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Excel操作技巧介绍.doc

Excel操作技巧介绍

宁宁
2012-05-18 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《Excel操作技巧介绍doc》,可适用于职业岗位领域

Excel操作技巧大全第节基本操作技巧(一)快速选择Excel工作表(微软Office技巧大赛获奖作品)在Excel中要在一个有很多个工作表的工作簿中快速地选择某一个工作表只需将鼠标指针移到工作簿左下角的工作表滚动轴(SheetTabs)然后点击右键在快捷菜单中选择你想要的工作表即可()。快速选中全部工作表右键单击工作窗口下面的工作表标签在弹出的菜单中选择“选定全部工作表”命令即可()。快速启动Excel如果想在启动系统自动运行Excel可以这样操作:双击“我的电脑”图标进入Windows目录依次打开“StartMenuPrograms启动”文件夹打开Excel所在的文件夹用鼠标将Excel图标拖到“启动”文件夹这时Excel的快捷方式就被复制到“启动”文件夹中下次启动Windows就可快速启动Excel了。如果Windows系统已启动你可用以下方法快速启动Excel:方法一:单击“开始→文档”命令里的任一Excel工作簿即可。方法二:用鼠标从“我的电脑”中将Excel应用程序拖到桌面上然后从快捷菜单中选择“在当前位置创建快捷方式”以后启动时只需双击快捷方式即可。快速删除选定区域数据如果用鼠标右键向上或向左(反向)拖动选定单元格区域的填充柄时没有将其拖出选定区域即释放了鼠标右键则将删除选定区域中的部分或全部数据(即拖动过程中变成灰色模糊的单元格区域在释放了鼠标右键后其内容将被删除)。给单元格重新命名Excel给每个单元格都有一个默认的名字其命名规则是列标加横标例如D表示第四列、第三行的单元格。如果要将某单元格重新命名可以采用下面两种方法:只要用鼠标单击某单元格在表的左上角就会看到它当前的名字再用鼠标选中名字就可以输入一个新的名字了。选中要命名的单元格单击“插入→名称→定义”命令显示“定义名称”对话框在“在当前工作簿中的名称”框里输入名字单击“确定”按钮即可()。注意:在给单元格命名时需注意名称的第一个字符必须是字母或汉字它最多可包含个字符可以包含大、小写字符但是名称中不能有空格且不能与单元格引用相同。在Excel中选择整个单元格范围在Excel中如果想要快速选择正在处理的整个单元格范围按下“CtrlShift*”。注意:该命令将选择整个列和列标题而不是该列表周围的空白单元格你将得到所需的单元格。这一技巧不同于全选命令全选命令将选择工作表中的全部单元格包括那些你不打算使用的单元格。快速移动复制单元格先选定单元格然后移动鼠标指针到单元格边框上按下鼠标左键并拖动到新位置然后释放按键即可移动。若要复制单元格则在释放鼠标之前按下Ctrl即可。快速修改单元格式次序在拖放选定的一个或多个单元格至新位置的同时按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。方法为:选定单元格按下Shift键移动鼠标指针至单元格边缘直至出现拖放指针箭头然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“工”状标志左右拖拉时会变成垂直“工”状标志释放鼠标按钮完成操作后单元格间的次序即发生了变化。彻底清除单元格内容先选定单元格然后按Delete键这时仅删除了单元格内容它的格式和批注还保留着。要彻底清除单元格可用以下方法:选定想要清除的单元格或单元格范围单击“编辑→清除”命令这时显示“清除”菜单()选择“全部”命令即可当然你也可以选择删除“格式”、“内容”或“批注”中的任一个。选择单元格选择一个单元格将鼠标指向它单击鼠标左键即可选择一个单元格区域可选中左上角的单元格然后按住鼠标左键向右拖曳直到需要的位置松开鼠标左键即可若要选择两个或多个不相邻的单元格区域在选择一个单元格区域后可按住Ctrl键然后再选另一个区域即可若要选择整行或整列只需单击行号或列标这时该行或该列第一个单元格将成为活动的单元格若单击左上角行号与列标交叉处的按钮即可选定整个工作表。为工作表命名为了便于记忆和查找可以将Excel的sheet、sheet、sheet工作命名为容易记忆的名字有两种方法:选择要改名的工作表单击“格式→工作表→重命名”命令这时工作表的标签上名字将被反白显示然后在标签上输入新的表名即可。双击当前工作表下部的名称如“Sheet”再输入新的名称。一次性打开多个工作簿利用下面的方法可以快速打开多个工作簿:方法一打开工作簿(*xls)所在的文件夹按住Shift键或Ctrl键并用鼠标选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿将它们全部选中然后按右键单击选择“打开”命令系统则启动Excel并将上述选中的工作簿全部打开。方法二将需要一次打开的多个工作簿文件复制到C:WindowsApplicationDataMicrosoftExcelXLSTART文件夹中以后启动Excel时上述工作簿也同时被全部打开。