公文写作基础知识

公文写作基础知识 一、公文概述 什么是公文?公文是公务文书的简称，它是一级机关在行政管理过程中为处 理公务而按规定格式制作的书面材料。 公文是党组织、国家机关、企业、事业、团体、学校等在党务活动、政务活 动、技术活动和经济活动等公务活动中的产物；公文还是宣布和传达政策法令、 指导工作、报告和商洽国家事务的一种工具。 公文具有直接生效的指导作用。这种指导作用包括命令作用、法律作用、执 行作用、指示作用、宣传作用、教育作用、交涉作用„„等等。 写作公文不能离开政策和法律，必须符合党和政府的方针、政策和法规、法 律。只有不断提高公文写作水平，才能不断提高办文质量，使公文发挥它的特殊 的功用。 根据国务院办公厅 1993 年 11 月发布的《国家行政机关公文处理办法》规定， 我国现行的国家行政机关公文分 12 类 13 种：①命令(令)；②议案；③决定；④ 指示；⑤公告、通告；⑥通知；⑦通报；⑧报告；⑨ 请示 关于预备党员转正的请示关于招聘人员的请示增加职数的请示复产请示文档专项资金请示 ； 10 批复； 11 函； 12 会议纪要。 根据中央中央办公厅 1996 年 5 月印发的《中国共产党机关公文 处理条例》规定，我国现行的各级党的机关公文有 14 种：①决议；②决定；③ 指示；④意见；⑤通知；⑥通报；⑦公报；⑧报告；⑨请示； 10 批复； 11 条 例； 12 规定； 13 函； 14 会议纪要。 以上两个文件是党政机关公文制发的依据，同时也成为企事业单位、社会团 体、行业等选择通用公文文种的依据。当然一些专职机关，如军事、外交、经济、 法律等的机构另有一些专用公文。 公文的处理程序一般包括：①收文；②分办、批办；③催办；④拟稿；⑤审 核、签发；⑥编号、印发；⑦立卷（归档）；⑧销毁。与写作有直接关系的是拟 稿。 二、公文的格式与要素 公文具有规定的格式，公文要按规定的格式写作。这样可以保证公文的完整 性、准确性和程序性，并且便于公文的处理，提高办文的工作效率。 公文的格式要素一般包括： （一）发文机关（版头） 发文机关即公文的作者，发文机关应写机关全称或规范化的简称。同级政府、 政府各部门、上级政府部门与下级政府可以联合行文，各级政府及其部门与同级 常委、军队、人民团体和行使行政职能的事业单位、公司也可联合行文。几个机 关联合行文，应将主办机关排列在前。 版头是发文机关的标记。目前我国使用的公文版头有以下三种： １、由发文机关全称或规范化简称加“文件”两字组成，以大字套红居中， 印在文件首页上端，俗称“大版头”。例如，“浙江省人民政府文件”、“浙江省人 事厅文件”。 ２、由发文机关全称或规范化简称加圆括号标注文种名称，俗称“小版头”。 例如，“浙江省人民政府（通知）”、“××市教育委员会（函）”。 ３、印有发文机关全称的公函纸，作为版头。 至于几个机关联合行文的，可用公文主办机关一家版头，也可用所有联合行 文机关的版头。 （二）公文份号 公文份号是同一公文印制若干份时每份的顺序编号，位于版头左上角，用阿 拉伯数字标识，用以掌握每份公文的流向。绝密、机密公文应标明份号。 （三）秘密等级 公文的秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三种，由发文机关依据《中 华人民共和国保守国家秘密法》及其《实施细则》、中央和国家各部、委、办、 局制订的国家秘密及其密级具体范围的规定等确定，标注在版头左上角“公文份 号”之下。其具体标识为“★”，“★”前标密级，后标保密期限。没有标上保密 期限的，绝密、机密、秘密分别可按３０年、２０年、１０年认定。 （四）紧急程度 紧急程度是指对公文送达和办理速度的要求。紧急公文分为“特急”、“急” 两种，标注在版头左上角“秘密等级”下。电报分别标注“特急”、“加急”。 （五）发文字号 发文字号是指发文机关编制的公文代号，简称文号。发文字号由发文机关代 字、发文年度、发文顺序号三部分组成。其中发文年度用六角括号括入。如国务 院 1998 年制发的第１２号文件，发文字号为“国发〔1998〕１２号”。发文字号 位于版头与红线之间的正中处，用公函纸制发的，位于标题右上侧。几个机关联 合发文，一般只标明主办机关发文字号。 （六）签发人 签发人与签署不同。签署是某些需要以本机关行政首长名义发布的公文，由 其签名或加盖签名章后才能发出。签发人则有两种情况：一是指机关负责人在审 定文稿后签上姓名表示同意印发；二是报送上级机关的请示、报告，必须注明签 发人。这里指的是后一种情况，签发人的姓名署于版头红线之上发文字号的右侧： “签发人：×××”。为使公文显得对称，发文字号应相应向左移位。重要的或 涉及面广的，必须由正职或主持日常工作的副职领导人签发。 （七）标题 公文标题位于版头下面居中的位置，通常在版头与标题之间，用一红线作区 别标志。如一份公文没有版头，标题置于公函纸首端机关名称下的红线稍下居中 位置。 公文标题由发文机关名称、公文主题（事由）、文种三部分组成。例如，《国 务院关于加强血吸虫病防治工作的决定》，这里“国务院”是发文机关；“关于加 强血吸虫病防治工作”是事由；“决定”是文种。事由一般都用介词“关于”和 表达主要内容的词组组成介词结构。 拟写公文标题时，应特别注意以下几点： １、批转或转发公文的标题，一般由批转或转发机关名称、被批转或转发的 公文标题、文种三部分组成。如《国务院批转国家土地管理局关于部分地方政府 越权批地情况报告的通知》。批转和转发公文的标题，应杜绝出现介词和文种的 重叠，如“关于”的“关于”，“通知”的“通知”。同时应注意，除批转法规性 文件加书名号外，均不对原标题加书名号。 ２、事由应简明确切地概括公文的主要内容。