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Excel使用技巧大全(超全).doc

Excel使用技巧大全(超全).doc

上传者: yyfyyf8888 2012-04-02 评分 0 0 0 0 0 0 暂无简介 简介 举报

简介:本文档为《Excel使用技巧大全(超全)doc》,可适用于经济金融领域,主题内容包含Excel使用技巧集锦种技巧目录一、基本方法快速选中全部工作表快速启动Excel快速删除选定区域数据给单元格重新命名在Excel中选择整个单元格范围符等。

Excel使用技巧集锦种技巧目录一、基本方法快速选中全部工作表快速启动Excel快速删除选定区域数据给单元格重新命名在Excel中选择整个单元格范围快速移动复制单元格快速修改单元格式次序彻底清除单元格内容选择单元格为工作表命名一次性打开多个工作簿快速切换工作簿选定超级链接文本(微软Office技巧大赛获奖作品)快速查找修改默认文件保存路径指定打开的文件夹在多个Excel工作簿间快速切换快速获取帮助创建帮助文件的快捷方式双击单元格某边移动选定单元格双击单元格某边选取单元格区域快速选定不连续单元格根据条件选择单元格复制或移动单元格完全删除Excel中的单元格快速删除空行回车键的粘贴功能快速关闭多个文件选定多个工作表对多个工作表快速编辑移动和复制工作表工作表的删除快速选择单元格快速选定Excel区域(微软Office技巧大赛获奖作品)备份工件簿自动打开工作簿快速浏览长工作簿快速删除工作表中的空行绘制斜线表头绘制斜线单元格每次选定同一单元格快速查找工作簿禁止复制隐藏行或列中的数据制作个性单元格二、数据输入和编辑技巧在一个单元格内输入多个值增加工作簿的页数奇特的F键将格式化文本导入Excel快速换行巧变文本为数字在单元格中输入值将数字设为文本格式快速进行单元格之间的切换(微软Office技巧大赛获奖作品)在同一单元格内连续输入多个测试值输入数字、文字、日期或时间快速输入欧元符号将单元格区域从公式转换成数值快速输入有序文本输入有规律数字巧妙输入常用数据快速输入特殊符号快速输入相同文本快速给数字加上单位巧妙输入位数较多的数字将WPSWord表格转换为Excel工作表取消单元格链接快速输入拼音插入“”按小数点对齐对不同类型的单元格定义不同的输入法在Excel中快速插入Word表格设置单元格字体在一个单元格中显示多行文字将网页上的数据引入到Excel表格取消超级链接编辑单元格内容设置单元格边框设置单元格文本对齐方式输入公式输入人名时使用“分散对齐”(微软Office技巧大赛获奖作品)隐藏单元格中的所有值(微软Office技巧大赛获奖作品)恢复隐藏列快速隐藏显示选中单元格所在行和列(微软Office技巧大赛获奖作品)彻底隐藏单元格用下拉列表快速输入数据快速输入自定义短语设置单元格背景色快速在多个单元格中输入相同公式同时在多个单元格中输入相同内容快速输入日期和时间将复制的单元格安全地插入到现有单元格之间在Excel中不丢掉列标题的显示查看与日期等效的序列数的值快速复制单元格内容使用自定义序列排序(微软Office技巧大赛获奖作品)快速格式化Excel单元格固定显示某列在Excel中快速编辑单元格使用自动填充快速复制公式和格式为单元格添加批注数据自动输入在Excel中快速计算一个人的年龄快速修改单元格次序将网页上的数据引入到Excel表格中三、图形和图表编辑技巧在网上发布Excel生成的图形创建图表连接符将Excel单元格转换成图片形式插入到Word中将Word内容以图片形式插入到Excel表格中将Word中的内容作为图片链接插入Excel表格中在独立的窗口中处理内嵌式图表在图表中显示隐藏数据在图表中增加文本框建立文本与图表文本框的链接给图表增加新数据系列快速修改图表元素的格式创建复合图表对度量不同的数据系列使用不同坐标轴将自己满意的图表设置为自定义图表类型复制自定义图表类型旋转三维图表拖动图表数据点改变工作表中的数值把图片合并进你的图表用图形美化工作表让文本框与工作表网格线合二为一快速创建默认图表快速创建内嵌式图表改变默认图表类型快速转换内嵌式图表与新工作表图表利用图表工具栏快速设置图表快速选取图表元素通过一次按键创建一个Excel图表绘制平直直线四、函数和公式编辑技巧巧用IF函数清除Excel工作表中的批量求和对相邻单元格的数据求和对不相邻单元格的数据求和利用公式来设置加权平均自动求和用记事本编辑公式防止编辑栏显示公式解决SUM函数参数中的数量限制在绝对与相对单元引用之间切换快速查看所有工作表公式实现条件显示五、数据分析和管理技巧管理加载宏在工作表之间使用超级连接快速链接网上的数据跨表操作数据查看Excel中相距较远的两列数据如何消除缩位后的计算误差(微软Office技巧大赛获奖作品)利用选择性粘贴命令完成一些特殊的计算Web查询在Excel中进行快速计算自动筛选前个同时进行多个单元格的运算(微软Office技巧大赛获奖作品)让Excel出现错误数据提示用“超级连接”快速跳转到其它文件六、设置技巧定制菜单命令设置菜单分隔线备份自定义工具栏共享自定义工具栏使用单文档界面快速切换工作簿自定义工具栏按钮一、基本方法快速选中全部工作表右键单击工作窗口下面的工作表标签在弹出的菜单中选择“选定全部工作表”命令即可()。