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首页 第5章__制作电子表格方法

第5章__制作电子表格方法.ppt

第5章__制作电子表格方法

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2019-06-22 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《第5章__制作电子表格方法ppt》,可适用于综合领域

第章电子表格处理软件应用Excel不仅可以制作各种精美的表格还可以对表格中的数据进行分析及制作图表。它是提高办公效果的得力工具被广泛应用于财务、统计、行政管理和办公自动化等领域。本章主要介绍Excel的基本知识和基本操作技能帮助用户掌握Excel软件的使用方法熟练制作各种应用表格。制作电子表格Excel具有强大的表格处理能力使用它完全能够处理日常办公中的各种表格。知识点认识Excel操作界面制作简单表格使用模板任务进入、退出Excel进入Excel操作环境是制作电子表格的前提正确退出Excel是结束表格操作的标志。掌握正确进入、退出Excel操作环境的方法是学习制作电子表格的重要基础。任务描述同学们知道要学习Excel兴致很高大家早就听说Excel是个功能强大的电子表格处理软件。在学习过程中他们需要解决的第一个问题就是启动和退出Excel。任务分析进入和退出Excel的方法与Word相似所以本任务操作也可以分解成以下过程:启动Excel退出Excel。操作步骤()单击Windows“开始”按钮打开“开始”菜单。()在“开始”菜单中选择“程序”→“MicrosoftOffice”→“MicrosoftOfficeExcel”命令即可启动Excel。提示Excel窗口有和Word窗口相同的内容也有不同的地方。不同之处是Excel包括活动单元格、名称栏、编辑栏、工作表和工作簿等Excel的主窗口如图所示。()完成表格编辑操作后应该及时退出Excel释放它占用的系统资源单击Excel主窗口的“关闭”按钮选择文件菜单项中“退出”命令或按AltF组合键都可以退出Excel。任务创建、保存工作薄Excel启动后自动建立一个名为Book的空白工作簿用户可以在此进行表格操作。用户也可以自己创建一个新的工作簿然后制作表格。任务描述启动Excel后窗口显示一个空白工作簿老师在空白工作簿上制作了一个简单表格。有同学提问:要制作多个表格该怎么做?老师回答:需要创建多个工作簿。任务分析创建工作簿是建立表格的基础创建多个工作簿可以建立多个表格对于制作好的每个表格都应保存在指定位置这样才便于管理。所以任务操作可以分解成以下过程:新建工作簿保存工作簿。操作步骤()单击“文件”→“新建”命令打开“新建工作簿”任务窗格如图所示。()单击“新建”选项中的“空白工作簿”链接点新建一个空白工作簿。()单击“文件”→“保存”命令打开“另存为”对话框如图所示。()在“文件名”文本输入框中输入文件名“Bookxls”选择保存位置单击“保存”按钮新建工作簿在指定位置保存。任务制作学生情况登记表表格是进行数据处理的一种有力工具利用表格处理数据不但能极大地提高工作效率也可以拓展数据的信息含量。任务描述为了方便交流和相互了解号公寓室的同学制作如样例所示的本宿舍学生情况登记表。任务分析样例表格包括表格标题、表头、内容其中表格标题居中显示所以制作样例表格涉及内容输入、格式输入。为此将任务操作分解成以下过程:打开新建的空白工作簿输入字符设置标题居中调整列宽及行高添加表格线。操作步骤()单击“文件”→“打开”命令打开“打开”对话框如图所示。()在“查找范围”下拉列表框中选择文件所在的位置然后双击需要打开的工作簿文件名或选中文档后单击“打开”按钮打开新建的空白工作簿。()在打开的空白工作簿中按样例格式输入文字内容如图所示。()选中A:G单元格区域单击常用工具栏上的“合并居中”按钮将个单元格合并为一个单元格使表格标题“学生情况登记表”居中。()将鼠标放在列号之间或行号之间拖动单元格的边框线调整列宽或行高。()选中整个表格内容单击格式工具栏上“边框”按钮的下拉箭头选择其中“所有框线”样式设置表格线。任务导入外部数据Excel允许将文本、Access等文件中的数据导入以实现与外部数据共享提高办公数据的使用效率。任务描述新生入学时接待老师按文本文件格式将学生的基本数据输入计算机如何充分利用这些数据为后续管理工作服务是管理者普遍关心的问题。任务分析在Excel中共享文本文件中的数据需要进入Excel操作环境并使用专门命令导入数据因此任务操作可以分解成以下过程:启动Excel选择数据源导入文本文件中的数据。