Excel2010培训教程

Excel2010培训教程 1 EXCEL2010入门 2 建立EXCEL工作簿与输入资料 3 公式与函数 4 工作表的编辑作业 5 建立图表 6 图形化数据分析 7 建立数据透视表 8 打印工作表与图表 9 文件管理? 启动EXCEL与认识工作环境工作簿与工作簿视窗结束EXCEL 1 EXCEL2010入门1-1 启动EXCEL与认识工作环境 Microsoft Excel是一 套功能完整、操作简易的电子计算 表软体,提供丰富的函数及强大的图表、报表制作功能,能 有助于有效率地建立与管理资料。 1-1-1 启动Excel方法一:执行“开始/所有程序/Microsoft office/Microsoft Excel 2010”命令启动Excel。方法二:双击已有Excel文件图示来启动 Excel。 LXL启动Excel2010除了执行命令来启动Excel外,在Windows桌 面或文件资料夹视窗中双击Excel工作表的名称或 图示,同样也可以启动Excel。 LXL1-1-2 Excel界面介绍启动Excel后,可以看到如下界面: 功能区 快速存取工具列 功能页次 工作表 LXL 显示比例工具 工作表页次标签? 认识功能页次Excel中所有的功能操作分门别类为8大页 次,包括文件、开始、 插入、页面布局、公式、数据、审阅和视图。各页次中收录相关的功 能群组,方便使用者切换、选用。例如开始页次就是基本的操作功能, 像是字型、对齐方式等设定,只要切换到该功能页次即可看到其中包 含的内容。 在功能页上按一下,即可切 换到该页次认识功能区视窗上半部的面板称为功能区,放置了编辑工作表时 需要使用 的工具按钮。开启Excel时预设会显示“开始”页次下的工具按钮, 当按下其他的功能页次,便会改变显示该页次所包含的按钮。 LXL目前显示“开始”页次 的工具按钮 依功能还会再区隔成数个区块, 例如此处为字体区 当我们要进行某一项工作时,就先点选功能区上方的功 能页次,再 从中选择所需的工具钮。例如我们想再工作表中插入1张图片,便可按 下“插入”页次,再按下“图例”区中的“图片”钮,即可选取要插入 的图片。 切换到此页 与图片、图形有关的功能,都可以在 LXL 按下此钮插入图片 “插图”区中找到另外,为了避免整个画面太凌乱,有些页次标签会在需要使 用时才 显示。例如当您在工作表中插入了一个图表物件,此时与图表有关的工 具才会显示出来: 美化及调整图表属性的相关工具,都放在图表工具下 除了使用鼠标来点选 页次标签及功能区内的按钮外,也可以按一下 键盘上的Alt键,即可显示各页次标签的快速键提示讯息。当您按下页 次标签的快速键之后,会用显示功能区中各功能按钮的快速键,让您以 键盘来进行操作。 快速键提示信息 LXL在功能区中按下钮,还可以开启专属的【交谈窗】或【工作窗 格】来做更细部的设定。例如我们想要美化储存格的设定,就可以切换 到“开始”页次,按下“字体”区右下角的钮,开启储存格格式交 谈窗来设定。 按下此钮 切换到开始页次 开启交谈窗 格更细部的 设定 LXL 隐藏与显示“功能区”:如果觉得功能区占用太大的版面位置, 可以将“功能区”隐藏起来。隐藏“功能区”的方法如下: 按下此钮 目前“功能区”是完整显示 再按一下此钮即可显示功能区 将“功能区”隐藏起来 LXL 将“功能区”隐藏起来后,要再度使用“功能区”时,只要将鼠标移 到任一个页次上按一下即可开启;然而当鼠标移到其他地方再按一下左键 时,“功能区”又会自动隐藏了。如果要固定显示“功能区”,请在页次 标签上按右键,取消最小化功能区项目。 将鼠标移到任何一个功能页次上按一下,即会再度出现功能区 取消“功能区最小化” LXL? “文件”页次在Excel主视窗的左上角,有一个特别的绿色页次,就是 “文 件”页次,按下次页次可以执行与文件有关的命令,例如开新文件、 开启旧文件、打印、保存及传送文件„等。