完善政府采购内部控制的思考
完善政府采购内部控制的思考
卢传锋
(湖北经济学院,湖北武汉,430205)
【摘要】我国政府采购实施以来,取得了较好的效果,但也出现了一系列问题.这些问题如果
不能
及时解决,将导致严重后果.本文从内部控制的角度,分析了采购单位和集中采购机构的一系
列制
度缺陷,并提出了完善相应的内部控制的系列对策,尤其是在政府采购的控制环境方面做了
较为
深入的探讨.
【关键词】政府采购内部控制构建与完善
我国政府采购已实施多年,《中华人民共和国政府
采购法》也自2003年1月1日起施行.应该说政府采
购在降低采购环节的成本和
规范
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采购运作等方面取得
了较好的效果.但也m现了诸多不尽人意的问题.主要
表现在:政府采购的成交价格偏高,有的甚至超m市场
价格的l0%以上;政府采购商品的质量往往不能保证;
财政受到不应有的损失;干部队伍被腐蚀,党的形象被
损坏,党群3e.:-系受到损害:政府采购的优越性受到质疑.
一
,政府采购内部控制的缺陷
在已经颁有《政府采购法》及相关规定的情况下.
我国政府采购中已经m现了上述系列问题.且有愈演
笔者认为,关键在于相关内部控制缺失和不 愈烈之势.
完善.我国现行政府采购内部控制的缺陷主要表现在
以下几个方面:
(一)采购单位采购班子的形成不尽合理,导致先
天不足.我国绝大多数单位的采购负责人及经办人员
是由单位领导指定或任命的.这种指定或任命难免带
有倾向性,被指定的采购人员特别是采购负责人的能
力或品行未必就是合适的.其采购
方案
气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载
,业务行为在一
开始就为政府采购埋下隐患.这一IN.因极少有人分析
到,笔者认为,人的问题是首要问题,也是最根本的原因.
(二)采购方案不尽合理,又缺乏一个合理的审查
把关机制.由于采购人员的素质有先天缺陷,其制定的
采购方案往往有诸多不足.需要有一个内行的班子或
者组织来审批这一方案.而我囝目前的做法大多是方
案出台后,由分管领导审批一下就报出.然而,分管领
核对,领用三个环节增强针对性.发现物资数量,质量,
单据等不合格时.不得办理入库手续.同时注意审查发
票的正确性和有效性;入库手续(入库单)一式三份,仓
库一份,供应部rj二份(一份存根,一份在财务结算时
与发票一同交财务);库存物资清查盘点中发现问题和
差错,应及时查明原因,并进行相应处理
(四)分类存储,合理设置各类物资和产品的明细
账簿和台账.物资仓库必须根据实际情况和各类物资
的性质,用途,类型分门别类建立相应的明细账,卡片:
对当日发生的业务必须及时登记入账,做到日清日结,
确保物料进出及结仔数据的正确无误;财务部门与仓
库所建账簿及顺序编号必须互相统一,相互一致:合格
品,逾期品,失效品,料废,返修品等应分别建账反映:
做好各类物料和产品的日常核查T作,仓库保管员必
须对各类库存物资定期进行检查盘点,并做到账,卡,
物一致.
(五)加强N-物资领用的管理,利用
标准
excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载
成本法N-
实际的物资价格,消耗与设定的标准成本差异进45-分
析.标准成本作为一种目标成本,可以反映实际成本脱
离预定目标的程度,消除偏差,找出原因和对象.以便
采取措施加以纠正.就T程物资而言.可分为价格差
异,数量差异两部分.
价格差异=实际数量×(实际价格一标准价格)
数量差异=(实际数量一标准数量)X标准价格
价格差异可以反映采购过程巾未能按标准fir格进
货形成的差异,如未按经济订货量进货,承接紧急订货
造成的额外采购,不必要的运输方式等.数量差异是在
材料耗用过程中形成的,但其形成的原因十分复杂.如
操作疏忽造成废品和废料的增加,新1一人上岗造成多
用料,操作技术改进而节省材料等施T部门的原因.也
有购入的材料质量低劣,规格不符等采购部门的责任.
需要进行具体的iN查研究明确责任归属.
(六)确实落实内部审计.《企业内部控制基本规
范》在控制要素巾明确规定了:作为企业实施内部控制
的基础,内部环境一般包括治理结构,机构设置及权责
分配,内部审计等.作为路桥施-v_企业内部自查的重要
部分,确实落实内部审计对加强_T程物资的内部控制有
重大影响.在建立专门的内部控制机构时,应充分考虑
人员的学历,经验和对建筑施_I二行业特点的了解程度.
并将内部控制监督人员的道德水平和职业素养纳入考
虑范围,任用高素质,高水平的人员对重点事项进行穿
行测试,按审计抽样
方法
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确定的比例认真审核.发现问
题及时上报,以保证丁程物资的安全和经营的高效.
参考文献
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点.建材与装饰.10.
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体经济,4.
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导能够有多少足很内行的呢?
(三)信息交流与沟通不足.这种不足,对采购单位
而言,会导致采购方案有疵瑕;对政府(集中)采购机构
而言.则可能导致操作失当,将一些质次价高的物资采
购回来
(四)缺乏协调和联动机制,采购单位与政府(集
中)采购机构难以协调一致.当某项采购受到质疑时,
采购单位指责政府(集中)采购机构有问题,购进质次
价高的物资;而政府(集中)采购机构则指责采购单位
的方案不当.”如果真的有问题,为什么采购单位又接
受了呢?他可以不验收呀!”而事实上,采购单位往往是
已经等不起了,不得不接受.