操作步骤()启动Excel打开空白工作簿。()单击“数据”→“导入外部数据”→“导入数据”打开“选取数据源”对话框如图所示。()选中保存学生基本数据的文本文件后单击“打开”按钮打开“文本导入向导步骤之”对话框如图所示。()选择文件类型和导入起始行后单击“下一步”按钮打开“文本导入向导步骤之”对话框如图所示。()单击“完成”按钮打开“导入数据”对话框如图所示。()选中“现有工作表”单选钮将导入数据存放在打开的空白工作簿中单击“确定”按钮数据导入Excel表格如图所示。任务使用模板若将常用的工作表格式保存为“模板”格式可以节省制作类似工作表重复输入数据与设置格式的时间所以经常制作的工作表或文件需要制成模板以提高工作效率。任务描述由于存储学生基本数据的电子表格会在后续管理中经常使用所以需要将电子表格制成模板在以后制作近似表格时可利用模板快速生成实用的电子表格。任务分析制作模板是为了快速生成电子表格使用模板制作电子表格必须先生成模板因此任务操作可以分解成以下过程:建立模板使用模板。操作步骤()打开“学生基本数据”工作表。()单击“文件”菜单项中的“另存为”命令打开“另存为”对话框在“保存类型”下拉列表框中选择“模板”Excel自动选择保存位置为“Templates”如图所示。()单击“保存”按钮工作表以模板形式保存。()打开“新建工作簿”任务窗格单击“本机上的模板”如图所示。()在“模板”对话框的“常用”选项卡中选择新建的“学生基本数据”模板如图所示。()单击“确定”可打开模板此时用户可以修改并生成新的表格。任务设置数据保护对于机密或敏感数据需要防护以防止工作表中的数据被任意修改、删除或泄漏。Excel提供有多种数据保护功能能够保护工作簿、工作表、单元格中的数据。任务描述保存在学生成绩工作表中的数据需要重点保护不能因为人为原因出现数据丢失因此设置数据保护是电子表格使用者的重要任务。任务分析保护工作表可以防止单元格的内容被未经授权修改保护工作簿则可以防止工作簿结构被修改因此任务操作可以分解成以下过程:设置工作表保护设置工作簿保护。操作步骤()打开需要保护的工作表。()单击“工具”→“保护”→“保护工作表”打开“保护工作表”对话框如图所示。()输入密码选中使用者能够执行的操作单击“确定”按钮打开“确认密码”对话框如图所示。()输入上一步设置的密码单击“确定”按钮完成保护工作表设置操作。()单击“工具”→“保护”→“保护工作簿”打开“保护工作簿”对话框如图所示。()选择工作簿保护方式选中“结构”可防止工作簿结构被修改选中“窗口”可以保留窗口的大小及位置输入密码单击“确定”按钮打开“确认密码”对话框。()输入上一步设置的密码单击“确定”按钮完成保护工作簿设置操作。提示执行“工具”→“保护”→“撤销工作表保护”或“撤销工作簿保护”。可以取消保护拓展与提高改变打开工作簿中工作表的数量()单击“工具”菜单项中的“选项”命令打开“选项”对话框如图所示。()选择“常规”选项卡在“新工作簿内的工作表数”数值输入选择框中输入大于的数值。()单击“确定”按钮。知识链接单元格行与列交叉形成单元格它是存储数据、公式的基本单位Excel用列号行号来表示某个单元格行号用阿拉伯数字、、…表示列标用英文字母A、B、C…表示。例如B代表第行第B列的单元格第行第列处的单元格则命名为H。工作表工作簿是Excel的基本文件工作簿和工作表有区别工作表也称表单,工作表存在于工作簿中一个工作簿可以包括一个或多个工作表数据存在于工作表中。制作学生成绩表对创建的工作表进行必要的修饰使工作表主题鲜明、风格独特、外观靓丽是使用电子表格的进一步追求。通过表格的格式化操作可以美化表格制作样式精美的电子表格。知识点文字、表格编辑条件格式设置任务文字格式编辑设置字体格式的快捷方法是使用格式工具栏中的“字体”按钮但这种方法只能设置字体、字号和字形如果用户希望对工作表中的文本进行更加详尽的设计可以利用“单元格格式”对话框设置字体格式。任务描述张老师是实验中学初一年级的班主任期中考试结束以后为了向教务处报送每个同学的考试成绩张老师利用Excel制作了如样例所示的学生成绩登记表。样例任务分析要完成样例表格首先需要正确输入文字信息然后还要设置字符的格式因此本任务操作可以分解为如下过程:输入表格内容插入批注设置表格字符格式。操作步骤()启动Excel建立一个新的工作表。()选中A:F单元格区域单击常用工具栏中的“合并并居中”按钮输入文本“学生成绩登记表”。()选中文本“学生成绩登记表”单击“格式”菜单项中的“单元格”命令打开“单元格格式”对话框如图所示。