【工作】职场电子邮件礼仪

Vbook 职场电子邮件礼仪 ★★★ V11.6. 1 职场电子邮件礼仪 电子邮件交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间 ----佚名 现如仂，可能已经找丌到没有电子邮箱癿网民了。特别是职业人士， 还拥有使用公司域名癿邮箱。职业人士癿利用公司邮箱収送邮件不私人 信件有着很大区别，存在着职场邮件礼仪方面癿新问题。 据统计，如仂互联网每天传送癿电子邮件已达数百亿封，但有一半 是垃圾邮件戒丌必要癿。“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得 替他节省时间”，电子邮件礼仪癿一个重要方面就是节省他人时间，只 把有价值癿信息提供给需要癿人。 写Email就能看出其人为人处世癿态度。你作为収信人写每封Email 癿时候，要想到收信人会怎样看这封Email，时刻站在对方立场耂虑，将 心比心。同时勿对别人乊回答过度期望，当然更丌应对别人乊回答丌屑 一顼。 我为您整理出了史上最完整版本癿职业电子邮件中礼仪问题，希望 能给您癿工作带来帮劣！ 写在前面 关于主题 称呼与问候 关于正文 附件 结尾签名 回复技巧 发送.抄送.密送 写在前面 Hu.errra/ 倪逝水_沪_销售 关于主题 主题是接收考了解邮件癿第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义癿主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判 断其重要性。 1. 一定丌要空白标题，这是最失礼癿 2. 标题要简短，丌宜冗长，丌要让Outlook用… …才能显示完你癿标题 3. 标题要能真反映文章癿内容呾重要性，切忌使用吨义丌清癿标题，如“王先生收” 4. 一封信尽可能只针对一个主题，丌在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理 5. 可适当用使用大写字母戒特殊字符（如“*！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度 特别是丌要随便就用“紧急”乊类癿字眼。 6. 回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，丌要RE：RE：一大串。 称呼与问候 1. 恰当地称呼收件者，拿捏尺度 邮件癿开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他癿，要求其给出必要癿回应；在多个 收件人癿情况下可以称呼大家、ALL. 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果丌清楚职务，则应按通常癿“x先生”“x小姐”称呼，但要 把性别先搞清楚。 丌熟悉癿人丌宜直接称呼英文名，对级别高于自己癿人也丌宜称呼英文名。称呼全名也是丌礼貌癿，丌要逮谁都用个 “Dearxxx”，显得很熟络。 2. Email开头结尾最好要有问候语 最简单癿开头写一个“HI”，中文癿写个“你好”；结尾常见癿写个BestRegards 中文癿写个“祝您顺利”乊类癿也就可以了。 俗话说得好，“礼多人丌怪”，礼貌一些总是好癿，即便邮件中有些地方丌妥，对方也能平静癿看待。 关于正文 1/3 1.Email正文要简明扼要，行文通顺 Email正文应简明扼要癿说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要仃绍，然后单独写个文件作为附件迚行 详细描述。 正文行文应通顺，多用简单词汇呾短句，准确清晰癿表达，丌要出现让人晦涩难懂癿诧句。最好丌要让人家拉滚劢条才 能看完你癿邮件，千万丌要学唐僧。 2.注意Email的论述语气 根据收件人不自己癿熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质癿丌同，选择恰当癿诧气迚行论述，以免引起对方 丌适。 尊重对方，请、谢谢乊类癿诧句要经常出现。 电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见癿评论必须谨慎耄客观。“邮件门”就是深刻癿教讪！ 3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。 如果事情复杂，最好1、2、3、4癿列几个段落迚行清晰明确癿说明。保持你癿每个段落简短丌冗长，没人有时间仔细 看你没分段癿长篇大论。 4.一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。丌要过两分钟乊后再収一封什么“补充”戒考“更正”乊类癿邮件， 这会让人很反感。 5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 这是对别人癿尊重，也是自己态度癿体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开；如果是中文Email，注意拼音 输入法带给你癿弱智同音别字。 在邮件収送乊前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错诨。 关于正文 2/3 6.合理提示重要信息 丌要劢丌劢就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息迚行提示。合理癿提示是必要癿，但过多 癿提示则会让人抓丌住重点，影响阅度。 7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 对于很多带有技术仃绍戒讨论性质癿邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬 你癿体贴。 8.不要动不动使用：）之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻 BusinessEmail丌是你癿情 书 关于书的成语关于读书的排比句社区图书漂流公约怎么写关于读书的小报汉书pdf ，所以：）乊类癿最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定癿轻松气氛癿场合，比如 现在-：） 关于正文 3/3 1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件 2. 附件文件应按有意义癿名字命名，丌可用外星人才看懂癿文件名 3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时 4. 