财务内控管理制度

财务内控 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 《财务内控管理办法》 第一章 总 则 ........................................................ 1 第二章 会计政策管理 ................................................. 1 第三章 发票管理 ...................................................... 3 第四章 各种消费券(卡)管理 .......................................... 4 第五章 收据管理 ...................................................... 4 第六章 资金以及审批权限管理 .......................................... 5 第七章 资产管理 ...................................................... 8 第八章 仓库管理 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 ................................................. 11 第九章 采购工作管理 ................................................. 16 第十章 往来账款管理 ................................................. 18 第一章 总 则 为加强企业财务管理和经济核算， 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 财务行为，提高经济效益和管理水平，维护投资 者利益，保证企业资产的安全完整、保值增值，根据财政部《企业财务制度》、《企业会计 准则》和《集团公司财务管理办法》的要求，结合本公司实际情况，特制定《内控制度》。 第二章 会计政策管理 (一) 会计准则和会计制度: 执行《企业会计准则》和《企业会计制度》及其补充规定。 (二)会计年度: 会计年度自公历1月1日起至12月31日止。 (三)记账本位币: 第1页 采用人民币为记账本位币。 (四)记账基础和计价原则: 以权责发生制为记账基础，以历史成本为计价原则。 (五)坏账核算方法: 1、用备抵法核算坏账。 对应收账款和其他应收款按应收账款余额百分比法计提坏账准备。计提比例为:3‰。 2、坏账确认标准: 根据会计准则确认标准，对无法收回的应收账款，经批准后作为坏账损失，并冲销提取的坏账准备。 (六)存货核算方法: 1、按实际成本计价。购入并验收入库的原材料等，按实际成本入账，发出原材料采用实际成本计价;领用低耗品按一次摊销法摊销。 2、存货数量的盘存方法采用永续盘存法。 (七)固定资产核算方法: 1、固定资产计价:按取得时的成本入账，即购入固定资产以买价+运输费+途中保险费+包装 费+安装成本+缴纳税金等计价，其他自建、改建、融资租入、接受捐赠等固定资产的计价 按照《企业会计制度》处理。 2、固定资产的分类、计价方法及折旧方法:固定资产按成本并考虑预计弃置费用因素的影响 进行初始计量。固定资产从达到预定可使用状态的次月起，在使用寿命内计提折旧。各类 固定资产的使用寿命、预计净残值和年折旧率、折旧方法如下: 预计净残值折旧年限固定资产类别 年折旧率(%) 折旧方法 率(%) (年) 房屋及建筑物 5 35 2.71 年限平均法 机器设备 5 10 9.5 年限平均法 运输工具 5 6 15.83 年限平均法 电子设备 5 3 31.67 年限平均法 其他设备 5 5 19 年限平均法 酒店业装修 5 6 15.83 年限平均法 其他 5 5,8 11.88,19.00 年限平均法 (八)在建工程核算方法: 1、在建工程成本的确定:在建工程成本按实际工程支出确定，包括在建期间发生的各项工程支出、工程达到预定可使用状态前的资本化的借款费用以及其他相关费用等。 2、在建工程结转为固定资产的时点:在建工程达到预定可使用状态时，按工程实际成本转入固定资产。对已达到预定可使用状态但尚未办理竣工决算手续的固定资产，自达到预定可使用状态之日起，根据工程预算、造价或者工程实际成本等，按估计的价值转入固定资产，并 第2页 按本公司固定资产折旧政策计提固定资产的折旧，待办理竣工决算后，再按实际成本调整原来的暂估价值，但不调整原已计提的折旧额。 (九)无形资产核算方法: 1、无形资产按取得时的实际成本入账。 2、无形资产自取得当月起，在预计使用年限内分期平均摊销，计入损益。 (十)收入确认原则: 1、商品销售:在商品所有权上的重要风险和报酬转移给买方，公司不再对该商品实施继续管 理权和实际控制权，相关收入已经收到或取得收款证据，且销售商品有关的成本能可靠 计量，确认营业收入实现。 2、提供劳务:劳务在同一年度内开始并完成，在劳务已经提供，收到价款或取得收取款项的 证据时，确认劳务收入。 (十一)所得税会计处理方法: 采用应付税款法核算。 (十二)税费核算方法: 按税务部门核定税种及税率执行。 