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学习ppt排版与制作技巧

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2019-06-20 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《学习ppt排版与制作技巧ppt》,可适用于职业岗位领域

视觉的触动如何在PPT演示中使用视觉效果课程目标:前言在课程开始之前需要强调:不是作为艺术家在教美学不是在教广告设计人员画很炫的图过于炫目的形式会对内容喧宾夺主所教的是技巧、规则、程序它们会帮助你更好的交流和沟通在学习完本课程之后你将可以:更有效地使用PPT创作出使人印象深刻的演示效果基本理论对效率的感觉对空间的感觉对步骤的感觉对效率的感觉所画的幻灯片应该可以被分成许多小的动作效率就产生于这些动作之中。复制时应将原对象和复件对齐使用Shift键会使这一动作快秒对空间的感觉就好像布置一所空房子。不要浪费空间但也不要过于拥挤。哪一个看起来更好?对空间的感觉:要胸有成竹事先考虑好:本张幻灯片需要表现些什么以什么顺序?(这样可以了解如何放置对象)在本张幻灯片中需要放入多少图表?(这样可以对对象的大小有个概念。如果在一张幻灯片中有太多的对象将它分为两张)还会在这张幻灯片上加东西吗?(为了扩展性而故意留下一些空白但要看起来平衡)先画个草稿是个好方法对步骤的感觉如何画这样一张图?对步骤的感觉改变步骤会极大的改变效果不需要输入很快也不需要鼠标移动很快就可以改变效果的方法。好的步骤可以:使创作时间缩短一半以上保证幻灯片的平衡性容易修改非常重要的一点在完成一张幻灯片或一个复杂的对象后不要忘了保存!基本技能定制界面使用快捷键移动和复制选中交换顺序调整文本格式调整行格式调整对象格式为什么需要定制界面定制一个你更为熟悉的界面可以方便你的操作如何定制:在菜单栏上选择“工具”>“自定义”然后点击“命令”将所需的图标移动到工具栏上。按住Alt键可以将图标拖入工具栏中或从工具栏中拖出。常用的图标定制模板使用SlideMaster来做好一个模板。然后点击“另存为”保存类型为PPT模板然后将它替换为系统默认模板。SlideMaster:定义标题格式定义多级格式定制界面之其它在创作PPT时最好将对象显示为最大这样可以看清楚更多的细节。这是为什么只保留那些常用按钮的原因。一般来说横竖各只需要两行工具栏就够了。请比较:使用快捷键复制:CtrlC(copy,复制到剪贴板)剪切:CtrlX粘贴:CtrlV保存:CtrlS全选:CtrlA撤销:CtrlZ复制:CtrlD(duplicate,比copy多一个粘贴动作但不复制到剪贴板)打开:CtrlO右手使用鼠标左手使用快捷键最常使用的动作:移动和复制按住Shift键可以水平或竖直的移动对象这节约了对齐的时间。按住Ctrl键拖动可以在释放鼠标的位置复制出一个对象。同时按住Ctrl和Shift键进行拖动则会在原对象的水平或竖直方向上复制出一个对象。这在画组织结构图或其它图形时非常有用。选中在对象上点击鼠标则可选中该对象。但如果该对象没有填充内容则只能点击其边界来选中它。这比较麻烦因此建议用白底填充而不是不填充。按住鼠标左键拖动可以选中一个区域。按住Shift键在一个个点击对象可以将它们都选中。按CtrlA全选在文本框中三击左键可以选中整段双击可以选中一个词。选中一个文本框最方便的方法时按住Shift键然后点击文本的任何位置。这样将该文本框作为一个整体对象而不是待编辑的文本对象。较复杂但非常有用的操作交换简单图形:选中两个图形组合然后水平或竖直翻转。交换复杂图形:调整文本格式:字体大小利用工具栏上的图标调整字体大小。理论上说可以在图标框中输入到之间的整数但建议不要使用大于pl或小于pl的字体。编辑项目列表可以从“格式”菜单中选择项目符号的格式缩进和制表位在编辑文本框时使用水平标尺:注意:不要使用空格来对齐文本这会浪费时间并且会使得格式调整不方便。控制首行缩进控制二级文本制表符号控制首行之外行的缩进制表符号缩进和制表(续)点击标尺可以定义多个制表符。