全国计算机等级考试二级access讲义

新锐职业培训学校（www.sinree.com） 王欢欢 二级access讲义 1第1章 数据库基础知识 6第2章 数据库和 表 关于同志近三年现实表现材料材料类招标技术评分表图表与交易pdf视力表打印pdf用图表说话 pdf 12第3章 查 询 19第4章 窗体 23第5章 报表 26第6章 数据访问页 29第7章 宏 32第8章 模块与VBA编程基础 全国计算机等级考试二级Access讲义 第1章 数据库基础知识 1.1 数据库基础知识 1.1.1 计算机数据管理的发展 数据(Data) 数据是描述现实世界事物的符号 记录 混凝土 养护记录下载土方回填监理旁站记录免费下载集备记录下载集备记录下载集备记录下载 ，是用物理符号记录的可以鉴别的信息。包括文字、图形、声音等，他们都是用来描述事物特性的。 数据处理 数据处理是对各种类型的数据进行收集、存储、分类、计算、加工、检索与传输的过程。包括：收集原始数据、编码转换、数据输入、数据处理、数据输出等。 数据处理的中心问题是数据管理 。 数据管理技术的发展，与计算机硬件（主要是外部存储器）、系统软件及计算机应用的范围有着密切的联系。数据管理技术的发展经历了以下几个阶段：人工管理阶段、文件系统阶段、数据库系统阶段、分布式数据库系统阶段和对象数据库系统阶段。 1．人工管理阶段 2．文件系统阶段 3．数据库系统阶段 4．分布式数据库系统阶段 5．面向对象数据库系统阶段 1.1.2 数据库系统 1．数据 描述事物的物理符号序列称为数据（Data） 。 描述事物的物理符号可以是用来表示长度、体积、重量之类的数字数值，也可以是人名或地名、图形、图像、动画、影像、声音等非数值数据。 2．数据库 数据库（DataBase，DB），顾名思义，是存放数据的仓库。是长期存放在计算机内，有组织的、大量的、可共享的数据集合 。 3．数据库应用系统 数据库应用系统是为特定应用开发的数据库应用软件系统。 数据库管理系统为数据的定义、存储、查询和修改提供支持，而数据库应用系统是对数据库中的数据进行处理和加工的软件，它面向特定应用。 4．数据库管理系统 数据库管理系统（DataBase Management System，DBMS）是位于用户与操作系统（OS）之间的数据管理软件，是数据库系统的核心软件。其主要功能包括以下几个方面（P5页） （1）数据定义 （2）数据操纵 （3）数据库的运行管理 （4）数据的组织、存储和管理 （5）数据库的建立和维护 （6）数据通信接口 5．数据库系统 数据库系统（DataBase System，DBS）是指拥有数据库技术支持的计算机系统。它可以实现有组织地、动态地存储大量相关数据，提供数据处理和信息资源共享服务。数据库系统由硬件系统、数据库、数据库管理系统及相关软件、数据库管理员（ DataBase Administrator ，DBA）和用户组成。 1.1.3 数据模型 模型是现实世界特征的模拟和抽象。要将现实世界转变为机器能够识别的形式，必须经过两次抽象，即使用某种概念模型为客观事物建立概念级的模型，将现实世界抽象为信息世界，然后再把概念模型转变为计算机上某一DBMS支持的数据模型，将信息世界转变为机器世界。 1．实体的概念 （1）实体（Entity） 客观存在并可相互区别的事物称为实体。 （2）属性（Attribute） 实体所具有的某一特性称为属性。 （3）实体集和实体型 属性值的集合表示一个实体，而属性的集合表示一种实体的类型，称为实体型。同类型的实体的集合，称为实体集。 （4）联系（Relationship） 实体集之间的对应关系称为联系，它反映现实世界事物之间的相互关联。 实体间的联系可分为以下三种类型 ① 一对一联系 例如，一个学生只能有一个学号，而一个学号只能指向一个学生，则学生与学号之间具有一对一联系。 ② 一对多联系 例如，一个班级中有若干名学生，而每个学生只在一个班级中学习，则班级与学生之间具有一对多联系。 ③ 多对多联系 例如，一门课程同时有若干个学生选修，而一个学生可以同时选修多门课程，则课程与学生之间具有多对多联系。 3．数据模型 常用的数据模型有3种：层次模型、网状模型和关系模型。 层次模型 层次模型是数据库系统中最早出现的数据模型它用树形结构表示各实体以及实体间的联系。 若用图来表示，层次模型是一棵倒立的树。在数据库中，满足以下条件的数据模型称为层次模型： ① 有且仅有一个结点无父结点，这个结点称为根结点； ② 其他结点有且仅有一个父结点。 网状模型 在现实世界中，事物之间的联系更多的是非层次关系的，用层次模型表示非树型结构是很不直接的，网状模型则可以克服这一弊病。网状模型是一个网络。在数据库中，满足以下两个条件的数据模型称为网状模型。 ① 允许一个以上的结点无父结点； ② 一个结点可以有多于一个的父结点。 1.2 关系数据库 1.2.1 关系模型 以二维表的形式表示实体与实体间联系的数据模型称为关系模型。 从模型的三要素角度看，关系模型的内容为： 数据结构：一张二维表格。 数据操作：数据表的定义，检索、维护、计算等。 数据约束条件：表中列的取值范围即域值的限制条件。 （1）关系 在关系模型中，一个关系就是一张二维表，每个关系都有一个关系名。在数据库中，一个关系存储为一个数据表。 （2）元组 表中的行称为元组，每一行是一个元组，对应数据表中的一个具体记录，元组的各分量分别对应于关系的各个属性。 （3）属性 表（关系）中的列称为属性，每一列有一个属性名，对应数据表中的一个字段。 （4）域 一个属性的取值范围是该属性的域。 （5）关键字 表中的一个属性（组），它的值可以唯一地标识一个元组。如：学号。 （6）外关键字 如果一个关系中的属性或属性组并非该关系的关键字，但它们是另外一个关系的关键字，则称其为该关系的外关键字。 