采购部制度与工作流程

wordPAGE\*MERGEFORMAT#/25wordPAGE\*MERGEFORMAT#/25华东区采购部规章 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 与 工作流程 财务工作流程表财务工作流程怎么写财务工作流程图财务工作流程及制度公司财务工作流程 规章制度与工作流程一、目的：加强采购业务工作管理，做到有章可循，预防采购过程中的各种弊端，降低采购本钱，提高采购业务的质量和企业的经济效益。二、围：本制度适用于公司所有物品〔原材料、包材辅料、五金电器设备、固定资产与设备、办公用品、劳保用品、食堂用品等〕或劳务〔技术、服务等〕的采购三、采购部人员架构与岗位 职责 岗位职责下载项目部各岗位职责下载项目部各岗位职责下载建筑公司岗位职责下载社工督导职责.docx ：〔一〕、采购部人员架构采购部设采购经理1名，采购主管2名，采购员4名，勤1名。目前公司主要有7大类物资的采购，根据采购部实际人员的配备，采购经理、采购主管、采购员兼任局部类别的物资采购工作。〔二〕、岗位职责1、采购部经理①建立和健全本部门规章制度、各项工作的工作流程,给本部门所有员工确定工作职责、工作标准，落实公司和本部门各项规章制度与流程。全面负责华东区采购工作。对采购商品的价格、质量、到货周期等进展监视、把关，对采购订单、合同进展审核。供给商的开发与管理。按照请购部门采购订单中对质量的要求进展筛选供给商并建立供给商档案。根据送货与时率、售后服务质量、价格比照相结合建立供给商评估体系。⑷付款的监视与执行。按照OA流程、财务制度认真填写付款审批单。加强部团队建设。保证部门与部门之间的友好关系，建立部门之间日常沟通反应制度。强化部门的安全意识，无任何安全隐患，无钱款丢失控制责任事故发生率为零，确保整个团队无任何经济问题。严格按照公司制度，与时高效地执行领导交办的其他工作。2、采购部主管⑦协助采购部经理做好采购部的日常管理工作，完善本部门的规章制度、工作流程与标准。②了解和掌握公司各部门物资需求与消耗情况，熟悉各类物资的供给渠道和市场变化情况。熟悉掌握各类物资的型号规格、性能参数与用途。②做好供给商的管理与筛选工作。②指导并督促下属展开业务，不断提高其业务技能，确保公司的正常运作。②做好与相关部门的协调与配合工作。②做好本职围的物资采购工作。3、米购员②根据《采购部管理制度》、《采购部物资到货制度》、《华东区合同管理制度》等公司管理制度，对请购物资进展仔细核对，确保采购物资的准确无误。询价时要做到货比三家，“同等质量选价格低的，同等价格选质量好的〃。严格按照公司关于《合同审核的最新规定》进展《采购订单/合同》的编制与审核。确保采购物资按要求到货，以保障正常的生产秩序。为提高公司的竞争力，降低生产本钱，努力做好采购物资的本钱控制工作。对包材的品质进展监控。做好到货物资的检验单、入库单等单据的收集整理，按要求做好账目的核对。为确保公司产品品质与生产的稳定，与时剔除不合格供给商，引进合格供给商。强化个人的安全意识，无任何安全隐患，无钱款丢失，个人无任何经济问题。与时高效地完成领导交办的其它工作。4、勤⑦按照公司OA流程、财务制度认真做好华东区报销付款工作。做到认真、仔细、全面、准确。②做好供给商档案的整理与归档，建立和完善供给商更新制度。⑦做好订单、合同的整理归档工作。⑦做好本部门人员的出勤考核工作。⑤认真负责地履行部门安全员的职责。