它们可以指出对齐格式:该功能可用于调整文本框中的表格格式。左对齐制表符右对齐制表符画线在画线时按住Shift键可以画出垂线或成、、、、度的线。如何画这样一条线:不要分别画三条不同的线段再把它们连在一起而应使用“自由变形”功能。放大和缩小按住Shift键可按比例放大或缩小。如果想要放大或缩小复杂的对象先将它们组合。在对象上点击右键选择设置格式可以精确指定想要放大或缩小的百分比。画不规则图形先使用自选图形库中的图形然后使用变形工具来绘制不规则图形如:改变形状如何画出下面的图形:画一堆小图再排列它们?不那样会浪费时间。正确的方法是:先画出一组同样的图形然后对所需的图形进行变形基本规则文本规则图表规则数量图:柱状图、饼状图、线状图等形状图:组织结构图、流程图、矩阵等特殊效果文本的一致性风格一致的文本将有利于受众的熟悉和理解。一致性一致的字体一致的标题、子标题、符号格式一致的图表格式一致的缩写和术语一致的大小写一致的叙述风格不一致的例子不一致的例子文本格式:字体、斜体和粗体使用各种字体、斜体和粗体来区别不同的文本字体大小是由文本的重要性决定的。每页的标题最大其它文本一般都要比它小。子标题会稍小一些可以进行调整。其它文本的字体最小。但一般都应在pl以上因为再小就看起来不舒服了在屏幕演示的时候应该使用或更大的字体。灵活使用粗体和斜体来强调重要的文本或区分开不同的文本。举例项目符号与Word不同PowerPoint使用短而小的句子来表达中心思想。因此建议使用项目列表的方式。不要对所有的文本使用同样的项目符号。子标题等的项目符号应该有所区别。孤行控制孤行是指一段的最后一行只有一个很短的单词或字。应该尽可能避免孤行的出现因为它会使段落看起来不平衡。通过调整文本框可以很容易消除孤行。柱状图柱状图是演示中用得最多得图示之一。当用于少于个时间点的情景中时它比折线图要好。通常会去掉垂直刻度这会使柱状图看起来更大一些。每一列的值会标在柱图的上面。避免使用网格它会使图形看起来更复杂。使用相同的刻度来比较不同的柱状图。使用白色来填充柱图。只在有需要时才使用彩色。同一页上的柱图的宽度应该一致标签字体也一致。同一页上的柱图应该对齐标签和标题也应该对齐。柱状图(例子)哪些地方需要改进?柱状图(例子)改进后:柱状图(从Excel中导入)在绘制数量图方面Excel比PowerPoint要好。但导入图形后需要对它进行修改使之适合ppt的标准如:柱状图(从Excel导入)改进的地方在图形区域没有颜色因为只有一组数据去掉了图例去掉网格去掉垂直刻度将值标在柱图上方扩展柱宽使之大于之间空隙的宽度去掉了水平线上的记号它是用于别的图表的在柱状图上不需要。改变了默认色不需要边框但是不需要在PowerPoint中来做这些改动在Excel中就可以完成了。柱状图(续)多类别柱图可将多组数据放在同一个图表中从而便于比较:多类别图表的规则:避免有三个以上的类别使用不同的颜色和图例来区分不同的类别。需要强调的类别以最深的颜色显示。柱图之间的空隙大于单个的柱宽但小于总体宽度图例必须置于图表下方采用一致的字体柱状图(续)修改柱状图来表现百分比:这两个图表都表示的是不同类别的百分比但右图更强调百分比而不是总量。规则如下:三到四个类别就够了不需要更多。在最右边使用标注而不是图例来表示不同的类别。可以使用彩色来强调某个类别。百分比和总值的字体应该不同。饼状图饼状图最主要的作用是用于表达百分比。规则如下:饼状图中的项目最好少于个不要超过个。太多的项目通常没有意义。可以将太小的部分合并在一起。不要用彩色和图例来区分不同的类别这将不容易识别。使用白色和图注。如果想要强调某一个项目可以使用彩色或箭头等来强调它。如果可能按升序或降序排列各个项目。如果空间有限将图注置于图表内部。饼状图(续)可以将具体值放在图注中并将总值置于图表下方。折线图折线图通常被用来表示趋势尤其是在时间节点超过个的时候。