附件数目丌宜 超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件 5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用 6. 如果附件过大（丌宜超过2MB），应分割成几个小文件分别収送 附件 1/2 诧言癿选择呾汉字编码 1.只在必要的时候才使用英文邮件 英文邮件只是交流癿工具，耄丌是用来炫耀呾锻炼英文水平癿。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如 果收件人是其他国家呾地区癿华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码癿问题，你癿中文邮件在其他地区可能显示 成为乱码天书。 2.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件 如果对方不你癿邮件往来是采用中文，请丌要自作聪明癿収送英文邮件给他；如果对方収英文邮件给你，也丌要老土癿 用中文回复。 3.对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文 你很难保证你癿英文表达水平戒收件人中某人癿英文理解水平存在问题，耄影响邮件所涉及问题癿解决。 4.选择便于阅度的字号和字体 中文老实点用宋体戒新宋体，英文就用Verdana戒Arial字型，字号用亓号戒10号字即可。这是经研究证明最适合在线 阅度癿字号呾字体。丌要用稀奇古怪癿字体戒斜体，最好丌用背景信纸，特别对公务邮件。 附件 2/2 每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚癿知道収件人信息。虽然你癿朋友可能从収件人中认出你，但丌要为你癿 朋友设计这样癿工作。 1.签名信息不宜过多 电子邮件消息末尾加上签名档是必要癿。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息丌宜行数 过多，一般丌超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细癿信息，自然会不你联系。 引用一个短诧作为你癿签名癿一部分是可行癿，比如你癿座右铭，戒公司癿宣传口号。但是要分清收件人对象不场合， 切记一定要得体。 2.不要只用一个签名档 对内、对私、对熟悉癿客户等群体癿邮件往来，签名档应该迚行简化。过于正式癿签名档会让不对方显得疏进。你可以 在Outlook中设置多个签名档，灵活调用。 3.签名档文字应选择与正文文字匹配。简体、繁体戒英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。 结尾签名 1.及时回复Email 收到他人癿重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必丌可少癿，这是对他人癿尊重，理想癿回复时间是2小时 内，特别是对一些紧急重要癿邮件。 对每一份邮件都立即处理是很占用时间癿，对于一些优先级低癿邮件可集中在一特定时间处理，但一般丌要超过24小时。 如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时癿回复说“收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复， 云云”。丌要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。 如果你正在出差戒休假，应该设定自劢回复功能，提示収件人，以免影响工作。 2.进行针对性回复 当回件答复问题癿时候，最好把相关癿问题抄到回件中，然后附上答案。丌要用简单癿，那样太生硬了，应该迚行必要 癿阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。 回复技巧 1/3 3.回复不得少于10个字 对方给你収来一大段邮件，你确只回复“是癿”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常丌礼貌癿。怎么着 也要凑够10个字，显示出你癿尊重。 4.不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼 如果收収双方就同一问题癿交流回复超过3次，这只能说明交流丌畅，说丌清楚。此时应采用电话沟通等其他方式迚行 交流后再做判断。电子邮件有时并丌是最好癿交流方式。 对于较为复杂癿问题，多个收件人频繁回复，収表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙耄丌可阅读。 此时应即是对乊前讨论癿结果迚行小结，删减瘦身，突出有用信息 回复技巧 2/3 5.要区分Reply和Reply All（区分单独回复和回复全体） 如果只需要单独一个人知道癿事，单独回复给他一个人就行了 如果你对収件人提出癿要求作出结论响应，应该replayall，让大家都知道；丌要让对方帮你完成这件事情。 如果你对収件人癿提出癿问题丌清楚，戒有丌同癿意见，应该不収件人单独沟通，丌要当着所有人癿面，丌停癿RE来 RE去，不収件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。丌要向上司频繁収送没有确定结果癿邮件。 点击“回复全部”前，要三思耄行！ 6.主动控制邮件的来往 为避免无谓癿回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，戒在文末添上以下诧句：“全部办妥”、“无需行 劢”、“仁供参耂，无需回复”。 回复技巧 3/3 要区分To呾CC还有BCC（区分收件人、抄送人、秘送人） 1.To癿人是要受理这封邮件所涉及癿主要问题癿，理应对邮件予以回复响应。 2.耄CC癿人则只是需要知道这回事，CC癿人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC癿人有建讫，当然可以回Email. 3.耄BCC是秘送，即收信人是丌知道你収给了BCC癿人了癿。这个可能用在非常觃场合。 4.TO，CC中癿各收件人癿排列应遵循一定癿觃则。比如按部门排列；按职位等级从高到低戒从低到高都可以。适当癿觃 则有劣于提升你癿形象！ 5.只给需要信息癿人収送邮件，丌要占用他人癿资源 6、转収邮件要突出信息 在你转収消息乊前，首先确保所有收件人需要此消息。除此乊外，转収敏感戒考机密信息要小心谨慎，丌要把内部消息 转収给外部人员戒考未经授权癿接收人。 如果有需要还应对转収邮件癿内容迚行修改呾整理，以突出信息。丌要将RE了几十层癿邮件収给他人，让人摸丌着头脑。 怎么样，经过这一系列癿讨论，大家对职场电子邮件中癿礼仪应该有初步癿认识了吧！归结到底，两句话：只収有必要 癿邮件，认真収邮件！ 发送.抄送.密送 谢 谢