方法三启动Excel单击“工具→选项”命令打开“选项”对话框点击“常规”标签在“启动时打开此项中的所有文件”后面的方框中输入一个文件夹的完整路径(如d:Excel)单击“确定”退出。然后将需要同时打开的工作簿复制到上述文件夹中以后当启动Excel时上述文件夹中的所有文件(包括非Excel格式的文档)被全部打开。方法四在Excel中单击“文件→打开”命令按住Shift键或Ctrl键在弹出的对话框文件列表中选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿然后按“打开”按钮就可以一次打开多个工作簿。方法五用上述方法将需要同时打开的多个工作簿全部打开再单击“文件→保存工作区”命令打开“保存工作区”对话框取名保存。以后只要用Excel打开该工作区文件则包含在该工作区中的所有工作簿即被同时打开。快速切换工作簿对于少量的工作簿切换单击工作簿所在窗口即可。要对多个窗口下的多个工作簿进行切换可以使用“窗口”菜单。“窗口”菜单的底部列出了已打开工作簿的名字要直接切换到一个工作簿可以从“窗口”菜单选择它的名字。“窗口”菜单最多能列出个工作簿若多于个“窗口”菜单则包含一个名为“其他窗口”的命令选用该命令则出现一个按字母顺序列出所有已打开的工作簿名字的对话框只需单击其中需要的名字即可。选定超级链接文本(微软Office技巧大赛获奖作品)如果需要在Excel中选定超级链接文本而不跳转到目标处可在指向该单元格时单击并按住可选定单元格。快速查找在执行查找操作之前可以将查找区域确定在某个单元格区域、整个工作表(可选定此工作表内的任意一个单元格)或者工作簿里的多个工作表范围内。在输入查找内容时可以使用问号(?)和星号(*)作为通配符以方便查找操作。问号(?)代表一个字符星号(*)代表一个或多个字符。需要注意的问题是既然问号(?)和星号(*)作为通配符使用那么如何查找问号(?)和星号(*)呢?只要在这两个字符前加上波浪号(~)就可以了。修改默认文件保存路径启动Excel单击“工具→选项”命令打开“选项”对话框在“常规”标签中将“默认文件位置”方框中的内容修改为你需要定位的文件夹完整路径()。以后新建Excel工作簿进行“保存”操作时系统打开“另存为”对话框后直接定位到你指定的文件夹中。指定打开的文件夹我们可以指定打开文件的文件夹方法如下:单击“开始→运行”输入regedit命令打开“注册表编辑器”展开HKEYCURRENTUSERSoftwareMicrosoftOfficeCommonOpenFindPlacesUserDefinedPlaces在下面新建主键名称为“mydoc”然后在该主键中新建两个“字符串值”名称分别是“Name”和“Path”值分别为“我的文件”(可以随意命名)和“d:mypath”(定位文件夹的完整路径)关闭“注册表编辑器”重启电脑。以后在Excel中进行“打开”操作时打开对话框左侧新添了“我的文件”这一项目点击该项目即可进入“d:mypath”文件夹。在多个Excel工作簿间快速切换按下“CtrlTab”可在打开的工作簿间切换。快速获取帮助对于工具栏或屏幕区按组合键“Shift+F”鼠标变成带问号的箭头用鼠标单击工具栏按钮或屏幕区它就弹出一个帮助窗口会显示该元素的详细帮助信息。创建帮助文件的快捷方式Excel帮助文件是编译的HTML帮助文件Xlmainchm存放在安装目录Office目录中单击并拖拉此文件到Windows快速启动工具栏上。此后不管Excel是否在运行而且也不用调用Office助手单击Windows快速启动工具栏上的这个图标将引出Excel帮助。双击单元格某边移动选定单元格在工作表内移动选定单元格有一种快捷方法:将鼠标指针放置于选定单元格的一边注意要选择与移动方向相关的一边即要向下移动就将鼠标指针放置于单元格的底部如果要向右移动就将鼠标指针放置于单元格的右边依此类推。这时鼠标指针变为白色箭头的形状双击选择单元格的某边鼠标指针将沿选定的方向移动到特定的单元格中。如果此方向相邻单元格为空白单元格则将移动到连续最远的空白单元格中如果此方向相邻单元格为非空白单元格则将移动到连续最远的非空白单元格中。双击单元格某边选取单元格区域与上一技巧类似如果在双击单元格边框的同时按下Shift键根据此方向相邻单元格为空白单元格或非空白单元格选取从这个单元格到最远空白单元格或非空白单元格的区域。快速选定不连续单元格按下组合键“ShiftF”激活“添加选定”模式此时工作簿下方的状态栏中会显示出“添加”字样以后分别单击不连续的单元格或单元格区域即可选定而不必按住Ctrl键不放。根据条件选择单元格单击“编辑→定位”命令在打开的“定位”对话框中单击“定位条件”按钮根据你要选中区域的类型在“定位条件”对话框中选择需要选中的单元格类型()例如“常量”、“公式”等此时还可以复选“数字”、“文本”等项目单击“确定”按钮后符合条件的所有单元格将被选中。复制或移动单元格把单元格从一个位置复制或移到另一个位置其方法为:选择源单元格单击“编辑”菜单中的“剪切”或“复制”命令选定目标单元格从“编辑”菜单中选择“粘贴”命令则源单元格便被移动或复制到目标单元格中了。完全删除Excel中的单元格想将某单元格(包括该单元格的格式和注释)从工作表中完全删除吗?只要选择需要删除的单元格然后按下“Ctrl(减号)”在弹出的对话框中选择单元格移动的方式周围的单元格将移过来填充删除后留下的空间。