第三章 发票管理 发票管理是财务管理中的重要一环，各收银台、营销员、收款员及发票管理员必须按照以下要求使用并管理好财务部核发的各类发票: 1. 发票应及时领用，防止使用时短缺;领用时发票管理员必须做好号码的登记，有经办人 签字; 2. 开具发票时，应看清发票种类和填写限额，逐号使用，按规定写清消费日期、项目，大 小写要规范，开票人姓名必须填写;客人为挂账或签单结算时不得开具发票; 3. 发票应放在钱箱或带锁抽屉中妥善保管，开具后记账联和存根联不得缺少;作废的发票 应在各联盖“作废”章或复写“作废”两字，一式三联不得缺少; 4. 发票开具金额应与客人的消费金额一致，不得多开、高开、大头小尾，更不能开具与消 费无关的发票及将空白发票赠与他人; 5. 发票使用后，必须随同当天营业款(或应收款回收清单)一起缴到财务部审核并签章; 整本发票使用完毕后，应及时上缴财务部，由发票管理员对发票进行检查认可后申领新 发票; 6. 财务会计必须经常性地对各收银台的发票使用、保管情况进行检查，经常对各收银员进 行指导和培训;与税务部门做好沟通联系工作; 第3页 7. 营销员、收款员因工作需要发票的统一在财务部开具、带出酒店收款应当天下班之前到 财务部进行销帐处理，如果当天不能回款的经部门经理同意可以延迟一天向财务部汇报 并处理，其它部门一律不得将发票带出酒店。对丢失发票或违反发票使用规定的行为， 将从重处罚直至追究法律责任;未尽事宜以财务解释为准。 第四章 各种消费券(卡)管理 在公司用于替代现金支付住宿或餐饮等其他服务，包括免费的消费凭证。 消费券上必须注明可消费金额。 1. 2. 消费券不能兑换现金，并且未使用的价值不被偿还。 3. 消费券必须在消费前出示。 4. 消费券上必须注明有效使用期限，过期作废。 5. 所有消费券由财务部按序号控制并保存。 6. 所有消费券的使用需经财务部盖章后，方可生效。 7. 公司员工不能使用消费券，特殊情况例外。 8. 消费券在申请或发放中，不得作假或发放与此无关人员，一经查出，严肃处理。 9. 申请免费消费券，应事先填写申请表，注明时间及原因，而后经部门经理及总经理批准。 10. 任何消费券如延期使用，需由财务经理和总经理同意，并在消费券上签字确认，在原来 的消费券上注明延迟的日期，方可生效。 11. 所有消费券均由财务部保管、发放，任何部门需要领取消费券时，由财务部负责保管人 员登记消费券号码、领取日期等资料，并由领取人签收。 12. 消费券根据其发放的性质，相应作帐务处理。 13. 如果为IC卡，亦由财务部控制，包括:制卡、更换、充值等等 第五章 收据管理 收据是财务部用以记录和证明业务事项的的书面凭证，开具收据的情况罗列如下:收取客户的定金以后须退还得;借款人归还借款;员工缴纳的制服保管金;收回的赔偿款;收取支票、发票等一些重要的凭证资料;代收代之的款项;预收款。 1、确保开具收据的真实性和完整性。未发生业务时不得开具， 2、酒店营业收据应确保合法有效，并由专人保管、领用、发放。 3、收据填写要求项目齐全、字迹清楚、全部联次、一次复写，内容一致， 第4页 4、因工作失误或其他原因开错的，要加盖“作废”章，并将全部联次与存根订在一起，不可 私自销毁。 5、开具收据应使用中文，可同时使用英文。 6、不得私自转借、转让、涂改或擅自销毁收据。收据使用完毕后，应及时把收据存根交回管 理人统一保管。 7、收据按号码必须连续使用。 8、所领用收据出现问 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 ，由责任人承担。 第六章 资金以及审批权限管理 (一)库存备用金管理 1、核定总出纳用于支付零星开支的库存备用金为5000元;采购部门备用金2000元。 2、备用金不得以任何理由挪作它用，总出纳对领用备用金的各部门人员每月一次核查，违者报财务经理追究处理。 3、备用金限额根据实际经营情况可作增减，调整前各部门营业点会同收银领班提出书面申请，经财务经理、总经理批准后，使用新的限额。 (二) 现金的日常管理 1、不得以白条抵库，现金日记账日清月结，每天和库存现金相符; 2、保险箱钥匙、抽屉钥匙必须随身携带，做到人离柜锁; 3、大量现金的解交和提取，必须有二人同行，酒店保安接送; 4、在现金结算中，长款作为营业外收入处理，短款由经手人承担; 5、在公司提供验钞设备、用具的前提下，收到的假币由经手人承担损失; 6、现金收支应日清月结，并与库存现金核对一致。对无合法凭证、无合规手续的，不得支付现金。 7、公司资金使用必须执行收支两条线的管理，不能随意借用和挪用，营业款无特殊情况下按时存入银行。 (三) 银行存款管理 、由总出纳保管现金支票和转账支票及法人章等，并办理支票的签发、登记、入账、销号1 等手续，签发支票人不得保管、签盖全部银行预留印鉴，财务专用章由主办会计妥善保管。 2、根据已获批准的采购单/付款单，分二种情况付款: 第一种情况:带空白支票外出采购其他付款:适用于不能事先确定收款单位和付款金额的情况，由经办人填写<空白支票申请单>，注明支票用途、限额及日期等，经财务经理审核、 第5页 总经理批准后，开出限额支票。空白支票购货后，货到时按收货程序办理验收并入库，采购经手人待发票、收货记录齐全后，填制<付款申请单>，经部门经理签字，成本费用会计复核、财务经理、总经理批准后，编制付款凭证。总出纳在核销支票时，应核对<空白支票申请单>内容，正确无误后，将申请单附在凭证后面作附件。 