关系的特点： （1）关系必须规范化。规范化是指关系模型中的每一个关系模式都必须满足一定的要求。最基本的要求是每个属性必须是不可分割的数据单元，即表中不能在包含表。 （2）在同一个关系中不能出现相同的属性名。 （3）关系中不允许有完全相同的元组，即冗余。 （4）在一个关系中元组的次序无关紧要。 （5）在一个关系中列的次序无关紧要。 1.2.2 关系运算 在关系数据库中，关系的基本运算有两类：传统的集合运算和专门的关系运算。 一 传统的集合运算 1．并 设有两个关系R和S，它们具有相同的结构。R和S的并是由属于R或属于S的元组组成的集合，运算符为∪。 2．差 设有两个关系R和S，它们具有相同的结构。R和S的差是由属于R但不属于S的元组组成的集合。运算符为－。 SHAPE \* MERGEFORMAT 3.交 设有两个关系R和S，它们具有相同的结构。R和S的交是由既属于R又属于S的元组组成的集合，运算符为∩。 SHAPE \* MERGEFORMAT 二 传统的集合运算 1．选择 选择运算是在关系中选择满足某些条件的元组。也就是说，选择运算是在二维表中选择满足指定条件的行。 2．投影 投影运算是从关系模式中指定若干个属性组成新的关系。即在关系中选择某些属性列。 3．联接 联接运算将两个关系模式通过公共的属性名拼接成一个更宽的关系模式，生成的新关系中包含满足联接条件的元组。 1.3 数据库设计基础 1.3.2 数据库设计的步骤 1．需求分析 2．确定所需要的表 3．确定所需字段 4．确定联系 5．设计求精 第2章 数据库和表 2.1 数据库的创建 创建数据库方法有两种，一是先建立一个空数据库，然后向其中添加表、查询、窗体和报表等对象，这是创建数据库最灵活的方法；二是使用“数据库向导”，利用系统提供的模板进行一次操作来选择数据库类型，并创建所需的表、窗体和报表，这是操作最简单的方法。 2.1.1 创建空数据库 例2-1 建立“教学管理”空数据库，并将建好的数据库保存在C盘Access文件夹中。 注意：数据库创建好后，数据库容器中还不存在任何其他数据库对象，此时可以根据需要在该数据库容器中创建数据库对象。另外，在创建数据库之前，最好先建立用于保存该数据库文件的文件夹，以便今后的管理。 2.1.2 使用向导创建数据库 例2-2 在C盘“教学管理”文件夹下创建“教学管理”数据库。 利用“数据库向导”创建数据库对象，在所建的数据库对象容器中包含了表、查询、窗体、报表、宏和模块等Access对象。但是，由于“数据库向导”创建的表可能与需要的表不完全相同，表中包含的字段可能与需要的字段不完全一样。因此通常使用“数据库向导”创建数据库后，还需要对其进行补充和修改。 2.1.3 打开数据库 1．通过“开始工作”任务窗格打开 2．使用“打开”命令打开 例2-3 打开C盘“教学管理”文件夹中“教学管理”数据库。 2.1.4 关闭数据库 关闭数据库的方法有3种。 (1) 单击“数据库”窗口右上角“关闭”按钮 (2) 双击“数据库”窗口左上角“控制”菜单图标 (3) 单击“数据库”窗口左上角“控制”菜单图标，从弹出快捷菜单中选择“关闭”命令 2.2 建立表 2.2.1 表的组成 表是Access数据库中最基本的对象，是具有结构的某个相同主题的数据集合。 表由两部分构成：表结构和表内容。 1．字段名称 每个字段应具有唯一的名字，称为字段名称。 字段名称的命名规则为： （1）长度为1～64个字符。 （2）可以包含字母、汉字、数字、空格和其他字符，但不能以空格开头。 （3）不能包含句号（.）、惊叹号（!）、方括号（[ ]）和重音符号（’）。 （4）不能使用ASCII为0～32的ASCII字符。 2．数据类型 注意：“数字”、“日期／时间”、“货币”以及“是／否”，这些数据类型提供预先定义好的显示格式。可以从每一个数据类型可用的格式中选择所需的格式来设置“格式”属性。也可以为所有的数据类型创建自定义显示格式，但“OLE对象”数据类型除外。 2.2.2 建立表结构 1．使用“数据表”视图 “数据表”视图是按行和列显示表中数据的视图。在数据表视图中，可以进行字段的编辑、添加、删除和数据的查找等各种操作。 2．使用设计视图 表设计视图是创建表结构以及修改表结构最方便、最有效的窗口。 3．使用表向导 表设计视图是创建表结构以及修改表结构最方便、最有效的窗口。 4．定义主键 定义主键的方法有两种，一是在建立表结构过程中定义主键；二是在建立表结构后，重新打开设计视图定义主键。 主键也称为主关键字，是表中能够唯一标识记录的一个字段或多个字段的组合。 主键有三种，即自动编号、单字段和多字段。 自动编号主键的特点是，当向表中增加一个新记录时，主键字段值会自动加1，如果在保存新建表之前未设置主键，则Access会询问是否要创建主键，如果回答“是”，Access将创建自动编号类型的主键。 单字段主键是以某一个字段作为主键，来唯一标识记录，这类主键的值可由用户自行定义。 多字段主键是由两个或更多字段组合在一起来唯一标识表中记录。 2.2.3 设置字段属性 字段属性表示字段所具有的特性，它定义了字段数据的保存、处理或显示。 1．字段大小 · 字段大小属性用于限制输入到该字段的最大长度，当输入的数据超过该字段设置的字段大小时，系统将拒绝接收。 · 字段大小属性只适用于文本、数字或自动编号类型的字段。 · 在设计视图的字段属性框的字段大小属性中选择字段大小的类型（数字）或输入字段大小的字符个数（文本）。 · 如果文本字段中已经有数据，那么减小字段大小会造成数据丢失，Access将截去超出新限制的字符。 · 如果在数字字段中包含小数，那么将字段大小属性设置为整数时，Access自动将小数取整。 · 如果文本型字段的值是汉字，那么每个汉字占一位。 2．格式 · 格式属性影响数据的显示格式。 · 可确定数字、货币、日期等字段格式。 · 在设计视图的字段属性框的字段格式属性中选择字段格式的类型。 3．输入掩码 · 用于指定数据的输入格式。 · 可定义文本、数字、日期/时间、货币等数据类型的字段。 · 如果为某字段定义了输入掩码，同时又设置了它的格式属性，格式属性将在数据显示时优先于输入掩码的设置。 · 只为文本型和日期/时间型字段提供向导。 · 可使用字符定义输入掩码属性。 · 输入掩码属性由字面字符（如空格、点、括号等）和决定输入数值的类型的特殊字符组成。 4．默认值 · 设置默认值可以减少数据输入量。 · 在设计视图的字段属性框的默认值属性中输入默认的的值。 · 设置默认值属性时，必须与字段中所设的数据类型相匹配，否则会出现错误。 5．有效性规则 · 为防止数据的输入错误而设置。 · 有效性规则允许定义一条规则，限制可以接受的内容。 · 有效性规则的实质是一个限制条件，完成对数据输入的检测。 · 在设计视图的字段属性框的有效性规则属性中该字段的有效性规则。 6．有效性文本 · 当输入的数据违反了有效性规则时，显示的文本信息。 · 通常与有效性文本同时定义。 7．索引 · 索引能根据键值加速在表中查找和排序的速度，并且能对表中的记录实施唯一性。 · 在Access中，可以创建基于单个字段的索引，也可以创建基于多个字段的索引。 2.2.4 建立表之间的关系 1．定义关系的条件 · 表间关系分为一对一、一对多和多对多三种。 · 建立表间关系的条件： （1）如果仅有一个相关字段是主键或具有唯一索引，则创建一对多关系。 （2）如果两个相关字段都是主键或唯一索引，则创建一对一关系。 （3）多对多关系实际上是某两个表与第三个表的两个一对多关系，第三个表的主键包含两个字段，分别是前两个表的外键。 ２．参照完整性 · 指数据的正确性、准确性和有效性。参照完整性是在输入或删除记录时，为维持表之间已定义的关系而必须遵循的规则。 · 如果实施了参照完整性，那么当主表中没有相关记录时，就不能将记录添加到相关表中，也不能在相关表中存在匹配的记录时删除主表中的记录，更不能在相关表中有相关记录时，更改主表中的主键值。 3．建立表之间的关系 建立表间关系的方法包括：使用向导创建数据库同时创建表间关系；使用“关系”命令定义表间关系。 4．子数据表 · 子数据表是指在一个数据表视图中显示已与其建立关系的数据表视图。 · 在建有关系的主数据表视图上，每条记录左端都有一个关联标记“□”。在未显示子数据表时，关联标记内为一个“+”号，此时单击某记录的关联标记，即可显示该记录对应的子数据表记录数据，而该记录左端的关联标记内变为一个“−”号。若需展开所有记录的子数据表，可选择“格式”→“子数据表”→“全部展开”命令；若需折叠展开的子数据表，可选择“格式”→“子数据表”→“全部折叠”命令。 3.2.5 向表中输入数据 1．以数据表视图方式输入数据 2．创建查阅列表字段 3. 获取外部数据 （1）导入数据 导入数据是将其它系统的数据库数据导入到Access数据库中。 一般使用导入命令将外部数据导入至当前数据库中。 （2）链接数据 链接数据是指在自己的数据库中形成一个链接表对象，每次在Access数据库中操作数据时，都是即时从外部数据源获取数据。 2.3 维护表 为使数据库中表结构更合理，内容使用更有效，需要对表进行维护。 2.3.1 打开/关闭表 1．打开表 · 使用打开命令（改内容） · 使用设计命令（改结构） 2．关闭表 2.3.2 修改表结构 1．添加字段 2．修改字段 3．删除字段 4．重新设置主键 2.3.3 编辑表内容 1定位记录 　　数据表中有了数据后，修改是经常要做的操作，其中定位和选择记录是首要的任务。常用的记录定位方法有两种：一是用记录号定位，二是用快捷键定位。快捷键及其定位功能见下表。 2选择记录 　　选择记录是指选择用户所需要的记录。用户可以在“数据表”视图下使用鼠标或键盘两种方法选择数据范围。 3 .编辑表内容 （1）添加记录　在已经建立的表中，添加新的记录。 （2）删除记录 删除表中出现的不需要的记录。 （3）修改数据 在已建立的表中，修改出现错误的数据。 （6）复制数据 在输入或编辑数据时，有些数据可能相同或相似，这时可以使用复制和粘贴操作将某些字段中的部分或全部数据复制到另一个字段中。 2.3.4 调整表外观 调整表的结构和外观是为了使表看上去更清楚、美观。调整表外观的操作包括：改变字段次序、调整字段显示宽度和高度、隐藏列和显示列、冻结列、设置数据表格式、改变字体显示等。 2.4 操作表 2.4.1 查找数据 查找指定内容 在“数据表”视图中，使用编辑菜单中的查找命令 查找空值或空字符串 空值是字段中还没有值,可用Null值代替 空字符串是用双引号括起来的空字符串,即””,中间没有空格,长度为0 2.4.2 替换数据 在“数据表”视图中，使用编辑菜单中的替换命令。 1、替换指定内容 2、更改默认设置 2.4.3 排序记录 排序记录时，不同的字段类型，排序规则有所不同，具体规则如下：     （1）英文按字母顺序排序，大小写视为相同，升序时按A到z排列，降序时按z到A排列。     （2）中文按拼音的顺序排序，升序时按A到z排列，降序时按z到A排列。     （3）数字按数字的大小排序，升序时从小到大排列，降序按从大到小排列。     （4）使用升序排序日期和时间，是指由较前的时间到较后的时间；使用降序排序时，则是指由较后的时间到较前的时间。 　　排序时，要注意的事项如下：     （1）在“文本”字段中保存的数字将作为字符串而不是数值来排序。因此，如果要以数值的顺序来排序，必须在较短的数字前面加上零，使得全部文本字符串具有相同的长度。