快速删除空行有时为了删除Excel工作簿中的空行你可能会将空行一一找出然后删除这样做非常不方便。你可以利用自动筛选功能来实现方法是:先在表中插入新的一行(全空)然后选择表中所有的行单击“数据→筛选→自动筛选”命令在每一列的顶部从下拉列表中选择“空白”。在所有数据都被选中的情况下单击“编辑→删除行”然后按“确定”所有的空行将被删去。注意:插入一个空行是为了避免删除第一行数据。回车键的粘贴功能回车键也有粘贴功能当复制的区域还有闪动的复制边框标记时(虚线框)按下回车键可以实现粘贴功能。注意:不要在有闪动的复制边框标记时使用回车键在选定区域内的单元格间进行切换此时你应该使用Tab键或方向键进行单元格切换。快速关闭多个文件按住Shift键打开“文件”菜单单击“全部关闭”命令可将当前打开的所有文件快速关闭。选定多个工作表若选择一组相邻的工作表可先选第一个表按住Shift键再单击最后一个表的标签若选不相邻的工作表要按住Ctrl键依次单击要选择的每个表的标签若要选定工作簿中全部的工作表可从表标签快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令。对多个工作表快速编辑如果想一次操作多张相同的工作表省略以后的复制、粘贴操作可采用以下方法。按住Shift键或Ctrl键并配以鼠标操作在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签就可以实行多方面的批量处理。一般情况下进行的操作主要有如下几种:页面设置可快速对选中工作表设置相同的页面。输入相同的数据可快速在多个工作表中输入相同的数据。快速操作在多个工作表中进行一系列相同操作如设置字号、字体、颜色进行单元格的合并撤销等。输入公式快速输入相同的公式进行公式汁算。移动和复制工作表不仅可以在一个工作簿里移动和复制工作表还可以把表移动或复制到其它工作簿里。若要移动工作表只需用鼠标单击要移动的表的标签然后拖到新的位置即可。若要复制工作表只需先选定工作表按下Ctrl键然后拖动表到新位置即可。当然用这种方法可以同时移动和复制几个表。移动后以前不相邻的表可变成相邻表。工作表的删除单击“编辑→删除工作表”命令然后单击“确定”按钮则这个表将从工作簿中永久删除。注意:“删除工作表”命令是不能还原的删除的工作表将不能被恢复。快速选择单元格在选择单元格(行列)时同时按住Shift键可以选中连续的单元格(行、列)。在选择单元格(行、列)时同时按住Ctrl键可以选中不连续的单元格(行、列)。快速选定Excel区域(微软Office技巧大赛获奖作品)在Excel中要想在工作簿中快速选定某块区域只需单击想选定的区域的左上角单元格同时按住Shift键不放再单击想选定的区域的右下角单元格即可。另外:按住Ctrl键再用鼠标可任意选定多个不相邻的区域。事实上选定区域和顺序无关只需首先选定矩形区域的一个角的单元格在按下Shift的同时单击对角单元格。备份工件簿单击“文件→保存”命令打开“另存为”对话框按右上角的“工具”旁的下拉按钮单击“常规选项”在随后弹出的对话框中选中“生成备份”选项()单击“确定”按钮保存。以后修改该工作簿后再保存系统会自动生成一份备份工作簿且能直接打开使用。自动打开工作簿(微软Office技巧大赛获奖作品)我们只要将某个需要自动打开的工作簿的快捷方式放到C:PrograrnFilesMicrosoftOfficeOfficeXLStart文件夹中以后每次启动时Excel都会自动打开相应工作簿。快速浏览长工作簿当你浏览一个有很长内容的表格时按下“CtriHome”键可以回到当前工作表的左上角(即A单元格)按下“CtrlEnd”键可以跳到工作表含有数据部分的右下角。另外如果你选取了一些内容那么你可以通过重复按“Ctrl(句号)”在所选内容的个角单元格上按顺时针方向移动。快速删除工作表中的空行如果用户想删除Excel工作表中的空行一般的方法是需要将空行都找出来然后逐行删除但这样做操作量非常大很不方便。下面提供一种快速删除工作表中的空行的方法:首先打开要删除空行的工作表在打开的工作表中单击“插入→列”命令从而插入一新的列X在X列中顺序填入整数然后根据其他任何一列将表中的行排序使所有空行都集中到表的底部。删去所有空行中X列的数据以X列重新排序然后删去X列。绘制斜线表头一般情况下在Excel中制作表头都把表格的第一行作为表头然后输入文字。不过这样的表头比较简单更谈不上斜线表头了。能不能在Excel中可以实现斜线表头下面就是具体的方法:由于作为斜线表头的单元格都要比其他单元格大所以首先将表格中第一个单元大小调整好。然后单击选中单元格单击“格式→单元格”命令弹出“单元格格式”窗口选择“对齐”标签将垂直对齐的方式选择为“靠上”将“文本控制”下面的“自动换行”复选框选中()再选择“边框”标签按下“外边框”按钮使表头外框有线接着再按下面的“斜线”按钮为此单元格添加一格对角线()设置好后单击“确定”按钮这时Excel的第一个单元格中将多出一个对角线。现在双击第一单元格进入编辑状态并输入文字如“项目”、“月份”接着将光标放在“项”字前面连续按空格键使这个字向后移动(因为我们在单元格属性中已经将文本控制设置为“自动换行”所以当“月份”两字超过单元格时将自动换到下一行)。现在单击表格中任何一处退出第一单元格看看一个漂亮的斜线表头就完成了。绘制斜线单元格利用Excel“边框”选项卡的两个斜线按钮可以在单元格中画左、右斜线。