【word】 高校秘书档案意识缺失与对策的思考

【word】 高校秘书档案意识缺失与对策的思考 高校秘书档案意识缺失与对策的思考 学术研讨缸稽技2007年第10期 ._-_I— Cj 同校秘书档案意识缺失与对策的思考 赵保全?潘利梅? (?中国矿业大学?中国矿业大学文法学院) 摘要秘书工作与档案工作有着密切的关系,秘书人员对于作好档案管理工作有着不可推卸的责任因此,强化秘书人员 的档案意识.充分发挥高校档案效用,对于做好办公室工作,推动高等教育事业的全面发展,具有十分重要的意义 关键词高校秘书档案意识强化 高佼档案是学校的宝贵财富,具有凭证,参考和借鉴作片{,是 高校管理工作的一项重要内容JJu强档案的收集,整理,利用和保 护工作,促进办公室特别是秘书工作的展,为学校的改革和发展 服务,推动高等教育事业的全皿进步,是高校办公室秘书工作人员 应有的职责., 1办公自动化条件下,秘书与档案工作结合密切 随着信息迅速发展和办公自动化进程不断JJu快,档案作为高 校建设和发展的重要信息资源,其潜在价值和重要作用更JJu凸 现.许多高校依托校园办公网络进行文件处理等工作.使得秘书 人员与档案工作结合更JJu紧密.与此同时,秘书人员角色已悄然 发生变化,集文书制定者和档案管理者十一身,除了承担传统的 文书处理工作,参与和协助档案管理已成为他们的工作职责之 0 秘书工作与档案工作尽管是两种不同性质的工作,但就具体 工作而言,这两项工作却存在密切的联系.秘书工作中形成的各 种材料,经过一定的程序,其中大部分会转化成档案,成为档案 工作管理的对象现代秘书学研究认为,公文材料立卷归档属-r 公文处理的工作范畴,应列入秘书人员工作范畴.不少基层单位 }II于人手所限.一些秘书人员也兼有档案管理的任务从长远来 看,随着办公现代化程度的提高,秘书工作与档案工作之的距 离越来越小,在汁算机普遍用于机关文件处理以后,秘书人员形 成和处理的文件将}}I计算机直接进入档案管理系统秘书也是收 集档案的最佳人选,高校秘书参与校务,做好参谋,当好助手, 在上情下达和下情上送的工作中.广泛接触各种工作材料,对本 单位情况了解较为全面,对文件材料价值判断较为全面,准确, 有利十作好归档所需材料的收集和整理工作.档案工作必须在承 接秘书工作成果的基础上来)l:展自’己的业务,同时通过提供档案 信息为秘书工作服务,对十提高秘书工作质量起着重要的推动作 用.秘书人员在起草文件,总结经验,准备材料,为领导决策当 好参谋时,经常需要查阅,利用有关档案材料.通过管理或查找 利用档案,能够及时发现,改进工作中存在的问 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 ,有助于使秘 书工作向着 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 化方向迈进. 综上所述,秘书工作是档案管理工作的基础,秘书人员对做好 档案管理工作有着重要的推动作用;档案工作能够服务,改进和提 高秘书人员工作质量.因此,在新时期办公自动化条件下,秘书人 员与档案工作关系更为密切. 2高校秘书档案意识的缺失及其表现 作为高校各级领导的参谋与助手,形成并保管好档案,用好档 案,是高校秘书人员做好本职工作的基本要求和根本保证.在实际 工作中,由于文秘工作和档案工作实施分块管理制,文秘人员档案 意识淡薄,档案人员也很少考虑文秘工作,客观上拉大了两者之问 的距离,并在工作衔接过程中常常出现脱节.主要表现在许多秘书 人员过多注重文件的现行效用,只关心文件的内容,办理过程及结 果,而缺少一种档案工作意识,特别是归档意识差,利用效率差, 法律意识,保密意泌差. 上述秘书档案意的缺失,直接影响着档案管理的质量实际 工作中,许多秘书认为档案工作与己无关.不愿意甚至拒绝配合做 好档案收集工作.出于秘书人员业务水平所限,行文质量不高,文 种,格式不规范,形成过程过乱,涂改过多,直接影响立卷质量, 同时增加了档案管理的困难,影响了提供利用的效果许多文件错 用和生造文种,缺少秘级,署名,编号,用印等要素,给档案的编 目工作带来困难,还有许多文件不按规定使用纸张,书写材料,JJu 大了归档工作量,浪费了大量的时问和资金.长期以来,由于一些 秘书不清楚档案管理工作的内容和要求,造成许多文件材料从载体 到内容都不能满足档案管理的要求.