()在“字体”列表框中选择“楷体”在“字形”列表框中选择“加粗”在“字号”列表框中选择“”在“颜色”列表框中选择“红色”单击“确定”按钮。()在A:F单元格区域中输入如样例所示的学生成绩登记表标题在常用工具栏中设置“字体”为“宋体”“字号”为“”“颜色”为“蓝色”“加粗”显示。()选中A单元格在“单元格格式”对话框“数字”选项卡中的“分类”选项中选择“文本”单击“确定”按钮操作如图所示。()在A单元格中输入“”将光标指向单元格填充柄如图所示。()当光标变成黑实心十字光标时向下拖动填充柄至A单元格表格数据按序列自动填充效果如图所示。()在B:E单元格区域按样例分别输入学生的姓名和各科成绩在B单元格中输入文本“平均分”。()选中B单元格单击“插入”菜单项中的“批注”命令。在单元格的右上角出现红色小三角符号打开“批注”文本框在文本框中输入文本“获得年市级‘三好学生’荣誉称号”如图所示。()选中A:F单元格区域打开“单元格格式”对话框选择“对齐”选项卡在“文本对齐方式”选项的“水平对齐”下拉列表中选择“居中”使单元格区域内的所有数据居中显示操作如图所示。()以“学生成绩登记表”为文件名保存文件。任务表格格式编辑为了使表格更加美观和其中部分数据显示的更加突出可以对表格添加边框和底纹。任务描述张老师制作完成学生成绩登记表后发现自己制作的表格不是很美观于是决定对表格进行进一步的修饰使表格的主体鲜明内容突出最终完成了如样例所示的表格。样例任务分析设置表格的边框和底纹可以利用“单元格”命令也可以利用常用工具栏中的快捷按钮根据操作需要本任务可以分解成以下过程:设置单元格边框设置单元格底纹。操作步骤()打开“学生成绩登记表”。()选中A:F单元格区域打开“单元格格式”对话框切换到“边框”选项卡如图所示。()在“线条”选项的“样式”中选择“细线条”在“颜色”下拉列表中选择“红色”在“预置”选项中单击“外边框”。()在“线条”选项的“样式”中选择“虚线条”在“颜色”下拉列表中选择“红色”在“预置”选项中单击“内部”单击“确定”按钮。()选中A:F单元格区域单击鼠标右键选择“设置单元格格式”命令打开“单元格格式”对话框选择“图案”选项卡如图所示。()在“颜色”选项中选择“黄色”单击“确定”按钮。()选择A:F单元格区域在“单元格格式”对话框的“图案”选项卡中单击“图案”下拉按钮选择“灰色”单击“确定”按钮给选择的区域进行图案填充如图所示。()以“学生成绩登记表”为文件名保存文件。任务设置条件格式设置条件格式是指设置的格式有条件限制符合设置条件时设置格式应用于设置对象使满足条件的记录突出显示不符合设置条件的对象不应用设置格式。任务描述张老师为了突出显示计算机成绩在分以上的同学记录在学生成绩登记表中设置了条件格式将满足条件的记录以红色字体、浅青绿色底纹显示。任务分析设置条件格式的关键是条件选择和满足条件显示设置条件设置可以利用“格式”菜单项中的“条件格式”命令完成显示设置可以在“单元格格式”对话框中完成因此任务操作被分解成以下过程:设置条件设置满足条件的显示格式。操作步骤()打开“学生成绩登记表”。()选中E:E单元格区域。()单击“格式”菜单项中的“条件格式”命令打开“条件格式”对话框在“条件格式”对话框中选择条件为“单元格数值”介于与之间如图所示。提示用户还需要增加其他的条件时可以单击“添加”按钮为条件公式添加一个新的条件。不过在一个工作表中最多只能设置个条件。在已设置条件格式的单元格中若其值发生变化不再满足设定的条件时Excel将恢复这些单元格原来的样式。()单击“格式”按钮打开“单元格格式”对话框在“字体”选项卡中设置为“红色”在“图案”选项卡中设置“图案”填充色为“浅青绿”色单击“确定”按钮如图所示。()在“条件设置”对话框中单击“确定”按钮完成“条件格式”设置效果如图所示。()以“学生成绩登记表”为文件名保存文件。拓展与提高常见的数据表格形式大同小异使用系统给出的表格形式创建工作表可以提高工作效率。Excel有内置的多种表格形式使用它们可以轻松的创建带有各种格式效果的表格。任务描述张老师修饰完表格后发现表格虽然美观但是制作过程比较麻烦有没有一种快捷的方式来创建表格呢?张老师经过一番思考想到了利用自动套用格式命令来创建表格以简化表格的设置。任务分析利用“格式”菜单项中的“自动套用格式”命令可以快速编辑表格因此本任务较为单一调用内置格式即可。操作步骤()打开“学生成绩登记表”。()选中A:F单元格区域。()单击“格式”菜单项中的“自动套用格式”命令打开“自动套用格式”对话框如图所示。()单击“选项”按钮展开“要应用的格式”选项。()在表格样式列表中拖动滚动条选择“序列”表格样式单击“确定”按钮表格格式效果如图所示。计算学生成绩数据计算是表格应用过程中的重要内容也是数据管理者必须面对的繁重任务。