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excel小便笺

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2011-11-07 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《excel小便笺doc》,可适用于IT/计算机领域

■用多窗口修改编辑Excel文档如果要比较修改Excel中不同单元格间的数据而单元格又相距较远的话来回拖动鼠标很是麻烦。我们可以用多窗口来进行比较依次单击“窗口→拆分”Excel便自动拆分成四个窗口每个窗口都是一个独立的编辑区域我们在浏览一个窗口的时候不影响另外一个窗口。在word中对长文档的修改比较繁琐也可以用这种方法将窗口进行拆分。要取消多窗口双击分隔线或依次单击“窗口→取消拆分”即可。■Excel录入时自动切换输入法在Excel单元格中经常遇到中英文交替输入的情况如A列输入中文而B列却输入英文这时就要在中英文输入法之间反复切换这样非常麻烦而且严重影响录入效率。其实可以先打开中文输入法选中需要输入中文的列执行菜单“数据→有效性”在“数据有效性”中切换到“输入法模式”标签分页在“模式”下拉列表中选择“打开”确定退出。接着选择需要输入英文的列同样打开“输入法模式”标签分页在“模式”下拉列表中选择“关闭(英文模式)”确定后退出即可。■Excel中粘贴时避免覆盖原有内容在工作表中进行复制或移动操作时粘贴的内容将自动覆盖工作表中的原有内容怎样避免这一现象呢?首先选中要复制或移动的单元格单击复制或剪切按钮选中要粘贴的起始单元格按下“Ctrlshift”组合键在弹出的“插入粘贴”对话框中选择活动单元格移动的方向单击“确定”按钮就可以了。■Excel中快速排查公式错误在Excel中经常会遇到某个单元格中包含多层嵌套的复杂函数的公式如果公式一旦出错就很难追踪错误。其实在Excel中利用“公式求值”功能就可以进行公式的错误排查。依次单击“工具→自定义”打开“自定义”对话框并切换到“命令”选项卡在左边“类别”列表中选择“工具”在右边找到“公式求值”并将它拖放到工具栏这样工具栏上就出现一个“公式求值”按钮。以后选中公式所有的单元格单击“公式求值”按钮就可以按照公式的执行顺序逐步观察公式的运算结果从而定位并找到错误之源原理类似程序调试中的“单步执行”。■Excel中妙用“条件格式”让行列更清晰在用Excel处理一些含有大量数据的表格时经常会出现错行错列的情况其实可以将行或列间隔设置成不同格式这样看起来就清晰明了得多。利用“条件格式”可以轻松地达到目的。先选中数据区中所有单元格然后选择菜单命令“格式→条件格式”在打开的对话框中在最左侧下拉列表中单击“公式”然后在其右侧的输入栏中输入公式“=MOD(ROW(),)”然后单击下方的“格式”按钮在弹出的“单元格格式”对话框中单击“图案”选项卡指定单元格的填充颜色并选择“边框”选项卡为单元格加上外边框然后一路单击“确定”按键即可。如果希望第一行不添加任何颜色只须将公式改为“=MOD(ROW())”即可。如果需要间隔两行添加填充颜色只须将公式改为“=MOD(ROW(),)=”就可以了。如果要间隔四行那就将“”改为“”以此类推。如果我们希望让列间隔添加颜色那么只须将上述公式中的“ROW”改为“COLUMN”就可以达到目的。■“照相机”的妙用如果要让sheet中的部分内容自动出现在sheet中用excel的照相机功能也是一种方法。操作方法如下:首先点击“工具”菜单选择“自定义”命令在弹出的对话框的“命令”选择卡下的“类别”中选择“工具”在右边的“命令”列表中找到“照相机”并且将它拖到工具栏的任意位置。接着拖动鼠标选择sheet中需要在sheet中显示的内容再单击工具栏上新增加的“照相机”按钮于是这个选定的区域就被拍了下来。最后打开sheet工作表在要显示“照片”的位置上单击鼠标左键被“拍摄”的“照片”就立即粘贴过来了。■EXCEL中快速插入系统时间与日期在用Excel进行报表处理时经常需要在表格的前端或者末尾输入当天的时间与日期。若用数字输入的话显得比较繁琐。其实可以这样来快速输入:首先选中需要时间的单元格同时按下“ctrlshift”组合键即可若要输入系统日期则按下“ctrl”组合键即可。■彻底隐藏Excel工作表在Excel中可以通过执行“格式-工作表-隐藏”将当前活动的工作表隐藏起来在未执行进一步的工作簿设置的情况下可以通过执行“格式-工作表-取消隐藏”来打开它。其实还可以通过设置工作表的隐藏属性来彻底隐藏。按下“ALT+F”组合键进入VBA编辑窗口在左侧选中需要隐藏的工作表按下F键打开“属性”对话框切换到“按分类序”标签分页将“杂项”下的“Visable”的值选择改为“-xlSheetVeryHidden”或“-xlSheetVeryHidden”退出后返回Excel即可。这样将选定的工作表隐藏起来且“取消隐藏”也不起作用这样就能彻底隐藏工作表了。将Visable值改还原即可取消隐藏。■轻松挑出重复数据笔者在工作过程中遇到这样的问题:要在Excel中把A列和B列中重复的数据和重复的次数找出来(A和B两列数据之间存在逻辑关系有重复现象出现)。笔者的做法是:选中C单元格输入公式“=IF(COUNTIF(B:B,A)>=,A,"")”然后用“填充柄”将C单元格中的公式复制到C列的其它单元格中。