许多秘书利用档案意识差,只 是把它当作一种历史凭证,不主动查找,利用档案服务自身工作, 使档案应有的功能大为缩减. 3提高秘书人员档案意识的相关对策 无沦是做好目前工作的需要,还是适应教育信息化的发展趋 势.档案意识都是秘书人员所应具备的专业素质.所以,在秘书人 员中提倡和培养档案意识,不仅有利于提高机关档案工作的水平, 而且对十高校秘书工作的开展也具有重要的意义. (1)秘书人员必须充分认识档案的重大价值,明确档案工作 的意义,摆好档案工作的位置.为做好这项工作,这就要求秘书人 员在实践中能够JJu强学习,掌握与档案有关的基本知识和技能,不 断总结经验教洲,提高文书处理能力.即对拟文,发文,收文,办 文,立卷,归档等文书运行各阶段工作的办理能力,这对档案的产 生,档案的价值及档案的利用,都具有非常直接的影响. f2)以敏锐的目光,负责任的态度和奉献精神搞好档案工 作,随时随地注意档案资料的积累和收集.秘书人员所处的位置特 殊,接触碰广,接收的信息量大,有利于做好档案工作.因此,秘 书人员在工作中,一方面要主动地有意识地将已办理完毕而又具有 利用价值的文书尽量收集齐全.并按照文书形成过程中的规律进行 立卷,归档.使之既反映本单位本系统活动的历史面貌,又便于今 后查找利用.对经手的文件材料和音像资料要进行认真的分析,鉴 别,筛选,整理,按规范化的要求编目,归档.要注重档案形式和 载体的多样性,多形式,多载体积累档案信息.不要仅限于文字材 料.1fl『且应将与档案有关的公文,电报,薄册,图表,技术文件, 会议记录,出版物原稿,印模,照片,影片,录音带,录像带,电 子文档等多种载体收集整理,以备查考利用.另一方面,秘书人员 要主动保护文书原件不受损坏.并确保有密级的文书不丢失,不泄 露,从而使立卷的文书达到数量完整与实质完整,实体安全与机密 安全的统一. (3)主动做好档案利用工作,为领导决策和高校教学,科 研事业服务,充分发挥档案潜在的功效.高校秘书人员作为文件 材料的形成者和第一归集人,更应该充分认识档案的价值,积极 利用档案为本职工作服务.秘书人员在协助领导决策和开展机关 日常工作中,要养成善于利用档案的好习惯:?在领导决策过程 中,秘书人员应通过档案资料为领导决策提供依据和咨询资料, 促进领导决策科学化;?在处理矛盾和问题过程中,秘书人员应 凭借有关档案信息,为领导出主意,想办法,帮助领导当机立 断,妥善解决工作中遇到的矛盾或问题;?注意开发档案资源, 高效利用.秘书人员应熟悉,掌握,钻研库藏档案材料.重视编 研工作,根据高校工作需要进行一次加工,编撰出更有针对性, 更方便利用的档案资料. 4结语 高校秘书人员应树立系统和整体的观念.把自己的工作放在整 个机关信息处理系统中来看待,强化档案意识,做好档案收集,归 档和利用工作,为优质高效地完成本职工作奠定坚实基础,为推动 高等教育跨越式发展做出积极的贡献.(转137页) 肉I=科技2007年第10期技术创新 对建设工程项目质量控制的几点认识 刘伟灵 f广东省梅州市正明建设监理有限公司) 摘要本文阐述了建设工程项目质量控制的现状,存在问题以及在建设工程项目质量控制中的若千要点, 关键词建设工程项目工程质量质量控制 建设工程项目的质量是指工程的使用价值及其属性,是一个 综合性的指标,体现合同中明确提出的以及隐含的需要与要求的 功能.包括如下儿个方面:一是工程投产运行后,所产生的产品 (或服务)的质量,运行的安全性和稳定性,二是所使用的材 料,设备,工艺,结构的质量以及它们的耐久性和整个工程的寿 命.三是工程的其他方面,如造型美观,与环境协调以及可维护 性和可检查性等. 在大量建设工程项目的建设过程中,其工程质量大部分{针i能 按照国家及地方的规范设计,施工并验收.但同时也不乏存在着工 程质量低劣,层层分包,工程管理脱节混乱等现象.工程质量控 制在工程项目建设中被视为一个很重要的环节.它的好坏直接影响 到工程的投资效益,产品的寿命,企业的声誉,对于在建’发工程项 目中的任何一方参与主体,它都有着重要的现实意义. 1工程质量控制方面存在的主要问题 目前在工程质量控制方面存在的主要问题有以下四点: (1)管理体制不健全,管理脱节,不能发挥质量效益. (2)施工中质量管理没有责任制度,将罚不分明,没有明确 的质量目标. (3)施工过程中,企业领导对质量意识淡化.片面追求经济 效益,目光短浅,忽视质量管理,认识不到质量的控制过程. (4)对待质量检查持应付态度,不把质量好坏,当作企业的 生命源泉,信誉的保障. 