四、采购原如此：〔一〕、严格执行询价议价程序“同等质量选价格低的，同等价格选质量好的〃物品采购，必须有三家以上供给商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的根底上进展综合评估，并与供给商进一步议定最终价格后，由采购部直属领导签字确认，如金额超过1万元如此需靖江区主管领导审批〔临时性紧急购置的物品除外，但需向相关领导汇报，事后需补办相关手续〕。米购部应将米购物品的名称、规格、单价都录入到ERP系统中，每次米购以此作为参考。如果价格变动与上一次相比超过20%如此要在0A上发布《采购价格评定表》由采购部，涉与使用生产物料的部门领导，本钱会计和财务主管或经理共同评议〔办公用品、劳保用品采购除外〕。〔二〕一致性原如此采购人员采购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足采购部门要求或本钱过高的情况下，与时反应信息供申请部门更改请购单作参考。〔三〕、廉洁制度所有采购人员必须做到：1、不以任何形式、任何理由向供给商收受或索取个人佣金、回扣、礼金礼券、贵重物品等。2、不以虚假票据、虚假合同套取个人费用或从事与业务无关的活动；不弄虚作假损害或侵占公司利益。3、不指使或授意下级人员同意验收或接收质量不合格、不符合合同约定的材料、工程等。4、不违反合同约定擅自变更或决定产品的定价、标准与指定的材料。5、不泄露应当的与招标活动有关的情况和资料；不将制作的标书与相关资料，提供给投标方，获取好处。6、不利用公司的商业秘密、知识产权、业务渠道与其它资源为本人或者他人从事牟利活动。7、不从事、参与、支持、纵容对公司有现实或潜在危害的行为。〔四〕、道德准如此1、“爱岗敬业〃。“爱岗敬业〃是采购员做好任何一项工作的出发点，也是采购员首先应当具备的最根本的“职业道德〃。采购员只有热爱本职岗位工作,并在本职岗位上尽心尽力、尽职尽责，才能全身投入采购工作。同时，采购从业人员要认真钻研采购业务，才能干好本职工作。2、“诚实守信"。“诚实守信"是采购员做好采购工作的根本前提，是做人、做事、干工作的根本准如此。采购员只有具备了言行一致、做老实人、说老实话、办老实事，不弄虚作假、不欺上瞒下，严格遵守和兑现自己作出的承诺。才能在具体的采购工作中，严格地履行好自己的权利和义务。3、“廉洁自律〃。采购员自我约束、自我规、自我控制、自觉树立高尚的觉悟、良知和道德水准，自觉增强抵制不正之风的能力。只有这样，才有助于采购员工作和采购宗旨的充分完成和实现。4、“客观公正〃。“客观公正〃是采购员的职业灵魂。它要求采购从业人员在实际工作中，要公平正直，没有偏袒，既不得搀杂个人的主观意愿，也不能被他人的意见所左右；严格按照统一的评标规如此和标准确定中标或成交的供给商，不得有任何主观倾向，以切实维护各供给商的切身利益。5、“坚持原如此〃。“坚持原如此〃就是要求采购员在其采购活动中，要严格依照规定的操作程序进展操作，不以自己主观或他人强加的意志所转移。6、“优质服务〃。采购员一定要时刻树立“优质服务〃的工作态度，对来任何供给商都要做到态度温和、语言文明、尊重事实、谦虚慎重。〔五〕奖惩对于为公司做出贡献的员工经主管领导同意上报华东区管理委员会给予一定的物质奖励，对于违反工作制度、流程、与相关规定的视情节严重性按照公司管理规定与国家法律法规严肃处理。五、采购部流程：〔一〕请购1、五金电器设备、固定资产与设备、劳保用品、包材的请购：一般是由请购部门的勤在0A系统上填写《靖江区请购单》，经各相关领导审批，最后交采购部门进展采购；办公用品的请购原如此上是按照各部门上报办公用品采购的月 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 由行政部统一请购，如果在月计划之外的采购如此由请购部门的勤在0A上提交《靖江区请购单》。