假设重复出现次数的统计结果保存在D列中在D单元格中输入公式“=COUNTIF(B:B,A)”然后将公式填充到D列的其他单元格中即可。重复出现的数据和重复的次数自动列了出来。■用IF函数搞定“#DIV!”在Excel中用公式计算时经常会出现错误值“#DIV!”它表示公式中的分母引用了空白单元格或数值为零的单元格。如果作为正式的报表出现这样的字符当然不能让人满意。解决方法有三:、手工找出单元格的出错公式一一将它们删除。这种办法适合于出现“#DIV!”不多的情况。、如果报表中出现很多“#DIV!”上述方法就显得太麻烦了。这时就要利用IF函数解决问题:C单元格中输入公式“=IF(B=,"",AB*)”再用填充柄把公式复制到C列的其它单元格中“#DIV!”就会被“-”代表报表自然漂亮多了。、打印时打开“页面设置”对话框切换到“工作表”选项卡将“错误单元格打印为”选项设置为“空白”或“-”就好了。■改变Excel自动求和值默认位置Excel提供了自动相加功能它可以自动将一行(或一列)的数据相加取和计算出的值会放在这个区域下边(或右边)最接近用户选取的空单元格处。但有时我们需要把取和值放在一行(或一列)数据的上方或左边。具体的方法:单击需要求和的一行(或一列)数据的上方(或左边)的空单元格接着按组合键“ShiftCtrl”然后单击工具栏中“自动求和”按钮∑最后选中需要求和的一组数据(按住鼠标左键拖动)按下回车键即可。■启动Excel时自动打开某个工作簿在Excel(以下简称Excel)中如果一直使用同一个工作薄或工作表则可以将该工作薄移到Excel的启动文件夹中这样每次启动Excel时都将自动打开该工作簿。具体方法如下:将要打开的Excel工作簿复制或移动到C:ProgramFilesMicrosoftofficeOfficeXLStart文件夹中。如果不想变动工作簿的当前位置可以为这个工作簿创建快捷方式然后将快捷方式复制或移动到XLStart文件夹中然后重新启动Excel该工作簿就会在Excel启动时自动打开。■Excel快速实现序号输入在第个单元格中输入撇号“’”而后紧跟着输入数字字符如:’然后选中此单元格将鼠标位置至单元格的右下角当出现细十字线状的“填充柄”时按住此键向下(或右)拖拉至所选定区域后松开鼠标左键即可。■自动填充具体日期当我们在excel中输入日期数据时可能需要确定该日期所对应的是星期几。而为了查明星期几许多用户往往会查阅日历或使用转换函数这都很繁琐。其实我们完全可以让excel自动完成这个任务。具体操作如下:选中需要录入日期数据的单元格区域点击“格式-单元格”。在“数字”标签页中单击“分类”列表中的“自定义”选项然后在右边的“类型”文本框中输入:yyyy"年"m"月"d"日""星期"aaa并单击“确定”。这样只要输入日期相应的星期数就会自动出现在日期数据后面。■将计算器搬到Excel中工具-自定义-命令选项卡在类别列表中选“工具”在命令列表中选“自定义”(旁边有个计算机器图标)。将所选的命令从命令列表中拖至工具栏中关闭退出Excel重新打开Excel即可。■不用小数点也能输入小数在excel中需要输入大量小数而且小数的位数都相同方法是:工具-选项点击“编辑”选项卡勾选“自动设置小数点”调整小数“位数”(如)确定。现在再输入几个数值不需要输入小数点会自动保留二位小数。■巧按需要排序学校一次上公开课来的客人有多人打字员已按来人的先后顺序在excel中录入了客人的姓名、职务、所在学校等如果要按职务高低-即校长、副校长、教导主任、教导副主任等排序可以如下操作:依次单击工具-选项弹出窗口单击“自定义序列”选项卡点“添加”按钮光标悬停于“输入序列”窗口在其中按次序输入“校长、副校长、教导主任、教导副主任……”后再按“添加”后确定。定义完自己的序列后依次单击“数据-排序”把“主要关键字”定位于职务列再单击“选项”从“自定义排序次序”中选取上述步骤中自定义的序列“方向”选择为“按列排序”点确定回到“排序”窗口再按“确定”便大功告成。■在excel中删除多余数字学生的学籍号数字位数很多比如“”要成批量删除前面的“”手工删除肯定不行。可以用“分列”的方法一步到位。选中“学籍号”这一列依次单击“数据-分列”弹出“文本分列向导”窗口点击选中“固定宽度”后按“下一步”按钮在需要分隔的地方单击鼠标左键即出现分隔线再单击“下一步”按钮左边部分呈黑色显示(如果要删除右边部分单击分隔线右侧右侧即呈黑色)再在“列数据格式”中点选“不导入此列(跳过)”单击“完成”即可。■圈注表格中的无效数据数据输入完毕后为了保证数据的真实性快速找到表格中的无效数据我们可以借用excel中的数据有效性和公式审核来实现。选中某列(B列)单击“数据”菜单中的“有效性”命令弹出“数据有效性”对话框切换到“设置”选项卡输入符合条件的数据必须满足的条件范围(如“=and(B>,B<)”)。右击工具栏打开“公式审核”工具栏单击工具栏中的“圈释无效数据”按钮此时表格中的无效数据都被清清楚楚地圈注出来了。■两个日期之间的天数、月数和年数计算两个日期“--”和“--”之间的天数、月数和年数可使用下面的公式:“=DATEDIF(A,B,"d")其中A和B分别表示开始日期和结束日期"d"表示天数换为"m"或"y"就可以计算两个日期相关的月数和年数了。■在不同单元格快速输入同一内容首先选定要输入同一内容的单元格区域然后输入内容最后按Ctrl+回车键即可实现在选定单元格区域中一次性输入相同内容。■轻松去掉姓名中的空格编辑-查找-替换在查找内容栏输入一个空格替换栏保持为空点击全部替换就可以去掉所有姓名中的空格了。