2建设工程项目质量控制要点 (1)确定质量控制程序和权利.质量控制程序和权利由合同 条件,规范和项目管理规程规定,通常合同中有明确的质量控制 权利和责任的划分,确定主要控制过程,工程的检查验收规定, 在规范中常包含专业分项的质量检查 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 ,过程,要求,时间和方 法.质量控制程序包括极其广泛的内容,如设备和材料采购,工 艺,隐蔽工程,分项工程,分部工程,单位工程,单项工程,整个 工程项目的最终检验和试运行等.工程的检查验收应包括常规检 查,专项检查,非常规检查,现场检查以及现场以外的构件,设 备,生产场的检查.对每一项检查应明确检查内容,检查方法,检 查地点,检查时间,检查人员及检查制度.要实现有效的质量控 制,必须与其他控制手段,如工程款支付,量方,合同处罚等结 合起来,明确规定项目经理对不符合质量标准的工程材料和工艺 的处置权,如拒绝验收和付款,责令拆除不合格工程,重新施工 等,由此引起的一切费用和工期拖延}h责任者负责.当然对高质 量的工程项目也应有奖励措施. (2)质量控制的关键因素是实施者.所以项目经理应重视对 班组人员,分包商,供应商的选择.在委托任务,签汀合同,商讨 价格时应注意考察他们的质量能力和信誉.考察内容包括:一是技 术水平,装备水平.二是管理能力,特别是项目经理,总工程师的 (接6H4页) 参考文献 【1】邓海康.试论文档统一管理的重要性及其对策.重庆交通学院 (社科版).2003,(2):90—93 【2】行培I或提供培训帮助.由于建没工程项目的特 殊性,实施工程的方案,技术措施,工艺应是先进的,同时又是成 熟的. (3) 工程施工 建筑工程施工承包1园林工程施工准备消防工程安全技术交底水电安装文明施工建筑工程施工成本控制 中的质量控制属于生产过程的质量控制.施工 质量控制不仅要保证工程的各个要素(材料,i殳备,工作过程, 工艺等)符合规定(合同,’歧汁文件,质量保证体系)要求,而且 要保证各部分的成果,即分部分项工程符合规定,还要保证最终整 个工程符合质量要求,达到预定功能,使整个系统能够经济,安 全,高效率地运行. (4)技术文件的会审和施工方案的编制.要将技术没汁付诸 实施,首先施工单位要对技术设汁进行会审.作为施工单位,必 须全面理解没汁文件,没计意图,只有这样才能正确制订实施方 案.对设汁文件中发现的问题.如矛盾,错误,二义性,说明不 清的地方,须在会审中提出,向设计单位质询或要求修改.要在 图纸会审的基础上编制好施工组织.歧汁和施工方案,并要以没汁 图纸及国家发布的施工质量验收规范为依据,特别注意影响工程 质量的关键部位及技术复杂的工序,要编制专『J的施工方案及质 量控制细则,要确保编制的施工方案的经济性和可行性,经过总 工等专家的审批作为指导施工的依据. (5)必须向实施者落实质量责任,灌输质量意汉.要保证质 量,就必须将工程的质量责任落实到具体的实施者,而不是作检 查,建立工程质量 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 ,并经常进行考核.在合同,委托书或 任务单中要明确质量要求,确定质量的标准,检查和评价方法以及 奖罚办法和标准,不能用含糊不清的,笼统的质量要求或标准,在 合同中应规定项目经理对质量有绝对的检查和监督权利.在实际工 作中,防止实施者为了追求高施工速度和低费用而牺牲工程质量, 发现工期拖延,费用超支时,首先应考虑选择修改或制定周密计 划,防止以牺牲质量为代价赶工和降低费用. 3结语 以质量求信誉,以质量求生存,是当前建筑业各参与方形成的 共识.只有不断通过强化科学管理,来组织和协调工程质量控制的 过程,提高工程质量,实现预期的质量目标,才能使企业在激烈的 市场竞争中立于不败之地,企业才能不断发展壮大. 作者简介刘伟灵.任职于广东省梅州市正明建设监理有限 公司. (收稿日期:2007?07?09) 【3】李梦娟.从秘书的角度谈档案的收集和利用.洛阳工业高等专 科学校.2003(1):85-88 【4】朱佳林.管理秘书学【M】.北京:科学出版社,1987 f5i刘廷石,付清明.对档案管理工作的哲学思考.山东档案. 2006,(1):37—38 (收稿日期:20n7?07?16)