第二种情况:由供应商按采购申请单送货到店，收货员凭采购单验收直送或入库物品。按供货协议隔月或分期付款的，收货员首先应将收货记录转成本费用会计，由成本费用会计复核、汇总入账，并编制应付转账凭证。所有隔月或分期支付的货款，无论发票是否与货物同到，应付转账凭证后面只附有效的收货记录、不附发票;已到发票而未付款的，发票由采购部门经办人保管，作为日后报销原始凭证。一般每月下旬为货款付款期，<付款申请单>上应注明付款单位、付款理由、付款金额等，由成本费用会计复核，财务经理审核，总经理批准后，总出纳开出支票。 3、领用的空白支票因故作废，总出纳要及时注销，加盖“作废”章，并妥善保管;支票遗失应立即挂失。 (四)营业款管理 1. 各营业点收银员均应在下班时将该班次的账单点算清楚，并完成各该班的营业收入报告。 将结算各种金额跟系统核对正确以后，填写《营业缴款单》并签字，现金收入应在该班 当值的前堂收银员当面见证，点算清楚后，随即在缴纳封袋上如实填写清楚，并在袋口 骑缝加签，然后即时投入投放式保险箱中。收银员和见证人均须在投缴记录簿上同时加 签。所有封袋必需使用香糊，或胶水封口，不准使用透明胶或订书机钉上作为加封，未 依循本项规定进行者，除对因此引起的所有后果负全部责任外，并将被视作蓄意违反本 管理办法，遭受纪律处分。 2. 每班的现金收入如有任何差异应即时查明，差异部份不论是超出或是短款均应如属填报， 记录在收银员报表内的现金超短栏内上报，不得隐满。如投款包含了找零备用金，也要 清楚地记录在缴纳袋上，同时在交班记录本上注明，方便下一班次同事接收。 3. 所有收银员必须办妥缴纳现金收入，并完成各该班次的报表及账务后，方可下班。每一班 次的当值人员均应对收银员缴纳登记簿进行检查，并对出现不完善的情况即时查明原因， 并将情况通知在班的上一级主管人员，若当时未有直属上级主管时，应及时向当值的其 他人员报告，私自挪用营业款，参与或知情不报者，一律开除并追究法律及经济责任。 4. 财务核对营业款会计每天查核DRP销售数据，并调整长短款后将应收款项以OA的形式 反馈给出纳，同时出具当天长短款报表告知收银员。出纳应每天查核当天的POS机进账 明细并根据财务会计提供的数据，与银行进账明细进行查核，确认营业款准时入账。对 第6页 有异常的数据应立即填写《营业款存行异常报表》报财务经理。 5. 确保库存现金安全，预防被盗窃、诈骗和挪用; 6. 出纳次日存储前一日营业款时，必须有防损员陪同前往存款银行，路上应避开人群，注意 安全;不允许公款私存，私设小金库等行为发生，一经发现，将按国家相关法规追究其 法律责任。 (五)用款以及审批权限管理 1. 建设项目合同款项的支付:建筑项目合同付款由阳新事业部填写相关手续经集团总裁审 批后付款。 2. 购买固定资产 , 开业定购的固定资产和用品，在预算的范围内，择优与供应商签订合同，合同经过集团 公 司财务审核后根据合同的支付条款，如果是预付款，由经办部门填写《用款申请单》， 经总经理批准，财务部门支付款项;如果是货款，财务部根据验收记录和发票的收取情 况，支付款项,如果用款达10万元以上的，合同需要报集团总裁审批。 , 使用部门根据营业情况，对需新添置的固定资产，提交报告以及有关合同，以及《采购 申请单》连同《用款申请单》送财务部;对于日常经营用品的支出，只需要提交物品申 购单;对于日常费用按相关定额或要求，填写《用款申请单》;送财务部审核后，报总 经理批准，批准后的进行采购或付款。 , 设备大修计划首先报总经理审批，根据维修情况和合同付款的要求，填写《用款申请单》 附审批报告一份副本，经总经理批准后付款。 3. 特殊费用项目用款 , 员工因公或业务需要借支款项，必须按规定用途使用，借支限额分别为:总经理为1万 元;副总经理为5000元;部门经理为2000元。其他员工为1000元，同时实行“前帐不 清，后账不借”的原则。 , 员工借款由经办人填写《借款单》，借支款额在5000元(含)以内的，经部门负责人审 核后，报其分子公司总经理审批同意;5000元以上10000元(含)以下的，须报请事业 部总经理审批同意;超过10000元的，报集团审批。 , 日常管理性费用以及行政费用，如办公费、业务招待费、小车费等、一次报销金额在5000 元(含)以内的，须经其分子公司总经理审批同意;5000元以上10000元(含)以下的 由事业部总经理审批同意;报销金额超过10000元的，须报集团审批。 4. 物料采购以及财务类费用 , 日常零星采购以及临时采购2万元以下报报总经理批准，2-5万元报集团审批,5万以上 的报集团总裁审批。 第7页 , 财务类费用依照有关合同或规定，填写《用款申请单》，报总经理批准，批准后付款。 , 月结的供应商货款，根据验收单，核对清楚后，报总经理批准，批准后安排付款。. , 月结的供应商货款，根据验收单，核对清楚后，报总经理批准，批准后安排付款。 第七章 资产管理 、固定资产:是指公司为经营管理提供服务而拥有的、使用期限超过一年、单位价值在20001 元以上且在使用过程中基本保持原来物质形态的资产。 2、非固定资产类资产(实物资产):是指公司日常经营所需的低值易耗品、物料等，如移动 硬盘、U盘、电话机、键盘、插线板等办公用具和杯、盘、碟等厨房用具。 