■多个单元格数据巧合并在编辑了一个excel工作表后如果又需要把某些单元格的数据进行合并那么我们可以请“&”来帮忙。比如需要将A、B、C三列的数据合并为D列中的数据此时请按下述步骤操作:首先在D单元格键入公式“=ABC”。单击单元格然后将鼠标指针指向D单元格的右下角当指针变成一个黑十字时(这个黑十字被称为填充柄)向下拖动填充柄到所需要的行松开鼠标左键。在D列单元格中我们就得到需要的数据了。■输入平方数在excel单元格中要输入平方这样的数字可以先输入“’”(最外层的引号不要输入)然后在编辑栏中选中最后的点击“格式-单元格”在对话框中点击“字体”选项选中“上标”复选框即可。不过用这种方式输入的是文本型数字。■输入等号当我们使用excel时想在一个单元格只输入一个等号我们就会遇到这样的问题:你输入完等号后它认为你要编辑公式你如果点击其它单元格就表示引用了。这时你可以不点击其它单元格而点击编辑栏前面的“√”号或者直接敲回车确认就可以完成等号的输入了。■在excel中快速输入分数通常在单元格中直接输入分数如会显示为月日。如何快速输入分数“”时在它前面添加一个和一个空格即可但是用此法输入的分母不能超过(超过就会变成另一个数)。■让excel自动创建备份文件用excel编辑重要数据文件时如果害怕不小心把数据修改错了可以让excel在保存文件时自动创建一份备份文件。打开“文件-保存”在出现的对话框中按下右上角的“工具”点选“常规选项”出现“保存选项”对话框后勾选“生成备份文件”选项按下确定现在保存一下文档excel就会自动给这个文件创建一份备份文件备份文件的文件名为原文件名后加上的“的备份”字样如BOOK的备份xlk而且图也不相同相信很容易分别出哪个是备份文件。■轻松切换中英文输入平时用excel录入各种表格时不同的单元格中由于内容的不同需要在中英文之间来回切换这样既影响输入速度又容易出错其实我们可以通过excel“数据有效性”功能进行中英文输入法自动切换。选中需要输入中文字符的单元格打开“数据-有效性-数据有效性-输入法模式-打开”单击确定。再选中需要输入英文或数字的单元格用上面的方法将输入法模式设置为“关闭(英文模式)”就可以了。这样在输入过程中excel会根据单元格的设置自动切换中英文输入法。■限制重复数据录入在excel中录入数据时有时会要求某列单元格中的数据具有唯一性例如身份证号码、发票号码之类的数据。为了保证数据的唯一性我们可以这样做:选定目标单元格区域(这里假设为A:A)依次单击“数据-有效性”在对话框击“设置”选项卡单击“允许”下拉列表选择“自定义”在“公式”中输入“=countif($A$:$A$)=”。接着切换到“出错警告”选项卡在“样式”中选择“停止”然后分别在“标题”和“错误信息”中输入错误提示标题和信息。设置完毕后单击确定退出。此时我们再在目标单元格录入数据时Excel就会自动对数据的唯一性进行校验。当出现重复数据时Excel中会出现前面设置的错误提示信息。■excel的另类求和方法在excel中对指定单元格求和常用的方法有两种一是使用SUM一般用于对不连续单元格的求和另一种方法是使用∑用于对连续单元格的求和。在有些情况下如果使用组合键alt=会显得更方便。先单击选中要放置和的单元格再按下alt=用鼠标单击所要求和的单元格被选中的单元格即呈选中状态这时可配合shift选取连续多个单元格或者配合ctrl选取任意不连续单元格使用ctrl甚至还可以对同一单元格多次求和单元格选取完成后按回车键即可。这种方法在某些特殊场合十分有用。■完全删除excel中的单元格想将某单元格(包括该单元格的格式和注释)从工作中完全删除吗?选中要删除的单元格区域然后按下Ctrl-(减号)在弹出的对话框中选择单元格移动的方式周围的单元格将移过来填充删除后留下的空间。■批量查看公式在多个单元格或工作中设置了公式要想查看公式和计算结果就得反复滚动窗口或者来回切换工作表。其实我们可以先选中含有公式的单元格(多个单元格可用shift和ctrl配合鼠标操作)然后右击工具栏选择并打开“监视窗口”单击“添加监视”按钮所有选中的单元格的公式及计算结果就显示在了监视窗口中非常直观。如果你创建了一个较大的数据表格并且该表格具有链接到其他工作簿的数据时利用“监视窗口”可以轻松看到工作表、单元格和公式函数在改动时是如何影响当前数据的这对于排查数据更改关联错误很有帮助。■实现单元格跨表拖动在同一excel工作表中拖动单元格或单元格区域的边框可以实现选定区域的移动操作但该操作无法在不同的工作表间实现其实可以按住Alt将所要移动的单元格或单元格区域拖到目标工作表的标签处excel会自动激活该工作表这样你就能够在其中选择合适的放置点了。■剔除隐藏单元格当将excel工作表中某个包含隐藏单元格的区域的内容拷贝到其他位置时隐藏单元格的内容往往会被一同拷贝过去。那么如果想将隐藏单元格的内容剔除出去该怎么办?很简单选中目标区域按CtrlG单击“定位条件”选择“可见单元格”选项单击确定。现在对目标区域进行复制或剪切操作就不会包含隐藏单元格中的内容了。■不惊扰IE选定有超级链接的表格我们在excel中选定某个超级链接所在的单元格时常会触发该链接导致IE出现并访问该链接。其实要想选中这类单元格又不惊扰IE我们可采用以下方法:单击包含超级链接的单元格按住鼠标左键至少一秒钟然后释放鼠标这时就可以选定超级链接所在的单元格。■用组合键选表格在使用excel编辑文档时如果一个工作表中有多张表格为了显示直观你可能在这多张表格间用空白行和空白列进行间隔。