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信息化办公项目6.ppt

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上传者: slimah 2011-10-19 评分 0 0 0 0 0 0 暂无简介 简介 举报

简介:本文档为《信息化办公项目6ppt》,可适用于考试题库领域,主题内容包含Word高级应用篇Word高级应用篇1.标准化(样式)2.重用性(模板)3.自动化(引用、邮件合并)4.智能化(查找与替换、修订)5.安全性(文件加符等。

Word高级应用篇Word高级应用篇1.标准化(样式)2.重用性(模板)3.自动化(引用、邮件合并)4.智能化(查找与替换、修订)5.安全性(文件加密等)EXCEL高级应用篇1.多表数据综合处理(链接、调用、计算、引用)2.类数据库管理(函数、透视表、数据分析)3.财务管理(财务函数、自动计算、数据关联、超级链接)4.网络化数据处理(Web应用)5.实用互动性(控件初步应用等)项目:综合应用系统设计--才艺比赛成绩管理项目:综合应用系统设计--才艺比赛成绩管理1、何为系统化设计  对在现实生活中量大而复杂的数据进行分类、分析找出数据之间的联系和规律然后通过多张一系列有关联的表同时灵活应用Excel的各项操作和Excel功能函数进行组合式多表关联数据综合处理的设计。2、系统化设计的步骤)分析数据规律建立所需用表。)建立各表标题输入相关的原始数据灵活运用Office数据共享功能提高输入数据的速度。)美化数据表格。)利用函数实现各数据表格之间的数据调取。)利用函数实现依据部分数据对事物作出逻辑判断处理。)利用自定义公式计算部分数据。)利用合并计算功能对各表的数据进行综合计算。)通过图形图像、艺术字等制作美化工具制作出漂亮的主界面。)通过超链接功能实现主界面与各张表之间的连接。3、《才艺比赛成绩管理》项目设计前的准备(一)在此项目设计时先应考虑以下几方面的内容:根据比赛规则确定数据表和内容建立比赛规程表建立选手表建立“舞美”、“声乐”、“器乐”、“即兴主持”等位评委的打分表评委打分后按去掉一个最高分、去掉一个最低分求其平均得分建立各位选手的总得分表总分为各位选手四项加权成绩之和对总分进行排序并确定各位选手是否入围分析评委的打分情况建立数据表调用主菜单。3、《才艺比赛成绩管理》项目设计前的准备(二)根据比赛规则和任务要求确定涉及到数据表和内容:)主菜单工作表:起到快速调用工作表的作用。)比赛规则工作表:将比赛规则放在一张表中在比赛过程中便于查看。)选手表:存放选手的参赛号、参赛部门、姓名和性别。)舞美得分表:存放所有评委给所有选手的评分及每位选手该项目的得分。)声乐得分表:存放所有评委给所有选手的评分及每位选手该项目的得分。)器乐得分表:存放所有评委给所有选手的评分及每位选手该项目的得分。)即兴主持得分表:存放所有评委给所有选手的评分及每位选手该项目的得分。)总得分表:存放各位选手的总得分及是否为“十佳”。)求出各位评委所有给出分数的平均值。、《才艺比赛成绩管理》项目设计的步骤()、《才艺比赛成绩管理》项目设计的步骤()通过插入的方式添加所需的工作表启动Excel后单击“插入”“工作表”插入一张工作表用同样方法再插入张工作表。右击位于最左边的表名(此处为“Sheet”)系统弹出如图所示的工作表操作选择快捷菜单单击“重命名”把“Sheet”的标签改为“主菜单”。同理从左数第二张表的标签开始对表标签重命名为“比赛规程”、“选手资料”、“舞美”、“声乐”、“器乐”、“即兴主持”、“总分”、“评委分析”如图所示。