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会议服务操作流程模板.ppt

会议服务操作流程模板

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2019-06-15 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《会议服务操作流程模板ppt》,可适用于综合领域

服务人员应严格遵守大厦各项规章制度遵守会议的有关要求规范操作出现突发情况妥善处理并立即报告部门会议期间不得向无关人员谈论和透露会议活动情况特别是市领导的活动情况会议期间进出会场的服务和工作人员要做到对会议的发言内容不听、不传、不议论不转交非会务的或非服务项目的物品一般应引导对方与大会工作人员联系处理各场会议结束后应仔细清扫会场发现遗留的笔记本、文件、手机等资料或物品应交给部门领导处理不得擅自翻看清理办公室、房间时对散落的文件等资料应归拢后摆在明显的位置不要擅自丢弃一般在工作人员在场情况下进行清理对有特殊清洁要求的办公室、房间应严格按照要求操作未经大会工作人员许可不得擅自对会议进行录音、摄影、录像、记录不得翻印与会务接待工作无关的会议资料不得私自向与会人员或工作人员递送个人或亲友的信件、物品等不擅自访客或要求合影、签名等避免其他可能涉密的行为、上岗前例会制度服务员上岗后集中开例会。当班主管检查仪容仪表要求当班服务员统一着装戴好政协服务证不佩戴金银首饰不带手机指甲要剪短脚穿统一的工作皮鞋女服务员面容须化淡妆长发盘起。男服务员不留长发、刮净胡须工作服要整洁干净。当班主管根据当天会议任务以书面行式安排当天工作服务员应了解当天会议的时间、地点及服务要求。准备工作楼面当班服务员检查茶水间清洁卫生。冲泡好热水瓶并把热水瓶表面水迹和污迹擦干净按所需数量放在教室内(茶水服务直接使用教室里的即可)。会场使用的热水在会前小时内准备好。下午会场使用的热水必须中午或下午冲泡不得使用上午准备热水。、茶水间准备工作空调、灯光等工程设施是否完好检查室内温度是否适中如有问题开具维修单并及时致电工程维修中心。(海兴)(海华)检查会场音响的音量是否调节至适中位置声音正常与否如有问题及时致电音响控制室。(海兴)(海华)检查会场电话是否开通标注的号码是否正确。如有问题致电总台。(海兴)(海华)、会场设施状况检查会前开窗通风半小时。当班服务员检查其所负责会场的清洁工作(包括贵休、教休)。检查要求:桌面无灰课桌内无杂物和垃圾。地面无污迹和垃圾。按会议人数及台型要求将桌椅摆放整齐。盖杯摆放整齐杯子无破损、污迹会前杯中放好指定的茶叶。使用干净杯垫。、会场准备工作、服务车准备工作各楼面服务员将推车擦干净备只干净盖杯及杯垫块小毛巾备干净抹布若干。各楼面服务车上按实际使用量备足热水瓶具体数量由当班主管确定。放茶叶必须在会前进行并务必使用茶匙不准用手抓。、遇雨天一楼当班负责人负责把伞架和伞桶放在教学楼各大门旁供与会人员使用同时通知PA加强底层公共通道地面的去水工作尽量保持地面的干燥并放置警示牌。、各楼面负责人必须会前逐一检查各会场准备工作情况对没有达到要求的及时整改。、一切准备工作就绪服务人员站在会场门口值班等待会议代表的到来。对次日使用的会场全部工作结束后务必关闭会议室门以确保安全。、梯口领位应保持良好的站立姿势面带微笑站在电梯旁为会议代表做好梯口应接服务。、领位应熟记各会场的分布情况和会议时间遇问讯者必须礼貌回答对行动不便的代表应主动搀扶不随意脱岗。、会议开始前服务员面带微笑站立会场门口礼貌问候进入会场的会议代表遇行动不便者应主动搀扶引导入座。参会人员入座前应主动为其挂好衣帽。、会议开始前分钟服务员应完成全部会场茶水服务。会议期间第一次续水服务为会议开始后分钟以后每半分钟续一次水(如代表喝水较快则根据实际情况而定)如遇代表习惯喝白开水或服药应记住其座位按代表要求提供服务。、茶水服务规范要求手持热水瓶方式:茶水服务前先将瓶塞拿出左手拿热水瓶右手拿折叠成方形的干净小毛巾垫于热水瓶瓶底下微笑进入会场为代表服务。