这种情况下当表格较大时使用鼠标拖动的方法选中其中的一张表格是不容易的但如果使用快捷键却轻而易举。在要选择的表格中单击任意一个单元格然后按下“ctrlshift*”组合键即可。■及时更新共享工作簿在日常工作中如果我们要想知道excel共享工作簿中的更新数据这时没有必要一次次重复打开工作簿查看只要直接设定数据更新间隔即可。依次点击“工具-共享工作簿”打开“共享工作簿”窗口单击“高级”标签然后在“更新”栏选中“自动更新间隔”项并设定好间隔时间(如分钟)。这样一来每隔分钟excel会自动保存所作的修改他人的更新内容也会及时显示出来。■拖空选定区域一般情况下在excel中删除某个选定区域的内容时直接按delete键即可。不过如果你此时正在进行鼠标操作且不想切换至键盘的话那么你还可以这样操作:鼠标左键单击并选定区域的填充句柄(右下角的黑色方块)不放然后反向拖动它使它经过选定区域最后松开鼠标左键即可。另外拖动时按住ctrl键还可将选定区域单元格的格式信息一并删除。■给工作表上点色在excel中通常是通过工作表表名来区分每一张工作表的。但是由于工作表表名显示在工作表底部狭小的标签中一些视力不佳的用户查找起来相当吃力。为了照顾这些用户我们可为每张工作表标签设定一种颜色以便于查找。具体操作如下:右键点击工作表标签在弹出的快捷菜单中选择“工作表标签颜色”选项然后在出现的窗口中选定一种颜色点击“确定”即可。■excel的区域加密你是否想让同一个工作表中的多个区域只能看不能改呢?启动excel打开需要加密的数据文档执行“工具-保护-允许用户编辑区域”击“新建”按钮在弹出的对话框中接着在“标题”中输入非字符的标题在“引用单元格”中选定一个或一部分连续单元格的重要数据接着输入“区域密码”确定返回“允许用户编辑区域”对话框点击“保护工作表”撤消工作表保护密码点击确认密码后可以进行工作了。■打印时自动加网格线在excel中打印表格时默认是不加网格线的因此许多人往往手动设置网格线。其实完全可以不必这么麻烦。执行“文件-页面设置”在“工作表”标签页中钩选“网格线”确定。我们就可以在“打印预览”中看到excel已经自动为表格加上网格线了。■货币符号轻松录入我们在向excel录入数据时有时需要录入货币符号比如欧元符号。你是怎么录入的?在插入-符号中慢慢找?那样挺费功夫的。按alt然后松开alt键就可以输入分币字符¢。按alt输入英镑字符输入英镑字符£。按alt输入日圆符号¥而按下alt输入欧元符号€。有一点要注意那些数字只能用小键盘的数字键来输入。■快速复制表格格式在excel中我们对一个工作表设置好了格式以后如果新插入一个工作表那么新表的格式不会继承原有表格的格式还需要我们对新工作表的诸多格式进行重复设置比较麻烦。其实我们可以利用格式刷使这一工作变得简单。首先先设置好原来的工作表格式选中该表格然后单击工具栏中的“格式刷”工具再点击新插入的工作表选中要设置格式的那些单元格那么原来表格中的表格就会被复制过来。如果新表格区域大于原来的表格那么会用原表格的格式“平铺”新表格区域。■常用序号快速输入当我们在excel中录入数据时经常要在开头某列单元格中输入一些常用序号如一月、二月、三月等如果一个个地键入不但费时工作量也很大。难道就没有什么简便易行的方法吗?当然有。笔者在此就以录入甲、乙、丙为例首先输入开头的前两个序号“甲”、“乙”然后选中第二个序号也就是乙所在的单元格将鼠标缓缓移到第二个序号单元格的右下角当鼠标指针变成黑细十字架形状时按住鼠标左键并将它拖到要输入序号的末尾单元格放开鼠标。看到了没?甲、乙、丙是不是就自动录入好了?其他常用序号的输入方法同上。■快速设定打开区域在excel中要打印选定区域除了在打印对话框中进行设定外我们还可以这样做:选定待打印区域单击文件-打印区域-设置打印区域然后直接单击工具栏上的“打印”按钮即可。另外为了简化操作还可将“设置打印区域”工具栏按钮添加到现有工具栏这样只需单击“设置打印区域”就能轻松地将选定区域设置为打印区域。具体操作步骤如下:右键单击工具栏单击“自定义”。单击“命令”选项卡在“类别”下选“文件”在“命令”列表中找“设置打印区域”并将其拖动到工具栏上即可。■在excel中实现分行填写默认情况下excel单元格只能显示一行数据的内容希望在同一个单元格中显示多行内容则需要调整单元格高度然后输入每行信息行与行之间还要加上很多空格。其实如果想在excel中显示多行内容还可以在同一个单元格中输入一行信息然后按altEnter这样就可以轻松地excel的分行填写。■复制表格巧设列宽当我们需要在excel中将某处表格复制到其它位置时经常发现原来表格的列宽会无形中被当前列宽所取代造成数据显示不均匀。如果想将原来的列宽应用到当前位置该怎么办呢?这个时候大家可以在当前数据区域内点击鼠标右键然后选中“选择性粘贴”在弹出“选择性粘贴”窗口中将“列宽”一项复选框勾中即可。■给单元格设置监视点在excel中假设你在第行输入数据该数据可能会影响到单元格A中公式的结果。那么为了查看单元格A中公式的结果一般而言你要滚动到单元格A去查看公式结果。不过如果你给单元格A加上一个监视点则可省去这滚动的麻烦。右键单击单元格A在弹出的菜单中选“添加监视点”此时将弹出一个监视窗口并且在窗口中自动为单元格A添加一个监视点。这样不管你在工作表的何处你都可以从监视窗口中“监视”到单元格A中的值。另外在监视窗口中双击单元格A的监视点还能直接跳转到单元格A中。