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上传者: 执行总裁 2012-02-26 评分 4.5 0 75 10 339 暂无简介 简介 举报

简介:本文档为《华为时间管理培训doc》,可适用于企业制度领域,主题内容包含华为时间管理培训程时数:.小时  授课方式:讲演、案例分析、管理游戏、录象  必备条件:数字投影仪、便携  课程简介:本课程通过对有效时间管理重要性符等。

华为时间管理培训程时数:.小时  授课方式:讲演、案例分析、管理游戏、录象  必备条件:数字投影仪、便携  课程简介:本课程通过对有效时间管理重要性的讲解通过对人们日常工作中在时间管理上存在的误区的分析及时间管理基本方法、技巧的讲解帮助学员进行有效的时间管理、提高工作绩效。适合对象:  新员工培训目标 学完本课程后学员能够达到:  在今后的工作中减少浪费时间现象学会正确的时间分配并充分有效地利用时间  学会制定SMART的工作目标  掌握制定有效工作计划的方法和过程课程要点  v时间管理的概念和误区  v时间管理的基本准则  ……目标原则  ……原则  ……四象限原则  ……有序原则  ……对象原则  v时间管理的方法和技巧  ……了解自己使用时间的方式和状况  ……做好工作计划  ……缩短别人干扰的时间  ……不要拖延  ……第一次就把事情做好  ……时间的判断应有弹性第一章:时间管理的概念和误区  :时间管理的概念  什么是时间?  在我们探讨“时间管理”这个问题以前不妨先来读篇文章:  年胡适先生在一次毕业典礼上发表了一篇演讲内容如下:  诸位毕业同学:你们现在要离开母校了我没有什么礼物送给你们只好送你们一句话。  这一句话是:珍惜时间不要抛弃学问。  以前的功课也许有一大部分是为了这张文凭不得已而做的。从今以后你们可以依自己的心愿去自由研究了。趁现在年富力强的时候努力做一种专门学问。少年是一去不复返的等到精力衰竭的时候要做学问也来不及了。  有人说:出去做事之后生活问题急需解决哪有功夫去读书?即使要做学问既没有图书馆有没有实验室哪能做学问?  我要对你们说:凡是要等到有了图书馆才读书的有了图书馆也不肯读书凡是要等到有了实验室方才做研究的有了实验室也不肯做研究。你有了决心要研究一个问题自然会节衣缩食去买书自然会想出法子来设置仪器。  至于时间更不成问题。达尔文一生多病不能多做工每天只能做点钟的工作。你们看他的成绩!每天花点种看页有用的书每年可看多页书年读万页书。  诸位万页书可以使你成为一个学者了。可是每天看种小报也得费你点钟的功夫四圈麻将也得费你点半钟的光阴。看小报呢?还是打麻将呢?还是努力做一个学者呢?全靠你们自己选择!  易卜生说:你的最大责任就是把你这快材料铸造成器。  学问就是铸器的工具。抛弃了学问便是毁了你自己。  再会了你们的母校眼睁睁地要看你们年之后成什么器。  看到胡适先生的这一番语重心长的话语你有何感受?“时间就是效率”、“时间就是金钱”、“时间就是生命”、“一寸光阴一寸金寸金难买寸光阴”诸如此类的描述我们每个人都可以脱口而出但是我们做得究竟怎样呢?我们常常听到  “我要是在大学多学点东西就好啦!”  “我应该少看些电视好好地约束自己多读点书!”  “时间根本不够用公司股价节节下降董事会和股东像一群蜜蜂一样叮得我满头包同事间争权夺利我总是担任和事佬的角色家人总也见不到我几乎把我登报作废!”  世界几乎全面地在进步但我们一天还是只有小时。最成功和最不成功的人一样一天都只有小时但区别就在于他们如何利用这所拥有的小时。那么时间究竟是什么呢?  我们哲学家这样说:“时间是物质运动的顺序性和持续性其特点是一维性是一种特殊的资源。”  要想能够真正地了解时间并且管理“时间”我们有必要对时间的本质有深刻的认识。首先让我们先了解时间的四项独特性:  ()供给毫无弹性:时间的供给量是固定不变的在任何情况下不会增加、也不会减少每天都是小时所以我们无法开源。  ()无法蓄积:时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意我们都必须消费时间所以我们无法节流。  ()无法取代:任何一项活动都有赖于时间的堆砌这就是说时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此时间是无法取代的。  ()无法失而复得:时间无法象失物一样失而复得。它一但丧失则会永远丧失。花费了金钱尚可赚回但倘若挥霍了时间任何人都无力挽回。  小案例:  如果银行每天早晨向你的帐号拨款万元。你在这一天可以随心所欲想用多少就用多少用途也没有任何的规定。条件只有一个:用剩的钱不能留到第二天再用也不能节余归自己。前一天的钱你用光也好分文不花也好第二天你又有万元。请问:你如何用这笔钱?  什么是“时间管理”?  “时间管理”所探索的是如何减少时间浪费以便有效地完成既定目标。由于时间所具备的四个独特性所以时间管理的对象不是“时间”它是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。  请注意:  ()所谓“时间的浪费”是指对目标毫无贡献的时间消耗。  ()所谓“自管理者的管理”你必须抛弃陋习引进新的工作方式和生活习惯包括要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重和权力下放加上自我约束、持之以恒才可提高效率事半功倍。  