快速启动Excel如果想在启动系统自动运行Excel可以这样操作:双击“我的电脑”图标进入Windows目录依次打开“StartMenuPrograms启动”文件夹打开Excel所在的文件夹用鼠标将Excel图标拖到“启动”文件夹这时Excel的快捷方式就被复制到“启动”文件夹中下次启动Windows就可快速启动Excel了。如果Windows系统已启动你可用以下方法快速启动Excel:方法一:单击“开始文档”命令里的任一Excel工作簿即可。方法二:用鼠标从“我的电脑”中将Excel应用程序拖到桌面上然后从快捷菜单中选择“在当前位置创建快捷方式”以后启动时只需双击快捷方式即可。快速删除选定区域数据如果用鼠标右键向上或向左(反向)拖动选定单元格区域的填充柄时没有将其拖出选定区域即释放了鼠标右键则将删除选定区域中的部分或全部数据(即拖动过程中变成灰色模糊的单元格区域在释放了鼠标右键后其内容将被删除)。给单元格重新命名Excel给每个单元格都有一个默认的名字其命名规则是列标加横标例如D表示第四列、第三行的单元格。如果要将某单元格重新命名可以采用下面两种方法:只要用鼠标单击某单元格在表的左上角就会看到它当前的名字再用鼠标选中名字就可以输入一个新的名字了。选中要命名的单元格单击“插入名称定义”命令显示“定义名称”对话框在“在当前工作簿中的名称”框里输入名字单击“确定”按钮即可()。注意:在给单元格命名时需注意名称的第一个字符必须是字母或汉字它最多可包含个字符可以包含大、小写字符但是名称中不能有空格且不能与单元格引用相同。在Excel中选择整个单元格范围在Excel中如果想要快速选择正在处理的整个单元格范围按下“CtrlShift*”。注意:该命令将选择整个列和列标题而不是该列表周围的空白单元格你将得到所需的单元格。这一技巧不同于全选命令全选命令将选择工作表中的全部单元格包括那些你不打算使用的单元格。快速移动复制单元格先选定单元格然后移动鼠标指针到单元格边框上按下鼠标左键并拖动到新位置然后释放按键即可移动。若要复制单元格则在释放鼠标之前按下Ctrl即可。快速修改单元格式次序在拖放选定的一个或多个单元格至新位置的同时按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。方法为:选定单元格按下Shift键移动鼠标指针至单元格边缘直至出现拖放指针箭头然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“工”状标志左右拖拉时会变成垂直“工”状标志释放鼠标按钮完成操作后单元格间的次序即发生了变化。彻底清除单元格内容先选定单元格然后按Delete键这时仅删除了单元格内容它的格式和批注还保留着。要彻底清除单元格可用以下方法:选定想要清除的单元格或单元格范围单击“编辑清除”命令这时显示“清除”菜单()选择“全部”命令即可当然你也可以选择删除“格式”、“内容”或“批注”中的任一个。选择单元格选择一个单元格将鼠标指向它单击鼠标左键即可选择一个单元格区域可选中左上角的单元格然后按住鼠标左键向右拖曳直到需要的位置松开鼠标左键即可若要选择两个或多个不相邻的单元格区域在选择一个单元格区域后可按住Ctrl键然后再选另一个区域即可若要选择整行或整列只需单击行号或列标这时该行或该列第一个单元格将成为活动的单元格若单击左上角行号与列标交叉处的按钮即可选定整个工作表。为工作表命名为了便于记忆和查找可以将Excel的sheet、sheet、sheet工作命名为容易记忆的名字有两种方法:选择要改名的工作表单击“格式工作表重命名”命令这时工作表的标签上名字将被反白显示然后在标签上输入新的表名即可。双击当前工作表下部的名称如“Sheet”再输入新的名称。一次性打开多个工作簿利用下面的方法可以快速打开多个工作簿:方法一打开工作簿(*xls)所在的文件夹按住Shift键或Ctrl键并用鼠标选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿将它们全部选中然后按右键单击选择“打开”命令系统则启动Excel并将上述选中的工作簿全部打开。方法二将需要一次打开的多个工作簿文件复制到C:WindowsApplicationDataMicrosoftExcelXLSTART文件夹中以后启动Excel时上述工作簿也同时被全部打开。方法三启动Excel单击“工具选项”命令打开“选项”对话框点击“常规”标签在“启动时打开此项中的所有文件”后面的方框中输入一个文件夹的完整路径(如d:Excel)单击“确定”退出。然后将需要同时打开的工作簿复制到上述文件夹中以后当启动Excel时上述文件夹中的所有文件(包括非Excel格式的文档)被全部打开。方法四在Excel中单击“文件打开”命令按住Shift键或Ctrl键在弹出的对话框文件列表中选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿然后按“打开”按钮就可以一次打开多个工作簿。