例如：要以升一序来排序以下的文本字符串“1”、“2”、“11”和“22”，其结果将是“1”、“11”、“2”、“22”。必须在仪有一位数的字符串前面加上零，才能正确地排序：“01”、“02”、“11”、“22”。对于不包含Null值的字段，另一个解决 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 是使用V al函数来排序字符串的数值。例如：如果“年龄”列是包含数值的“文本”字段，在“字段”单元格指定V al（[年龄]），并且在“排序”单元格指定排序次序后，才会以正确的顺序来放置记录。如果只在“文本”字段之中保存数字或日期，可以考虑将表的数据类型更改为数字、货币或日期／时间。这样在对此字段排序时，数字或日期将会以数值或日期的顺序来排序，而不需要加入前面的零。     （2）在以升序来排序字段时，任何含有空字段（包含Null值）的记录将列在列表中的第一条。如果字段中同时包含Null值和空字符串，包含Null值的字段将在第一条显示，紧接着是空字符串。 2.4.4 筛选记录 1．按选定内容筛选 · 筛选符合单值的记录 2．按窗体筛选 · 筛选符合两个以上值的记录 3．按筛选目标筛选 · 筛选符合某条件的记录 4．高级筛选 · 筛选满足复杂条件的记录 第3章 查 询 3.1 查询概述 查询是Access数据库中的一个重要对象，是使用者按照一定条件从Access数据库表或已建立的查询中检索需要数据的最主要方法。 3.1.1 查询的功能 1．选择字段 在查询中，选择表中的部分字段。 2．选择记录 根据指定的条件查找所需的记录，并显示找到的记 3．选择记录 利用查询添加、修改和删除表中记录。 4．实现计算 在建立查询时进行各种统计计算 。 5．建立新表 利用查询得到的结果建立新表。 6．为窗体、报表或数据访问页提供数据 查询对象不是数据的集合，而是操作的集合。查询的运行结果是一个数据集合，也称为动态集。它很像一张表，但并没有被存储在数据库中。创建查询后，保存的只是查询的操作，只有在运行查询时，Access 才会从查询数据源表的数据中抽取出来并创建它；只要关闭查询，查询的动态集就会自动消失。 3.1.2 查询的类型 在Access 中，查询分为5种，分别是选择查询、交叉表查询、参数查询、操作查询和SQL查询。5种查询的应用目标不同，对数据源的操作方式和操作结果也不同。 1．选择查询 · 选择查询是最常用的查询类型。顾名思义，它是根据指定条件，从一个或多个数据源中获取数据并显示结果。也对记录进行分组，并且对分组的记录进行总计、计数、平均以及其他类型的计算。 · 例如，查找1992年参加工作的男教师，统计各类职称的教师人数等。 2．交叉表查询 · 交叉表查询将来源于某个表或查询中的字段进行分组，一组列在数据表左侧，一组列在数据表上部，然后在数据表行与列的交叉处显示数据源中某个字段统计值。 · 例如，统计每个系男女教师的人数，要求行标题显示系名，列标题显示性别，表的交叉处显示统计的人数。 3．参数查询 · 参数查询是一种根据使用者输入的条件或参数来检索记录的查询。 · 例如，可以设计一个参数查询，提示输入两个成绩值，然后Access检索在这两个值之间的所有记录。 4．操作查询 · 操作查询与选择查询相似，都需要指定查找记录的条件，但选择查询是检查符合特定条件的一组记录，而操作查询是在一次查询操作中对所得结果进行编辑等操作。 · 操作查询有4种：生成表、删除、更新和追加。 5．SQL查询 · SQL查询是使用SQL语句来创建的一种查询。 · SQL查询有４种：包括联合查询、传递查询、数据定义查询和子查询等。 联合杳询是将一个或多个表、一个或多个查询的字段组合为查询结吴巾的一个字段，执行联合查询时，将返回所包含的表或查询中的对应字段记录； 传递查询是直接将命令发送到ODBC数据库，它使用服务器能接受的命令，利用它可以检索或更改记录； 数据定义查询可以创建、删除或更改表，或在当前的数据库中创建索引； 子查询是包含另一个选择或操作查询中的SQL SELECT语句，可以在查询设计网格的“字段”行输入这些语句来定义新字段，或在“准则”行来定义字段的准则。 3.1.3 查询的条件 1.运算符 运算符是构成查询条件的基本元素。Access提供了关系运算符，逻辑运算符和特殊运算符3种。 2.函数（简单介绍几个） 　Access提供了大量的 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 函数，如数值函数、字符函数、日期时间函数和统计函数等。（详见附录） 3．使用数值作为查询条件 4．使用文本值作为查询条件 5．使用计算或处理日期结果作为查询条件 6．使用字段的部分值作为查询条件 7．使用空值或空字符串作为查询条件 注意： · 在条件中字段名必须用方括号括起来。 · 数据类型必须与对应字段定义的类型相符合。 3.2 创建选择查询 根据指定条件，从一个或多个数据源中获取数据的查询称为选择查询。创建创建选择查询的方法有两种：查询向导和设计视图。 3.2.1 使用查询向导 使用查询向导创建查询，操作者可以在向导指示下选择一个或多个表、一个或多个字段，但不能设置查询条件。 例3-1 查找“教师”表中的记录，并显示“姓名”、“性别”、“工作时间”和“系别”4个字段。 注意： 1、在数据表视图显示查询结果时，字段的排列顺序与在“简单查询向导”对话框中选定字段的顺序相同。故在选定字段时，应考虑按照字段的显示顺序选取。 2、当所建查询的数据源来自于多个表时，应建立表之间的关系。 3.2.2 使用“设计”视图 1．查询“设计”视图 · 在Access中，查询有5种视图：设计视图、数据表视图、SQL视图、数据透视表视图和数据透视图视图。 · 在设计视图中，既可以创建不带条件的查询，也可以创建带条件的查询，还可以对已建查询进行修改。 3.2.3 在查询中进行计算 1 查询中的计算功能 在Access查询中，可以执行两种类型的计算，预定义计算和自定义计算。 （1）预定义计算即“总计”计算，是系统提供的用于对查询中的记录组或全部记录进行的计算，它包括总计、平均值、计数、最大值、最小值、标准偏差或方差等。 （2）自定义计算使用一个或多个字段的值进行数值、日期和文本计算。对于自定义计算，必须直接在“设计网格”中创建新的计算字段，创建方法是将表达式输入到“设计网格”中的空字段单元格，表达式可以由多个计算组成。 2 总计查询 总计查询是在成组的记录中完成一定计算的查询。使用查询设计视图中的“总计”行，可以对查询中全部记录或记录组计算一个或多个字段的统计值。 例4-7 统计1992年参加工作的教师人数。 3 分组总计查询 将记录进行分组，对每个组的值进行统计。分组统计时，应在该字段的“总计”行上选择“分组”。 例4-8 计算各类职称的教师人数。 4 添加计算字段 添加的新字段值是根据一个或多个表中的一个或多个字段并使用表达式计算得到，也称为计算字段。 例4-10 查找平均分低于所在班平均分的学生并显示其班级号、姓名和平均成绩。假设，班级号为“学生编号”中的前8位。 3.3 交叉表查询 1．认识交叉表查询 （1）所谓交叉表查询，就是将来源于某个表中的字段进行分组，一组列在数据表的左侧，一组列在数据表的上部，然后在数据表行与列的交叉处显示表中某个字段的各种计算值 （2）与Excel中的数据透视表一样 2．使用“交叉表查询向导” 例3-11 创建一个交叉表查询，统计每班男女生人数。 注意： 　　使用向导创建交叉表的数据源必须来自于一个表或一个查询。如果数据源来自多个表，可以先建立一个查询，然后以此查询作为数据源。 3．使用“设计”视图 例3-12 创建交叉表查询，使其统计各班男生平均成绩和女生平均成绩 。 　　当所建“交叉表查询”数据来源于多个表或查询时，使用设计视图。当所用数据源来自于一个表或查询，使用“交叉表查询向导” 。如果“行标题”或“列标题”需要通过建立新字段得到，使用设计视图。 3.4　参数查询 参数查询利用对话框，提示输入参数，并检索符合所输参数的记录。可以创建一个参数提示的单参数查询，也可以创建多个参数提示的多参数查询。 1．单参数查询 创建单参数查询，即指定一个参数。在执行单参数查询时，输入一个参数值。 例3-13 按学生姓名查找某学生的成绩，并显示“学生编号”、“姓名”、“课程名称”及“成绩”等。 2．多参数查询 创建多参数查询，即指定多个参数。在执行多参数查询时，需要依次输入多个参数值。 例3-14 建立一个查询，使其显示某班某门课的学生“姓名” 和“成绩”。 3.5 操作查询 　 操作查询是指仅在一个操作中更改许多记录的查询。例如在一个操作中删除一组记录，更新一组记录等。 　　操作查询包括生成表查询、删除查询、更新查询、追加查询等。 1．生成表查询 　生成表查询是利用一个或多个表中的全部或部分数据创建新表。 2．删除查询 从一个或多个表中删除指定的数据。 3．更新查询 对一个或多个表中的记录进行更新。 4．追加查询 从一个或多个表中将一组记录追加到另一个或多个表中。 注意： 无论哪一种操作查询，都可以在一个操作中更改许多记录，并且在执行操作查询后，不能撤消刚刚做 过的更改操作。因此在执行操作查询之前，最好单击工具栏上的“视图”按钮，预览即将更改的记录。另外，在使用操作查询之前，应该备份数据。 3.6 创建SQL查询 3.6.1 查询与SQL视图 · 在Access中，一个查询都对应着一个SQL语句，查询对象的实质是一条SQL语句。 · 当使用设计视图建立一个查询时，Access在后台就会构造一个等价的SQL语句。 3.6.2 SQL语言简介 SQL(Structured Query Language,结构化查询语言)是数据库领域中应用最为广泛的数据库查询语言。 SQL的特点： · SQL是一种一体化语言，包括数据定义、数据查询、数据操纵和数据控制等方面的功能，可以完成数据库活动中的全部工作。 · SQL是一种高度非过程化语言，只需描述“做什么”，不需说明“怎么做”。 · SQL是一种非常简单的语言，所用语句很接近于SQL是一个共享语言，全面支持客户机/服务器结构。 2．SQL语句 SQL语句的功能包括：查询、操纵、定义和控制。 SQL功能 动 词 SQL功能 动 词 数据定义 CREATE，DROP，ALTER 数据查询 SELECT 数据操作 INSTER，UPDATE，DELETE 数据控制 CRANT，REVOTE 1.CREATE语句 格式：CREATE TABLE <表名> (<字段名1> <数据类型> [列完整性约束条件]， [<字段名2> <数据类型> [列完整性约束条件]] ……) 例3.19 建立一个“雇员”表，包括雇员号、姓名、性别、出生日期、部门，备注字段。 CREATE TABLE 雇员 (雇员号 CHAR(8) SMALLINT Primary Key， 姓名 CHAR(4) Not Null，性别 CHAR(1)， 出生日期 DATE，部门 CHAR(20))，备注 MEMO; 2. ALTER语句 格式：ALTER TABLE <表名> [ ADD <新字段名> <数据类型> [字段级完整性约束条件] ] [ DROP [<字段名>] ……. ] [ALTER <字段名> <数据类型>] 其中， <表名>是指需要修改的表的名字，ADD子句用于增加新字段和该字段的完整性约束条件，DROP子句用于删除指定的字段，ALTER子句用于修改原有字段属性。 