如果想在单元格中画多条斜线就必须利用“绘图”工具方法是:打开Excel的“绘图”工具单击“直线”按钮待光标变成小十字后拖动光标即可画出需要的多条斜线。只要画法正确斜线可随单元格自动伸长或缩短。至于斜线单元格的其他表格线仍然按上面介绍的方法添加。当然斜线单元格的数据输入要麻烦一些通常的做法是让数据在单元格内换行(按“Alt回车键”)再添加空格即可将数据放到合适位置。每次选定同一单元格有时为了测试某个公式需要在某个单元格内反复输入多个测试值。但每次输入一个值后按下Enter键查看结果活动单元格就会默认移到下一个单元格上必须用鼠标或上移箭头重新选定原单元格极不方便。如果你按“CtrlEnter”组合键则问题会立刻迎刃而解既能查看结果当前单元格也仍为活动单元格。快速查找工作簿你可以利用在工作表中的任何文字进行搜寻方法为:单击工具栏中的“打开”按钮在“打开”对话框里输入文件的全名或部分名可以用通配符代替在“文本属性”编辑框中输入想要搜寻的文字单击“开始查找”即可。禁止复制隐藏行或列中的数据如果你复制了包含隐藏列(或行)的一个数据区域然后把它粘贴到一个新的工作表那么Excel把隐藏列也粘贴过来了。要想避免这种情况可以选取你要复制的数据区域然后选择“编辑→定位”命令单击“定位条件”按钮出现“定位条件”对话框选中“可见单元格”选项再复制和粘贴这个选定区域就会得到你所希望的结果。制作个性单元格如果你的表格需要菱形、三角形之类的特殊单元格可用以下方法实现:先在单元格内输入数据然后打开“绘图”工具栏在“自选图形→基本形状”子菜单中找到需要的图形。单击后光标变成一个小十字由单元格左上角向右下角拖动即可画出所需形状的单元格。如果单元格的内容被覆盖可用鼠标右击刚刚画出的单元格选择快捷莱单中“设置自选图形格式”命令。将“设置自选图形格式”和“颜色与线条”选项卡打开选中“颜色→填充”下拉列表下“无填充颜色”“确定”后单元格内的原有内容即会显示出来。如果你将“属性”选项卡中的“大小、位置均随单元格而变”选项选中它还会随单元格自动改变大小。第节基本操作技巧(二)数据输入和编辑技巧取消超级链接下面介绍两个方法让你方便地取消Excel中的超级链接。如果正在输入URL或Email地址在输入完毕后敲回车键刚才输入的内容会变成蓝色此时单击智能标记选择“撤消超链接”命令即可。如果在工作表中已存在超级链接右键单击单元格在快捷菜单中选择“取消超链接”命令即可。编辑单元格内容双击要键入数据的单元格直接输入数据或对其中内容进行修改完成后若要确认所做的改动按Enter键即可若取消所做的改动按Esc键。另外你还可以单击单元格再单击工作表上边的编辑栏你就可以在编辑栏中编辑单元格中的数据了。设置单元格边框选择要添加边框的所有单元格单击“格式→单元格”命令选择“边框”选项卡()然后在“样式”中选中所需的线型样式同时可以在“颜色”中指定不同的颜色再单击“外边框”按钮最后单击“确定”按钮即可。要设置含有旋转文本的选定单元格的样式单击“格式→单元格”命令选择“边框”选项卡然后使用“预置”下的“外边框”和“内部”按钮边框应用于单元格的边界它会和文本旋转同样的角度。设置单元格文本对齐方式选择要设置文本对齐的单元格单击“格式→单元格”命令单击“对齐”标签然后根据需要设置文本对齐方式即可。输入公式单击将要在其中输入公式的单元格然后键入=(等号)若单击了“编辑公式”按钮或“粘贴函数”按钮Excel将插入一个等号接着输入公式内容按Enter键。输入人名时使用“分散对齐”(微软Office技巧大赛获奖作品)在Excel表格中输入人名时为了美观我们一般要在两个字的人名中间空出一个字的间距。按空格键是一个办法但是我们这里有更好的方法。我们以一列为例将名单输入后选中该列点击“格式→单元格→对齐”在“水平对齐”中选择“分散对齐”最后将列宽调整到最合适的宽度整齐美观的名单就做好了。隐藏单元格中的所有值(微软Office技巧大赛获奖作品)有时候我们需要将单元格中所有值隐藏起来这时你可以选择包含要隐藏值的单元格。单击“格式→单元格”命令选择“数字”选项卡在“分类”列表中选择“自定义”然后将“类型”框中已有的代码删除键入“”(个分号)即可()。提示:你也许奇怪为什么会这样其实单元格数字的自定义格式是由正数、负数、零和文本个部分组成。这个部分用个分号分隔哪个部分空相应的内容就不会在单元格中显示。现在都空了当然就都不显示了。恢复隐藏列通常选择隐藏列两边列上的单元格然后选择“格式→列→取消隐藏”菜单项可以恢复隐藏的列。其实恢复隐藏列还有一种快捷方法:将鼠标指针放置在列标的分割线上例如若隐藏B列则将鼠标指针放置在列A和列C的分割线上轻轻地向右移动鼠标指针直到鼠标指针从两边有箭头的单竖变为两边有箭头的双竖杠此时拖动鼠标就可以打开隐藏的列。快速隐藏显示选中单元格所在行和列(微软Office技巧大赛获奖作品)在Excel中隐藏行或列,通常可以通过格式菜单中的行或列选项中的隐藏来实现,或者是选中行号或列标后通过鼠标右键的快捷菜单来完成,对于分散的单元格区域,可以这样快速隐藏:快速隐藏选中单元格所在行:“Ctrl”快速隐藏选中单元格所在列:“Ctrl”取消行隐藏:“CtrlShift”取消行隐藏:“CtrlShift”彻底隐藏单元格在很多时候我们会将一些行或列的内容隐藏起来不让别人查看但是如果用户复制包含隐藏行或列的区域这样隐藏的内容就会在粘贴的新的工作表中出现降低了隐藏效果。