按下“文件”页次除了 执行各项命令外,还会列出最近曾经开启及储存过的文件,方便再 度开启。 可在这里预览打印出来的样子 “文件”页次 LXL? 快速存取工具栏 “快速存取工具栏”顾名思义就是将常用的工具摆 放于此, 帮助快速完成工作。预设的“快速存取工具栏”只有3个常用的 工具,分别是“存储文件按”、“复原”及“取消复原”,如果 想将自己常用的工具也加此区,请按下 进行设定。 按下此钮展开“自定义快速访问工具列”清单 例如选 择“新 建” 这里会列出常用的功能,如果正 好是您需要的功能,只要选取功 能命令,即可加入快速存储工具 列 加入“新建”钮,以后要 打开新文件就方便度了 LXL 如果您经常使用的命令不在清单中,您可执行【其他命令】命令, 开启Excel选项交谈窗设定: 在此列表中选择命令(例如选 选择此命令 择“插入工作表行”功能) 这里会列出已加入“快 速存取工具列”的命令 按下“新增”钮 刚才选取的“插入工作 表行” LXL 调整快速存取工具列的位置:按下 钮还可设定工具列的位 置。如果选择【在功能区下方显示】命令,可将“快速存取工具 列”移至“功能区”下方。 选择此项 “快速存取工具列”移至功能区下方 LXL? 显示比例工具视窗右下角是“显示比例”区,显示目前工作表的检视比 例,按 下 可放大工作表的显示比例,每按一次放大10%,例如90%、100%、 110%; 反之按下 钮会缩小显示比例,每按一次则会缩小10%,列 入110%、100%、90%。或者您也可以直接拉曳中间的滑动杆,往钮方向拉曳 可放大显示比例;往 钮方向拉曳可缩小显示比例。 可利用按钮或滑动 杆调整显示比例 LXL放大或缩小文件的显示比例,并不会放大或缩小字型,也不 会影响文件打印出来的结果,只是方便我们在荧幕上检视而已。底下是2种 不同的缩放比例的显示结果,提供您在编辑工作表 内容时,调整缩放比例的参考: 显示比例为100%时的工作表内容,适合编辑资料 LXL 显示比例为150%时的工作表内容,适合监视细部资料 如果您的鼠标附有滚轮,只要按住键盘上的Ctrl键,在滚动 滚轮,即可快速放大、缩小工作表的显示比例。 此外,您也可以按下工具列左侧的“缩放比例”钮,由“显 示比例”对话框来设定显示比例,或自行输入项要显示的比例。 按下此钮 选择显示比例,或在 “自定义”栏中自行输 入比例当输入的值小于100%,表示要缩小显示比例;大于100%,则表示要 放大。若按下“恰好容纳选定区域”项目,则Excel会根据您在工作表 上选定的范围来计算缩放比例,使这个范围刚好填满整个工作簿视窗。 LXL1-1-3 工作簿与工作簿视窗工作簿与工作表 工作簿是Excel使用的文件架构,我们可以将它想象成是一个工作 夹,在这个工作夹里面有许多工作纸,这些工作纸就是工作表: 工作夹 工作表 LXL? 单元格与单元格位址工作表内的方格称为“单元格”,我们所输入的资料便是排放在一 个个的单元格中。在工作表的上面有每一栏的“列标题”A、B、C、„, 左边则有各列的行标题1、2、3、„,将列标题和行标题组合起来,就 是单元格的“位址”。例如工作表最左上角的单元格位于第A列第1行, 其位址便是A1,同理,E栏的第3行单元格,其位址是E3。 列标题 A1单元格 E3单元格 行标题 这是1行 这是1列 LXL? 卷轴您知道一张工作表有多大吗?一张工作表共有16,384列(A„XFD *1,048,576(1„ 1,048,576,相当于17,179,869,184单元格。这么大的 一张工作表,不论是17、21、24寸的荧幕都容纳不下。不过没关系,我们 可以利用工作簿视窗的卷轴,将工作表的各个部分分批卷到荧幕上来。