大凡能够在事业上做出卓越成绩的人都是时间管理的专家格里在威格利南方联营公司当了多年的总经理该公司是美国最成功的超级市场之一他获得了许多值得引证的荣誉。第一他的工作历程记录几乎为所有的总经理所羡慕这个记录中包括连年不断的销售记录和利润记录。第二他毫不松懈地连续应用计划、组织、授权、激励、评价和控制等项目基本原则显示了他专业管理的精神。第三他献身时间管理原则的事迹已经得到大量文章的赞扬。在格里看来正确的管理的基础是良好的时间管理。  在信息爆炸的今天咨讯的空间在无限地扩展面临竞争的压力、客户高品质的需求您是否又有些无所适从呢?  由于时间所具有的独特性时间在各种资源中又往往容易被我们忽略。在上面的“银行拨款”案例中我们不难发现:每天我们有小时每小时由分钟组成每分钟由秒组成总计就是万秒。拥有这样的一笔财富我们怎么可以视而不见?又怎么可以随意处之?这个问题恐怕需要我们花点时间来考虑。有人曾粗略地统计过一个活到岁的美国人对时间是怎么花的:  睡觉:年  工作:年  个人卫生:年  吃饭:年  旅行:年  排队:年  学习:年  开会:年  打电话:年  找东西:年  其它:年  看了上面的这一组数据您有何感受?“时间管理”一直是个重要的问题但从来没像今天这么重要过为什么?原因如下:  *寻求事业、家庭与社会生活平衡的需要  *信息爆炸  *竞争的压力  *你的客户对品质的要求  看来我们要成为一个高效的时间管理者和职业人减少时间浪费的现象确非易事。那么我们的问题究竟在哪里呢?第二章、时间管理的误区  我们探索克服时间浪费的途径便是“培养克服时间管理误区的技能”。所谓时间管理的误区是指导致时间浪费的各种因素。以下列出时间管理的五个误区请大家仔细阅读并分析看看自已是否存在同样的问题:  误区之一:工作缺乏计划  查尔斯史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间曾经向管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战:“请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事我将支付给你任意的顾问费。”李爱菲于是递了一张纸给他并向他说“写下你明天必须做的最重要的各项工作先从最重要的那一项工作做起并持续地做下去直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序然后着手进行第二项重要的工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间也不用担心。只要手中的工作是最重要的则坚持做下去。假如按这种方法你无法完成全部的重要工作那么即使运用任何其它方法你也同样无法完成它们而且倘若不借助某一件事的优先次序你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时把它提供给你的部属采用”。  数星期后史瓦寄了一张面额两万伍仟美元的支票给李爱菲并附言她确实已为他上了十分珍贵的一课伯利恒瓮后来之所以能够跃升为世界最大的独立钢铁制造者据说可能是导因于李爱菲的那数句真言。  尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处但我们有的同事从来不做或是不重视做计划原因不外乎如下几条:  、因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考  、不做计划也能获得实效  、不了解做计划的好处  、计划与事实之间极难趋于一致故对计划丧失信心  、不知如何做计划。  我们作为一个高新科技企业的员工要步上职业化的道路成为一个强调实效性的职业人士不应该把以上原因当做工作中的借口为什么呢?剖析如下:  、固然有些事情是易行而难料的但若过分地强调这一点则有可能养成一种“做了再说”或“船到桥头自然直!”的侥幸心理。试问:房子燃烧的紧要关头消防队员是否应立刻拿起水龙头或灭火筒进行抢救还是应花费少许时间判别风向、寻找火源、分派工作然后再进行抢救?  、不做计划的人只是消极地应付工作他将处于受摆布的地位做计划的则是有意识地支配工作处于主动的地位、并提高工作效率。  、由于目标中拟定假设的客观环境发生变动计划与事实常常难以趋于一致所以我们必须定期审察我们的目标与计划做出必要的修正寻找最佳途径。但如果是处于无计划的引导则一切行动将杂乱无章最终走进死胡同。  综上所述由于我们的工作缺乏计划将导致如下恶果:  、目标不明确  、没有进行工作归类的习惯  、缺乏做事轻重缓急的顺序  、没有时间分配的原则 误区之二:组织工作不当  组织工作不当的主要体现在以下几个方面:  *职责权限不清工作内容重复  *“事必躬亲亲力而为”  *沟通不良  *工作时断时续  首先学会如何接受请托:  对于我们每一个人来说所面临的请托可能来自部属、上司、其他同级管理者、或是组织以外的人士。在很多请托中有一类是职务所系而责无旁贷的另一类虽然也是职务所系但请托本身却是不合时宜或是不合情理的尚有一类请托则属无义务予履行的请托经常引起我们困扰的是后两类请托。  倘若我们为了想做广受爱戴的好人而有求必应则各色各类的请托将四面八方地源源涌来。一旦他办不妥委托的事项则不仅他所企求的爱戴将化为乌有而且他将丧失请托者尊敬。