office办公软件使用技巧大全

文本框的使用 TOC \o "1-3" \h \z \u 一、WORD技巧 4 1、动态调整法 4 2、设置常用行距 4 3、查看格式 5 4、保存嵌入字体 5 5、设置自动保存时间间隔 6 6、一次保存/关闭所有打开的文档 7 7、改变文件保存位置 7 8、改变默认保存文件类型 8 9、逆页序打印 8 10、同一文档不同页面方向 9 11、折页打印 10 12、打印到特殊大小纸张 10 13、转换为PPT 10 14、合并表格 11 15、合并文档 11 1）复制粘贴 11 2）合并到打开文档 11 3）合并到当前文档 12 4）合并到新文档 12 16、查找格式 13 17、文档前后对照 13 18、在打印预览界面下编辑文档 13 19、文档结构图 14 20、缩略图 14 21、加密保存并删除隐私 14 22、解除文档非法退出时的锁定 16 23、修复文档 16 24、抢救未保存的文档 17 1）保存过 17 2）未保存 17 25、首字下沉 19 26、页面边框 19 27、不同的页眉页脚 20 1)手工设置 20 2)自动设置 21 28、去除页眉/页脚的下划线 22 29、文字动态效果 22 30、稿纸格式 23 31、添加背景音乐 23 32、页码美化 25 33、计算表格数据 25 1)计算行或列中数值的总和 26 2)其他计算 26 34、文字排序 27 35、个性工具栏 27 36、去除自动更正功能 28 37、绘图网格调整 28 38、WORD宏篇 28 1）创建宏 29 2)执行要包含在宏中的操作 29 3)要停止录制宏，请单击“停止录制”。 29 4）运行宏 29 3）删除宏 30 39、做简单的翻译器 30 40、校对文档用语音 32 41、让Word也有一个“收藏夹” 32 42、能英汉双向翻译 33 43、给词语快速添加注解 34 44、公历、农历双向转换 34 45、变成中文大写金额 34 46、轻松打印条形码 35 47、在Word中输入英语音标 35 48、Word 2003中的文字也可以任意旋转 36 49、修改Word 2003默认设置 38 1）默认图片环绕方式 38 2）对象的精确调整 39 3）告别绘图画布 39 4）自选图形的默认格式 40 5）启动时打开常用输入法 40 6）按像素显示图形尺寸 41 50、多栏设置页码 41 51、插图编号 42 52、元素的交叉引用 44 53、创建图表目录 46 54、调整行序 46 55、单栏多栏混排 47 56、分节后重复页码的打印 49 57、Word里利用填充效果把图片裁剪成异形 50 58、略施小计 我让Word帮助我学习日语 53 59、各种电子图书馆文章转为Word文档的 方法 快递客服问题件处理详细方法山木方法pdf计算方法pdf华与华方法下载八字理论方法下载 56 1、PDF文件的识别 56 2、caj文件的识别： 57 3、超星文件的识别： 57 4、其他情况下的识别： 58 60、Word、Excel配合 按人头打印工资条 58 1、 创建Excel数据表 58 2、创建Word模板 59 3、使用共享数据 60 61、把多页Word文档缩小打印到同一张纸上 62 62、只改一点点 解除Word文档密码保护 64 63、遇到生僻字 Word帮你学它的读法 67 64、制作水印： 68 65、上下标在字符后同时出现的输入技巧 68 66、在Word表格中加下拉列表 方便录入重复数据 69 二、EXCEL技巧 70 1、按Shift键 把Excel单元格区域转换为图片 70 2、关于COUNTIF 71 3、根据身份证号提取出生日期 71 4、用连字符“&”来合并文本 71 5、用选择性粘贴的“转置”功能快速转换行列 71 6、快速录数据 让单位自动补全 72 7、Lookup——数与行列比 73 ·工资税率表：用数值比较 73 ·图书销售表：用文本比较 73 Vlookup——数与表格比 74 8、Excel中用SUMIF函数实现按指定条件求平均值 75 9、Excel做成绩表时自动实现同分同名次 77 1）使用排位函数RANK 78 2）使用计数函数COUNTIF 78 3）采用IF语句加COUNT函数 79 10、仅需一个公式 让Excel按人头打出工资条 79 11、Excel里去掉最高分最低分再求平均分 81 1）直接求平均分 81 2）去掉指定分数再求平均分 82 3）求符合指定条件的平均分 83 12、用Excel建立一套小型人事数据管理系统 83 1、 性别、出生月日、年龄的自动填充功能设置 85 2、 劳动合同 劳动合同书模板免费下载企业劳动合同范本下载劳动合同 doc 下载劳动合同法下载劳动合同模板可下载 期限的自动生成和提前30天定期提醒功能设置 86 3、 采用“记录单”录入信息 87 4、 用“窗口冻结”功能可以进行简单的数据查询 88 5、“自动筛选”功能可以进行简单的数据统计 89 6、用“数据透视表”功能快速汇总各项数据 92 附件：Excel函数用途、参数、用法速查表 97 一、WORD技巧 1、动态调整法 先选中要设置特殊大小的文字，然后按Ctrl+[ 减小字体大小或者Ctrl+] 增大字体大小，连续按可以1磅为步进连续减小或增大字体的大小。 2、设置常用行距 如果你只是想把段落的行距设置为单倍、1.5倍、2倍，那么可以先选定要设置行距的段落，然后直接按Ctrl+1，设置为单倍行距；Ctrl+5，设置为1.5倍行距；Ctrl+2，设置为2倍行距。 查看格式 3、查看格式 有的时候，需要了解一个文档中的一个部分使用了什么样的格式，这时可以将插入点移动到需要查看的地方，然后按Shift+F1按键，在窗口的右侧会列出当前文本使用的格式。   如果想看其它的文本的格式，可以用鼠标在其它的位置单击。 4、保存嵌入字体 在文档打印的时候，经常会发现在自己机上设置好的字体到其他人的机人就无法正常显示并打印，其实这是因为在保存时没有嵌入 TrueType 字体。