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沟通的方式.ppt

沟通的方式

鈊爲伱殇
2012-01-04 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《沟通的方式ppt》,可适用于领域

沟通的方式沟通的方式发出信息的方式总是要影响接收信息的方式。例运用对方的习惯进行商务写作运用对方的习惯进行商务写作?!秘书文字支持应达到的要求秘书文字支持应达到的要求针对性强具体真实时限性强有固定的格式发文机关发()XX关于工作的收文机关:XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX秘此页无正文XXXXX写作应该注意的问题写作应该注意的问题切戒长而空提倡写短文注意公文的效用。要在实事求是、联合本单位实际情况上下功夫。内容要充实提倡写短文。一是:实则详虚则略。二是:新则详旧则略。三是:特点详一般略。四、紧扣主题材料与观点要统一。秘书文字沟通分析一、文字沟通的类型?二、有效文字沟通的特点?三、文字沟通首要重点?信涵、备忘录、报告、提议、记录、和约、指示、议程、通知、规章、笔记、计划、讨论文件A传达必要的精确的信息。B文字的表述对特定的情况应是恰如其分的。明确目的明确目的我想利用这份文书做什么?传递信息下达指示解释事情事后补遗制定语气和修辞策略秘书文字沟通分析写作过程写完后重读修改文书大胆删减一口气写完整理写作思路考虑文书内容检查细节确认无误要与不要目的要明确信息要全面行文要简短使用短句强调最重要的段落分明总结和结论尽量生动随意开始写写停停被动句双重否定长句无关信息错别字过长秘书文字沟通分析亲爱的先生女士:我已经间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门安装新电脑。我确信作为一个完全能令人放心的公司我公司定能被指派。不管我们在贵公司业务方面经验有限曾经为您服务过的人说我们能胜任此项工作。我是个非常热请的人对于与您相会的可能性除非另行通知我在周一、周二和周五下午不能拜访你处这是因为……刘云端先生您好:这是来自微软的信继我们上周的电话谈话后我很高兴再邮给您一本我公司的最新宣传册。你曾表示过贵公司对安装新型计算机软件感兴趣我相信我们的服务符合你的要求会让您满意的。期待您的回音并期望很快能和您会面。此致敬礼比尔盖茨年月日练习目标:判别两封信的高下并说明原因(分钟)形式:小组讨论、形成理由、代表陈述。(分钟)秘书文字沟通分析写完后重读修改文书大胆删减一口气写完整理写作思路考虑文书内容检查细节确认无误重温写作过程准备准备再准备目标:who,what,why提纲:结构、策略整理:信息、需求写作检查肯定、否定、指示删减:无关信息、大幅度注意错误:语法、拼写、描述细节:标点、日期、称谓秘书文书沟通环节的要点肯定同意某种请示提供一个机会或者是一些好消息。直截了当地给接受者好消息使之高兴。然后解释这个好消息消除接收者可能产生的疑问。用好祝愿来结束文书使受信人知道你在分享他的愉快。否定对要求的一种否定或者是一个坏消息。开始以自然渐进的方式叙述为受信人接受坏消息先行铺垫。给出坏消息之前给出一些背景方面的信息进行暗示使之有思想准备。给出坏消息要清楚、准确。不能使人产生误解。用良好的祝愿结束不要为坏消息做任何辩解。指示指示他人进行某项工作开展某些活动同意你的见解或提供你的信息等。开头对受信人应具有吸引力要生动使人产生兴趣。表述事实要求或建议。当这些与某种利益相关时使受信者屈从。清楚地指示受信者如何去做鼓励克服困难尽快完成任务。掌握三种文字类型的特点和写作方式.   写作准备阶段:思考:写给谁?写什么?为什么?提纲:主要点使用索引卡整理:按逻辑排列各要点的位置去掉无关信息。.检查①是否表述准确。②是否有不适当的描述。③有否文法、文字上的错误。关的和重复的内容.写作过程文字沟通有三种主要类型:①     肯定型直接给出好的消息解释好消息用好的祝愿结束②     否定型用"缓冲"式的自然叙述开头在给出坏消息之前加以解释告诉坏消息如果可能建议某些可能的选择用好的祝愿结尾③     指示型以一种具有吸引受信人注意力的叙述开始表述建议或要求及可能的利益清楚地指示受信者应如何去做鼓励克服困难尽早完成工作。秘书文书沟通环节的要点练习:请草拟一份会议通知被通知部门(人员姓名、职务)通知事由会议时间召开地点会议出席对象或范围、会议程序、议事内容、注意事项、公司全程、通知部门、通知者姓名和职务、通知日期。公文处理公文处理公文是指各机关、团体、组织及企事业单位按有关规定制成的用于公务活动的程式性文书包括通知、公告、通报、请示、报告、批复、公函、工作总结、工作计划、简报等。