档案管理学讲义

档案管理学讲义 第一章 档案 档案是日常生活中经常接触的，每个人都有一个个人档案，在读书、毕业分配、就业时都要提供个人档案，一个人如果没有档案，就如同没有了灵魂。 有没有人是没有档案的，现代生活中几乎没有，医院看病的病历、派出所的户籍，各种各样的履历表、入团申请、志愿书。 一个单位成立所填写的表格、批文等等。 国家有档案馆、各省市有档案局，稍大一点的单位有档案室。 第1节 档案的定义 1、 档案的沿革 历史悠久，可以说有文字记载事情时起，档案就开始产生。上古“结绳记事”、“刻契记事”已具备档案的一些功能――备忘、信约、凭证。因而，是档案的萌芽。 我国的档案和档案工作最早起于何时，还有待于考古工作者的新发现，就目前已掌握的材料看，3500年前的商代，已有档案和档案工作，1899年在河南安阳小屯村出土的甲骨文，是我国迄今发现的最早的档案。 1、档案载体的演变 商――甲骨 西周――竹、木（单一竹片称“简”连在一起的称“策”或“册”；单一木片称“牍”许多木牍捆在一起称“函”。牍比简宽） 春秋、战国――帛、绢 西汉――纸 2、档案称呼的演变 商――册 西周――中秦 两汉――典籍 魏晋――文书、文案 唐宋――文卷、案卷、案牍 明――档子、档案 2、 档案的定义 档案是国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 1、 档案来源的广泛性 国家机构、社会组织、个人（著名人物、家庭、家族） 2、 档案是由文件有条件地转化而来的 档案与文件的区别与联系： 因日后需查考，有意识有目的保存的文件，就转化为档案。 A、办理完毕的文件才能作为档案保存，正在承办中的文件不是档案。 B、对今后的实际工作和科学研究活动有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。 C、按照一定的规律集中保存起来，才能成为档案。 3、 档案的形式 从载体上看：龟甲、兽骨、竹片、木板、丝织品、纸张、磁带、磁盘、胶片、光盘等； 从记录 方法 快递客服问题件处理详细方法山木方法pdf计算方法pdf华与华方法下载八字理论方法下载 看：写、刻、印刷、晒制、摄影、录音、录像、电脑刻录等； 从表达方式看：文字、图像、声音； 4、 档案的本质属性 档案是人们社会生活的原始记录，原始记录性是档案的最本质的属性。 5、 档案与文物 重要的历史档案就是文物，文字、图像、声音文物就是档案，器具文物不是档案。 第2节 档案的作用 1、 凭证作用和参考作用 1、 档案的凭证作用 档案市历史的真凭实据，有法律法律法律效用，可作凭证。因档案是由文件转化而类，是原始情况的记录。如：林彪的手令就是林彪谋害毛主席的凭证。 2、 档案的参考作用 “前事不忘，后事之师”与一般的图书、资料相比，档案的的原始性就具有较大的可靠性，可参考的内容非常广，在现在的社会建设、科研工作中具有重大作用。如杭州河坊街新发现的古河道，由于在杭州的历史档案中对这条河有较翔实的记录，因此若要开发成旅游景点，就较易操作。 2、 档案在现代社会生活中的作用 1、 档案是机关工作必须查考的资料 2、 档案可作为生产活动的依据和参考 3、 档案可作为揭露和打击敌人的武器 南京大屠杀的历史照片、当事人的日记（史东朗日记）、建筑工地的死人骨骸等。 4、档案可作为科学研究的必要条件 5、档案可作为对群众进行宣传教育的生动素材。 3、 档案发挥作用的特点 1、档案在一定时期内，先对形成者有用，然后对国家有用，既有现实作用，又有长远作用。 2、随着时间的推移，档案的机密性日益减弱直至消失，最终可以开放，广泛提供利用。 3、随着社会的发展，档案的作用逐渐由为政治服务到为经济服务。 4、档案的作用是客观存在的，而档案的作用能否发挥，发挥的大小，取决于一定的条件。1987年推出《中华人民共和国档案法》以法律条文的形式作出开放档案的明确规定。 第3节 国家档案全宗的形成 国家档案全宗，指归国家所有、由国家统一管理的具有政治、经济、科学文化或历史意义的一切档案财富的总和。 中华人民共和国建国后档案 国家档案全宗 中华人民共和国建国前档案①革命政权档案；②旧政权档案 第二章 档案价值的鉴定 第1节 档案鉴定工作的内容和意义 一、档案鉴定工作的内容 1、制定鉴定档案价值的有关 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 ，包括单项规定和档案保管期限表等； 2、具体判定档案材料的价值，确定其保管期限； 3、挑出本无保存价值和保管期满的档案，按规定进行销毁或作相应的处理。 鉴定工作是确定档案存毁的一种手段，它是通过有所“毁”而更好地实现“存”，其着眼点在于合理地保存档案。 二、档案鉴定工作的意义 1、档案鉴定是决定档案存亡命运的基本手段。 2、档案鉴定是提高档案管理效益的科学措施。 第二节 鉴定档案价值的原则和标准 一、鉴定档案价值的原则 鉴定档案价值的原则是：从国家和人民的整体利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点判定档案的价值。 二、鉴定档案价值的标准 1、档案属性的标准，从档案客体方面分析，文具来源、内容及形式特征可作为鉴定档案价值的标准。