■灵活打印表格中的批注文件-页面设置击“工作表”选项卡从“批注”后面列表框中选中“工作表末尾”或者“如同工作表中的显示”选项选中即可。其中前者把表格中的所有批注放在表格的最后面。■快速调用函数帮助窗口在excel中我们可以使用函数来完成一些复杂的工作。但是excel的很多函数有很长的参数有的时候我们在编辑栏内输入函数名之后才尴尬地发现:把参数给忘了。不过现在不要紧只要按ctrlA就会立刻调出函数参数的帮助窗口。你就可以一边看参数的解释说明一边直接输入参数了。对于参数很多很长的函数来说这招特别管用。■让控制指针改变方向系统默认情况下当我们在excel中的一个单元格中输入完数据后按回车键单元格则会自动向下移动。那可不可以让指针向别的方向移动呢?执行“工具-选项”击“编辑”标签卡然后选中“按Enter后移动”接着在旁边的选择列表中选中你希望的移动方向即可。■轻松实现行列互换首先选中要互换的单元格并将它们进行“复制”然后依次点击“编辑-选择性粘贴”在弹出的对话框中勾选“转置”并确定即可。■个性化excel页码默认情况下在excel里设置的页码都显示为阿拉伯数、、等形式那么能否表示成“第页”等形式呢?在“页脚”或“页眉”对话框中单击“页码”按钮插入“&页码”此时修改为“第&页码”页”。预览后页码显示为“第页”形式同样还可以设置为“<>”的形式。■定制工作簿模板如果我们进入excel会打开excel默认的工作簿在这个工作簿默认的工作表、格式并不一定是我们需要的因此我们可以重新定制默认工作簿设定适合自己的工作表、格式具体步骤如下:创建一个新工作簿将工作表、格式修改为自己需要的样式。接着点击“文件-另存为”在保存类型选“模板”保存位置选“c:programfilesmicrosoftofficeofficeXlStart(假设office安装在C盘)”保存文件名为book(不能是别的文件名)。以后每次打开excel便立刻进行已设定好的工作簿中节省了设定格式的时间。■轻松导入Web数据想要将互联网上的某些数据资料导入excel中我们可以通过Web查询功能来轻松实现。执行“数据-导入外中数据-新建Web查询”在其对话框中的地址栏中输入要获取数据的网址然后在浏览窗口中进行查询。当我们找到需要导入的数据时点击左上角的箭头然后再点击“导入”按钮这时系统会弹出“导入数据”窗口设置好数据放置的位置后确定即可。■快速输入特殊符号因工作原因经常要输入“度”的符号例如“温度℃”或者“角度°”以前我们一般是切换到特殊符号然后再去输入每次切换非常麻烦。其实我们只要在excel中按住Alt键然后从小键盘输入数字“”再松开Alt键时就出现了“度”的符号另我建议你再试一下其他的数字说不定还有意外的收获呢比如按住Alt键输入得到的是平方的上标而输入得到的是立方的上标。■自动调整列宽有妙招在Excel中如果某列单元格中输入的文字过长超出了边线单元格往往就无法将文字完整地显示出来这个时候我们需要调整该列的列宽其实方法很简单只要先将鼠标移动到该列顶部列标题的右下角当光标呈十字黑箭头形状时用鼠标左键双击列宽则自动被调整好了。■移动计算结果Excel可以通过在单元格中输入公式自动求出相应的结果但是如果你想简单移动到其他的位置则是不可能的。移到新位置后的数字都会变成。可以采取两种办法解决这个问题:⑴将计算结果复制到一个word文档中这样最保险⑵在计算出结果后改变excel的默认设置:在“工具-选项-重新计算”的对话框中选中“人工重算”并将“保存前自动重算”前的对钩去掉然后你就可以对原表格中的数据任意复制了。不过有一点需要注意最好是将移到新位置的数据接着打印出来因为一旦将“人工计算”改为“自动重算”则移动的数据就会出错。■快速切换工作表在excel中要在一个有很多工作表的工作簿中快速切换至另一个工作表只须将鼠标指针移到工作簿左下角的工作表滚动轴处(含有四个三角形的区域)然后点击右键在弹出的快捷菜单中选择你想要的工作表即可。■设置共用标题我们在电子表格中要编辑多张同标题表格但又不想复制多个工作表(如果复制打印时会很慢)。这时我们希望在同一个工作表中连续地编辑多张表格但是又不想重复编辑标题以及调整行距就需要一个共同标题来解决这个问题。其实我们可以先把内容编辑好再在“文件-页面设置-工作表-顶端标题行”中选择你需要的相同内容标题的地方就可以了。■巧输较长数字当我们需要在excel中输入一些较长且又比较有规律的数字时如、、……实在没有必要去一个个从头输到尾其实有办法可以偷懒哟!方法很简单首先选中需要输入这些数字的单元格然后在菜单中依次点击“格式-单元格”在“单元格格式”窗口中选中“数字”标签在其下的“分类”栏中选择“自定义”再在右侧输入框中输入“”””确定后中。这样往后只需在选中的单元格中直接键入尾数、、……系统便会自动将它们转为上面较长的数字了。■快速设置单元格文本属性在excel工作表中使用键盘快捷键可快速设置运用某些属性。首先选择单元格然后按CtrlB可运用粗体。同样的方法CtrlI键运用斜体按CtrlU运用单下画线按Ctrl运用删除线。■单独打印出图表用鼠标选中Excel文档中某个待打印图表的任何一部分然后再依次点击“文件-打印”即可。■快速移动工作表在excel中想要快速把工作表移动到另一个工作簿中有一个非常直接的方法。同时打开两个工作簿从“窗口”菜单中选择第一项“与****并排比较”此时两个工作簿将同时显示。我们只要把鼠标指向要移动的工作表标签按住鼠标左键直接拖动到另一工作簿中即可。拖动时若同时按住Ctrl键则可实现工作表的复制。