只有将 TrueType 字体与文档一起存储，打开和使用该文档的其他用户，即使其计算机中没有安装这些字体，才都可以显示和打印。 单击工具菜单下的选项命令，打开选项对话框。   单击该对话框中保存选项卡，勾选保存选项栏下的嵌入 TrueType 字体项。只要再勾选“只嵌入所用字符”项，就可以把在文档中实际使用到的 TrueType 字体嵌入到文档中。比如说，如果使用了某个字体中的 32 个(或更少)字符，那么 Word 只会嵌入这些字符。 5、设置自动保存时间间隔 在编辑文档的过程中，经常会出现有时因为大意，而导致丢失文档信息的情况。其实在WORD中已经内置了自动保存的功能，不过一般情况自动保存时间间隔被设置为10分钟，对于电压不够稳定的用户，除了配置UPS之外，设置合适的自动保存时间间隔也是防止信息丢失的有效手段之一。 单击工具菜单下的选项命令项，打开选项对话框，单击保存选项卡。把自动保存时间间隔设置为一个合适的值即可，如5(分钟)，设置的时间过短也会引起系统频繁保存的情况，降低编辑效率。 6、一次保存/关闭所有打开的文档   有时因为编辑文档的需要会打开多个文档，在退出时如果一个个的关闭比较麻烦，这时可以先按住Shift键后，再单击文件菜单，这时在该菜单中会多出 “全部关闭”和“全部保存”两个命令项，通过这两个命令项，就可以一次全部关闭或者全部保存所有打开的文档了。 7、改变文件保存位置 正常情况下，Word会把文件保存到C:\My Documents文件夹中，因为C盘是系统盘，有时系统会因为故障而重新安装，那么C盘中的数据有流失的危险。我们可以修改其默认保存路径，避免这个危险的发生。   单击工具菜单下的“选项”命令，单击在“选项”对话框中的切换到“文件位置”选项卡，在“文件类型”栏中选中“文档”项，然后单击“修改”按钮，在弹出的对话框中选择好要保存的路径即可。 8、改变默认保存文件类型 在Word默认情况下，会将文件存为Word默认的DOC格式。但是有的人可能会经常需要将正在编辑的WORD文档保存为其它格式，那么可以单击工具菜单下的选项命令，   在选项窗口中，单击“保存”选项卡，单击“将Word文件保存为”下拉框右边的箭头，在弹出的列表中单击自己想要的格式即可。 9、逆页序打印 word中的打印的默认方式是从第一页打印到最后一页，有时需要装订，再手工排列比较麻烦。在打印前只要先打开“工具”菜单下的“选项”，在选项对话框中的打印选项卡中勾选“逆页序打印”即可解决这个麻烦   word中的打印的默认方式是从第一页打印到最后一页，有时需要装订，再手工排列比较麻烦。在打印前只要先打开“工具”菜单下的“选项”，在选项对话框中的打印选项卡中勾选“逆页序打印”即可解决这个麻烦。 10、同一文档不同页面方向 如果要在同一篇文档中设置竖向和横向两种不同页面，可以先选下需要改变方向的文档，然后再打开“文件”菜单，单击“页面设置”命令，在弹出的 “页面设置”对话框中的“纸型”选项卡中设置页面方向，并在“应用 选项栏中勾选“所选文字”即可。 11、折页打印     打开文件菜单，单击页面设置命令项。在页面设置对话框中的页码范围栏中选择书籍折页，然后按确定。再打开打印对话框，在该对话框中勾选“手动双面打印”项，这样打印开始后，两个连续的页面就会被打印到同一张纸上，把这张纸对折起来，就可以像书一样的翻看。 12、打印到特殊大小纸张 如果需要打印到的打印纸超出了系统提供的范围，可以通过单击文件菜单下的页面设置命令项，在页面设置对话框中的纸张项里，选择自定义项，然后设置相应的长和宽即可。 13、转换为PPT 打开编辑好的WORD文档(最好以标题格式进行编辑，而且文档不宜太长)，然后单击文件菜单中的发送命令下的Microsoft Office PowerPoint项，在弹出的消息框中按确定，   原文档就会被以RTF格式另存，并将原文档中的宏信息也会被删除。最后会看到打开的PPT窗口。 14、合并表格 如果要把两个表格合并为一个表格，可以将两个表格一上一下放置，中间不能有文字或者其它，然后删除两个表格中多余的回车符，当两个表格中多余的回车符都被删除后，两个表格就会自动合并为了一个表格。 15、合并文档 1）复制粘贴 先打开文档1，然后打开文档2，在文档2中选择全部内容后，复制，再转到文档1，粘贴即可。 2）合并到打开文档 先打开文档1，然后单击工具菜单中的“比较并合并文档”项，在打开的对话框中选择好需要合并的文档后，若要在选定文档中显示比较结果，按合并按钮即可。   3）合并到当前文档 若要在当前打开的文档中显示结果，单击“合并到当前文档”。 4）合并到新文档 若要在新文档中显示结果，单击“合并到新文档”。 16、查找格式   单击编辑菜单中的查找项，打开查找替换项对话框，在查找替换对话框中的查找框中不要输入文字，单击高级按键，然后再单击格式按钮，在下拉列表中选择需要查找的格式，如字体、段落等。然后单击查找下一处按钮即可。 17、文档前后对照 对于同一文档，如果需要前后对照起来看，可以在浏览的时候，通过拖动右边滚动条滚动箭头上端窗格拆开按钮，把它分在两个窗格中。 18、在打印预览界面下编辑文档 在打印预览窗口中可以通过放大和缩小更有效地查看文档最终的打印效果，在查过程中如果发现有少许内容需要修改的话，没有必要关闭打印预览，可以单击打印预览工具条中的“放大镜”按钮，就可以在打印预览界面中直接编辑文档了。 19、文档结构图 如果你是以标题格式组织文档的，那么可以使用“文档结构图”快速浏览你的文档。在文档结构图中会列出文档中的标题。单击“文档结构图”中的标题后，Microsoft Word 就会跳转到文档中的相应标题，并将其显示在窗口的顶部，同时在“文档结构图”中突出显示该标题。 20、缩略图   在PowerPoint中缩略图功能特别强大，在WORD2003中也提供了这样的功能。打开文档，单击视图菜单中的缩略图命令项，在编辑窗口的左侧会出现所编辑文档每页的缩略图，如果想编辑或查看哪一页话，可以直接在列出的缩略图上单击，便会自动转到该页。 