(五)政府(集中)采购机构的业务行为仍然有控制
盲区或不足.例如,投标过程中的J,I-部监督往往不到
位.内部监督义因缺乏独立性而效果不佳.
(六)处罚措施跟不上.导致政府采购的内部控制
日显苍白.甚至流于形式,发达网家.比如美国.如果违
反了政府采购法就会立刻受到严惩,不能再营业或者
是受到很大的处罚.但足中国发生了那么多违反政府
采购相关法规的事情,却极少有官员受到了惩罚.这样
法律就被架空了,民心也就失去了.
二,完善我国政府采购内部控制
的对策
完善我国政府采购内部控制应该构建一整套行之
有效的控制制度.并不断完善.按照coso理论(内部
控制框架),内部控制应包括控制环境,风险评估过程,
控制活动,信息系统和沟通以及对控制的监督五个方
面.笔者试网根据这一框架,提m自己的设想.
(一)构建和完善政府采购的环境控制制度.控制
环境是指对单位(包括采购单位和集中采购机构,下
同)控制的建立和实施有重大影响的一组因素的统称.
控制环境包含的因素主要有:正直的品行和价值观,人
员胜任能力,管理哲学和经营方式,组织结构,权责划
分,董事会及审计委员会,人力资源管理.按照这一思
路,应该考虑:首先,单位应遴选品行正直,价值观高
尚,具有足够胜任能力的人员从事政府采购下作.这里
的遴选者不能仅仅足单位的负责人.而应严格按照民
主的程序南职代会直选(小单位可以海选)当场公开唱
票产生,避免暗箱操作.只有把好了这一关.才有希望
达到实施政府集中采购的初衷.其次.位采购机构和
人员应相对稳定,以避免好不容易建立起来的良好班
子被故意破坏,不称职的人趁机进入的情况为此.采
购班子新进人员应该严格执行上一条提及的遴选程
序.再次,单位采购机构和人员应职责明确,权限清楚.
并经常组织培训学习与提高.以力保管理哲学和经营
方式不落伍,做到与时俱进.最后,董事会及审汁委员
会或内部审计应全程介入单位采购机构和人员的产生
与业务运作El:程.以确保相关控制制度执行到位,确保
采购预算符合单位的最大利益.
(二)完善政府集中采购的风险评估过程控制针
对政府集巾采购中的招投标等具体环节的风险(舞弊
的可能性),我国已经有了一系列评估和控制措施欠
憨罨蕊誊0.
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缺的是.需要有一个制度来保证这些评估和控制措施
落实到位.可以考虑实施经常性的外部审计制度来监
督和促进.这样,通过J’l-部审计,来确保招投标制度的
真正落实
(三)进一步完善采购过程的行为控制.包括交易
的授权,不相容职责的分离,实物控制,信息处理和业
绩独立检查等.出于探讨这方面的文章较多,本文在此
处不多作分析.
(四)健全信息系统与沟通机制.内部控制系统必
须有一个完善的信息传递,沟通和反馈的系统,让每一
个员T对其存内控及财务报告巾的作用和责任有,个
充分的了解.包括个人对于其行为对他人造成的影响
的认识及各部门之间业务活动的相互协调等.可以考
虑:一足纵横方向的信息流.组织结构
设计
领导形象设计圆作业设计ao工艺污水处理厂设计附属工程施工组织设计清扫机器人结构设计
不但要有助
于部门和雇员之l司的沟通,还要有助于消除部r]之间
的障碍及为员T合作提供机会.二足沟通形式.设立联
络员或专职整合员,成立任务组,引入第方顾问,进
行成员轮换,增加团队间的培圳,强调共同使命,进行
对话与谈判.编制政策指南,报告手册及备忘录等.
(五)健全监督机制.一是南单位管理当局对上述
内部控制的效果进行持续或定期的评估,以确保其按
预定的目标发挥作用并根据情况变化而适时修正,完
善.二足构建的监督机制既包括日常的管理监督活动,
也包括内部审计及与单位外部团体进行信息交流的监
控.尤其是后者.三足这里的监督旨存评估内部控制,
从而促进内部控制的不断完善.四是充分重视内部审
计的作用.内部审计是控制环境中的一个特殊因素:一
方面为内控的组成部分,另一方面又监督内控的运行.
三,应特别注意的几个问题
首先.人的问题是首要问题.这一问题不解决,再
好的内部控制都会失效.其次,内部控制总是针对一般
情况设计的.现特殊情况时,应有专门的应对手段,
否则也可能现漏洞.第i,内部控制可能因为经办人
员的串通舞弊而失效.可以考虑实行问责制,即规定人
大和政协有权对怀疑有问题的采购提m问责,被问责
者必须在规定的期限内回答.从而及时发现合伙舞弊
等问题.第四,严格纪律约束,从严,从快及时公开处理
政府采购中的违纪,违法单位和个人,从而起到警戒作
用.最后.加强采购单位和集中采购机构之间的联动,
消除不和谐的因素,确保双方的权益.
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