第一条、 资产编号规则以及分类 一、固定资产分类:01:房屋建筑物类，02:机器设备，03:交通运输工具，04:家具设备，05:电器以及影视设备类，06:文体娱乐设备类，07:厨房设备类， 08:其他 二、固定资产编号规则: 1、编号组成:使用部门代称—类别明细—编号，如:AA—BB—DDDD 2、使用部门代称明细(AA): 3、综合管理部:ZH，财务部:CW，营销部:YX，房务部:FW，餐饮部:CY，接待中心: JD，水上冲关:SS，水厂:SC 4、资产编号序列(DDDD):从0001开始 例:ZH—03—0001，表示综合办交通运输工具 第0001号的资产，该编号按三磊集团实物资产管理办法中的编号要求进行编制。 二、低值易耗品分类:01:金银器，02:不锈钢餐具，03:玻璃器皿，04:瓷器，05:布草，06:制服，07:厨房用具，08:家具家私，09:电器设备，10:维修工具，11:其他 三、物料用品分类:01:办公用品，02:清洁用品， 03:百货用品，04:维修材料，05:印刷品，06:装饰品，07:其他 第二条、 各部门职责: 1、公司固定资产由财务部统一购置。 2、公司各部门负责人需签订《固定资产使用责任书》。 3、部门负责人建立健全部门的“资产管理台账”和实物资产使用标签，并根据资产使用、调 拨、变更等情况及时更新资产台账，并上报财务部备案。 4、负责本部门固定资产的增加申报计划、验收等工作。 5、根据集团实物资产管理工作办法，按照《实物资产编号规则》，对本部门的实物资产进行 统一编号管理。 6、负责每月25日前将本部门实物资产的申购、变更、调拨、入库、维修、处置以及以旧换 第8页 新记录等填制《资产实物情况汇表》并及时报送财务部核查和备案。 7、按照财务部要求积极参与和协助配合实物资产的盘点和清查工作，并出具《资产盘点报 告》。 8、 负责保管、维护本部门使用和库存的实物资产，对需处置的实物资产，应及时提出实物 资产处置申请，填制书面的《资产处置申请表》，上报公司领导签署审批意见，交财务部 存档备案，实物资产退回财务部仓库。 9、各部门对本部门的实物资产要合理配置使用，实现物尽其用，尽可能调配和使用闲置资产， 提高资产使用率。 10、每月终了，各部门应向财务部报送本部门的闲置资产清单，以便公司统一调配使用。 11、部门间因业务需要，需向其他部门调拨资产的，需填制《资产调拨申请单》，报财务部审批同意后，方可调拨资产。 12、各部门对外出租、出借的实物资产，部门资产管理员必须填制《资产出租、出借申请单》经部门负责人、财务部审批后方可出租出借，资产出租的应签订相关出租合同，资产出借的应要求对方出具正式的借物单。对于出租和出借的实物资产，各部门应密切关注资产的使用状态，并负责资产的回收，保障资产安全。 第三条、 购建与验收: 1、 公司各部门据已审批的经济合同或固定资产申购单购建所需固定资产。 2、 固定资产的采购由使用部门进行，采购人应对所购固定资产的质量和售后服务负责，并负 责处理好固定资产使用过程中出现的质量问题。 3、 固定资产验收由财务部、使用部负责进行，对技术性强的固定资产，财务部还应召集有关 技术人员一同参与验收，并填写“固定资产购建验收单”一式三份，第一联留使用部门登 记固定资产卡片台帐，第二联连同发票及购置计划审批或合同交财务部编制传票付款或作 转帐处理，第三联交部门存查。固定资产购建验收后须按类别进行固定资产编号。 4、 使用部门应对该部门的固定资产的完整性负责，非正常原因造成的损坏或遗失，应负责赔 偿。部门负责人调出或离职，应将个人所用的固定资产办理缴回或转移手续，未办手续的， 财务部应视同遗失令其赔偿，由部门负责人负责处理善后事项。 第四条、 固定资产清查及报损报废 1、用部门每月清查一次实物，做到物卡相符，发现未用、待修的固定资产应及时通知综合管 理部门。 2、财务部掌握各部门固定资产的动态情况，提高利用率。 3、财务部每年组织一次资产清查，在资产清查工作中，财务部、使用部要做好固定资产的帐 帐、帐实、帐卡的核对，并填写盘点表和《固定资产盘盈盘亏报告书》，向酒店管理层报 第9页 告资产盘盈、盘亏情况，查明原因，及时处理。 4、固定资产报损或报废: a、超过使用年限，经鉴定继续使用失去经济价值的。 b、严重毁损，无法修复。 c、主要部件严重损坏，修复极不合算。 d、其他原因使固定资产失去使用价值 5、 固定资产报损、报废审批程序:每年11月份，各部门将需要报废的固定资产填写“固定 资产报废报损申请单”一式三联，公司应组织有关人员对报废固定资产进行技术鉴定并作 出处理意见，并送酒店管理层审批，已经审批的报废申请单，第一联留财务作帐务处理， 第二联留部门，第三联送管理层备案。 6、 报废固定资产清理:各部门将已经批准报废的固定资产按公司批复的处理意见处理，处理 时所发生的变价收入要开具收据或发票，并在收据记帐联上注明报废单号(或固定资产编 号)以便核对。 第五条、 低值易耗品管理: 1、低值易耗品因购进时作为流动资金占用、而领用时作为费用列支。故对低耗品要同固定资 产一样，作好管理工作，操作方法同固定资产管理。 2、控制低耗品采购的审批手续，及具体的采购、验收、入库、领发、保管、维修、保养、赔 偿、报损、建立备查账等手续。建立健全使用部门低耗品备查簿并每月上交《低值易耗品 月消耗统计表》到财务部。 3、财务部按低耗品使用部门建立备查账，年末各部门进行低耗品全面清查。 4、 低耗品报损手续，同固定资产报损手续相同。 第六条、 废旧物资的管理: 1、各部门产生的一切废旧物资及包装物(有押金的除外)应全部、及时送交仓库验收后，指定地点存放。 