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excel入门.doc

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2012-04-26 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《excel入门doc》,可适用于高等教育领域

每到年底的时候大家都需要撰写工作总结其中往往会使用很多图表来反映一年的工作业绩。而大多数人制作Excel图表都会使用Excel的默认格式或者凭自己的感觉进行一些格式美化但效果很难尽如人意。  下面是一组来自于《商业周刊》杂志不同时期的图表外观上看起来非常精美、专业具有一种职场精英式的“商务气质”。他们是如何做到这些效果的呢?图   杂志编辑们使用何种专门的软件来制作这些图表我们不得而知。但笔者通过长期的琢磨摸索出一套用Excel模仿制作商业杂志图表的方法其关键点就是要突破Excel的默认设置。通过简单的几步我们也可以制作出非常具有“商务气质”的图表。下面我们以模仿图的商业图表为例简单介绍这套方法。方法本身很简单相信大家都可以掌握。图 一、使用专业品质的配色。  一幅图表给人的印象很大程度上是由其配色决定的。专业的图表往往是因为它具有专业品质的配色通过配色透露出一种专业精神。我们普通用户制作图表往往会受到Excel默认颜色的限制。而默认颜色要么糟糕不已要么因长期使用而审美疲劳。大家可能遇到过这样的经历就是你看到某个很专业的商务图表想用Excel模仿制作它的样式你都可以做得差不多就是它的颜色无法调出来。  要准确模仿商业图表所使用的颜色可以通过颜色拾取器来获知。这里推荐使用一款名叫ColorPix的绿色小软件运行它后当你把鼠标指到某个颜色块上软件就可以返回相应的RGB颜色代码。譬如图中用到的颜色有种:  获知颜色代码后我们就可以在图表中使用这些颜色了。一个Excel默认生成的图表即使我们什么也不修改只是改用专业品质的配色它也会立即变得与众不同图显示了这种变化效果。图   要在Excel中使用自定义的颜色在和版本中可以直接指定相应的RGB值版本中则需要先通过菜单“工具选项颜色”修改配置后才可使用。在实际工作中可以将这些颜色配置为颜色模板或颜色主题便于快速取用。 二、使用科学人性化的布局。  在Excel中作图无论选择何种图表类型无论数据点多少生成图表的默认布局都如图的样式整个图表中主要包括标题、绘图区、图例个部分。图   但这种布局存在很多不足如:标题不够突出信息量不足绘图区占据了过大的面积绘图区的四周浪费了很多地方空间利用率不高特别是图例在绘图区右侧阅读视线左右跳跃需要长距离检索、翻译。  而我们观察商业图表的布局很少会发现这种大路货式的样式。图是对一个典型商业图表的沟通分析从上到下可以抽象出个部分:主标题区、副标题区、图例图、绘图区、脚注区。 图   几乎所有的商业图表都符合这一构图原则可以说是商业图表背后的布局指南。其特点有:完整的图表要素突出的标题区从上到下的阅读顺序。  对于前面的例子我们使用适中的图表幅面使用更突出的图表标题将图例放置到绘图区左上角现在图表呈现图的样式阅读视线自然而舒适。图 三、使用更为简洁醒目的字体。  商业图表非常重视字体的选择因为字体会直接影响到图表的专业水准和个性风格。根据我的观察商业图表多选用无衬线类字体。如图的《商业周刊》图表案例其中的阿拉伯数字使用的是专门订制的AkzidenzGroteskcondensedbold字体风格非常鲜明。图   而一般情况下常规安装的Excel新建文档会默认使用宋体、磅的字体普通大家也很少会想到去修改它。由于阿拉伯数字的原因在这种设置下做出的表格、图表很难呈现出专业的效果。  字体属于设计人员的专业领域普通人士很少了解。为简单起见我们建议对图表和表格的数字中使用Arial字体、~磅大小中文使用黑体效果就比较好在其他电脑上显示也不会变形。图显示了前面例子改变字体后的效果。图 四、注意图表的细节处理。  真正体现商业图表专业性的地方是他们对于图表细节的处理。请注意他们对每一个图表元素的处理几乎达到完美的程度。一丝不苟之中透露出百分百的严谨好像这不是一份图表而是一件艺术品。正是这些无微不至的细节处理才体现出图表的专业性。而这往往是我们普通人不会注意到的地方。  以前面的例子而言我们进行如下细节处理:分类标签使用更为简洁的写法去除绘图区的外框线去除纵坐标轴的线条色将网格线使用淡色予以弱化在脚注区写上数据来源等等都让图表更加精致、严谨。图是最后完工的样式已经是一个相当专业有效、充满“商务气质”的图表了没有人会相信它是来自于Excel。当你向老板提交这样的年终总结报告怎么不会让他眼前一亮而对你刮目相看呢?图   前面简单介绍了模仿制作一个商业图表的过程。如果能大量研读商业图表学习其外观美化、类型运用、特殊处理的手法相信大家可以很快提升图表沟通水平。如何找到更多的商业图表案例呢?这里给大家介绍一个小技巧。  在Google的【图片】搜索中输入如下的代码并搜索:chartsite:http:wwwbusinessweekcom  你会发现大量具有《商业周刊》风格的商业图表每一个都充满了“商务气质”见图。这是一个巨大的学习宝藏如果你是一个经常制作图表的分析人员这里的图表案例一定会让那个你惊喜不已。图   要了解更多商业图表制作的方法与技巧推荐大家参阅《Excel图表之道如何制作专业有效的商务图表》一书里面进行了系统而全面的阐述。也欢迎访问ExcelPro的图表博客(http:ExcelProblogsohucom)与作者互动交流。 文ExcelPro的图表博客via:http:excelproblogsohucomhtm

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