如果要想避免这种情况我们可以先选中要复制的区域然后单击“编辑→定位”命令在打开的对话框中点击“定位条件”按钮在定位条件对话框中选中“可见单元格”选项)这样就可以避免上面所发生的情况了。用下拉列表快速输入数据如果某些单元格区域中要输入的数据很有规律如学历(小学、初中、高中、中专、大专、本科、硕士、博士)、职称(技术员、助理工程师、工程师、高级工程师)等你希望减少手工录入的工作量这时我们就可以设置下拉列表实现选择输入。具体方法为:选取需要设置下拉列表的单元格区域单击“数据→有效性”命令从“数据有效性”对话框中选择“设置”选项卡在“允许”下拉列表中选择“序列”在“来源”框中输入我们设置下拉列表所需的数据序列如“技术员、助理工程师、工程师、高级工程师”并确保复选框“提供下拉箭头”被选中单击“确定”按钮即可()。这样在输入数据的时候就可以单击单元格右侧的下拉箭头选择输入数据从而加快了输入速度。快速输入自定义短语使用该功能可以把经常使用的文字定义为一条短语当输入该条短语时“自动更正”便会将它更换成所定义的文字。定义“自动更正”项目的方法如下:单击“工具→自动更正选项”命令在弹出的“自动更正”对话框中的“替换”框中键入短语如“电脑报”在“替换为”框中键入要替换的内容如“电脑报编辑部”单击“添加”按钮将该项目添加到项目列表中单击“确定”退出。以后只要输入“电脑报”则“电脑报编辑部”这个短语就会输到表格中。设置单元格背景色选择要设置背景色的单元格单击“格式→单元格”命令然后单击“图案”选项卡要设置带有图案的背景色请在“颜色”框中单击选中一种颜色然后单击“图案”下拉菜单选择所需的图案样式和颜色即可。快速在多个单元格中输入相同公式先选定一个区域再键入公式然后按“CtrlEnter”组合键可以在区域内的所有单元格中输入同一公式。同时在多个单元格中输入相同内容选定需要输入数据的单元格单元格可以是相邻的也可以是不相邻的然后键入相应数据按“CtrlEnter”键即可。快速输入日期和时间当前日期选取一个单元格并按“Ctrl”当前时间选取一个单元格并按“CtrlShift”当前日期和时间选取一个单元格并按“Ctrl”然后按空格键最后按“CtrlShift”注意:当你使用这个技巧插入日期和时间时所插入的信息是静态的。要想自动更新信息你必须使用TODAY和NOW函数。将复制的单元格安全地插入到现有单元格之间如果你想要将一块复制的单元格插入到其他行或列之间而不是覆盖这些行或列可以通过下面这个简单的操作来完成:选择你将要复制的单元格单击编辑菜单上的复制在工作表上选择将要放置被复制单元格的区域然后按下“CtrlShift”在插入对话框中单击周围单元格的转换方向然后单击“确定”。现在复制的单元格将插入到合适的位置而你无需担心它们覆盖原有的信息。在Excel中不丢掉列标题的显示你是否希望不论将Excel电子表格滚动到哪里都能够看到列标题?这里将介绍一种使列标题总保持可见的方法:选择紧邻列标题的下一行单击“窗口→冻结窗格”命令被冻结的列标题不会滚动而且在你移动工作簿的其他部分时列标题会保持可见。查看与日期等效的序列数的值Excel将所有的日期都作为序列数对待要查看与日期等效的序列数的值通常需要将包含日期的单元格格式更改为“常规”格式。现在有一种快捷方法:选择包含日期的单元格然后单击“格式”工具栏上的“千位分隔样式”按钮(即逗号形状的按钮)Excel将会对选择的单元格应用千位分隔样式显示序列数。快速复制单元格内容选中下面的单元格按“Ctrl'(为英文状态下的单引号)”组合键即可将上一单元格的内容快速复制下来。使用自定义序列排序(微软Office技巧大赛获奖作品)在Excel排序对话框中选择主要关键字后单击选项可以选择自定义序列作为排序次序使排序方便快捷且更易于控制。顺便说一下排序可以选择按列或按行如果以前排行的顺序都是选择性粘贴转置排完序后再转置。自定义排序只应用于“主要关键字”框中的特定列。在“次要关键字”框中无法使用自定义排序。若要用自定义排序对多个数据列排序则可以逐列进行。例如要根据列A或列B进行排序可先根据列B排序然后通过“排序选项”对话框确定自定义排序次序下一步就是根据列A排序。快速格式化Excel单元格如果想要快速访问Excel中的单元格格式对话框以更改诸如字样、对齐方式或边框等请先选择需要格式化的单元格然后按下“Ctrl”组合键就可以打开“单元格格式对话框”。固定显示某列不少人在工作中用Excel做工资表时由于工资表项目很多往往一行信息不能同时显示在屏幕上给日常的查询和变动工资输入带来一定困难。用下面的方法就可以解决这个问题:首先在表格中单击要冻结列的右边一列然后单击“窗口→冻结窗格”命令即可。如果你想撤消此功能点击“窗口”菜单原来“冻结窗口”命令变成“撤消窗口冻结”单击它即可。在Excel中快速编辑单元格如果你希望使用键盘做每一件事在Excel电子表格中快速编辑数据将很困难因为你会发现自己想对单元格做改动时经常需要用到鼠标。其实你可以使用一个快捷键F这样你的手就不用离开键盘了。下面将教你怎么做:利用箭头键选择要编辑的单元格按下F编辑单元格内容编辑完成后按Enter键确认所做改动或者按ESC键取消改动。注意:这个技巧在Excel编辑超级链接时非常方便因为如果当你使用鼠标点击单元格的超级链接时将自动打开Internet浏览器窗口使用键盘可以很容易地编辑超级链接。