例3.20 在“雇员”表中增加一个字段，字段名为“职务”，数据类型为“文本”；将“备注”字段删除；将“雇员号”字段的数据类型改为文本型，字段大小为8。 （1）添加新字段的SQL语句为： ALTER TABLE 雇员 ADD 职务 CHAR(10); （2）删除“备注”字段的SQL语句为： ALTER TABLE 雇员 DROP 备注; （3）修改“雇员号”字段属性的SQL语句为： ALTER TABLE 雇员 ALTER 雇员号 CHAR(8); 3.DROP语句 格式：DROP TABLE <表名> 例3.21 删除已建立的“雇员”表 DROP TABLE 雇员； 4.INSERT语句 格式： INSERT INTO <表名>[(<属性名1>[,<属性名2>…])] VALUES (<常量1>)[,<常量2>]…); 例3.22 将一条新记录插入到“雇员”表中 INSERT INTO 雇员 VALUES (“0001”，“张磊”，“男”，#1960-1-1#，“办公室”)； 例3.23 将一条新记录插入到“雇员”表中，其中“雇员号”为“0002”，“姓名”为“王宏”，“性别”为“男” INSERT INTO 雇员 （雇员号，姓名，性别） VALUES (“0002”，“王宏”，“男” ）； 注意：文本数据应用双引号括起来。日期数据应用“#”号括起来。 5. UPDATE语句 格式： UPDATE <表名> SET <列名>=<表达式> [<列名>=<表达式>]… [WHERE <条件>]; 例3.24 将“雇员”表张磊的出生日期改为“1960-1-11” UPDATE 雇员 SET 出生日期=#1960-1-11# WHERE 姓名=“张磊”； 6. DELETE语句 格式： DELETE FROM <表名> [WHERE <条件>]; 例3.25 将 “雇员”表中 “雇员号”为“0002”的记录删除 DELETE FROM 雇员 WHERE 雇员号=“0002”; 7. SELECT语句 格式： SELECT [ALL|DISTINCT] *| <字段列表> FROM <表名1>[,<表名2>]… [WHERE <条件表达式>] [GROUP BY <字段名>[HAVING<条件表达式>]] [ORDER BY <字段名>[ASC|DESC]]; 其中All（默认）：返回全部记录； Distinct：略去选定字段中重复值的记录； From：指明字段的来源，即数据源表或查询； Where：定义查询条件； Group By：指明分组字段，Having：指明分组条件，必须跟随Group By使用； Order By ：指明排序字段，Asc | Desc：排序方式，升序或降序。 例3.27 查找并显示“教师”表中“姓名”、“性别”、“工作时间”和“系别”4个字段 SELECT 姓名，系别，工作时间，系别 FROM 教师； 例3.28 查找1992年参加工作的男教师，并显示 “姓名”、“性别”、“学历”、“职称”、“系别”和“联系电话” SELECT 姓名，性别，学历，职称，系别，联系电话 FROM 教师 WHERE 性别=“男“AND 工作时间>=#1/1/1992#; 3.6.3 创建SQL特定查询 SQL特定查询分为联合查询、传递查询、数据定义查询和子查询等4种。其中联合查询、传递查询、数据定义查询不能在查询“设计”视图中创建，必须直接在“SQL”视图中创建SQL语句。对于子查询，要在查询设计网络的“字段”行或“条件”行中输入SQL语句。 1．联合查询 联合查询是将一个或多个表、一个或多个查询组合起来，形成一个完整的查询。执行联合查询时，将返回所包含的表或查询中对应字段的记录。 2．传递查询 传递查询是自己并不执行而是传递给另外一个数据库来执行的查询。传递查询可直接将命令发送到ODBC数据库服务器中，如SQL Server。使用传递查询时，不必与服务器上的表链接，就可以直接使用相应的表。 例3-33 查询SQL Server数据库（名为“教学管理系统”）中“教师”表和“课程”表的信息，显示姓名，系别和课程名称字段的值。 注意：如果将传递查询转换为另一种类型的查询，例如选择查询，将丢失输入的SQL语句。如果在“ODBC连接字符串”属性中没有指定连接串，或者删除了已有字符串，Access将使用默认字符串“ODBC”，并且在每次运行查询时，提示连接信息。 3．数据定义查询 　数据定义查询与其他查询不同，利用它可以直接创建、删除或更改表，或者在当前数据库中创建索引。在数据定义查询中要输入SQL语句，每个数据定义查询只能由一个数据定义语句组成。 4．子查询 在对Access表中的字段进行查询时，可以利用子查询的结果进行进一步的查询。不能将子查询作为单独的一个查询，必须与其他查询相结合。 3.7 编辑和使用查询 3.7.1 运行已创建的查询 · 通过工具栏上的“执行”按钮 · 通过“数据库”窗口中“查询”对象下的“打开按钮” · 鼠标双击要运行的查询 3.7.2 编辑查询中的字段 · 添加字段 · 删除字段 · 移动字段 3.7.3 编辑查询中的数据源 · 添加表或查询 · 删除表或查询 3.7.4 调整查询的列宽 　　调整列宽的方法是：打开要修改查询的设计视图，将鼠标指针移到要更改列的字段选择器的右边界，使鼠标指针变成双向箭头，拖动鼠标改变列的宽度，双击鼠标可将其调整为“设计网格”中可见输入内容的最大宽度。 3.7.5 排序查询的结果 通过排序，查询中的记录指定顺序排列，可使显示的记录清晰、一目了然。 例4-36 对例3.10的查询结果按成绩从低到高的顺序排列。 第4章 窗体 4.1 认识窗体 4.１.１ 窗体的作用 窗体是应用程序和用户之间的接口，是创建数据库应用系统最基本的对象。