21、加密保存并删除隐私 单击文件菜单下的另存为命令，在另存为对话框中，按一下工具按钮，在弹出的下拉列表中选择“安全措施选项”，打开安全性窗口。     在打开权限和修改权限中输入密码，就可以按默认的加密方式进行加密文档，     如果你想设置密钥的长度，(默认是Office 97/2000 兼容，不可以设置密钥长度) 则要在加密类型中选择其它的类型。选好后按确定。 在安全性对话框中，勾选隐私选“保存时从文件属性中删除个人信息”项，那么保存后就可以消除文件属中的个人信息。 22、解除文档非法退出时的锁定 在WORD中，如果一个文档在编辑过程被非法退出，当重新打开这个文档时就会被提示只读锁定，如果不想以只读或者 通知 关于发布提成方案的通知关于xx通知关于成立公司筹建组的通知关于红头文件的使用公开通知关于计发全勤奖的通知 的方式打开的话。可以先把这个文档关闭(或者不打开它就可以了)，然后按“Ctrl+Alt+Del”键，打开Windows任务管理器，在进程选项中找到WINWORD.EXE这个进程，并将它结束就可以了。     23、修复文档 先用文件菜单中打开命令，在打开对话框中找到需要修复的文档，在该文档上单击后，单击打开按钮右边向下的箭头，在其下拉列表中单击打开并修复命令即可。 24、抢救未保存的文档 1）保存过 编辑文档过程，因为种种原因导致非法关闭计算机，如果你的文档已经保存过，那么当重新打开WORD的时候，就会出现如下图所示的情况，这时在文档恢复框就会列出恢复文件列表，只要在选定的恢复文件名上单击一下，就可以恢复到这个保存的文件处。     2）未保存 如果你的文档是新建的文档，且已经为系统自动保存过(只要在编辑文档的时间超过系统黩认的值10分钟，或者你设置过的值)，那么如果遇到非常退出的情况也可以找到。 先打开我的电脑，然后单击工具菜单下的文件夹命令项，打开文件夹选项对话框。单击查看选项卡，在高级设置中选择“显示所有文件和文件夹”，同时把“隐藏已知文件类型的扩展名”前的勾去掉。     确定后，在地址栏中输入：C:\Documents and Settings\xu\Application Data\Microsoft\Word     在这上文件夹中会列出带有asd 为扩展名的文件，这个就是没有来得及手工保存的文档。如果想恢复其中的内容，可以把它的扩展名改为DOC，然后用WORD打开即可。 25、首字下沉 在一些书籍中会有一些文字特别独立，在WORD中也可以做出这样的效果。     先选定要设置为下沉的文字，然后单击格式菜单下的首字下沉命令项，打开首字下沉对话框，在该对话框中选择下沉或悬挂，并设置好字体和下沉行数，及距正文的距离即可。 26、页面边框 单击格式菜单下的边框和底纹命令项，打开“边框和底纹”窗口，单击艺术型右边的按钮，从下拉列表中选择一个合适的造型，然后按确定。     27、不同的页眉页脚 在创建页眉或者页脚的时候，WORD会动把整个文档的页眉或页脚的内容都设置为相同的。如果需要在同一个文档中设置不同的页眉或页脚可以按如下方法进行： 1)手工设置 先设置好文档的页眉或页脚，然后将插入点隐去到需要重新设置页眉或页脚的页中起始处，单击插入菜单中的分隔符命令项，打开分隔符对话框，单选分节符类型中的“下一页项”然后按确定。     然后单击“视图”菜下的“页眉页脚”命令，输入新的页眉或页脚的内容。输入好后，在页眉/页脚工具条中，单击“链接到前一个”按钮，取消页眉/页脚与前一节的连接，这样就可以设置与前面不同的页眉/页脚了。   2)自动设置 我们也可以像有些书一样，设置奇偶页不同页眉/页脚。 单击文件菜单中的“页面设置”命令项，打开页面设置窗口，在页眉和页脚栏中勾选“奇偶页不同”。然后按一下“确定”。     然后再转到奇页或者偶页，就可以设置奇偶页不同的页眉或者页脚了。 28、去除页眉/页脚的下划线 在使用页眉/页脚的时候，系统会以默认的方式进行设置，通常会在页眉/页脚下面有一条横线，要想去掉这根横线，可以单击格式菜单下的“样式和格式”命令项，打开样式和格式对话框，在该对话框的“请选择要应用的格式”栏， (1)在其组合框中找到页眉项，并在上面单击，这时会在其右边会现一个向下的箭头，单击这个箭头，然后在下拉列表单击“删除”即可。 (2)在其组合框中找到正文项，并在上面单击即可。 29、文字动态效果 艺术字固然漂亮，可惜它是静态的，我们还可以在WORD中设置文字的动态效果。 先选定需要设置动态效果的文字，然后单击格式菜单下的字体命令项，打开字体对话框。     在文字效果选项中的动态效果中选择一个效果然后按确定即可。 30、稿纸格式 先单击文件菜单中的新建文件命令，选择本机上的模板项，打开模板对话框，在报告选项中     单击稿纸向导然后按确定。在弹出的稿纸向导在指引下，就可以制作出稿纸格式的文档了。 31、添加背景音乐 首先打开需要添加背景音乐的WORD文档，并单击视图菜单中的页眉页脚命令项，打开页眉页脚编辑，把插入点移动到页眉中。然后，单击插入菜单中的对像命令，打开对像窗口。 在对像窗口中单击“Windwos Media Player”然后单击确定。在WORD文本编辑区中出现的Windwos Media Player对像上右击，并单击快捷菜单中的属性命令。单击属性中的自定义项。     在弹出的Windwos Media Player属性窗口中通过浏览按钮设置好MP3文件的名称和位置，把控件布局的模式设置为Invisible，音量设置为最大，播放计数设置一个比较大的值，如500,然后按确定，并对文档进行保存即可。当下次打开该文档的时候，就可以听开音乐了。 32、页码美化 如果想在文档中插入诸如：本文共有XXX字这种格式，那么可以先输入“本文共有：”，然后使用插入菜单中的域命令项，打开域对话框，在域对话框的类别中选择NumChars，最后按确定。     