A、档案来源；B、档案内容；档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素。C、档案形式特征标准。指文件的名称、责任者、形成时间、载体形态、记录方式等。 2、社会需要标准，A、社会需要方向；B、社会需要面；C、社会需要时间。 3、相对价值标准，A、所存档案的完整程度；B、档案内容的可替代程度；C、各全宗之间档案的重复性。 第三节 档案保管期限表和档案保管期限的划分 一、档案保管期限表的作用和类型 档案保管期限表就是用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的制导性、标准性文件，它是档案馆、档案室鉴定档案价值，确定档案保管期限的依据。 档案保管期限表有五种类型： 1、通用档案保管期限表。 2、专门档案保管期限表。 3、同系统机关档案保管期限表。 4、同类型机关档案保管期限表。 5、机关档案保管期限表。 二、档案保管期限表的结构 1、顺序号 2、条款 3、保管期限，永久、长期（16年－50年）、短期（15年以下） 4、附注 5、说明 三、档案保管期限划分中的若干问 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 1、关于保管期限的档次问题 2、关于一般性条款与专题性条款的关系问题 3、关于划分档案保管期限中的“弹性”问题 4、关于划分保管期限中定量方法的运用 5、关于使用保管期限表中的价值分析问题 第四节 档案鉴定工作的 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 与组织 一、档案鉴定工作的制度 1、制发鉴定档案的标准文件 2、档案鉴定工作的组织领导 3、销毁档案的批准和监销制度 二、档案鉴定工作的程序和方法 资格审查――生存――复审（移交、销毁） 三、档案的销毁 编制清册，简要说明，销毁方法 第三章 档案的收集 第一节 档案收集工作概述 档案的收集是指接收与征集档案及有关文献的活动。 一、档案收集工作的内容 1、政府机关、企业、 事业单位 事业单位结构化面试题事业单位专业技术岗位财务人员各岗位职责公文事业单位考试事业单位管理基础知识 的档案室对本单位（部门）需要归档的档案的接收； 2、政府机关、企业、事业单位对那些未及时归档的档案的补充收集； 3、档案馆对现行机关、撤销机关的具有长久保存价值的档案的集中和接收； 4、档案馆对中华人民共和国建立以前各个历史时期形成的档案的接收与征集。 二、档案收集工作的要求 档案收集工作的基本要求是：加强馆（室）外的调查与指导，积极推行入馆（室）档案的标准化，保证归档和进馆档案的齐全完整，维护全宗和全宗群的相对完整性。 三、档案收集工作的特点 1、预见性与计划性 2、针对性与及时性 3、系统性与完整性 第二节 机关档案的接收和归档 一、建立、健全归档制度的必要性和意义 二、建立机关文件归档制度的一般要求 1、归档制度的制定必须符合国家有关文件的规定要求。 2、归档制度的制定必须符合本机关的工作、生产、科研活动的实际，体现本机关的文件材料的形成特点和规律。 3、制定的归档制度，应当同本机关的其它相关制度保持内容方面的统一性。 4、完善归档制度的内容。 三、归档制度的内容 1、归档范围：是指办理完毕的文件材料应当归档及不应当归档的范围。国家档案局1987年12月4日发布的《机关文件材料归档和不归档的范围》规定，一个机关的归档文件应包括4个部分：A、上级机关的文件材料；B、本机关的文件材料；C、同级机关和非隶属机关的文件；D、下级机关的文件材料。不归档范围的文件材料：重份文件；一般事务性的无查考、保存价值的文件；未成文的草稿及一般性文件的历次修改稿；未经会议讨论，未经领导审阅、签发的的未生效文件；一般的人民来信。 2、归档时间：《机关档案工作条例》规定，“机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案，交接双方根据移交目录清点核对”。 3、归档案卷（保管单位）的质量要求 归档案卷的质量要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 应归档文件要做到种类齐全、份数完整，每份文件不缺张少页，并组成保管单位。立卷时，应按要求将文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，多文字形成的同一内容的文件，分别组合在一个卷案内，不得分散。 年度――类别 案卷题名：责任者、内容、主要文件名称、保管期限。 4、归档手续 四、档案室在形成文件与归档组织活动中的作用 《机关档案工作业务建设规范》规定，机关档案工作的基本任务之一，就是“对机关各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督和指导”。 