2、废旧物资要建立备查账登记并填写《以旧换新》登记表，分类立账如下: , 报废的固定资产; , 报损的低耗品(如:棉织品类); , 酒店改造过程中折除下来的，尚能使用的旧材料; , 其他报损物品。 3、部门需领用废旧物资的，应填制特定领料单，按一般领用的手续办理。 4、仓库对大量积压废旧物资，要定期造表上报，经总经理批准后进行统一处理，以减少仓位占用。 第10页 5、无使用价值的废旧物品,一律转交保安部指定人员统一处理,财务负责监督。出售废旧物品后,由库房列出处理清单,保安负责人签字,凭清单到财务出纳处交款。 (六)其他物品管理: 1、赠送给公司的礼品等，全部由库房保管。库房做好礼品入库备查账，备查账上需有交货人 签字。每月列出礼品清单报财务经理及总经理。以上物品不得隐瞒不交或私自留用。各部 门因业务需要领用礼品，须经财务经理及总经理批准。 2、客人遗留物品、经多次联系无法归还、且寄存期在半年以上的，由前厅部行李房提出处理 报告，后附物品登记记录，经前厅/财务经理及总经理批准后，由保安部负责、财务部监 督，进行公开拍卖或折价处理。 (七)损坏/遗失公司财产的应进行赔偿: 第八章 仓库管理制度 一、仓库物资的验收入库管理 1、除设备类及其他需安装的采购项目外，所有货物购进必须统一经收货员收货，并填制验收单，作为收货入库的依据。(验收单由入库单和直拨单两部分构成) 2、收货员收货须依据《申请单》或每日市场购货申请单或购货合同或协议进行，并区分直拨部门和入仓货物。所有购进物品必须按规定程序完成验收手续后方可进库存放或进入使用部门，如无特殊情况，不得对未按规定验收而直接进入使用部门的货物补开验收单。 3、必须在指定收货地点集中收货，原则上按照指定收货时间收货，特殊情况另行安排。 4、由仓管员配置好收货用具，确保计量器具准确。 5、直拨物资及非续购物品由收货员和使用部门及成本员共同验收;续购物品由仓库管理员负责验收，财务部成本核算员不定期检查收货情况。 6、由各部门指定人员参与验收并提供签名模式，并于当天到仓库部签核完本部门所有的《验收单》。 7、严格执行货物验收规定 (1)供应商根据采购物品的要求和送货时间将货物送至指定收货地点。 (2)收货员及其他参与验收人员根据已审批的《申请单》等的要求对货物实施验收。 a. 重量或数量的验收 数量少或单价高的货物必须逐一验收，数量大而单价低的货物可按比例抽查;部分冷冻食品须解冻抽查净重率;水分多或有杂质的食品要去水或杂质后过称或按比例扣减重量;限定单位重量的食品要在限定重量内验收;有包装规格的货物须抽查数量或重量是否达标;要去除包装物过称或扣减包装物重量;对送货量超出订货量的货物要控制限 第11页 定比例内验收(仅限于生鲜食品);对送货量少于订货量的货物要知会采购员催促供应商送齐。 注意:所有进入酒店的物品必须开具有效的发票和送货清单，且单上所列的项目必须与实际送货情况相对应. b. 物品质量的验收 检查包装物是否完整及崭新;检查生产日期及有效期;检查规格、型号、品牌、产地、新鲜度等;根据货物性质采用目视法、测听法、嗅味法、试验法、尝试法、对比法等验收方法。 c.需要经过专业鉴定的物品，应请相关专业人员共同验收，并签名确认。 d.凡是未按规定事先请购，或与请购单所列规格、质量、品牌等不符的物品，仓管员应拒绝验收;如因货物不符可能影响营业的物品，应征求使用部门意见作部分或全部验收。 (3) 验收合格的货物，由收货员根据经审批的报价按类别(直拨单按部门)填制《验 收单》，入仓货物应按品种、规格分列，并按发货时的计量单位换算数量。《验 收单》由收货员和使用部门授权人、供应商签名，如属无审批价格而临时定价的， 须由采购部负责签名成本部审核确认。 (4) 直拨类验收单一式四联，第一联白联:应付帐(用于对各类物资的记账);第二 联红色联:供应商(供应商凭此联，连同发票交给财务用于结算报账);第三联 蓝色联:成本控制(用于统计各类物资成本);第四联黄色联:使用部门(部门 查询)。 (5) 货物经验收后，应立即由接收部门妥善保管，以防损坏、变质、丢失、被盗。 (6) 验收入库的物资必须按照类别、品种、规格型号归类存放，并及时入帐和上卡。 8、收货价格的确定 (1)合同采购项目执行合同标明的单价(注意有优惠的折扣合同)。 (2)定期核价的供应商送货项目，执行经采购部、财务部、总经办确认的有效期内的核定价格。 (3)临时采购项目、采购员自行采购项目，执行采购部临时报价，《验收单》须经采购部负责人确认。 (4)无合同价格或审批价格的，收货人员不得擅自根据供应商报价开列《验收单》，否则，所造成的后果由收货人员承担。 (5)采购项目中含有赠送的，需根据采购数量和赠送数量合计数计算平均单价。例如:采购数量为20个，单价5元，金额为100元，如赠送5个，则单价应调整为100/25,4元。 第12页 9、验收问题的处理 (1)收货人员在验收时发现问题，应迅速知会质量监督员及使用部门到收货现场协助解 决。 (2)经确认货物不合要求，收货员及使用部门有权拒收，并及时知会采购部退货或换货。 10、赠送:所有供应商赠送物品必须开列《验收单》进账，随订货赠送的按平均单价入账，单独赠送的只作数量登记，单价为0。 11、仓库保管员应保管好收货资料，包括《申请单》、《报价单》、《验收单》等资料，保证公司物资帐实相符、帐帐相符、帐卡相符。 12、收货人员应公正办事，不得串通其他人员弄虚作假，如有违反者将严厉处罚。 