在现实工作中表格数据计算不仅仅是数据量大计算形式也很复杂有些计算对象可能会频繁变化。若将手工计算工作量大操作繁琐的表格数据输入电子表格利用公式和函数的计算功能完成计算任务会大幅提高计算工作效率所以表格计算是用户应该掌握的重要内容。知识点自动求和函数计算任务计算各科总成绩使用Excel提供的自动运算功能可以方便快捷的计算数据结果。任务描述张老师在“学生成绩登记表”中准确无误的把各科成绩输入完毕并且对表格进行了修饰但是学生的总成绩还没有计算出来。他准备使用Excel的自动求和功能计算出每个同学的总成绩。任务分析使用工具栏中的“自动求和”按钮可以快捷方便的进行求和运算若要依次算出多个记录的数据和需要使用填充功能因此本任务操作可以分解成以下过程:利用自动求和按钮计算第一个同学的总成绩使用自动填充的方法求出其他同学的总成绩。操作步骤()打开“学生成绩登记表”。()单击F单元格。()单击常用工具栏中的自动求和按钮的下拉箭头打开下拉列表选择“求和”命令如图所示。()在C和E单元格区域四周出现虚线框表示需要求和的单元格区域如图所示。()按回车键完成求和运算。()单击F单元格鼠标指针指向单元格右下角的填充柄当指针变成黑色十字时拖动至F单元格释放鼠标求出其他同学的总成绩如图所示。()单击常用工具栏中的“保存”按钮保存“学生成绩登记表”。任务计算各科的最高、最低分Excel除了提供四则运算和乘方等计算外还提供了大量的实用函数。函数是内置公式利用它可以大大减少使用公式的复杂程度提高计算效率。任务描述张老师利用自动求和按钮求出了所有同学的总成绩为了进行教学效果的统计还需要计算出各科以及总分的最高分和最低分。任务分析利用Excel中的函数功能可以方便的完成多种统计工作本任务操作可以通过两种函数完成:利用MAX()函数计算最大值利用MIN()函数计算最小值。操作步骤()打开“学生成绩登记表”。()选择“平均分”所在行单击鼠标右键选择“插入”命令新插入两行在B和B单元格内分别输入文本“最高分”和“最低分”。()选中C单元格单击“插入”菜单项中的“函数”命令打开“插入函数”对话框同时编辑栏自动添加“=”“插入函数”对话框如图所示。()在“选择函数”列表中选择“MAX”函数单击“确定”按钮打开“函数参数”对话框如图所示。()选择计算区域参数确认无误后单击“确定”按钮计算结果显示在C单元格中。()单击C单元格鼠标指针指向右下角的填充柄当指针变成黑色十字时拖动至F单元格释放鼠标求出其他科成绩的最高分结果如图所示。()选中C单元格单击“插入”菜单项中的“函数”命令打开“插入函数”对话框同时编辑栏自动添加“=”。()在“插入函数”对话框的“或选择类别”下拉列表中选择“全部”在“选择函数”列表框中选择“MIN”函数如图所示。()单击“确定”按钮打开“函数参数”对话框选择计算区域参数确认无误后单击“确定”按钮在C单元格显示最低分结果。()使用填充拖动的方法计算其他项的最低分。()选中C:F单元格区域单击鼠标右键选择“设置单元格格式”命令打开“单元格格式”对话框在“数字”选项卡的“分类”选项中选择“数值”选项在“小数位数”文本框中输入数值“”单击“确定”按钮如图所示。()参照第部至第部的操作步骤求出各科及总分的平均值结果如图所示。()以“学生成绩登记表”为文件名保存文件。任务计算优秀率IF函数是Excel工作表中应用最广泛的函数之一也是一个比较难和比较灵活的函数。IF函数执行真假值判断并根据逻辑测试的真假值返回不同的结果。任务描述张老师计算出学生的各项成绩后想知道班级中哪些同学成绩达到了优秀优秀率是多少他决定用IF函数来实现自己的想法。任务分析要计算哪些同学的总成绩达到了优秀可以先使用IF函数来判断然后再来计算出优秀率。因此本任务操作可以分解成以下过程:用IF函数计算总分优秀的同学用COUNTIF函数统计优秀同学的数量用优秀同学的数量除以参加考试总人数求出优秀率。操作步骤()在G单元格中输入文本“成绩等级”进行格式排版。()在G单元格中输入公“=IF(F>=,“优秀“,IF(F>=,”良好“,IF(F>=,”中等“,IF(F<,”差“))))”按回车键成绩等级结果显示在G单元格中。()选中G单元格使用填充拖动的方法计算其他人员的成绩等级结果如图所示。()在B、B单元格中分别输入文本“优秀人数”、“优秀率”。()在C单元格中输入“=COUNTIF(G:G”优秀“)”按回车键优秀人数的结果显示在C单元格中。()选中C单元格单击鼠标右键选择“设置单元格格式”命令打开“单元格格式”对话框在“数字”选项卡的“分类”选项中选择“百分比”选项在“小数位数”文本框中输入数值“”单击“确定”按钮。设置操作如图所示。