方法五用上述方法将需要同时打开的多个工作簿全部打开再单击“文件保存工作区”命令打开“保存工作区”对话框取名保存。以后只要用Excel打开该工作区文件则包含在该工作区中的所有工作簿即被同时打开。快速切换工作簿对于少量的工作簿切换单击工作簿所在窗口即可。要对多个窗口下的多个工作簿进行切换可以使用“窗口”菜单。“窗口”菜单的底部列出了已打开工作簿的名字要直接切换到一个工作簿可以从“窗口”菜单选择它的名字。“窗口”菜单最多能列出个工作簿若多于个“窗口”菜单则包含一个名为“其他窗口”的命令选用该命令则出现一个按字母顺序列出所有已打开的工作簿名字的对话框只需单击其中需要的名字即可。选定超级链接文本(微软Office技巧大赛获奖作品)如果需要在Excel中选定超级链接文本而不跳转到目标处可在指向该单元格时单击并按住可选定单元格。快速查找在执行查找操作之前可以将查找区域确定在某个单元格区域、整个工作表(可选定此工作表内的任意一个单元格)或者工作簿里的多个工作表范围内。在输入查找内容时可以使用问号(?)和星号(*)作为通配符以方便查找操作。问号(?)代表一个字符星号(*)代表一个或多个字符。需要注意的问题是既然问号(?)和星号(*)作为通配符使用那么如何查找问号(?)和星号(*)呢?只要在这两个字符前加上波浪号(~)就可以了。修改默认文件保存路径启动Excel单击“工具选项”命令打开“选项”对话框在“常规”标签中将“默认文件位置”方框中的内容修改为你需要定位的文件夹完整路径()。以后新建Excel工作簿进行“保存”操作时系统打开“另存为”对话框后直接定位到你指定的文件夹中。指定打开的文件夹我们可以指定打开文件的文件夹方法如下:单击“开始运行”输入regedit命令打开“注册表编辑器”展开HKEYCURRENTUSERSoftwareMicrosoftOfficeCommonOpenFindPlacesUserDefinedPlaces在下面新建主键名称为“mydoc”然后在该主键中新建两个“字符串值”名称分别是“Name”和“Path”值分别为“我的文件”(可以随意命名)和“d:mypath”(定位文件夹的完整路径)关闭“注册表编辑器”重启电脑。以后在Excel中进行“打开”操作时打开对话框左侧新添了“我的文件”这一项目点击该项目即可进入“d:mypath”文件夹。在多个Excel工作簿间快速切换按下“CtrlTab”可在打开的工作簿间切换。快速获取帮助对于工具栏或屏幕区按组合键“Shift+F”鼠标变成带问号的箭头用鼠标单击工具栏按钮或屏幕区它就弹出一个帮助窗口会显示该元素的详细帮助信息。创建帮助文件的快捷方式Excel帮助文件是编译的HTML帮助文件Xlmainchm存放在安装目录Office目录中单击并拖拉此文件到Windows快速启动工具栏上。此后不管Excel是否在运行而且也不用调用Office助手单击Windows快速启动工具栏上的这个图标将引出Excel帮助。双击单元格某边移动选定单元格在工作表内移动选定单元格有一种快捷方法:将鼠标指针放置于选定单元格的一边注意要选择与移动方向相关的一边即要向下移动就将鼠标指针放置于单元格的底部如果要向右移动就将鼠标指针放置于单元格的右边依此类推。这时鼠标指针变为白色箭头的形状双击选择单元格的某边鼠标指针将沿选定的方向移动到特定的单元格中。如果此方向相邻单元格为空白单元格则将移动到连续最远的空白单元格中如果此方向相邻单元格为非空白单元格则将移动到连续最远的非空白单元格中。双击单元格某边选取单元格区域与上一技巧类似如果在双击单元格边框的同时按下Shift键根据此方向相邻单元格为空白单元格或非空白单元格选取从这个单元格到最远空白单元格或非空白单元格的区域。快速选定不连续单元格按下组合键“ShiftF”激活“添加选定”模式此时工作簿下方的状态栏中会显示出“添加”字样以后分别单击不连续的单元格或单元格区域即可选定而不必按住Ctrl键不放。根据条件选择单元格单击“编辑定位”命令在打开的“定位”对话框中单击“定位条件”按钮根据你要选中区域的类型在“定位条件”对话框中选择需要选中的单元格类型()例如“常量”、“公式”等此时还可以复选“数字”、“文本”等项目单击“确定”按钮后符合条件的所有单元格将被选中。复制或移动单元格把单元格从一个位置复制或移到另一个位置其方法为:选择源单元格单击“编辑”菜单中的“剪切”或“复制”命令选定目标单元格从“编辑”菜单中选择“粘贴”命令则源单元格便被移动或复制到目标单元格中了。完全删除Excel中的单元格想将某单元格(包括该单元格的格式和注释)从工作表中完全删除吗?只要选择需要删除的单元格然后按下“Ctrl(减号)”在弹出的对话框中选择单元格移动的方式周围的单元格将移过来填充删除后留下的空间。快速删除空行有时为了删除Excel工作簿中的空行你可能会将空行一一找出然后删除这样做非常不方便。你可以利用自动筛选功能来实现方法是:先在表中插入新的一行(全空)然后选择表中所有的行单击“数据筛选自动筛选”命令在每一列的顶部从下拉列表中选择“空白”。