如在代表后面续水服务员应略微侧身站在客人右后侧右脚向前微跨一小步将垫于瓶底的毛巾移至瓶柄上打开瓶盖然后用右手的无名指和小指夹起杯盖用拇指和食指拿住杯柄将杯子移至客人右后方加水至八成满再将杯子放回杯垫上轻轻盖上杯盖。茶水服务要领如在代表前面续水服务员应站桌子前面用无名指和小指夹起杯盖直接续水再轻轻盖上杯盖即可。如续水前代表的杯盖已打开续好水后应将杯盖盖上操作轻、快、稳。、续水时要注意服务安全热水不可滴到代表身上防止杯子打翻以免造成响声和惊慌干扰会议正常次序。应避免水溅到桌子上如桌上有水滴要及时用所带的毛巾擦干代表如打翻杯子服务员应立即用毛巾擦干台面和地面并及时为其调换茶水。、会议过程中服务员必须坚守岗位不得有脱岗现象遇代表进出会场应为其开、关门操作声音要轻。如遇有人找会议代表或转交任何物品服务员不得私自通报传递应请来人与会务工作人员直接联系。、工作时间内服务员之间不准扎对闲聊。、服务员在去茶水间为水瓶续水时要注意来回过程中不要将水滴在走道上发现地面有水迹要及时擦干以免他人滑倒。结束工作会议结束后迅速将会场门打开并为会议代表拉椅、递送衣帽。出口处如有台阶应提醒进出人员注意有老弱者或行动不便者应及时搀扶。要将会议代表护送至大门口或电梯口按好电梯按钮微笑道别。会议代表全部离场后服务员首先应及时打开门窗通风然后检查会场是否有遗留物品如有应及时交至会务工作人员或楼面负责人并做好登记记录。会场内有遗留文件资料时应集中放置一处不可随意丢弃。清理会场时要按照大厦制定的清洁卫生要求进行先收茶杯集中后送至清洗处然后清洁课桌将里面的杂物及时清理擦干净桌椅并摆放整齐擦干净窗台、衣帽架、旗杆底座等最后清扫地面。会场清理完毕后按会议人数铺上干净的杯子和干净杯垫好杯子杯柄平行向右成一直线前后左右对齐最后用一次性的塑料台布将台面全部覆盖好防止杂物和灰尘侵入。把热水瓶里的剩余水倒尽放回教室。整理推车补充好所需物品再推放到指定处。由各楼面负责人检查会场内结束工作和次日会场布置工作完成的情况并对做好检查情况的纪录。对没能按要求完成工作的服务人员必须立即加以整改。离开会场时应检查会场内灯、空调、窗、话筒等设备的电源是否关闭最后锁上会场门关闭过道和连廊灯。当天会议结束后由部门经理负责召集管辖范围内的全体服务人员作总结汇总全天服务工作情况通报信息查找不足之处并提出改进方案同时收集当天服务中的好人好事汇总后报大厦。交还会场门锁钥匙、门禁卡并做好交接手续。服务证的使用和保管会议服务人员在领取证件时需在登记表上填写证件号码并签名此登记表在会议期间需妥善保管供查阅备案。会议期间服务人员需每天随身携带好本人证件进入会场前要将此证挂在胸前正面朝外。证件不准借给他人使用。证件不得在党校外的其他场所使用。会议期间自觉接受大会安检人员的检查。应妥善保管证件发现遗失、损坏等情况应立即报告部门并等候处理结果。忘记携带证件导致不能进场当事人将按旷工处理。对违反上述相关规定的人员将按有关规定严肃处理。应急预案操作流程一、会场失电处理打开会场门。打电话通知工程部马上派人来处理。(海兴)(海华)安抚好客人。如客人要离场则做好现场疏散工作防止拥挤。二、会场音响失声马上通知音控中心让技术人员查找失声原因尽快恢复。(海兴)(海华)话筒故障马上替换。四、漏水三、人员受伤或突发疾病马上电话通知会议医务点(海兴教学楼楼教休室)让医生到现场处理。对不能动的病人不要翻动病人看好现场等待医生到来。对可以行动的病人则搀扶到医务点。打电话通知工程部马上派人来处理(海兴)(海华)。采取措施积极堵漏阻止水向四处漫延。通知PA马上调来吸水机、水桶和吸水布。五、电梯故障电梯如发生故障梯内无人立即用栏杆围住电梯门禁止任何人进入并马上通知工程部修理。(海兴)(海华)如梯内有人马上通知工程部(海兴)(海华)和安保部(海兴)(海华)让他们迅速派人处理。同时把相关部门已前来处理的信息告诉梯内人员做好安抚工作。用栏杆围住电梯门防止他人靠近。六、出现突发情况应立即向楼层主管汇报主管向部门汇报部门向大厦领导汇报。

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