当然通过拖动工作标签我们也可以直接在同一工作簿中移动或复制工作表。■用文本格式解决减法公式序号输入在excel中有时我们会用到诸如减法公式“”这样的序号。不过在这种情况下excel会自作聪明地将它理解为日期结果就会在单元格中显示为“月日”。为了避免这种情况发生输入时你可以在这种序号前输入一个英文状态下的单引号即输入“'”了那么显示出来的就是正常的“”了。如果某一区域单元格均为此种序号可以先选中这些单元格然后在右键菜单中选择“设置单元格格式”命令并在打开的对话框中单击“数字”选项卡然后在“分类”列表中选择“文本”将这些单元格都设置为文本格式。那么输入时直接输入“”就可以正常显示了。■快速插入多行数据在excel中如果要插入一新行执行“插入-行”命令即可。但是如果要插入多行?你不是通过反复执行这个命令来插入多行吧?其实我们可以这样做:选中要插入的行数再单击“插入-行”命令即可。■数字中加入前导零选择要输入前导零的单元格单击“格式”菜单中的“单元格…”命令再选择“数字”选项卡在“分类”框中单击“自定义”然后在右边的“类型”框中输入“”零的个数(如设位)与要输入的数字的个数相同(位)最后确定。此时在单元格中输入数字的个数不足(如只输入了位)excel会自动在数字前面补足前导零。■快捷绘图在excel中如果要利用同一工具按钮来绘制多幅图只要用鼠标左键双击一下该按钮即可这样就可以反复绘制了。如果要取消只要再单击一次该按钮即可。■在工作表中快速插入图表选中要创建图表的单元格然后按下F键或按下AltF组合键都可以快速建立一个图表。■快速选中大片单元格区域在excel中如果要选中一个较大的区域范围(比如A:G)足足有行有一种简单的方法:只要在Excel编辑栏左侧的“名称框”中直接输入要选中的范围A:G行然后回车即可。此外如果我们直接输入A:BD:FH:G回车还可以同时选中这几个不连续的单元格区域在此输入的多个单元格区域间以半角的逗号分隔。■让相同数据在其他工作表各就各位如果已在某个Excel工作表中输入了数据则可快速将该数据复制到其他工作表的相应单元格中方法如下:首先选中含有输入数据的源工作表以及复制数据的目标工作表。方法是:单击源工作表的标签再按住Ctrl键单击目标工作表的标签然后单击源工作表的标签选定包含需要复制数据的单元格。要选择多个区域请先选中第一个单元格或单元格区域再接Ctrl键选中其他的单元格或单元格区域。最后点击“编辑-填充-至同组工作表”即可。■将工作表复制为图像要向另一个应用程序中粘贴Excel工作表中单元格、图表或任何图形对象的图像信息可先选中对象然后在按住Shift键的同时单击“文件-复制图像”命令。■快速输入日期和时间首先选取一个单元格要输入当时日期按“Ctrl”组合键。要输入当前时间按“CtrlShift”键。要输入当前的日期和时间可以先按“Ctrl”再按空格键最后按“ctrlshift”键。要输入随系统自动更新的日期和时间在单元格输入“=now()”(不输引号)即可要输入自动更新的日期则输入“=today()”。■复制整张工作表简单将整张Excel工作表复制到另一个Excel工作簿的方法如下:打开目标工作簿切换到包含要复制工作表的源工作簿。鼠标右击该工作表的标签(如:sheet)并在出现的快捷菜单中选择“移动或复制工作表”。将选定工作表移至下拉菜单中选择将接收该工作表的工作簿(如要将选定工作表复制到新工作簿中请单击下拉菜单中的新工作簿)。选中建立副本复选框(如果没有选中该复选框该工作表将被移走而不是复制)。然后单击确定即可。■灵巧汇总多工作表数据做报表的时间到了在Excel中如何将每天的销量(每天一张工作表)汇总到第张当月的工作表上去呢假设将每张表格的D单元格汇总到第张表中的D单元格中如果将每个单元格的地址相加这个公式写下来太长了而且容易出错。其实可以直接输入下面的公式“=sum(sheet:sheet!D)”就可以轻松实现了。■轻松截图如果我们想将excel工作表中的一部分内容变成图片其实并没有必要使用那些屏幕截图。直接在Excel工作列表中先选中需要截图的部分然后按下CtrlC再到“附件-画图”工具中进行粘贴即可。■绝对引用和混合引用的快速输入在Excel中输入公式时经常要用到绝对引用和混合引用而每次都要在行号或列标前输入美元符号($)很繁琐这里介绍一种便捷方法。具体实现方法如下:把光标移到单元格名称上面按下F就会在单元格符号前加上美元符号(绝对引用)再按下F就会在“列标”或“行号”前添加美元符号(混合引用)。■快速输入同一数据有时需要将某一数据输入到Excel中一系列非连续的单元格内。其实无须重复输入首先按住Ctrl键并用鼠标分别点击要输入数据的单元格接着在最后一格中输入数据最后拉下“CtrlEnter”组合键这样一来所有被选中的单元格内就都输入了同一数据。■轻松搞定单元格数据斜向排在某些工作环境下我们需要将Excel的单元格数据斜向排列如何快速达到这个目的呢?方法一:打开“工具-自定义-命令-类别-格式”在“命令”列表中找到“顺时针斜排”和“逆时针斜排”两个命令按钮将它们拖到工具栏的合适位置。然后选中需要斜排的单元格执行命令按钮就可以实现数据的斜向排列。方法二:选中单元格在“格式”菜单中单击“单元格”选择“对齐”选项卡然后在“方向”下更改“度”前框中的数字即可实现数据斜向排当数值改为“”时为顺时针斜排为“”时为逆时针斜排。与“自定义”工具按钮相比该法可以实现任意方向的数据斜向排。■实现以“”开头的数字输入在Excel单元格中输入一个以“”开头的数据后往往在显示时会自动把“”消除掉。