“明智地接受请托”的重要性在于:第一:“拒绝”是一种“量力”的表现。有的请托若由他人承受可能比你承受更为恰当你不妨对请托者提出适时的建议。第二拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。倘若因勉强接受他人的请托而扰乱自己的步伐是不合理的、不明智的。  所以在我们接受请托之前不妨先先问问自己:这种请托是属于我的职责范围内吗?对实现我的目标有帮助吗?如果接受它将付出什么代价?如果不接受他则需承担什么后果?经过这一番“成本效益分析”之后你就可以决定取舍了。  其次学会利用资源:  对于基层人员而言要善于利用资源学会从相关的部门或人员手中获取所需的资料既节约了时间又保证了信息的正确性。比如你想了解本月度部门考勤信息不妨去问问部门秘书想了解公司的考勤信息不妨去问问公司的考勤管理员等等。  对于管理者而言他们经常容易犯下面的错误:  、担心部属做错事  、担心下属表现太好  、担心丧失对下属的控制  、不愿意放弃得心应手的工作  、找不到合适的下属授权。  其实每个人的精力都是有限的尤其是管理者应当学会授权将主要的精力和时间放在更重要的事情上。  误区三:时间控制不够  在前面的“小张的故事”中小张在时间管理上最大的恶习就是拖延时间以致到头来一事无成。我们提供了一个拖延商数的测验请你先做一下自我评核。  拖延商数测验  请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案:  ()为了避免对棘手的难题采取行动我于是寻找理由和借口。  A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意  ()为使困难的工作能被执行对执行者下压力是必要的。  A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意  ()我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。  A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意  ()我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。  A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意  ()当被迫从事一项不愉快的决策时我避免直截了当的答复。  A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意  ()我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。  A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意  ()试图令他人为管理者执行不愉快的工作。  A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意  ()我经常将重要工作安排在下午处理或者携回家里以便在夜晚或周末处理它。  A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意  ()我在过分疲劳(或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制)时以致无法处理所面对的困难任务。  A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意  ()在着手处理一件艰难的任务之前我喜欢清除桌上的每一个物件。  A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意  评分标准:  每一个“非常同意”评分“略表同意”评分“略表不同意”评分“极不同意”评分。总分小于分表示你不是拖延者你也许偶尔有拖延的习惯。总分在至分之间表示你有拖延的毛病但不太严重。总分多于分表示你或许已患上严重的拖延毛病。  我们通常在时间控制容易陷入下面的陷井:  、习惯拖延时间前面案例“小张的故事”中的小张就是一个典型的拖延时间的人。  、不擅处理不速之客的打扰。  、不擅处理无端电话的打扰。  、泛滥的“会议病”困扰。不少中、上层管理者曾经指出会议竟占去他们日常工作的时间的四分之一甚至三分之一!然而更令他们感慨莫名的是在这么多的会议时间之中几乎有一半是徒劳无功的浪费!  误区四:整理整顿不足  办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关因为杂乱是人为的。“杂乱的办公桌显示杂乱的心思”是有道理的。让一个不富条理的人使用一个小型的办公桌这个办公桌会变得杂乱无章即使给他换一个大型的办公桌不出几日这个办公桌又会遭遇同样的命运。套用“帕金森定律”“工作将被扩展以便填满可供完成工作的时间”我们也可以导出“文件堆积定律”“文件的堆积将被扩展以便填满可供堆积的空间。”  当你的上司向你索取一份技术资料你是否能在第一时间从容不迫地递给他?当你需要一份信息时是否满文件夹地翻个底朝天?下面是一份“文件处置测验”看看你的文件处置系统是否完善。  文件处置测验  请快速地解答以下十二个问题。