这时，在“本文共有：”的文字后面就会有一个数字，如果以后需要重新统计一下文档中的文字数量，可以在这个数字上右击，然后单击快捷菜单中的“更新域”命令项，即可以重新统计并得到新的结果。 33、计算表格数据 在WORD中经常会用到表格来录入数字与要进行计算，大家都知道在EXCEL中进行数值计算比较快捷，其实在WORD中进行数据计算也是很方便。 1)计算行或列中数值的总和 先单击要放置求和结果的单元格，然后单击“表格”菜单中的“公式”命令项，打开公式对话框。     如果选定的单元格位于一行数值的右端，Word 将建议采用公式 =SUM(LEFT) 进行计算。如果该公式正确，请单击“确定”按钮。 如果选定的单元格位于一列数值的底端，Microsoft Word 将建议采用公式 =SUM(ABOVE) 进行计算。如果该公式正确，请单击“确定”按钮。 2)其他计算 先单击要放置计算结果的单元格，再单击“表格”菜单中的“公式”命令。如果在公式对话框中列出的公式并非是你需要的，先把它从公式框中删除。(最好不好删除等号，如果删除了等号，请重新插入)     在“粘贴函数”框中，单击所需的公式。并在公式的括号中键入相应的数值或单元格引用，在“数字格式”框中选择数字的格式。 34、文字排序 在WORD中，如果要对一些文字进行排序，诸如对人名进行排序， 先建立一个列数为1，行数为N的表格(N需要根据实际情况确定)，然后把名单输入到单元格中，每格输入一个，以把它们先输入到表格中，     然后选中这列文字并单击表格菜单中的排序命令项，打开排序对话框，在该对话框中设置好排序的关键字，排序类型，排序方式后，按确定键即可。 最后，再使用表格与文字的转换功能将表格中的文字转换出来。 35、个性工具栏 工具提供了十分快捷的操作方式，但系统提供的工具栏并不一定符合自己的需要，这时我们可以自己制定工具栏。 在工具栏的空白处右击，在弹出的快捷菜单中单击自定义命令项。打开自定义对话框，这时，工具栏就会处于被编辑状态，你可以把不需要的工具按钮直接从工具栏中拖走，然后再命令类别中找到需要的命令类别，并把包含在它中的命令项拖入到工具的相应位置，最后在按一下关闭按钮即可。 36、去除自动更正功能 在WORD中提供了“自动更正”的功能，若要自动 检测 工程第三方检测合同工程防雷检测合同植筋拉拔检测方案传感器技术课后答案检测机构通用要求培训 和更正键入错误、错误拼写的单词和不正确的大写，就可以使用它。 但有时，这个功能让人感觉挺麻烦的，那么可以这样把它关闭掉。     如果要关闭“自动更正”功能，先单击“工具”菜单上的“自动更正选项”，在打开的自动更正对话框中清除“键入时自动替换”复选框。 37、绘图网格调整 38、WORD宏篇 对于宏来说，可以把它看成一段Visual Basic程序代码，它可以像摄像机一样，把你的操作记录下来，应用于更多类似要求的文档。 1）创建宏 要创建宏，既可以使用宏记录器录制一系列操作，也可以在 Visual Basic 编辑器 中输入 Visual Basic for Applications  代码来创建宏。 1)先单击“工具”菜单中宏”下面的“录制新宏”命令项。在“宏名”框中，键入宏的名称。 在“将宏保存在”框中，单击将保存宏的模板或文档。 在“说明”框中，键入对宏的说明。 如果不希望将宏指定到工具栏 、菜单 或快捷键 ，请单击“确定”开始录制宏。 若要将宏指定到工具栏或菜单，请单击“工具栏”，然后单击“命令”选项卡。在“命令”框中，单击正在录制的宏，然后将其拖动到需指定到的工具栏或菜单。单击“关闭”，开始录制宏。 要给宏指定快捷键，请单击“键盘”，在“命令”框中单击正在录制的宏，在“请按新快捷键”框中键入所需的快捷键，然后单击“指定”。单击“关闭”，开始录制宏。 2)执行要包含在宏中的操作 录制宏时，可以使用鼠标单击命令和选项，但不能选择文本。必须使用键盘记录这些操作。例如，可以使用 F8 来选择文本，并按 End 将光标移动到行的结尾处。 3)要停止录制宏，请单击“停止录制”。 4）运行宏 单击“工具”菜单中“宏”中的“宏”命令。在“宏名”框中，单击要运行的宏 的名称。如果该宏没有出现在列表中，请在“宏的位置”框中选择其他的文档、模板 或列表。单击“运行”按钮。 注意：宏可能包含病毒，因此在运行宏时要格外小心。 3）删除宏   (1)删除单个的宏 单击“工具”菜单中“宏”的“宏”项。在“宏名”框中单击要删除的宏 的名称。 如果该宏没有出现在列表中，请在“宏的位置”框中选择其他文档或 模板 。单击“删除”按钮。 (2)删除宏方案 单击在“工具”菜单中，“宏”中的“宏”。单击“管理器”按钮。在“宏方案项”选项卡上，单击要从任一列表中删除的宏方案 ，然后单击“删除”。 39、做简单的翻译器 在日常应用中难免会遇到一些英文单词的意思不是很清楚，那么有没有必要安装一些翻译软件或者携带一本词典呢？其实，完全没有必要，在WORD中已经内置了翻译的功能。     Microsoft Office 2003 使用本地和联机双语词典和网上机器翻译来提供翻译服务。通过使用双语词典，可以翻译单个单词或短语。但是，网上的机器翻译服务可以翻译词组、段落或整个文档。 如果要翻译某个特定的单词，可按住 Alt 并单击单词。结果显示在“信息检索”任务窗格中的“翻译”下。 如果要翻译某个短句，可选择该短句，然后按住 Alt 并单击选定内容。结果显示在“信息检索”任务窗格中的“翻译”下。 如果翻译整篇文档，可在“信息检索”任务窗格中的“翻译”下，单击“翻译整篇文档”。文档的翻译将显示在 Web 浏览器中。 如果要翻译某个单词或词组，可在“搜索”框中键入该单词或词组，然后单击“开始搜索”。 40、校对文档用语音 单击工具菜单中的语音命令项，在弹出的“欢迎使用Office 语音识别”对话框中单击下一步，并按要求完成麦克风的配置，如果没有麦克风可以稍等一会，然后直接按下一步或者取消。最后按一下完成即可。     在打开的语音栏中单击右下角那个向下的小箭头，在弹出的列表框中选择朗读文本项，把朗读按钮添加语言栏中去。     