在所有数据都被选中的情况下单击“编辑删除行”然后按“确定”所有的空行将被删去。注意:插入一个空行是为了避免删除第一行数据。回车键的粘贴功能回车键也有粘贴功能当复制的区域还有闪动的复制边框标记时(虚线框)按下回车键可以实现粘贴功能。注意:不要在有闪动的复制边框标记时使用回车键在选定区域内的单元格间进行切换此时你应该使用Tab键或方向键进行单元格切换。快速关闭多个文件按住Shift键打开“文件”菜单单击“全部关闭”命令可将当前打开的所有文件快速关闭。选定多个工作表若选择一组相邻的工作表可先选第一个表按住Shift键再单击最后一个表的标签若选不相邻的工作表要按住Ctrl键依次单击要选择的每个表的标签若要选定工作簿中全部的工作表可从表标签快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令。对多个工作表快速编辑如果想一次操作多张相同的工作表省略以后的复制、粘贴操作可采用以下方法。按住Shift键或Ctrl键并配以鼠标操作在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签就可以实行多方面的批量处理。一般情况下进行的操作主要有如下几种:页面设置可快速对选中工作表设置相同的页面。输入相同的数据可快速在多个工作表中输入相同的数据。快速操作在多个工作表中进行一系列相同操作如设置字号、字体、颜色进行单元格的合并撤销等。输入公式快速输入相同的公式进行公式汁算。移动和复制工作表不仅可以在一个工作簿里移动和复制工作表还可以把表移动或复制到其它工作簿里。若要移动工作表只需用鼠标单击要移动的表的标签然后拖到新的位置即可。若要复制工作表只需先选定工作表按下Ctrl键然后拖动表到新位置即可。当然用这种方法可以同时移动和复制几个表。移动后以前不相邻的表可变成相邻表。工作表的删除单击“编辑删除工作表”命令然后单击“确定”按钮则这个表将从工作簿中永久删除。注意:“删除工作表”命令是不能还原的删除的工作表将不能被恢复。快速选择单元格在选择单元格(行列)时同时按住Shift键可以选中连续的单元格(行、列)。在选择单元格(行、列)时同时按住Ctrl键可以选中不连续的单元格(行、列)。快速选定Excel区域(微软Office技巧大赛获奖作品)在Excel中要想在工作簿中快速选定某块区域只需单击想选定的区域的左上角单元格同时按住Shift键不放再单击想选定的区域的右下角单元格即可。另外:按住Ctrl键再用鼠标可任意选定多个不相邻的区域。事实上选定区域和顺序无关只需首先选定矩形区域的一个角的单元格在按下Shift的同时单击对角单元格。备份工件簿单击“文件保存”命令打开“另存为”对话框按右上角的“工具”旁的下拉按钮单击“常规选项”在随后弹出的对话框中选中“生成备份”选项()单击“确定”按钮保存。以后修改该工作簿后再保存系统会自动生成一份备份工作簿且能直接打开使用。自动打开工作簿(微软Office技巧大赛获奖作品)我们只要将某个需要自动打开的工作簿的快捷方式放到C:PrograrnFilesMicrosoftOfficeOfficeXLStart文件夹中以后每次启动时Excel都会自动打开相应工作簿。快速浏览长工作簿当你浏览一个有很长内容的表格时按下“CtriHome”键可以回到当前工作表的左上角(即A单元格)按下“CtrlEnd”键可以跳到工作表含有数据部分的右下角。另外如果你选取了一些内容那么你可以通过重复按“Ctrl(句号)”在所选内容的个角单元格上按顺时针方向移动。快速删除工作表中的空行如果用户想删除Excel工作表中的空行一般的方法是需要将空行都找出来然后逐行删除但这样做操作量非常大很不方便。下面提供一种快速删除工作表中的空行的方法:首先打开要删除空行的工作表在打开的工作表中单击“插入列”命令从而插入一新的列X在X列中顺序填入整数然后根据其他任何一列将表中的行排序使所有空行都集中到表的底部。删去所有空行中X列的数据以X列重新排序然后删去X列。绘制斜线表头一般情况下在Excel中制作表头都把表格的第一行作为表头然后输入文字。不过这样的表头比较简单更谈不上斜线表头了。能不能在Excel中可以实现斜线表头下面就是具体的方法:由于作为斜线表头的单元格都要比其他单元格大所以首先将表格中第一个单元大小调整好。然后单击选中单元格单击“格式单元格”命令弹出“单元格格式”窗口选择“对齐”标签将垂直对齐的方式选择为“靠上”将“文本控制”下面的“自动换行”复选框选中()再选择“边框”标签按下“外边框”按钮使表头外框有线接着再按下面的“斜线”按钮为此单元格添加一格对角线()设置好后单击“确定”按钮这时Excel的第一个单元格中将多出一个对角线。现在双击第一单元格进入编辑状态并输入文字如“项目”、“月份”接着将光标放在“项”字前面连续按空格键使这个字向后移动(因为我们在单元格属性中已经将文本控制设置为“自动换行”所以当“月份”两字超过单元格时将自动换到下一行)。现在单击表格中任何一处退出第一单元格看看一个漂亮的斜线表头就完成了。绘制斜线单元格利用Excel“边框”选项卡的两个斜线按钮可以在单元格中画左、右斜线。