特别说明：在请购市值超过5万元人民币以上〔含5万元〕的固定资产，请购部门需同时提交华东区管委会出具的相关《审核意见书》，方可进展请购申请，采购部给予采购。2、原辅料的请购：一般是由生产部按照销售订单制定生产计划，经生产部领导审批后，原料交由进出口部采购，辅料交由采购部门进展采购。3、食堂用品的请购：由食堂负责人〔管理员〕负责提出请购。4、紧急请购：原如此上不允许进展紧急请购，如有紧急请购，如此有请购部门直属领导审批签字后打印纸版的请购单交由采购部直属领导、靖江区主管领导、靖江区负责人签字确认后交由米购部门进展米购。5、大型成套设备与大宗商品的采购：原如此上需要由2名采购员协同进展米购。〔二〕、采购物资的核对采购员应根据收到的《请购单》，与时与请购部门联系，以确定所请购物品的具体性能参数与使用要求等信息，力求采购工作的正确无误。〔三〕、询价、比价根据核对后《请购单》，与时寻找适宜的供给商，进展相关信息的收集，对各供给商的报价本着“同等质量比价格；同等价格比质量〃的原如此进展比价、核价、上报、批示。〔四〕供给商的选择与评价1、供给商信息资料的收集。2、对供给商进展初审，初审合格后，先由品控部、生产技术部、采购部等相关部门进展评审并出具意见。对于产品质量、企业状况都符合要求的，最后由主管领导签字同意后，建立合格供给商的档案并报公司备案。3、对于合格供给商要定期〔半年〕进展评价，对供货质量下降的供给商，相关部门应书面 通知 关于发布提成方案的通知关于xx通知关于成立公司筹建组的通知关于红头文件的使用公开通知关于计发全勤奖的通知 ，要求期限整改，再根据相关部门的评价结果断定是否继续订货。对于不与时配合我公司处理问题的供给商，采购部将取消合格，并报相关领导审核。〔五〕、《订单/合同》的制定1、低值办公用品、食堂采购的蔬菜、肉类、禽蛋、调料、大米等物资无需签订《采购订单/合同》。采购员需定期了解市场行情的变化并与时向部门经理汇报，以便与时调整供给商。2、包材、生产辅料、五金机电设备、大型设备、高价值办公设备、劳保用品等产品均需签订《采购订单/合同》〔金额小于1万元的，需签订《采购订单》；金额大于等于1万元的，需签订《采购合同》。〔六〕、《采购订单/合同》的审核与签订1、《采购订单》采购员根据询价结果拟完《采购订单》后，交由采购部经理审核签字，由采购部勤加盖采购章，再经供给商签字盖章，《采购订单》即可生效并转入执行阶段。2、《采购合同》采购员根据询价结果初步制定《采购合同》后，按照以下流程进展合同的合同管理部审核-法务部审核-采购部经理审核-审计部审核-财务部副总经理审核—华东区负责领导审核。经过上述审核流程后，合同再交由供给商签字盖章，最后交我公司财务部盖章生效并转入执行阶段。〔七〕、合同的跟踪对于转入执行阶段的《采购订单/合同》，采购员应与时跟踪并了解《采购订单/合同》的执行情况，以减少意外状况和不确定因素的发生，进而保证物资的与时到位。〔八〕、验收、入库1、包材、生产辅料等产品到货后，应在第一时间将到货产品的相关信息录入ERP系统，再由品控部门进展产品检验，在品控验收合格并出具检验合格报告单后与时通知仓库办理入库手续，仓库凭品控部的检验报告单办理入库手续。原如此上不合格的产品拒绝入库，如有紧急放行，需相关部门经理级以上的领导审批。2、五金机电设备类物资到货后，应在第一时间将到货产品的相关信息录入ERP系统并通知请购部门的相关人员对产品进展验收确认，在产品准确无误后，通知库管收货并办理产品的入库手续。在验收入库的过程中出现不合格产品，仓库有权拒绝入库，由采购部与供给商联系退货或者调换。