例如，某市人民政府对历年来 制定的规范性文件进行清理，应予废止的共有几十件，发文时如将这些废止的规 范性文件的标题全部列为事由，显然不可能，即使仅写一个，后加“等”字，也 嫌过长，但概括为“废止部分规范性文件”，就显得既明确又简洁。 ３、在拟写标题时，一定要准确选定和标明文种，不能自造文种。 ４、标题排列要对称、美观，除字数较少的一行字标题外，两行以上的可排 成宝塔形，也可排成长短一致的双平行形或三平行形。在转行时，不要把人名、 地名、机关名称等专用名词乃至词拆开。 ５、公文标题中除书名号的使用有明确规定外，一般不加标点符号。标题过 长或中间需停顿的，可用空格或换行的方式表述。例如： 国务院关于依靠科技振兴农业 加强农业科技成果推广工作的决定 （八）主送机关 主送机关是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。除了直接面向 社会发布的公文之外，公文一般均应在正文之前标题左下方顶格书写主送机关的 名称。 确定主送机关应注意： １、政府各部门应根据本级政府授权和职权规定，方可对下一级人民政府直 接行文。 ２、请示的公文，应坚持主送一个机关的原则，不能多头主送；除特殊情况 外，不得越级请示。受双重领导的机关向上请示，应根据内容写明主送机关和抄 送机关，由主送机关负责答复。除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导 者个人。 ３、批复下级请示，只能主送原请示机关（单位），对相关机关（单位），用 抄送。 ４、普发公文，主送机关应写规范化统称，如××省人民政府普发文件，主 送机关写为“各市、县人民政府，各地区行政公署，省政府直属各单位”。 （九）正文 正文是公文的主体，是反映公文具体内容的部分。正文紧接主送机关之后， 提行空两格书写。（写法见后） （十）附件 附件是根据正文的需要附加的公文或材料，用以对正文作补充说明或提供参 考资料。附件附于正文之后。 （十一）印章 印章是机关权力的象征。公文加印，是制文机关确认公文效力的凭证。印章 盖于公文右下端落款处，上不压正文，下要骑年盖月。印章要清楚、端正。联合 上报的非法规类公文，由主报机关加盖印章，但在首页要注明会签机关的签发人 姓名。联合下发的公文，都应加盖印章。以行政首长名义行文的公文，前具职务， 后盖签名章。 党的文件，有特定版头的普发性文件不加盖发文机关印章。这是 与国家行政机关公文的一大不同。 （十二）成文时间 一般就是公文的签发日期，标注于正文右下方。联合行文的成文时间，以最 后签发机关领导人的签发时间为准。会议讨论通过的公文，应以会议通过的日期 为准，并写上会议名称及届次，以圆括号括入，标注于公文标题之下。 （十三）附注 附注用以说明在公文其它区域不便说明的各种事项。如需要加以解释的名词 术语，或用于表示公文的阅读范围、使用方法等内容，标注于落款下另起一行空 两格位置。其中阅读范围是对阅读对象的规定，还应用六角括号括入，如〔发至 省军级〕、〔发至县团级〕等。 （十四）主题词 主题词是由对这一公文内容所述及的主题用规范的词加文种组成，以便日后 按公文的主题和文种进行检索。制订公文主题词表，是为准确选用表中的词目提 供方便，防止随意性。上报的公文，应标注上级机关公文主题词表中所规定的主 题词。一件公文的主题词至少用两个，一般不超过七个。例如，《国务院关于深 入开展企业扭亏增盈工作的通知》这一公文，主题词就有“企业”、“经营”、“效 益”、“通知”四个。从这里也可归纳出，主题词必须正确无误地反映出公文的内 容特征和归属类别，要有层次性，并且不要与标题混同。 （十五）抄送机关 民工抄送机关是指虽然不主办，但应该了解这件公文内容的有关机关。抄送 机关名称应写在“主题词”后公文尾部的两条等长平行细实线内。 （十六）印发机关和时间 印发机关，为发文机关的办公部门；印发时间，一般为印刷时间，放在抄送 机关细实线下。 以上的公文格式要素在一份公文中要根据规定，合理安排，以示公文的严肃 性。随着办公自动化的逐步实现，格式要素和编排更为严格规范，同时还将新增 一些格式构成要素。 三、公文正文的写作方法 草拟公文正文必须符合以下要求： (一)符合国家的法律、法规、规章，符合党和国家的方针、政策及有关规 定。如提出新的政策规定，就要切实可行，并需另纸加以说明。 (二)情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字精练，书写工整， 标点准确，篇幅力求简短。 (三)人名、地名、数字、引文准确。时间应写具体的年月日，如“１９９ ４年”不能写成“９４年”。 (四)公文中的数字，在坚持同一公文中保持数字使用前后一致的前提下， 除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语 句中作为词素的数字必须使用汉字外，都要使用阿拉伯数字。 (五)结构层次序数，依次为“一”、“（一）”、“１”、“（１）”。 (六)公文中应使用国家法定计量单位。 (七)引用公文，应先引标题，后引发文字号，并加圆括号。 (八)用词准确、规范。使用简称时，一般应先用全称，并注明简称。 (九)请示的公文应一文一事，报告中不得夹带请示事项。 公文正文的写法主要有两条： 第一、通过叙述、说理表明目的。 公文的行文分上行文、平行文、下行文三种。不管是哪一种，公文的正文一 般是分叙事、说理、目的（或结论）三个方面来写的。叙事是摆事实，说理是讲 道理，目的（或结论）是指要求对方做的事，或是对某一事项所作的结论。应该 通过叙述，说理表明目的。具体来说： （一）向上级机关写请示性的公文，一般先叙述情况，再提自己的看法，最 后提出要求，请上级机关审批。 （二）写陈述性的公文，一般是先陈述情况，再写做法，最后请领导机关或 请上级对下一步做法给予指示。 （三）向平级机关写商洽性的公文，常常是先提出因为什么事情，再根据什 么规定，最后请示协助解决所要解决的问题。 （四）向下级机关发布指示性的公文，通常是先写根据什么情况，再提应该 怎样解决，最后提出具体办法，要求下级贯彻执行。 （五）写复文（对下级请示的公文的批复），一般先根据来文所要求解决的 事项，再写明审核的意见，最后要求下级按批复执行。 通过叙事、说理来表明目的，就是要深入调查，真正掌握情况，进行分析、 研究，使理由充足、观点正确，提出的目的既考虑到实际的需要，也考虑到可能 性。因此，材料必须真实可靠，论据确凿，说理符合政策、方针，又有的放矢， 实事求是。这样，公文的目的就既明确又具体。 第二、文字表达简明、确切、条理清楚。 简明，是指简洁、明确。公文除综合性报告外，采取的是一文一事制。写作 时，应反复地、认真地压缩文字，去掉可有可无的空话。较长的公文也应“开门 见山”。同时，公文比一般文章对明确的要求更为严格。它的用语以语体文为原 则，力求通俗，能说明问题。不准使用自造的简体字。它的语言必须符合语法， 还要正确地使用标点符号。 确切，是指准确、贴切。公文必须符合准确性的原 则，运用概念、判断、推理要合乎逻辑。表达上既重视内容的正确性，也不忽视 形式的准确性。从内容到形式，从篇章结构到用词造句，都要与主题高度均衡、 统一。 条理清楚，是指公文的布局和其它文章同样重要。一切较长的公文，均应开 门见山，首先提出要点，即于开端处，先用极简要文句，说明全文的目的或结论 （新闻学上称为“导语”，亦即中国古人所谓“立片言以居要，乃一篇之警策”）， 唤起阅者注意，使阅者脑子里先得一个总概念，不得不继续看下去。然后，再作 必要的解释。长的公文分为几段时，每段亦应采取此法。一份公文有几层意思或 几项要求时，必须注意条理，分清层次，以数目字标明段落和项目。这样就可以 使公文的正文做到纲举目张，条理分明。 按照国务院印发的《国家机关公文处理办法》（以下简称《办法》），行政机 关的公文种类有 13 种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报 告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 如果按行文的不同方向来划分，公文可分为上行文、平行文和下行文。以上 13 种公文中，请示和报告、议案是上行文，函是平行文，意见是通用文，其他 的 8 种都是下行文。 四、不常用的 3 种文种 （一）命令（令） 依照有关法律公布行政法规和规章；宣布实行重大强制性行政措施；嘉奖有 关单位及人员。一般为国家权力机关、国家行政机关使用。 （二）公告 适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。通常由权力机关、监督机关使用。 （三）议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常 务委员会提请审议事项。属于提请审议的上行文。 五、常用的 10 种文种的使用及基本写法 （一）通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要 求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员等。通知是适用范 围较广、使用频率较高的下行文。 从常用的通知看，可分为： 1.批转通知：用以批转下级机关公文。就是对被转发的公文作出同意或原则 同意并要求有关单位遵照执行或参照执行的。批转性公文只是在上级机关转发下 级机关公文时才能使用，如《市政府批转市交通局关于进一步加强路政管理的意 见的通知》、《市局批转市公路处 102 国产暑期保畅工作 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 的通知》。 2.转发通知：用以转发上级机关和不相隶属机关的公文。转发机关不受等级， 只要符合有关规定都可以使用转发通知。转发通知的特点就是“转”字，转发时 可以要求下级执行或参考，还可以结合本单位的实际情况作具体要求或补充规 定。 注：正文须标注“被转发机关＋标题＋文号”。《市处关于转发省公路局资金 管理办法的通知》 3.传达通知：用以传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事 项。主要有： （1）印发规章 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 （2）要求下级周知或办理，如启用印章通知，调整、撤销机构的通知，依 据上级精神对下级提出要求的通知等。 （3）会议通知：经常使用的，《召开××大会的通知》。 4.任免通知：任命和免去干部职务的通知。 写法：依据„„，经研究，任命\任免职\任职\免职„„。 注意： 1.勿给不相隶属的机关发通知。如与其有关联应用“函”或在发通知中“抄 送”。 2.勿将向公众告知的事项发通知。应用“通告”。 通知是公文中使用频率最高的一个文种，通常属于下行文。它适用于批转下 级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级 机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项；任免和聘用干部。 (一)通知的类别 根据功用，通知可分以下类别： 1、发文通知 ①批转性通知 对下级机关来文如呈转性报告、意见等上级机关用通知批转 下级各有关部门执行。例：《××市人民政府批转市住房工作领导小组关于解决 特困户住房问题意见的通知》、《国务院批转国家土地管理局关于部分地方政府越 权批地情况报告的通知》。 ②转发性通知 对上级机关、不相隶属机关的来文，本机关用通知转发下级 各有关单位执行。