如你无法即刻对某些题目提供确切的答案则请在题目前打问号“?”。  、订购文具后所取得的帐单。  、收到一本管理杂志其中可能具有值得阅读的文章但目前你无暇阅读。  、来自上司的会议通知(下周一举行会议)。  、某大学企管系学生寄来的问卷。  、部属交来的(或是你个人的)一份用于准备下一个月业务报告的有关资料。  、一封需要尽快回复的信但你必须先打数次电话才能回复。  、一位你经常接触的人告知新地址及新电话号码的Email。  、组织内其它平行部门的来函要求取得你的部门的市场(或其它)调查报告。  、某管理顾问公司中寄来的出版物宣传单你认为其中一、两本书也许值得订购但你无法确定是否真正值得订购。  、客户寄来的一封投诉信。  、人事部门发出的有关员工考核程序的函件。  、提醒自己明年及早准备财务预算的备忘录。  假如你在以上十二个问题的前面写上了两个或两个以上的“?”则表示你仍欠缺一套完整的文件处置系统。你最好尽快设计这样的一套系统(包括你的纸面文件夹和电脑文件夹)!  误区五:进取意识不强  我们经常说到:“人最大的敌人就是自己”。有些人之所以能够让时间白白流逝而毫无悔痛之意就象前面我们提到的“小张”最根本的原因就是他个人缺乏进取意识缺乏对工作和生活的责任感和认真态度。主要表现在以下几个方面:  *个人的消极态度  *做事拖拉找借口不干工作  *唏嘘不已做白日梦  *工作中闲聊  如果我们一直处于迟钝的时间感觉中换句话说当你觉得时间可有可无不愿面对工作中的具体事务沉溺于“天上随时掉下大馅饼”的美梦那就需要好好反省自己了因为你随时在丧失宝贵的机会随时可能被社会所淘汰!  好了前面我们谈到了五个时间管理的误区不管以前我们做得怎样要记住:世界上所有的成就都是“现在”所塑造的。因此我们要记取“过去”把握“现在”放眼“未来”。送给大家一句话:  昨天是一张已被注销的支票  明天是一张尚未到期的本票  今天则是随时可运用的现金。请善用它!时间管理的六项基本原则  通过前面的学习我们对时间管理的概念和误区已经有了一个基本的认识现在我们一起来探讨时间管理的基本原则只有对原则有了一个认识后才有可能很好地运用时间管理的技巧与方法。  时间管理的六项基本原则:  、明确目标  、有计划、有组织地进行工作  、分清工作的轻重缓急  、合理地分配时间  、与别人的时间取得协作  、制定规则、遵守纪律  下面我们就时间管理的六项基本原则分别进行阐述。  原则之一:明确目标  目标刺激我们奋勇向上  在人生的旅途上没有目标就好象走在黑漆漆的路上不知往何处去。美国的一份统计结果显示一个人退休后特别是那些独居老人假若生活没有任何目标每天只是刻板地吃饭和睡觉虽然生活无忧但他们后来的寿命一般不会超过七年。  虽说目标能够刺激我们奋勇向上但是对许多人来说拟定目标实在不是一件容易的事原因是我们每天单是忙在日常工作上就已透不过气还哪来时间好好想想自己的将来。但这正是问题的症结就是因为没有目标每天才弄得没头没脑、蓬头垢面这只是一个恶性循环罢了!  另外有些人没有目标则是因为他们不敢接受改变与其说安于现状不如坦白一点那便是没有勇气面对新环境可能带来的挫折与挑战这些人最终只会是一事无成!  事实上随波逐流缺乏目标的人永远没有淋漓尽致发挥自己的潜能。因此我们一定要做一个目标明确的人生活才有意义。然而不幸的是多数人对自己的愿望仅有一点模糊的概念而只有少数人会贯彻这模糊的概念。许多人在公司五年却没有五年的经验只能说有五年一次的经验。  许多年前某报做过条鲸鱼突然死亡的报道。这些鲸鱼在追逐沙丁鱼时不知不觉被困在一个海湾里报道上说:“这些小鱼把海上巨人引向死亡。鲸鱼因为追逐小利而暴死为了微不足道的目标而空耗了巨大力量。”  美国作家福斯迪克说得好:“蒸汽或瓦斯只是在压缩状态下才能产生动力尼亚拉加瀑布也要在巨流之后才能转化成电力。而生命唯有在专心一意、勤奋不懈时才可获得成长。”下面不妨让我们一起看看“赖嘉的故事”。  赖嘉承随父母迁到亚特兰大市时年仅四岁。他的父母只有小学五年级的学历因此当赖嘉表示要上大学时他的亲友大多不表示支持但赖嘉心意已决最后果真成为家中唯一进大学的人。但是一年之后他却因为贪玩导致功课不及格而被迫退学。在接下来的年他过着得过且过的生活毫无人生目标。他大半时候都在一家低功率的电台担任导播有是也替卡车卸货。  有一天他拿起柯维的第一本著作《相会在巅峰》从那时起他对自己的看法完全改变发现自己有不平凡的能力。重获新生的赖嘉终于了解到目标的重要性。的确目标决定我们的将来。  赖嘉的目标是重返大学然而他的成绩实在太差了以致连遭墨瑟大学拒绝两次。在遭到第二次拒绝之后的某天赖嘉无意间撞见院长韩翠丝他趁机向她剖明心志。结果院长答应了他的请求准许他入学但有一个附加条件:他的平均分数要达到乙等否则就要再度退学。  赖嘉一改过去的散漫态度以信心坚定、目标明确、内心无畏的姿态重新踏入校门。他每季平均进修多个学分。经过年零个月即以优异的成绩取得了学位紧接着再迈向更高的目标。  如今这个伐木工人的儿子已成为赖嘉博士他还在全美发展最迅速的教会担任牧师教会地点就在费城特尔市距他成长的亚特兰大仅数分钟车程。  从上面的例子我们可以看出有目标才有结果目标能够激发我们的潜能。那么我们究竟如何选择或是制定正确的目标呢?我们认为在选择或制定目标时应考虑两个方面:一是目标要符合自己的价值观二是要了解自己目前的状况。  请记住:成功完全是一种个人现象只有你所完成的事情和你的价值观相符你才会觉得成功。