卷 轴的前后端各有一个“卷轴钮”,中间则是一个滑动杆,底下我们一垂直 卷轴来说明其用法。 按下可卷动以列 可上下卷动工作表 可卷动一个荧幕 画片 水平卷轴可左右卷 LXL 动工作表? 页次标签每一本新的工作簿预设会有3张空白工作表,每一张工作表则会 有一次页次标签(如工作表1、工作表2„,我们就是利用页次标签来 区分不同的工作表。 按下此钮可建立新的工作表 工作表的页次标签一个工作簿中可以有数张工作表,目前显示在荧幕上的那种工作表 称为作用工作表,也就是您现在的编辑对象。若想要编辑其它的工作表, 只要按下该工作表的页次标签即可将它切换成作用工作表。 LXL? 结束Excel Excel的工作环境介绍的差不多了,若想离开Excel,只要按下 主视窗右上角的“关闭”钮,或是按下“文件”页次,在按下“退出” 钮,就可以结束Excel了。 按此“关 闭”钮 按此“退 出”钮 按此钮关 闭工作表如果曾在Excel视窗中做过输入或编辑的动作,关闭时会出现提示 存档信息,按需求选择即可。 LXL2 建立EXCEL工作簿与输入资料建立新文件及工作簿视窗的操作在单元格输入资料资料的显示方式与调整单元格宽度选取单元格的方法快速输入出现 过的资料快速填满相同的内容自动建立等差、日期及等比数列工作表的操作 LXL存储文件2-1 建立新文件及工作簿视窗的操作 2-1-1 建立新工作簿建立工作簿的动作,通常可借由启动Excel一并完成,因为启动 Excel时,就会顺带开启一份空白的工作簿。 LXL 启动Excel就会建立的新工作簿 你也可以按下“文件”标签,切换到“文件”标签后按下“新建”钮 来建立新的工作簿。开启的新工作簿,Excel会依次以工作簿1、工作簿2„ 来命名,要重新替工作簿命名,可在存储文件时变更。(后面章节会介绍) 2-1-2 切换工作簿视图利用刚才所学的方法,再建立一个新工作簿,现在就有2个工作表视 窗。切换至“视图”页次,再按下“窗口”区的“切换窗口”,即可从中 选取工作簿。 按一下即可 切换至此工 作簿 档名前显示打钩符号, 显示Excel中所 表示是目前所在的工 有已开启的工 LXL 作簿 作簿2-2 在单元格中输入资料 2-2-1 认识资料的种类单元格的资料大致可分成两类:一种是可计算的数字 资料(包括日期、 时间),另一种则是不可计算的文字资料。可计算的数字资料:由数字0-9及一些符号(如小数点、+、-、$、 %所组成,例如15.36、-99、$350、75%等都是数字资料。日期与时 间也是属于数字资料,只不过会含有少量的文字或符号,例如: 2012/06/10、08:30PM、3月14日„等。不可计算的文字资料:包括中文字样、英文字元、文数字的组合(如 身份证号码)。不过,数字资料有时亦会被当成文字输入,如:电话号 码、邮递区号等。 2-2-1 输入资料的程序现在我们要练习在单元格输入资料,不管是文字或数字,其输入程序 都是一样的,底下我们以文字资料来做示范。首先是选取要放入资料的单元格,例如在B3单元格按一下: LXL在B2单元格 按一下 状态列表显示就绪,表示可以开始输入资料输入“货号”2个字,在输入资料时,环境会发生一些变化,请看下 图的说明: 输入资料时,资料编辑列会 出现取消钮或输入钮 状态由就绪变成输 输入的资料会同时显示在资 入 LXL 料编辑栏以及单元格中? 输入完请按下Enter键或是资料编辑列的输入钮确认,Excel便会将 资料存入B2单元格并回到就绪模式。 2-2-2 在单元格中输入多行资料 若想在一个单元格内输入多行资料,可在换行时按下Alt+Enter键, 将插入点移到下一行,便能在同一单元格中继续输入下一行资料。在A2单元格中输入“订单”,然后按下Alt+Enter键,将插入点移到下 一行。 插入点移到 其它单元格内容请自 第二行了 行练习输入继续输入“明细”两个字,然后按下Enter键,A2单元格便会显示成2 行文字。 