图图、《才艺比赛成绩管理》项目设计的步骤()、《才艺比赛成绩管理》项目设计的步骤()通过剪贴板实现Office之间的数据共享比赛规程的输入:单击“比赛规程”工作表标签选定单元格范围“A:K”并对其单元格进行合并打开比赛规程的Word文档选定有关内容并做复制操作单击“比赛规程”工作表再单击“编辑栏”之后单击“粘贴”按钮将内容复制到“A:K”区域然后根据实际情况设置文本格式如字体、字号等使布局整齐、美观。、《才艺比赛成绩管理》项目设计的步骤()、《才艺比赛成绩管理》项目设计的步骤()通过合并居中建立各表的标题单击“选手资料”工作表标签在A单元格中输入“十佳主持人才艺比赛选手资料一览表”选择A:D范围单击工具栏中的“合并及居中”按钮根据实际情况设置字体、字号等格式。通过同样的方法建立舞美、声乐、器乐、即兴主持评分表的标题:“舞美项目选手得分情况一览表”、“声乐项目选手得分情况一览表”……总分表标题“十佳主持人才艺比赛各选手总分一览表”、评委分析表标题“各评委对每位选手的次打分平均值情况一览表”。、《才艺比赛成绩管理》项目设计的步骤()、《才艺比赛成绩管理》项目设计的步骤())在“选手资料”表中单元格“A:D”对应输入“参赛号”、“参赛部门”、“姓名”、性别在单元格“A:D”中输入个系位选手的资料。)在舞美、声乐、器乐、即兴主持评分表输入相关栏目如在单元格“A:L”对应输入“出场序号”、“参赛号”、“姓名”、“评委”、“评委”、“评委”、“评委”、“评委”、“评委”、“评委”、“得分”。)填写“出场序号”的顺序号~:单击单元格“A”输入“”按住右键拉至“A”按序列填充。)在总分表建立表栏目及已有信息。单击“选手资料”工作表标签选定单元格区域“A:D”单击“复制”按钮单击“总分”工作表标签再单击单元格“A”之后单击“粘贴”按钮在单元格“A:J”对应输入“舞美”、“声乐”、“器乐”、“即兴主持”、“总分”、“十佳否”。)“评委分析”表原始数据可以通过对各表中对应数据进行“复制”、“粘贴”操作来完成。、《才艺比赛成绩管理》项目设计的步骤()、《才艺比赛成绩管理》项目设计的步骤()选定单元格“A:D”单击“格式”“单元格”“边框”系统弹出如图所示的“单元格格式”对话框选择“边框”标签。将“线条”设为细线再单击“预置”区中的“内部”将“线条”设为粗线再单击“预置”区中的“外边框”单击“确定”按钮后出现如图所示的选手资料一览表。图图、《才艺比赛成绩管理》项目设计的步骤()、《才艺比赛成绩管理》项目设计的步骤()利用VLOOKUP函数从“选手资料”表中获取姓名在舞美评分表中选取单元格“C”单击菜单“插入”“函数”系统弹出如图所示的“插入函数”对话框。在“或选择类别”下拉列表中选择“查找与引用”在“选择函数”列表中选择“VLOOKUP”系统继续弹出如图所示的“函数参数”对话框。在“Lookupvalue”(搜索的条件值)输入框中输入“B”即“参赛号”在“Tablearray”(被搜索的表区域)输入框中输入“选手资料!$A$:$C$”在“Colindexnum”(返回值所在的列号)输入框中输入“”即“姓名”列在“Rangelookup”输入框中输入“TURE”或缺省单击“确定”按钮在单元格“C”出现错误信息“#NA”这是因为“B”中无数值即“参赛号”没有输入没有条件值所以出现错误信息一旦在“B”输入参赛号则显示与参赛号对应的姓名。此时的编辑栏显示“=VLOOKUP(B,选手资料!$A$:$C$,)”。图图为了让该表不出现错误信息使用IF函数排除错误信息。先将编辑栏除“=”的函数表达式进行复制并清除单元格“C”中的内容单击菜单“插入”“函数”系统弹出如图所示的“插入函数”对话框。在“或选择类别”框中选择“常用函数”或“逻辑”在“选择函数”列表中选择“IF”系统继续弹出如图所示的对话框。