3、大型设备到货后，由供给商与请购部门办理设备交接手续。在供需双方对设备进展调试与试用后确认产品的无质量问题后办理相关的产品合格验收证明。4、劳保用品、办公用品到货后，由行政部的相关人员进展验收入库，并开具入库单，由采购部和行政部共同签字确认。在验收入库的过程中出现不合格产品，行政部有权拒绝入库，由采购部与供给商联系退货或者调换。5、食堂物资到货后，由食堂负责人负责验收，对到货物资的数量、质量进展检验并签字确认。食堂负责人在验收过程中发现菜品有质量问题的可拒收，并通知相关采购员与供给商联系退货或者调换。〔九〕核对发票对于已入库的合格采购物资，应与时核对发票、入库单、订单/合同等资料。发现票据、单据有问题的应与时排查原因，以杜绝将不完整的票据资料流转到下一流程。〔十〕报销1、签订《采购订单/合同》的产品报销：采购员根据请购单，将核对好的订单/合同、入库单〔地磅单〕、检验报告以与对方开具的合法发票，交给采购部勤报销，然后交给财务办理付款。2、不签订《采购订单/合同》的产品报销：采购员根据情况说明、请购单，wordwordPAGE\*MERGEFORMAT#/25入库单，对方开具的合法发票交由采购部勤报销，然后交给财务办理付款。〔十一〕、已入库产品的退货对于已入库的产品，生产领用部门在使用过程中发现产品不合格的，应与时通知品控部再次对这批产品进展检测。再次检测结果确不合格的，应出具相应《退货通知》，由品控部领导和生产部领导签字确认。仓库人员凭《退货通知》通知采购员。采购员首先应将质量事故情况向采购部经理汇报，并根据与供给商签订的相关产品采购合同之规定与公司关于相关物品退货之规定提出处理意见，经采购部经理同意后与时办理退货手续。处理完后还应与时向采购部经理与相关领导汇报处理结果，并且在供给商考核时，将此供给商做降级处理，情况严重的将取消其合格供给商资格。另外，采购员在办理退货时，还应与时向财务了解相应的货物发票是否已入账。如发票尚未入账的，如此将货物发票一并退还给供给商；如果发票已经验票通过，如此由财务部相关人员到当地税务机关开具相关证明，由采购员交给供给商开具相应的红票。红票应在月底结账前交给财务，以便与时冲账。〔十二〕、工作流程示意图1、包材采购流程：有变动〈不合格〉2、生产辅料采购流程:OA系统接收生产辅料《请购单》结合《请购单》的审核意见与时与请购部门沟通，确认产品型号、规格、需求日期等根据辅料物资的长期《供货合同》，结合近期各供给商的供货情况制定合理的《订单合同》13/25wordPAGE\*MERGEFORMAT#/25wordPAGE\*MERGEFORMAT#/25有变动3、五金机电采购流程:wordword4、大额固定资产与设备采购流程:wordPAGE\*MERGEFORMAT#/25wordPAGE\*MERGEFORMAT#/25〈不合格〉〈合格〉5、办公用品/设备采购流程:小额办公用品〈金额小于1万元〉符合要求依据供给商考核制度对新供给商新供给商进展考核〈报公司备案根据询价单制定《采购订单》通知供给商送货采购部经理审核、签字米购部审核编写询审计部审核价说明财务部审核制定《采购合同》法务部审核公章使用申请单采购部经理签字华东区负责人审核、签字供给商签字、盖章——►财务部盖章，合同生效〈不合格〉〈合格〉6、劳保用品采购流程:wordword7、〈不合格〉信息反应&新品开发工作流程:wordPAGE\*MERGEFORMAT#/25wordPAGE\*MERGEFORMAT#/25〈不合格〉〈合格〉〈不合格〉9、采购部勤工作流程:①日常费用报销流程:②项目付款报销流程:③借款流程:④差旅费报销流程:⑤探亲费报销流程