在要朗读文本的时候，可以先选中文字，然后单击这个“朗读文本”按钮即可。 41、让Word也有一个“收藏夹” IE中有一个收藏夹，用起来很方便吧，如果希望在Word中也打造这样的收藏夹，以便把当前文档收藏起来，可以这样操作： 单击“工具”菜单下的“自定义”，在弹出的窗口中点击“命令”选项卡；然后在“类别”栏中选择“内置菜单”，在“命令”栏选择“工作”(图5)，将它拖到工具栏上，现在就有了一个“工作”按钮。 图5 以后如果要收藏当前正在编辑的文档，只要点击“工作”按钮下的“添加到工作菜单”就行了。 42、能英汉双向翻译 遇到不认识的英文单词，想查一下它的中文含义？或者想了解某个中文词语在英文中如何翻译，可以在Word中单击菜单“工具→语言→翻译”，打开英汉汉英词典(图6)，在“搜索”下输入要查的词语，然后在下面选择“将英文翻译成中文”或者相反操作，在“双语词典”下就能看到翻译结果了。 图6 小提示：按“Alt+Shift+F7”组合键也能打开英汉汉英词典。如果系统提示需要你安装语言翻译功能，把Office 2003安装光盘放入光驱，然后按照提示安装该功能。 43、给词语快速添加注解 我们读文言文时会发现，在一页下面一般有词语的注解，如果想在Word中也添加这样的注解，可以这样做：光标定位于需要注解的词语之后，单击菜单“插入→引用→脚注和尾注”，在弹出的对话框中， 设计 领导形象设计圆作业设计ao工艺污水处理厂设计附属工程施工组织设计清扫机器人结构设计 脚注或尾注的位置、编号格式等，然后点“插入”即可输入注解内容了 44、公历、农历双向转换 Word中还能把公历日期自动改成农历，或者把农历日期改为公历，方法如下：鼠标指向公历日期(例如2005-8-21)，点击智能标记按钮，然后选择菜单(图7)中的“改成农历显示”即可。要把农历日期改为公历，操作方法与此类似。 图7 45、变成中文大写金额 Word中能把数字转换成中文大写金额，方法是：输入数字(例如56789)，然后选择该数字，单击菜单“插入→数字”，在弹出的对话框中(图8)，选择“数字类型”下的“壹、贰、叁……”，单击“确定”，数字56789就变成了“伍万陆仟柒佰捌拾玖”。 图8 46、轻松打印条形码 办公时需要打印条形码，你可以这样操作：在Word中单击菜单“视图→工具栏→控件工具箱”，然后点击“其他控件”，在弹出的列表中选择“Microsoft BarCode Control 9.0”，在文档中就插入了条形码控件；如果没有Microsoft BarCode Control 9.0，应该放入Office 2003光盘安装该控件。 接下来右击条形码控件，选择“属性”选择条形码的样式(有11种样式)，退出后就能输入条形码了；最后点击工具栏里的“打印”按钮，条形码就打印出来了。 47、在Word中输入英语音标 引:在系统默认的字体中是找不到音标的。建议你安装金山词霸，或者将金山词霸的安装盘中的\Xdict\ksphonet.ttf文件安装到系统中；之后在Word 中选择“插入→符号”打开“符号”对话框，在字体项里选“Kingsoft Phonetic Plain”， 朋友们常常需要在Word文字编辑中输入英语的音标，但不知从哪里才能找到它们。  在系统默认的字体中是找不到音标的。建议你安装金山词霸，或者将金山词霸的安装盘中的\\Xdict\\ksphonet.ttf文件安装到系统中；之后在Word 中选择“插入→符号”打开“符号”对话框，在字体项里选“Kingsoft Phonetic Plain”，就可在下面的列表中发现需要的音标符号。 48、Word 2003中的文字也可以任意旋转 1、插入文本框后，把文本框中的文字设置好格式，右键单击文本框的边框，在弹出的快捷菜单中选择“设置文本框格式”，在设置“文本框格式”对话框中选择“颜色与线条”选项卡，在“线条”项中的“颜色”下拉列表框中选择“无线条颜色”，然后点“确定”退出。(如图1和图2) HYPERLINK "http://soft.yesky.com/syscore/343/465343d.shtml" \t "_blank" INCLUDEPICTURE "http://soft.yesky.com/imagelist/2007/044/1zqy66qv48tws.png" \* MERGEFORMATINET 2、再次右键单击文本框的边框，左键单击“剪切”把文本框内容送入剪切板。 3、单击“编辑”→选择性粘贴，在“选择性粘贴”对话框中选择“图片(Windows图元文件)”或图片(GIF)、图片(PNG)、图片(JPEG)中任意一种格式，不能选“MS Office图形对象(选它接下来不能直接旋转)和图片(增强型图元文件)(选它旋转时会把文字转丢)，最后点“确定”。拖动“文本框”上方的“自由旋转控制点” 就可以旋转“文本框”了。(如图4) 右键单击旋转后的“文本框”，左键单击“设置图片格式”，在“设置图片格式”对话框中选择“版式”选项卡，在“环绕方式”项中选择“紧密型”，点“确定”退出，这样再移动该“文本框”时就方便多了，且使版面设计更加人性化。(如图5) HYPERLINK "http://soft.yesky.com/syscore/343/465343d_4.shtml" \t "_blank" INCLUDEPICTURE "http://soft.yesky.com/imagelist/2007/044/vr99t405rlzos.png" \* MERGEFORMATINET 49、修改Word 2003默认设置 1）默认图片环绕方式 在Word中插入或粘贴的图片环绕方式默认为“嵌入型”，在这种环绕方式下图片既不能旋转也不能拖动移位，插入图片经常还需要将版式调整为“四周型”再进行处理。