如果想在单元格中画多条斜线就必须利用“绘图”工具方法是:打开Excel的“绘图”工具单击“直线”按钮待光标变成小十字后拖动光标即可画出需要的多条斜线。只要画法正确斜线可随单元格自动伸长或缩短。至于斜线单元格的其他表格线仍然按上面介绍的方法添加。当然斜线单元格的数据输入要麻烦一些通常的做法是让数据在单元格内换行(按“Alt回车键”)再添加空格即可将数据放到合适位置。每次选定同一单元格有时为了测试某个公式需要在某个单元格内反复输入多个测试值。但每次输入一个值后按下Enter键查看结果活动单元格就会默认移到下一个单元格上必须用鼠标或上移箭头重新选定原单元格极不方便。如果你按“CtrlEnter”组合键则问题会立刻迎刃而解既能查看结果当前单元格也仍为活动单元格。快速查找工作簿你可以利用在工作表中的任何文字进行搜寻方法为:单击工具栏中的“打开”按钮在“打开”对话框里输入文件的全名或部分名可以用通配符代替在“文本属性”编辑框中输入想要搜寻的文字单击“开始查找”即可。禁止复制隐藏行或列中的数据如果你复制了包含隐藏列(或行)的一个数据区域然后把它粘贴到一个新的工作表那么Excel把隐藏列也粘贴过来了。要想避免这种情况可以选取你要复制的数据区域然后选择“编辑定位”命令单击“定位条件”按钮出现“定位条件”对话框选中“可见单元格”选项再复制和粘贴这个选定区域就会得到你所希望的结果。制作个性单元格如果你的表格需要菱形、三角形之类的特殊单元格可用以下方法实现:先在单元格内输入数据然后打开“绘图”工具栏在“自选图形基本形状”子菜单中找到需要的图形。单击后光标变成一个小十字由单元格左上角向右下角拖动即可画出所需形状的单元格。如果单元格的内容被覆盖可用鼠标右击刚刚画出的单元格选择快捷莱单中“设置自选图形格式”命令。将“设置自选图形格式”和“颜色与线条”选项卡打开选中“颜色填充”下拉列表下“无填充颜色”“确定”后单元格内的原有内容即会显示出来。如果你将“属性”选项卡中的“大小、位置均随单元格而变”选项选中它还会随单元格自动改变大小。一、数据输入和编辑技巧在一个单元格内输入多个值我们有时需要在某个单元格内连续输入多个数值以查看引用此单元格的其他单元格的效果。但每次输入一个值后按回车键活动单元格均默认下移一个单元格非常不便。其实可以采用以下方法:单击鼠标选定单元格然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格此时单元格周围将出现实线框再输入数据敲回车键就不会移动了。增加工作簿的页数单击“插入工作表”命令即可在底部看到一个新名称的工作表。一个工作簿最多可以有张工作表。奇特的F键Excel中有一个快捷键的作用极其突出那就是F键。作为“重复”键F键可以重复前一次操作在很多情况下起作用比如在工作表内加入或删除一行然后移动插入点并按下F键以加入或删除另一行根本不需要使用菜单。将格式化文本导入Excel在Windows“记事本”中输入格式化文本每个数据项之间会被空格隔开当然你也可以用逗号、分号、Tab键作为分隔符。输入完成后保存此文本文件并退出在Excel中打开刚才保存的文本文件出现“文本导入向导步骤之”对话框选择“分隔符号”单击“下一步”在“文本导人向导步骤之”对话框中选择文本数据项分隔符号Excel提供了Tab键、分号、逗号以及空格等供你选择。注意这里的几个分隔符号选项应该单选。你在“预览分列效果”中可以看到竖线分隔的效果。单击“下一步”在“文本导人向导步骤之”对话框中你可以设置数据的类型一般不需改动Excel自动设置为“常规”格式。“常规”数据格式将数值转换为数字格式日期值转换为日期格式其余数据转换为文本格式。单击“完成”按钮即可。快速换行我们在使用Excel制作表格时经常会遇到需要在一个单元格输入一行或几行文字的情况如果输入一行后敲回车键就会移到下一单元格而不是换行有一个简便实用的操作方法可以实现换行:在选定单元格输入第一行内容后在换行处按“Alt回车键”即可输入第二行内容再按“Alt回车键”输入第三行以此类推。巧变文本为数字在工作中发现一些通过文本文件或其它财务软件的数据导入Excel中后居然是以文本形式存在的(数字默认是右对齐而文本是左对齐的)即使是重新设置单元格格式为数字也无济于事。有一个办法可以快速地将这些文件转变回数字:在空白的单元格中填人数字然后选中这个单元格执行“复制”命令然后再选中所要转换的范围选择“选择性粘贴”中的“乘”你就会发现它们都变为数字了。在单元格中输入值一般情况下在Excel表格中输入诸如“”、“”之类数字后只要光标一移出该单元格格中数字就会自动变成“”、“”Excel默认的这种做法让人使用非常不便我们可以通过下面的方法来避免出现这种情况:先选定要输入诸如“”、“”之类数字的单元格鼠标右键单击在弹出的快捷菜单中单击“设置单元格格式”在接着出现的界面中选“数字”标签页在列表框中选择“文本”单击“确定”。这样在这些单元格中我们就可以输入诸如“”、“”之类的数字了。将数字设为文本格式不论是否对含有数字的单元格应用了文本格式Excel都会将数字保存为数字数据。