例：《××省人民政府办公厅转发国务院办公厅关于在接待中 不摆烟酒等问题的通知》；《建设部转发国家物价局财政部关于发布中央管理的建 设系统行政事业性收费项目及 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 的通知》。 ③发布性通知 发布本机关制定的各类规章及其它材料，使之产生直接的行 政效力。例：《国务院办公厅关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》。 2、知照通知 用于向有关单位、部门传达、晓喻、告知有关事项或情况。如任免或聘用干 部、设立或调整机构、启用或更换印章、迁移办公地点等等。例：《关于××× 等四同志职务任免的通知》；《国务院办公厅关于设立国务院纠正行业不正之风办 公室的通知》；《国务院办公厅关于暂停实行夏时制的通知》。 3、事项通知 ①布置性通知 就某些具体事项上级机关对下级机关下达任务、布置工作、 提出要求。例：《国务院关于在全国范围内开展清理三角债工作的通知》。 ②规定性通知 上级机关对要求下级机关执行的具体事项作出明确规定，以 便遵照执行。例：《教育部财政部关于改变研究生学习期间生活待遇问题的通知》。 ③会议通知 告知某机关或部门将召开某一会议，同时提出与会的相关要 求，故这类通知兼有告知和布置作用。例：《关于召开××座谈会的通知》。 (二)通知的写法 1、标题 通常情况下，三大类通知的标题都由发文机关、事由及文种三部分组成。视 具体场合和内容，发文机关可以省略，文种亦可变“通知”为“预备通知”、“正 式通知”、“紧急通知”等。在发文通知里要准确使用“批转”、“转发”和“印发”， 发布本机关自制规约文书，对重要的规章应由“颁发”、“发布”等动词提起。除 发布的规章应用书名号，其余均不使用书名号和标点符号。要具体处理好“关于” 引起的介词结构和文种表述，杜绝重复出现“关于”和“的通知”字样。 2、主送机关 视通知内容，有些应具体写明受文单位名称，有些属普发性的则应写上规范 化的统称。虽不属普发公文，但主送机关较多的，也可用相应的规范化统称。 3、正文 一般起草时要先交待发文的原因、意图或目的，然后写清通知的具体事情、 办理要求、注意事项及时限等。 正文的表述除篇幅简短者多数通知用条款格式，即分条分款将内容按一定逻 辑标准排序，做到条理清晰，一目了然。 由于通知种类较多，各体正文写法、篇幅长短等差异较大，恕不一一。 4、落款 正文结束后在右下方署名署时并盖公章。 （二）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况、提出意见或建议，答复上级询问。 报告有的是主动向上级报的，有的是上级要求报的。为了方便上级领导阅读、 办理，报告内容要尽量做到简明扼要，不必给上级讲什么大道理，篇幅不宜过长。 此外，报告是向上级汇报工作，或答复询问的文件，上级可以只看不答复。因此， 报告不要加杂请求上级答复的事项，如果有就用“请示”这个文种，否则可能会 耽误工作。本来是挺急的请示，写成报告，领导看了没下文了，就有可能误事。 各种会议的工作报告，包括领导的述职报告，这些都不属于正式公文的报告。 正式公文的报告常用的主要有三类。 1.汇报工作报告。 就本单位主管业务范围内的事项，提出建议、措施或新的规定，并报请上级 机关转发各有关单位共同遵守执行时使用。这类报告一经上级批转就具有权威 性，各有关单位必须照此执行。比如，给《市处关于„„总结报告》《市处关于„„ 的专题报告》。 写法：正文内容一般包括：基本情况、主要成绩、经验教训、存在问题、今 后设想等几部分。 2.反映情况报告。下级机关向上级机关汇报某种情况、某一问题、某项活动， 或工作中某些方面状况时使用。比如处里按市局要求开展了一个专项活动，可以 给上级正式行文写一个报告。 写法： ⑴上级何时、何形式布置了什么任务，接任务后领导态度如何，任务完成如 何，简明扼要说明； ⑵办理的具体措施、过程和实际效果，主体部分应着力反应； ⑶简要说明有何经验或有何尚未解决的问题； ⑷当否，请指示。主体部分一般分条列项逐一阐明工作的要求和措施，结尾 “以上报告如无不妥，请批转××部门执行”。 3、答复问题报告。对上级机关查询、查办、催办的事项做出专门的回复时， 使用这种报告。这种报告要求迅速、及时、准确、简要，有时一两句话即可，答 复事项指针对所提问题答复的意见或处理结果，既要写得周全，又要注意不要节 外生枝，答非所问。 写报告需注意：要在掌握充分材料的基础上进行综合分析，提炼出正确的主 题和新颖的观点，后用简洁的语言来表述。 要做到： 1.立意新颖：提炼主题，应该在占有大量材料的基础上进行分析研究，归纳 出新颖的观点，从而提炼出能反映本质的、带规律性的主题； 2.内容具体：报告的内容必须是真实的，实事求是； 3.重点突出：报告的内容要根据主题的要求来安排，分清缓急轻重。重点的、 主要的内容安排在前面，应详写，非重点的将要的内容可略写； 4.不能夹带请示事项。 报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级 机关的询问。 (一)报告的类别 1、呈报报告 这是直接向上级机关汇报工作、反映情况的报告。根据具体内容和性质又可 分综合报告与专题报告两种。 ①综合报告 是向上级汇报本单位本部门一个时期内全面工作或几个方面 工作的综合情况，往往有一文数事的特点。例：《关于××市九五规划执行情况 的报告》。 ②专题报告 是向上级汇报某项工作、某个问题或某一方面情况的报告，往 往有一事一报、迅速及时的特点。例：《关于元旦春节市场安排情况的报告》。 2、呈转报告 这是向上级机关汇报工作情况、提出意见、建议并请求将该报告批转有关部 门或地区执行的报告。