其实我们可以把默认设置改成“四周型”，具体的操作方法：依次选择“工具→选项”菜单命令，在出现的对话框中选择“编辑”选项卡，单击“图片插入/粘贴方式”下拉列表，从中选择“四周型”项，最后单击“确定”按钮 2）对象的精确调整 相信不少人都知道，在Word中按住Alt键拖动可以对选中对象进行精确调整。其实只要进行一些简单设置，即使不按住Alt键直接拖动也可以进行精确调整。 依次选择“绘图”工具栏的“绘图→绘图网格”命令(默认位于Word窗口下方)，在弹出的“绘图网格”界面中取消勾选“对象与网格对齐”复选框或将“水平间距”和“垂直间距”都设置为“0.01”(如图1)，再单击“默认”按钮，在提示“是否更改网格线的默认设置?”时单击“是”按钮。这样以后在Word中直接拖动就可以精确调整了。 图1 “绘图网格”界面 如果你只需要在当前文档中进行直接拖动微调，而不想彻底改变默认设置，那么修改后不要单击“默认”按钮。 3）告别绘图画布 在Word 2003中绘图画布会在每次插入自选图形或文字框时自动出现。虽然按Esc键可以暂时让绘图画布消失，但总觉得太麻烦，其实我们可以通过以下方法来取消：依次选择“工具→选项”菜单命令，在出现的对话框中选择“常规”选项卡，取消勾选“插入‘自选图形’时自动创建绘图画布”复选框，最后单击“确定”按钮即可。 4）自选图形的默认格式 默认插入的自选图形格式为0.75磅黑色连线、白色填充，如需更改默认格式，可通过以下方法设置：首先画一个自选图形，然后鼠标右击，在弹出的快捷菜单中选择“设置自选图形格式”命令，在出现的对话框中选择“颜色与线条”选项卡，在其中自定义设置“线条”和“填充色”，设置完毕后单击“确定”按钮。最后，再次右击自选图形，选择“设置自选图形的默认效果”命令即可。 5）启动时打开常用输入法 通常只要一打开Word 2003就会自动切换到“微软拼音输入法”，如果你惯用的不是这种输入法恐怕就会觉得很困扰了。能不能让Word启动时自动打开我们惯用的输入法呢?这其实并不难做到。 依次打开“控制面板→添加或删除程序”，从列表中找到“Microsoft Office Professional Edition 2003”项并单击“更改”按钮。在Office 2003安装窗口中点选“添加或删除功能”单选项并单击下一步，接着勾选“选择应用程序的高级自定义”复选框再单击下一步，从中间的列表中依次展开“Microsoft Office→Office共享功能→中文可选用户输入法→微软拼音输入法 2003”，单击“微软拼音输入法 2003”前的按钮选择“不安装”(如图2)，单击“更新”按钮。等安装完成以后再进入Word时出现的就不是微软拼音输入法了，而是输入法列表中排在首位的中文输入法。最后只要让常用的输入法排在首位即可。 如果你不希望Word在启动时自动打开中文输入法，那么还有另一个更简单的办法可以使用。依次选择“工具→选项”菜单命令，在出现的对话框中选择“编辑”选项卡，取消勾选其中的“输入法控制处于活动状态”复选框即可。 6）按像素显示图形尺寸 Word中的图形都是按厘米为单位来计算的，如果经常需要把Word中的图形转换成图片，你可能更喜欢采用像素的形式来显示图片的尺寸，具体的操作方法：依次选择“工具→选项”菜单命令，在出现的对话框中选择“常规”选项卡，勾选其中的“为html功能显示像素”复选框即可实现。若取消勾选“使用字符单位”复选框，还可以使本来用字符或行高显示的数据变成按厘米来计算，比如：绘图网格的设置窗口。 50、多栏设置页码 以下方法是针对一页分为两栏，也就说，一页中有两部分的内容，分别为它们添加上页码。 1.单击“视图”菜单下的“页眉和页脚”切换至第一页的页脚。 2.在与左栏对应的合适位置连续按两下“Ctrl+F9”键，出现两个大括号“{{}}”。 3.然后在“{}”中输入字符，形成这个样子：{={page}*2-1} (注意用英文状态，输的时候“{{}}”不用再输，用原有的)。 如果只要显示页码，左栏就输成：{={page}*2-1}右栏：{={page}*2};如果要显示成：第x页或- * -，左栏就输成：第{{}}页 –{{}}- 4.完成后选中“{={page}*2-1}”单击鼠标右键选择快捷菜单中的“更新域”。 5.在与右栏对应的合适位置输入“第页”将光标插在两字中间，连续按两下Ctrl+F9键，出现两个大括号“{{}}”。然后在大括号“{}”中输入如下字符“{={page}*2}”。 6.完成后选中“{={page}*2}”，单击鼠标右键选择快捷菜单中的“更新域”(图1)。 HYPERLINK "http://soft.yesky.com/TLimages/picview/?/imagelist/2007/189/7qekn82cfz5c.jpg" \t "_blank" INCLUDEPICTURE "http://soft.yesky.com/imagelist/2007/189/7qekn82cfz5cs.jpg" \* MERGEFORMATINET 如果你的文档分为三栏，并要在每栏下显示页码，可以将“第页”之间的域代码修改为“{={page}*3-2}、{={page}*3-1}”和“{={page}*3}”(更多分栏时同理)。 再按上面介绍的方法更新域，即可显示各栏的正确页码。若要在更新域后修改域代码，可以将其选中，单击鼠标右键，选择快捷菜单中的“切换域代码”命令，即可显示出域代码。 如果一页分三栏，则公式分别是：{={page}*3-2}{={page}*3-1} {={page}*3} 对应的值分别是： 123 小技巧：页码设置到合适位置 在页面设置中调整好页脚的位置→页面设置→页脚 调到1.5厘米左右(根据自己的实际调切换到页脚位置：视图→页眉和页脚(h)。插入一个行不大于1厘米 和页面等宽的 1×2 表格(表格两列要相等)，并使表格内文字全部居中，在左栏中间执行上面3，右面执行5。 51、插图编号 假设写了一篇300页的文档，里面的各种插图也超过100张了，在写的时候，插图已经被标上了“图1”、“图2”之类的标号。但BOSS看过后告诉你，有两张图之间还需要插入一张图。