若要使Excel将类似零件号码的数字解释为文本首先应将空白单元格设置成文本格式然后键入数字。如果已经输入了数字那么也可以将它更改成文本形式。方法是:选择含有要设置成文本格式的数字单元格单击“格式单元格”命令然后单击“数字”选项卡()在“分类”列表中单击“文本”然后再单击“确定”单击每个单元格按F键然后再按Enter键重新输入数据。快速进行单元格之间的切换(微软Office技巧大赛获奖作品)在Excel中,可以用以下方法实现在一个区域内的快速输入而不用鼠标来进行单元格之间的切换。方法如下:用鼠标圈定一定区域后按Tab键可使目标单元格向后移按“ShiftTab”可向前移。这样就可以在键盘上连续输入一组数据而不需用鼠标从而提高输入速度。提示:事实上采用此方法最大的好处是在一行的最后一个单元格继续按Tab则可以转到下一行开始的单元格在选定区域最后一行的最后一个单元格继续按Tab则会回到选定区域第一行第一个单元格。同样用Enter可以按列输入数据。在同一单元格内连续输入多个测试值一般情况下当我们在单元格内输入内容后按回车键鼠标就会自动移到下一单元格如果我们需要在某个单元格内连续输入多个测试值以查看引用此单元格的其他单元格的动态效果时就需要进行以下操作:单击“工具选项编辑”取消选中“按Enter键后移动”选项()从而实现在同一单元格内输人多个测试值。输入数字、文字、日期或时间单击需要输入数据的单元格键入数据并按Enter或Tab键即可。如果是时间用斜杠或减号分隔日期的年、月、日部分例如可以键入或Jun。如果按小时制输入时间请在时间数字后空一格并键入字母a(上午)或p(下午)例如:p。否则如果只输入时间数字Excel将按AM(上午)处理。快速输入欧元符号先按下Alt键然后利用右面的数字键盘(俗称小键盘)键入这个数字松开Alt键就可以输入欧元符号。将单元格区域从公式转换成数值有时你可能需要将某个单元格区域中的公式转换成数值常规方法是使用“选择性粘贴”中的“数值”选项来转换数据。其实有更简便的方法:首先选取包含公式的单元格区域按住鼠标右键将此区域沿任何方向拖动一小段距离(不松开鼠标)然后再把它拖回去在原来单元格区域的位置松开鼠标(此时单元格区域边框变花了)从出现的快捷菜单中选择“仅复制数值”。快速输入有序文本如果你经常需要输入一些有规律的序列文本如数字(、……)、日期(日、日……)等可以利用下面的方法来实现其快速输入:先在需要输入序列文本的第、第两个单元格中输入该文本的前两个元素(如“甲、乙”)。同时选中上述两个单元格将鼠标移至第个单元格的右下角成细十字线状时(我们通常称其为“填充柄”)按住鼠标左键向后(或向下)拖拉至需要填入该序列的最后一个单元格后松开左键则该序列的后续元素(如“丙、丁、戊……”)依序自动填入相应的单元格中。输入有规律数字有时需要输入一些不是成自然递增的数值(如等比序列:、、……)我们可以用右键拖拉的方法来完成:先在第、第两个单元格中输入该序列的前两个数值(、)。同时选中上述两个单元格将鼠标移至第个单元格的右下角成细十字线状时按住右键向后(或向下)拖拉至该序列的最后一个单元格松开右键此时会弹出一个菜单()选“等比序列”选项则该序列(、、、……)及其“单元格格式”分别输入相应的单元格中(如果选“等差序列”则输入、、、……)。巧妙输入常用数据有时我们需要输入一些数据如单位职工名单有的职工姓名中生僻的字输入极为困难如果我们一次性定义好“职工姓名序列”以后输入就快多了。具体方法如下:将职工姓名输入连续的单元格中并选中它们单击“工具选项”命令打开“选项”对话框选“自定义序列”标签()先后按“导入”、“确定”按钮。以后在任一单元格中输入某一职工姓名(不一定非得是第一位职工的姓名)用“填充柄”即可将该职工后面的职工姓名快速填入后续的单元格中。快速输入特殊符号有时候我们在一张工作表中要多次输入同一个文本特别是要多次输入一些特殊符号(如※)非常麻烦对录入速度有较大的影响。这时我们可以用一次性替换的方法来克服这一缺陷。先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母(如X注意:不能是表格中需要的字母)等表格制作完成后单击“编辑替换”命令打开“替换”对话框()在“查找内容”下面的方框中输入代替的字母“X”在“替换为”下面的方框中输入“※”将“单元格匹配”前面的钩去掉(否则会无法替换)然后按“替换”按钮一个一个替换也可以按“全部替换”按钮一次性全部替换完毕。快速输入相同文本有时后面需要输入的文本前面已经输入过了可以采取快速复制(不是通常的“CtrlC”、“CtrlX”、“CtrlV”)的方法来完成输入:如果需要在一些连续的单元格中输入同一文本(如“有限公司”)我们先在第一个单元格中输入该文本然后用“填充柄”将其复制到后续的单元格中。如果需要输入的文本在同一列中前面已经输入过当你输入该文本前面几个字符时系统会提示你你只要直接按下Enter键就可以把后续文本输入。如果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同直接按下“Ctrl+D(或R)”键就可以完成输入其中“CtrlD”是向下填充“CtrlR”是向右填充。