()在C单元格中输入“=CCOUNT(F:F)”按回车键学生成绩的优秀率结果显示在C单元格中如图所示。知识链接公式公式是由常量、单元格引用、单元格名称、函数和运算符组成的字符串也是在工作表中对数据进行分析的算式。公式可以对工作表中的数据进行加、减、乘、除等运算。在使用公式运算过程中可以引用同一工作表中不同的单元格、同一工作簿不同工作表中的单元格也可以引用其他工作簿中的单元格。()运算符运算符是连接数据组成公式的符号公式中的数据根据运算符的性质和级别进行运算。运算符可以分为种类型。()公式的组成Excel中所有的计算公式都是以“=”开始除此之外它与数学公式的构成基本相同也是有参与计算的参数和运算符组成。参与计算的参数可以是常量、变量、单元格地址、单元格名称和函数但不允许出现空格。()公式的显示、锁定和隐藏在默认情况下Excel只在单元格中显示公式的计算结果而不是计算公式为了在工作表中看到实际隐含的公式可以单击含有公式的单元格在编辑栏中显示公式或者双击该单元格公式会直接显示在单元格中。锁定公式就是将公式保护起来别人不能修改。若不希望别人看到所使用的公式可以将公式隐藏。需要注意的是在锁定、隐藏公式后必须执行“保护工作表”的操作这样才能使锁定、隐藏生效。单元格引用使用“引用”可以为计算带来很多的方便但同时也会出现一些问题尤其是在用户进行公式复制的时候。当把计算公式从一个单元格复制到另一个单元格后公式会发生改变改变的原因就是在创建公式时使用了引用。()相对引用相对引用是指单元格引用会随公式所在单元格的位置变化而变化公式中单元格的地址是指当前单元格的相对位置。当使用该公式的活动单元格地址发生改变时公式中所引用的单元格地址也相应发生变化。()绝对引用绝对引用是指引用特定位置的单元格公式中引用的单元格地址不随当前单元格的位置改变而改变。在使用时单元格地址的列号和行号前增加一个字符“$”。()混合引用根据实际情况在公式中同时使用相对引用和绝对引用称为混合引用。例如:$AA$都是混合引用其中$A表示列地址不变行地址变化而A$表示行地址不变列地址变化。函数函数是一些已经定义好的公式。大多数函数是经常使用的公式的简写形式。函数由函数名和参数组成函数的一般格式为:函数名(参数)输入函数有两种方法:一种是在单元格中直接输入函数这与在单元格中输入公式的方法一样只需先输入一个“=”然后输入函数本身即可。另一种是通过命令的方式插入函数。使用图表图表是以图形表示工作表中数据的一种方式将实际工作中呆板的数据转化成形象的图表不仅具有较好的视觉效果也能直观的表现出工作表包含数据的变化信息为工作决策提供依据。如果说用Excel电子表格只是将数据信息进行简单的罗列那么在表格信息的基础之上建立图表则是对数据进行一种形象化的再加工。图表是办公环境中经常使用的工具它不但可以清晰显示数据本身的变化也可以提供数据以外的信息扩大数据信息含量。知识点制作图表编辑图标任务制作高考学生统计表用表格数据表示多个数据之间的关系存在表述困难若将表格数据转换成图表就很容易建立数据关系方便数据项比较所以建立图表是扩大表格数据应用范围的重要举措。任务描述小赵是教育局的一个统计人员近年来高考人数不断的增加为了更好的比较近年参考人数增加的情况直观呈现高考人数增长趋势他利用Excel的图表功能制作了统计高考学生图表。任务分析Excel创建图表的方法有两种:一种是利用图表向导创建另外一种是使用“图表”工具按钮。完成本任务可以使用图表向导创建图表因此任务操作可以分解成以下过程:建立工作表使用图表向导创建工作表调整图表的位置。操作步骤()建立用于创建图表的“高考学生统计表”工作表如图所示。()在工作表中选择要绘制图表的A:C单元格数据区域最好将行和列的标题选入以便生成用标题表示行、列坐标的图表。()单击“插入”菜单项中的“图表”命令打开“图表向导步骤之图表类型”对话框如图所示。()在“标准类型”选项卡的“图表类型”列表框中选择“柱形图”在“子图表类型”选项中选择“三维簇状柱形图”。单击“下一步”按钮打开“图表向导步骤之图表源数据”对话框如图所示。()在“数据区域”选项卡的“数据区域”文本框中选择数据单元格的范围这里已经选择了A:C单元格区域。选择“系类产生在”选项中的“列”单选钮使数据系列来源于列。单击“下一步”按钮打开“图表向导步骤之图表选项”对话框如图所示。()在“标题”选项卡的“图表标题”文本框中输入“高考学生统计表”。单击“下一步”按钮打开“图表向导步骤之图表位置”对话框如图所示。()选中“作为其中的对象插入”单选钮单击“完成”按钮。单击图表将鼠标指针放在图表区空白的任意一个位置上用鼠标拖曳到新的位置生成的图表如图所示。()单击图表当图表四周出现个黑色的控制点时拖动控制点可调整图表的大小和位置。