13、收货时间:鲜活食品 7:30---11:00 其他物品 8:00---11:30 13:30---17:00 二、仓库发货的管理 1、仓库物资的出库采用先进先出的原则。 2、严格执行物品发放的有关规定: (1)各部门领货先填写《仓库领货单》(注意使用用品、食品、酒水相对应的单据)一 式三联，写明领货部门、日期、申领货品名称、规格、单位(按仓库规定的计量单位)、 申请数量(正楷大写)等，并划线封底。 (2) 由部门负责人或授权人签批(领货授权及签名模式由部门提供)，后交成本主管 审核方可领料;贵价食品和贵价酒水的领取需财务总监加以批准后方能领用。 (3) 仓库管理员在发货前要仔细检查送领物料的资料手续是否齐全准确(含领料单有 无部门负责人批准(认清签名模式)及成本控制室的签核，检查有无更改货品品 种、规格、单位、申请数量等，如有更改必须有部门负责人在更改处签名)，如 不符合上述要求，仓库有权拒绝发货。 (4) 发货数量不允许超过申领数量，如有特殊情况增加领货的，须重新签批《领料单》; 如仓库无货，则在手工单该项目备注栏中注明“无货”字样，货物由双方当面点 清货物后，由领货人和仓管员在领料单上签名。 (5) 货物发出后，将《领料单》手工单分类，第一联:财务记账，第二联:仓库存查， 第三联:领料部门 (6) 发放贵重酒水如中国烈酒、洋酒及红/白葡萄酒、餐前餐后酒等，必须由仓库管理 员在指定位置盖上酒店仓库印章或贴酒店防伪标签，同时在领货单上记录该酒瓶 身的编号或批号。 3、 退仓:发出的货物非质量问题原则上不可退仓，如属特殊情况，未使用物品需作退仓 第13页 处理的，必须经财务部经理批准，仓管员对退仓货物应履行验收手续;如属质量问题需 退仓的，由仓库联系采购部安排解决。 4、所有供应商赠送的物品，必须统一入仓后，由有关部门按正常领货手续领取;寄存物品 同样按领料、退料手续办理。 5、部分物品实行以旧换新，凡规定以旧换新的物品(如墨盒、硒鼓、电池、笔类、剪刀、 起钉器、订书机、打孔器、玻璃水、空气清新剂等)，再次领用时则要交回旧物品，否 则仓库不予发货。 6、严禁先发货后补单现象，严禁未办理审批手续从仓库借物后归还现象。(特殊情况，酌情处理) 7、仓库发货时间原则上在指定时间内进行，月底盘点期间暂停发货，盘点时间另行通知。 附各类物品领料时间: 类 别 时 间 食 品 类: 周一至周日 9:00—11:30 15:30—17:00 酒 水 类: 周一至周日 9:00—11:30 15:30—17:00 用品百货类: 周一至周五 13:30—16:00 三、废旧物资管理 1、废旧物资所属范围:各部门报废、更换下来的所有资产及酒店经营中产生的一切物品(包括客人自带的不再使用留在酒店的物品)。 2、各部门产生的上述废旧物资，除属垃圾佬自己清理回收的物品外，其他物品应及时回收库房统一保管，库房根据废旧物资类型建立帐册登记管理。 3、各部门如需领用废旧物资，按正常领用物资流程手续办理。 4、对于再无使用价值的废旧物资，库房定期造表上报财务部，并由财务部统一招标处理。 5、 出售废旧物资时，财务部需收到款项后开具物资出门放行条并报财务部总监签批;其他部门因公司经营管理需要领用废旧物资出门的，需要按正常流程开具物资出门放行条。 6、 保安部严格审查酒店各部门报批的出门物资放行条，必须有财务部盖章和部门负责人签批的放行条方能放行，并定期将放行证明送交财务部核查。 7、 财务部审计处随时派人抽查放行条证明，如果查实放行条证明手续不全的，上报公司总办，分别给予经办部门负责人和放行部门负责人相当于物资价值的1-5倍的罚款，同时给予全公司通报。 四、库存盘点 第14页 为了确保公司库存物资的安全完整，必须定期或不定期对库存物资进行盘点清查，定期盘点指月、季、年底盘点，不定期盘点指公司根据管理需要或者集团公司要求，临时组织的盘点，该种盘点采取不通知库房为原则，盘点方法采用“永续盘存法(实物盘点)”: 1、财务成本部负责库存物资的盘点组织工作。 2、盘点前由财务成本下发盘点通知，组织盘点工作组成员(盘点成员由财务人员、库房 管理员、各库房所属的部门派遣人员组成)，制定盘点报表; 3、盘点人员根据财务部制定的盘点表对库房物资进行全面盘点，盘点完毕编制盘点报 告; 4、盘点中对盘盈盘亏的物资由库房管理部门提交原因分析报告，成本部汇总上报财务总 监批示处理; 5、对盘盈的物资，经公司批准后库房编制入库单归类管理;盘亏的物资，根据形成原因 分别处理:(1)如果因管理人员管理不善造成的盘亏，应追究管理人员和部门负责 人的赔偿责任，赔偿不能弥补损失部分，财务部经公司的批准进行盘亏帐务处理;(2) 如果属自然损耗范围，列入当期经营成本或费用处理。 五、责任与处罚 1、库房管理人员必须具有良好的职业道德和库房管理专业知识，严格遵守公司各项规章制度，认真、及时、准确、全面办理物资出、入库，确保公司物资的安全完整，对于拖延出入库、短斤少两出入库，造成公司损失的，除赔偿损失财产外，给予损失财产金额1-5倍罚款，并给予辞退处理，同时给予部门负责人的降职处理。 2、库房管理人员不能对供应商采取卡、拿、要手段，接受供应商的财物，影响公司声誉及形象，对于此种行为，公司将调离库房岗位，给予降职降薪通报全公司处罚，同时给予部门负责人全公司通报批评。 3、库房管理人员不能以职务之便，侵吞公司财产，损害公司利益;如果利用职务之便侵 吞公司财产的行为，侵吞财产数额较少的，，给予赔偿公司财产损失金额1-5倍罚款，并 给予辞退处理;侵吞财产数额较大的，依法追究经济和刑事责任，同时给予部门负责人撤 职直至辞退处理。 