1、机关档案室对形成文件的作用 2、指导和督促文书部门或业务部门做好归档组织工作 3、加强对归档案卷质量的检查 4、临时性的文件收集工作 5、对归档制度的宣传和档案的科学管理 第三节 档案馆档案的接收和征集 一、馆藏档案的补充源 1、现行机关档案源 2、撤销机关档案源 3、组织与个人保存的散失档案 4、档案馆之间交接的档案 二、档案馆接收与征集档案的范围 1、综合性国家档案馆的接收与征集范围 2、各类专门性档案馆接收与征集档案的范围 三、档案馆对现行机关档案的接收 1、接收要求 2、档案馆接收档案前的准备工作 3、档案馆接收档案的期限，省级20年，市县10年。 四、档案馆对撤销机关档案的接收 五、档案馆对二、三级单位形成档案的接收 六、档案馆对历史档案的接收与征集 1、接收与征集历史档案的意义：①它是保护祖国历史文化财富的一项重要措施；②收集历史档案是档案开放利用工作的需要；③收集理论档案是一项抢救历史文化遗产的艰巨性工作；④收集历史档案是发展我国档案馆事业的重要手段之一。 2、收集历史档案的对象与途径 ①收集散存于一些国家机关、社会组织中的历史档案；②征集收藏个人手中的历史档案；③征集少数民族地区的历史档案；④收集党史征集办公室、政协文史组织及其它学术历史研究部门所征集到的历史档案；⑤收集散失国外的历史档案。 3、接收与征集历史档案的方法 ①发布通告；②调查研究；③广泛宣传。 第四节 档案馆（室）藏的丰富和优化 重量轻质，重藏轻用 一、丰富馆（室）藏工作中存在的问题 1、馆藏结构不够合理 2、库藏档案的成分不够优化 3、库藏的某些全宗的完整性不够高 二、优化馆（室）藏的意义 1、优化馆（室）藏是完善馆（室）藏建设的一个重要方面 2、优化馆（室）藏建设也是解决目前档案收集工作中存在问题的一项重要措施 3、优化馆（室）藏建设亦是提高案卷质量的一种必要手段 4、优化馆藏可以使库藏的结构具有一定的层次性，全面反映出社会生活的各个方面的情况。 三、优化馆（室）藏的主要原则 1、完整性原则 2、系统性原则 3、实践性原则 4、价值性原则 5、特色性原则 四、优化馆（室）藏的一般标准 1、内容标准 2、结构标准 3、层次标准 4、类型标准 五、科学地处理好丰富与优化馆（室）藏中的诸种关系 1、档案馆与档案室在库藏建设方面的衔接和互利关系 2、馆藏建设必须科学地处理好综合与特色的关系 3、馆藏建设要处理好档案与资料的关系 4、馆藏建设要处理好广度与深度的关系 第四章 档案的整理 第1节 档案整理工作的内容和原则 一、档案整理工作的基本内容 档案整理工作的基本内容包括：全宗的划分和排列、全宗内分类、文书立卷、案卷排列与编号、编制案卷目录等诸多业务环节。 二、档案整理工作的原则 1、尊重和维护档案的本质特征，保持档案文件之间的历史联系 2、便于保管和利用 3、充分尊重和利用原有的整理结果 第二节 全宗的划分和排列 一、确认与区分全宗 确认全宗一般是指从理论上确立认定全宗的构成条件；区分全宗则是指对容易混淆或引起歧义的全宗界限问题进行具体的划定、处理。 （一）确认全宗 全宗是一个具有社会独立性的组织或个人在社会实践中所形成的档案的有机整体。 1、组织全宗的构成条件：A、可独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；B、设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；C、设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。 独立法人单位，单独的完整的文书处理工作制度和法定的对外印信。 党政机关全宗划分：P.98,p.99 2、个人全宗的构成条件 个人全宗又称人物全宗，构成个人全宗的条件：A、只有那些对社会有突出贡献或重要影响的个人，其档案才可能成为一个实际的个人全宗。即只有名人的档案才可能成为个人全宗。B、并不是所有的名人档案都可以构成个人全宗。像毛泽东、周恩来这样的伟人，其档案虽可以构成，但实际上并未建立成个人全宗档案。割裂组织档案。C、即使是主要以个人名义从事社会活动的名人，其档案也未必都构成了实际的个人全宗。档案是否完整、全面，档案馆是否对其作为个人全宗进行实际管理。 （二）区分全宗 区分全宗一般是特指对容易引起混乱或歧义的较复杂的全宗界限问题的具体处理。这些问题及相应处理原则大体如下： 1、政权更迭及跨政权立档单位的区分全宗。不同政权中的政府机关分别立档；跨政权的企业、学校、文艺团体、政党、社团、宗教组织应为同一个全宗；对政权依附性较强的立档单位（如警官学校、军事院校、政治院校）应分别立档；个人全宗不论政权是否更迭，应作为一个全宗。 2、立档单位变化所导致的区分全宗。标准：立档单位的变化是否导致其基本职能和社会独立性发生根本变化。A、立档单位撤销，其基本职能也已停止，其档案应作为一个完整的全宗对待。B、由几个立档单位合并组成新的立档单位合并前的档案分别构成独立全宗，合并后形成的档案构成一个新的全宗，如属兼并，主单位兼并前后均为同一全宗。C、由立档单位内部机构独立出来而形成的立档单位，其独立之前的档案作为其原所在立档单位全宗的一部分。D、内部机构直接并入（划归）其它立档单位，其并入前的档案是原所在立档单位档案全宗的一部分，并入后的档案是所并入立档单位档案全宗的一部分。E、合署办公的立档单位，其档案若能分开，一般应分别构成全宗。若档案实在分不开，可按全宗补充形式对待组建联合全宗。