结的评价性要求实事求是反对浮夸。应做到事实说话、用数据说话将主观评价与客观真实的材料结合起来。()存在的问题总结工作中的问题与总结成绩一样也应有重点、有主次。一般而言成绩总是主流但提到成绩与问题时不宜作简单的“三七开”或“二八开”之类的评判仍然应本着实事求是的原则具体问题具体分析一是一二是二。要反对避实就虚、文过饰非的不良文风。()今后的打算总结和回顾过去的工作是为了把下一阶段的工作做得更好。总结中谈到今后的打算时既要与常规工作、中心工作和长远计划相结合又要与本阶段存在的问题相对应。但总结毕竟不是计划在谈今后打算时宜粗不宜细宜简不宜繁宜大不宜小。、结尾总结的结尾通常用简短篇幅作出结论或说明努力的方向、今后的打算等。如果这些内容很重要需详写可纳入正文中。结尾不是总结报告结构的必备部分。(二)总结的写作方法、汇集材料撰写总结首先要全面掌握情况充分占有材料。比较重要的材料包括计划、简报、有关文件、统计报表、典型事迹、下属部门的汇报等。同时作者本人平时的调查、观察和工作实践也是重要的材料或材料线索。、分析归类这是撰写总结的关键环节。对零散的材料进行分析归类实际上就是对材料定性判断它是正面材料还是反面材料是一般做法还是典型经验是成绩还是缺点等等。分析材料时还要注意材料的定位问题考虑起草时是否采用如果采用放在何处。比如经营的亏损是放在基本情况部分还是放在存在的问题部分关心职工生活是属于管理措施还是精神文明建设等等都需要分析清楚。由于作者总结的是本人、本单位、本部门、本地区的情况所以在为材料定性和定位时要自觉坚持实事求是的科学态度不能有意无意夸大或拔高成绩回避或淡化问题。撰稿。常规性总结的写作比较容易按照一定的结构规范组织材料即可不必挖空心思、标新立异。只要材料的汇总和分析工作做得踏实、准确材料与观点基本统一撰稿就会比较顺利和快捷。专题性总结在构思时常常要花更大的功夫因为它需要有明确的主题。而能否确立一个恰当的、有特色的主题取决于作者对材料的认识角度和深度能否有力地表达这个主题则首先取决于作者能否找到一个精彩的写作切入点。例如有篇扶贫工作的专题总结开始定的题目是《把温暖送到农民心中我局项目扶贫试点总结》。后来作者感到太一般化经过进一步思考把题目改为《扶贫新思路我局改资金扶贫为项目扶贫试点工作总结》这就找到了一个新的、更加有力的写作切入点使总结更富启发性和指导性。总结写作的最大流弊是记“流水账”面面俱到没有重点。作者在构思过程中必须判断出什么是重点、什么是特色。即使是年年必做的常规性工作也总有不同于往年的重要和特色这是构思时值得认真挖掘的东西也是起草时值得大书特书的东西。构思时还要确定文本结构方法。内容简单的总结多用条述法。将总结的内容分成若干条按照一定顺序逐段排列每条标上序数。内容较复杂的总结报告多用块述法将全文分成若干块每块包括若干条可用序数也可用小标题。总结的体式以叙述为主辅以说明和议论。表达方法主要采用条述、罗列、举例、比较、对比等。总结是事务性实用文体宜用公文语体。需要公开发表的要求语言通晓流畅、朴实自然并有一定的可读性。总结在表达方面最常见的弊病是笼统空泛、冗赘罗嗦、装腔作势、玩弄文字游戏。例如一篇总结说:“我们在企业管理上坚持抓三点(重点、热点、难点)、练双功(内功和外功)努力做到一促(促职工积极性)、二保(保社会效益、经济效益)、三提高(提高管理水平、管理质量、管理力度)。”这些所谓“做法”没有具体内容说法又故弄玄虚让人不得要领是不良文风的表现。总结具有较强的时效性起草后应及时修改定稿。第三节简报一、简报的特性和分类(一)简报的含义简报是党政机关、企事业单位、人民团体用来汇报工作、反映情况、交流信息的事务性文书常常作为机关团体或会议期间的一种临时性的不定期刊物在内部发行。一般只在有限的范围内发送有时还需要保密并且只反映本单位、本部门、本系统、本地区的有普遍意义的情况和问题。(二)简报的特性它具有篇幅简短、发布快捷、应用广泛的特性。简报以真实、及时、简明的方式在内部交流信息情报。它不是正式公文但可以起到上传下达的作用。上级机关可以通过简报了解工作的进展和动态下级机关也可以通过简报了解领导机关的意图。简报可以在同行业、同系统、同地区各单位之间传递和交流信息促进了相互了解、相互学习推动工作。有时简报又叫“工作动态”、“情况反映”、“快讯”、“快报”或别的名称。(二)简报的分类根据内容简报可分为三类:工作简报、动态简报、会议简报。工作简报也叫情况简报主要用来反映单位、部门、地区的工作情况和生产情况。因内容和写法的不同又可分为两种:一种是综合性简报主要用来综合反映单位、部门、地区的工作或生产情况。要求点面结合以“面”为主既有广度又有深度。