4、库房管理人员不能玩忽职守，造成公司财产损失;如果工作中玩忽职守，给公司造成 财产损失较小的，除赔偿损失财产外，给予损失财产金额1-5倍罚款，调离库房工作岗位; 损失金额较大的，依法追究经济和刑事责任，同时给予相关责任人撤职直至辞退处理。 第15页 第九章 采购工作管理 (一)采购部门职能: 1、公司所有采购活动必须遵守国家有关法令法规及财务制度。 2、采购部门是公司物资采购的专业部门，饭店所需物品原则上由其统一购买，其他部门有参 与、监督、支持及配合权，但一般不得自行采购。 3、仓库管理员以及部门负责人在采购、收货过程中，必须遵守职业道德，努力提高采购业务 水平，以酒店利益为重，互相监督及互相配合、共同把好关。 (二)申购程序: 1、凡需仓库储备的物资，均由仓库提出补货申请，填写<物资请购单>。请购前，须根据经营 情况，认真检查库存数量及消耗量的变动。 2、仓库储备以外的物资，由各使用部门(必须经所属部门经理审核签字经财务经理审核总经 理审批)提前2天直接提出采购申请。 3、仓库补货申请时间:本地供货须提前3天;外地供货需提前10天上报采购部门(需定制 的物品需提前15至20天)，并注明要求到货日期。 4、厨房每日直送鲜活水产类、荤菜蔬菜类，应于前一天晚营业结束前，根据当日剩余量及明 日营业情况，下单时间可根据客人的用餐情况控制在下午8:30—8:45，由厨房责任人 或授权人填好原材料采购清单，经厨师长签字确认后，交采购部门通知供应商供货，各厨 房中午补菜时间为中午2:00,过时将不在补菜。(特殊情况除外) 5、所有采购清单、补货单需经财务经理审核、总经理批准后执行(每日厨房直送采购单除外)， 紧急采购可由总经理批准后直接采购。 6、经审核批准后的采购申请单、补货单统一交采供负责人，由采购负责人下达采购指令。 7、附采购流程:使用部门申请----》仓库确认是否有无库存---》采购部确认签收(批量采 购需提报2至3家报价，临时或零星采购两个以上部门人员共同采购)---》财务部审核 ---》总经理批示---》超权限董事长签批---》采购部凭采购单采购---》仓库验收入库(或 直接开具直拨单至使用部门)---》通知使用部门领用。 (三)定价程序: 1、库存物资的采购，原则上都应到合格供方采购，采购人员须货比三家，经权衡物品价格、 质量、送货日期及付款方式后，初步拟定采购方案，递交总经理或授权财务经理审定。 2、厨房干货、鲜货、调味品等的价格每隔15天，由采购部、财务成本组，餐饮部共同询价 后定出厨房原材料价格，库房根据此价作入库单，定价单分别报总经理、财务部、财务餐 饮成本核算员、餐饮部、采供部及供应商各一份。 第16页 3、其它荤蔬菜、水果因品种繁多，且时令季节性强，由采供部随时掌握市价动态，价格升降 变动均由采供人员调查核实后，报采供负责人、财务经理、总经理审批后执行。审批后价 格报财务部、餐饮部各一份。 4、厨师长应及时掌握市价变化信息，经常与采购部门保持联系，对降幅较大的荤蔬菜类，应 会同餐饮部大力促销，以最低成本价提供每周特价菜肴。 (四)采购程序: 1、采购部门按采购单上报时间先后顺序，分轻重缓急安排采购计划。每日厨房直送菜食在厨 房上班后，准时送达，不得耽误部门营业;仓库补货采购须3天内到货;市内零星采购须 当天或隔天到货;外地采购须5至10天内到货;需定制的物品按供应商供货的最短周期 计算到货日期;紧急采购，采购部门需尽最大努力满足要求，保证供应。 2、确认采购事项后，采购部门须将采购单分送至仓库，以便仓库作好验货准备;对于直送菜 食，厨师长必须派主管厨师每天到收货现场验收质量。 3、规定时间内未能采购到的货物，采购部门应及时与相关部门联系与沟通，告之情况及采用 其它办法，如选择替代品等。 (五)收货程序: 1、 仓库保管员/验收员必须根据采购单以及<送货清单>，按质、按价、按量验收，对不符合 要求的货物应坚决退回，严把质量关。 2、 验收合格的货物，必须认真填写<入库单>或<原材料采购清单>，注明供货单位、货物名称、 规格型号、单位、单价、金额、保质期等，原材料采购清单需由使用部门签字确认，此单 作为财务入账的原始凭证。 3、验货时发现有质量等问题，验收员需请采购员到场验货，由采购员通知供应商采取补救措 施。 4、已到货物，仓保员要及时通知相关部门共同验货;应到未到的货物，应及时通知采购部门 进行催货。 (六)采购其他工作: 1、酒店购入物品，一旦确定了颜色、款式、用料、价格等，原则上不得更改，如使用部门要 求变动，应及时书面通知采购部门并报总经理批准。 2、确定每日鲜活类供应商，必须慎重，应经过一段时期考察，对其供货的质量、价格、时间 等都符合饭店营业要求情况下，签署供货协议，对不能保质、保量、按时供货的，采购部 门有权另择供应商。 3、物品采购任务落实后，采购部门必须跟踪检查到货情况，接受仓保员及各使用部门的信息 反馈。 第17页 4、建立供应商档案，详细记录供应商名称、地址、电话、供货内容及信誉情况;建立供货协 议档案，详细记录货物价格、付款方式、付款期限等，为公司物资采购及财务成本费用管 理积累资料。 5、对主要原材料供应商都应签订供货协议，对其质量、价格、售后服务、付款期限等作出明 确约定，由采供部经办，需经使用部门、财务经理、总经理会签。所有合同或协议须呈报 办公室、财务部各一份。 