F、立档单位名称的变更、职权范围的扩大或缩小、隶属关系的改变、内部组织机构的调整等等，只要其基本职能未发生根本改变，其社会独立性未发生根本改变，其档案均不构成新全宗。 3、临时机构和派出机构档案的区分全宗。临时机构看存在时间长短、职能的重要性、档案的多少，分别对待，或构成独立全宗，或成为其上级单位全宗的一部分；派出机构档案不构成独立全宗，而是其所属单位全宗的一部分。 4、立档单位中党、团、工会组织档案的全宗档案归属，均作为所在单位全宗档案的一部分，按内部组织机构对待。 5、判定档案的所属全宗 判定档案的所属全宗，一般是特指为那些处于孤立地位且全宗归属不明的档案文件判定寻找其所应归属的全宗。这一问题应从档案形成者的角度去解决，即弄清楚这些档案文件的真正形成者，而不能简单地将文件制发名义（作者、责任者）作为判定标准。 6、个人全宗与组织全宗档案的区分 个人全宗和组织全宗中的档案如出现相互交叉的问题，处置原则是：凡一组织或组织成员名义制发的文件正本均应归入组织全宗；个人全宗如认为必要时，可保存副本。不允许组织全宗中具有双重属性的档案文件抽出纳入个人全宗之中；组织全宗中一般也不保存仅涉及个人性质的文件（正常组织活动中形成的诸如个人登记表、履历书、自传，对个人生活情况的调查、审查性文件，应归入人事档案）。 二、组建全宗的补充形式 由于档案的形成和保存现状十分复杂，档案馆中有许多档案无法按严格的全宗进行管理。要用一些变通方法。 1、联合全宗，是两个或两个以上全宗的联合体。 2、汇集全宗，是若干独立全宗人为汇集成一个以全宗形式存在的单位的补充形式。其汇集的全宗必须是档案数量极少、各自按独立全宗管理起来确实很不方便的小全宗。 3、档案汇集，是由若干全宗所属不明或其所属全宗已不复存在的档案汇集而成的一种全宗补充形式。 三、“划分”全宗群 全宗群是若干具有某种联系的全宗构成的群体。全宗群是一个档案理论概念，并无实际操作意义。如：“中共中央”、“中央国家机关”。 四、全宗的编号与排列 全宗的编号与排列是两项既有联系又有其特定作用、目的的工作。全宗的编号是给每一个进馆全宗编一个固定号码并以其作为该全宗的指称代号。全宗的排列是在库房中固定各全宗的空间存放位置和排放顺序，因此二者之间的号序和排列可以相互一致，也可以不一致。 1、全宗编号的要求与方法 要求：A、唯一性或专指性；B、系统性或连续性；C、方便实用。 方法：A、大流水编号法，按全宗进馆顺序“1、2、3、4···”编号，优点简便实用。 B、体系分类编号法，按某种逻辑框架，将档案馆所收藏的全部全宗构造成一个逻辑类别体系。如“政治、军事、经济、文化···” C、分类流水编号法，是将上述两种编号方法结合使用的产物，适用于规模较大、全宗类型头绪较多的档案馆。先分大类，再编流水。大类下不分子类，大类也不宜过多。 2、全宗排列的要求与方法，体现简便、实用、便于管理的原则要求。一般按进馆顺序。也可按分类排列。 第三节 全宗内档案的分类 一、全宗内档案分类的基本要求 1、分类应从全宗内档案的实际状况和方便管理的现实需要出发。 2、分类方法及其分类结果应反映全宗档案的客观状况，维护档案的历史本来面貌。 3、分类方法及其分类结果应具有逻辑性，以便于管理和实际操作。 二、组织全宗内档案分类的步骤与方法 先分门类或部类，然后再在各门类、部类中继续分类。文书档案、科技档案、人事档案、会计档案等。 （一）组织全宗内档案分类的一般方法 1、时间分类法 2、来源分类法 3、内容分类法 4、形式分类法 （二）组织全宗内文书档案常用的分类方法及其应用 1、年度分类法 2、组织机构分类法 3、问题分类法 （三）组织全宗内档案分类的级次与具体方法的确定、使用 形成年度――－机构；机构――年度；年度――问题；问题――年度。 三、个人全宗内档案的分类 个人全宗又称人物全宗，是某一著名人物或家族所形成的档案有机体。 1、生平传记材料。 凡能证明立档单位个人或家族成员生平、历史基本情况的档案文件均入此类。如出生证明、学历证明、身份证明（身份证、工作证等），各种登记表、履历表，个人自传，奖状及奖励荣誉证书，有关组织对其历史问题的鉴定审查材料，遗嘱等。 2、创作材料 立档单位个人或家族成员在进行科学研究和文学艺术创作活动中形成的各种手稿（如书稿、图纸、画稿、乐谱等）以及日常生活中形成的各种基础性创作材料，如日记、笔记、摘抄、记录、批注等等。 3、公务活动材料 个人全宗中的公务活动一般只是其立档单位个人或家族成员参与公务活动的通知、发言稿、个人性的笔记、记录、抄件以及担任公职的聘书等。 4、个人书信 给别人的信函底稿及别人的来信、贺卡等。 5、经济材料 反映记录立档单位个人、家庭或家族及其成员经济财产状况的文件材料。如动产或不动产的契约（合同）、证书、帐簿、票据、帐单等。 6、亲属材料 立档单位个人或家族成员的直系亲属和重要的非直系亲属的有关材料。 7、评价材料 别人和社会有关组织对立档单位个人或家族成员的评价文章、纪念文章、回忆录等。 8、音像材料 立档单位个人或家族成员及其亲友、同事、同学等的照片、画册录音、录像等材料。 9、其它材料 不能归入以上各类别的有关材料。立档单位个人或家族成员的收藏品、所使用过的重要器具、物品。 第四节 类内案卷排列和案卷目录 案卷是档案基本的个体保管单位，是由若干互有联系的文件构成的组合体。 例如：人事档案一般都是以人为单位立卷，一个人的全部人事档案就构成一个案卷。 