()以“高考学生统计表”为文件名保存图表。任务编辑高考学生统计图表常见的图表编辑是添加纵横坐标、向图表添加和删除数据、改变图表类型等。对图表进行修饰操作可使图表的外观效果和表现力进一步增强。任务描述小赵制作完高考学生统计表后发现一些数据还需要进行修改表格的样式也不是太美观于是他决定对图表进行编辑使图表更加美观。任务分析对图表的数据及外观的修饰主要通过“图表”菜单来完成本任务操作可以考虑分解成以下过程:图表数据的修改和添加图表纵横坐标的添加及修饰格式化分类轴改变图表类型添加趋势线。操作步骤()打开“高考学生统计表”。()修改年高考录取人数由“”改为“”图表中的数据会自动改变如图所示。()在“高考学生统计表”工作表中新增加一行添加年的报名人数和录取人数。()选中图表单击“图表”菜单项中的“添加数据”命令打开“添加数据”对话框如图所示。()单击“选定区域”文本框后面的“折叠对话框”按钮选择新增加的数据区域单击“确定”按钮新增加的数据在图表中显示出来如图所示。()单击图表使图表处于选定状态。单击“图表”菜单项中的“图表选项”命令打开“图表选项”对话框如图所示。()在“标题”选项卡的“分类(X)轴”文本框中输入“年份”在“数值(Z)轴”文本框中输入“人数”单击“确定”按钮在图表中出现X轴和Z轴标题。()选中“图表标题”单击鼠标右键选择“图表标题格式”命令打开“图表标题格式”对话框如图所示。()在“字体”选项卡中设置“字体”为“楷体”“字形”为“加粗”“字号”为“”字体“颜色”为“红色”单击“确定”按钮。()分别单击纵横标题单击鼠标右键选择“坐标轴标题格式”命令打开“坐标轴标题格式”对话框如图所示。()在在“字体”选项卡中设置“字体”为“楷体”“字形”为“常规”“字号”为“”字体“颜色”为“红色”单击“确定”按钮图表的标题和坐标轴标题格式如图所示。()双击图表中的数值轴打开数值轴对话框。在“刻度”选项卡的“自动设置”选项中设置“最小值”为“”“最大值”为“”“主要刻度单位”为“”“次要刻度单位”为“”“基层(XY)平面交叉于”为“”如图所示。()双击分类轴打开“坐标轴格式”对话框在“刻度”选项卡的“分类数(分类轴刻度线标签之间)”文本框中输入数值“”在“分类数(刻度线之间)”文本框中输入数值“”如图所示。()双击“背景墙”打开“背景墙格式”对话框在“边框”选项中单击“自定义”按钮选择背景墙线条颜色为“红色”如图所示。()单击“填充效果”按钮打开“填充效果”对话框如图所示。()在“颜色”选项中选择“双色”单选钮在“颜色”中选择“白色”在“颜色”中选择“浅蓝色”。在“底纹样式”选项中选中“水平”单选钮在“变形”选项中选择第种变形效果()单击“图表”工具栏中的“图表类型”命令打开“图表类型”对话框如图所示。()在“标准类型”选项卡中的“图表类型”中选择“折线图”在“子图表类型”中选择“数据点折线图”类型单击“确定”按钮图表类型变成折线图形如图所示。()选中图表单击“图表”工具栏中的“添加趋势线”命令打开“添加趋势线”对话框如图所示。()在“添加趋势线”对话框的“类型”选项卡中选中“趋势预测回归分析类型”选项中的“对数”单击“确定”按钮。()在图表中单击趋势线打开“趋势线格式”对话框在“图案”选项卡中单击“线条”选项中的“自定义”单选钮设置线条的样式、颜色、粗细如图所示。()单击“确定”按钮为图表加上趋势线如图所示。提示趋势线只能在二维面积图、折线图、条形图和气泡图等平面图形中添加而不能在三维立体图、雷达图、饼图和圆环图中添加。知识链接在Excel中有两类图表如果建立的图表和数据是放置在一起的这样图和表结合的就比较紧密、清晰、明确也更便于对数据进行分析和预测此种图表称为内嵌图表。如果建立的图表不和数据放在一起而是单独占用一个工作表则称为图表工作表也叫独立图表。图表是由图表标题、数值轴、分类轴、绘图区和图例等部分组成。图表标题是为建立的图表所命名的标题。绘图区有图表中的数据图形显示包括网格线和数据。数值轴是图表的垂直轴用来区分数据的大小。数值轴标题在图表的左边用来说明数据数值的种类。分类轴是图表的水平轴用来区分数据的类别。图例是用来区分数据各系列的彩色小方块和名称。工作表数据操作表格的管理对象是数据如何有效的管理、应用表格数据是表格数据处理的重要内容。Excel具有强大的数据管理功能在Excel中可以对数据进行排序、筛选、和分类汇总等操作。进行数据处理可以方便管理同时也方便使用因此数据管理是Excel的重点知识。由于Excel中的各种数据管理操作都具有广泛的应用价值所以只有全面了解和掌握数据管理方法才能有效提高数据管理水平。