单元格的行 高会自动调 整 LXL? 输入完请按下Enter键或是资料编辑列的输入钮确认,Excel便会将 资料存入B2单元格并回到就绪模式。 2-2-2 清除单元格内容如果要清除单元格的内容,先选取欲清除的单元格, 然后按下Delete键 或者按下鼠标右键,在弹出的对话框中选择“清除内容”。 2-3 资料的显示方式与调整单元格宽度Excel会自动判断使用者输入的资料型态,来决定资料的预设显示方式,例 如数字资料将会靠右对齐;文字资料则会考左对齐。若输入的资料超过单元 格宽度时,Excel将会改变资料的显示方式。当单元格宽度不足显示内容时,数字资料会显示成“###”,而文字资料则会 由右边相邻的储存格决定如何显示。 当右邻单元格有内容时, 文字资料会被截断 单元格太窄,数 字会显示成#字 当右邻单元格是空白时, 文字资料会跨越到右边 LXL? 这时候只要调整单元格的宽度或在标题栏的右框线上双击鼠标左键就可以调 整宽度。调整高度的方法和调整宽度的方法一样,只要拉曳行下方的框线就可以了。 LXL2-4 选取单元格的方法 2-4-1 选取多个单元格在单元格内按一个鼠标左键,可选取该单元格;若要一次选取多个相邻 的单元格,将鼠标指在欲选取范围的的第一个单元格,然后按住鼠标左键 拉曳到欲选取范围的最后一个单元格,最后再放开左键。假设我们选取A2 到D5这个范围,选取的单元格范围我们会以范围做左上 角及右下角的单元格位址来表示,如下图选取的范围即表示A2:D5。若要 取消选取范围,只要在工作表内按下任一个单元格即可。 先点选A2单元格 按住鼠标左键不放, LXL 拉曳至D5单元格2-4-2 选取不连续的多个范围如果要选取多个不连续 的单元格范围,如B2:D2、A3:A5,先选取B2:D2范 围,然后按住Ctrl键,再选取第2个范围A3:A5,选好后再放开Ctrl键, 就可以同时选取多个单元格范围了。 先选取B2:D2范围 按住Ctrl键后,再接着选取A3:A5 LXL2-4-3 选取整行或整列要选取整行或整列,在行编号或列编号上按一下: 在此按一下, 选取整个B列 在此按一下, 选取整个第4 列 LXL2-4-4 选取整张工作表若要选取整张工作表,按下左上角的“全选按钮” 即可一次选取所有的 单元格。 按下“全选 按钮”可选 取整张工作 表 LXL2-5 快速输入出现过的资料 2-5-1 利用“自动完成”输入相同的资料在输入同一列的资料时,若内容有重复,就可以透过“自动完成”功能 快速输入。例如在工作表3的B2到B4单元格输入内容,然后再B5单元格中 输入“成”字,此时“成”之后自动填入与B3单元格相同的文字,并以反 白额方式显示。若自动填入的资料正好是想输入的文字,按下Enter键就可以将资料存入单 元格中;若不是想要的内容,可以不予理会,继续完成输入文字的工作,“自动完成”功能,只适用于文字资料。 LXL? 此外,当同栏中出现两个以上单元格数据雷同时,Excel在无从判定内容 的情况下,将暂时无法使用自动完成功能。当你继续输入至Excel可判断 的内容,才会显示自动完成的文字内容: 一直要输入到“风” 字,才会发挥“自 动完成”的功能 LXL2-5-1 从下拉式清单挑选输入过的资料当同一栏单元格的数据太雷同,总是得输入到最后自动完成才能 判断出正确的内容,这时你可以改用从下拉式列表挑选功能来输入。接续上 例,我们要继续在C6单元格输入内容。请先如图输入C2:C5的内 容,然后在C6储存格按右钮执行『从下拉式清单挑选』命令:从下拉式列表挑选功能与自动完成功能一样,都只适用于文字数据。执行此命令 LXLC6单元格下方会出现一张列表,记录同一栏(即C栏)中出现过 的数据,如:”品项”、”超静音风扇”、”超静音立扇”,只要由清单 中选取就可输入数据了: LXL