一、案卷排列 案卷排列就是固定全宗内各案卷之间的排放顺序。一般按案卷形成的时间顺序排列，形成时间早的在前，晚的在后。人事档案或专门档案一般按姓氏笔划或拼音字母等逻辑顺序排列，案卷排列一经确定，就应对案卷进行编号，将其顺序固定下来。 二、案卷编号 案卷编号就是给每个案卷编定一个固定的号码（编案卷号）。规定用自然整数从编，从小到大，不能有重号，也不能缺号。 三、编制案卷目录 1、案卷目录的编制方法。案卷目录必须一全宗为单位进行编制，并忠实反映全宗档案的实体次序状态。 2、案卷目录的形式、结构与内容 16开纸，用书本式装订，加硬质封皮。 结构与内容： A、封面和扉页，内容有全宗号、目录号、目录名称、编制年月、编制单位等。 B、目次，目录所分类目的索引。 C、序言和说明，对目录结构、编制方法、立档单位和全宗概况、档案完整程度等情况的简要文字说明。 D、简称对照表，目录中所用的名词简称与正式全称的对照表。 E、案卷目录表，即案卷目录的主体。 F、备考表，附于目录最后，用于总结性地记录案卷目录及其所包括案卷的基本情况。如案卷总数和排架长度，是否有分卷（一号两卷）或空号（有号无卷）现象等等。 第五节 档案整理工作的组织与协调 档案整理工作是整个档案工作中具有核心意义的工作，他是把文件转化为档案的环节。文书（秘书）――档案室――档案馆。 一、档案整理工作诸环节之间的关系 二、档案整理工作组织与协调的基本任务与方法 三、立档单位与全宗历史考证 四、档号 档号是全宗号、案卷目录号、案卷号、卷内文件所在页号或件号的合称。档号是档案实体最基本的秩序号，如3－2－64－15。 第五章 档案的保管 第一节 档案保管物质条件 一、 库房 专用、坚固、八防（火、水、潮、霉、光、虫、尘、盗） 二、装具 柜（金属）、架（密集）、楼板（600千克/平方米以上承重） 三、设备 除湿机、加湿机、空调、通风设备、湿温控设备、防火防盗设备、装订机、复印机、缩微设备、通讯运输设备等。 四、卷皮、卷盒 16开或A4大小，软或硬袋盒。 五、消耗品 除湿剂、防霉虫药品、办公用品等。 第二节 档案库房管理 一、进出库制度 二、库房温湿度控制 温度14℃－20℃，相对湿度50％－65％。 三、“八防”措施 四、库房与装具的有序化 五、档案在装具中的存放方式 竖式、平式 六、档案存放秩序的维护与管理 位置索引、装具标识、档案代理卡 七、定期检查、清点 第三节 档案使用过程中的维护和保护 一、档案使用过程中的维护和保护制度 1、档案使用的登记与交接制度 2、档案使用行为的管理与限制制度 二、档案使用过程中的维护和保护方法 1、量与顺序的控制 2、对利用行为的现场监督与检查 3、利用方式与利用场所的限制 4、对重要档案的保护性措施 第六章 档案检索 第1节 档案检索概述 一、 档案检索的含义和一般过程 档案检索是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作，它是开展提供利用工作的基本手段，是开发档案信息资源的必要条件。 档案检索包括档案信息存储和查检两个具体过程。 1、存储阶段的主要内容：A、著录标引，B、编制检索工具（卡片、计算机）。 2、查检阶段的主要内容：A、确定查找内容，B、查找。 二、档案检索效率 检索效率是指在检索过程中满足利用者需要的全面性和准确性程度，它是衡量检索系统性能以及每一个检索过程质量高低的最基本的指标。检索效率通常采用查全率和查准率两个指标来衡量和表示。 查全率＝检索出的有关档案÷全部有关档案×100％ 漏检率＝未检索出的有关档案÷全部有关档案×100％ 查准率＝检索出的有关档案÷检索出的全部档案×100％ 误检率＝检索出的不相关档案÷检索出的全部档案×100％ 三、档案检索语言 1、档案检索语言的含义和特点 为了提高档案检索工作的质量，在档案检索中需要使用专门的检索语言。检索语言也称为标引语言，是根据检索的需要而编制的一种专门语言。它的基本特点是单义性和专业性。 2、档案检索语言的作用 档案检索语言的作用，总的来说是保证检索效率、提高查全率和查准率。A、作为概念转换的依据；B、揭示检索标识直接的逻辑关系；C、对检索标识进行系统化排列。 第二节 《中国档案分类法》 为了建立统一、规范的档案分类检索方法，实现档案检索分类体系的标准化，我国在1987年制定，1996年修订了《中国档案分类法》。 一、编制原则 在分类体系的确立、类目的设置及序列的顺序上都力求具有思想性、科学性和逻辑性，充分反映我国档案的特点，适应我国社会主义各项事业利用档案的需要。 二、体系结构 由编制说明、中华人民共和国档案分类表、新民主主义档案分类表、民国档案分类表、清代档案分类表组成。 编制说明：编制说明是对分类法进行基本、全面的介绍，它包括编制目的和适用范围、编制原则、基本类目的设置及次序安排的理由、对各种分类问题的除了方法、标记符号、注释以及分类法的管理等。 中华人民共和国档案分类表：适用于类分1949年10月1日中华人民共和国成立以后形成的档案，由主表和辅助表（综合复分表、世界各国和地区表、中国地区表、中国民族表以及科技档案复分表等）组成。主表共设置19个基本大类，基本大类之下视需要分设了若干属类，一般设置五、六级类目，有的设置了七、八级类目。 