为什么有的人成功之后又会感到空虚?为什么有的人得到名利后却发现牺牲了更可贵的事物?邓尼斯个人设定目标可以说是一个成功的例子。  在年美国著名证券经纪人邓尼斯是一个已干了年的证券经纪人以社会标准来看他是美国中产阶级分子的典范:他拥有一个美满的婚姻、三个聪明伶俐的孩子、一栋房子、两部车但是患了溃疡。证券经纪商的收入虽然不错却与他的性格格格不入。他希望活得更扎实但现在却无法支配自己的命运这使他觉得受挫。  “只有自己与上帝才能支配我的命运”惊醒了他。于是他开始设立自己的目标。他从小就爱好业余无线电于是他决定创业成立邓特隆无线电公司生产并销售“火腿”(指业余无线电爱好者)的设备。  年月邓尼斯辞去工作卖掉车子当资金以信用卡借款开始在他的地下室生产业余无线电设备。邓特隆公司诞生了。他的许多朋友与亲戚都以忧伤和惊慌的眼光看着他断定他发疯了。  年月日邓特隆无线电公司成交了第一笔生意。年月公司搬到了俄亥俄州崔斯堡的厂房中。到年底邓特隆的营业额超过了万元。今天邓尼斯已是一家资产数百万元的工厂的股东与总裁。  如何制定目标  一个目标应该具备以下五个特征才可以说是完整的:  具体的(specific)  可衡量的(measurable)  可达到的(attainable)  相关的(relevant)  基于时间的(timebased)  、具体的:  有人说:“我将来要做一个伟大的人”。这就是一个不具体的目标。目标一定要是具体的比如你想把英文学好那么你就订一个目标:每天一定要背十个单词、一篇文章。  有人曾经做过一个试验他把人分成两组让他们去跳高。两组人的个子差不多先是一起跳过了米。他对第一组说:“你们能够跳过米。”他对第二组说:“你们能够跳得更高。”经过练习后让他们分别去跳由于第一组有具体的目标结果第一组每个人都跳过米而第二组的人因为没有具体目标所以他们中大多数人只跳过了米少数人跳过了米。这就是有和没有具体目标的差别所在。  、可衡量的:  任何一个目标都应有可以用来衡量目标完成情况的标准你的目标愈明确就能提供给你愈多的指引。比如你要买一栋房子先要在心里有个底。房子要多大是几层楼?需要多少卧室?要木头砌还是钢筋水泥的?要多少平方?座落地点呢?你的预算呢?有了这些明确的标准你才有可能顺利地盖好你的房子。  、可达到的:  不能达到的目标只能说是幻想、白日做梦太轻易达到的目标又没有挑战性。多年前在美国进行了一项成就动机的试验。个人被邀请参加一项套圈的游戏。在房间的一边钉上一根木棒给每个人几个绳圈套到木棒上离木棒的距离可以自己选择。  站得太近的人很容易就把绳圈套在木棒上而且很快地就泄气了有的人站得太远老是套不进去于是很快就泄气了但有少数人站的距离恰到好处不但使游戏具有挑战性而且他们也还有成就感。实验者解释这些人有高度的成就动机他们通常不断地设定具挑战性但做得到的目标。  、相关的:  目标的制定应考虑和自己的生活、工作有一定的相关性比如一个公司的职员整天考虑的不是怎样才能做好工作却一心发着明星梦又不肯努力奋斗在一天一天消耗中丧失学习、工作的能力不思进取不努力提高工作业务能力最终会被公司抛弃、会被社会遗弃。  、基于时间的:  任何一个目标的设定都应该考虑时间的限定比如你说:“我一定要拿到律师证书。”目标应该很明确了只是不知是在一年内完成还是十年后才完成?原则之二:有计划、有组织地进行工作所谓有计划、有组织地进行工作就是把目标正确地分解成工作计划通过采取适当的步骤和方法最终达成有效的结果。通常会体现在以下五个方面:  、将有联系的工作进行分类整理。  、将整理好有各类事务按流程或轻重缓急加以排列。  、按排列顺序进行处理。  、为制定上述方案需要安排一个考虑的时间。  、由于工作能够有计划地进行自然也就能够看到这些工作应该按什么次序进行各哪些是可以同时进行的工作。  那么有人会问:究竟该怎样做计划呢?大致的步骤如下:  、确立目标  、探寻完成目标的各种途径  、选定最佳的完成方式  、将最佳途径转化成月周日的工作事项  、编排月周日的工作次序并加以执行  、定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性。  目标如何制订我们已在前面的内容进行了说明至于如何制订并检查计划我们会在后面的章节中详细地阐述。  有了计划就必须有行动。行动是一件了不起的事我们请大家记住:  、切实实行你的计划和创意以便发挥它的价值不管主意有多好除非真正身体力行否则永远没有收获。  、实行时心理要平静估计困难、做好准备、及时调整。  美国的成功学家格林演讲时时常对观众开玩笑地说美国最大的快递公司联邦快递其实是他发明的。他不说假话他的确有过这个主意。但是我们相信世界是至少还有一万个和他一样的创业家也想到同样的主意。年代格林刚刚起步在全美为公司间做撮合工作每天都生活在赶截止日期、并在限时内将文件从美国的一端送一另外一端的时间缝隙中。当时格林曾经想到如果有人能够开办一个能够将重要文件在小时之内送到任何目的地的服务该有多好!这想法在他脑海中驻留了好几年……一直到有一个名叫弗列德史密斯的家伙真的把这主意转换为实际行动。  这个故事的教训是:成功地将一个好主意付诸实践比在家空想出一千个好主意要有从价值得多。  原则之三:分清工作的轻重缓急  请看下面的行事次序看看你自己平时喜好用哪种方式?  、先做喜欢做的事然后再做不喜欢做的事。  、先做熟悉的事然后再做不熟悉的事。  