知识点数据排序数据筛选数据汇总任务学生成绩排序利用Excel的排序功能可以实现数据从高到低或者从低到高的自动排列排序后的数据一目了然。任务描述张老师计算出学生的总成绩后想要对学生的总成绩进行排序以排列出全部学生的成绩名次。任务分析使用工具栏中“升序”和“降序”按钮可以非常方便的对数据进行排序但是只能按照单个字段的内容进行排序当遇到有多个数据相同的情况时可以使用“数据”菜单项中的“排序”命令根据多个关键字进行排序。操作步骤()打开“学生成绩表”文件删除“最高分”、“最低分”、“平均分”所有数据。()单击F:F单元格区域中的任意一单元格。()单击“数据”菜单项中的“排序”命令打开“排序”对话框如图所示。()在“主关键字”下拉列表中选择“总分”在“次要关键字”下拉列表中选择“语文”在“主关键字”下拉列表中选择“数学”全部按降序排列。()单击“确定”按钮排列结果如图所示。任务数据筛选利用数据的筛选功能让系统自动查找满足条件的数据并显示给用户无疑会使数据检索工作的效率大幅提高。任务描述张老师准备从成绩表中挑出几个总成绩和单科成绩都比较好的同学参加市里组织的数学和计算机的比赛他决定用Excel的筛选功能让系统自动查找满足条件的学生。任务分析利用Excel自动筛选和高级筛选功能可以实现有目的的内容查找并显示因此可以将本任务操作分解成以下过程:总成绩自动筛选数学、计算机高级筛选。操作步骤()打开“学生成绩表”。()单击“学生成绩表”中的任意一单元格。()选择“数据”菜单项“筛选”子菜单项中的“自动筛选”命令。()“学生成绩表”中数据的第一行处于可筛选状态每一列字段名的右边都出现一个下拉按钮如图所示。()单击“总分”字段名后面的下拉按钮打开下拉列表框在下拉列表中选择“自定义”命令打开“自定义自动筛选方式”对话框。()在“自定义自动筛选方式”对话框中设置筛选条件“(总分>=)与(总分<)”如图所示。()单击“确定”按钮筛选结果如图所示。()在D:E单元格区域中输入高级筛选的条件:数学>=算机>=如图所示。()单击“数据”菜单项“筛选”子菜单中的“高级筛选”命令打开“高级筛选”对话框如图所示。()在“方式”选项中选择“将筛选结果复制到其他位置”单选钮。()在“列表区域”文本框中输入数据筛选的数据区域或单击“折叠对话框”按钮用鼠标选择数据区域。()在“条件区域”文本框中输入或选择筛选条件的区域这里选择D:E单元格区域。()在“复制到”文本框中输入或选择筛选结果的放置位置可以随意选择区域。()如果结果中要排除相同的行选中“选择不重复的记录”复选框。()单击“确定”按钮筛选结果如图所示。任务产品销售汇总数据汇总表是办公中常用的报表形式数据汇总也是对数据分析、统计得出概括性数据的过程。Excel具有强大的数据汇总功能能满足用户对数据进行汇总的各种要求。在进行分类汇总前需要对分类字段进行排序使数据按类排列。任务描述小李是公司的统计员每月底要向总公司上报月内的商品销售表。为了使管理层能够从报表中得到概括性的数据和结论他利用表格的分类汇总功能对每个商品的销售情况进行分类统计。任务分析对数据表中的某个数据进行分类汇总首先要对该数据进行排序再进行汇总因此本任务操作可以分解成以下过程:按商品名称进行排序对销售数量和销售额进行汇总。操作步骤()启动Excel建立一个新的工作表以“商品销售表”命名保存。()在工作表中输入数据并对“商品名称”字段按升序排序结果如图所示。()选定D列内的任意一单元格单击“数据”菜单项中的“分类汇总”命令打开“分类汇总”对话框如图所示。()在“分类字段”下拉列表中选择“商品名称”在“汇总方式”下拉列表中选择“求和”在“选定汇总项”选项中选中“销售数量”和“销售额”其他项为默认。单击“确定”完成分类汇总结果如图所示。()单击页面左侧的“减号”按钮可以将数据清单中的明细数据隐藏起来单击“加号”按钮可以显示数据清单中的明细数据如图所示。提示在“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按钮可以清除数据表中的分类汇总将数据表恢复到原来样式。知识链接数据排序排序可以对一列或多列中的数据按文本(升序或降序)、数字(升序或降序)、日期和时间(升序或降序)进行排序也可以按自定义序列(如大、中和小)进行排序。主关键字是数据排序的依据在主关键字相同时按次要关键字进行排序当第次要关键字相同时按第次要关键字排序依次类推。数据筛选筛选就是显示出符合设定条件的表格数据隐藏不符合设定条件的数据。在Excel中提供有“自动筛选”和“高级筛选”命令。“自动筛选”只能设置简单的筛选条件需要设置复杂筛选条件时要使用高级筛选方式。在设置高级筛选时需要建立一个条件区域一个条件区域需用两行至少需用两个单元格在第一行的单元格中输入指定的字段名称在第二行的单元格中输入字段的筛选条件值。