这可好，新插入一张图后，后面所有图的标号都要顺延1了，如果是在文章末尾插入新图，那工作量还小一些；但如果是在文章开头处新插入，呵呵，有得忙了。 另一种情况，假设在写一篇文章，里面很多表格。最后如果希望在文章末尾为所有表格创建一个索引，这样读者根据索引可以用页数定位到相应的表格，你会怎么做?直接手工创建索引吗?那如果文章后期还要编辑，页码发生了变动，难道再挨个更新页码? 如果在文章的正文中需要引用，例如“如果想了解有关xxx的详细信息，请参考本文第x页xxx节的相关内容”，这时候你会怎样做?手工创建索引?那以后如果页数变化了，或者章节的编号名称变化了，难道再挨个手工更新? 呵呵，Word虽然让文档的处理工作简化了不少，但如果你对Word不够熟，可能依然会做很多重复性的工作。我以前就被这些问题困扰着，直到现在了解了Word的题注和交叉引用功能，呵呵，茅塞顿开。原来我以前都是在抱着金碗要饭呢。好的方法自然要给大家介绍一下了。这些技巧适合Word XP/2003/2007等几乎所有较新的版本，只不过可能在细节上有所不同。下文会以Word 2007为例进行介绍。 图片、表格等元素的插入 在很多文档中，都要求在插入了图片或者表格后还要显示相应的标号以及一些简短的描述，例如这样： HYPERLINK "http://www.yesky.com/syscore/134/500134d.shtml" \t "_blank" INCLUDEPICTURE "http://www.yesky.com/imagelist/2007/185/2os0fcay6ty6s.jpg" \* MERGEFORMATINET 这时候最笨的方法就是在插入图片或者表格之后，另起一行，然后设置和图片或表格同样的对齐方式，然后手工输入所有信息。试试看这样做吧： 对于图片，将图片插入文档后，用鼠标右键单击图片，选择“插入题注”，随后可以看到下图所示的界面。 首先，在“题注”一栏显示的是插入后的题注的内容。“标签”下拉菜单可以用于选择题注的类型，例如如果插入的是图片，可以选择“图表”，或者根据插入的内容类型选择“表格”，“公式”。如果觉得Word自带的几种标签类型不太贴切，单击“新建标签”按钮即可新建自己需要内容的标签。随后可以在“位置”下拉菜单选择题注出现的位置，可选的位置是项目的上方或下方，可以根据世纪需要选择。经过上述简单的设置，单击“确定”，Word就会自动为我们创建好题注。 如果是表格需要插入题注，只需要选中整个表格，然后用鼠标右键单击，会出现同样的选项 为什么要这样做?这样做比手工输入还麻烦，有什么必要?其实就是上文提到的第一个例子。如果你创作的是短文档，页数不超过10页，其中没有插图或者只有很少的插图，确实没必要这样做。但如果有上百张插图，如果日后需要在两张图片中增加图片，那么只要所有图标都使用题注的方式进行了标识，那么新插入的图片以及后面图片的题注中的图片编号都会被自动更新。也就是说，如果在“图10”前面插入了一张图片，那么原来的“图10”就会自动变为“图11”，后面的图片一样会自动更新。 52、元素的交叉引用 如果我在写文档的时候需要提及某个内容，例如“如果想了解有关xxx的详细信息，请参考本文第x页xxx节的相关内容”，这时候方便起见可以使用交叉引用功能。如果在介绍Windows的安全性时提到了Windows安全中心，那么正常情况下，我应该在这里添加一句“关于安全中心的详细信息，请参考本书第x页xxx节的内容”。因为随着编辑，书稿中每部分内容的页数以及节编号都有可能发生改变，因此直接手工输入就是一个最笨的办法。这时候可以使用交叉引用。在正文中输入了“关于安全中心的详细信息，请参考本书第”字样后，打开Word 2007的“插入”工具栏，然后单击“交叉引用”按钮，随后可以看到下图所示界面。 HYPERLINK "http://www.yesky.com/syscore/134/500134d_2.shtml" \t "_blank" INCLUDEPICTURE "http://www.yesky.com/imagelist/2007/185/t205mcvdbg30s.jpg" \* MERGEFORMATINET 因为我要引用的是本文档中其他段落的标题和页数，因此首先需要在“引用类型”下拉菜单中选择“标题”，接着本书的所有标题都会出现在下面的列表中(这种列表仅适用于通过样式创建的具有结构的标题)。接着，因为需要先显示被引用内容的页数，因此在“引用内容”下拉菜单中选择“页数”，插入一个交叉引用。随后，紧接着输入一个“页”字，然后再次插入一个内容为“标题文字”或者其他内容的交叉引用。这样，引用好的内容就变成下面这样了： HYPERLINK "http://www.yesky.com/syscore/134/500134d_3.shtml" \t "_blank" INCLUDEPICTURE "http://www.yesky.com/imagelist/2007/185/3c7094bb7r9ks.jpg" \* MERGEFORMATINET 注意图中灰色背景的内容，这就是交叉引用的“域”。这些内容会随着文档结构的变化产生变化。例如，如果在插入这个引用的时候，安全中心一节的内容位于文档的36页，同时章节编号和名称是“1.4 安全中心”，但经过编辑这部分内容被放到了文档的46页，章节编号和名称变成了“1.5 Windows安全中心”，那么所有通过这种方法插入的交叉引用的页数和章节名称也会自动发生变化。或者我们可以用鼠标右键单击这些灰色区域，选择“更新域”，强制进行手工更新。 53、创建图表目录 上题文档编写完了，我们还需要在文档的末尾对文中出现的所有图片和表格或者其他内容列一个目录出来，方便读者的快速定位，这时候，如果你的图片或表格都按照上文介绍的方法添加了题注，那么解决起来很简单。 将鼠标插入点放置在需要创建图片或表格目录的位置，打开Word2007的“引用”工具栏，单击“插入图表目录”按钮，随后可以看到下图所示的对话框。 