使用自动填充快速复制公式和格式想用一种无需输入数字的简单方法在Excel中填充数字吗?利用自动填充命令你可以快速向相邻的单元格复制数据、公式或格式。以下将说明具体的操作方法:选择希望复制的单元格将光标移到选中单元格的右下角光标将变成一个黑色的号点击并按住鼠标右键不放将光标拖过将要填充的单元格松开鼠标右键鼠标右击在出现的快捷菜单中单击“以序列方式填充”这一技巧可以在创建电子表格时节省大量时间。为单元格添加批注Excel为方便用户及时记录提供了添加批注的功能当你给单元格进行注释后只需将鼠标停留在单元格上就可看到相应的批注。添加批注的方法是:单击要添加批注的单元格单击“插入→批注”命令在弹出的批注框中键入你要批注的文本输好后单击批注框外部的工作表区域即可。在添加批注之后单元格的右上角会出现一个小红点提示该单元格已被添加了批注。将鼠标移到该单元格上就可以显示批注。数据自动输入在Excel中数字、日期和时间等形式的数据可以直接连续输入。例如当需要输入~这些连续的日期可以先在第一个单元格中输入然后用鼠标选中该单元格接着再用鼠标直接拖动单元格右下角的填充柄按照需要水平向右或者垂直向下移动即可自动在相邻的单元格中填充、……数据。当然你也可以单击填充柄选择需要的序列方式()。对于数字而言还可以实现等差数列和等比数列的连续输入。在Excel中快速计算一个人的年龄Excel中的DATEDIF()函数可以计算两单元格之间的年、月或日数。因此这个函数使得计算一个人的年龄变得容易了。在一个空白工作表中的A单元里输入生日用斜线分隔年、月和日在A单元中输入type=DATEDIF(A,TODAY(),"y")然后按Enter这个人的年龄(以年表示)将被显示在A单元中。快速修改单元格次序在实际操作的过程中我们有时需要快速修改单元格内容的次序具体操作方法为:首先用鼠标选定单元格同时按下键盘上的Shift键接着移动鼠标指针到单元格边缘直至出现拖放指针箭头然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“工”状标志左右拖拉时会变成垂直“工”状标志释放鼠标按钮完成操作后单元格间的次序即发生了变化。将网页上的数据引入到Excel表格中网页上表格形式的信息可以直接从浏览器上复制到Excel中而且效果极佳。在Excel中你可以像使用Excel工作表那样打开Html文件并获得同样的功能、格式及编辑状态。取消超级链接下面介绍两个方法让你方便地取消Excel中的超级链接。如果正在输入URL或Email地址在输入完毕后敲回车键刚才输入的内容会变成蓝色此时单击智能标记选择“撤消超链接”命令即可。如果在工作表中已存在超级链接右键单击单元格在快捷菜单中选择“取消超链接”命令即可。编辑单元格内容双击要键入数据的单元格直接输入数据或对其中内容进行修改完成后若要确认所做的改动按Enter键即可若取消所做的改动按Esc键。另外你还可以单击单元格再单击工作表上边的编辑栏你就可以在编辑栏中编辑单元格中的数据了。设置单元格边框选择要添加边框的所有单元格单击“格式→单元格”命令选择“边框”选项卡()然后在“样式”中选中所需的线型样式同时可以在“颜色”中指定不同的颜色再单击“外边框”按钮最后单击“确定”按钮即可。要设置含有旋转文本的选定单元格的样式单击“格式→单元格”命令选择“边框”选项卡然后使用“预置”下的“外边框”和“内部”按钮边框应用于单元格的边界它会和文本旋转同样的角度。设置单元格文本对齐方式选择要设置文本对齐的单元格单击“格式→单元格”命令单击“对齐”标签然后根据需要设置文本对齐方式即可。输入公式单击将要在其中输入公式的单元格然后键入=(等号)若单击了“编辑公式”按钮或“粘贴函数”按钮Excel将插入一个等号接着输入公式内容按Enter键。输入人名时使用“分散对齐”(微软Office技巧大赛获奖作品)在Excel表格中输入人名时为了美观我们一般要在两个字的人名中间空出一个字的间距。按空格键是一个办法但是我们这里有更好的方法。我们以一列为例将名单输入后选中该列点击“格式→单元格→对齐”在“水平对齐”中选择“分散对齐”最后将列宽调整到最合适的宽度整齐美观的名单就做好了。隐藏单元格中的所有值(微软Office技巧大赛获奖作品)有时候我们需要将单元格中所有值隐藏起来这时你可以选择包含要隐藏值的单元格。单击“格式→单元格”命令选择“数字”选项卡在“分类”列表中选择“自定义”然后将“类型”框中已有的代码删除键入“”(个分号)即可()。提示:你也许奇怪为什么会这样其实单元格数字的自定义格式是由正数、负数、零和文本个部分组成。这个部分用个分号分隔哪个部分空相应的内容就不会在单元格中显示。现在都空了当然就都不显示了。恢复隐藏列通常选择隐藏列两边列上的单元格然后选择“格式→列→取消隐藏”菜单项可以恢复隐藏的列。其实恢复隐藏列还有一种快捷方法:将鼠标指针放置在列标的分割线上例如若隐藏B列则将鼠标指针放置在列A和列C的分割线上轻轻地向右移动鼠标指针直到鼠标指针从两边有箭头的单竖变为两边有箭头的双竖杠此时拖动鼠标就可以打开隐藏的列。