新民主主义档案分类表适用于类分中国共产党领导的新民主主义斗争时期形成的档案。主表设置了13个基本大类，大类下一般设置三、四级类目。 民国档案分类表：适用于类分1911年至1949年民国时期形成的档案，有主表和辅助表（综合复分表、民国时期世界各国和地区表、民国时期行政区划表、民国时期民族表）组成。主表设置了16个基本大类，大类之下一般设置三、四级类目。 清代档案分类表：适用于类分清代档案，其一级类目还适用于清代以前各历史时期的档案。分类表由主表和辅助表（清代档案综合复分表、清代时期世界各国和地区表、清代行政区划表）组成。主表设置了18个基本大类，大类之下一般设置三级类目。上述4个分类表的结构大致相同。 有关名词： 1、基本大类：以一览表的形式将该分类表的基本大类 及其代码标列出来，置于分类表的最前面，使人们对分类体系有一个总体概念。 2、主表：主表是分类表的主体，由词汇、语法、符号体系和注释组成。 3、词汇：分类表的词汇是指类目名称，它以分类号作为代码。类目名称有两个特点：一是除了大类名外，其它类目的含义常常不能表达一个完整自足的概念，需借助于上位类、下位类甚至类目注释，才能使概念表达清晰化；二是一个类目名称既可以表达一个概念，也可以表达两个或两个以上的一组概念。类目名称应该确切、科学、简洁。 例如：CA323 摄影 3231 新闻 3232 人像 3233 建筑 KA15 文教、卫生、科学、行政财务 4、语法：语法是指运用词汇表达类属关系的规则。所谓类属关系，可概括为两种，一种是从属关系，一种是并列关系。 从属关系在分类表中表现为上为类和下为类的关系，如： K 财政、金融 KB 金融 1 金融管理 13 利率管理 131 人民币利率 1311 贷款利率 13111 差别利率 并列关系在分类表中表现为同位类的关系，如： KB 13111 差别利率 13112 优惠利率 13113 浮动利率 13114 加息、贴息、罚款 13115 逾期贷款利率 5、符号体系：分类表以人为规定的符号体系代表类目的逻辑体系，分类表中的类目顺序是由符号体系固定下来的。符号的配置要求科学、适用，一要能明确表示分类表各类目的层次和顺序，能区分同位类和上下位类；二要简单、易写、易识、易记；三要具有灵活性和伸缩性，便于类目的补充和扩展。 现采用汉语拼音字母和阿拉伯数字相结合的混合号码制，用一个字母表示一个基本大类，以字母的顺序表示大类的顺序，如A 中国共产党党务，D 军事等。一些大类下面的二级类目一般用双字母，如K 财政、金融类下涉及4方面内容，分类表用KA 财政、KB 金融、KC 税务、KD 审计表示。 分类法中的几种辅助符号：“＋”为并列符号；“：”为关联符号；“－”为综合复分号；“（）”为世界各国和地区复分号；“﹝﹞”为中国地区复分号；“《》”为民族复分号；“<>”为科技档案复分号；“·”为专类复分号；“/”为起迄符号。 6、注释：各级类目除了用类名来确切表达该类的内容和范围外，有时还需要种种补充注释，帮助档案标引和检索任意理解和使用类目。档案分类表中的注释主义有4种：一指明类目的内容；二指明类目范围和相互关系；三指明类目间交叉和参照关系；四指明细分方法。 7、辅助表：辅助表又称复分表。采用体系分类法的分类表是是列举式的，要要要要表达多少概念，就要列出多少多少类目，这样就可能使分类表的体系相当庞大，为了使分类表简单，对分类表中某些具有共性的类目从主表中抽出来，分别汇编成各种复分表。复分表有通用复分表和专类复分表。 第三节 《中国档案主题词表》 《中国档案主题词表》是一部反映档案内容的主题词和词间关系组成的规范化词典，是进行档案主题标引和主题检索的词语控制工具，主要供档案馆（室）及文书处理部门标引和检索档案、文件、资料用。1989年9月出版试行本，1995年11月正式出版。 第四节 档案著录 一、档案著录标引的含义与作用 档案著录是在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。档案著录工作的作用是多方面的，具有登记、介绍、报道、交流和检索作用，其中最主要的是检索作用。 二、档案著录规则 1、著录项目：正题名、责任者、时间、分类号、档案馆代号、档号、缩微号、主题词或关键词为主要著录项目。 2、标识符号： 3、著录条目格式：段落符号式、表格式等。 4、著录用文字和著录信息源：规范的简化汉字，被著录档案。 三、著录项目细则 四、档案著录的组织管理 1、著录级别的选择 2、著录标引环节的选择 第五节 档案标引 在档案著录中对档案内容进行分析和选择，并赋予其规范化检索标识的过程，称为档案标引。 一、档案标引方式 1、按标引的规范化程度分，可分为自由标引和受控标引。 2、按提供检索标识的数量分，可分为浅度标引和深度标引。 3、按主题分析方法分，可分为概括标引和分析标引。 4、按标引单元分，可分为综合标引和分散标引。 5、按利用者需求分，可分为全面标引和对口标引。 二、档案标引的质量指标 1、标引的网罗度。 2、标引的专指度。 3、标引的一致度。 三档案标引的步骤与方法 1、主题分析（主体、通用、位置、时间、文件类型） 2、概念转换 4、 审校（自校、互校、总校） 四、标引规则 五、自动化标引的质量控制 第六节 档案检索工具 一、档案检索工具的作用 档案检索工具是记录、报道和查找档案的工具。