为了让该表不出现错误信息使用IF函数排除错误信息。先将编辑栏除“=”的函数表达式进行复制并清除单元格“C”中的内容单击菜单“插入”“函数”系统弹出如图所示的“插入函数”对话框。在“或选择类别”框中选择“常用函数”或“逻辑”在“选择函数”列表中选择“IF”系统继续弹出如图所示的对话框。在“Logicaltest”(逻辑值检验)输入框中输入“B=""”,在“Valueiftrue”(假如逻辑值为真)输入框中输入“""”即单元格值为空在“Valueiffalse”(假如逻辑值为假)输入框中单击工具栏的“粘贴”按钮则输入“VLOOKUP(B,选手资料!$A$:$C$,)”单击“确定”按钮设置完毕。此时的编辑栏显示“=IF(B="","",VLOOKUP(B,选手资料!$A$:$C$,))”用填空柄“”下拉至单元格C。。图、《才艺比赛成绩管理》项目设计的步骤()、《才艺比赛成绩管理》项目设计的步骤()在舞美评分表中单击单元格K输入计算公式:“=IF(SUM(D:J)=,"",(SUM(D:J)-MAX(D:J)-MIN(D:J))(COUNT(D:J)-))”按回车键。该公式的含义是:当评委的亮分没有输入时“得分”列为空即所有评委的分未输入时则SUM(D:J)=单元格值为空否则通过(SUM(D:J)-MAX(D:J)-MIN(D:J))计算出总和SUM(D:J)减去一个最高分MAX(D:J)再减去一个最低分MIN(D:J)最后除以总评委数COUNT(D:J)减就可得出该选手的最终平均得分。用填空柄“”下拉至单元格K。注意:声乐、器乐、即兴主持评分表对应栏目只要将“舞美”表的内容复制过去就可以很快完成。、《才艺比赛成绩管理》项目设计的步骤()、《才艺比赛成绩管理》项目设计的步骤()利用LOOKUP函数自动获取选手得分总分表中的选手得分可以利用LOOKUP函数从“舞美”、“声乐”、“器乐”、“即兴主持”表中自动获得。单击单元格E再单击菜单“插入”“函数”系统弹出如图所示的“插入函数”对话框。在“或选择类别”框中选择“查找与引用”在“选择函数”列表中选择“LOOKUP”系统继续弹出如图所示的“选定参数”对话框此时选择“lookupvalue,lookupvector,resultvector”单击“确定”按钮打开如图所示的“函数参数”对话框。图图在“Lookupvalue”(搜索的条件值)输入框中输入“A”即“参赛号”在“Lookupvector”(被搜索的对应的关键列区域)输入框中输入“舞美!$B$:$B$”在“Resultvector”(返回的结果区域)输入框中输入“舞美!$K$:$K$”单击“确定”按钮此时的编辑栏显示“=LOOKUP(A,舞美!$B$:$B$,舞美!$K$:$K$)”按回车键后用填空柄“”下拉至单元格E。同理只要将单元格F对应的编辑栏设置为“=LOOKUP(A,声乐!$B$:$B$,声乐!$K$:$K$)”按回车键后用填空柄“”下拉至单元格“F”即可获取器乐的得分。“器乐”和“即兴主持”的得分也只要修改表名就可获取在此不再重复叙述。值得一提的是“LOOKUP”或“VLOOKUP”函数在被查询的关键列中必须事先进行排序。、《才艺比赛成绩管理》项目设计的步骤()、《才艺比赛成绩管理》项目设计的步骤()利用自定义公式计算总分在总分表中单击单元格I输入公式“=*E*F*G*H”按回车键后用填空柄“”下拉至单元格I便可计算出总分。、《才艺比赛成绩管理》项目设计的步骤()、《才艺比赛成绩管理》项目设计的步骤()利用IF函数、RANK函数判断是否十佳用IF函数和RANK函数相配合若RANK函数的值小于等于则为“十佳”填写“是”否则填写“否”。