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档案交接工作中的几点思考
■李丹
按照档案管理要求，负责档案管理工作的人员在工作变
动时，必须办理档案移交手续。然而在公安分局的实际工作
中，尤其是在基层派出所和执法执勤机构中，存在档案工作
交接不及时、手续不严密等问题，主要
表
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现在：
一是档案交接不及时。一些部门对档案交接工作不够重
视，领导把关不严，档案人员换岗后，档案交接手续不及时办
理，以致出现档案数量不清，责任不明等问题。甚至有的领导
或民警认为档案交接只是库房钥匙和文件柜的交接，致使档
案工作前后脱节情况严重。
二是档案交接手续不严密。按工作性质和岗位
职责
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要
求，档案人员交接应是一项认真细致、手续严密，的工作，而
在一些部门档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序办
事，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字不签，忽视
了档案交接工作中的重要内容，忽视了档案交接工作的基本
要求。
三是档案监交不严格。有的部门领导把档案交接当作事
务性的工作，看成是档案人员之间的事情，从而对档案交接
工作很少过问，使得档案监交工作不严格，程序不完备。
作为分局一名从事档案管理工作的民警，笔者认为，做
好档案交接工作，不仅是明确档案人员责任，维护档案安全
完整，确保档案工作有序进行的需要，也是<档案法>赋予档
案人员的职责。所以应该从以下几个方面确保档案交接工作
不出差错。
一是档案交接要纳入部门的议事日程、工作程序和规章
制度之中。档案交接是档案管理中的重要环节，应引起足够
的重视，尤其是负责人应把档案交接工作摆上重要议事日
程，在档案人员离岗或调动工作单位时要把好关，做到档案
人员离职离岗先办理工作交接手续，然后再办理调动手续。
对未办理档案交接手续的档案人员，不得签发调动工作通
知。不得离开原工作岗位，要把档案交接工作纳入部门工作
制度，列入有关人员的岗位职责之中。分局指挥中心档案室
要加强部门档案交接工作的监督检查。对档案交接手续未办
理妥的人员，及时向政工部门告知情况，要求待交接清楚后
再签发调令。
二是离岗离职之前要认真做好档案移交准备工作。档案
交接分为移交和接收两个方面，而认真做好档案移交前的准
备工作，是确保档案交接工作顺利进行的前提。对于移交方
来说在正式移交之前主要做好五项工作：1．对所保管的档案
进行一次全面清理，做到账物相符，心中有数；2．对借出的档
案要及时催还，一时归还不了的要问明原因，整理好借据，并
在借据上注明原因及催还情况；3．对未整理的零散文件
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要分类存放、清理排序，做到系统有序；4．按档案移交要求编
制档案移交表格：5．撰写档案移交说明。对于接收方来说，在
接收之前要做好三项工作：1．‘了解移交部门的工作活动情
况：2．向前任档案人员了解档案保管和档案工作情况：3．必
要时要了解或检查档案移交准备工作情况。只有交接准备充
分，才能保证交接工作顺利进行。
三是认真做好档案监交工作。档案监交工作对档案交接
起着见证和监督作用，因此无论是部门负责人交接，还是一
般档案人员，特别是负责档案保管接待人员的交接，都必须
安排专人负责监交。档案监交人员要认真履行职责，坚持原
则，按程序办理。一般档案人员交接，可由分局档案室负责人
监交；分局档案室负责人交接，可由分管档案工作的领导或
分局档案室派人监交。交接双方在监交人员的监督之下认真
做好移交、接收工作，做到账物相符，手续齐全，并要在交接
文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名
职务及移交清册册、页数等。移交文据一式3份，移交人、接
收人各执一份，单位存档一份。交接工作结束之后，移交人、
接收人、监交人应在移交文据上签字盖章，以示对交接工作
负责。
四是加强档案交接中的思想教育工作。档案交接工作中
出现的问题，不单纯是档案人员的业务素质问题，其中一个
十分重要的原因就是近几年来，一些部门领导忽视了对档案
人员的思想教育工作，使得一些档案人员工作责任，b不强。
因此在档案交接的过程中要补上这一课，教育交接双方端正
思想、提高认识、明确责任、增强事业心和责任感，从而保证
档案交接工作严格按照规定办理，使档案工作前后衔接起
来。
作者单位：五华公安分局指挥中心
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