快速隐藏显示选中单元格所在行和列(微软Office技巧大赛获奖作品)在Excel中隐藏行或列,通常可以通过格式菜单中的行或列选项中的隐藏来实现,或者是选中行号或列标后通过鼠标右键的快捷菜单来完成,对于分散的单元格区域,可以这样快速隐藏:快速隐藏选中单元格所在行:“Ctrl”快速隐藏选中单元格所在列:“Ctrl”取消行隐藏:“CtrlShift”取消行隐藏:“CtrlShift”彻底隐藏单元格在很多时候我们会将一些行或列的内容隐藏起来不让别人查看但是如果用户复制包含隐藏行或列的区域这样隐藏的内容就会在粘贴的新的工作表中出现降低了隐藏效果。如果要想避免这种情况我们可以先选中要复制的区域然后单击“编辑→定位”命令在打开的对话框中点击“定位条件”按钮在定位条件对话框中选中“可见单元格”选项)这样就可以避免上面所发生的情况了。用下拉列表快速输入数据如果某些单元格区域中要输入的数据很有规律如学历(小学、初中、高中、中专、大专、本科、硕士、博士)、职称(技术员、助理工程师、工程师、高级工程师)等你希望减少手工录入的工作量这时我们就可以设置下拉列表实现选择输入。具体方法为:选取需要设置下拉列表的单元格区域单击“数据→有效性”命令从“数据有效性”对话框中选择“设置”选项卡在“允许”下拉列表中选择“序列”在“来源”框中输入我们设置下拉列表所需的数据序列如“技术员、助理工程师、工程师、高级工程师”并确保复选框“提供下拉箭头”被选中单击“确定”按钮即可()。这样在输入数据的时候就可以单击单元格右侧的下拉箭头选择输入数据从而加快了输入速度。快速输入自定义短语使用该功能可以把经常使用的文字定义为一条短语当输入该条短语时“自动更正”便会将它更换成所定义的文字。定义“自动更正”项目的方法如下:单击“工具→自动更正选项”命令在弹出的“自动更正”对话框中的“替换”框中键入短语如“电脑报”在“替换为”框中键入要替换的内容如“电脑报编辑部”单击“添加”按钮将该项目添加到项目列表中单击“确定”退出。以后只要输入“电脑报”则“电脑报编辑部”这个短语就会输到表格中。设置单元格背景色选择要设置背景色的单元格单击“格式→单元格”命令然后单击“图案”选项卡要设置带有图案的背景色请在“颜色”框中单击选中一种颜色然后单击“图案”下拉菜单选择所需的图案样式和颜色即可。快速在多个单元格中输入相同公式先选定一个区域再键入公式然后按“CtrlEnter”组合键可以在区域内的所有单元格中输入同一公式。同时在多个单元格中输入相同内容选定需要输入数据的单元格单元格可以是相邻的也可以是不相邻的然后键入相应数据按“CtrlEnter”键即可。快速输入日期和时间当前日期选取一个单元格并按“Ctrl”当前时间选取一个单元格并按“CtrlShift”当前日期和时间选取一个单元格并按“Ctrl”然后按空格键最后按“CtrlShift”注意:当你使用这个技巧插入日期和时间时所插入的信息是静态的。要想自动更新信息你必须使用TODAY和NOW函数。将复制的单元格安全地插入到现有单元格之间如果你想要将一块复制的单元格插入到其他行或列之间而不是覆盖这些行或列可以通过下面这个简单的操作来完成:选择你将要复制的单元格单击编辑菜单上的复制在工作表上选择将要放置被复制单元格的区域然后按下“CtrlShift”在插入对话框中单击周围单元格的转换方向然后单击“确定”。现在复制的单元格将插入到合适的位置而你无需担心它们覆盖原有的信息。在Excel中不丢掉列标题的显示你是否希望不论将Excel电子表格滚动到哪里都能够看到列标题?这里将介绍一种使列标题总保持可见的方法:选择紧邻列标题的下一行单击“窗口→冻结窗格”命令被冻结的列标题不会滚动而且在你移动工作簿的其他部分时列标题会保持可见。查看与日期等效的序列数的值Excel将所有的日期都作为序列数对待要查看与日期等效的序列数的值通常需要将包含日期的单元格格式更改为“常规”格式。现在有一种快捷方法:选择包含日期的单元格然后单击“格式”工具栏上的“千位分隔样式”按钮(即逗号形状的按钮)Excel将会对选择的单元格应用千位分隔样式显示序列数。快速复制单元格内容选中下面的单元格按“Ctrl'(为英文状态下的单引号)”组合键即可将上一单元格的内容快速复制下来。使用自定义序列排序(微软Office技巧大赛获奖作品)在Excel排序对话框中选择主要关键字后单击选项可以选择自定义序列作为排序次序使排序方便快捷且更易于控制。顺便说一下排序可以选择按列或按行如果以前排行的顺序都是选择性粘贴转置排完序后再转置。自定义排序只应用于“主要关键字”框中的特定列。在“次要关键字”框中无法使用自定义排序。若要用自定义排序对多个数据列排序则可以逐列进行。例如要根据列A或列B进行排序可先根据列B排序然后通过“排序选项”对话框确定自定义排序次序下一步就是根据列A排序。快速格式化Excel单元格如果想要快速访问Excel中的单元格格式对话框以更改诸如字样、对齐方式或边框等请先选择需要格式化的单元格然后按下“Ctrl”组合键就可以打开“单元格格式对话框”。固定显示某列不少人在工作中用Excel做工资表时由于工资表项目很多往往一行信息不能同时显示在屏幕上给日常的查询和变动工资输入带来一定困难。用下面的方法就可以解决这个问题:首先在表格中单击要冻结列的右边一列然后单击“窗口→冻结窗格”命令即可。如果你想撤消此功能点击“窗口”菜单原来“冻结窗口”命令变成“撤消窗口冻结”单击它即可。在Excel中快速编辑单元格如果你希望使用键盘做每一件事在Excel电子表格中快速编辑数据将很困难因为你会发现自己想对单元格做改动时经常需要用到鼠标。其实你可以使用一个快捷键F这样你的手就不用离开键盘了。