IT英语使用电子邮件的十大误区Top10MistakesManagersMakeEachDayWithEmail使用电子邮件的十大误区Manyofusthinkweuseemailwell.Wedon't.Toomanyofusrush,causingconfusionandrequiringmoretimetoclarifymisunderstandingslater.Wemisschancestobuildrelationships,motivateothers,closedealsandconveyimportantinformation.很多人觉得自己用电子邮件用得不错，其实不然。太多的人匆匆写就，其
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让收件方存有疑问，于是还要花更多的时间来答疑解惑，反而浪费了建立关系、相互鼓励、敲定交易，以及传达重要讯息的时机。 Avoidthefollowing10mistakes.因此，我们应防止电子邮件使用过程中的十大误区。1.Usingvaguesubjectlines.'Meeting,''Update,'or'Question'providenovalueassubjectlines.Maximizethesubjectline'smessage.PDAuserswillgetthemessagequickly;everyonewillappreciatetheclearsummary.Youcanmunicateplentyinafiveto10wordsubjectline:'YourActionItemsandMinutesfromLastWeek'sMeeting.'误区一：使用模糊不清的主题。“开会”、“更新”或“问题”这种字眼不适合作为邮件主题，尽量让主题包含更多的信息。这样一来，使用个人掌上设备(PDA)收发邮件的人就能很快了解情况，每个人都喜欢清晰明了的总结式标题。五到十个字的主题就能沟通很多信息，如“上周及行动
方案
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”。2.Buryingthenews.Conveytheimportantpointsfirst:putdates,deadlinesanddeliverablesinthefirstonetothreelinesofthemessage(ifnotalsointhesubjectline).PDAlimitations,timepressures,culturaldistinctionsandvaluejudgmentskeepmanyreadersfromreadingfurther.误区二：不开门见山。首先就要把重要的信息说出来：把日期、最后期限和完成目标放在头三行之内（如果主题中没有说明的话）。由于PDA显示的局限性、时间压力、文化差异以及价值取向，很多收件人可能只看邮件的头几行内容。3.Hidingbehindthe'BCC'field.Atbest,the'blindcopy'fieldissneakyandrisky.Atworst,it'sdeceitfuloruhical.Plus,blindrecipientssometimeshit'replyall,'revealingthedeception.PosttheinitialmessageandBCCnoone.Thenforwardyoursentmessagetootherswithabriefexplanation.误区三：使用“密件抄送”(BCC)选项。即使从好里说，密件抄送功能也显得有点偷偷摸摸，而且存在一定风险。从坏里说，密件抄送是一种欺骗和不道德的行为。而且，收件人有时会选择“全部回复”，这样就会发现存在密件抄送方。你应该先把邮件发给主收件人，不使用密件抄送功能，然后将已发邮件转发给其他方，并附上一个简要说明。4.Failingtocleanupthemessofearlierreplies/forwards.Fewreaderswillwadethroughstringsofpreviousmessages.Stateyourpositionclearly,evenifcontextfollowsbelowintheemailstring.'Yes'helpslessthan'Yes,youcanhavetheextrafundingtohire5temporaryworkers.'误区四：喜欢用之前冗长的邮件往来内容来说事。很少有收件人愿意费力翻阅列在邮件正文后面的前期往来信息。应该把你的立场观点在正文中摆明，即便附后的内容也有所交待。单单回复“好的”太笼统，不如把话讲全，说：“好的，给你雇五个临时工的额外费用。”5.Ignoringgrammarandmechanics.PDAshavegranteduscertainsloppyflexibility,whichmeansyou'llimpressreadersevenmorewhenyouwriteprecisely.误区五：无视语法和构造。PDA的使用让人们对语法错误更为宽容，但这也意味着如果你的书写
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达准确无误，人们会对你刮目相看。6.Avoidingnecessarilylongemails.Longermessagessometimesworkbest;theycanhelpavoidattachments'hassleandsecurityfuss.Don'tfearlongemailsbutoutlineyourstructure.误区六：不想写长邮件，即使言之有物。有时，
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