用户通过使用窗体来实现数据维护、控制应用程序 流程 快递问题件怎么处理流程河南自建厂房流程下载关于规范招聘需求审批流程制作流程表下载邮件下载流程设计 等人机交互的功能。 · 数据输入和编辑 · 信息显示和数据打印 · 控制应用程序流程 4.１.2 窗体的类型 Access提供了7种类型的窗体，分别是纵栏式窗体、表格式窗体、数据表窗体、主/子窗体、图表窗体、数据透视表窗体和数据透视图窗体。 1纵栏式窗体 　纵栏式窗体将窗体中的一个显示记录按列分隔，每列的左边显示字段，右边显示字段内容。 2表格式窗体 　通常，一个窗体在同一时刻只显示一条记录的信息。如果一条记录的内容比较少，单独占用一个窗体的空间就显得很浪费。这时，可以建立一种表格式窗体，即在一个窗体中显示多条记录的内容。 3数据表窗体 　数据表窗体从外观上看与数据表和查询的界面相同。数据表窗体的主要作用是作为一个窗体的子窗体。 4主／子窗体 　窗体中的窗体称为子窗体，包含子窗体的基本窗体成为主窗体。主窗体和子窗体通常用于显示多个表或查询中的数据，这些表或查询中的数据具有一对多的关系。 　主窗体只能显示为纵栏式的窗体，子窗体可以显示为数据表窗体，也可以显示为表格式窗体。 5图表窗体 　　图表窗体是利用Microsoft Graph以图表方式显示用户的数据。可以单独使用图表窗体，也可以在子窗体中使用图表窗体来增加窗体的功能。 6数据透视表窗体 　　数据透视表窗体是Access为了以指定的数据表，或查询为数据源产生一个Excel的分析表而建立的一个窗体形式。数据透视表窗体允许用户对表格内的数据进行操作；用户也可以改变透视表的布局，以满足不同的数据分析方式和要求。 7．数据透视图窗体 数据透视图窗体用于显示数据表和窗体中数据的图形分析窗体。数据透视图窗体允许通过拖动字段和项或通过显示和隐藏字段的下拉列表中项，查看不同级别的详细信息或指定布局。 4.１.3 窗体的视图 表和查询有两种视图：“数据表”视图和“设计”视图，而窗体有5种视图，即“设计”视图、“窗体”视图、“数据表”视图、“数据透视表”视图和“数据透视图”视图。 “设计”视图是用于创建窗体或修改窗体的窗口； “窗体”视图是显示记录数据的窗口，主要用于添加或修改表中的数据； “数据表”视图是以表格的形式显示表、查询或窗体数据的窗口。“数据透视表”视图使用“Office数据透视表”组件，易于进行交互式数据分析 ；“数据透视图”视图使用“Office Chart 组件”，帮助用户创建动态的交互式图表 。 4.２　创建窗体 创建窗体有两种途径：一种是在窗体的设计视图下手动创建，另一种是使用Access提供的各种向导快速创建。 本节介绍如何利用系统提供的向导创建各类窗体。 4.2.1 自动创建窗体 Access提供了两种方法自动创建窗体。一种是在“表”对象下使用“自动创建窗体”功能；另一种是在“窗体”对象下使用“自动创建窗体”功能 1．使用“自动窗体” 使用“自动窗体”功能是创建数据维护窗体 最快捷的方法，它可以快速创建基于选定表或查询中所有字段及记录的窗体，其窗体布局结构简单规整。区别于其他窗体创建方法的是，自动窗体创建时，需先选定表对象或查询对象，而不是在窗体对象的窗口下启动向导或进入窗体设计视图。 2．使用“自动创建窗体” 利用Access提供的“自动创建窗体”向导，可以创建3种形式的数据操作窗体： · 纵栏式窗体 · 表格式窗体 · 数据表窗体 4.2.2 使用向导创建窗体 使用“自动窗体”方便快捷，但是内容和形式都受到限制，不能满足更为复杂的要求。使用“窗体向导”就可以更灵活、全面地控制数据来源和窗体格式，因为“窗体向导”能从多个表或查询中获取数据。 1．创建单一数据源窗体 在“窗体”对象窗口中，双击“使用向导创建窗体”，或从“新建窗体”对话框中选择“窗体向导”选项，弹出“窗体向导”第一个对话框。 2．创建涉及多个数据源的窗体 使用向导创建窗体更重要的应用是创建涉及多个数据源的数据维护窗体，也称此类窗体为主/子窗体。如果这些不同数据源之间的数据存在关联，那么就可以创建带有子窗体的窗体。 4.2.3 创建图表窗体 1．数据透视表 数据透视表是一种特殊的表，用于从数据源的选定字段中分类汇总信息 。数据透视表的两个主要元素是“轴”和“字段列表”。 （1）轴是数据透视表窗口中的一个区域，它可能包含一个或多个字段的数据。在用户界面中，因为可以向轴中拖放字段，所以它们也被称为“拖放区域”。数据透视表有4个主要轴，每个轴都有不同的作用。4个主要轴分别为“行字段”、“列字段”、“筛选字段”和“汇总或明细字段”。 （2）字段列表的功能与查询或窗体中使用的字段列表的功能很相似。它根据窗体的“数据来源”（Record Source）属性来显示可供数据透视表使用的字段。 2．数据透视图 数据透视图是一种交互式的图表，功能与数据透视表类似，只不过以图形化的形式来表现数据。数据透视图能较为直观地反映数据之间的关系。 3．创建图表窗体 使用图表窗体能够更直观的显示表和查询中的数据。可以使用“图表向导”创建图表窗体。 4.3 窗体的设计 在创建窗体的各种方法中，更多的时候是使用窗体设计视图来创建窗体，这种方法更直观、更灵活。创建何种窗体依赖于用户实际需求。在设计视图下创建窗体时，用户可以完全控制窗体的布局和外观，准确地把控件放在合适的位置，设置它们的格式直到达到满意的效果。 4.3.1 窗体设计视图 1．窗体的组成和结构 窗体设计视图是设计窗体的窗口，它是由5个节组成，分别是主体、窗体页眉、页面页眉、页面页脚和视图页脚。 2．工具栏（见书本P123） 3．工具箱 （见书本P124） 工具箱是窗体设计时最重要的应用，通过工具箱可以向窗体添加各种控件。控件是窗体中的对象，它在窗体中起着显示数据、执行操作以及修饰窗体的作用。 4．