另一种是专题性简报主要用来反映某项具体工作或某方面的具体情况。动态简报主要用来迅速及时、简明扼要地反映当前与部门工作有关的新情况、新动态、新趋势因此它的内容很新时效性很强。动态简报强调内容的客观性和简要性。会议简报主要用于重要会议通常由大会秘书处负责编发或由主办单位协助编发供参加会议的人员阅读。它及时报道会议情况刊登与会人员的意见和建议借以交流信息反映会议成果。会期较长的大型会议可编发多期会议简报。会议简报一般在会议期间编发也可视具体情况在会议结束后编发。二、写作方法及要求(一)简报的格式由于简报属于机关的经常性事务文书又主要通过公文渠道发送因此它在结构上已形成了公文的某些特点结构规范格式固定一般由报头、报身(主要是正文)、报尾三部分组成。报头包括简报名称、期数、编印单位、印发日期、密级、编号等报尾包括送发单位和编印份数等。(版式见图)(二)简报的内容简报的基本内容包括对情况的介绍说明以及作者所作的评论。简报与新闻报道有相似之处即在介绍和说明情况时应交代时间、地点、人物、事实、原因、结果。当然在一份简报中这些要素不必全部具备可根据简报主题有所取舍。作者的评论是简报的附加功能不占主要地位。报身是简报的主体部分。它包括标题、正文两个部分。有的简报在报头与标题之间还要加上编者按语。按语的作用是表明编发简报的机关对简报反映情况的倾向和意见。按语写法无一定之规或针对内容肯定某一经验批评某一错误或提出某一值得探讨和注意的问题。转发上级或批转下级的材料时往往也需要用按语说明转发的原因和目的。按语要简短明确有针对性和指导性。有的简报没有按语。简报的标题类似新闻报道的标题力求醒目要能引起读者注意应针对编发的内容画龙点睛切忌大而空有的简报也可以用多行标题或双行标题。简报正文由开头、主体和结尾组成。简报的开头也叫前言类似新闻导语要用极简明的一两段话或一两句话概括全文的主要事实或基本内容。简报的主体则应紧扣前言用有说服力的事实把开头总括的内容具体化。结尾用一两句话或一段话收束全文。有的简报没有结尾。例文:秘密№情况反映第期××市农委××××年×月×日编者按:××乡“扶贫”工作有了“新举措”这是“歪嘴和尚”把“正经”念歪的典型一例。××乡挪用扶贫款购买所属企业库存产品××乡党委和政府于×月×日召开联席办公会决定从今年市拨扶贫款中拿出××万元购买该乡所属乡办企业××服装厂的库存西服××××套“赠送”给全乡×个贫困村。……报头(约占)报身村的群众对此十分不满。有的农户将西服拿到集镇上以三五十元一件的价格抛售有的农户则报西服拿去换化肥、换饲料。这个乡还在扶贫款发放报表上做了手脚把这批西服写成“御寒衣物”。报:××××、××××送:××××、××××、××××发:××××、××××打印:×××校对:×××印数:××份报尾(二)简报的写作方法、力求简、短、新、快简报的突出特点是简短简报写作要做到文字简洁篇幅短小。一份简报一般在千字左右最短只有几百字。这就要求简报必须内容集中主题单一一事一报。简报本身具有新闻性要报道新事实反映新情况、新问题、新动态同时还要追求新的立意选择新的角度。编发简报的主要目的是迅速及时地交流信息简报之所以简短就是为了节省写作、编辑、传播所花的时间以便尽快发送。快写、快编、快发就是对简报工作的基本要求。因此简报作者应在写作过程中时时想到简报的功能处处抓住简报的特点。、讲清情况和事实情况和事实是简报的主要内容在保证情况可靠、事实准确的前提下要突出主要情况和重要事实切忌面面俱到。在确定主次、轻重、详略之后可选用合理的写作方法讲清情况和事实。常用的方法有以下几种:一是按时间顺序写即按照事情发生、发展和结束的自然顺序来写。这种方法适合报道一个完整的事件和过程特点是有头有尾来龙去脉清楚。二是按空间顺序写即按照事情发生和变化过程中的空间关系来组织材料。这种定法适用于报告某一事情的多个场面或用于围绕一个中心综合报告几个单位或几个地区的情况。三是归纳分类表述即把材料归纳分成几部分或几种情况、几个问题分别标上序码或小标题逐一写来。这种写法具有主次分明、层次清晰的特点。四是对比写法即将可比的情况和事实同时举出在对比中展开叙述。、适当进行说明和评论简报以报道客观信息为主但为了引导读者也往往辅以说明和评论表达作者和编发者的观点和意见。在说明和评论时既可采用编者按语的形式也可采用随文夹叙夹议的方法。无论采用什么形式和方法都必须简明扼要点到即止。如果采用按语的形式还要注意使用编者口吻说话不要将简报作者与按语作者混同起来。PAGE

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