、先做容易的做然后再做难做的事。  、先做只需花费少量时间即可做好的事然后再做需要花费大量时间才能做好的事。  、先处理资料齐全的事然后再处理资料不全的事。  、先做已排定时间的事然后再做未经排定时间的事。  、先做经过筹划的事然后再做未经筹划的事。  、先做别人的事然后再做自己的事。  、先做紧迫的事然后再做不紧要的事。  、先做有趣的事再做枯燥的事。  、先做易于完成的整件事或易于告一段落的事然后再做难以完成的整件事或难以告一段落的事。  、先做自己所尊敬的人或与自己关系密切的利害关系的人所拜托的事然后再其他人所拜托的事。  、先做已发生的事后做未发生的事。  以上的各种行事准则从一定程度上说大致上都不符合有效的时间管理的要求。我们既然是以目标的实现为导向那么在一系列以实现目标为依据的待办事项中到底哪些应该先着手处理哪些可以拖后处理哪些甚至不予处理?一般认为是按照事情的紧急程度来判断。假如愈是紧迫的事其重要性愈高愈不紧迫的事其重要性愈低则依循上面的判断规则。可是在多数情况下愈是重要的事偏偏不紧迫。例如参加管理技能培训、向上级提出改进营运方式的建议、培养接班人等等。如果我们按事情的“缓急程度”办事的话不但使重要的事情的履行遥遥无期而且经常使自己处于危机或紧急状态之下最大的恶果是原本重要不紧急的事必然会转化为重要又紧急的事。举个例子来说所有的主管都承认(包括我们业务工作人员)业务报告是一件极其重要的事但若现在距离上交业务报告的时间尚有一个月的话则一般人大概不会把它视为“今天应该做的事”更不会把它视为“今天必须做的事”既然今天可以不做这件事那么就可以不断地拖延下去。直到截止日期的数几天他们才如临大敌般地处理“紧急事件”结果不是迟交了报告就是草率应付了事。经过一番挣扎之后他们可能会信誓旦旦地下决心:下次一定要将业务报告提前准备好!但是除非能够彻底地改变按“缓急程度”办事的习惯否则到了下一次而极有可能重蹈覆辙。大家还记得“波特的故事”吗?波特的问题恐怕就在于此。  因此我们认为:处理事情优先次序的判断依据是事情的“重要程度”。所谓“重要程度”即指对实现目标的贡献大小。提请注意:虽然有以上的理由我们也不应全面否定按事情“缓急程度”办事的习惯只是需要强调的是在考虑行事的先后顺序时应先考虑事情的“轻重”再考虑事情的“缓急”也就是我们通常采用的“第二象限组织法”。  我们以下面的时间管理的方法来探讨“急事”与“要事”的关系请看四象限图:  第一象限是重要又急迫的事。诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等等。这是考验我们的经验、判断力的时刻也是可以用心耕耘的园志。如果荒废了我们很会可能变成行尸走肉。但我们也不能忘记很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足而变成迫在眉睫。  第二象限是重要但不紧急的事。主要是与生活品质有关包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等。荒废这个领域将使第一象限日益扩大使我们陷入更大的压力在危机中疲于应付。反之多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力缩小第一象限的范围。做好事先的规划、准备与预防措施很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量所以必须主支去做这是发挥个人领导力的领域。  第三象限是紧急但不重要的事。表面看似第一象限因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉实际上就算重要也是对别人而言。电话、会议、突来访客都属于这一类。我们花很多时间在这个里面打转自以为是在第一象限其实不过是在满足别人的期望与标准。  第四象限属于不紧急也不重要的事。简而言之就是浪费生命所以根本不值得花半点时间在这个象限。但我们往往在一、三象限来回奔走忙得焦头烂额不得不到第四象限去疗养一番再出发。这部分范围倒不见得都是休闲活动因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。然而向阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。这样的休息不但不是为了走更长的路反而是对身心的毁损刚开始时也许有滋有味到后来你就会发现其实是很空虚的。  现在你不妨回顾一下上周的生活与工作你在哪个象限花的时间最多?请注意在划分第一和每三象限时要特别小心急迫的事很容易被误认为重要的事。其实二者的区别就在于这件事是否有助于完成某种重要的目标如果答案是否定的便应归入第三象限。  请思考下面的问题:  你是否“知道”在哪一方面如果持续有优异的表现对个人生活或工作会有积极的意义?  这个问题问过数千人发现绝大多数答案可归类如下:  、改善人际关系。  、改善事先准备工作。  、更周详地规划与组织。  、善待自己。  、抓住机会。  、充实自我。  、增进能力。  这些都属于第二象限因此也都是重要的事。如果你的答案也属于这七项为什么不身体力行呢?大家好!我们已经学习了时间管理的原则系列之一和之二现在给大家做一测试看看你在做事情的急迫性上是什么样的情况。  急迫性指数测验  选取出你最可能作出的反应行为或态度(A=从不B=有时候C=常常)  、我在压力之下表现最好。