第十章 往来账款管理 (一)应收账款管理: 1、挂账资格的申请与批准: , 由营销员签订挂账信用合同，并同营销经理担保挂账资格，承担挂账风险。 , 凭签订挂账信用合同，财务部方可通知收银台挂账。 2、挂账合同签订与结算期限确定: , 只有经过批准的单位方可签订挂账合同;新客户挂账需由财务部对其信用程度进行评估， 对信用度较低及有不良记录的单位或个人不得签署挂账合同，对不按信用合同执行付款 的挂账客户，财务部有权责令营销员追回欠款或立即停止挂账。 , 营销员有责任在与客户签订挂账合同时，详细 说明 关于失联党员情况说明岗位说明总经理岗位说明书会计岗位说明书行政主管岗位说明书 挂账的权利/义务及操作步骤。 , 挂账合同的签订必须明确挂账结算期限，原则上挂账期限为壹个月。下月中旬支付上月 消费欠款(特殊情况由营销员或经办人负责担保)。 , 挂账合同签订时，必须附上可挂账之客人的亲笔签名笔迹或照片，以便收银员、接待员 正确操作。 , 挂账合同签订后,营销员应在客人挂账消费之前，将挂账合同送至各相关部门，以便一线 操作员的操作，并及时输入电脑信息。 3、担保挂账程序: , 公司一线操作员按挂账合同允许客户挂账，并且只有挂账合同上的有效签字人或有效签 字人亲口委托或书面委托他人方可签字挂账，其它人员均无挂账签字权力。 , 未签订挂账合同，但经公司部门经理级以上人员担保的外单位及个人，允许签单挂账， 但视同意者为担保人。担保人与消费者必须同时在挂账单上签字确认。挂账期限为壹个 月、担保期限为挂账日起贰个月。由财务部负责催收。对于多次催讨难以收回的担保挂 账，从挂账之日起贰个月后，转入担保者应收账款，由担保者负责催回，必要时由担保 者承担欠款。 , 未签订合同前需挂账的客户，营销员必须事先以书面形式通知一线操作员并作担保和负 第18页 责追款。 , 所有电话通知的挂账原则上无效。但碰常客、熟客或签单人有事无法来店，酌情给予处 理，若谁同意视谁为担保人。 4、检查与控制: , 所有挂账客户消费时必须经消费者本人签字确认;若消费者非签单人，需有签单人签字， 签单人不在现场事先需有授权书担保(传真件即可)。 , 财务部设立的应收款组及营销员，负责信用政策的检查及控制。包括应收账款的整理、 账单发送、账款回收、挂账客的调查、信用状况的监督、挂账客户的意见反馈等。 , 应收组及营销员应及时查核客户的挂账回收情况，根据挂账客户应收账款回收率，设立 详细的客户信用档案，并审定客户的信用等级。 , 应收组必须每月上报各相关部门应收账款余额表，并将收账情况分析上报财务经理及总 经理;对不及时付款或故意拖欠账款的客户，由销售部协调，及时上报总经理，以便作 出处理意见。 , 应收组与财务收银领班必须参加销售部每月召开的经营分析会议，及时通报各挂账客户 收账信息及意见反馈，以便营销员及时掌握挂账客户的动态信息。 5、应收账款转账程序: , 各收银点应按财务部统一发出，经有效人批准的各公司/长包房/团队等挂账协议，作为 客人签单挂账的依据。无挂账协议情况下，客人须签单，必须有部门经理级以上人员签 名担保; , 挂账协议上应预留签单消费之客人名称和签名手迹; , 根据客人付款信用情况，财务部与销售部相关人员应时时沟通，并将情况上报财务经理 及总经理，有关客人违反挂账协议且付款信用不佳情况，应提议取消其挂账资格，经财 务经理、总经理审核批准后，分送各有关人员。 6、应收账款结算程序: , 应收账款挂账期限原则上定为:协议公司/旅行社/长包房等可按月结算;其他会议/宴会 喜筵等按次结算; , 应收款管理员应于每月30日前打印出核对无误的上月收账款明细分类表，经财务经理审 核后，报送至总经理; , 每月25日前，上月应收款项应确保回笼。对未按合同/协议等规定结清或拖欠费用并最 迟不得超过60天的。除上门催收外，还应书面把欠款情况汇报财务经理，并抄报或通知 营销部和有关担保人员; , 应收款收回时应注意财物安全，并及时返回公司，如途中因办私事或其它人为原因造成 第19页 公司损失的，无论金额大小，都必须由当事人承担;收回后应详细填写<应收款回收清单> (VOD、桑拿、足浴等承包项目应详细列明，以便财务冲账)，如发生折扣的，需经财务 审核，由总经理签字批准，未经审核和批准的折扣由当事人承担; , 收回的现金或支票应尽快存放于保险箱或直接预缴财务部，待审核签批后及时上缴财务 部入账，不得存入于私人账户，一经发现，将视挪用公款作严厉处罚并予以辞退。 , 每月应召开一次经营及信用分析会议，对有关应收款回收、营销业绩、同行业营业情况、 客户信用等作出详细分析。 (二)应付账款管理: 1、公司签订日常经营活动供货合同的长期供应商，应按合同规定的供货内容,保质、保量、 按时地提供公司所需物品。 2、经公司使用部门及仓库验收合格后，由仓库开出<入库单>或<直送收货单>，使用部门、验 收员、供应商等签字确认，作为应付账款的原始凭证之一。 3、公司日常经营活动应付账款付款期限:原则上定为60天，即次月20日以后支付上月货款。 供货协议上规定有铺底供货金额的，支付时应扣除此项金额。该铺底额待供货协议中止时 予以付清。 4、供应商应按财务部会计核算要求，于每月27-28号提供全额发票及<入库单>或<直送收货 单>,公司财务会计根据供货合同中规定的付款条件，统一填制<付款申请单>，经财务经理 审核，报总经理批准后予以付款。 5、公司往来账余额(包括应收/应付/其收/其付/预收/预付等)每月需上报管理公司并接受 日常监控。 第20页