公文处理指公文的收文处理和发文处理。收文的处理收文的处理收文包括政府机关、上级主管单位和部门下发的文件及其它企事业单位的来文、来函。集团总部的收文处理由行政部负责各辖属公司的收文处理由各公司总经办或行政人事部负责。收文处理程序销毁登记签批呈送承办催办督查归类存档收文处理单发文的处理发文的处理按文件级别分:集团文件、集团直属部门文件、集团辖属公司文件按文件内容分:、董事会议案、决议、会议纪要、会议记录。、集团、公司和部门的各项管理制度。、集团、公司和部门的办公会议纪要、决定、决议等。、机构调整、人事任免、奖惩决定。、对外发文。、因业务和工作往来形成的合同、协议、意向书、确认书等商务文件。、各种通知等。均按年度时间顺序编序号,按文件级别建档同级别文件再按文件内容分类归档。字体字号字体字号“密级”用三号黑体字秘密等级和保密期限之间用“★”隔开“文头”用一号黑体或文头中公司名称部分使用CI中公司名称的标准字但字体大小应与一号黑体等大“发文字号”用三号仿宋字体“签发”用三号仿宋字体“正文标题”用二号黑体“正文以下”用四号宋体。文件的代字码和发文号文件的代字码和发文号辩析练习:文件的代字码例如:聚友集团文件代字码:聚总集团各直属部门文件代字码:集团财务部聚总财各辖属公司文件代字码:深圳聚友视讯网络有限公司聚视“×政字〔〕第号”、“×发字〔〕第号”“()榕银农字第号”“×政秘〔〕号”“×政办〈〉号”搭配虚字要素颠倒年号不全发文号:代字码十(年份)+顺序号错用括号乱设虚位错用括号主送、抄报和抄送在文件中的位置主送、抄报和抄送在文件中的位置主送:指发文方要求办理、执行或答复本文件的对象。主送应写在正文之前,标题的下面,靠左顶格写。若正文之前无收文单位或领导,则主送应列在抄报的上行。抄报:指本文件需发给的上级单位或领导,写在文件末页下端。抄送:指本文件需发送到的同级或下级单位,并列在抄报下行。抄报、抄送可根据文件的内容和发文方的意愿决定取舍。密级分为:绝密I级机密II级秘密III级。落款:正文结束后的落款须与文头代字码相对应,即为发文单位全称。密级和落款发文处理程序发文处理程序发文处理指文件从拟草稿到存档的整个运行过程。拟稿会稿核稿审签编号打印校对修改打印送签盖章发出归类存档印章、原始证书(件)和证明文件印章、原始证书(件)和证明文件印章系指集团和所辖属公司的公章、报关章、合同章、财务专用章、内部使用的部门章和集团及辖属企业法人代表个人签章。原始证书(件)和证明文件指集团和辖属公司设立、变更的工商行政文件、证书和其它重要的文件证书、证明等。秘书应备齐集团非深圳地区公司设立、变更的工商行政文件、证书、证明的整套复印件。以及相关人员的证件复印件。使用申请单注明:此证明(印章)仅限于使用会务组织这部分的培训目的是要大家明确公司各种会议标准的规定了解会务工作的整体流明确各个阶段的操作原则指导大家在今后的会务工作中行为标准进一步规范化。会务分类涉及内容组织思路组织阶段组织方法、展览会参加人员:展览部人员、设备调试人员、会务组人员、公司领导、国内各省客户、国外各国客户、办事处陪同人员等。、会议参加人员:公司领导、各省客户、各地股东。、培训会参加人员:公司各级客户、公司内部人员。目的会务分类组织思路组织阶段组织方法会务分类不管是展览会、会议、还是培训会务所涉及到的事项可以总结为五个方面:衣、食、住、行、会。组织思路衣食宿行会组织阶段会前准备会中协助会议进行会后整理大型会议或培训会的准备安排大型会议或培训会的准备安排会前准备主要是根据会议的性质和特点进行总体策划将人力、物力、财力进行合理地分配与利用。根据会议召开的背景及领导要求★发会议通知制作会议议程并进行确认★经费预算、借支手续(签单)★会务人员合理分工制作分工表★预定房间并制作住宿表★定会议室★定餐(形式、标准)★准备会议资料及必备的文具和设备★安排车辆调度大型会议或培训的会务注意事项会前准备会中协助会议进行会后整理会议通知需知会议通知需知会议名称:明确点出主题,使人一目了然(如EMAIL主旨)目的:应详尽说明,方便成员们做相关资料的准备時間:签到开始时间地点:公司内部外部路线议程:应包含开会预定结束时间准备资料:与会人员:主办单位:主要由会务组长负责要保证议程的变动及时通知到每一与会人员。★对于自己无法处理的事要及时上报到会议总协调处。大型会议或培训的会务注意事项会前准备会中协助会议进行会后整理议程跟踪在班车停放点、技术讲座会议室等处要做好标识牌或引领。负责来客签到登记、入住安排(可事先要好钥匙牌)及发放资料、礼品袋、会议日程表和会议需知等大型会议或培训的会务注意事项会前准备会中协助会议进行会后整理引领组织签到要有专人负责房间分配客户参观和交流重点不同到达时间和入住时间也不相同通常是入住和退房同时进行所以会务人员要随时对人员的入住情况和退房情况进行及时的动态跟踪。