规则如下:使用不同的线型(实线、虚线)对最重要的趋势使用最粗的线型将折线的数量控制在到个使用图例或箭头来进行标注当在不同的图之间进行比较时使用相同的刻度在折线图中通常标注有竖直刻度包括零刻度当具体值和趋势一样重要时在折线中进行标注不要使用Excel的默认格式要进行改进联合图表如果单一图表无法表达含义则使用联合图表如:只显示出了增长的趋势显示出增长的趋势同时表明增长率在下降饼状图(例子)联合图表的另一种用法:遇到负值的情况区域图在既要表达值又要表达比例的情况下使用网格和Y轴刻度:对照图用于性别比较等条状图条状图看起来像柱状图的变形。在需要在图表中加上文字的情况下条状图比柱状图更合适。点状图点状图有两个维度用一条直线来表示两个因素之间的统计关系。泡状图用于显示各个组件的位置。如果想要强调某一个组件使用彩色来填充它形状图的规则形状图比起数量图来更为复杂。没有死板的格式发挥创造力。组织结构图采用横排或竖排的方式清晰的表明组织结构。将相同的部门组合在一起。使用垂直线和水平线而不是斜线使用来避免交叉线的混淆使同一层级的方框大小一样使用不同的线型来表示不同的关系如果图表过于复杂先画一个概略图再在后面的页面中分部分画图表示文本最好采用中央对齐的方式在不同的层之间留出空隙组织结构图(例子)越清晰越好。请比较:组织结构图(例子)如果在同一层没有足够的空间可以采取这种形式:组织结构图(文本框)两种添加文本的方式:直接在框中添加文本使用文本框(调整文本时不用改变方框形状)推荐使用白色填充方框而不是不填充流程图示例一:流程图示例二:流程图规则如下:使用箭头来显示流程方向使用不同的线型来显示流程类型使用不同的框型来表示不同的功能可以在箭头上加上百分比目的是易于阅读和理解矩阵确保最高点在图表右上角或左上角如果需要强调用彩色填充某些部分演进图示例:表表是图形化的文本。用简短的词和数字来表达意思。示例:月亮图(MoonChart)用于表示品级有时需加上一些说明文字。示例:构成图(MarkupChart)用于表示价格、成本等的构成示例:构成图(MarkupChart)示例二:颜色的使用使用颜色可以使ppt页面变得更生动更具有吸引力。但是也要避免误用颜色。区分一些基本的灰色阴影避免混淆在深色区域的文本以白色显示不要在组织结构图、流程图等图表中过量使用颜色简单的使用白色填充就可以了。渐变色渐变色看起来更美观:其它色彩样式纹理方格三维步骤在开始前必须充分理解各项工作的难易程度:帮你减少麻烦的方法在开始之前花几分钟考虑一下各个部分的难易程度从整个工作中较复杂的部分开始然后进行较容易的部分在修改时尽量修改那些较容易修改的地方使用某种方式来度量图表在画一个复杂的图之前先画草稿并为可能的修改预留下空间举例:完成一个组织结构图第一步:观察必须已经有了一个草稿。观察关键的部分:该图由方框、文本和线组成其中一些方框带有填充色。该图有标题和图例。垂直的等级数:单一等级上的最大对象数:第二级上的方框比起其余的要更高一些其它的方框大致一样大小由于图表中有太多内容字体必须较小大约在或以下第二步:度量首先找出整个图表的瓶颈:第级。该级一共有个对象在水平方向上非常拥挤。选出含有最多文本的一个方框先画它用号字体:复制出个这样的方框顶对齐并在水平方向上均匀排列空间不够缩小字体到号。重复上述步骤。第二步:度量(续)仍然没有足够的空间。但是号字体已经是所允许的最小字体了不能进一步缩小。这就需要采用别的方法如可以:但是这里有个竖直方向上的等级这样做明显也不好。第二步:度量(续)在每个方框中都输入文本然后对可能的方框缩小宽度再使它们均匀分布。这解决了宽度问题:现在开始度量高度。在这方面第级和第级最为复杂所以先分别画出一个样本方框:分别复制这些方框。第级的需复制到第级和第级第级的需复制到第级和第级。由于有充分的空间可以稍微增大字体。第级和第级由于是从属于第级的其字体大小不能大于第级。使各级别之间的间距相等。在这一步暂不考虑每个方框的水平位置。如下页所示:第二步:度量(续)为图表标题和图例留出空间不要显得太拥挤。第三步:输入文本如需要可调整方框大小第四步:画出瓶颈第级的连接线第五步:调整第级的方框位置将它们放到连接线的中间。最右边的方框过宽了缩小它的宽度。第六步:重复第四、五步第七步:给方框加上填充色第八步:加上标题和图例

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