字段列表 通常窗体都是基于某一个表或查询建立起来的，因此窗体内控件显示的是表或查询中的字段值。在创建窗体过程中当需要某一字段时，单击工具栏中的“字段列表”按钮 ，即可显示“字段列表”窗口。例如，要在窗体内创建一个控件来显示字段列表中的某一文本型字段的数据时，只需将该字段拖到窗体内，窗体便自动创建一个文本框控件与此字段关联。 4.3.2 常用控件的功能 控件是窗体上用于显示数据、执行操作、装饰窗体的对象。在窗体中添加的每一个对象都是控件。Access包含的控件有：标签、文本框、选项组、切换按钮、选项按钮、复选按钮、组合框、列表框、命令按钮、图像、非绑定对象框、绑定对象框、分页符、选项卡控件、子窗体／子报表、直线和矩形等。 　　控件的类型可以分为：绑定型、未绑定型与计算型3种。绑定型控件主要用于显示、输入、更新数据库中的字段；未绑定型控件没有数据源，可以显示信息、线条、矩形或图像；计算型控件用表达式作数据源，表达式可以利用窗体或报表所引用的表或查询字段中的数据，也可以是窗体或报表上的其他控件中的数据。 4.3.3 常用控件的使用（详见书本P127） 在窗体“设计”视图中，用户可以直接将一个或多个字段拖曳到主体节区域中，Access可以自动地为字段结合适当的控件或结合用户指定的控件。结合适当的控件的操作方法是：单击窗体设计工具栏中的“字段列表”按钮 ，Access则显示窗体数据源的字段列表，然后从字段列表中拖曳某一个字段到主体节区域中。创建控件的方式取决于是要创建结合控件、非结合控件、还是计算控件。 4.3.4 窗体和控件的属性 在Access中，属性决定表，查询，字段、窗体及报表的特征。窗体和窗体上控件都有自己的一系列属性，这些属性决定了控件的外观、它所包含的数据，以及对鼠标或键盘事件的响应。 在属性表中，单击要设置的属性，在属性框中输入一个设置值或表达式可以设置该属性。如果属性框中显示有箭头，也可以单击该箭头，从列表中选择一个数值。如果属性框的旁边显示“生成器”按钮，单击该按钮可以显示一个生成器或显示一个可以选择生成器的对话框，通过生成器可以设置对话框。 窗体的格式属性包括默认视图、滚动条、记录选定器、浏览按钮、分隔线、自动居中、控制框、最大化/最小化按钮、关闭按钮、边框样式等。这些属性都可以在窗体的属性对话框中设置。 在窗体设计视图下双击窗体选择器按钮，可打开窗体的属性对话框。 1．应用条件格式 条件格式允许用户编辑基于输入值的字段格式 。 2．为窗体添加状态栏 要添加状态栏，只需选中要添加帮助的字段控件，在属性对话框的“其他”选项卡中的“状态栏文字”属性中输入帮助信息。保存所作的操做后，在窗体视图下当焦点落在指定控件上时，状态栏中就会显示出帮助信息。 3．使用背景位图 在使用背景位图时，应设置窗体有关图片的相关属性 。 4.4 格式化窗体 4.4.1 使用自动套用格式 在使用向导创建窗体时，用户可以从系统提供的固定样式中选择窗体格式，这些样式就是窗体的自动套用格式。这与Office的其他组件中的自动套用格式功能一样，把所有的格式属性的设定全部完成。 4.4.2 使用条件格式 除了可以利用自动套用格式对话框对窗体进行美化，还可以根据需要对窗体的格式、窗体的显示元素等进行美化设置。 4.4.3 添加当前日期和时间 如果用户希望在窗体中添加当前日期和时间，操作步骤为： 　　(1)在“数据库”窗口中单击“窗体”对象。 　　(2)单击要选择的窗体，单击“设计”按钮 。 　　(3)单击“插入”菜单的“日期和时间”命令，显示“日期与时间”对话框。 　　(4)如插入日期和时间，则在对话框中选择“包含日期”和“包含时间”复选框。 　　(5)在选择了某一项后，再选择日期和时间格式，然后单击“确定”按钮即可。 5.4.4 对齐窗体中的控件 1．改变控件大小和控件定位 可以在控件的属性对话框中修改宽度和高度属性，也可在设计视图下选中控件后，用鼠标拖曳控件边框上的控制点来改变控件尺寸。 控件的精确定位可以在属性对话框中设置，也可以用鼠标完成。方法是保持控件的选中状态，按住Ctrl键不放，然后按下方向箭头移动控件直到正确的位置。 2．将多个控件设置为相同尺寸 操作步骤如下： （1）按住Shift键连续单击要设置的多个控件。 （2）选择“格式”→“大小”→“至最短”命令。 3．将多个控件对齐 操作步骤如下： （1）选中需要对齐的控件。 （2）选择“格式”→“对齐”→“靠左”或“靠右”命令，这样保证了控件之间垂直方向对齐，如果选择“靠上”或“靠下命令”，则保证水平对齐。 在水平对齐或垂直对齐的基础上，可以进一步设定等间距。假设已经设定了多个控件垂直方向的对齐，操作步骤如下： （1）选中需要对齐的控件 （2）选择“格式”→“垂直间距”→“相同”命令。 第5章 报表 5.1 报表简介 5.１.１ 报表的基本概念 报表是Access数据库中的一个对象，它根据指定的规则打印输出格式化的数据信息。报表的功能包括呈现格式化的数据；分组组织数据，进行数据汇总；报表之中包含子报表及图表；打印输出标签、发票、订单和信封等多种样式；可以进行计数、求平均、求和等统计计算；在报表中嵌入图像或图片来丰富数据显示的内容。 Access的报表操作提供了3种视图：“设计”视图、“打印预览”视图和“版面预览”视图。“设计”视图用于创建和编辑报表的结构；“打印预览”视图用于查看报表的页面数据输出形态；“版面预览”视图用于查看报表版面设置。 报表由以下几部分组成： 　　报表页眉：在报表的开始处，用来显示报表的标题、图形或说明性文字，每份报表只有一个报表页眉。 　　页面页眉：用来显示报表中的字段名或对记录的分组名称，报表的每一页只有一个页面页眉。 　　主体：打印表或查询中的记录数据，是报表显示数据的主要区域。 　　页面页脚：打印在每页的底部，用来显示本页的汇总说明，报表只有一个页面页脚。 　　报表页脚