例：林业部《关于加强野生动物保护管理工作的报告》。 3、回复报告 这是用于答复上级的询问或汇报所交办事情办理结果的报告。答复报告往往 是对一些重大事项的答复，对一般性事项用函作答即可。例：××市民政局《关 于拥军优属情况的报告》是“八·一”建军节前开展专项活动的回复性报告。 (二)报告的写法 1、标题 报告标题通常由事由和文种组成。 2、主送机关 报告主送机关应是发文机关的直属上级机关。 3、正文 正文由报告缘由、报告事项、报告尾语三部分组成。报告缘由主要交待报告 的起因、理由或注明目的、意义等，是正文的开头；报告事项即正文的主体内容， 如基本情况、措施与办法、成效与问题或者是经验与教训、意见与建议、打算与 设想等；报告尾语根据类别而定，呈报性报告往往以“特此报告”或“以上报告 如有不妥，请指正”等语作结。呈转性报告则会提出“以上报告如无不妥，请批 转各地各部门执行”的要求。 4、落款 正文结束，在右下方署名署时并盖公章。 （三）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。 有 3 种： 1.请求指示的请示：多涉及政策上、认识上的问题。 2.请求批准的请示：多涉及人事、财物、机构等方面的具体问题； 3.请求批转和转发的请示：这类请示应附完整的工作方案。 写法： 1.缘由：请示的缘由，实际上就是何以提出请示事项和要求的理由、背景及 依据，要写在正文的开头。先把缘由讲清楚，然后再写请示的事项和要求。这样 才能顺理成章，有说服力。请示的缘由是写作请示的关键，写得充分不充分，直 接关系到请示事项能否成立，关系到上级机关审批请示的态度等。缘由比较复杂 的，必须讲清情况，举出必要的事实、数据。 2.事项：指请示上级机关批准、帮助、解答的具体事项。请示的事项，要符 合国家法律、法规，符合实际，具有可行性和可操作性。请示事项，不能出现不 明确、不具体的情况，也不能把缘由、事项混在一起写。 3.要求：为使请示事项得到答复，发文机关一定要提出要求。请示的要求常 用的写法有：“以上请示妥否，请批复（批示）”；“妥否，请批示”；“以上请示， 请审批”。 注意： 1.一文一事（或一类文件）。一份请示只能写一件事（一类事），这是《国家 行政机关公文处理办法》的规定，也是实际的需要。如果一文多事，很可能导致 受文机关无法批复。例：购买电脑与购买打印机为一类事；一起写。 购买电脑 与购买车辆不为一类事。分写。 2.单头请示。一份请示只能主送一个上级机关，不能同时主送两个或两个以 上机关。 3.不得越级请示。一般不越级请示，如果因情况特殊或事项紧急必须越级请 示的，要同时抄送越过的机关。请示一般不直接送领导个人，除非是领导直接交 办的事项。 4.不能抄送下级机关。请示是上行文，不得同时抄送下级机关。 5.请示须事前行文。较重要的请示行文前需事先与上级主管部门与领导沟 通。 请示与报告的区别： 1.行文目的不同：请示一般要求上级机关给以直接的答复，报告则不要求批 复，只是请示批转有关单位知照。 2.行文时间不同请示必须在事先行文，待上级予以指示或批准后才能按上级 的要求进行工作和处理问题。不允许先斩后奏。报告则可根据实际情况随时行文， 事前、事中、事后均可。 3.行文内容不同请示主要写带有迫切性的、需要上级机关指示、批准的事项。 报告则主要着眼于汇报工作、反映情况、提出建议或回复询问。 请示适用于向上级请求指示、批准。 (一)请示的类别 1、请求指示 如对有关方针、政策、法规、指示等不甚理解；对工作中发生的重大问题或 一些新情况新问题依据原先规定难以处理；平行机关间对某一工作发生意见分歧 无法统一，需要向同一上级机关请示作出裁决等等，这些都属于请求上级指示的 政策性请示。例：《关于确定××市高校行政级别的请示》。 2、请求审批 对涉及经济、编制、物资、人事等下级机关在职权范围内不能决定或解决的； 对本单位因特殊原因不能按统一规定执行需变通处理的，这些都属于请求上级审 批的工作性请示。例：《关于××建设项目需用资金的请示》。 (二)请示的写法 1、标题 请示标题通常由事由和文种两部分组成。 2、主送机关 应是发文机关的直属上级机关，且只能主送一个上级机关，不得多头请示。 如是受双重领导的机关向上级机关请示，应写明主送机关和抄送机关，由主送机 关负责答复。应根据隶属关系逐级请示，不得越级请示，因特殊情况必须越级行 文时，应同时抄送被超过的上级机关。 3、正文 请示正文一般由请示起因、请示事项和请示尾语三部分构成。请示起因一般 先说明行文的目的、依据，强调请示的必要性，为请示事项的提出作好必要铺垫； 请示事项是请示的核心内容，要求明确、具体地指出，并做到既符合政策、法规， 又具有建设性、可行性；请示尾语一般有“特此请示，望于批复”，“以上请示请 批准”等惯用语。 4、落款 正文结束，在右下方署名署时并盖公章。 (三)报告与请示比较 相同点：①两者都属上行文。②为督促各级领导干部认真履行职责，对行文 负全责，上报的报告、请示首页须注明签发人。③通常情况下，报告和请示的标 题可省略发文机关。 相异点：①性质和行文目的不同，报告属陈述性公文，其行文目的在于汇报 工作、反映情况、提出意见和建议、答复询问等，故不要求上级机关回复；请示 属呈请性公文，其行文目的在于请求指示或审核批准，需要上级机关给予答复。 ②上级机关处理原则不同，对待报告上级机关只在认为有必要时才予批复，而对 请示上级机关不管同意与否均应批复。③篇幅容量不同，对报告虽也提倡一文一 事，但像综合报告等显然多为一文数事且篇幅较长；对请示则严格要求一事一请， 篇幅相对较短小。④行文时间不同，报告在事前、事中、事后均可行文；而请示 必须事前行文。 （四）批复 适用于答复下级机关的请示事项。