下面将教你怎么做:利用箭头键选择要编辑的单元格按下F编辑单元格内容编辑完成后按Enter键确认所做改动或者按ESC键取消改动。注意:这个技巧在Excel编辑超级链接时非常方便因为如果当你使用鼠标点击单元格的超级链接时将自动打开Internet浏览器窗口使用键盘可以很容易地编辑超级链接。使用自动填充快速复制公式和格式想用一种无需输入数字的简单方法在Excel中填充数字吗?利用自动填充命令你可以快速向相邻的单元格复制数据、公式或格式。以下将说明具体的操作方法:选择希望复制的单元格将光标移到选中单元格的右下角光标将变成一个黑色的号点击并按住鼠标右键不放将光标拖过将要填充的单元格松开鼠标右键鼠标右击在出现的快捷菜单中单击“以序列方式填充”这一技巧可以在创建电子表格时节省大量时间。为单元格添加批注Excel为方便用户及时记录提供了添加批注的功能当你给单元格进行注释后只需将鼠标停留在单元格上就可看到相应的批注。添加批注的方法是:单击要添加批注的单元格单击“插入→批注”命令在弹出的批注框中键入你要批注的文本输好后单击批注框外部的工作表区域即可。在添加批注之后单元格的右上角会出现一个小红点提示该单元格已被添加了批注。将鼠标移到该单元格上就可以显示批注。数据自动输入在Excel中数字、日期和时间等形式的数据可以直接连续输入。例如当需要输入~这些连续的日期可以先在第一个单元格中输入然后用鼠标选中该单元格接着再用鼠标直接拖动单元格右下角的填充柄按照需要水平向右或者垂直向下移动即可自动在相邻的单元格中填充、……数据。当然你也可以单击填充柄选择需要的序列方式()。对于数字而言还可以实现等差数列和等比数列的连续输入。在Excel中快速计算一个人的年龄Excel中的DATEDIF()函数可以计算两单元格之间的年、月或日数。因此这个函数使得计算一个人的年龄变得容易了。在一个空白工作表中的A单元里输入生日用斜线分隔年、月和日在A单元中输入type=DATEDIF(A,TODAY(),"y")然后按Enter这个人的年龄(以年表示)将被显示在A单元中。快速修改单元格次序在实际操作的过程中我们有时需要快速修改单元格内容的次序具体操作方法为:首先用鼠标选定单元格同时按下键盘上的Shift键接着移动鼠标指针到单元格边缘直至出现拖放指针箭头然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“工”状标志左右拖拉时会变成垂直“工”状标志释放鼠标按钮完成操作后单元格间的次序即发生了变化。将网页上的数据引入到Excel表格中网页上表格形式的信息可以直接从浏览器上复制到Excel中而且效果极佳。在Excel中你可以像使用Excel工作表那样打开Html文件并获得同样的功能、格式及编辑状态。第节图形和图表编辑技巧在网上发布Excel生成的图形Excel的重要功能之一就是能快速方便地将工作表数据生成柱状、圆饼、折线等分析图形。要想在Web发布这类以及用于报表装饰示意类图形首先单击“工具→选项”命令在“常规”中选择“Web选项”选择是否采用便携网络图形格式(PNG)存储文件以加快下载速度和减少磁存储空间但要注意这一格式图形文件将要求浏览器支持并非对所有浏览器都合适。如果未选择PNG图形格式Excel会自动选择并转换为GIF、JPG格式文件并创建名为“文件名files”的子文件夹来保存转换过的图形。例如如果文件名为“doghtm”则Excel将创建名为“dogfiles”的子文件夹。Excel也会支持文件指定文件名例如“imagejpg”和“imagejpg等。若在Web发布时选中图表的“选择交互”选项框则生成的Web页面将保留Excel的图形与表格数据互动的功能即页面中显示数据表格和对应分析图形用户如果改变表格中的数据则对应图形随之发生改变。但要注意的是这一交互并不能刷新存放在服务器端的数据表数据如果你需要刷新或修改服务器端的数据则须利用VB等编制脚本程序。创建图表连接符当你绘制了一些基本图表以后经常需要用直线、虚线和箭头来连接它们并说明图表中的关系。Excel提供了真正的图表连接符这些线条在基本形状的预设位置保持连接当你移动基本形状时连接符与它们一起移动而不需要你手工绘制它们。要创建连接符可按以下步骤进行:首先绘制需要连接的基本性状。在“绘图”工具栏上单击“自选图形”按钮选择“连接符”并选中需要使用的连接符类型。鼠标指针将变成带有条放射线的方形当鼠标停留在某个形状上形状上预先定义的连接点将变成边界上彩色的点单击希望连接符连接的点。然后在另一形状的连接点上重复这个过程。将Excel单元格转换成图片形式插入到Word中假如要把Excel中某些单元格区域转换成图片形式可先选中要进行转换的单元格区域然后按住Shift键单击“编辑→复制图片”命令在弹出的“复制图片”对话框中可选择“如屏幕所示”和“如打印效果”两种显示方式(图)如果选择“如屏幕所示”还可以进一步选择“图片”和“位图”两种格式。在这里选择“如屏幕所示”和“图片”单选按钮单击“确定”按钮。然后进入Word中单击“编辑→粘贴”命令即可将选中的Excel单元格区域以图片形式粘贴过来。如果用户没用添加表格框线那么选择“如打印效果”后在进行“粘贴图片”操作后图片中没有边框如果选择“如屏幕所示”选项“粘贴图片”操作后图片会有和屏幕显示一样的边框。

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