HYPERLINK "http://www.yesky.com/syscore/134/500134d_4.shtml" \t "_blank" INCLUDEPICTURE "http://www.yesky.com/imagelist/2007/185/zemv56x97wbis.jpg" \* MERGEFORMATINET 首先，从“题注标签”下拉菜单中选择你要创建索引的内容对应的题注，例如“图表”、“图”，或者其他你按照上文方法插入的题注，然后选择好其他选项，并单击确定，呵呵，搞定收工 54、调整行序 用Shift+Alt+上(或下)方向键能够调整文档中段落的顺序，也可以调整Word表格中的行序。方法是：将插入点置于要调整行的任意一个单元格内(或行尾段落标记前)，按下Shift+Alt键，然后按上下方向键，按↑键可使该行在表格内向上移动，按↓键可使该行向下移动。具体效果请看动画1。 拖拽行或列时压SHIFT 55、单栏多栏混排 通过设置分栏格式，就可以轻松实现一栏与多栏混合出现在同一文档中。例如，有时我们写一篇文章，先有一段介绍文字是一栏的，介绍完了之后就出现两栏或多栏的文本，在最后再加一段一栏的小结，在一些文摘类杂志中经常遇到这种情况。 下面我们就来看一下如何实现一栏的段落与多栏文本的混合使用。 1.在Word中新建一文档后，先输入一段介绍性文字，如图1所示。 HYPERLINK "http://soft.yesky.com/syscore/75/463075d.shtml" \t "_blank" INCLUDEPICTURE "http://soft.yesky.com/imagelist/2007/033/11p419sc37a4s.JPG" \* MERGEFORMATINET 图1 2.将插入点定位到这一段落下方，然后选择菜单命令“格式|分栏”。 3.在“分栏”对话框中选择想要分成的栏数，例如“三栏”，然后在“应用于”右侧选择“插入点之后”，如图2所示。如果需要在栏与栏之间加分隔线，则选中复选框“分隔线”。设置完毕单击“确定”按钮。 图2 4.输入将要出现在分栏中的文字，如图3所示。 HYPERLINK "http://soft.yesky.com/syscore/75/463075d_2.shtml" \t "_blank" INCLUDEPICTURE "http://soft.yesky.com/imagelist/2007/033/d910nytm7g03s.JPG" \* MERGEFORMATINET 5.将插入点定位到分栏文字结尾处下方，然后选择菜单命令“格式|分栏”。 6.在“分栏”对话框中选择“一栏”，在“应用于”右侧选择“插入点之后”，如图4所示，然后单击“确定”按钮。 图4 7.继续输入最后一段小结文字，如图5所示。 HYPERLINK "http://soft.yesky.com/syscore/75/463075d_4.shtml" \t "_blank" INCLUDEPICTURE "http://soft.yesky.com/imagelist/2007/033/4d1hs8zj3gkjs.JPG" \* MERGEFORMATINET 图5 这样就轻松实现了在同一文档中一栏与多栏文字并存的格式 56、分节后重复页码的打印 Word文档经过分节后，如果编制了重复页码，打印时问题就出现了。例如，前两节均有编号为“3”-“10”的页码，当需要仅仅打印第二节的3-10页时就会遇到难题，因为在“打印”对话框中的“页码范围”框中输入“3-10”，打印的只会是第一节的内容。 当然我们可以用“打印当前页”来解决问题，但如果打印的内容较多，这种方法就显得太笨了。其实，微软早准备好了解决之道，不过并不广为人知罢了。在“打印”对话框中的“页码范围”框中，可以输入“P+数字”+“S+数字”的组合，前者表示页码，后者表示节号，用来指定需要打印的某节的特定页。例如，要打印第2节的第3页和第3节的2到4页，可以在页码范围框中输入“P3S2,P2S3-P4S3”；要打印整个第二节，可键入“s2”；要打印从第2节第3页到第3节第4页间的所有页，可键入“p3s2-p4s3”，如图所示。 HYPERLINK "http://soft.yesky.com/TLimages/picview/?/imagelist/2007/024/4y6k4zi3kzw2.jpg" \t "_blank" INCLUDEPICTURE "http://soft.yesky.com/imagelist/2007/024/4y6k4zi3kzw2s.jpg" \* MERGEFORMATINET 几点说明： 1.字母P、S大小通用，分别是Page和Section的第一个字母。 2.Word打印时特定页时，只能识别page域插入的页码，手动添加的非域页码无法识别。 3.在“页码范围”框中输入“p+数字”，则只打印文档中的第一个具有该页码的页，其他节中具有相同页码的页不被打印。 4.打印同一节内的某几页，代码可以简化，如打印第3节的2-4页，可以键入“P2S3-P4S3”，也可以简化为“P2S3-P4”。 57、Word里利用填充效果把图片裁剪成异形 在Word文档中，如果想把图片裁剪成异形，可以通过图形的“填充”效果来实现。 1、先准备好需要裁剪的图片：通过图像处理软件，将需要裁剪下来的部分调整到图片的中央部位。 2、进入Word中，利用“绘图”工具栏上的相关按钮，根据裁剪的需要，在文档中绘制出一个封闭的异形图形。此处，为了方便，我们直接用“云形标注”自选图形来操作(如图1)。 3、在“云形标注”自选图形边缘处双击鼠标，打开“设置自选图形格式”对话框(如图2)。 4、按“填充”“颜色”右侧的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，选择“填充效果”选项，打开“填充效果”对话框(如图3)。 5、切换到“图片”标签下，通