()  、我常归咎外在环境太匆忙或紧张以致无法作深入的自我反省。()  、我常因周围的人或事动作太慢而不耐烦。我讨厌等待或排队。()  、我休息时会觉得不安。()  、我似乎永远在赶时间。()  、我常为了完成某项事情而拒人于千里之外。()  、我只要片刻没和办公室联系就觉得不安。()  、我在做一件事时常会想到另一件事。()  、我处理危机时表现最好。()  、处理突发状况的兴奋感似乎比慢工出细活更让我觉得有成就。()  、我常为了处理突发状况牺牲和亲友共处时间。()  、当我为了处理突发状况必须取消约会或中途离开我认为别人应该能谅解。()  、我觉得处理突发状况让一天的生活更有意义。()  、我常边工作边吃饭。()  、我一直认为总有一天能做我真正想做的事情。()  、一天下来办公桌上“已办”文件如果堆得高高的我会很有成就感。()  “A”总数:“B”总数:“C”总数:总得分:  (A=分B=分C=分)到分属于低度急迫性心态到分属于强烈急迫性心态分以上已经到了严重急迫性的程度。  原则之四:合理地安排时间  首先我们来看看穆尔的故事:  案例穆尔于年大学毕业后在哥利登油漆公司找到业务员的工作。当时的月薪是美元但满怀雄心壮志的他仍拟定了一个月薪美元的目标。当穆尔逐渐对工作感到得心应手后他立即拿出客户资料以及销售图表以确认大部分的业绩来自哪些客户。他发现的业绩都来自于的客户中同时不管客户的购买量大小他花在每个客户身上的时间都是一样的。于是穆尔的下一步就是将其中购买量最小的个客户退回公司然后全力服务其余的客户。  结果如何?第一年他就实现了月薪美元的目标第二年便轻易地超越了这个目标而成为美国西海岸数一数二的油漆制造商。最后还当了凯利穆尔油漆公司(KellyMoorePaintCompany)的董事长。  这个故事除了告诉我们树立正确的目标的重要性还体现了巴列特定律(也称原理):总结果的是由总消耗时间中的所形成的  按事情的“重要程度”编排行事优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上。举例说明:  的销售额是源自的顾客  的电话是来自的朋友  的总产量来自的产品  的财富集中在的人手中……  再举个例子传统式的电冰箱在结构上冷冻库是位于上端冷藏库则位于下端。当你使用冷冻库时则往往非下蹲不可。不幸的是我们使用冷冻库的机率高达使用冷冻库的机率只有致使我们许多家庭妇女在使用电冰箱时往往因蹲下次数过多而感腰酸背疼。基于此某家电器公司在电冰箱的设计上做了修改将冷藏库与冷冻库的位置做了对调这种新型的电冰箱大大地减少了下蹲的次数。不难发现这种设计就是利用了原理。  原理对我们的一个重要启示便是:避免将时间花在琐碎的多数问题上因为就算你花了的时间你也只能取得的成效。所以你应该将时间花于重要的少数问题上因为掌握了这些重要的少数问题你只需花的时间即可取得的成效。  掌握重点可以让你的工作计划不致偏差。一旦一项工作计划成为危机时犯错的几率就会增加。我们很容易陷在日常琐碎的事情处理中但是有效进行时间管理的人总是确保最关键的的活动具有最高的优先级。  原则之五:与别人的时间取得协作  任何人类的组织不论大小都有其周而复始的节奏性、周期性而我们作为社会或是团体组织中的一员毫无疑问地要与周边部门或人发生必然的联系。在这种情况下我们需要互相尊重对方的时间安排也就是说要与别人的时间取得协作。  认清并适应组织的节奏性与周期性是成功的要素。你也许拥有全世界最伟大的广告构想但是如果你在各公司都已经做完广告预算后才提出你的构想你可能就不会有太好的运气可能要等到几个月后你的构想才会被慎重考虑甚至可能会一不小心扔到垃圾桶里去!  同样地当我们需要到某一部门去参观学习也需要提前与该部门人员进行预约双方共同达成一个有关时间、地点、人员安排等等的约定。否则突如其来的打扰会令对方措手不及甚至有可能将你拒之门外!  大家想想我们是不是也在经常抱怨外部的打扰(电话、来访等)、突发事件!既然如此我们是不是也应该站在对方的角度考虑问题严格要求自己提前做好计划与安排与他人的时间取得协作少一份慌乱多一份从容!  原则之六:制定规则、遵守纪律  我们在成长的过程中常被各种纪律所束缚“没有规矩、不成方园”因为有纪律我们才有秩序。在时间管理中我们同样强调纪律与规则。  世界著名的音乐家莫扎特通常被描述成轻率而任性的天才然而他从岁到过世为止终其一生的作曲数量都是非常固定的甚至可以用代数程式来计算。  历史学家梅尔克朗兹勃呆在办公室里的每个早上都写封信杰出的演说学家乔查伯纳教授要求手下的电话行销人员每个星期一、二都要打个电话星期三、四则是个星期五则是用来打电话给这个礼拜没有联络上的人。  很多作家固定在每天某个时段工作而且在停笔前必须完成一定的字数。这个方法很有效假如你养成每天写字的习惯连续一个月后写字便易如反掌。接着你可以增加字数到大概字过十几天后或许可再增加几百字。  因此我们说制定规则、遵守纪律的核心主要体现在以下三个方面:  、在进行工作的时候一定要念念不忘这个工作应于何时截止。  、即使外部没有规定截止的日期自己也要树立一个何时完成的目标。  、由于不得已原因而不能按期完成时一定要提前和相关部门取得联系将影响缩小在最小范围内。在我们谈具体的时间管理的方法与技巧之前先要有必要分析一下自己使用时间的方式和状况。  