构造筛选条件是有条件检索的基础筛选条件越精细合理筛选结果就越准确。筛选条件是由关系运算符构成的关系表达式其中可以使用通配符“?”和“*”。若筛选条件较多时应使用“与”、“或”逻辑运算符连接关系表达式。为了能清楚地看到筛选结果系统将不满足条件的数据暂时隐藏起来当撤消筛选条件后这些数据又重新出现。设置完自动筛选后再次单击筛选按钮可以取消筛选回到原始状态。打印输出使用打印机可以把电子表格变成纸质文档但是要打印出样式精美的文档必须进行打印设置。打印设置不但要能使电子表格和打印纸张相互匹配也能强化打印效果把电子表格中没有的内容添加到纸质文档中。知识点设置打印表格设置打印机任务设置打印参数打印Excel表格之前应设置纸张大小、页面边距、页眉页脚等内容使打印出来的表格格式美观正确。任务描述张老师决定把学生成绩表打印出来以便让每位学生知道自己的考试成绩和名次。为了让成绩单打印效果比较好他首先对电子表格的打印参数进行设置。任务分析利用“页面设置”对话框可以设置纸张大小、页边距和工作表其他内容因此设置打印参数的任务可以分解成以下过程:设置纸张设置页边距设置工作表设置页眉页脚。操作步骤()打开“学生成绩表”。()单击“文件”菜单项中的“页面设置”命令打开“页面设置”对话框如图所示。()在“页面”选项卡的“方向”选项中选择“横向”单选钮在“纸张大小”下拉列表中选择“A”起始页码设为“自动”。()在“页边距”选项卡中设置上、下、左、右四个边距值。在“页眉”、“页脚”数值选择框中输入或选择距上、下边的距离该距离应小于页边距以保证页眉页脚不被数据覆盖。在“居中方式”选项中选中“水平”复选框如图所示。()单击“页眉页脚”选项卡如图所示。()单击“自定义页眉”按钮打开“页眉”对话框如图所示。()在“左”文本框中输入“年月日”在“中”文本框中输入“学生成绩登记表”选定文本单击“字体”按钮打开“字体”对话框设置“字体”为“楷体”“字号”为“”加粗显示单击“确定”按钮如图所示。()单击“页脚”选项的下拉列表选择“第页”。()在“页面设置”对话框中单击“确定”按钮完成页眉页脚设置。()单击“工作表”选项卡单击“打印区域”文本框输入打印的工作区域A:F或单击“折叠对话框”按钮选择打印的区域如图所示。()在“打印标题”选项中设置行标题单击“顶端标题行”文本框输入或单击“折叠对话框”按钮选择第二行作为水平标题如果表格的长度超过了一页在每页的开头可以显示出标题。()选中“打印”选项中的“网格线”复选框打印内容的同时打印网格线。在“批注”下拉列表中选择“工作表末尾”。()单击“确定”按钮完成“工作表”选项卡的设置。任务设置打印机属性正确合理的设置打印机的属性可以控制打印质量节约打印成本。任务描述张老师的办公室有一台喷墨打印机由于每天的打印任务比较多为了节约打印成本张老师决定通过设置打印机的参数来节省墨水的使用量。任务分析节省墨水的代价是打印质量下降因此在打印草稿或质量要求不高时可以考虑降低分辨率以节省打印机墨水。操作步骤()单击“文件”菜单项中的“打印”命令打开“打印”对话框如图所示。()在“打印机”选项的“名称”下拉列表中选择打印电子表格的打印机。()单击“属性”按钮打开打印机的“属性”对话框如图所示。()单击“高级”按钮打开打印机的“高级选项”对话框。单击“图形”目录中的“打印质量”下拉列表在其中选择打印文档中图形所要求的分辨率如图所示。()单击“确定”按钮完成打印机属性的设置。任务预览和打印文件完成打印设置后应使用打印预览功能来检查设置效果尽可能的检查出打印格式中的错误以保证文档打印一次成功这样即能节约打印成本又提高了工作效率。任务描述张老师完成了打印前的页面设置和打印机的属性设置工作决定利用Excel打印预览功能看看设置的效果检查一下是否能够达到预期的目的最后再将电子表格打印出来。任务分析本任务有两项内容使用打印预览命令预览打印的表格打印电子表格因此任务操作可以分解成以下过程:打印预览打印输出。操作步骤()单击“文件”菜单项中的“打印预览”命令预览打印效果如图所示。()单击“页边距”按钮显示页边距边框线用鼠标拖动边框线可以调整页边距和页眉、页脚的位置如图所示。()单击“下一页”按钮显示第页的打印预览显示批注的内容如图所示。()预览效果并修正错误后单击“打印”按钮打开“打印内容”对话框。在“打印范围”选项中选中“全部”单选钮。在“份数”选项中选择打印文件的份数。在“打印内容”选项中选择打印活动的工作表。()单击“确定”按钮打印机打印出学生成绩登记表。

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