其实要保留数字开头的“”其实是非常简单的。只要在输入数据前先输入一个“’”(单引号英文状态下半角)这样跟在后面数字的“”就不会被Excel自动消除。当有大量这样的数字要输入时可以先将单元格区域定义为文本格式:选中所需的单元格区域单击“格式-单元格”选择“数字”选项卡在“分类”框中单击“文本”单元“确定”。之后在这些单元格中输入数字时其前的“”将不再自动消失。■快速查找空白单元格在excel表格中有时会出现单元格中内容漏输的情况如果要快速查找这些空白单元格可以用下述方法:定位于某列第一行依次点“数据-记录单-条件”在需要查找的字段栏后输入“=”(不包括双引号)点“下一条”按钮就会逐条显示该字段中空白的单元格了。■多工作簿一次打印如果要打印的工作簿较多通常采用逐个打开的方法打印。如果这些工作簿位于一个文件夹内可以采用下面的方法一次打印:单击“文件-打开”按住Ctrl键选中需要打印的所有文件。然后单击“打开”对话框的“工具”下拉按钮单击其中的“打印”命令就可以一次打印多个工作簿了。■在多个单元格输入同一公式在使用excel中有时要在多个单元格中输入同一公式此时用组合键“ctrlenter”就能快捷实现。用鼠标选定将要在多个单元格中输入同一个公式的区域在某一单元格中输入公式后按下组合键“CtrlEnter”那么所选区域中所有单元格中都输入了同一公式。■轻松选定连续区域的数据表格在Excel工作表中我们经常要选择数据区域进行相应的操作如果这些数据区域是连续的话只须按住Ctrl键后再按一下数字键盘中的“*”号就可以快速选定了。■快速绘制文本框通常在Excel中使用文本框来进行表格内容注释如果按住Alt键不放再绘制文本框可实现文本框与单元格(或单元格区域)边线的重合从而减轻调整文本框位置的工作量。■避免计算误差利用excel制作财务报表常要进行一些复杂的运算可往往用Excel公式得出的数据结果与计算器算出的不一致这主要是由于Excel本身不能对数据自动进行四舍五入造成的。为了更简便地解决误差问题我们可以进行如下操作:依次在Excel菜单栏中点击“工具-选项-重新计算”将“工作簿选项”中的“以显示值为准”复选框选中确定退出即可。·改变回车后活动单元格位置在Excel中输入某一单元格内容按回车键后将自动进入下一行的同一列单元格等待用户输入。有时会遇到这样的特殊情况要求回车后光标定位的活动单元格为同一行的下一列单元格或者为上一行的同一列单元格怎么办呢?依次单击“工具-选项-编辑”勾选“按Enter键后移动”在“方向”下拉列表中有向下、向上、向左、向右四个选项选择向上就表示回车后活动单元格为上一行同一列单元格。■让窗口这样固定在Excel中编辑过长或过宽的Excel工作表时需要向下或向右滚动屏幕而顶端标题行或左端标题行也相应滚动不能在屏幕上显示这样我们搞不清要编辑的数据对应于标题的信息。按下列方法可将标题锁定使标题始终位于屏幕可视区域。具体方法如下:先选定要锁定的标题假如我们要将表格的顶端第一行和左边第一列固定那么单击B单元格然后单击“窗口”菜单中的“拆分”命令拆分完毕后再单击“冻结窗格”命令即可完成标题的固定。■Excel不消失的下划线在制作各种登记表和问卷中经常要在填写内容的位置添加下划线。有时候下划线后面没有跟其他字符时如果输入焦点转向了下一行则下划线就不见了只有双击开单元格下划线才会显现。其实在下划线后添加任意一个字符然后选中它并将它颜色设为白色即可(白色为背景色)。■没有打印机一样可以打印预览在没有安装打印机时的电脑上按下Excel的“打印预览”按钮后Excel会却提示没有安装打印机且无法打印预览。其实只要单击“开始-设置-打印机”然后双击“添加打印机”项目再随便安装一个打印机的驱动程序重启Excel就会发现已经可以打印预览了。■Excel中快速输入身份证众所周知在Excel的单元格输入位或位身份证号码时会自动转变成类似“E”的科学计数法进行显示一般地我们要执行在“格式-单元格”命令在“数字-分类”中选择“文本”即可正常显示身份证号码。其实还有更快捷的方法我们可以在录入身份证号码之前先输入一个号(’就是回车键左面的那个键)然后再接着输入位以上的身份证号码即可。■Excel中快速打开“选择性粘贴”我们都知道Excel中有一个非常实用的功能那就是“选择性粘贴”利用它就能实现很多格式粘贴以及简单运算操作。可是利用选择性粘贴每次都要点右键然后选择“选择性粘贴”对于一两次操作还行还是挺方便的如果要进行大量多次操作的话就挺麻烦了其实也可以通过按下AltE然后再按下S键就能快速打开“选择性粘贴”窗口了。虽然要按两下按键但是在大量反复操作中比点击鼠标右键要快得多。■打开Excel时总定位于特定的工作表在用Excel进行报表处理时如果一个工作簿文件中包含大量的工作表的话每次退出时都会自动记住最后操作结束的工作表并在下次打开文件时首先显示该工作表但是很多时候我们希望打开文件后固定地打开某个工作表(如“sheet”)这时候还得进行一次切换比较麻烦。其实只需要简单地编写一个宏就能达到目的。按下AltF打开VBA编辑器双击左侧的“ThisWorkbook”对象在右侧打开的代码窗口中输入如下代码:PrivateSubWorkbookOpen()Sheets("sheet")select'这里以始终打开“sheet”为例根据实际情况更改EndSub或:PrivateSubWorkbookOpen()Sheets(“sheet”)ActivateEndSub关闭并返回Excel即可。