批复是针对下级机关的请示而言的，批复 只针对请示的机关，如果需其它单位知晓的，应以抄送形式传达。 写批复主要分三个层次： 1.批复依据。 “××请示收悉，依据《××》文件××字号，经研究，批 复如下”。依据《国家行政机关公文处理办法》规定，引用公文应当先引标题， 后引发文字号。 2.批复内容。要针对请示中提出的问题，给予明确具体的答复，如果完全同 意，就写上肯定性意见，不要含糊其辞，不同意可以写“不能办”“缓办”或“不 同意”。但在实际工作中，一般不同意就不再行文了。 3.结束语。"此复"或“特此批复”。 注意事项： 1.一请示一批复，不可一个批复包含几个请示事项； 2.观点明确，态度肯定明朗； 3.要有针对性，与请示事项无关的不要涉及。《锅炉补贴的请示》收悉，经 研究，批复如下：补贴×万元，从××费中列支。此复。 4.对多个单位的同一类的请示，上级机关有时用通知代发批复。 如：各县 上报的《养路费征收 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 的请示》，市局可以《下达养路费征收计划的通知》代 批复。 （五）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。一般是下行文。 写法： 1.表彰性通报：用以在一定范围内表彰好人好事，评价经验、宣传先进思想、 树立学习榜样等。《关于表彰××单位公路养管工作的通报》。先叙述先进事迹（时 间、地点、人物、事迹、做法、结果），后进行分析、评议，指出其典型意义， 或概括其主要经验，语言要简明概括；最后提出表彰或发出号召，如果是转发式 的表彰通报，正文部分先对下级机关所发的这个材料进行评价，加上批语，即对 被表彰者进行评议等，再发出号召或提出要求。 2.批评性通报： 用以批评错误。如批评严重违法违纪事件及其有关人员， 总结事故教训等。《市公路处关于××事故的通报》。通报缘由（事故或错误事实 的经过情况、时间、地点、事故、后果等交待清楚；对事故进行分析语言，重点 分析事故发生的原因，指出事故的性质及其、危害，并提出处分决定；最后写明 此类事故的措施，要对症下药，提出告诫，或重申某一方面的纪律。 3.情况性通报：用以传达重要精神或情况。即传达上级重要指示精神、重要 会议精神，指出工作的重点或必须关注的问题。《关于××情况的通报》。正文关 键在于对情况的掌握要准确、全面、充分。（包括叙述情况、分析情况，阐明意 义，提出指导性意见）通报的核心是事实准确。 写通报应注意三点： 第一，要切实做好调查研究，事实要确切； 第二，评议要有分寸，切合本地、本单位实际； 第三，行文要具体明确，迅速及时。 注意： 通报易与有关文种混淆。如表彰先进，有时用命令，有时用决定，有时用通 报；批评错误，有时用决定，有时用通报；需要周知的事项，有时用公告，有时 用通告，有时用通报。 怎样与其它文种区别呢？ 1.关于表彰先进：命令是嘉奖有有关单位与人员，被嘉奖的单位与人员必须 是在全国或在一个大的区域内具有重大影响的先进典型，一般都需授予荣誉称 号。决定是奖惩有关单位与人员，其中的奖励事项事迹是比较突出的，在全国或 某一区域、系统内具有较大影响，但不一定授予荣誉称号。通报所表扬的先进则 属于一般性的典型。 2.关于批评错误：需要使用决定惩戒有关单位和人员的，其错误或过失都是 比较严重的，具有一定的普遍意义和教育作用。用通报批评错误，其错误或事故， 虽然也有一定影响，但毕竟是有一定限度的，所以发通报，主要目的是引起警惕。 《××发生火灾问题的通报》。 3.关于周知事项： 公告：主要是向国内外宣布重要事项或法定事项，且偏重于向国外宣布，所 宣布的事项一是重要，二是法定。 通告：主要是向社会各有关方面公布应当遵守或周知的事项，其中“周知” 的是社会各有关方面，事项本身也有一定的普遍意义。 通知：是上级机关告知下级机关和人员，带有一定的指令性，周知的事项是 具体的，是不可不知的，如干部任免的通知等。 通报：是对重要精神或情况，重在传达，以使有关单位和群众知晓。一般不 具有指令性。 （六）决定 适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销 下级机关不适当的决定事项。决定一般用于上级机关向下行文，也可在本机关内 部使用。它的使用范围比较广泛，行政机关、企事业单位等都可使用。 写法： 1.表彰决定：奖励决定所要奖励的单位及人员的事迹是比较突出的，在某一 区域内具有较大影响。如《××单位关于授予××同志××荣誉称号的决定》内 容比较单纯，依据事项，开门见山，直接陈述，篇段合一，语句简练、明快。 2.处分决定：惩戒决定所要惩戒的有关单位和人员的错误或过都是比较严重 的，带有一定的普遍意义和教育意义。各级行政机关及企事业单位也都有一些在 局部具有普遍意义和教育作用惩戒事项，也都可以用决定行文。如《××单位关 于××违反计划生育政策的处理决定》。写受处分人的身份、错误事实，错误性 质、根源，本人对错误的态度、处分内容等。 3.重大行动或重要事项的决定：用于安排较大范围的重大行动或重要事项， 一经发出，震动较大。这类决定大都经过一定的会议讨论通过。其写法更强调把 道理说清楚，讲透彻，能统一认识，增强执行决定的自觉性。 写决定格比较高，部门一般只用表彰决定。表彰决定和表扬通报很相似，但 格要高于通报，且必须进行奖励或授予荣誉称号。一般前面写成绩和决定，尔后 号召学习的内容，最后提出希望。比如关于表彰上年度先进集体和先进个人的决 定，2001 年全市收费战线共同努力，取得了成绩，收费多少，比去年增多少， 文明建设，在其中涌现出先进，市处决定，授予称号并进行表彰奖励。他们体现 了一面，学习他们，学习他们，市处希望受表彰的要怎么样，全收费系统要以他 们为榜样如何，再创佳绩。