0005会议接待服务流程操作程序

0005会议接待服务流程操作程序 №：sop-s&m-0005 会议接待服务流程会议接待服务流程一、接洽客户获悉客户会议信息后，营销人员应主动联系客户。确认客户单位、联系方式、联系人、会议性质、名称、参与会议人数、具体时间、场地租用费用。但针对于临时预订的会议，首先与相关部门确定能否接待，然后再给予答复。二、商谈细节了解客户此次会议中住宿、就餐、会议等情况的具体信息。确认价格及具体合作方式。三、了解需求了解客户接待要求，客房、餐饮、会议的各项要求以及特殊要求等信息以利积极配合。四、签署协议确定免责条款，预付...

№：sop-s&m-0005 会议接待服务流程会议接待服务流程一、接洽客户获悉客户会议信息后，营销人员应主动联系客户。确认客户单位、联系方式、联系人、会议性质、名称、参与会议人数、具体时间、场地租用费用。但针对于临时预订的会议，首先与相关部门确定能否接待，然后再给予答复。二、商谈细节了解客户此次会议中住宿、就餐、会议等情况的具体信息。确认价格及具体合作方式。三、了解需求了解客户接待要求，客房、餐饮、会议的各项要求以及特殊要求等信息以利积极配合。四、签署协议确定免责条款，预付款金额，确定付款方式、时间、有效签单人，确定赔偿内容及金额并交纳预定金后双方签署。五、接待准备填写宴会/会议通知单交予各相关部门，与各个相关部门（总经办、房务部、餐饮部、前厅部、财务部经理、工程部、人力资源部、市场营销部、安保部等）确认通知单是否收到并合作解决出现问题；做出行动预案，以应付突发事件并及时稳妥的给予解决。准备工作中，营销人员随时巡查落实。六、最后确认会议开始1——2天与会务组联系确定会议的各项要求及相关事宜；签订会议接待协议。如会务组有变动，及时给予回应，并随时一变更单形式与各个部门沟通协调。七、会议接待会议当天在饭店大堂协助会务组的人员进行接待、签到服务，并随时处理各种突发事件。负责会务组与饭店方各个部门的协调工作，保证信息畅通，沟通顺利；在会议进行当中，与会务组及各相关部门保持密切联系，确定每日会议用房数及用餐人数，并由会务组有效签单人签字认可。会议期间做好针对与会客户的二次销售工作。八、会议结束 1．会议结束后协助财务部做收款工作，对一些赔偿项目与会务组做好解释和协调工作，保证顺利结款； 2．编制接待总结并间会议期间所收集客户信息向各相关部门通报； 3．建立并随时完善客户资料； 4．与客户保持联系，争取回头客。客户资料客户上门预定取得会议信息临时性会议预定了解预订情况接洽客户婉拒预定 � HYPERLINK "会议预定洽谈明确内容.doc" ��敲定细节� 了解需求 � HYPERLINK "会议团队确认单.doc" ��签署协议� 接待准备最后确认 � HYPERLINK "部门协调.doc" ��会议接待� 会议结束收集客户信息收集会议信息了解会程安排接待规格客房要求就餐要求会议要求特殊要求其他要求 � HYPERLINK "宝龙国际饭店会议预定单.doc" ��下发会议通知单� 巡查落实变更确认信息确认 � HYPERLINK "宴会_会议预订更改单.doc" ��下发《会议变更单》� 协调配合对客服务随时处理客户投诉配合会务人员工作积极开展二次销售收集、反馈宾客意见 � HYPERLINK "客户档案.doc" ��起草接待总结建立客户档案� 跟踪联系顾客，争取回头客

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