以后运行该Excel文件时将始终打开的是我们设定的工作表。■Excel中备份自定义工具栏和菜单栏Excel每次退出时都会自动更新一个名为“Excelxlb”(文件名中“”为Office版本号)文件该文件存放在C:DocumentsandSettingsUsenameApplicationDataMicrosoftExcel文件夹中只要复制该文件并更名保存该文件即可。另外用户可根据需要将不同的菜单栏和工具栏配置文件保存下来以便需要时打开就可以了。■SUM函数也做减法财务统计中需要进行加减混合运算如果有一个连续的单元格区域B:B在统计总和时需要减去B和B值用SUM函数计算时可用公式“=SUM(B:B,B,B)”来表示这样显然比用公式“=SUM(B:B,B:B,B:B)”要来得方便些了。■Excel公式与结果切换Excel公式执行后显示计算结果按“Ctrl`”键(位于键盘左上角)可使公式在显示公式内容与显示公式结果之间切换方便了公式编辑和计算结果查看。■Excel粘贴时跳过空白单元格如果你只对大块区域中含有数据的单元格进行粘贴可以选中“选择性粘贴”对话框下面的“跳过空单元格”复选框。粘贴时只会将含有数据的单元格粘贴出来而复制时的含有的空白单元格将不会覆盖表格中的原有数据这在需要改定数据的场合非常有用。■Excel快速互换两列在用Excel进行数据处理时有时候需要将两列数据整体进行交换通常的办法是在其中一列之前插入一空白列然后把另一列复制或剪切到空白列最后把那列删除掉。或者是选中一列后进行剪切然后再选中另一列后右击选择“插入已剪切的单元格”也能达到目的但都比较麻烦可以这样来简化操作:选单击选中一列移动鼠标到列中第一个单元格的上端横线上当光标变成“”字箭头状按住Shift键不放直接拖到另一列前(后)面就可以了。该方法对同一工作表中不管是相邻的还是不相邻的两列都适用。■快速选中包含数据的所有单元格在Excel中我们都知道按下CtrlA或单击全选按钮可选中整个工作表拖动鼠标也可以选择工作表的某个区域但在进行报表或数据处理时可能只需要选中所有包含数据内容的单元格区域那该怎么操作呢?可以这样来操作:首先选中一个包含数据的单元格按下Ctrlshift*即可把所有包含数据的单元格选中。选定的区域是根据选定的单元格向四周辐射所涉及到的所有数据单元格的最大区域。注:本技巧仅适用于工作表中的数据是连续的情况。■交集求和一招搞定在数学上把两个集合共有的部分称为交集。现在要求你计算Excel工作表B:E和A:G区域所共有的单元格区域的和。其实求交集与求和这两项工作我们都可以交由Excel用交叉运算符去完成具体公式就是=SUM(B:EA:G)其计算的就是E:E区域的和。大家务必注意的是在E和A之间有一个半角的空格而空格即是Excel提供给大家的交叉运算符其作用是生成对两个引用的共同的单元格的引用比如(B:DC:C)的结果即是C单元格。■Excel单元格数据斜向排在用excel进行数据报表处理时有些时候需要对单元格中的数据进行斜向排放比如在一些斜向表头中经常需要这么做。那怎么来实现单元格中的数据斜向排列呢?选择菜单“工具-自定义”打开自定义对话框切换到“命令”选项卡在左边的“类别”中单击“格式”在右边的“命令”列表中找到“顺时针斜排”或“逆时针斜排”将其拖放到工具栏合适位置。以后选中需要数据斜向排列的单元格单击工具栏上的“顺时针斜排”或“逆时针斜排”按钮就达到目的了。■巧治excel中不对齐的括号在excel中使用对齐命令可以使表格的外观更加整洁、有条理但有时一些特定的元素比如数据旁边的括号等在进行左或右对齐总是不能对齐其实碰到这样的情况解决方法也很简单只要将括号以全角方式重新打入就可以很顺利地完成对齐了。■在excel表格中保持重要在excel表格中我们有时会需要在表格中输入一些以打头的数字型数据不过因为excel本身的数据输入限制。对开头的整数类数字数据都会自动抹去开头的其实只要将当前单元格的格式更改为文本或是邮编格式即可方便地输入这类以打头的数字数据。■Excel中打印指定页面一个由多页组成的工作表打印出来后发现其中某一页(或某几页)有问题修改后没有必要全部都打印一遍!只要选择“文件-打印”(不能直接按“常用”工具栏上的“打印”按钮否则会将整个工作表全部打印出来)打开“打印内容”对话框选中“打印范围”下面的“页”选项并在后面的方框中输入需要打印的页面页码再按下“确定”按钮即可。■Excel中快速转换日期格式在excel中有的人在输入日期的时候都习惯输入成“”这样的格式这样的格式在excel中被认为是“常规”单元格格式即不包含任何特定的数字格式。要利用这样的格式进行数据分析显然是不太方便的。要想在excel中直接把这些数据设定日期格式是不行的但是可以巧妙地利用“替换”的功能来完成。先选中需要转换的数据区域然后选择菜单里的“编辑-替换”在“查找内容”框里填入“”在“替换值”框里输入“-”然后点全部替换类似“”这样的数据就自动地被转换成“--”的日期型数据了。注意替换之前一定要先选择需要转换的数据区域以免Excel把所有“”都转换成“-”了。■快速切换excel工作表如果一个excel工作簿中有大量的工作表要是一个一个去切换查找很麻烦。其实可以在工作表标签左侧的任意一个按钮上右击在弹出的工作表下拉列表中选中需要切换的工作表即可快速切换到该工作表。另外也可以按下ctrlPag

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