我认为，作为部门的同志掌握表彰决定也就可以了。 核心提示： 决定的写法（1）标题：作出决定的机关或通过决定的会议名称+决定的事由 +文种。（2）题注：会议通过的决定，要加上题注，说明这个决定是什么时间， 在什么会议上通过的。（3）正文：按其具体用途和内容不同分为两类：①对重要 事项作出安排的决定。主要有表彰决定、惩处决定、机构设置决定、人事安排决 定、授权决定及发布... 决定的写法 （1）标题：作出决定的机关或通过决定的会议名称+决定的事由+文种。 （2）题注：会议通过的决定，要加上题注，说明这个决定是什么时间，在 什么会议上通过的。 （3）正文：按其具体用途和内容不同分为两类： ①对重要事项作出安排的决定。主要有表彰决定、惩处决定、机构设置决定、 人事安排决定、授权决定及发布法规性事项的决定等。其正文包括两部分，一是 说明作出“决定”的根据和执行名称；一是分条写明决定事项。 ②对重大行动作出安排的决定。这是一种事先对某项重要工作的开展进行布 置的决定，指挥性极强。正文通常包含两层意思，即通过或制发决定缘由和决定 的事项。 （4）结尾：重申要求，明确工作步骤或申明要求发出号召。 决定通知的写法 (一)含义及特点。 决定是各级党政机关普遍使用的一种下行公文。它适用于对重要事项和重大 行动做出安排。这里的重要事项，是指带有全局性或具有重大意义和影响的事项， 重大行动是指对社会产生巨大影响的行动。当然，重要事项和重大行动是相对而 言的，并不是事事都是党和国家的重大方针政策。各级党政机关、企事业单位经 常使用决定，比如一些表彰、处分、机构编制、人事安排等事项都可用决定行文。 由于决定的内容是“对重要事项或重大行动做出安排”，所以决定具有如下 两方面的特点： 一是制约性：因为决定比较集中地体现发文机关对重要事项或重大行动的指 挥和处置意图，要求下级机关无条件执行，决定的制约性和强制性虽然没有命令 那么严格，但比其他公文都要强，有些决定还有法规作用，在某些方面，决定往 往是法规的延伸和补充，具有较大的强制性和行政约束力。 二是指挥性和指导性：因为决定是对重要事项或重大行动做出安排，这对下 级机关就有指挥性和指导性。 (二)适用范围(类型)。 决定的适用范围相当广泛，按其内容和作用划分，大体可分为下面三类： 1．对某项工作或重大行动作出安排的决定。如《国务院关于严肃税收法纪 加强税收工作的决定》，《中共中央关于严厉打击刑事犯罪活动的决定》 2．对某一重大问题作出处理的决定。 3．对设置机构、任免人员、召开会议或表彰、处分等重要事项作出的决定。 二、写法 决定一般由标题、正文、发文机关、发文日期等部分组成。 (一)标题。 决定的标题要求写明发文机关、事由、文种，这三部分一般不能随意省略。 标题下一行，有一题注，标明通过或发市时间。 (二)正文。 由于决定的类型不同，其正文的内容侧重点就有不同，写法也有不同。 对某项工作或重大行动作出安排的决定正文的写法： 这种决定具有很强的规定性和指挥效能，既要提出工作任务或重大行动，又 要阐述完成工作任务或重大行动的政策规定、方法措施等，内容丰富，行文较复 杂。正文通常由决定原由和决定事项两部分构成。 决定原由是指对某项工作或重大行动作出安排的依据。行文要求简明扼要， 依据要恰当充分，令人信服。 决定事项是全文的主体内容，主要包括开展工作的有关政策原则、执行的事 项及有关规定要求等。涉及材料较多的，一般采用分条式或分题式表述，行文要 眉目清楚，用语要确切明了，易于有关人员把握和执行。 三、写作注意事项 (一)不能滥用决定行文。 决定的内容要与“决定”文种相符，不能滥发决定。有些单位以为用决定才 能引起注意，把该用“通知”行文的内容，用“决定”行文。这种滥用决定的情 况应当尽量避免。 (二)决定原由要充分、准确、合理。 决定的原由是决定事项的依据、理由。要注意交待清楚，做到既简明扼要， 以要有理有据，令人信服。 (三)决定事项要具体、明确、清楚。 决定事项是决定的主要内容，有关机关据此贯彻执行。因此，决定事项要求 具体，明确，明明白白地讲清应当如何贯彻执行。内容比较复杂的决定，事项部 分要分条列项表述，把主要的、重要的放在前面，次要的放在后面。结构要合理， 层次要分明，内容要合乎逻辑。 (四)标题要完整、时间标注要准确。 决定的标题，一般应写明发文机关、事由、文种，而且要规范、准确，特别 是事由要能准确概括决定的主要内容。决定的时间标注要注意两个问题：一是成 文时间要以会议通过的日期或领导人签发日期为准。二是决定的时间一般要标注 在标题下方，可用小括号括起来。 四、与其它文种的区别 (一)决定与决议的区别：决定和决议都能反映重大的事件或重要的问题，都 具有较强的法规性，但两者又有区别： 1.形成的方式不同。 决议必须是某一级领导机关或组织法定的正式会议表决通过，才能形成文 件，并以会议名义发布。决定则不同，它既可以经某种会议讨论通过，以机关的 名义下发，也可以由某一级领导机关直接制定并发布。 2.行文用语不同。 决议的行文中常用“会议认为”、“会议指出”、“会议号召”等惯用语领起下 文。决定的原由和事项两部分之间常用“为此，特作如下决定”之类的惯用语过 渡。 (二)决定与通知、指示的区别：一般事关全局、政策性强，任务艰巨、执行 时间长的重大工作，才适宜使用“决定”这一文种。它的使用范围较“通知”要 窄一些。指示虽也是指导性的文件，但它是针对某一时期全面的、原则性问题， 且偏重于步骤、方法和原则的指导。在使用时要加以区分。 （七）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。可用于上、下、平行文。作为上行 文，应按请示性公文的程序和要求办理。