单击单元格J在编辑栏中输入“=IF(RANK(I,$I$:$I$)<=,"是","否")”(也可用向导产生)按回车键后用填空柄“”下拉至单元格J。、《才艺比赛成绩管理》项目设计的步骤()、《才艺比赛成绩管理》项目设计的步骤()通过合并计算求得各评委对每位选手次打分的平均值在“评委分析”表中选中单元格C单击菜单“数据”“合并计算”系统弹出如图所示的“合并计算”对话框。。图在“函数”下拉列表中选择“平均值”单击“引用位置”输入框右侧的区域选择按钮再单击“舞美”工作表标签选择“D:J”系统显示“舞美!$D$:$J$”结束选择单击“添加”按钮系统将该选择结果从“引用位置”输入框移至“所有引用位置”列表框中。同理分别将“声乐”、“器乐”、“即兴主持”等数据的引用位置添加到“所有引用位置”列表框中。在“评委分析”工作表中单击单元格C此时在“引用位置”输入框中显示“$C$”清除该内容单击“确定”按钮系统将自动计算出各评委对每位选手的次打分平均值。值得注意的是在操作前都应将“舞美”、“声乐”、“器乐”、“即兴主持”按“参赛号”进行升序排序。。、《才艺比赛成绩管理》项目设计的步骤()、《才艺比赛成绩管理》项目设计的步骤()通过绘图、艺术字等功能栏建立主菜单界面由于主持人才艺比赛需要使用张表可创建一个“主菜单”工作表其布局如图所示以达到快速调用工作表的目的。在“主菜单”工作表中单击菜单“插入”“图片”“艺术字”选择艺术字“式样”选择字体“黑体”字号“”输入“主菜单”单击“确定”按钮并将“主菜单”这个字拖放到合适的位置。单击按钮在状态栏上面出现“绘图”状态栏单击按钮拖放至合适大小右击弹出快捷菜单选择“添加文字”在椭圆框内输入“比赛规程”单击“居中”按钮进一步调整椭圆的大小到最合适的状态。单击“复制”再次“粘贴”用拖放的形式将个椭圆调整到合适的位置并修改其他个椭圆中的文字。图、《才艺比赛成绩管理》项目设计的步骤()、《才艺比赛成绩管理》项目设计的步骤()通过超链接实现主菜单各项目与对应工作表的链接在“主菜单”工作表中单击“比赛规程”椭圆右击弹出快捷菜单选择“超链接”此时系统将弹出如图所示的“插入超链接”对话框点击“书签”按钮系统又弹出如图所示的“在文档中选择位置”对话框。单击“比赛规程”再单击“确定”按钮系统返回“插入超链接”对话框如图所示链接“比赛规程”完成单击“确定”按钮完成超链接的设置。同理其他张表的链接按上述的操作进行只要按菜单功能链接到表标签即可。在每一张表中制作一个返回“主菜单”的标记并超链接到“主菜单”其操作方法同上。图图图总结总结Excel可对复杂数据进行处理只要理清思路通过数据分析、表的建立、数据共享、表与表之间的数据传递、通过函数建立各类自动计算模块并以数据管理系统的菜单形式进行操作从而建立起系统化的概念实现对复杂数据的轻松处理。在Excel中对处理复杂数据十分有用的函数有统计函数中的SUM、MAX、MIN、COUNT、RANK等逻辑函数中的IF查找与引用函数中的LOOKUP、VLOOKUP。还可使用“插入”菜单中的“超链接”功能、“格式”菜单中的“字体”功能、“数据”菜单中的“合并计算”功能等进行相关设置。实践内容实践内容、如果你是校学生会干部请用Excel为即将举行的校园十佳歌手大奖赛设计一个成绩评分、自动统计与分析的表格。要求:制定比赛得分规则、分析需要的数据、建立对应的数据表然后利用Excel给出的函数进行统计分析实现自动统计分析最后确定名次的功能。、如何实现改动一个表格中的数据而另一相关表格中的同一数据如同一商品单价)随之改动的功能。结束语、体会Excel各项操作的技巧思考其解决实际数据问题的优点所在。、你以前利用Excel处理过复杂数据吗?如果有请举例说明。

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