分析自己使用时间的方式和状况  大多数人不喜欢好好地了解自己逃避现实比观察及解释我们的行为更容易。面对自己并客观地制定我们对时间的使用需要巨大的勇气。而若你愿意花一个星期做这种功夫将毫无疑问地发现这是一种有益的经验。  下面的练习将显示你以你的时间与生命真正去做的许多相关事项。在本项练习中列有一个你在一星期内花费时间的清单。这里要强调的这不是一个要你计算每一分钟的“时间难题”练习而是要求你记录下一星期每隔半小时的所有活动。请记住:时间管理并没有什么高超的技巧关键就在于持之以恒。  接下来就请按部就班地完成如何进行时间使用清单的分析之后你会考虑到一些问题寻找指引你更适当的运用你的时间的答案。  请先看表一和表二:  表一:时间使用清单表时间统计  项目活动每星期估计花费的时间(小时)每星期实际花费的时间(小时)上两项时间的差额(小时)占每星期的总时间的百分比()  一、公务活动  上下班  开会  打电话  阅读文件、整理通信  帮助下属  接待宾客  向上级汇报  公务出差  拜访客户  其它工作上的活动  小计  二、个人活动  整理仪容  饮食  睡觉  小计  三、家庭活动  煮饭  洗熨衣服  打扫房屋  杂务与家事  卖杂物  其它的逛街活动  缴款  看孩子  宗教活动  家庭外出  家庭沟通  其它家庭活动  小计  四、休闲活动  听广播与音乐  看电视  休闲阅读  嗜好  观看比赛  运动  休闲旅游  聚会与社交  其它休闲活动  其它活动  小计  时间统计(小时)  表二:一星期时间日志与简略分析表时间周一周二周三周四周五周六周日活动标号时间小计  :上下班  :开会  :打电话  :阅读文件、整理通信  :帮助下属  :接待宾客  :向上级汇报  :公务出差  :拜访客户  :其它工作上的活动  :整理仪容  :饮食  :睡觉  :煮饭  :洗熨衣服  :打扫房屋  :杂务与家事  :卖杂物  :其它的逛街活动  :缴款  :看孩子  :宗教活动  :家庭外出  :家庭沟通  :其它家庭活动  :听广播与音乐  :看电视  :休闲阅读  :嗜好  :观看比赛  :运动  :休闲旅游  :聚会与社交  :其它休闲活动  :其它活动  实施步骤:  、熟悉并准备一份“时间使用清单表”(如表一)。这份假设的清单是效率先生所作效率先生岁销售经理有两个孩子太太也是职业妇女所以效率先生也分担了一些家务。  、在表一中效率先生列出约项每星期中的主要活动并分成五或六类。希望你按表一的要求类似地列出公务活动、个人活动、家庭活动与休闲及其它活动等类余项但你的分类与活动可能与效率先生很不一样。  、在列出在所有活动并予以分类后将每一活动按顺序编号如表一。  、准备一份的“一星期日志与简略分析表”(如表二)将表一中的活动对应地列在表二中。  、在下周一开始的时候请注意随时携带你的表二每半小时在表二的适当位置记上该活动的号码。例如效率先生星期一上午点到点半穿衣服去上班他就把编号记在星期一上午点的空格里。  、该星期结束时表二的所有空格都应该有一个号码。现在统计每一项活动出现的次数。例如效率先生在时间表上第二项活动出现了次即表示他花了个半小时在工作时打电话。因此效率先生要在打电话这一栏的“时间小计”中记上。依上述方法填满表二直到“时间小计”中都有一个数目字(可能是零)。  、然后把表二中的“时间小计”填到表一的“每星期实际花费时间”上。  、将“每星期估计花费时间”减“每星期实际花费时间”的余数填在表一的“上两项时间的差额”上。如果是负数表示你花费在该活动上的时间多于你的估计如果是正数则正好相反。  、为每项活动算出“占每星期总时间的百分比”公式如下:  百分比()=(每星期实际花费时间)  、检查数目字。“每星期实际花费时间”的总计应该等于而“占每星期总时间的百分比”的总计应该是。若有些微差异不必担心。本项练习的目的在于显示你的时间去处而不是一项讲精确的练习。  、再把每一类所有活动的数目字相加并分门别类制成一表可对你如何使用时间有更明显的印象。效率先生的总结清单如表三:  表三一星期时间总结表时间统计  项目活动每星期估计花费的时间(小时)每星期实际花费的时间(小时)上两项时间的差额(小时)占每星期的总时间的百分比()  公务活动小时  个人活动小时  家庭活动小时  休闲活动小时  其它活动  时间总计  一旦你完成了时间使用清单并对资料完成通晓下一步就是应用这份信息帮助你在未来把时间使用得更好。毫无疑问地你真的会有一些惊讶可能它们并不全让你愉快。  现在请你完成诚实地做到下列练习。拿出几张纸、你的时间使用清单以及你写下来的目标详细考虑后写出你对下列问题的答案:  、我如何浪费我的时间?未来有何算途径可预防或减低时间的浪费?  、我如何浪费别人的时间?我浪费了谁的时间?我应如何预防不使其发生?  、哪些活动我现在可以减少、不予考虑或交给别人做?  、别人如何浪费我的时间?未来有没有方法减少或排除其发生?如果有的话是什么方法?  、我做的哪些事既重要又紧急?  、我做的哪些事对我的目标很重要?  、我是否花费时间追求那些对我很重要的事?如果没有原因何在?如果有是哪些事?  这些问题的答案应能提供许多使你将时间使用得更理想的构想。每个月做一份一星期时间使用清单也是极佳的构想第二次做的时候就轻松多了。你知道如何做就不会感到吃惊。在努力拟定计划

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