如果多个单元格需要输入同样的文本我们可以在按住Ctrl键的同时用鼠标点击需要输入同样文本的所有单元格然后输入该文本再按下“CtrlEnter”键即可。快速给数字加上单位有时我们需要给输入的数值加上单位(如“立方米”等)少量的我们可以直接输入而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。我们用下面的方法来实现单位的自动输入:先将数值输入相应的单元格中(注意:仅限于数值)然后在按住Ctrl键的同时选取需要加同一单位的单元格单击“格式单元格”命令打开“单元格格式”对话框()在“数字”标签中选中“分类”下面的“自定义”选项再在“类型”下面的方框中输入“#”“立”“方”“米”按下确定键后单位(立方米)即一次性加到相应数值的后面。巧妙输入位数较多的数字大家知道如果向Excel中输入位数比较多的数值(如身份证号码)则系统会将其转为科学计数的格式与我们的输入原意不相符解决的方法是将该单元格中的数值设置成“文本”格式。如果用命令的方法直接去设置也可以实现但操作很慢。其实我们在输入这些数值时只要在数值的前面加上一个小“'”就可以了(注意:'必须是在英文状态下输入)。将WPSWord表格转换为Excel工作表有时需要将WPS/Word编辑过的表格转换成Excel工作表可利用Excel的数据库操作、宏操作等功能进行分析、处理转换方法非常简单:启动WPS/Word打开WPS/Word文档拖动鼠标选择整个表格再在“编辑”菜单中选择“复制”命令启动Excel打开Excel工作表单击目标表格位置的左上角单元格再在“编辑”菜单中选择“粘贴”命令。注:若需将老版本的WPS表格转换为Excel工作表应先将其用WPS/WPS/WPSOffice或Word打开再进行转换。取消单元格链接将链接单元格格式更改为数值格式就可以取消单元格链接方法如下:选择包含链接的单元格然后单击“复制”按钮保持该格处于选中状态单击鼠标右键选择“选择性粘贴”命令选择“数值”后单击“确定”单元格内容就被单元格实际数值替代与其它源文件的链接就删除了。快速输入拼音选中已输入汉字的单元格然后单击“格式拼音信息显示或隐藏”命令选中的单元格会自动变高再单击“格式拼音信息编辑”命令即可在汉字上方输入拼音。单击“格式拼音信息设置”命令可以修改汉字与拼音的对齐关系。插入“”首先选择要插入“”的单元格在字体下拉列表中选择“Marlett”字体输入a或b即在单元格中插入了“”。按小数点对齐有以下两种方法使数字按小数点对齐:选中位数少的单元格根据需要单击格式工具栏上的“增加小数位数”按钮多次将不足位数补以。选中位数少的单元格右键单击选择“设置单元格格式”命令在弹出的窗口中单击“数字”标签选中“数值”在右面的“小数位数”中输入需要的)程序就会自动以补足位数。同样对于位数多的单元格如果设置了较少的小数位数程序会自动去掉后面的数字。对不同类型的单元格定义不同的输入法在一个工作表中通常既有数字又有字母和汉字。于是我们在编辑不同类型的单元格时需要不断地切换中英文输入法这不但降低了编辑效率而且让人觉得麻烦。下面的方法能让Excel针对不同类型的单元格实现输入法的自动切换:选择需要输入汉字的单元格区域单击“数据有效性”命令在“数据有效性”对话框中选择“输入法模式”选项卡在“模式”下拉列表中选择“打开”单击“确定”按钮()同样选择需要输入字母或数字的单元格区域单击“数据有效性”命令选择“输入法模式”选项卡在“模式”下拉列表中选择“关闭(英文模式)”单击“确定”按钮。此后当插入点处于不同的单元格时Excel会根据上述设置自动在中英文输入法间进行切换从而提高了输入效率。在Excel中快速插入Word表格打开Word表格所在的文件打开要处理Word表格的Excel文件并调整好两窗口的位置以便看见表格和要插入表格的区域选中Word中的表格按住鼠标左键将表格拖到Excel窗口中松开鼠标左键将表格放在需要的位置即可。设置单元格字体选定要格式化的全部单元格或单个单元格中的指定文本单击“格式单元格”命令在“字体”框中单击所需字体在“字号”框中单击所需的字体大小即可()。另外如果某一单元格中的少量数据不可见那么可减小这些数据字体的大小而不用调整列的宽度以显示单元格中所有数据。在一个单元格中显示多行文字选定要设置格式的单元格单击“格式单元格”命令在打开的单元格格式对话框中选中“对齐”选项卡下的“自动换行”复选框()即可。将网页上的数据引入到Excel表格网页上表格形式的信息可以直接从浏览器上复制到Excel中而且效果极佳。你可以选中信息并复制它然后将信息粘贴到Excel中或者可以选中信息并将其拖放到Excel中。使用这种“拖放”方法传输和处理任何基于网络的表格数据会显得非常简单并且异常快捷。在Excel中你可以像使用Excel工作表那样打开Html文件并获得同样的功能、格式及编辑状态。取消超级链接下面介绍两个方法让你方便地取消Excel中的超级链接。如果正在输入URL或Email地址在输入完毕后敲回车键刚才输入的内容会变成蓝色此时单击智能标记选择“撤消超链接”命令即可。