它的基本职能有两个方面：存储、查检。 档案检索工具在档案管理中具体表现为以下作用：桥梁作用、交流作用、管理作用。 二、当检索工具的分类 1、按编制方法分：目录、索引、指南。 2、按载体形式分：书本式、卡片式、缩微式、机读式。 3、按检索范围分：全宗范围、档案馆范围、专题范围、馆际。 4、按功能分：馆藏性、查检性、介绍性。 三、档案检索工具体系 作用：从一定意义上讲，一个档案馆的检索工具体系标志着该馆可能提供的全部检索途径，并直接影响系统的检索效率，是决定该馆整体检索功能的关键因素之一。 基本要求： 1、要有一定数量的不同种类的检索工具。 2、不同种类的检索工具要能够功能互补。 3、检索工具设置要与利用需求相结合。 4、馆藏性、查检性、介绍性检索工具并举，分类法与主题法相结合。 第七节 档案的计算机检索 一、档案计算机检索的特点 1、检索方式自动化。 2、检索速度快。 3、检索途径多元化。 4、检索效果好。 5、检索灵活方便。 6、对计算机检索系统的依赖性。 二、档案计算机检索系统的流程和结构 输入――输出 硬件、软件、数据 三、档案计算机检索策略 检索过程用逻辑表达式有以下3种关系： 1、逻辑与关系（AND）表示两个词之间的重合关系，一般用符号“*”或“·”表示。 2、逻辑或关系（OR）表示两个词之间的任选关系，一般用符号“＋”表示。 3、逻辑非关系（NOT）表示否定关系，即检索目标不包括该方面内容，一般用符号“－”表示。 第七章 档案的提供利用服务 第一节 档案提供利用工作概述 一、档案提供利用工作的含义 档案提供利用工作，亦称“档案利用服务”，是档案保管部门以收藏的档案文化财富为依据，通过一定的方式和方法，直接提供档案信息，为社会各项事业服务的一项业务活动。 档案提供利用工作的基本内容，包括了解和熟悉馆（室）藏档案信息的内容和成分，各种档案检索工具的使用方法；分析和预测社会对档案信息的需求特点，把握档案利用需求的发展规律；向用户介绍和报道馆（室）藏中相关的档案信息线索，积极开展档案咨询服务；向档案用户提供他们所需要的档案文献。 二、档案提供利用工作的指导思想 1、全面地为档案用户服务 2、及时地为档案用户服务 3、准确地为档案用户服务 4、有效地为档案用户服务 三、档案提供利用工作的要求 1、档案收藏单位应为档案用户利用档案创作方便条件 2、档案收藏单位应当主动地开展档案利用工作 3、档案收藏单位应当注意掌握档案的利用效果 第二节 档案提供利用的途径与方法 一、档案提供利用的基本途径 1、通过提供档案原件，满足有关档案用户的利用需要 2、通过提供档案副本或复制品，满足有关档案用户的利用需要 3、通过提供档案信息加工品，满足有关档案用户的利用需要 二、档案提供利用的几种主要方法 1、档案阅览服务 2、档案外借服务 3、档案展览与陈列服务 4、制发档案复本服务 5、制发档案证明服务 6、档案目录信息服务 7、档案咨询服务 第三节 档案咨询服务 一、档案咨询服务的基本内容与种类 1、准备咨询条件：应选派政治素质高，熟悉馆藏和档案业务，知识面较广的工资人员充任档案咨询员。在物质上应有丰富的馆藏，较完备的档案检索工具、参考资料、阅览及通讯设施。 2、开展日常的咨询活动 3、开展特殊的咨询服务活动 4、档案咨询的种类：A、按内容性质，可分为事实性咨询、指导性咨询、检索性咨询。B、按咨询的难易程度，可分为一般性咨询和专门性咨询。C、按档案咨询的形式，可分为口头咨询和书面咨询。 二、档案咨询服务的特点 1、被动性与主动性 2、针对性与及时性 3、科学性与政治性 三、档案咨询服务的步骤 1、接受用户咨询 2、分析用户咨询问题 3、帮助用户查找档案文件 4、答复用户咨询 5、建立咨询档案 第四章 档案用户调研工作 一、档案用户需求调研的原则 开展档案用户需求调研，必须坚持和遵循一定的准则，如客观性原则、针对性原则、全面性原则、系统性原则，以及服务性原则等。这些原则在档案用户需求调研工作中，起定向作用。 二、影响档案用户需求的主、客观因素 1、社会因素（政治、经济、文化） 2、档案工作因素（方针、政策、服务质量、管理水平） 3、档案用户自身因素对其利用需求的影响 三、档案用户需求构成与各类档案用户的利用需求特征 1、档案用户需求的构成：学术利用、实际利用、普遍利用。 2、各类档案用户需求的特征： 四、档案用户需求的几点带有规律性的认识 1、档案用户需求行为与社会环境及有关单位工作任务（和计划）的同一性。 2、对档案信息的宣传报道程度与档案用户需求强度的同一性。 3、档案用户需求心理的求便规律。 4、档案用户利用档案的行为结果对其以后需求行为的影响规律。 第五节 开放档案工作 一、开放档案的含义 开放档案就是将一般可以公开的档案文件和已满一定保密期限的档案，解除“封闭”，向社会开放，允许档案用户在履行简便的手续后即可通过一定的方式，进行开发利用。 1、确立档案开放的范围，已满一定保密期限的档案，向所有公众开放，非仅机关组织、大专院校和研究人员。 2、明确了开放档案的用户对象，任何自然人与法人。 