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练习 1:确定奖金百分比
销售人员每季度会得到 7% 的奖金,但今年每个销售额超过 ¥25,000 的销售人员会在任何季度获得 10% 的奖金。在本次练习中您将使用计算字段输入公式。这里是公式:
=IF('订单金额’>25000,10%,7%)
1. 单击
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内部。然后在“数据透视表”工具栏上单击“数据透视表”,指向“公式”,然后单击“计算字段”。
(如果菜单上看不到“公式”,请单击底部的展开按钮将菜单展开。)
2. 在“名称”框中输入公式名。例如,输入“奖金 %”。
3. 删除“公式”框中的文字。
4. 在框中,输入=IF(。
5. 在“字段”列表中,单击“订单金额”,然后单击“插入字段”。
注意 尽管“订单金额”字段重新命名为“订单 ¥”,但该字段名在“插入计算字段”对话框中仍为“订单金额”。
6. 接着输入公式的其他部分:>25000,10%,7%),然后单击“确定”。
名为“奖金 %”的新字段将插入报告中。
结果看上去不像百分比,不是吗?带有美圆符号,而不是百分号。接着,将奖金百分比格式化。
操作步骤 单击“奖金 %”字段内部。例如,单击单元格 D6。单击“数据透视表”工具栏上的“字段设置”按钮 。然后单击“数字”。在“分类”列表中单击“百分比”,并在“小数点”位数列表中单击向下箭头到达“0”(消除小数位数)。单击“确定”两次。
练习 2:关闭自动分类汇总
Buchanan 四季度的奖金百分比是 10%,虽然她没有每个季度都达到 10%。
Excel 将列 C 中的 Buchanan 的四季度销售额累加起来,因为自动分类汇总打开了。又由于总和大于 ¥25,000,所以计算字段公式在带有分类汇总的行上输入 10%。为了避免混淆,应该关闭分类汇总。
1. 单击“销售人员”字段中的任何地方,因为您希望关闭该字段的分类汇总。例如,单击单元格 A6。
2. 在“数据透视表”工具栏上单击“数据透视表”,然后单击“分类汇总”清除复选标记。(如果在菜单上看不到“分类汇总”,请单击底部的展开按钮以展开菜单。)
这样将关闭分类汇总。
练习 3: 确定奖金额
创建另一个计算字段公式以确定每位销售人员每季度的奖金额。这里是公式:
='订单金额'*'奖金 %'
操作步骤 在“数据透视表”工具栏上,单击“数据透视表”,指向“公式”,然后单击“计算字段”。在“名称”框中输入公式名。例如,键入奖金 ¥。
删除“公式”框中的文本。
在“公式”框中,输入公式:='订单金额'*'奖金 %'
提示 在“字段”列表中,单击“订单金额”,然后单击“插入字段”(或者只是双击“订单金额”)。输入星号 (*) 以便相乘,单击“字段”列表中的“奖金 %”,然后单击“插入字段”。单击“确定”。
名为“奖金 ¥”的新字段将添加到报告中。
最后,将“奖金 ¥”字段中的数字格式化为货币:在该字段中的任何地方单击,再单击“数据透视表”工具栏上的“字段设置”按钮 ,然后单击“数字”,选择货币格式。在“小数位数”列表中,单击向下箭头直到显示“0”(消除小数位数)。然后单击“确定”两次。
练习 4:在数据透视表外部创建公式
本次练习中,您将汇总 Buchanan 的季度奖金额。这里是公式:
=SUM(E5:E8)
1. 选择单元格 F9 并输入“=SUM(”。
2. 单击单元格 E5(Buchanan 的第一季度总和),将插入点拖到单元格 E8 的底部,然后按 Enter。结果是 ¥2,200(如果结果没有自动进行无小数格式化,则结果为 ¥2,200.32)。
注意 此公式很简单,在您使用数据的范围时它很适用。然而,还有另一种方法:GETPIVOTDATA 函数。这是更高级的公式,我们将在下一练习中演示,因为也许您在透视您自己的报告时会遇到这种情况。
练习 5:GETPIVOTDATA 函数
在报告外部键入等号然后选择报告内部的单个单元格时,会自动输入 GETPIVOTDATA 函数。您对此可能感到惊讶。本练习中,您将看到它的结果。
操作步骤 选择单元格 D1,键入等号 (=),然后选择单元格 C5。在工作表中会突然出现看上去复杂的公式。按 Enter 完成公式。
GETPIVOTDATA 将从数据透视表中检索数据。该函数的最大好处是,当报告布局更改时它能继续检索正确的数据。如果在布局更改时某块数据的单元格位置也更改了,函数仍将找到并返回正确的值,不管它在哪个单元格。
默认情况下 GETPIVOTDATA 函数自动打开,但可根据意愿将其关闭,在本课后面的“课程摘要卡”中您可以看到如何进行该操作。
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