如果在工作表中已存在超级链接右键单击单元格在快捷菜单中选择“取消超链接”命令即可。编辑单元格内容双击要键入数据的单元格直接输入数据或对其中内容进行修改完成后若要确认所做的改动按Enter键即可若取消所做的改动按Esc键。另外你还可以单击单元格再单击工作表上边的编辑栏你就可以在编辑栏中编辑单元格中的数据了。设置单元格边框选择要添加边框的所有单元格单击“格式单元格”命令选择“边框”选项卡()然后在“样式”中选中所需的线型样式同时可以在“颜色”中指定不同的颜色再单击“外边框”按钮最后单击“确定”按钮即可。要设置含有旋转文本的选定单元格的样式单击“格式单元格”命令选择“边框”选项卡然后使用“预置”下的“外边框”和“内部”按钮边框应用于单元格的边界它会和文本旋转同样的角度。设置单元格文本对齐方式选择要设置文本对齐的单元格单击“格式单元格”命令单击“对齐”标签然后根据需要设置文本对齐方式即可。输入公式单击将要在其中输入公式的单元格然后键入=(等号)若单击了“编辑公式”按钮或“粘贴函数”按钮Excel将插入一个等号接着输入公式内容按Enter键。输入人名时使用“分散对齐”(微软Office技巧大赛获奖作品)在Excel表格中输入人名时为了美观我们一般要在两个字的人名中间空出一个字的间距。按空格键是一个办法但是我们这里有更好的方法。我们以一列为例将名单输入后选中该列点击“格式单元格对齐”在“水平对齐”中选择“分散对齐”最后将列宽调整到最合适的宽度整齐美观的名单就做好了。隐藏单元格中的所有值(微软Office技巧大赛获奖作品)有时候我们需要将单元格中所有值隐藏起来这时你可以选择包含要隐藏值的单元格。单击“格式单元格”命令选择“数字”选项卡在“分类”列表中选择“自定义”然后将“类型”框中已有的代码删除键入“”(个分号)即可()。提示:你也许奇怪为什么会这样其实单元格数字的自定义格式是由正数、负数、零和文本个部分组成。这个部分用个分号分隔哪个部分空相应的内容就不会在单元格中显示。现在都空了当然就都不显示了。恢复隐藏列通常选择隐藏列两边列上的单元格然后选择“格式列取消隐藏”菜单项可以恢复隐藏的列。其实恢复隐藏列还有一种快捷方法:将鼠标指针放置在列标的分割线上例如若隐藏B列则将鼠标指针放置在列A和列C的分割线上轻轻地向右移动鼠标指针直到鼠标指针从两边有箭头的单竖变为两边有箭头的双竖杠此时拖动鼠标就可以打开隐藏的列。快速隐藏显示选中单元格所在行和列(微软Office技巧大赛获奖作品)在Excel中隐藏行或列,通常可以通过格式菜单中的行或列选项中的隐藏来实现,或者是选中行号或列标后通过鼠标右键的快捷菜单来完成,对于分散的单元格区域,可以这样快速隐藏:快速隐藏选中单元格所在行:“Ctrl”快速隐藏选中单元格所在列:“Ctrl”取消行隐藏:“CtrlShift”取消行隐藏:“CtrlShift”彻底隐藏单元格在很多时候我们会将一些行或列的内容隐藏起来不让别人查看但是如果用户复制包含隐藏行或列的区域这样隐藏的内容就会在粘贴的新的工作表中出现降低了隐藏效果。如果要想避免这种情况我们可以先选中要复制的区域然后单击“编辑定位”命令在打开的对话框中点击“定位条件”按钮在定位条件对话框中选中“可见单元格”选项)这样就可以避免上面所发生的情况了。用下拉列表快速输入数据如果某些单元格区域中要输入的数据很有规律如学历(小学、初中、高中、中专、大专、本科、硕士、博士)、职称(技术员、助理工程师、工程师、高级工程师)等你希望减少手工录入的工作量这时我们就可以设置下拉列表实现选择输入。具体方法为:选取需要设置下拉列表的单元格区域单击“数据有效性”命令从“数据有效性”对话框中选择“设置”选项卡在“允许”下拉列表中选择“序列”在“来源”框中输入我们设置下拉列表所需的数据序列如“技术员、助理工程师、工程师、高级工程师”并确保复选框“提供下拉箭头”被选中单击“确定”按钮即可()。这样在输入数据的时候就可以单击单元格右侧的下拉箭头选择输入数据从而加快了输入速度。快速输入自定义短语使用该功能可以把经常使用的文字定义为一条短语当输入该条短语时“自动更正”便会将它更换成所定义的文字。定义“自动更正”项目的方法如下:单击“工具自动更正选项”命令在弹出的“自动更正”对话框中的“替换”框中键入短语如“电脑报”在“替换为”框中键入要替换的内容如“电脑报编辑部”单击“添加”按钮将该项目添加到项目列表中单击“确定”退出。以后只要输入“电脑报”则“电脑报编辑部”这个短语就会输到表格中。设置单元格背景色选择要设置背景色的单元格单击“格式单元格”命令然后单击“图案”选项卡要设置带有图案的背景色请在“颜色”框中单击选中一种颜色然后单击“图案”下拉菜单选择所需的图案样式和颜色即可。快速在多个单元格中输入相同公式先选定一个区域再键入公式然后按“CtrlEnter”组合键可以在区域内的所有单元格中输入同一公式。同时在多个单元格中输入相同内容选定需要输入数据的单元格单元格可以是相邻的也可以是不相邻的然后键入相应数据按“CtrlEn

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