除了传真、电话之外要注意每天打印客户住宿表交领导以掌握客户动态。大型会议或培训的会务注意事项会前准备会中协助会议进行会后整理住宿安排信息传递主要是定点班车、临时调动的小车和临时专用的小车的调度。由于变化较大对每日的费用特别是房费要进行日清。大型会议或培训的会务注意事项会前准备会中协助会议进行会后整理车辆调度费用核算主要是提供信息和拜访用的礼品。原则上按日程统一安排对例外活动可交由办事处陪同人控制掌握但需明确会议纪律和费用等事项。大型会议或培训的会务注意事项会前准备会中协助会议进行会后整理客户拜访娱乐、游玩活动★会务组退房对使用完毕的物品进行及时清理并归还到相关部门。★按公司的财务规定及时处理帐务票据结算会议相关费用。★将得到认可的会议纪要及时下发至相关人员。★对会议资料进行归档或转交给相关人员。★保密的会议资料应进行及时的回收和销毁。★收集各工作小组总结信息整理会议总结报告。大型会议或培训的会务注意事项会前准备会中协助会议进行会后整理会后整理会议纪要的写作和技巧会议纪要的写作和技巧会议纪要是用于记载和传达会议情况与要求有关部门共同执行的议定事项是对会议情况与决定事项的完整而系统的报道。定义会议纪要的写作和技巧会议纪要的写作和技巧★观点明确、条理清晰、结构严谨、表述准确★语言庄重、准确、精炼、朴实、严谨、规范★正文第一段要写明时间、地点、参加人员、会议议题★提炼出若干分主题分段分层次撰写★确定落实的问题要明确记录责任部门和责任人责任时间等★注明保密等级和发放范围注意事项根据录音、记录进行整理如无把握发放之前应先给当事人过目。要求会议纪要的写作和技巧会议纪要的写作和技巧★做好会议录音超过两小时的会议应准备好电池★会议开始前应熟悉与会人员在记录本上记下与会人员名单以便记录★做记录时尽可能保证全面但要将精力集中于领会发言人的观点与含义上★会议前应通读讨论材料这样在会议过程中可将部分记录直接记在材料上★学会使用各种替代符号或省略记号★留意发言人的自我归纳要点特别是“第×点”的提示以便归纳整理一快、二要、三省、四代。会议纪要的写作和技巧一快即书写运笔要快记得快。二要即择要而记。三省即在记录中正确使用省略法。如使用简称、简化词语和统称。四代即用较为简便的写法代替复杂的写法。可用姓代替全名可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字可用一些数字和国际上通用的符号代替文字可用汉语拼音代替生词难字可用外语符号代替某些词汇。信息管理信息管理收集、整理、传递、利用、储存、保密概述收集整理传递利用和储存保密概述收集整理传递利用和储存保密概述☆基本概念数据:指未经过加工的未经分析的事实。信息:只有经过分析和处理的数据。信息系统:采集数据并将其转换成可用的信息。概述收集整理传递利用和储存保密概述收集整理传递利用和储存保密信息的特点:客观性、传递性、实效性、共享性、开发性、保密性秘书信息处理的原则:快准密信息的收集信息的收集者为满足使用者的需要根据一定目的通过不同的方式收集获取信息的过程。信息收集是信息工作的第一步也是信息整理的基础。概述收集整理传递利用和储存保密办公室常备信息参考书(工作用参考书、手册、百科全书、字典词典、年鉴)报纸期刊统计资料地图集档案内部文献人名地址录有关政府出版物、法律法规汇编、政策汇编广告材料和宣传品概述收集整理传递利用和储存保密信息、情报的来源和收集方法信息、情报的来源和收集方法、报刊杂志等文字情报注意各种杂志广告剪贴和复印标记重点说明和注释情报的来源和去处。、剪报要领不好剪就复印剪报要易于通读。、内部材料公司内部的各种统计报表、汇报总结外出参加一些演讲会、专题讲座等的会议。、搞好人际关系 君子之交近而不亲不耻下问态度谦恭善解人意将心比心举一反三听弦听声宽宏大量至信至诚。收集情报的诀窍收集情报的诀窍熟悉自己的领导实事求是熟人好办事概述收集整理传递利用和储存保密概述收集整理传递利用和储存保密信息的整理信息的整理是对收集到的原始信息在数量上加以浓缩在品质上加以提高在形式上给予表现使之便于传递、利用和贮存。信息整理是整个信息处理工作的核心。概述收集整理传递利用和储存保密概述收集整理传递利用和储存保密信息的传递把整理好的信息通过各种传播途径提供给使用者它是信息工作的衔接手段。概述收集整理传递利用和储存保密概述收集整理传递利用和储存保密信息的利用和储存、信息的利用、信息的储存、信息的维护

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