3、简化利用手续是开放档案的基本特征之一 二、开放档案的依据与意义 1、开放档案的依据A、理论依据，档案作用理论和档案价值理论；B、实践依据，开放档案为推动社会政治、经济、文化、科学技术的发展，起了良好的促进作用；C、法律依据，1987年9月5日人大通过的《中华人民共和国档案法》规定：“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放”。1990年发布的《中华人民共和国档案法实施办法》，又对开放档案的起始时间、开放档案的利用等事项，作了进一步解释和说明。另外《档案馆工作通则》、《各级国家档案馆开放档案办法》等都有规定与说明。 2、开放档案的意义：A、开放档案是有利于社会进步的新方针，是加快我国政治民主化进程的一个新步骤。B、开放档案也是现代档案馆自身发展的一项重大措施。C、开放档案可以促进档案馆的各项业务建设。 三、开放档案的条件 物质条件、检索条件、制度条件、社会档案意识条件。 四、开放档案的鉴别 1、确定开放期，有关经济、科学、技术、文化等类别的档案，其开放期可以少于30年，而涉及国防、外交、公安、国家安全等国家重大利益的档案，不受30年期限的限制，可适当延期向社会开放。 2、开放档案鉴别工作的组织领导 3、档案的解秘、降秘 五、开放档案的公布 1、开放档案的公布权 2、公布档案的方式 第八章 档案的编研 第一节 档案编研工作的内容、意义和特点 一、档案编研工作的内容 1、档案史料和现行机关文件汇编 2、编辑档案文摘汇编，档案文摘是对档案原文的缩写，它以简练的文字概要地揭示档案文件的主要内容，是一种档案二次文献。 3、编写档案参考资料，档案参考资料是根据档案内容加工编写的一种书面材料，如大事记、组织沿革、专题概要、会议简介、统计数字汇集等。 4、编史修志，以馆藏档案为基础，参加历史研究和编史修志。 二、档案编研工作的意义 1、档案编研工作是档案馆（室）主动地、系统地、广泛地开展提供利用服务的一种方式。 2、开展档案编研工作是提高档案馆（室）工作水平的一个重要途径。 3、开展档案编研工作是保护档案原件和长远流传档案史料的一种措施。 三、档案编研工作的特点 档案编研工作的特点是研究性、思想性、政策性。 第二节 现行档案文件汇编和档案文摘汇编 一、现行档案文件汇编 1、法规文件汇编 2、重要文件汇编 3、发文汇编 4、会议文件汇编 5、公报、政报 6、其它专题文件汇编 二、档案文摘汇编 1、档案文摘的特点：文摘言简意赅地揭示文件的主要内容，文摘汇编信息密度高、容量大，利用者可用较短的时间获得大量信息。文摘具有引导利用的作用，利用这可借助档案文摘汇编选择自己所需要的档案原件，有针对性地查阅利用。档案文摘汇编出版形式多样，可及时报道各种文件中的最新信息。 2、档案文摘的编写：国家标准局1986年发布的《文摘编写规则》（GB6447－86）中将文摘定义为：“以提供文章内容梗概为目的，不加评论和补充解释，简明、确切记叙文献重要内容的短文” 当档案文摘作为著录条目的一个项目时，可直接撰写正文；独立使用的档案文摘要有统一的格式，一般由下列项目组成： ●文摘号（文摘在汇编中的顺序号） ●文摘题名（文摘的标题，概括揭示摘录文件内容，可以是原文件标题） ●原文作者（档案文件的作者） ●原文出处（档案原文的存址，可填写档案馆（室）名称及档号） ●文摘员（编写档案文摘的人员，填写文摘员项意在表示负责） ●正文（对档案原文的概括介绍，撰写正文应注意几点：①要忠实于原文，客观、如实地叙述文件的主要内容，不能带有编写人员的主观意见。②档案文摘应具有自含性和独立性，使读者不阅读原文也能从中获得必要的信息，档案文摘应是一篇完整的短文，可以独立使用。③文字要简练、准确，表述要清楚，要注意使用标准科学术语，一般不用图表、公式、缩写词等，篇幅一般在200－400字左右。） 3、档案文摘汇编形式 常见的档案文摘汇编有三种：学术论文文摘汇编、科技成果文摘汇编、专题档案文摘汇编。 第三节 大事记 一、大事记的作用和种类 大事记是一种按照时间顺序记载一定范围内发生的重大事件的重要活动的参考资料。 大事记如同一个地区、机关或某一方面事物的履历表，简明地勾勒出这一范围发展的历史轨迹，它对于实际工作和历史研究都具有重要的参考价值。它可以帮助各机关领导人和业务人员回顾以往工作，总结经验教训，查核事实经过；它可以为历史研究人员和志史编修人员提供系统的参考素材；它还可以成为对群众进行传统教育的生动材料。 大事记的种类：机关大事记、国家和地区大事记、专题大事记、个人生平大事记。 大事记的名称：大事年表、大事记述、大事编年、大事纪要、大事辑要、纪年、月表、日志等。 大事记的式样：叙述式、表格式 二、大事记的体例和结构 一般采用编年体，以年月为经，以事实为纬，将大事条目按时间顺序排列，以便反映同时期大事之间的联系，在具体编排方式上有以下两种： 1、完全按照时间顺序记述大事 2、按照事件的性质分类后按事件顺序记述大事 一部独立的叙述式大事记，一般由如下部分组成：题名、编辑说明、序言、目录、正文、按语和注释、附录。 三、大事的选择 1、大事选择的标准：A、从影响方面分析；B、从特色方面分析；C、从背景方面分析。 2、大事的范围： A、有关路线、方针、政策、法律、法令、规章制度的制定、贯彻和实施。 B、有关重要会议和重大政治活动。 C、有关地区或机构的组织沿革。 D、有关各条战线的重大变革与成就。 E、