上级机关应对下级机关报送的“意见” 作出处理或给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应 遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对 方参考。 写法： 1. 指导性意见：不同层次的机关内容的侧重点不同。高层领导机关发布的 意见比较原则，下层领导机关的意见则比较具体，操作性比较强。 2. 实施性意见：要写得具体、可行（任务、措施、步骤等）。 3. 评估性意见：要体现科学性、公正性，实事求是，既不夸大，也不缩小 降低。批评性意见一定要有有据，不但要批评不足与错误，也要尽可能提出改进 意见。 （八）通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。（一般由新闻媒体发布） 使用比较宽泛，高级机关、一般行政机关、人民团体、企事业单位都可使用。通 告是泛行文。 通告分为： 1.告知性通告：告知应当知道或需要遵守事项的通告。《关于车辆绕行的通 告》。 2.办理性通告办理一些例行事项的通告，其内容多为注册、登记、年检。 3.禁止性通告公布一些令行禁止类事项的通告。 写法： 1.缘由：发布通告的原因、根据，为什么发此通告。 2.事项：即具体规定。可分条写，也可不分条写。 3.结尾：特此通告，以示强调，引起注意。 注意： 1.通告与通知： 通知与通告都属周知性公文，都可以用来传达上级机关某些方面的意图或要 求，但有明显的区别： 适用范围： 通告适用于公布社会有关方面应当遵守或周知的事项，通知可 以发布、可以指示、可以要求、可以转文、可以任免等，适用范围比通告要大得 多。 受文对象：通知的对象一般是公众，对象广泛，有时无法限定，具有普遍告 知性；通知的对象一般是与通知内容直接有关的机关单位或人员，对象明确，范 围有限。 目的要求：通告的事项只需知晓和遵守即可，通知的事项一般需要办理的执 行。发言形式：通告一般通过媒体公开发布；通知一般以文件形式下发。 2.通告与公告： 公告一般由高级机关发布，发布的事项较重大，受文对象是国内外。 通告是各级机关、企事业单位都可以发布，发布的事项较公告小，受文对象 的国内。 （九）函 适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、函与其它主要文种一 样具有制发机关权限决定的法律效力。 函分三种： 1.商洽函：用于平行机关或不相隶属机关之间商洽工作、联系有关事宜的函。 2.询问答复函：用于不相隶属机关之间互相询问答复处理有关问题的函。 3.请批函、批准函：指向不相隶属的业务主管部门制发的请批函，及业务主 管部门向不相隶属的机关单位制发的批准函。 注意： 不能将请批函和批准函误用为请示、报告、批复。 写法： 1.去函：先写商洽、请示、询问或告知事项的依据、背景、缘由（采用叙述 和说明的写法，简明扼要），让语气谦和，既不巴结，也不生硬。如需对方回复， 结束语写“请函复”“请复”。 2.复函：同批复写法基本相同，先写来函的标题及文号，依据，对来函提出 的问题予以答复，结束语“特此函复”“此复”。 函属于平行文。它适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题， 或者向有关主管部门请求批准等。 根据主动与被动，函有发(去、问)函和复函 之别。根据形式和规格，函又可分公函与便函两类。公函与便函都是处理公务的 文书，但公函的内容往往比较重要，涉及行使权力，故行文郑重，具有完整的公 文格式。便函为单位、领导之间处理具体事务时用，格式如同一般书信，不加标 题，不编文号，不需存档，但亦需加盖公章。 (一)函的类别 本教材专指公函的分类。 1、联系函 ①商洽性函用于单位、机关之间互相商量、接洽工作和委托对方办理某一事 项。例：《××学校关于商洽×××同志调动工作事宜的函》；《××县人民法院 关于×××遗产纠纷案托查的函》。 ②询答性函用于单位、机关之间互相询问或答复问题。例：《××省科学技 术委员会关于询问贯彻全省科学技术工作会议情况的函》；《国务院办公厅关于悬 挂国徽等问题给湖北省人民政府办公厅的复函》。 3、告知函 主动将有关信息（如问题、意见、情况）告知对方。例《中国科学院关于学 部委员增补结果的函》。 2、请批函 向有关主管部门请求批准事项时用请批函。这里的“主管部门”是指与发文 机关不存在有行政上隶属关系的业务主管单位，而请求批准的只限业务事项。例： 《×××××学报关于申请广告许可证的函》。 （二）函的写法 1、标题 函的标题量般由发文机关、事由和文种三部门组成。发文机关视具体情况一 般可省略。发函的文种不管是联系函还是请批函，均可写成“函”，但也有写“公 函”字样的。属答复性质的函，文种均须标明“复函”。 2、主送机关 顶格写机关全称或规范化简称，后标冒号。复函的主送机关即来函单位。 3、正文 开头 发函的开头应简述发函的缘由或目的；复函的开头应引述来函的日 期、文号或标题等。 主体 发函要写清商洽、询问、告知、请准的主要事项；复函则要针对来函 内容，作出具体的、明确的答复。不论去函还是复函主体的内容都要求明确、集 中、单一，做到一函一事。 尾语 发函一般用“专此函告”，“敬请函复”等作结；复函多用“此复”、 “特此函复”等为结尾。尾语应根据内容、要求来拟写。 落款 正文右下方署名署时并盖公章。 正文除做到一函一事外，还要求语 言得体，视内容、行文方向等掌握用语分寸并符合身份，做到多用雅语，既热情 诚恳又务实直陈，有利办事。 （十）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。 作为部门来讲，工作会议纪要用的很少，主要是办公会议纪要。 写法： 1.时间、地点、主持人、出席人、缺席人、列席人 2.议题：议定事项的主题，要简明扼要 3.议定事项： 详细内容。